Strasbourg, 7. toukokuuta 2004

Hyvä rouva P.

Teitte 20. lokakuuta 2003 Euroopan oikeusasiamiehelle kantelun, joka koski poissulkemistanne Euroopan unionin henkilöstövalintatoimiston järjestämästä avoimesta kilpailusta EPSO/A/2/03.

Toimitin kantelun 4.11.2003 EPSOn johtajalle. EPSO antoi lausuntonsa 6. helmikuuta 2004. Lähetin sen teille ja pyysin teitä esittämään huomautuksia, jos niin haluatte. Teiltä ei ole näköjään saatu huomautuksia.

Kirjoitan nyt kertoakseni teille tehtyjen tutkimusten tuloksista.

KILPAILUKYKY

Kantelijan mukaan merkitykselliset tosiseikat olivat seuraavat:

Kantelija on Tšekin kansalainen ja haki avoimeen kilpailuun EPSO/A/2/03 (Tšekin kansalaisuuden omaavat hallintoavustajat A8, ala 1 ”Eurooppalainen julkishallinto”)(1). Hän käytti tarjottua online-rekisteröintipalvelua. Hakijoiden oppaassa todettiin, että suuri määrä hakijoita voi hukuttaa verkon ja että yhteysyritys voi näin ollen epäonnistua. Tässä tapauksessa hakuoppaassa todettiin, että rekisteröintiprosessi on toistettava.

Kantelijalla oli todellakin useita ongelmia, kun hän halusi lähettää sähköisen hakemuksensa kilpailuun Euroopan julkishallinnon alalla. Koska hänen hakemuksensa hyväksymistä ei vahvistettu, hän päätti täyttää toisen hakulomakkeen, ja välttääkseen kaksinkertaisen rekisteröitymisen yhteen kenttään hän päätti rekisteröityä ”Taloustiede”-kenttään. Yhteysongelmat jatkuivat ehkä siksi, että kantelija asui tuolloin Yhdysvalloissa. Kun kantelija tutustui EPSO-profiiliinsa joitakin päiviä myöhemmin, hän sai tietää, että hänen hakemuksensa EU:n julkishallinnon alalla oli hyväksytty ja rekisteröity asianmukaisesti numerolla 9768. Kantelija oletti näin ollen, että järjestelmä poistaisi automaattisesti toisen hakemuksen. Tämä oli väärinkäsitys, joka johtui siitä, ettei hänellä ollut kokemusta EU:n kilpailujen sähköisestä rekisteröinnistä, mutta myös siitä, että EPSOn toimittama kuvaus rekisteröinnin vaiheista oli epäselvä. Lopulta kävi ilmi, että myös toinen hakemus oli rekisteröity. Kantelijalle ilmoitettiin 1.8.2003 EPSO-profiilinsa kautta, että hänen hakemuksensa oli hylätty kaksinkertaisen hakemuksen vuoksi.

Kantelija kirjoitti valintalautakunnalle 4. syyskuuta 2003 pyytääkseen, että hänen poissulkemistaan kilpailusta harkittaisiin uudelleen. Valintalautakunta hylkäsi pyynnön 7. lokakuuta 2003 sillä perusteella, että kantelija ei ollut noudattanut virallisessa lehdessä julkaistun kilpailuilmoituksen sääntöjä. Kirjeessä täsmennettiin, että kantelijalla oli kaksiosaisen hakemuksen jättämisen ja kilpailun päättymispäivän välillä neljä viikkoa aikaa ilmoittaa EPSOlle, että hänellä oli ollut vaikeuksia hakemuksensa rekisteröinnissä.

Kantelija väittää, ettei hän aikonut hakea kahdesti ja että hänen hylkäämisensä johtui sähköisen hakujärjestelmän ongelmista.

Kantelija teki tämän kantelun oikeusasiamiehelle 20. lokakuuta 2003. Kantelija vaatii, että hänen poissulkemistaan avoimesta kilpailusta EPSO/A/2/03 tarkastellaan uudelleen hänen kantelussaan esitettyjen väitteiden perusteella.

