Strasbourg, 18. joulukuuta 2006

Hyvä X

Teitte 1. maaliskuuta 2005 kantelun Euroopan oikeusasiamiehelle EU-hankkeesta.

Toimitin kantelun 18. huhtikuuta 2005 Euroopan komission puheenjohtajalle. Komissio lähetti lausuntonsa 27. heinäkuuta 2005, ja toimitin sen Teille ja pyysin Teitä esittämään huomautuksensa. Teiltä ei saatu huomautuksia.

Oikeudellinen neuvonantajani Peter Bonnor soitti teille 21. maaliskuuta 2006 selvittääkseen, katsoitteko komission organisaatiollenne suorittaman maksun perusteella, että asia oli ratkaistu.

Kirjoitan nyt kertoakseni teille tehtyjen tutkimusten tuloksista.

KILPAILUKYKY

Kantelija esitti tiivistetysti seuraavan selostuksen näkemyksestään kantelun kohteena olevasta asiasta:

Kantelija oli yhdessä yhdeksän muun yrityksen tai tutkimuskeskuksen kanssa kumppanina EU:n viidennen puiteohjelman yhdistetyssä hankkeessa.

Hankkeen oli määrä kestää 1 päivästä tammikuuta 2001 31 päivään joulukuuta 2003. Tutkimushankkeet jätettiin seuraavan vuoden ensimmäisen neljänneksen aikana. Komissio oli nimenomaisesti todennut, että kaiken kirjeenvaihdon oli tapahduttava konsortion koordinaattorin välityksellä ja että suorat yhteydenotot komission koordinaattorille G:lle eivät saisi vastausta. Konsortion hankkeen koordinaattorina eli yhteistyökumppaneiden koordinaattorina toimi K.

Vuosina 2001 ja 2002 kantelija oli saanut maksuja ja odotti vain loppumaksua.

Komission maksuyksikkö oli kuitenkin huonossa kunnossa. Kantelijan helmikuussa 2004 toimittamia kustannusselvityksiä ei alun perin käsitelty lainkaan. Komissio aloitti näiden lausuntojen tarkastamisen vasta kuuden kuukauden kuluttua niiden esittämisestä ja useista yhteydenotoista komissioon.

Lisäksi kustannusselvitysten käsittely vaikutti huolimattomalta. Lokakuussa 2004 kantelijaa pyydettiin toimittamaan alkuperäiset kustannusselvitykset. Eräällä toisella hankekumppanilla oli samanlainen kokemus, kun komissio ilmoitti sille, että lomake oli kadonnut.

Komissio käsitteli kantelijan lausuntoja edelleen hyvin hitaasti. Hankekoordinaattori K. esitti viisi lisäpyyntöä, jotka koskivat lopullisen varainhoidon tarkastuksen tilannetta (1). Mihinkään näistä pyynnöistä ei vastattu. Komission koordinaattori G. ilmoitti 29.10.2004 hankekumppaneille, että komissiolla on nyt kaikki rahoituksen lopullista tarkastusta varten tarvittavat asiakirjat. Komissio ilmoitti 31. tammikuuta 2005 hankekoordinaattorin toisen pyynnön perusteella kumppaneille, että rahoitustarkastus oli saatu päätökseen ja että maksut suoritettaisiin viimeistään helmikuun 2005 lopussa.

Toinen hankekoordinaattorin pyyntö, jossa komissiota pyydettiin toimittamaan tietoja määrästä, jonka kumppanit saisivat, esitettiin 31. tammikuuta 2005. Komissio ei vastannut.

Valituksen tekohetkellä valituksen tekijä oli odottanut yli vuoden loppuraporttinsa tarkastuksen päättämistä.

Varojen hallinnointi oli täysin käsittämätöntä eikä se ollut lainkaan ennakoitavissa. Kantelija ei voinut käyttää koko hyväksyttyä talousarviota, koska oli pitkään epävarmaa, maksettaisiinko rahoja lainkaan. Riski olisi ollut liian suuri kyseisen määrän rahoittamiseksi etukäteen. Pienyritysten osalta on äärimmäisen tärkeää, että kyseiset yritykset saavat oikea-aikaista tietoa taloudellisesta tilanteesta. Tässä tapauksessa ilmenneet viivästykset voivat hyvin helposti vaarantaa pienyrityksen selviytymisen.

Kantelija esitti oikeusasiamiehelle tekemässään kantelussa seuraavat väitteet:

1. Komissio ei ollut suorittanut edellä mainittuun hankkeeseen liittyviä jäljellä olevia maksuja.
2. Komissio ei ollut käsitellyt asianmukaisesti edellä mainittuun hankkeeseen liittyviä maksupyyntöjä ja myöhempää kirjeenvaihtoa.

Kantelija vaati, että komission olisi suoritettava kyseiset maksut.

KYSYMYS

Komission lausunto

Kantelija toimitettiin komissiolle, joka antoi tiivistetysti seuraavan lausunnon:

Maksujen laiminlyöntiä koskevan väitteen osalta komissio suoritti loppumaksun 21. huhtikuuta 2005 (eli oikeusasiamiehelle tehdyn kantelun jälkeen).

Kantelijan toisen väitteen osalta komissio totesi seuraavaa:

i) Väitteestä, jonka mukaan kustannusselvitysten tarkastaminen alkoi vasta syyskuussa 2004 eli kuusi kuukautta niiden vastaanottamisen jälkeen, on todettava, että kolmannelle vuodelle toimitettujen kustannusselvitysten taloudellinen tarkastaminen alkoi vasta tieteellisen tarkastuksen suorittamisen jälkeen. Yhtä lukuun ottamatta kaikki komission 14 päivänä kesäkuuta 2004 pyytämät tekniset lisäasiakirjat saatiin 22 päivänä kesäkuuta 2004. Hankekoordinaattori ilmoitti 18.6.2004 päivätyssä kirjeessään, että hän toimittaa viimeisen tuotoksen ja loppuraportin, joka kattaa koko hankkeen keston.

