Kantelun tausta

1. Kantelija, joka on slovakialainen organisaatio, joka toimii koulutustutkimuksen ja tiedotusvälineiden alalla, toimitti rahoitusehdotuksen tutkimushankkeelle vastauksena Horisontti Eurooppa -puiteohjelman mukaiseen ehdotuspyyntöön [1]. Kantelijan ehdotus hylättiin.

2. Valituksen tekijä valitti hylkäämisestä maaliskuussa 2023 käyttämällä erityistä verkkoportaalia ja pyysi arvioinnin uudelleentarkastelua. Kantelija toimitti verkossa esittämissään huomautuksissa yhteenvedon väitteistään ja ilmoitti komissiolle, että se oli myös lähettänyt kirjeen, joka sisälsi taulukoita, joita ei voitu toimittaa verkkolomakkeella. Kantelija väitti kirjeessään, että verkkolomakkeessa ei ollut riittävästi tilaa uudelleentarkastelua koskevien perustelujen esittämiselle ja että asiakirjoja tai taulukoita ei myöskään ollut mahdollista toimittaa. Kirjeessä kantelija käsitteli yksityiskohtaisesti myös ehdotuksensa arvioinnissa esitettyjä kielteisiä huomautuksia.

3. Komissio vastasi ja ilmoitti kantelijalle, että se ei voi hyväksyä kirjeitä, joissa annetaan lisätietoja uudelleentarkastelupyynnöistä, koska tämä rikkoisi ehdotuspyyntöihin osallistuvien yhdenvertaisen kohtelun periaatetta. Se ilmoitti kantelijalle, ettei se voinut ottaa huomioon verkkolomakkeen ulkopuolella toimitettuja tietoja. Se selitti myös, että uudelleentarkastelupyyntöjen päätarkoituksena on korjata arviointiprosessin menettelylliset puutteet, kuten asiavirheet tai virheellisiin kriteereihin perustuvat arvioinnit.

4. Kantelija otti yhteyttä komissioon ja kiisti sen, että komissio ei hyväksyisi verkkolomakkeen ulkopuolella toimitettuja tietoja. Se katsoi, että komission olisi parannettava uudelleentarkastelupyyntöjä koskevaa järjestelmää ja annettava riittävästi tilaa yksityiskohtaisten perustelujen esittämiselle. Se esitti myös lisäperusteluja riitauttaakseen ehdotuksensa arvioinnin.

5. Komissio hylkäsi tarkastelupyynnön syyskuussa 2023. Se totesi, että kantelija ei havainnut menettelyvirhettä. Se totesi, että kantelija oli maininnut yksityiskohtaisen taulukon perusteluineen verkossa esittämissään huomautuksissa, mutta taulukkoa ei toimitettu verkossa esittämissään huomautuksissa.

6. Joulukuussa 2023 kantelija oli tyytymätön komission vastaukseen ja kääntyi oikeusasiamiehen puoleen. 

Tiedustelu

7. Oikeusasiamies käynnisti tutkimuksen Horisontti Eurooppa -puiteohjelman hylättyjen hanke-ehdotusten arviointia koskevan komission verkkolomakkeen ominaisuuksista.

8. Tutkimuksen yhteydessä oikeusasiamies kysyi komissiolta uudelleentarkastelupyyntöjen kuvausten luonnerajasta ja siitä, että asiaa koskevan verkkolomakkeen lisäksi ei ole mahdollista toimittaa liiteasiakirjoja. Oikeusasiamies kysyi erityisesti, miksi EU:n toimeenpanovirastojen päätösten uudelleentarkastelupyynnöille (niin kutsutut 22 artiklan mukaiset uudelleentarkastelut)[2] on asetettu vastaavassa muodossa suurempi luonneraja.

9. Tutkimuksen aikana oikeusasiamies sai komission vastauksen ja sen jälkeen kantelijan huomautukset vastauksesta.

Oikeusasiamiehelle esitetyt perustelut

10. Komissio totesi, että aiemmin osallistujat lähettivät suuria määriä asiakirjoja pyytäessään hankearviointinsa uudelleentarkastelua. Tämä oli kohtuuton taakka, koska niitä koskevat päätökset on tehtävä rajoitetussa ajassa. Tästä syystä komissio otti lomakkeessa käyttöön merkkirajan (5 000 merkkiä) ja lakkasi hyväksymästä asiaa koskevan lomakkeen ulkopuolella toimitettuja asiakirjoja. Komissio voi kuitenkin poikkeuksellisesti hyväksyä nämä asiakirjat tarvittaessa ja erityistilanteissa (esim. jos kyseessä on virhe tai puutteellinen pyyntö tai jos lomaketta ei voida käyttää).

11. Asettaessaan merkkirajaa, jota sovelletaan kaikkiin EU:n rahoitusohjelmiin käyttämällä ”yrityksen malliavustussopimusta”[3], komissio otti huomioon tarpeen kunnioittaa osallistujien oikeutta tulla kuulluiksi. Komissio päätti merkkien määrästä aiempien kokemusten perusteella ja kuultuaan menettelyyn osallistuvia eri yksiköitä.

12. Komissio selitti, että 22 artiklan mukaisten tarkistusten suurempi merkkimäärä (7 000 merkkiä) asetettiin sen jälkeen, kun asiasta oli kuultu asianomaisia eri osastoja.