KYSYMYS

EPSOn lausunto

Yhteenvetona voidaan todeta, että EPSOn lausunto oli seuraava:

Kilpailun EPSO/A/2/03 tarkoituksena oli laatia varallaololuettelo hallintoavustajista (A/8), jotka ovat Tšekin kansalaisia. Kilpailuilmoitus (EUVL C 120 A, 22.5.2003) julkaistiin samaan aikaan kuin ilmoitukset hallintoavustajien avoimista kilpailuista yhdeksän muun tulevan jäsenvaltion kansalaisille. Kilpailuilmoituksessa oli neljä alaa: 1) eurooppalainen julkishallinto, 2) oikeus, 3) taloustiede ja 4) tilintarkastus.

Hakijoiden oli tehtävä hakemus internetissä EPSOn verkkosivuilla ja noudatettava siellä annettuja ohjeita. Kilpailuilmoituksen määräysten mukaisesti hakijat voivat kilpailukiellon uhalla hakea vain yhteen kilpailuun ja vain yhteen alaan. Rekisteröitymisen määräaika oli 24. kesäkuuta 2003 klo 12.00 Brysselin aikaa. Kuten hakuoppaan kohdassa II.1 mainitaan, yksityiskohtaiset hakuohjeet ovat saatavilla EPSOn verkkosivuilla olevassa ohjekäsikirjassa.

Kantelija totesi, että hänellä oli useita rekisteröintiongelmia, kun hän halusi rekisteröityä sähköisesti kenttään 1. Koska hän ei saanut vahvistusta hakemuksestaan, hän päätti täyttää toisen lomakkeen avoimeen kilpailuun, mutta valitsi toisen kentän, nimittäin kentän 3 ”Talous”, välttääkseen toisen hakemuksen tekemisen alalle 1. Kantelija toteaa, että näin tehdessään hän noudatti Hakijoiden oppaassa annettuja ohjeita, joiden mukaan sähköinen rekisteröintimenettely on toistettava, jos tietokoneessa ilmenee yhteysongelmia. Kantelija oletti, että jos ensimmäinen hakemus olisi todella rekisteröity, toinen hakemus peruutettaisiin automaattisesti.

Ohjekäsikirjassa kuvataan rekisteröintiprosessi hyvin tarkasti vaihe vaiheelta. Ensimmäisessä vaiheessa luodaan sähköpostiosoite ja salasana. Valituksen tekijä ohjataan automaattisesti valitun kilpailun sähköiselle ilmoittautumislomakkeelle varatulle näytölle. Ohjeiden mukaan lomakkeen täyttämisen jälkeen tiedot on "tallennettava", jotta ruudulla voidaan tarkistaa, että kaikki kohdat on täytetty. Tässä vaiheessa hakijoita kehotetaan painokkaasti tulostamaan lomake, ja jos korjauksia on vielä tehtävä, heidän on käytettävä "muokata" -toimintoa niiden tekemiseen. Seuraava vaihe on lomakkeen validointi. Tähän vaiheeseen voidaan siirtyä vain, jos järjestelmä on tarkistanut, että lomake on täytetty oikein, ja on korostettava, että päinvastaisessa tapauksessa "Rekisteröidy"-painiketta ei aktivoida näytöllä.

Kun lomake on rekisteröity, sähköiseen rekisteröintilomakkeeseen jo syötettyihin tietoihin ei voi enää tehdä korjauksia. Jos rekisteröinti kuitenkin tehdään ennen määräaikaa, on aina mahdollista peruuttaa rekisteröinti ja aloittaa alusta uudella. Kun lomake on rekisteröity, hakija saa viestin, jossa hän vahvistaa rekisteröitymisensä ja antaa rekisteröintinumeron. Teknisissä vaikeuksissa olevat hakijat voivat ottaa yhteyttä näiden kilpailujen yhteydessä perustettuun "tehtäväryhmään" joko puhelimitse EPSOn vastauspalvelussa, joka on avoinna maanantaista perjantaihin (kello 9.00–18.00), tai sähköpostitse ohjekirjan mukaisesti.