Loppujen lopuksi loppukertomusta ei toimitettu, ja komissio hyväksyi 5. huhtikuuta 2005 kolmatta vuotta koskevat kertomukset loppukertomuksiksi. Tältä osin on huomattava, että viimeinen komission 14 päivänä kesäkuuta 2004 pyytämä tekninen lisäasiakirja vastaanotettiin vasta 5 päivänä huhtikuuta 2005. Syy siihen, miksi komissio ei pyytänyt tätä asiakirjaa toista kertaa ennen 5. huhtikuuta 2005, oli se, että asiasta vastaava komission tieteellinen virkamies oli sairas lokakuun 2004 ja helmikuun 2005 välisenä aikana. On kuitenkin selvää, että hankkeen koordinaattori oli 14.6.2004 lähtien tietoinen tarpeesta toimittaa asiakirja, ja hän oli itse asiassa ilmoittanut tekevänsä niin.

ii) Väitteestä, jonka mukaan komissio olisi menettänyt osan helmikuussa 2004 lähetetyistä alkuperäisistä kustannusselvityksistä, on todettava, että komissio ei ollut menettänyt yhtään asiakirjaa. Kantelijalta ja muilta kumppaneilta saadut kustannusselvitykset olivat jäljennöksiä eivätkä alkuperäisiä.

iii) Väitteestä, jonka mukaan komissio ei vastannut viiteen hankekoordinaattorin esittämään pyyntöön, komissio totesi seuraavaa:

Komissio pyysi 7 päivänä syyskuuta 2004 sähköpostitse lisätietoja toimitetuista kustannusselvityksistä. Hankekoordinaattori vastasi samana päivänä sähköpostitse ja ilmoitti komissiolle pyytäneensä kumppaneita toimittamaan pyydetyt tiedot mahdollisimman pian. Komissio ilmoitti 29.10.2004 koordinaattorille saaneensa lähes kaikki pyydetyt tiedot, mutta hankkeen koordinaattorin organisaation oli edelleen toimitettava lisätietoja. Koordinaattori toimitti lisätiedot 2. joulukuuta 2004. Kyseinen sähköpostiviesti oli puhtaasti informatiivinen, eikä komission tarvinnut vastata tähän viimeiseen sähköpostiviestiin.

Hankekoordinaattori pyysi 13. ja 31. tammikuuta 2005 päivätyillä sähköpostiviesteillä komissiolta tietoja loppumaksun etenemisestä. Komissio vastasi 31 päivänä tammikuuta 2005 sähköpostitse, että rahoitusselvitys oli saatu päätökseen ja että loppumaksun odotettiin tapahtuvan helmikuun 2005 lopussa budjettikohtien avaamisesta riippuen. On huomattava, että komissiolle ei esitetty erityistä pyyntöä saada tietoja kantelijalle hyväksytyistä kustannuksista.

iv) Väitteestä, jonka mukaan kumppanit olivat odottaneet lopullista tarkastusta vuoden ajan, on todettava seuraavaa: Komissio vastaanotti kolmatta vuotta koskevat kustannusselvitykset ja tieteelliset raportit 3. maaliskuuta 2004. Komissio ilmoitti 19.4.2004 vastaanottaneensa asiakirjat ja ilmoitti hankkeen koordinaattorille ottavansa häneen yhteyttä uudelleen arvioinnin päätyttyä. Komissio ilmoitti 14. kesäkuuta 2004 koordinaattorille kertomusten tarkastelusta. Se pyysi lisätietoja seuraavista seikoista: päätösseminaari, operatiivinen ja päivitetty hankesivusto, hanke-esite, loppuraporttiin sisällytettävät valmisteilla olevat julkaisut, tietyssä muodossa oleva tieteellinen loppuraportti, kaikkien kumppaneiden allekirjoittama teknologiatietopaketti ja tarkistettu hanketiivistelmä. Kirjeessä oli myös mainittu, että maksu suoritetaan vasta, kun komissio on saanut kaikki nämä asiakirjat. Kaikki pyydetyt tiedot toimitettiin komissiolle 18 päivänä kesäkuuta 2004, lukuun ottamatta hankeselostetta, joka koordinaattorin mukaan toimitetaan loppuraportin yhteydessä. Koordinaattori ei toimittanut komissiolle muuta loppuraporttia.

Hankekoordinaattorin pyydettyä tietoja komissio ilmoitti hänelle 7. syyskuuta 2004, että se oli aloittanut toimitettujen kustannusselvitysten rahoituksen tarkastamisen. Osittainen vastaus saatiin 29.10.2004. Komission 7 päivänä syyskuuta 2004 pyytämät täydelliset taloudelliset tiedot vastaanotettiin 2 päivänä joulukuuta 2004.

Komissio hyväksyi loppujen lopuksi kolmannen kertomuksen loppukertomukseksi. Asiasta ilmoitettiin hankkeen koordinaattorille sähköpostitse 5. huhtikuuta 2005. Samassa sähköpostiviestissä komissio totesi, että loppumaksu voidaan hyväksyä myös tieteellisestä tai teknisestä näkökulmasta edellyttäen, että puuttuva asiakirja eli edellä mainittu hanke-esite lähetetään komissiolle. Koordinaattori teki tämän samana päivänä.

Edellä esitetyn perusteella komissio katsoi, että se oli käsiteltävässä asiassa käsitellyt asianmukaisesti maksupyynnöt ja myöhemmän kirjeenvaihdon.

Komissio pahoittelee, että on ilmennyt useita valitettavia seikkoja, kuten hankekoordinaattorin komission pyynnöstä antama lupaus loppukertomuksen lähettämisestä kesäkuussa 2004 ja se, että yksi komission kesäkuussa 2004 pyytämistä lisäasiakirjoista (hanke-esite) annettiin komissiolle vasta 5. huhtikuuta 2005. Jälkimmäinen johtui osittain siitä, että komissio ei lähettänyt muistutuksia ennen huhtikuun 2005 alkua. Kaikki tämä johti viivästyksiin, jotka olisi voitu välttää. Edellä mainitut seikat huomioon ottaen komissio katsoo kuitenkin, ettei se ole syyllistynyt hallinnolliseen epäkohtaan. Komissio on erityisesti toimittanut vastauksensa sopimuksessa sovituissa määräajoissa.

