Hyvä jäsen Kiewiet, kirjoitin
teille 7. huhtikuuta 1999 oma-aloitteisesta tutkimuksesta, joka koski yleisön oikeutta tutustua niiden yhteisön elinten, myös yhteisön kasvilajikeviraston, hallussa oleviin asiakirjoihin, jotka perustettiin tai jotka aloittivat toimintansa Euroopan oikeusasiamiehen samasta aiheesta aiemmin tekemän oma-aloitteisen tutkimuksen päättymisen jälkeen. Lähetitte minulle 4. toukokuuta 1999 lausuntonne ja 23. marraskuuta 1999 jäljennöksen hallintoneuvostonne päätöksestä, jossa vahvistetaan CPVO:n työmenetelmiä koskevat säännöt siltä osin kuin on kyse yleisön oikeudesta tutustua viraston asiakirjoihin.
Kirjoitan teille nyt kertoakseni yhteisön kasvilajikevirastoa koskevan oma-aloitteisen tutkimuksen tuloksista.

Perustelut tutkimukselle

EY:n perustamissopimuksen 195 artiklan
mukaan Euroopan oikeusasiamies voi omasta aloitteestaan tutkia yhteisön toimielinten ja laitosten toiminnassa mahdollisesti ilmeneviä hallinnollisia epäkohtia.
Oikeusasiamies käynnisti kesäkuussa 1996 oma-aloitteisen tutkimuksen (616/PUBAC/F/IJH) yleisön oikeudesta tutustua muiden yhteisön toimielinten ja elinten kuin neuvoston ja komission hallussa oleviin asiakirjoihin.
Oikeusasiamies teki 20.12.1996 päätöksen, jossa katsottiin, että asiakirjojen julkisuutta koskevien sääntöjen antamatta jättäminen ja niiden saattaminen helposti yleisön saataville voi merkitä hallinnollista epäkohtaa. Oikeusasiamiehen päätös sisälsi seuraavat suositusluonnokset:

1 Toimielinten ja elinten olisi annettava asiakirjojen julkisuutta koskevat säännöt kolmen kuukauden kuluessa.

2 Sääntöjä olisi sovellettava kaikkiin asiakirjoihin, jotka eivät jo kuulu sellaisten voimassa olevien säännösten soveltamisalaan, jotka sallivat tutustumisen tai edellyttävät luottamuksellisuutta.

3 Sääntöjen olisi oltava helposti yleisön saatavilla.

Yksityiskohtaiset lausunnot, jotka lähetettiin myöhemmin oikeusasiamiehelle oikeusasiamiehen ohjesäännön 3 artiklan 6 kohdan mukaisesti, osoittivat, että lähes kaikki toimielimet ja elimet olivat antaneet sääntöjä yleisön oikeudesta tutustua asiakirjoihin.
Oikeusasiamies antoi 15. joulukuuta 1997 erityiskertomuksen Euroopan parlamentille, joka antoi päätöslauselman, jossa onniteltiin oikeusasiamiestä aloitteesta ja erityiskertomuksesta ja suhtauduttiin myönteisesti avoimuutta edistäviin toimiin (2).
Oikeusasiamies on tietoinen useista elimistä, muun muassa yhteisön kasvilajikevirastosta, joka aloitti toimintansa sen jälkeen, kun hänen oma-aloitteinen tutkimuksensa 616/PUBAC/F/IJH oli päättynyt. Huhtikuussa 1999 hän aloitti uuden oma-aloitteisen tutkimuksen tällaisten elinten hallussa olevien asiakirjojen julkisuudesta (3).

KYSYMYS

Oikeusasiamies kirjoitti yhteisön kasvilajikeviraston pääjohtajalle pyytääkseen tietoja viraston tilanteesta asiakirjojen julkisuuden osalta. onko se hyväksynyt asiaa koskevia sääntöjä ja jos on, ovatko säännöt helposti yleisön saatavilla.
Yhteisön kasvilajikeviraston lausunto Yhteisön kasvilajikeviraston
pääjohtaja ilmoitti oikeusasiamiehelle, että viraston toimintaa sääntelevässä lainsäädännössä täsmennetään, mitkä asiakirjat ja aineistot ovat julkisesti tarkasteltavissa ja mitkä annetaan ainoastaan sellaisten henkilöiden käyttöön, jotka voivat osoittaa virastolle, että asia koskee heidän oikeutettua etuaan.
CPVO:n pääjohtaja totesi myös, että virasto oli laatinut luonnoksen hallintoneuvoston päätökseksi säännöistä, jotka koskevat yleisön oikeutta tutustua viraston asiakirjoihin, ja että luonnos perustui tiiviisti Euroopan komission sääntöjen tekstiin. Päätösluonnos esitetään CPVO:n hallintoneuvostolle sen seuraavassa kokouksessa syyskuussa 1999. Kun päätös on hyväksytty, se asetetaan yleisesti saataville ja julkaistaan CPVO:n verkkosivustolla.
CPVO:n pääjohtaja toimitti 23. marraskuuta 1999 oikeusasiamiehelle jäljennöksen CPVO:n hallintoneuvoston päätöksestä, jossa vahvistetaan CPVO:n työmenetelmiä koskevat säännöt siltä osin kuin on kyse yleisön oikeudesta tutustua viraston asiakirjoihin.
Oikeusasiamies tutki huolellisesti päätöksen, joka koostuu kahdeksasta työjärjestyksestä.