Tietokoneistetun rekisteröintijärjestelmän toimittamien tietojen mukaan kantelija jätti ensimmäisen hakemuksensa 27. toukokuuta 2003 ja antoi sähköpostiosoitteen "yahoo.com" ja toisen 28. toukokuuta 2003 ja antoi sähköpostiosoitteen "atlas.cz". Kantelijalla oli näin ollen riittävästi aikaa (määräaika oli 24. kesäkuuta 2003) tarkistaa hakuoppaassa ja oppaassa annettujen ohjeiden ja tietojen mukaisesti, oliko hänen ensimmäinen hakemuksensa todella rekisteröity ja oliko hänelle annettu rekisteröintinumero. Tämän neljän viikon ajanjakson aikana hän olisi myös voinut ottaa yhteyttä EPSOn yksiköihin havaitakseen havaitut tietokoneongelmat ja ilmoittaakseen niille epäilyksistään, jotka koskivat hänen hakemustensa tosiasiallista rekisteröintiä. Hän olisi tarvittaessa voinut pyytää sähköpostitse, faksilla tai puhelimitse, että jokin rekisteröinneistä peruutetaan.

Ohjekäsikirjan mukaan lomakkeen onnistuneesti rekisteröinyt hakija näkee näytöllä yksilöllisen ja henkilökohtaisen viitenumeron. Jos näin ei ole, hakijan on käytettävä EPSO-profiilia tarkistaakseen lomakkeen. Kantelija ei tehnyt tätä tarkastusta ennen hakemusten jättämisen määräaikaa, vaikka hän toteaa selvästi, ettei hän ollut varma siitä, ettei hän ollut tehnyt useampaa kuin yhtä hakemusta.

Hakemusten rekisteröintijärjestelmä on suunniteltu siten, että useampaa kuin yhtä hakemusta ei voida tehdä samaa sähköpostiosoitetta käyttäen. Järjestelmä ei automaattisesti hylännyt kantelijan hakemuksia, koska hänen "EPSO-profiilissaan" käyttämänsä sähköpostiosoitteet olivat erilaisia.

Noudattaakseen hakijoiden yhdenvertaisen kohtelun periaatetta EPSO sovelsi samaa kilpailuilmoituksessa esitettyä sääntöä tuhansiin hakijoihin näissä avoimissa kilpailuissa. Hakijat, jotka jättivät useamman kuin yhden hakemuksen samasta kilpailusta tai jotka valitsivat useamman kuin yhden alan tästä kilpailusta, hylättiin kaikki kilpailuilmoituksen määräysten mukaisesti.

Kantelijan huomautukset

Kantelijalta ei saatu huomautuksia.

PÄÄTÖS

1 Kantelijan kilpailun ulkopuolelle sulkemisen uudelleentarkastelua koskeva vaatimus

1.1 Kantelija suljettiin avoimen kilpailun EPSO/A/2/03 ulkopuolelle, koska hän valitsi kilpailuun useamman kuin yhden alan. Hän vaatii, että hänen poissulkemistaan tarkastellaan uudelleen hänen kantelussaan esitettyjen väitteiden perusteella. Kantelijan mukaan hän haki 27. toukokuuta 2003 kilpailun alalle 1 "Eurooppalainen julkishallinto", mutta hänellä oli rekisteröintiongelmia. Kantelija katsoi, että tämä johtui verkon ylikuormittumisesta, mikä mainittiin kilpailuilmoituksessa, ja päätti rekisteröityä uudelleen, tällä kertaa kentälle 3 "Taloudet", välttääkseen kaksinkertaisen rekisteröitymisen. Kun kantelija tutustui EPSO-profiiliinsa joitakin päiviä myöhemmin, hän sai selville, että hänen hakemuksensa EU:n julkishallinnon alalla oli todellakin hyväksytty ja rekisteröity asianmukaisesti numerolla 9768. Kantelijalle ilmoitettiin 1.8.2003, että tietokoneistettu järjestelmä oli hylännyt hänen hakemuksensa hänen kaksinkertaisen hakemuksensa vuoksi. Kantelija väittää, ettei hän aikonut tehdä hakemusta kahdesti ja että hänen hylkäämisensä johtui sähköisen hakujärjestelmän ongelmista ja EPSOn toimittamasta epäselvästä kuvauksesta rekisteröinnin vaiheista.