Kantelijan huomautukset

Komission lausunto toimitettiin kantelijalle, joka ei esittänyt huomautuksia.

Oikeusasiamiehen henkilöstö soitti tämän jälkeen kantelijalle selvittääkseen, katsoiko hän, että kantelu oli ratkaistu, kun otetaan huomioon, että komissio oli suorittanut loppumaksun. Kantelija ilmoitti katsovansa, että maksukysymys on ratkaistu. Hän piti kuitenkin edelleen valitettavana komission tarkastuksia ja totesi, että hänen yrityksensä oli hyvin lähellä konkurssia komission maksuviivästysten vuoksi.

PÄÄTÖS

1 Maksun laiminlyöntiä koskeva väite

Kantelija oli yhdessä yhdeksän muun yrityksen tai tutkimuskeskuksen kanssa kumppanina EU:n viidennen puiteohjelman yhdistetyssä hankkeessa. Kantelija väitti, että komissio ei ollut suorittanut hankkeen jäljellä olevia maksuja. Hän vaati komissiota suorittamaan kyseiset maksut.

Kantelija toimitettiin komissiolle, joka ilmoitti suorittaneensa loppumaksun 21. huhtikuuta 2005 (eli oikeusasiamiehelle tehdyn kantelun jälkeen).

Oikeusasiamiehen henkilöstö soitti tämän jälkeen kantelijalle selvittääkseen, katsoiko hän, että kantelu oli ratkaistu, kun otetaan huomioon, että komissio oli suorittanut loppumaksun. Kantelija ilmoitti katsovansa, että maksukysymys on ratkaistu.

Edellä esitetyn perusteella vaikuttaa siltä, että komissio on ryhtynyt toimiin asian ratkaisemiseksi maksupyynnön osalta ja näin ollen tyydyttänyt kantelijaa asian tämän näkökohdan osalta.

2 Väite maksupyyntöjen ja myöhemmän kirjeenvaihdon puutteellisesta käsittelystä

2.1 Kantelija väitti, että komissio ei ollut käsitellyt asianmukaisesti edellä mainittuun hankkeeseen liittyviä maksupyyntöjä ja myöhempää kirjeenvaihtoa. Hän väitti tiivistetysti, että komissio oli aloittanut tarkastuksensa vasta syyskuussa 2004 (yli kuusi kuukautta sen jälkeen, kun komissio oli vastaanottanut kantelijan toimittamat kustannusselvitykset), että se oli ollut huolimaton tarkastusprosessin käsittelyssä, että se ei ollut vastannut koordinaattorin kirjeisiin ja että lopullinen tarkastus oli kestänyt liian kauan, mikä aiheutti loppumaksun viivästymisen.

2.2 Komissio katsoi lausunnossaan, että se oli käsiteltävässä asiassa käsitellyt asianmukaisesti maksupyynnöt ja myöhemmän kirjeenvaihdon. Se pahoitteli, että oli ilmennyt useita valitettavia seikkoja, kuten hankekoordinaattorin komission pyynnöstä antama lupaus loppukertomuksen lähettämisestä kesäkuussa 2004 ja se, että yksi komission kesäkuussa 2004 pyytämistä lisäasiakirjoista (hanke-esite) annettiin komissiolle vasta 5. huhtikuuta 2005. Viimeksi mainittu seikka oli komission mukaan johtunut osittain siitä, että komissio ei ollut esittänyt muistutuksia ennen huhtikuun 2005 alkua. Kaikki tämä johti viivästyksiin, jotka olisi voitu välttää. Edellä mainitut seikat huomioon ottaen komissio katsoi kuitenkin, ettei se ollut syyllistynyt hallinnolliseen epäkohtaan. Komissio oli erityisesti toimittanut vastauksensa sopimuksessa sovituissa määräajoissa.

2.3 Kantelija ei esittänyt huomautuksia komission lausunnosta. Puhelinkeskustelun aikana hän kuitenkin ilmoitti oikeusasiamiehen henkilöstölle pitävänsä toisen väitteensä voimassa.

2.4 Kantelun tämän osan tutkimiseksi oikeusasiamies katsoo, että kantelijan ja komission toimittamien tietojen ja asiakirjojen perusteella on hyödyllistä tehdä yhteenveto hänen tosiasioihin perustuvasta ymmärryksestään käsiteltävänä olevaan asiaan liittyvistä tapahtumista.

Komissio vastaanotti 3. maaliskuuta 2004 hankkeen kolmannen vuoden kustannusselvitykset ja tieteelliset raportit. Komissio ilmoitti 19.4.2004 vastaanottaneensa asiakirjat ja ilmoitti hankkeen koordinaattorille ottavansa häneen yhteyttä uudelleen arvioinnin päätyttyä. Komissio ilmoitti 14. kesäkuuta 2004 hankkeen koordinaattorille, että "vaikka raportti ei ollut helppolukuinen, oli selvää, että paljon tutkimustoimintaa oli toteutettu. Tästä kertomuksesta ja sen yhteenvedosta ei kuitenkaan voida päätellä, mikä hankkeen todellinen tulos on. ja ”[a]raportin mukaan [] hanketyö on nyt saatu päätökseen lukuun ottamatta seuraavia:

• päätöstyöpaja
• toiminnallinen ja päivitetty hankkeen verkkosivu
• hanke-esite (raportissa mainittiin lehtiset, mutta niitä ei sisällytetty kolmannen vuoden raportin yhteydessä toimitettuun aineistoon)
• valmisteilla olevat julkaisut, jotka olisi sisällytettävä loppuraporttiin
• lopullinen tieteellinen raportti hyväksytyssä QoL-muodossa
• Kaikkien kumppaneiden allekirjoittama TIP
• Hanketiivistelmä: tämä olisi kirjoitettava uudelleen luettavammalla tavalla ja sisällöllä, joka kuvastaa työn mahdollisia vaikutuksia suhteessa yleisiin tavoitteisiin.”

