Strasbourg, 12. joulukuuta 2003

Hyvä jäsen C.

Euroopan oikeusasiamies vastaanotti 24. huhtikuuta 2003 Surreyn käännöstoimiston (jäljempänä 'käännöstoimisto') puolesta tekemänne kantelun Euroopan parlamentista. Kantelu koski tarjouspyyntöä, joka koski käännöksiä ehdokasmaiden kielille (viite CS/ET/HU/LT/LV/MT/ PL/SK/SL/2003/EU).

Toimitin kantelun 2.6.2003 parlamentin puhemiehelle. Parlamentti antoi lausuntonsa 26. syyskuuta 2003. Toimitin sen Teille yhdessä 23. lokakuuta 2003 lähettämänne huomautusten esittämistä koskevan pyynnön kanssa.

Kirjoitan nyt kertoakseni teille tehtyjen tutkimusten tuloksista.

Oikeusasiamies sai teiltä myös toisen kantelun, joka oli suunnattu Euroopan komissiota vastaan ja joka koski samankaltaisia asioita. Komissiota vastaan tehty kantelu kirjattiin viitenumerolla 949/2003/IJH, ja sitä koskeva päätös tehdään erikseen.

KILPAILUKYKY

Huhtikuussa 2003 oikeusasiamiehelle tehtiin erään yrityksen STB:n puolesta kantelu, joka koski ehdokasmaiden kielille tehtäviä käännöksiä koskevaa tarjouskilpailua.

Kantelijan mukaan merkitykselliset tosiseikat ovat tiivistetysti seuraavat:

Komissio, jonka kanssa STB:llä oli jo puitesopimus, pyysi STB:tä osallistumaan kyseiseen tarjouskilpailuun sähköpostitse 15 päivänä huhtikuuta 2003. Kantelija sai tiedon tarjouskilpailusta komission lähettämän sähköpostiviestin perusteella. Tarjouspyyntö oli kuitenkin julkaistu jo aiemmin. Tarjousten jättämisen määräaika oli 30. huhtikuuta 2003.

Kantelija piti tarjouseritelmän tekstiä sekavana erityisesti kääntäjien pätevyydestä vaadittavien todisteiden ja oikeaksi todistettuja jäljennöksiä koskevan viittauksen osalta. Tarjouseritelmän 2.2.3.2 kohdassa todetaan seuraavaa: "On huomattava, että tässä tarjouspyynnössä hyväksyttävänä pidettävä kääntäjän vähimmäispätevyystaso on minkä tahansa tieteenalan yliopistotason opintojen suorittaminen. Todiste tästä pätevyystasosta on toimitettava tarjouksen jättämisen yhteydessä (todistus oikeaksi todistetusta jäljennöksestä tutkintotodistuksesta/todistuksesta).”

Selvittääkseen asiaa kantelija tutustui erityiseen usein kysyttyjen kysymysten verkkosivustoon (1), jonka Euroopan parlamentti toimitti. Tällä verkkosivustolla annettiin lisätietoja oikeaksi todistetuista jäljennöksistä, kuten siitä, että ”on toimitettava yksi alkuperäinen tarjous, mukaan lukien alkuperäiset tai oikeaksi todistetut jäljennökset”, että ”hyväksytään vain alkuperäiset asiakirjat tai oikeaksi todistetut jäljennökset liiteasiakirjoista” ja että ”todennettu jäljennös = todistus siitä, että kyseessä on oikeaksi todistettu jäljennös alkuperäisestä asiakirjasta, jonka on antanut asianomainen viranomainen, esim. tarjouksen myöntänyt viranomainen, notaari jne. Tarjoajan laillisen edustajan antama todistus /.../ ei ole hyväksyttävä”.

