Kantelun tausta

1. Parlamentti käynnisti 17. tammikuuta 2007 tarjouskilpailun (1) "Open Air Event" -tapahtuman järjestämisestä a) Euroopan parlamentin Brysselissä järjestämän Euroopan festivaalin ja b) siihen liittyvien viestintätoimien yhteydessä (EP/DG Info/Unité Evénements/01/2007).

2. Kantelija lähetti tarjouksensa parlamentille 12. helmikuuta 2007. Parlamentti ilmoitti kantelijalle 28. helmikuuta 2007, ettei sille ollut myönnetty tarjousta. Vastauksena kantelijan pyyntöön parlamentti toimitti kantelijalle 14 päivänä maaliskuuta 2007 lisätietoja syistä, joiden vuoksi sen tarjous oli hylätty.

Tutkinnan kohde

3. Kantelija väitti, että parlamentti teki ilmeisen arviointivirheen arvioidessaan tarjoustaan edellä mainitun tarjouspyynnön yhteydessä.

KYSYMYS

4. Eräs asianajaja teki 28. marraskuuta 2007 kantelijan puolesta oikeusasiamiehelle kantelun (3042/2007/ELB) Euroopan parlamenttia vastaan edellä mainitusta tarjouspyynnöstä. Oikeusasiamies katsoi aluksi, että ei ollut riittäviä perusteita aloittaa kyseistä kantelua koskevaa tutkimusta, ja ilmoitti asiasta kantelijalle 21. tammikuuta 2008.

5. Kantelua 3042/2007/ELB seurasi 27 päivänä helmikuuta 2008 ja 14 päivänä huhtikuuta 2008 päivätty kirjeenvaihto (joka kirjattiin uudella viitenumerolla 1235/2008/ELB) sekä kantelijan ja oikeusasiamiehen yksiköiden välinen tapaaminen, joka myönnettiin poikkeuksellisesti ja jonka tarkoituksena oli selventää kantelun sisältöä. Ottaen huomioon muut asiakirjat ja kyseisessä kokouksessa toimitetut selvennykset oikeusasiamies päätti aloittaa kantelua koskevan tutkimuksen.

6. Oikeusasiamies ilmoitti 19. toukokuuta 2008 kantelusta parlamentille ja pyysi sitä antamaan yksiköilleen luvan tutustua tarjouspyyntömenettelyyn liittyvään asiakirja-aineistoon.

7. Tarkastus tehtiin 25 päivänä kesäkuuta 2008. Valituksen tekijälle ilmoitettiin tarkastuksesta 8 päivänä heinäkuuta 2008, ja hän sai jäljennöksen tarkastuskertomuksesta. Kantelija ilmoitti 14 päivänä heinäkuuta 2008 vastaanottaneensa kyseisen kertomuksen.

OMBUDSMANIN ANALYYSI JA PÄÄTELMÄT

Alustava huomautus

8. Käsiteltävänä olevassa asiassa oikeusasiamies piti asianmukaisena, että hänen yksikkönsä tarkastavat parlamentin asiakirja-aineiston ennen kuin hän pyytää siltä lausuntoa kantelusta, jotta hänen tutkimuksensa edistyisi nopeasti. Kun otetaan huomioon oikeusasiamiehen yksiköiden tarkastuksen tulokset, oikeusasiamies katsoi, ettei parlamentin lausuntoa ollut tarpeen pyytää.

A. Ilmeistä arviointivirhettä koskeva väite parlamentin arvioidessa kantelijan tarjousta Oikeusasiamiehelle esitetyt

perustelut

9. Kantelija katsoi, että parlamentti teki ilmeisen arviointivirheen myöntäessään sille tarjousten vertailevassa arvioinnissa alle 60 pistettä.

10. Ensinnäkin se muistutti luoneensa Open Air Event -konseptin, jota parlamentti on järjestänyt useita vuosia. Se ei näin ollen ymmärtänyt, miksi parlamentti katsoi, että sen tarjouksesta puuttui vahva "käsite" ja "johtava teema". Se muistutti, että sen kehittämä "konsepti" oli itse asiassa kuvattu tarjouspyynnössä.