13. Komissio katsoo, että huomautusten rajaaminen 7 000 merkkiin on hyvä käytäntö. Näin ollen se muutti asiaa koskevia sääntöjä ja korotti uudelleentarkastelupyyntöjen luonteen rajan 7 000:een [4].  

14. Kantelija suhtautui myönteisesti komission päätökseen lisätä merkkien määrä 7 000:een. Se väitti kuitenkin, että komission olisi pitänyt hyväksyä asiakirjat, jotka se oli toimittanut asiaa koskevan lomakkeen ulkopuolella, koska tässä tapauksessa on kyse kahdesta komission mainitsemasta esimerkistä (puutteellinen pyyntö ja kyvyttömyys käyttää lomaketta). Se väitti, että sen tapaus ei aiheuttanut komissiolle hallinnollista rasitetta, koska sen toimittamat tiedot olivat lyhyitä ja sen lomakkeen ulkopuolella toimittama taulukko olisi yksinkertaistanut tapaa, jolla komissio käsitteli asiaa. Se totesi, että sen lomakkeen ulkopuolella esittämät lisäväitteet ja -todisteet olivat erittäin merkityksellisiä ja ansaitsevat tulla tutkituiksi ja käsitellyiksi.

Oikeusasiamiehen arviointi

15. Oikeusasiamies arvostaa sitä, että uudelleentarkastelupyyntöjen nopea ja tehokas käsittely saattaa edellyttää tiettyjä rajoituksia. Tällaisia rajoituksia asetettaessa on kuitenkin löydettävä tasapaino, jolla varmistetaan, että osallistujilla on mielekäs tapa kyseenalaistaa arvioinnin tulokset.

16. Tässä tapauksessa oikeusasiamies katsoo, että komissio on esittänyt pätevät syyt luonnerajan tueksi lomakkeessa, mikä näyttää olevan sopusoinnussa arvioinnin uudelleentarkastelumenettelyn tarkoituksen kanssa, joka ei ole ehdotuksen täydellinen uudelleenarviointi. Komissio on lisäksi selittänyt, että poikkeuksellisissa olosuhteissa se hyväksyisi myös asiakirjat, jotka on toimitettu asiaa koskevan lomakkeen ulkopuolella.

17. Oikeusasiamies on tyytyväinen komission päätökseen korottaa uudelleentarkastelupyyntöä koskevassa verkkolomakkeessa olevaa merkkirajaa ja mukauttaa sitä muihin vastaaviin lomakkeisiin.

18. Oikeusasiamies ei katso, että kantelijan tapaus kuuluu johonkin komission mainitsemista poikkeuksellisista olosuhteista. Kantelija täytti verkkolomakkeen ja toimitti sen avulla tarkastelupyyntönsä komissiolle. Tämä osoittaa, että kantelija pystyi käyttämään lomaketta. Kantelijan lomakkeella toimittamat tiedot eivät olleet puutteellisia teknisen ongelman tai vastaavan ongelman vuoksi. Kantelija itse päätti toimittaa lisäasiakirjoja sähköisen lomakkeen ulkopuolella, vaikka tätä ei ollut ennakoitu.

19. Tämän perusteella oikeusasiamies katsoo, ettei komissiossa ole ilmennyt hallinnollista epäkohtaa.

Päätelmä

Tutkimuksen perusteella oikeusasiamies päättää asian käsittelyn ja tekee seuraavan päätelmän [5]:

Euroopan komissiossa ei ilmennyt hallinnollista epäkohtaa.

Tästä päätöksestä ilmoitetaan kantelijalle ja komissiolle.

Tina Nilsson
Asiankäsittely-yksikön päällikkö

Strasbourgissa 28.6.2024

[1] HORIZON-CL4-2022-HUMAN-02-02, ihmiskeskeinen ja eettinen digitaalisten ja teollisuusteknologioiden kehittäminen 2022, https://ec.europa.eu/info/funding-tenders/opportunities/portal/screen/opportunities/topic-details/horizon-cl4-2022-human-02-02.

[2] Tiettyjä yhteisön ohjelmien hallinnointitehtäviä hoitavien toimeenpanovirastojen asemasta annetun asetuksen (EY) N:o 58/2003 22 artiklan mukainen uudelleentarkastelupyyntö, https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/ALL/?uri=CELEX:32003R0058&qid=1475253467569.  

[3] Vuosien 2021–2027 monivuotisesta rahoituskehyksestä alkaen kaikki komission, toimeenpanovirastojen tai yhteisyritysten myöntämät avustukset perustuvat komission hyväksymään malliavustussopimukseen (https://ec.europa.eu/info/funding-tenders/opportunities/portal/screen/how-to-participate/reference-documents?programmePeriod=2021-2027&frameworkProgramme=43108390).

[4] Horisontti Eurooppa, työohjelma 2023–2025, yleiset liitteet, s. 30, https://ec.europa.eu/info/funding-tenders/opportunities/docs/2021–2027/horizon/wp-call/2023-2024/wp-13-general-annexes_horizon-2023-2024_fi.pdf.

[5] Kantelu on käsitelty delegoidussa menettelyssä täytäntöönpanosäännösten hyväksymisestä tehdyn Euroopan oikeusasiamiehen päätöksen mukaisesti.