Komission myöhäisen ilmoituksen vuoksi STB:n tarjouksen täyttämiseen ei ollut riittävästi aikaa. Tämän vuoksi kantelija lähetti 22. huhtikuuta 2003 Euroopan parlamentissa työskentelevälle nimetylle henkilölle sähköpostiviestin, jossa tiedusteltiin, hyväksyttäisiinkö oikeaksi todistetuista asiakirjoista faksatut jäljennökset tai pdf-tulosteet vai vaadittaisiinko alkuperäistä todistusta. Syynä tähän kysymykseen oli se, että kantelija sai oikeaksi todistetut jäljennökset tutkintotodistuksista faksilla STB:n freelance-kääntäjiltä. Parlamentin vastauksessa todettiin ainoastaan, että "tarjouksia ei voida toimittaa faksilla". Tämän vuoksi kantelija lähetti 23. huhtikuuta 2003 parlamentille toisen sähköpostiviestin, jossa selvennettiin hänen kysymystään ja huomautettiin, että ei ollut selvää, oliko itse todistuksen oltava alkuperäisessä muodossa vai oliko jäljennös todistuksesta riittävä. Kantelija sai samana päivänä vastauksen, jossa todettiin, että oikeaksi todistetun jäljennöksen jäljennös ei lähtökohtaisesti ole oikeaksi todistettu jäljennös eikä sitä voida hyväksyä.

Kantelija katsoi, että tämä sanamuodon "oikeaksi todistettu jäljennös" tulkinta estäisi realistisesti STB:n lisäksi myös muita Belgian ulkopuolisia virastoja osallistumasta tarjouskilpailuun. Syynä tähän oli se, että tarjouspyynnön ilmoittamisesta 15.4.2003 tarjousten jättämiselle asetettuun määräaikaan kulunut aika ei ollut riittävä vaadittujen oikeaksi todistettujen jäljennösten saamiseksi. Kantelija katsoi lisäksi, että alkuperäisen tarjouseritelmän sanamuoto ei tukenut parlamentin tulkintaa, vaan kyseessä oli tarjouseritelmän tulkitseva väärinkäyttö. Kantelija esitti nämä näkemykset toisessa parlamentille lähetetyssä sähköpostiviestissä, joka myös lähetettiin 23. huhtikuuta 2003. Kantelija ei saanut vastausta tähän sähköpostiviestiin. Kun hän yritti ottaa puhelimitse yhteyttä asiasta vastaavaan parlamentin yksikköön, hänelle kerrottiin, että lisäkysymyksiä ei hyväksytty ja että UKK-sivuston lopullinen päivitys oli julkaistu. Hänen alkuperäistä kysymystään ei kuitenkaan mainittu tässä FAQ-verkkosivuston lopullisessa versiossa, eikä verkkosivusto selventänyt "alkuperäisen todistuksen" vaatimusta. Kantelijan mukaan parlamentti rikkoi vakavasti tarjouseritelmää, koska se ei julkaissut hänen kysymystään ja vastaustaan UKK-sivustolla.

Kantelija väittää lähinnä, että Euroopan parlamentti

i) tulkitsi virheellisesti tarjouseritelmässä olevaa ilmaisua "oikeaksi todistettu jäljennös"; ja

ii) ei ole julkaissut internetsivustollaan kysymystään ja vastaustaan.

Kantelija liitti kanteluunsa jäljennökset asiaa koskevasta sähköpostiviestistään parlamentin kanssa. Tästä kirjeenvaihdosta ilmenee, että kyseinen tarjouspyyntö julkaistiin Euroopan yhteisöjen virallisen lehden S-sarjassa 19.3.2003. Vaikuttaa myös siltä, että komissio ei lähettänyt sähköpostia, jonka kautta kantelija sai tiedon kyseisestä tarjouskilpailusta, vaan talous- ja sosiaalikomitean ja alueiden komitean yhteinen käännöspalvelu.