Hankekoordinaattori vastasi 18. kesäkuuta 2004 komission edellä mainittuun kirjeeseen ja totesi muun muassa, että lopullinen symposium oli järjestetty ja että se sisältyy nyt raporttiin. verkkosivua ollaan parhaillaan päivittämässä; ja että loppuraportin mukana toimitetaan hanke-esite.

Hankekoordinaattori pyysi 7. syyskuuta 2004 komissiolta tietoja tarkastuksen edistymisestä. Samana päivänä asiasta vastaava komission virkamies ilmoitti sähköpostitse hankkeen koordinaattorille, että ”olen juuri aloittanut [...] hankkeen rahoitusanalyysin. Jos tarvitsen lisätietoja, otan teihin yhteyttä." Sama virkamies lähetti 14. lokakuuta 2004 hankkeen koordinaattorille yksityiskohtaisen luettelon lisätiedoista tai -selvennyksistä, jotka olisi toimitettava komissiolle hankkeen lisätarkastusta varten. Asianomainen virkamies ilmoitti 29. lokakuuta 2004 hankkeen koordinaattorille, että "olen nyt saanut kaikki pyydetyt tiedot eri kumppaneilta", mutta tietoja siitä, mikä näytti olevan yhden kumppanin ylikäyttöä (20 prosenttia), ei ollut vielä saatu (tätä koskeva tietopyyntö oli esitetty 14. lokakuuta 2004 päivätyssä sähköpostiviestissä). Virkamies pyysi asiasta selvennyksiä. Hankekoordinaattori lähetti 2. joulukuuta 2004 edellä mainitut viralliset lisätiedot ja selvennykset.

Hankkeen koordinaattori pyysi 31. tammikuuta 2005 edellä mainitulta virkamieheltä tietoja siitä, milloin tarkastus saataisiin päätökseen. Hän ilmoitti virkamiehelle, että eräät kumppanit harkitsivat oikeustoimia maksun saamiseksi. Virkamies ilmoitti hankekoordinaattorille samana päivänä, että "analyysi on tehty ja maksu on valmis maksettavaksi heti, kun budjettikohdat on avattu uudelleen. Budjettikohdat avataan todennäköisesti uudelleen helmikuun loppupuolella. Jos ne avataan ennen sitä, tietenkin aloitan maksun aikaisemmin". Koordinaattori palautti samana päivänä kirjeen, jossa hän pyysi virkamiestä faksaamaan hänelle [hankkeen] analyysitaulukon. Vaikuttaa siltä, ettei hän saanut vastausta.

Hankkeen koordinaattori ilmoitti kantelijalle 1 päivänä maaliskuuta 2005 sähköpostitse, että "eivät ole vielä saaneet fakseja, taulukoita tai maksuanalyysejä". Sähköposti on kopioitu edellä mainitulle virkamiehelle.

Virkamies ilmoitti koordinaattorille 5. huhtikuuta 2005 seuraavaa: "Haluan ilmoittaa teille, että loppuraportti ja TIP-ohjelma on hyväksytty ja että ...:n loppumaksu on valmis hyvitettäväksi hankkeelle."(Oikeusasiamiehen painotus) Hän totesi myös, että "Huomasin kuitenkin, etten ole vielä saanut jäljennöksiä hanke-esitteestä. Pyydän Teitä ystävällisesti lähettämään ne minulle mahdollisimman pian, jotta voin hyväksyä/allekirjoittaa maksun?" ja "Ilmoittakaa minulle, kun aiotte toimittaa esitteen kopiot, jotta voin hyväksyä loppumaksun." Hankekoordinaattori lähetti esitteen samana päivänä.

2.5 Edellä mainituista tosiseikoista ja tapahtumista kantelija on esittänyt seuraavat seikat:

(1) Komissio aloitti helmikuussa 2004 toimitettujen kustannusselvitysten tieteellisen tarkistamisen vasta kuuden kuukauden kuluttua ja sen jälkeen, kun yhteenliittymä oli ottanut yhteyttä komissioon useita kertoja.

(2) Komissio oli hoitanut kustannusselvitykset huonosti erityisesti menettämällä konsortion sille lähettämät lomakkeet.

(3) Komissio oli ollut hidas: komission koordinaattori oli 29. lokakuuta 2004 ilmoittanut konsortiolle, että komissio oli saanut kaikki rahoituksen lopullista tarkastusta varten tarvittavat asiakirjat; Komissio ilmoitti konsortion toisen pyynnön jälkeen 31 päivänä tammikuuta 2005 konsortiolle, että rahoitustarkastus oli saatu päätökseen ja että maksu suoritettaisiin helmikuun 2005 loppuun mennessä. Maksu suoritettiin huhtikuun 2005 lopussa, joten yhteenliittymän kumppanit olivat odottaneet yli vuoden komission tarkastuksen loppuun saattamista.

(4) Komissio oli virheellisesti jättänyt vastaamatta viiteen hankekoordinaattorin sille lähettämään sähköpostiviestiin (7. syyskuuta, 14. lokakuuta, 2. joulukuuta 2004 sekä 13. tammikuuta ja 31. tammikuuta 2005).

2.6 Komissio on puolestaan esittänyt seuraavat seikat:

(1) Rahoituksen todentaminen voitiin aloittaa vasta tieteellisen todentamisen päätyttyä. Viimeksi mainitun osalta komission oli täytynyt pyytää täydentäviä teknisiä asiakirjoja 14 päivänä kesäkuuta 2004. Kaikki pyydetyt tekniset asiakirjat yhtä lukuun ottamatta vastaanotettiin 22. kesäkuuta 2004, ja konsortion hankekoordinaattori ilmoitti toimittavansa viimeisen tuotoksen sekä loppuraportin, joka kattaa koko kauden. Loppukertomusta ei toimitettu, ja kolmatta vuotta koskeva kertomus hyväksyttiin loppukertomukseksi huhtikuussa 2005. Lisäksi viimeinen komission 14 päivänä kesäkuuta 2004 pyytämä tekninen asiakirja (esite) vastaanotettiin 5 päivänä huhtikuuta 2005. Tätä lopullista asiakirjaa ei ollut tällä välin muistutettu, koska komission tieteellinen virkamies oli ollut sairaana lokakuusta 2004 helmikuuhun 2005.