Säännön 1 mukaan "asiakirjalla" tarkoitetaan "kaikkia olemassa olevia kirjallisia tekstejä, jotka virasto on laatinut missä tahansa muodossa ja joita ei ole jo katettu voimassa olevilla säännöksillä, jotka sallivat pääsyn asiakirjaan tai edellyttävät luottamuksellisuutta". Alaviitteessä todetaan seuraavaa: "Jos viraston hallussa olevaa asiakirjaa ei ole esittänyt virasto vaan luonnollinen henkilö tai oikeushenkilö, jäsenvaltio, muu yhteisön toimielin tai muu kansallinen tai kansainvälinen elin, hakemus on lähetettävä asiakirjan laatijalle."

Työjärjestyksen 2 artiklan mukaan hakemukset on osoitettava virastolle kirjallisesti. Hakemusten on oltava riittävän täsmällisiä, jotta asiakirja, johon tutustumista pyydetään, voidaan tunnistaa, ja niihin on tarvittaessa liitettävä asianmukainen maksu (ks. jäljempänä sääntö 5).

3 artiklassa vahvistetaan menettely hakemusten käsittelemiseksi. Päätös tutustumisoikeuden myöntämisestä tai epäämisestä on tehtävä kuukauden kuluessa. Jos hakemus hylätään, hakijalla on yksi kuukausi aikaa hakea hallintoneuvoston puheenjohtajalta kieltäytymisen uudelleentarkastelua, tai muussa tapauksessa hakemus katsotaan peruutetuksi. Jos hallintoneuvosto hyväksyy tutustumisoikeuden epäämisen, päätöksessä on esitettävä perustelut ja ilmoitettava hakijalle mahdollisuudesta hakea muutosta tekemällä kantelu Euroopan oikeusasiamiehelle tai komissiolle neuvoston asetuksen (EY) N:o 2100/94 44 artiklan 3 kohdan mukaisesti.

Oikeusasiamies toteaa, että on olemassa nimenomainen säännös, jonka mukaan tutustumisoikeuden epääminen on perusteltava vasta hallintoneuvostolle tehdyn valituksen yhteydessä. Hyvän hallintotavan vuoksi olisi kuitenkin perusteltava myös ensimmäinen tutustumisoikeuden epääminen (4).

Säännössä 4 määrätään, että jos tutustumisoikeus myönnetään, hakija voi joko tutustua asiakirjaan viraston tiloissa etukäteen sovitulla tavalla tai saada siitä jäljennöksen.

Säännössä 5 määrätään kiinteämääräisestä 5 euron maksusta enintään 10 sivun pituisesta asiakirjan jäljennöksestä ja 0,5 euron lisämaksusta jokaiselta lisäsivulta.

Työjärjestyksen 6 artiklassa määrätään poikkeuksista, jotka ovat asiasisällöltään samat kuin ne, jotka sisältyvät asiakirjoihin tutustumista koskeviin neuvoston ja komission sääntöihin.

Työjärjestyksen 7 artiklassa määrätään, että säännöt julkaistaan Euroopan unionin virallisessa lehdessä mahdollisimman pian niiden voimaantulon jälkeen.

Oikeusasiamies toteaa, että CVPO:lla on verkkosivusto (http://www.cpvo.fr), jolla säännöt voitaisiin myös julkaista.

Työjärjestyksen 8 artiklan mukaan sääntöjä sovelletaan sitä hallintoneuvoston kokousta seuraavasta päivästä, johon ne on perustettu.

Oikeusasiamies ymmärtää, että CPVO:n hallintoneuvoston päätös hyväksyttiin sen 28. ja 29. syyskuuta 1999 pidetyssä kokouksessa ja että säännöt tulivat näin ollen voimaan 30. syyskuuta 1999.

PÄÄTÖS

1 Asiakirjojen saamista yleisön tutustuttavaksi koskevien sääntöjen hyväksyminen
1.1 Oikeusasiamies ilmoitti yhteisön kasvilajikevirastolle (CPVO) aiemmassa oma-aloitteisessa tutkimuksessa esittämistään suositusluonnoksista, joiden mukaan yhteisön toimielinten ja elinten olisi hyväksyttävä asiakirjojen saamista yleisön tutustuttavaksi koskevat säännöt.
1.2 Yhteisön kasvilajikevirasto ilmoitti oikeusasiamiehelle säännöksistä, joissa säädetään mahdollisuudesta tarkastaa julkisesti

• yhteisön kasvinjalostajanoikeuksia koskevien hakemusten rekisteri;
• yhteisön kasvinjalostajanoikeusrekisteri; ja
• jos kyseessä on oikeutettu etu, jo myönnettyihin hakemuksiin tai lajikeoikeuksiin liittyvät asiakirjat (5).