11. Toiseksi mitä tulee parlamentin näkemykseen, jonka mukaan sen "menetelmä" oli heikko, kantelija muistutti, että sillä oli ollut yhteyksiä 26 suurlähetystöön ja lukuisiin muihin sidosryhmiin erityisesti vastaavan tapahtuman järjestämisen ansiosta. Lisäksi kantelija oli aiemmin osoittanut, että se pystyi kokoamaan tarvittavat kumppanit. Kantelija ei ymmärtänyt, mitä muita takeita se olisi voinut antaa.

12. Parlamentin näkemyksestä, jonka mukaan kantelijan tarjouksessa ei ollut ulkopuolisen henkilöstön ansioluetteloita, kantelija totesi, että tehtävänkuvaukseen sisältyvien erityisehtojen mukaan tällaisia asiakirjoja ei ollut pakko toimittaa henkilöstölle, joka ei kuulu yritykseen. Lisäksi alihankinta oli mahdollista toimittamatta tositteita. Kantelija väitti näin ollen, että jos tällaista sääntöä sovellettaisiin, kaikkien tarjoajien olisi toimitettava kaikkien alihankkijoidensa ansioluettelot, mikä olisi ilmeisen suhteetonta ja sopimusasiakirjojen määräysten ja oikeusvarmuuden periaatteen vastaista.

13. Mitä tulee parlamentin kritiikkiin siitä, että kantelijan tarjous oli voimassa vain 1. maaliskuuta 2007 asti, kantelija kiinnitti huomiota siihen, että tarjouskilpailun käynnistämisen ja tapahtuman päivämäärän välinen aika oli rajallinen. Tässä yhteydessä se katsoi, että parlamentin vastaus oli tarpeen 1. maaliskuuta 2007 mennessä, jotta se voisi valmistautua tapahtumaan.

14. Kantelija väitti myös, että parlamentti ei voinut vedota 14. maaliskuuta 2007 päivätyssä kirjeessään tarjouksen hylkäämisen perusteisiin, joita ei ollut jo mainittu parlamentin 28. helmikuuta 2007 päivätyssä kirjeessä. Tämän jälkeen se muistutti, että 28.2.2007 päivätyssä kirjeessä todettiin, että sen tarjous oli hylätty, koska se ei ollut paras, eikä se vedonnut muodollisen vaatimuksen noudattamatta jättämiseen perusteena tarjouksen hylkäämiselle. Nämä lisäväitteet sisältyivät parlamentin 14. maaliskuuta 2007 päivättyyn kirjeeseen. Kantelija väitti, että parlamentin mainitussa 14. maaliskuuta 2007 päivätyssä kirjeessä esittämien lisäperustelujen tueksi ei esitetty asiakirjoja, joihin kantelijalla olisi ollut mahdollisuus tutustua, eikä arviota, jossa ei olisi ilmeistä virhettä.

15. Valituksen tekijä väitti, että valitun tarjouksen hinta oli paljon korkeampi kuin sen oma hinta, ja katsoi, että tämä korkeampi hinta ei ollut perusteltu, kun otetaan huomioon tapahtuman tosiasiallinen järjestäminen 5 päivänä toukokuuta 2007.

Oikeusasiamiehen arviointi

16. Tarjouspyynnön järjestävän hallinnon on arvioitava, täyttävätkö kantajat tarjouspyynnössä asetetut edellytykset, ja vertailtava tarjouksia. Oikeusasiamies ei saa korvata hallinnon arviointia omalla arvioinnillaan (2). Oikeusasiamiehen valvonta rajoittuu tällaisissa tapauksissa sen arvioimiseen, oliko hallinnossa menettelyvirheitä tai ilmeisiä arviointivirheitä.