(2) Komissio ei ollut menettänyt sille toimitettuja asiakirjoja. Komission esittämät asiakirjapyynnöt koskivat kyseisten asiakirjojen alkuperäiskappaleita. Komissio oli saanut ainoastaan jäljennökset näistä asiakirjoista.

(3) Menettelyn nopeudesta on aluksi todettava, että asianomainen komission virkamies ilmoitti 29.10.2010 saaneensa kaikki pyydetyt tiedot eri kumppaneilta lukuun ottamatta tietoja, jotka koskivat yhden kumppanin ylikäyttöä (20 prosenttia). Viimeksi mainittua asiaa koskevat tiedot toimitettiin komissiolle 2 päivänä joulukuuta 2004. Tätä edeltäneiden komission toimien aikajärjestys oli seuraava:

1. Komissio vastaanotti 3. maaliskuuta 2004 konsortion kustannusselvitykset ja tieteelliset raportit kolmannelta vuodelta. Konsortiolle lähetettiin 19 päivänä huhtikuuta 2004 vastaanottoilmoitus, johon sisältyi ilmoitus siitä, että komissio ottaa konsortioon yhteyttä hankkeen päätyttyä.
2. Komissio ilmoitti 14 päivänä kesäkuuta 2004 konsortion koordinaattorille tarkastelustaan ja pyysi lisätietoja. Komissio selvensi, että maksu suoritetaan vasta, kun kaikki nämä asiakirjat on vastaanotettu.
3. Konsortion koordinaattori toimitti 18. kesäkuuta 2004 kaikki komission pyytämät tiedot (mukaan lukien "lopullinen tieteellinen raportti") lukuun ottamatta hanke-esitettä, joka hankkeen koordinaattorin mukaan toimitetaan loppuraportin mukana. Loppuraporttia ei kuitenkaan koskaan toimitettu.
4. Komissio ilmoitti konsortiolle 7.9.2004, että rahoitustarkastus oli aloitettu. Osittainen vastaus saatiin 29. lokakuuta 2004. Täydelliset taloudelliset tiedot saatiin 2 päivänä joulukuuta 2004.
5. Komissio hyväksyi 5.4.2005 konsortion kolmannen raportin loppuraportiksi ja pyysi konsortiota toimittamaan pakollisen hanke-esitteen. Kuten edellä todettiin, maksu suoritettiin 21. huhtikuuta 2005.

(4) Niiden sähköpostiviestien osalta, joihin ei väitetysti vastattu, komissio totesi, että 7. syyskuuta ja 2. joulukuuta 2004 päivätyt sähköpostiviestit lähetettiin vastauksena komission esittämiin pyyntöihin. ne eivät näin ollen edellyttäneet komission vastausta. Se totesi 13 ja 31 päivänä tammikuuta 2005 päivätyistä sähköpostiviesteistä, että niihin vastattiin komission 31 päivänä tammikuuta 2005 lähettämässä sähköpostiviestissä. Lisäksi komissio totesi ilmeisesti kantelijan viittauksesta konsortion 31 päivänä tammikuuta 2005 esittämään toiseen tietopyyntöön, että komissiolle ei ollut esitetty erityistä tietopyyntöä kantelijan yritykselle erityisesti hyväksytyistä kustannuksista.

2.7 Oikeusasiamies katsoo aiheelliseksi arvioida edellä mainittuja kysymyksiä seuraavasti:

2.8 Mitä tulee kantelijan näkemykseen, jonka mukaan komissio oli käsitellyt kustannusselvitykset huolimattomasti erityisesti menettämällä konsortion sille lähettämät lomakkeet, komissio on selittänyt, että se oli tosiasiassa vain pyytänyt kyseisten asiakirjojen alkuperäiskappaleita, koska jäljennöksiä ei voitu hyväksyä. Kantelija ei ole nimenomaisesti kiistänyt tätä, ja oikeusasiamies päättelee näin ollen, että komission toimet tältä osin eivät näytä merkitsevän hallinnollista epäkohtaa.

2.9 Konsortion komissiolle lähettämistä väitetysti vastaamattomista sähköpostiviesteistä oikeusasiamies toteaa, että neljä kantelijan mainitsemista sähköpostiviesteistä mainittiin konsortion hankekoordinaattorin hänelle 13. tammikuuta 2005 lähettämässä sähköpostiviestissä: "Olen lähettänyt viestejä [asianomaiselle komission virkamiehelle] esimerkiksi 7.9.2004, 14.10.2004, 2.12.2004, (...) ja 13.1.2005. Hän kirjoitti 29.10.2004 mm. "Olen saanut kaikki pyydetyt tiedot eri kumppaneilta" ... Hän halusi vielä tarkistaa joitakin yksityiskohtia [kumppanin] budjetista. Lähetin hänelle lisätietoja. Sen jälkeen en ole saanut mitään vaatimuksia tai pyyntöjä häneltä. Aion soittaa hänelle perjantaina 14.1.2005".

Kantelija viittasi myös konsortion koordinaattorin 31. tammikuuta 2005 lähettämään sähköpostiviestiin.

Oikeusasiamies toteaa 7. syyskuuta 2004 lähetetystä sähköpostiviestistä, joka sisälsi komission analyysin aikataulua koskevan tietopyynnön, että komissio vastasi siihen samana päivänä. Lokakuun 14 päivänä 2004 lähetetyssä sähköpostiviestissä ainoastaan ilmoitettiin komissiolle, että konsortion koordinaattori oli pyytänyt asianomaisia kumppaneita toimittamaan lisätietoja. Se ei sisältänyt tietopyyntöjä. Myös 2 päivänä joulukuuta 2004 lähetetyssä sähköpostiviestissä ainoastaan annettiin komissiolle lisätietoja, eikä siihen sisältynyt tietopyyntöjä. Tammikuun 13 päivänä 2005 lähetetyssä sähköpostiviestissä ainoastaan annettiin komissiolle lisätietoja, eikä siihen sisältynyt tietopyyntöjä.