1.3 Yhteisön kasvilajikevirasto ilmoitti oikeusasiamiehelle myös päätöksestä, jonka sen hallintoneuvosto teki kokouksessaan 28. ja 29. syyskuuta 1999. Päätöksessä vahvistetaan CPVO:n työmenetelmiä koskevat säännöt, jotka koskevat yleisön oikeutta tutustua viraston tuottamiin asiakirjoihin.
1.4 Näin ollen ei ole näyttöä CPVO:n hallinnollisesta epäkohdasta, joka liittyisi yleisön oikeutta tutustua asiakirjoihin koskevien sääntöjen antamiseen.
2 Sääntöjen saattaminen helposti yleisön saataville
2.1 Oikeusasiamies ilmoitti yhteisön kasvilajikevirastolle aiemmassa oma-aloitteisessa tutkimuksessa esitetystä suositusluonnoksesta, jonka mukaan asiakirjojen saatavuutta koskevat säännöt olisi asetettava helposti yleisön saataville.
2.2 CPVO:n hallintoneuvoston tekemässä päätöksessä edellytetään, että säännöt julkaistaan Euroopan unionin virallisessa lehdessä mahdollisimman pian niiden voimaantulon jälkeen.
2.3 Näin ollen ei ole näyttöä siitä, että CPVO olisi syyllistynyt hallinnolliseen epäkohtaan saattaessaan asiakirjojen saatavuutta koskevat sääntönsä helposti yleisön saataville.
Päätelmä

Edellä esitetyn perusteella yhteisön kasvilajikevirasto ei näytä syyllistyneen hallinnolliseen epäkohtaan. Oikeusasiamies päättää näin ollen virastoa koskevan oma-aloitteisen tutkimuksen OI/1/99/IJH.

LISÄTÄÄN PALAUTUKSET

Oikeusasiamies toteaa, että yhteisön kasvilajikeviraston hyväksymät säännöt, kuten neuvoston ja komission säännöt, rajoittavat yleisön mahdollisuutta tutustua asiakirjoihin, joiden laatija se ei ole ("laatijasääntö").
Vaikuttaa siltä, että yhteisön oikeuden nykytila antaa yhteisön toimielimille ja elimille mahdollisuuden sisällyttää laatijasääntö asiakirjoihin tutustumista koskeviin sääntöihinsä, vaikka sitä ei olekaan vastaavassa kansallisessa lainsäädännössä. Oikeusasiamies toteaa kuitenkin, että ensimmäisen oikeusasteen tuomioistuin on katsonut, että laatijasääntöä, sellaisena kuin komissio on sen hyväksynyt, on tulkittava ja sovellettava suppeasti, jotta ei estetä yleisen avoimuusperiaatteen soveltamista (6).
Oikeusasiamies toteaa myös, että CPVO:ta koskevissa asetuksissa säädetään jo oikeudesta tutustua tiettyihin asiakirjaluokkiin (jotka liittyvät yhteisön kasvinjalostajanoikeuksien myöntämistä koskeviin hakemuksiin tai jo myönnettyihin kasvinjalostajanoikeuksiin), joihin kuuluvat asiakirjat, joiden laatija CPVO ei ole.
Vilpittömästi Jacob
Söderman

---

(1) Neuvoston ja komission yhteiset käytännesäännöt (EYVL 1993, L 340/41); neuvoston asiakirjojen saamisesta yleisön tutustuttavaksi 20.12.1993 tehty neuvoston päätös (EYVL L 340/43); Komission asiakirjojen saamisesta yleisön tutustuttavaksi 8.2.1994 tehty komission päätös (EYVL L 46, s. 58).

(2) EYVL 1998, C 292/170; A4-0265/98.

(3) Kohdassa OI/1/99/IJH tarkoitetut elimet ovat: yhteisön kasvilajikevirasto; Euroopan työterveys- ja työturvallisuusvirasto; Euroopan keskuspankki; Europol.

(4) Ks. Euroopan oikeusasiamiehen hyvän hallintotavan säännöstön 18 artikla.

(5) neuvoston asetus (EY) N:o 2100/94, L/227/1, 87–88 artikla; Komission asetus (EY) N:o 1239/95, 1995 L/12/37, V osasto, 82–86 artikla. Näissä asetuksissa säädetään myös mahdollisuudesta tarkastaa julkisesti lajikkeiden viljely niiden teknistä tutkimusta tai niiden olemassaolon varmistamista varten.

(6) Asia T-188/97, Rothmans International v. komissio, tuomio 19.7.1999, 55 kohta.