17. Oikeusasiamiehen yksiköt tarkastivat arviointikomitean kertomuksen arvioidakseen, olivatko kantelijan väitteet perusteltuja. Tässä yhteydessä oikeusasiamiehen yksiköt tarkastelivat huolellisesti muiden jätettyjen tarjousten osalta esitettyjä huomautuksia sekä valittua tarjousta koskevia huomautuksia.

Kantelijan "konseptin" ja metodologian arviointi

18. Parlamentin kantelijalle 28 päivänä helmikuuta 2007 ja 14 päivänä maaliskuuta 2007 päivätyissä kirjeissä toimittamien tietojen mukaan arviointikomitea ei yksilöinyt kantelijan tarjoukseen sisältyviä eri toimintoja yhdistävää vahvaa "konseptia" tai pääteemaa. Parlamentti totesi, että a) tarjous perustui ensisijaisesti aiempiin kokemuksiin; b) kokonaiskäsitettä ei selitetty; c) suurin osa kantelijan yrityksen tekemistä tapahtumaa koskevista ehdotuksista perustui reunateemoihin; d) ehdotettu menetelmä oli heikko, koska se perustui ainoastaan henkilökohtaisiin yhteyksiin; ja e) ryhmän neljän jäsenen roolia ja erityistehtäviä ei selitetty.

19. Oikeusasiamiehen yksiköt tarkastivat huolellisesti arviointikomitean kertomuksen arvioidakseen, oliko parlamentin selvitys riittävä ja johdonmukainen. Tässä yhteydessä oikeusasiamiehen yksiköt tarkastelivat huolellisesti kertomuksessa esitettyjä huomautuksia, jotka koskivat muita jätettyjä tarjouksia, sekä valitusta tarjouksesta esitettyjä huomautuksia.

20. Oikeusasiamies toteaa, että erityisehdoissa on luettelo myöntämisperusteista, joita ovat muun muassa seuraavat:

sopimuksen tavoitteiden ja suoritettavien tehtävien ymmärtäminen;

ehdotetun menetelmän laatu ja tarkoituksenmukaisuus;

- ehdotettujen tuotteiden ja ratkaisujen tehokkuus, laatu ja hyödyllisyys (...)"

Tässä yhteydessä oikeusasiamies katsoo, että parlamentilla oli oikeus arvioida tarjouksia sen perusteella, miten niissä esitetään selkeästi sopimuksen tavoitteet ja suoritettavat tehtävät. Parlamentti pystyi myös arvioimaan kunkin tarjoajan käyttämän menetelmän laadun ja asianmukaisuuden. Lisäksi parlamentin oli asianmukaista arvioida ehdotettujen tuotteiden ja ratkaisujen tehokkuutta, laatua ja hyödyllisyyttä.

21. Edellä 20 kohdassa kuvattujen arviointiperusteiden arvioinnin arviointikomiteassa voidaan kuvata liittyvän tapahtuman käsitteeseen. Oikeusasiamies ymmärtää näin ollen, että tarjoajien oli kehitettävä tarjouksissaan johdonmukainen "konsepti" "avoimen ilman tapahtuman" juhlistamiseksi. Arviointikomitean kertomuksessa, jonka oikeusasiamiehen yksiköt tarkastivat, vahvistetaan, että kaikkien tarjousten välillä tehtiin vertaileva arviointi sopimuksen tavoitteiden ja suoritettavien tehtävien osalta. Kuten parlamentti totesi kantelijalle osoittamassaan kirjeessä, kantelijan tarjous perustui pääasiassa aiempiin kokemuksiin eikä siihen sisältynyt selitystä tulevan tapahtuman yleisestä käsitteestä. Oikeusasiamies toteaa, että parlamentilla on laaja harkintavalta asianmukaisen käsitteen määrittämisessä. Parlamentti katsoi, että kantelijan tarjouksessa esitetty "konsepti" oli vähemmän kehittynyt kuin voittaneen tarjouksen "konsepti". Tarkasteltuaan arviointikomitean arviointia oikeusasiamies toteaa, ettei ole näyttöä siitä, että parlamentti olisi tehnyt ilmeisen arviointivirheen. Lisäksi parlamentin selitys kantelijalle oli riittävä ja johdonmukainen.