Edellä esitetyn perusteella oikeusasiamies ei voi todeta, että edellä mainittujen sähköpostiviestien käsittelyssä komissiossa olisi ilmennyt hallinnollisia epäkohtia.

Oikeusasiamies toteaa 31. tammikuuta 2005 lähetetyn toisen sähköpostiviestin osalta, että sen sisältö oli seuraava:

”Hyvä [M.],

Kiitos nopeasta vastauksesta. Pyydän Teitä faksaamaan minulle [hankkeen] analyysitaulukon. (...)

Kiitos yhteistyöstä

(...)".

Konsortion koordinaattori ilmoitti kantelijalle lähettämässään 1.3.2005 päivätyssä sähköpostiviestissä, että "ei ole vielä saanut fakseja, maksuanalyysitaulukoita".

Molemmat edellä mainitut sähköpostiviestit liitettiin kanteluun, joka lähetettiin komissiolle oikeusasiamiehen tätä tutkimusta koskevan avauskirjeen mukana.

Kuten edellä todettiin, komissio näyttää korostaneen lausunnossaan, että kantelijan yritystä koskevaa nimenomaista tietopyyntöä ei esitetty. Edellä mainitussa toisessa, 31. tammikuuta 2005 päivätyssä sähköpostiviestissä viitattiin kuitenkin yleisesti kyseiseen hankkeeseen eikä konsortion tiettyyn kumppaniin. Komissio ei myöskään ole kiistänyt sitä, että koordinaattorin edellä mainitussa 31 päivänä tammikuuta 2005 päivätyssä sähköpostiviestissä esitettyyn pyyntöön ei ollut vastattu.

2.10 Hyvän hallinnon periaatteet edellyttävät, että tietopyyntöihin vastataan (2). Käsiteltävässä asiassa vaikuttaa siltä, että edellä mainittuun 31.1.2005 päivättyyn sähköpostiviestiin sisältyneeseen erityiseen tietopyyntöön ei ole vastattu perusteettomasti. Kyseessä on hallinnollinen epäkohta, minkä vuoksi oikeusasiamies esittää jäljempänä kriittisen huomautuksen.

2.11 Mitä tulee kantelijan näkemykseen, jonka mukaan rahoitustarkastuksen aloittaminen viivästyi perusteettomasti, kun otetaan huomioon, että asiaa koskevat lausunnot toimitettiin 3. maaliskuuta 2004 ja että komissio ilmoitti konsortiolle 7. syyskuuta 2004, että rahoitustarkastus oli aloitettu, oikeusasiamies pahoittelee ensinnäkin sitä, ettei komissio eikä kantelija ole viitannut asiaa koskeviin sovellettaviin säännöksiin ja niiden soveltamiseen tässä tapauksessa. Kun lisäksi otetaan huomioon komission tältä osin antamat selitykset, oikeusasiamies ei katso, että varainhoidon tarkastuksen aloittamiseen kulunut aika olisi ollut perusteeton. Komissio on erityisesti tuonut esiin hankkeiden tieteelliseen todentamiseen liittyvät ongelmat, jotka johtuvat konsortion toimittamien asiakirjojen puutteista. Komissio on viitannut erityisiin lisätieto- ja asiakirjapyyntöihinsä, joiden oikeellisuutta konsortion koordinaattori ei oikeusasiamiehen käytettävissä olevien tietojen mukaan ole millään tavoin kiistänyt. Myöskään tässä tapauksessa kantelija ei ole konkreettisesti kiistänyt komission edellä mainittujen pyyntöjen oikeellisuutta.

Näin ollen oikeusasiamies ei katso kantelijan edellä mainitun väitteen olevan perusteltu.

2.12 Mitä tulee kantelijan näkemykseen, jonka mukaan maksujen suorittaminen viivästyi perusteettomasti varainhoidon tarkastusta koskevan asiakirja-aineiston valmistumisen jälkeen, oikeusasiamies toteaa ensiksi, että kantelijan kanta perustuu olennaisilta osin siihen, että i) komissio ilmoitti 29. lokakuuta 2004, että sillä oli kaikki varainhoidon tarkastusta varten tarvittavat asiakirjat; ii) lisätietopyyntöjen jälkeen komissio ilmoitti konsortiolle 31 päivänä tammikuuta 2005, että rahoitustarkastus oli saatu päätökseen ja että maksut suoritettaisiin helmikuun 2005 loppuun mennessä; ja iii) että maksu suoritettiin vasta 21 päivänä huhtikuuta 2005.

Kuten edellä, oikeusasiamies pahoittelee myös sitä, ettei komissio eikä kantelija ole viitannut asiaa koskeviin sovellettaviin säännöksiin ja niiden soveltamiseen tässä tapauksessa.

Lisäksi oikeusasiamies toteaa seuraavaa:

Komissio pyysi 14 päivänä lokakuuta 2005 sähköpostitse lisätietoja, jotka sisälsivät ensinnäkin seuraavan lausuman ja pyynnön:

"Hyvä [Herra I],

Työskentelen parhaillaan edellä mainitun sopimuksen kolmannen (lopullisen) kauden rahoitusanalyysien parissa. Valitettavasti joudun kuitenkin ilmoittamaan teille, etten voi suorittaa maksua, koska tarvitsen lisäselvityksiä joidenkin eri kumppaneiden ilmoittamien kulujen osalta.

Kumppani 1 – [...]

Näyttää siltä, että [...] on ylittänyt kokonaistalousarvionsa yli 20 prosentilla sopimuksen mukaisesta määrästä. Ilmoittakaa yksityiskohtaiset tiedot näiden ylimääräisten määrien rahoittamiseksi tehdyistä määrärahasiirroista. Ilmoittakaa myös eri luokista siirretyt määrät.”

Lisäksi 14 päivänä lokakuuta 2005 päivätty komission sähköpostiviesti sisälsi yksityiskohtaisia pyyntöjä erityisistä asiakirjoista (asiakirjojen alkuperät ja kustannusselvitysten puuttuvat sivut) sekä yksityiskohtaisia pyyntöjä selventää tiettyjä tietoja, jotka sisältyivät konsortion komissiolle jo toimittamiin asiakirjoihin.