KYSYMYS

Euroopan parlamentin lausunto

Parlamentin lausunto oli tiivistetysti seuraava:

Mitä tulee väitteeseen i) ja ilmaisun "oikeaksi todistettu jäljennös" tulkintaan, tarjouseritelmät olivat selkeitä ja yksiselitteisiä. Vaatimus joko alkuperäisistä tutkintotodistuksista, jotka osoittavat, että hakija on suorittanut hyväksytysti yliopisto-opintoja, tai niiden oikeaksi todistetuista jäljennöksistä on todellakin yleinen käytäntö tarjouskilpailumenettelyissä, eikä tätä seikkaa näin ollen tarvitse selventää enempää. Pyynnöstä parlamentti kuitenkin selvensi termiä edelleen usein kysyttyjen kysymysten verkkosivustolla. Parlamentti toteaa myös, että toimitettuaan kantelunsa oikeusasiamiehelle kantelija kirjoitti oikeusasiamiehelle ja myönsi, että sen oikeaksi todistetun jäljennöksen tulkinta on todennäköisesti täysin oikea.

Väitteen ii osalta kaikkiin 23. huhtikuuta 2003 keskiyöhön mennessä vastaanotettuihin hyväksyttäviin selvennyspyyntöihin vastattiin suoraan, ja sekä kysymykset että niiden vastaukset julkaistiin UKK-sivustolla. Parlamentti viimeisteli tämän verkkosivuston 24. huhtikuuta 2003. Kun useat tarjoajat esittivät saman kysymyksen, parlamentti antoi jokaiselle niistä samanlaisen vastauksen ja julkaisi kysymyksen ja sen vastauksen vain kerran verkkosivustolla. Kantelijan esittämiä kysymyksiä ei varsinaisesti voitu ottaa tutkittaviksi, koska tarjouseritelmän sanamuoto oli selkeä ja sitä vahvistivat lisäksi selvennykset, jotka julkaistiin UKK-sivustolla jo ennen 23. huhtikuuta 2003. Vastuuhenkilö vastasi kuitenkin kantelijalle ohjatakseen tämän huomion verkkosivuston julkaisuihin. Näin ollen parlamentti katsoo, että vastaukset kantelijan hyväksyttäviin tiedusteluihin annettiin todellakin kaikille mahdollisille tarjoajille vastauksena hyväksyttäviin selvennyspyyntöihin, jotka julkaistiin usein kysyttyjen kysymysten verkkosivustolla 24. huhtikuuta 2003.

Kantelijan huomautukset

Kantelijan huomautuksissa esitettiin tiivistetysti seuraavat seikat:

Parlamentti ei puuttunut täysin englanninkieliseen termiin "certified copy" liittyvään sekaannukseen. Merkitsikö tämä ilmaisu sitä, että tutkintotodistuksen jäljennös oikeaksi todistetulla merkillä oli riittävä, vai edellyttikö se, että tutkintotodistuksen jäljennös oli toimitettava yhdessä todistuksen myöntävän viranomaisen alkuperäisen oikeaksi todistetun merkin kanssa? Tämä kysymys oli ratkaisevan tärkeä, koska 15 päivänä huhtikuuta 2003 tehdystä ilmoituksesta oli kulunut liian vähän aikaa. Lisäksi oli sekaannusta eri toimielinten erilaisista käytännöistä, jotka liittyvät kääntäjien tutkintotodistusten alkuperäiskappaleita tai oikeaksi todistettuja jäljennöksiä koskevaan vaatimukseen. Parlamentin olisi pitänyt sallia kiireellinen selvennyspyyntö tästä asiasta.

PÄÄTÖS

1 Alustavat huomautukset

1.1 Euroopan parlamentin lausuntoa koskevissa huomautuksissaan kantelija väittää, että toimielinten erilaiset käytännöt kääntäjien tutkintotodistusten alkuperäiskappaleita tai oikeaksi todistettuja jäljennöksiä koskevien vaatimusten osalta ovat epäselviä.

1.2 Koska tämä uusi väite ei ole osa alkuperäistä kantelua, oikeusasiamies ei käsittele sitä tämän tutkimuksen yhteydessä. Kantelija voisi kuitenkin halutessaan harkita uuden kantelun tekemistä oikeusasiamiehelle yksilöimällä asianomaiset toimielimet ja toimittamalla todisteita, joihin tutkimus voisi perustua.