22. Arviointikomitean kertomuksessa vahvistetaan, että kaikkien tarjousten välillä tehtiin myös vertaileva arviointi ehdotetun menetelmän laadusta ja merkityksellisyydestä. Tarkasteltuaan arviointikomitean arviota oikeusasiamies toteaa, että i) kantelijan tarjouksessa ehdotettu menetelmä perustui henkilökohtaisiin yhteyksiin ja ii) ryhmän neljän jäsenen roolia ja erityistehtäviä ei selitetty. Hän toteaa myös, että parlamentilla on laaja harkintavalta menetelmien arvioinnissa. Parlamentti katsoi, että kantelijan tarjouksen menetelmä ei ollut yhtä tehokas kuin voittaneen tarjouksen menetelmä. Tarkasteltuaan arviointikomitean arviointia oikeusasiamies toteaa myös, ettei ole näyttöä siitä, että parlamentti olisi tehnyt ilmeisen arviointivirheen. Lisäksi oikeusasiamies katsoo, että parlamentin selitys kantelijalle oli riittävä ja johdonmukainen.

23. Arviointikomitean kertomuksessa vahvistetaan, että kaikkien tarjousten välillä tehtiin myös vertaileva arviointi ehdotettujen tuotteiden ja ratkaisujen tehokkuudesta, laadusta ja hyödyllisyydestä. Tarkasteltuaan arviointikomitean arviota oikeusasiamies toteaa, että kantelijan tarjouksessa esitettiin useita teemoja ja että parlamentilla on laaja harkintavalta merkityksellisten teemojen osalta. Kantelijan tapauksessa parlamentti katsoi, että kantelijan tarjous perustui ”rikkoviin teemoihin”. Edellä esitetyn perusteella ja arvioituaan arviointikomitean arviointia oikeusasiamies katsoo, ettei parlamentin ilmeisestä arviointivirheestä ollut näyttöä. Hän katsoo myös, että parlamentin selitys kantelijalle oli riittävä ja johdonmukainen.

Alihankkijoiden tekniset ja ammatilliset valmiudet

24. Yksi erityisehdoissa (kohta 15.2 A) yksilöidyistä valintaperusteista oli tarjoajien tekninen suorituskyky ja ammatillinen pätevyys. Tätä perustetta arvioitiin palvelujen suorittajan tai urakoitsijan sekä yrityksen johtajien ja erityisesti palvelujen tarjoamisesta vastaavien henkilöiden koulutuksesta ja ammatillisesta pätevyydestä saadun kokemuksen perusteella. Ansioluettelo on liitettävä tarjoukseen."(alleviivaus lisätty)

25. Arviointikomitean raportissa, jonka oikeusasiamiehen yksiköt tarkastivat, vahvistetaan, että kaikkien tarjousten välillä tehtiin vertaileva arviointi edellä esitetyn kriteerin osalta. Tarkasteltuaan arviointikomitean arviota oikeusasiamies toteaa, että kantelijan tarjous ei sisältänyt kaikkien palvelujen tarjoamisesta vastaavien henkilöiden ansioluetteloita. Tarkasteltuaan arviointikomitean arviointia oikeusasiamies toteaa, ettei parlamentin ilmeisestä arviointivirheestä ollut näyttöä. Oikeusasiamies katsoo myös, että parlamentin selitys kantelijalle oli riittävä ja johdonmukainen.

Tarjouksen pätevyys

26. Kantelija täsmensi, että sen tarjous oli voimassa vain 1 päivään maaliskuuta 2007. Oikeusasiamies toteaa, että erityisehdoissa todettiin, että tarjoajien olisi taattava tarjouksensa 12. elokuuta 2007 saakka.