Komissio kirjoitti 29.10.2004 konsortion koordinaattorille seuraavaa:

"Hyvä [Herra I],

Olen nyt saanut kaikki pyydetyt tiedot eri kumppaneilta. On kuitenkin vielä yksi asia, jota on selvennettävä:

Kumppani 1 – [...]:

Näyttää siltä, että [...] on ylittänyt kokonaistalousarvionsa yli 20 prosentilla sopimuksen mukaisesta määrästä. Ilmoittakaa yksityiskohtaiset tiedot ylimääräisten määrien rahoittamiseksi tehdyistä määrärahasiirroista. Ilmoittakaa, mistä luokasta/kumppanista/mihin luokkaan/kumppaniin määrä on siirretty. Ilmoittakaa myös eri luokista siirretyt määrät.”(Oikeusasiamies alleviivaa).

Näyttää siltä, että tämä pyyntö oli pohjimmiltaan jo edellä mainitussa 14 päivänä lokakuuta 2004 päivätyssä komission sähköpostiviestissä esitetyn pyynnön toistoa, minkä vuoksi se oli luonteeltaan muistutus. Koordinaattori ei kiistänyt pyynnön asianmukaisuutta eikä kantelija ole kiistänyt sitä konkreettisesti.

Konsortion koordinaattori toimitti 2.12.2004 lisätietoja, jotka komission tässä asiassa antaman lausunnon mukaan täydensivät sen rahoitustarkastusta varten pyydettyjä tietoja.

Saatuaan lopulliset asiaa koskevat tiedot 2. joulukuuta 2004 komissio kuitenkin ilmoitti konsortiolle vasta 31. tammikuuta 2005 eli kaksi kuukautta myöhemmin ja konsortion kirjallisten tietojensaantipyyntöjen jälkeen, että "analyysi on tehty ja maksu on valmis maksettavaksi heti, kun budjettikohdat on avattu uudelleen. Budjettikohdat avataan todennäköisesti uudelleen helmikuun loppupuolella. Jos ne avataan ennen sitä, tietenkin aloitan maksun aikaisemmin". Komissio ilmoitti konsortiolle 5 päivänä huhtikuuta 2005, että "[] loppuraportti ja TIP on hyväksytty" ja että "loppumaksu ... on valmis hyvitettäväksi hankkeelle". Konsortiota pyydettiin myös lähettämään jäljennökset hanke-esitteestä (jonka se teki samana päivänä), koska se oli pakollinen suorite hanketiedostossa ja ilman sitä maksua ei voitu hyväksyä. Komissio suoritti maksun 21.4.2005.

Näin ollen on niin, että vaikka komissiolla oli omien lausuntojensa mukaan hallussaan kaikki merkitykselliset seikat, joiden perusteella se saattoi 2.12.2004 päätökseen rahoitustarkastuksen, se suoritti kyseisen loppumaksun konsortiolle vasta 21.4.2005 eli lähes viisi kuukautta myöhemmin.

2.13 Pyrkiessään selittämään tätä viivettä komissio on esittänyt kaksi perustelua. Oikeusasiamiehen mielestä kumpikaan ei kuitenkaan ole vakuuttava.

Ensinnäkin komissio on viitannut siihen, että konsortio ei ole toimittanut loppuraporttia. Komissio näyttää kuitenkin katsovan, että se oli saanut kesäkuussa 2004 loppuraportin, jota voitiin lopulta harkita tai hyväksyä - ja joka hyväksyttiin - ja että komissio on lisäksi viitannut lausunnossaan "lisäraporttiin", joka voitaisiin toimittaa konsortion hankekoordinaattorin saaman kirjeen sisällön perusteella. Lisäksi ja mikä tärkeintä, komissio ei ole ilmoittanut, että rahoitustarkastuksen aloittaminen tai kesto tai maksun suorittaminen riippuisi tällaisen asiakirjan toimittamisesta. Lopuksi vaikuttaa siltä, että komissio ei koskaan pyytänyt konsortiolta asiakirjaa rahoituksen tarkastuksen yhteydessä, joka oli jo tuolloin saatu päätökseen, kuten komissio totesi hankkeen koordinaattorille 31.1.2005 lähettämässään sähköpostiviestissä.

Toiseksi komissio on korostanut lausunnossaan, että loppumaksua ei voida suorittaa ilman, että konsortio on toimittanut hanke-esitteen. Väitteenä, jolla pyritään erityisesti perustelemaan viivettä rahoitustarkastuksen asiakirja-aineiston valmistumisen ja konsortiolle suoritetun tosiasiallisen maksun välillä, tämä ei kuitenkaan ole vakuuttava, koska i) komissio on tosiasiallisesti suorittanut rahoitustarkastuksen (huolimatta hanke-esitteen puuttumisesta) ja ii) komissio ilmoitti kirjallisesti 31.1.2005, että maksu oli valmis suoritettavaksi, eikä se tuolloin pyytänyt hanke-esitettä vaan vasta 5.4.2005. Komission mainitsemaa seikkaa, jonka mukaan vastuussa oleva tieteellinen virkamies oli sairas lokakuun 2004 ja helmikuun 2005 välisenä aikana, ei voida hyväksyä perusteluksi, jolla olisi merkitystä varainhoidon tarkastuksen loppuun saattamisen ja loppumaksun suorittamisen viivästymisen kannalta. Riippumatta tieteellisen virkamiehen sairautta koskevan viittauksen paikkansapitävyydestä hyvän hallinnon periaatteet edellyttävät, että hallinto toteuttaa tällaisessa tapauksessa riittävät toimenpiteet taatakseen sen moitteettoman toiminnan jatkuvuuden, mitä käsiteltävässä asiassa ei näytä tapahtuneen. Näissä olosuhteissa ja vaikka esite olisi voinut olla välttämätön suorite loppumaksun suorittamiseksi, vaikuttaa siltä, että loppumaksun viivästyminen ei johtunut - kuten komissio ehdottaa - konsortion hankekoordinaattorin toimista tai laiminlyönneistä, vaan se johtui ensisijaisesti komission toiminnasta sen käsitellessä riidanalaista maksupyyntöä.