2 Käsitteen "oikeaksi todistettu jäljennös" väitetty virheellinen tulkinta

2.1 Kantelu koskee tarjouspyyntöä, joka koskee käännöksiä ehdokasmaiden kielille. Kantelija väittää, että Euroopan parlamentti tulkitsi virheellisesti tarjouseritelmässä olevaa termiä "oikeaksi todistettu jäljennös" siten, että oikeaksi todistetun merkin oli oltava alkuperäisessä muodossaan.

2.2 Euroopan parlamentti katsoo, että tarjouseritelmät olivat yksiselitteisiä käsitteen "oikeaksi todistettu jäljennös" tulkinnan osalta ja että vaatimus joko alkuperäisistä tutkintotodistuksista, joilla todistetaan hyväksytysti suoritetut yliopisto-opinnot, tai niiden oikeaksi todistetuista jäljennöksistä on vakiokäytäntö tarjouskilpailumenettelyissä. Lisäksi termiä selvennettiin FAQ-sivustolla.

2.3 Oikeusasiamies katsoo, että parlamentin tulkinta, jonka mukaan käsite "oikeaksi todistettu jäljennös" tarkoittaa "todistusta siitä, että kyseessä on toimivaltaisen viranomaisen oikeaksi todistama jäljennös alkuperäiskappaleesta" ja että "oikeaksi todistetun jäljennöksen jäljennös ei määritelmän mukaan ole oikeaksi todistettu jäljennös", on kyseisen käsitteen tavanomainen tulkinta. Oikeusasiamies ei näin ollen katso, että parlamentti olisi syyllistynyt hallinnolliseen epäkohtaan kantelun tämän näkökohdan osalta.

3 Parlamentin väitetty kysymyksen ja sen vastauksen julkaisematta jättäminen

3.1 Kantelija väittää, että Euroopan parlamentti ei ole julkaissut UKK-sivustolla hänen kysymystään käsitteen "oikeaksi todistettu jäljennös" tulkinnasta ja siihen annettua vastausta, joka lähetettiin hänelle sähköpostitse 23. huhtikuuta 2003. Kantelijan mukaan tämä laiminlyönti rikkoo vakavasti tarjouseritelmää.

3.2 Euroopan parlamentti katsoo, että kantelijan kysymystä ei voida varsinaisesti ottaa tutkittavaksi, koska tarjouseritelmän sanamuoto oli selkeä ja sitä oli lisäksi vahvistettu ennen 23. huhtikuuta 2003 FAQ-sivustolla julkaistuilla selvennyksillä. Parlamentti kuitenkin vastasi kantelijalle ja kehotti häntä kiinnittämään huomiota verkkosivuston julkaisuihin. Vastaukset kantelijan hyväksyttäviin kysymyksiin annettiin näin ollen kaikille mahdollisille tarjoajille vastauksissa hyväksyttäviin selvennyspyyntöihin, jotka julkaistiin usein kysyttyjen kysymysten verkkosivustolla 24. huhtikuuta 2003.

3.3 Oikeusasiamies toteaa, että tarjoajien kysymysten ja niiden vastausten julkaiseminen UKK-sivustolla perustuu siihen, että kaikille tarjoajille annetaan samat tiedot tarjousmenettelystä ja varmistetaan siten yhdenvertainen kohtelu. Oikeusasiamies katsoo, että tiedot, jotka parlamentti antoi kantelijalle lähettämässään sähköpostiviestissä, olivat jo saatavilla tarjouseritelmästä ja usein kysyttyjen kysymysten verkkosivustolta riittävän selvästi, jotta kaikille tarjoajille tiedotettiin tasapuolisesti. Oikeusasiamies ei näin ollen katso, että parlamentti olisi syyllistynyt hallinnolliseen epäkohtaan kantelun tämän näkökohdan osalta.

4 Päätelmä

Oikeusasiamiehen tätä kantelua koskevien tutkimusten perusteella näyttää siltä, että Euroopan parlamentissa ei ole ilmennyt hallinnollista epäkohtaa. Oikeusasiamies päättää näin ollen asian käsittelyn.

Päätöksestä ilmoitetaan myös Euroopan parlamentin puhemiehelle.

Vilpittömästi,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Tämä on sivusto, joka antaa vastauksia usein kysyttyihin kysymyksiin.