27. Näin ollen oikeusasiamies katsoo, että komitea oli oikeassa, kun se ei valinnut tarjousta, jota ei ollut taattu ennen sopimuksen allekirjoittamista. Hän ei näin ollen katso, että tässä kanneperusteen osassa olisi tehty ilmeinen arviointivirhe.

Lisäsyiden käyttö tarjouksen hylkäämiseksi

28. Parlamentti lisäsi 14. maaliskuuta 2007 päivätyssä kirjeessään, että kantelija ei ollut toimittanut todistuksia aiemmista hankkeistaan (erityisehtojen 15.2.A.2 kohta) ja että se ei ollut toimittanut täydellistä budjettitarjousta eli tarjouksen liitettä B (erityisehtojen 8 kohta).

29. Oikeusasiamies toteaa, että velvollisuus toimittaa luettelo aiemmista hankkeistaan ja vastaavat todistukset ovat osa valintaperusteita. Lisäksi tarjouspyynnössä täsmennettiin velvoite toimittaa täydellinen budjettitarjous. Lisäksi vastauksena yhden tarjoajan esittämään kysymykseen; täsmennettiin, että jommankumman perusteen noudattamatta jättäminen johtaisi tarjoajan sulkemiseen tarjouskilpailun ulkopuolelle.

30. Oikeusasiamiehen tarkastuksen perusteella kävi ilmi, että nämä kaksi syytä mainittiin itse asiassa arviointikertomuksessa. Näistä puutteista huolimatta arviointikomitea päätti kuitenkin tutkia kantelijan tarjouksen ja myöntää sille pisteitä.

31. Tältä osin oikeusasiamies katsoo, että jos arviointikomitea ei itse asiassa ottanut huomioon näitä lisäsyitä kantelijan sulkemiseksi tarjouskilpailumenettelyn ulkopuolelle, parlamentin ei olisi pitänyt ilmoittaa kantelijalle, että nämä syyt olivat merkityksellisiä myös sen vuoksi, että se ei menestynyt tarjouskilpailumenettelyssä. Tässä yhteydessä oikeusasiamies esittää seuraavan lisähuomautuksen.

Valitun tarjoajan tarjoama hinta

32. Oikeusasiamies muistuttaa, että erityisehtojen mukaan markkinat myönnettiin tarjoukselle, jossa hinta-laatusuhde oli paras ja jonka pistemäärä ylitti vaaditun vähimmäismäärän (70 pistettä).

33. Valituksen tekijä väitti, että sen tarjous oli valittua tarjousta halvempi.

34. Oikeusasiamies muistuttaa, että varainhoitoasetuksen soveltamissäännösten 138 artiklan mukaan ”taloudellisesti edullisin tarjous on se, jonka hinta-laatusuhde on paras, kun otetaan huomioon sopimuksen kohteen perusteella perustellut perusteet, kuten ilmoitettu hinta, tekniset ansiot, esteettiset ja toiminnalliset ominaisuudet, ympäristöominaisuudet, käyttökustannukset, kannattavuuden toteutuminen tai toimitusajat, myynnin jälkeinen palvelu ja tekninen apu”.(3) Lisäksi yhteisöjen tuomioistuinten oikeuskäytännön mukaan "hankintaviranomaisen hinta-laatusuhteeltaan parhaan tarjouksen yksilöimiseksi vahvistamien perusteiden ei välttämättä tarvitse olla määrällisiä tai liittyä yksinomaan hintoihin. Vaikka hankintasopimuksen tekoperusteet, joita ei ilmaista määrällisesti, sisältyvät tarjouspyyntöasiakirjoihin, niitä voidaan soveltaa objektiivisesti ja yhdenmukaisesti tarjousten vertailemiseksi ja ne ovat selvästi merkityksellisiä kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen määrittämiseksi"(4). Näin ollen vaikka valituksen tekijän tarjous olisi ollut halvempi, hinta ei ollut ainoa peruste, joka oli otettava huomioon valitun tarjouksen valinnassa.