2.14 Edellä esitetyn perusteella oikeusasiamies katsoo, että komission käsiteltävänä olevan maksupyynnön käsittely viivästyi perusteettomasti. Viivästys oli hallinnollinen epäkohta, minkä vuoksi oikeusasiamies esittää jäljempänä kriittisen huomautuksen.

3 Päätelmät

Kantelijan ensimmäisen väitteen ja siihen liittyvän maksuvaatimuksen osalta vaikuttaa siltä, että komissio on ryhtynyt toimiin asian ratkaisemiseksi ja siten tyydyttänyt kantelijan.

Kantelijan toisesta väitteestä on esitettävä seuraavat kriittiset huomautukset:

(1) Hyvän hallinnon periaatteet edellyttävät, että tietopyyntöihin vastataan (3). Käsiteltävänä olevassa asiassa vaikuttaa siltä, että konsortion koordinaattorin 31.1.2005 lähettämään toiseen sähköpostiviestiin sisältyneeseen erityiseen tietopyyntöön ei ole vastattu perusteettomasti. Kyseessä on hallinnollinen epäkohta.

(2) Edellä kohdissa 2.12–2.14 esitettyjen havaintojen perusteella oikeusasiamies katsoo, että komissio on käsitellyt kyseessä olevaa maksupyyntöä perusteettomasti myöhässä. Viivästys oli hallinnollinen epäkohta.

Koska edellä mainitut asian näkökohdat koskevat menettelyjä, jotka liittyvät tiettyihin menneisyyden tapahtumiin, ja koska kantelija ei ole esittänyt erityistä vaatimusta korkojen maksamisesta maksuviivästysten vuoksi, sovintoratkaisuun pyrkiminen ei ole merkityksellistä. Oikeusasiamies päättää näin ollen asian käsittelyn.

Päätöksestä ilmoitetaan myös komission puheenjohtajalle.

Vilpittömästi,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Koordinaattorin kyseiselle komission virkamiehelle lähettämät sähköpostiviestit, jotka on päivätty 7. syyskuuta 2004, 14. lokakuuta 2004, 2. joulukuuta 2004, 4. tammikuuta 2005 ja 13. tammikuuta 2005.

(2) Komission hyvän hallintotavan säännöstössä, joka on saatavilla oikeusasiamiehen verkkosivustolla (http://ec.europa.eu/civil_society/code/index_en.htm#), säädetään seuraavaa:

"Komissiolle osoitettuun kirjeeseen on vastattava viidentoista työpäivän kuluessa siitä, kun asiasta vastaava komission yksikkö on vastaanottanut kirjeen. Vastauksessa on yksilöitävä asiasta vastaava henkilö ja kerrottava, miten häneen saa yhteyden.

Jos vastausta ei voida lähettää edellä mainitussa määräajassa ja kaikissa tapauksissa, joissa vastaus edellyttää muuta työtä, kuten yksiköiden välistä kuulemista tai kääntämistä, asiasta vastaavan henkilöstön jäsenen olisi lähetettävä pysyvä vastaus, jossa ilmoitetaan päivämäärä, johon mennessä vastaanottaja voi odottaa saavansa vastauksen tämän lisätyön perusteella, ottaen huomioon asian suhteellisen kiireellisyyden ja monimutkaisuuden.

Jos vastauksen laatii muu yksikkö kuin se, jolle alkuperäinen kirjeenvaihto on osoitettu, tiedustelun tekijälle on ilmoitettava sen henkilön nimi ja osoite, jolle kirje on lähetetty."

Näitä sääntöjä ei sovelleta kirjeenvaihtoon, jota voidaan kohtuudella pitää sopimattomana esimerkiksi siksi, että se on toistuvaa, loukkaavaa ja/tai merkityksetöntä. Tämän jälkeen komissio varaa itselleen oikeuden lopettaa tällaisen kirjeenvaihdon.”

ja

"(...) jos sähköpostiviesti vastaa luonteeltaan kirjettä, se on käsiteltävä kirjeenvaihtoa koskevien ohjeiden mukaisesti ja siihen on sovellettava samoja määräaikoja."

(3) Komission hyvän hallintotavan säännöstössä, joka on saatavilla oikeusasiamiehen verkkosivustolla (http://ec.europa.eu/civil_society/code/index_en.htm#), säädetään seuraavaa:

"Komissiolle osoitettuun kirjeeseen on vastattava viidentoista työpäivän kuluessa siitä, kun asiasta vastaava komission yksikkö on vastaanottanut kirjeen. Vastauksessa on yksilöitävä asiasta vastaava henkilö ja kerrottava, miten häneen saa yhteyden.

Jos vastausta ei voida lähettää edellä mainitussa määräajassa ja kaikissa tapauksissa, joissa vastaus edellyttää muuta työtä, kuten yksiköiden välistä kuulemista tai kääntämistä, asiasta vastaavan henkilöstön jäsenen olisi lähetettävä pysyvä vastaus, jossa ilmoitetaan päivämäärä, johon mennessä vastaanottaja voi odottaa saavansa vastauksen tämän lisätyön perusteella, ottaen huomioon asian suhteellisen kiireellisyyden ja monimutkaisuuden.

Jos vastauksen laatii muu yksikkö kuin se, jolle alkuperäinen kirjeenvaihto on osoitettu, tiedustelun tekijälle on ilmoitettava sen henkilön nimi ja osoite, jolle kirje on lähetetty."

Näitä sääntöjä ei sovelleta kirjeenvaihtoon, jota voidaan kohtuudella pitää sopimattomana esimerkiksi siksi, että se on toistuvaa, loukkaavaa ja/tai merkityksetöntä. Tämän jälkeen komissio varaa itselleen oikeuden lopettaa tällaisen kirjeenvaihdon.”

ja

"[...] jos sähköpostiviesti vastaa luonteeltaan kirjettä, se on käsiteltävä kirjeenvaihtoa koskevien ohjeiden mukaisesti ja siihen on sovellettava samoja määräaikoja."