1.2 EPSO kuvaili yksityiskohtaisesti sähköistä rekisteröintiprosessia. Se huomautti, että kantelijalla oli riittävästi aikaa tarkistaa "Hakijoiden oppaassa" ja "Ohjekäsikirjassa" annettujen ohjeiden ja tietojen mukaisesti, oliko hänen ensimmäinen hakemuksensa todella rekisteröity ja oliko hänelle annettu rekisteröintinumero. Rekisteröitymisensä ja määräajan välisen neljän viikon ajanjakson aikana hän olisi myös voinut ottaa yhteyttä EPSOn yksiköihin havaitakseen havaitut tietokoneongelmat ja ilmoittaakseen niille epäilyksistään, jotka koskivat hänen hakemustensa tosiasiallista rekisteröintiä. Hän olisi tarvittaessa voinut pyytää sähköpostitse, faksilla tai puhelimitse, että jokin rekisteröinneistä peruutetaan. Hakijat, jotka jättivät useamman kuin yhden hakemuksen samasta kilpailusta tai valitsivat useamman kuin yhden alan tästä kilpailusta, hylättiin kaikki kilpailuilmoituksen määräysten mukaisesti.

1.3 Oikeusasiamies on tutkinut huolellisesti asiaankuuluvat asiakirjat ja toteaa, että kilpailun sähköinen rekisteröintiprosessi on kuvattu kilpailuilmoituksessa (2) sekä ohjekäsikirjassa, joka on EPSOn verkkosivustolla (3). EPSOn verkkosivuilla olevassa ohjekäsikirjassa kuvataan yksityiskohtaisesti rekisteröitymisprosessi ja todetaan, että ”voit myös ottaa yhteyttä rekrytointiin, jos sinulla on ongelmia, joita et pysty ratkaisemaan. "Työhönotto on avoinna maanantaista perjantaihin kello 9.00–16.00 (torstaista kello 18:aan). Heihin voi ottaa yhteyttä sähköpostitse Inforecruitment tai puhelimitse +32 2 299 31 31". Oikeusasiamies toteaa myös, että kilpailuilmoituksen A kohdan mukaan "voit hakea vain yhteen kilpailuun ja vain yhteen kilpailuun kuuluvaan alaan - useamman kuin yhden kilpailun hakeminen merkitsee hylkäämistä kaikilta".

1.4 Käsiteltävänä olevassa asiassa mikään asiakirja-aineistossa ei osoita, että kantelija, jolla oli epäilyksiä kilpailuun rekisteröitymisestään, olisi yrittänyt käyttää ohjekäsikirjassa mainittua mahdollisuutta ottaa yhteyttä EPSOn "Info-rekrytointiin" ennen määräaikaa, joka oli 24.6.2003, selvittääkseen tilanteensa ja/tai pyytääkseen mahdollisen toisen rekisteröitymisen peruuttamista.

1.5 Edellä esitetyn perusteella vaikuttaa siltä, että EPSO on antanut oikeusasiamiehelle kohtuullisen selityksen päätöksestään sulkea kantelija kilpailun ulkopuolelle hänen kaksinkertaisen hakemuksensa vuoksi. Näin ollen hallinnollista epäkohtaa ei havaittu.

2 Päätelmät

Oikeusasiamiehen tätä kantelua koskevien tutkimusten perusteella näyttää siltä, että Euroopan unionin henkilöstövalintatoimistossa ei ole ilmennyt hallinnollista epäkohtaa. Oikeusasiamies päättää näin ollen asian käsittelyn.

Päätöksestä ilmoitetaan myös EPSOn johtajalle.

Vilpittömästi,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) EUVL 2003, C 120 A.

(2) EUVL 2003, C 120 A/24, jakso C "Hakeminen", 1 "Vaihe 1: sähköinen rekisteröintilomake ja esivalintakokeet".

(3) http://europa.eu/epso/on-line-applications/manual_en.htm