35. Arviointikomitea antoi myös pisteitä kustakin muusta laadullisesta perusteesta, ja vaadittu vähimmäismäärä oli 70 pistettä. Oikeusasiamies muistuttaa, että kantelijan tarjous ei saanut vaadittua vähimmäismäärää pisteitä.

36. Oikeusasiamiehen yksiköt tutkivat huolellisesti arviointikomitean suorittaman tarjoajien toimittamien hintojen vertailun. Näiden havaintojen perusteella oikeusasiamies päättelee, että kantelun tämän näkökohdan osalta ei tehty ilmeistä arviointivirhettä.

37. Mitä tulee kantelijan huomautukseen voittaneen tarjoajan järjestämän tapahtuman väitetyistä puutteista, oikeusasiamies haluaa selventää, että parlamentti voi arvioida ainoastaan sille tarjouskilpailumenettelyssä esitetyt tarjoukset; se ei voinut tarjousten esittämishetkellä arvioida tapahtuman mahdollista toteuttamista. Jos parlamentti katsoo, että voittanut tarjoaja ei ole tarjonnut voittaneessa tarjouksessa esitettyjä palveluja, parlamentilla on mahdollisuus käyttää sopimusperusteisia oikeuksiaan voittaneeseen tarjoajaan nähden.

38. Oikeusasiamies katsoi tarpeelliseksi tarkistaa arviointikomitean kokoonpanon varmistaakseen tutkimuksensa täydellisyyden. Hän muistuttaa, että varainhoitoasetuksen soveltamissäännösten (5) 146 artiklan mukaan ”[]kaikki vaatimukset täyttäviksi ilmoitetut osallistumishakemukset ja tarjoukset arvioi ja asettaa paremmuusjärjestykseen arviointikomitea, joka on perustettu kumpaakin vaihetta varten ennalta ilmoitettujen poissulkemis- ja valintaperusteiden sekä myöntämisperusteiden perusteella. Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä nimittää kyseisen komitean antamaan neuvoa-antavan lausunnon sopimuksista (...) Arviointikomiteassa on oltava vähintään kolme henkilöä, jotka edustavat vähintään kahta asianomaisen toimielimen organisaatioyksikköä, joiden välillä ei ole hierarkkista yhteyttä ja joista vähintään yksi ei kuulu toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän alaisuuteen." Tarkasteltuaan parlamentin asiakirja-aineistoa oikeusasiamies katsoo, että parlamentti on noudattanut sovellettavia sääntöjä.

B. Päätelmät

Oikeusasiamies toteaa kantelua koskevien tutkimustensa perusteella, ettei parlamentissa ole ilmennyt hallinnollista epäkohtaa. Hän esittää kuitenkin seuraavan lisähuomautuksen:

Arviointikomitea ei ottanut huomioon parlamentin kantelijalle 14 päivänä maaliskuuta 2007 lähettämässään kirjeessä esittämiä lisäperusteita. Parlamentin ei näin ollen olisi pitänyt esittää näitä syitä lisäperusteina kantelijan tarjouksen hylkäämiselle.

Valituksen tekijälle ja parlamentille ilmoitetaan tästä päätöksestä.

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

Tehty Strasbourgissa 19 päivänä marraskuuta 2008.

---

(1) EUVL 2007/S 11-011658.

(2) Ks. kantelua 1043/2000/GG koskeva päätös.

(3) Euroopan yhteisöjen yleiseen talousarvioon sovellettavasta varainhoitoasetuksesta annetun neuvoston asetuksen (EY, Euratom) N:o 1605/2002 soveltamissäännöistä 23.12.2002 annettu komission asetus (EY, Euratom) N:o 2342/2002 (EYVL L 357, s. 1).

(4) Asia T-59/05, Evropaïki Dynamiki v. komissio, tuomio 10.9.2008, 59 kohta, ei vielä julkaistu oikeustapauskokoelmassa.

(5) Ks. alaviite 3.