Strasbourg, 8. lokakuuta 2004

Hyvä herra X.

Teitte 30. tammikuuta 2003 kantelun Euroopan oikeusasiamiehelle Tacis-sopimuksesta.

Toimitin kantelun 3.3.2003 komission puheenjohtajalle. Komissio antoi lausuntonsa 2. toukokuuta 2003. Toimitin sen Teille 30. kesäkuuta ja 1. heinäkuuta 2003 lähettämällänne kehotuksella esittää huomautuksia.

Kirjoitin 17. lokakuuta 2003 komission puheenjohtajalle ja pyysin sovintoratkaisua kanteluunne. Komissio lähetti vastauksensa 14. marraskuuta 2003. Toimitin sen Teille yhdessä 1.4.2004 lähettämänne huomautusten esittämistä koskevan pyynnön kanssa.

Pyysitte yksiköiltäni tietoja tiedustelusta 6. maaliskuuta 2003, 10. kesäkuuta 2003 ja 27. lokakuuta 2003.

Kirjoitan nyt kertoakseni teille tehtyjen tutkimusten tuloksista.

KILPAILUKYKY

Kantelijan mukaan merkitykselliset tosiseikat ovat tiivistetysti seuraavat:

Kantelija on Tacis-palvelusopimuksen saaneen yrityksen Y puheenjohtaja ja toimitusjohtaja. Sopimuksen päättyessä kantelija toimitti komissiolle jäljellä olevat laskut, joiden kokonaismäärä oli 71 022,81 euroa ja joita komissio kieltäytyi maksamasta. Nämä laskut koskevat neljää osatekijää. Kantelijan näkemys kustakin edellä mainitusta seikasta esitetään seuraavassa:

- tulkille maksettavat palkkiot ja päivärahat (6 370 euroa):

Tulkki oli tiiminvetäjän vaimo. Hän oli erittäin pätevä tehtävään ja oli jo työskennellyt vastaavissa Tacis-projekteissa ollessaan naimisissa tiiminvetäjän kanssa. Mikään Euroopan unionin sääntö ei kiellä asiantuntijoiden sukulaisten palkkaamista.

henkilökohtaisen ajoneuvon käytöstä aiheutuvien kulujen maksaminen (3 274,50 euroa):

Kustannukset hyväksyi tehtävävastaava. Komissio hyväksyy yleensä henkilökohtaisen ajoneuvon käytön vuokratun ajoneuvon sijaan. Tällainen käytäntö on lisäksi komission taloudellisten etujen mukainen.

- osa budjettikohdan "Koulutus ja opintomatkat" maksuista ja kuluista (9 578,31 euroa):

Koulutusohjelma jaettiin kymmeneen erilliseen koulutustoimeen. Tehtävien hallinnoijan oli hyväksyttävä kukin erillinen toimi yhdessä vastaavan yksityiskohtaisen talousarvion kanssa. Joissakin tapauksissa näiden erillisten toimintojen joidenkin alamomenttien talousarvio ylittyi. Kutakin erillistä toimea koskevan budjettikohdan kokonaismäärää ei kuitenkaan koskaan ylitetty.

- ylimääräisen backstopping-maksunmaksaminen (1) päivältä (51 800 euroa):

Kantelijan tarjoukseen sisältyi 49 backstopping-päivää. Tehtävien hallinnoija vähensi sopimuksen allekirjoittamisen yhteydessä varautumispäivien määrää 49 päivästä 21 päivään.

Viivästykset tehtävien hallinnoijan erillisten toimintojen hyväksymisessä johtivat varapäivien ja kulujen lisääntymiseen.

Komissio kieltäytyi 20.8.2002 maksamasta jäljellä olevia laskuja. Komissio maksoi 4.11.2002 lopullisen laskun (94 099,60 euroa), johon ei sisältynyt riidanalaista 71 022,81 euron määrää, ja päätti sopimuksen.

Kantelija väittää, että komissiolla ei ole oikeutta kieltäytyä maksamasta laskuja, koska kyseiset kulut ovat tukikelpoisia Tacis-sopimuksen nojalla. Hän vaatii, että komissio maksaa 71 022,81 euroa viivästyskorkoineen.

KYSYMYS

Komission lausunto

Yhteenvetona voidaan todeta, että komission lausunnossa todetaan seuraavaa:

Komission ja Y:n ja Z:n muodostaman konsortion välinen sopimus alkoi 20.12.1999 ja oli aluksi voimassa 24 kuukautta. Hanketta jatkettiin kahdella kuukaudella, ja sen voimassaolo päättyi 19 päivänä helmikuuta 2002.

Tulkkipalkkioiden ja päivärahojen maksaminen

Projektin alkuvaiheessa huomattiin, että projektihenkilökunta aikoi palkata tiiminvetäjän vaimon. Tacis-ohjelmassa on jo pitkään ollut käytäntönä, että samaan hankkeeseen ei voida palkata länsimaisen hankehenkilöstön perheenjäseniä. Tällaisten tavoiteltujen paikallisten virkojen palvelukseenottomenettelyjen on oltava oikeudenmukaisia ja avoimia, ja ne on nähtävä sellaisina paikallisesta näkökulmasta.

Tehtävien hallinnoija ilmoitti kantelijalle 7 päivänä huhtikuuta 2000, että ryhmänjohtajan vaimon ei pitäisi osallistua tähän hankkeeseen. Komissio ilmoitti kantelijalle myös, että tiiminvetäjän vaimon täyttäminen toisella hankkeella ei olisi ongelma, koska hänen kykyään tulkkina ei koskaan kyseenalaistettu. Komissio katsoo, että hänen myöhempää nimittämistään ei voida hyväksyä eikä perustella.

Maksu ajoneuvon käytöstä

Opintomatkaryhmän kuljettamiseen tarkoitetun ajoneuvon vuokraus hyväksyttiin 28.6.2000 päivätyllä kirjeellä 3 275 euron suuruisen summan perusteella. Tämä luku olisi yleensä perustunut vuokralleantajan urakoitsijalle antamaan tarjoukseen. Tällaiset kustannukset ovat korvattavia kustannuksia, ja ne korvataan siten vain maksutositteen eli ajoneuvon vuokrausyrityksen laskun esittämiseen perustuvan ennakkohyväksynnän määrään asti.

Kantelija ei vuokrannut ajoneuvoa vuokrausyritykseltä vaan käytti omaa ajoneuvoaan ja laskutti kustannukset komissiolta 1,77 euron kilometrikohtaisen arvion perusteella. Kantelijan komissiolle lähettämässä 15 päivänä kesäkuuta 2000 päivätyssä hintaerittelyssä mainitaan "ajoneuvon ja kuljettajan välinen reikä 12 päivän ajan" ja osoitetaan, että kustannukset perustuivat Ranskan veroviranomaisten vahvistamaan viralliseen kilometrikohtaiseen hintaan. Viranomaisten hyväksymät hinnat ovat kuitenkin itse asiassa alhaisemmat, ja enimmäismäärä on 0,6339 euroa kilometriltä.

Sen vuoksi komissio hylkäsi näiden kustannusten maksamisen.

Koulutus- ja opintomatkojen budjetti

Koulutus- ja opintomatkojen yksityiskohtainen ohjelma ja kustannuserittely on toimitettava hankintaviranomaiselle kirjallista ennakkohyväksyntää varten sopimuksen liitteen D mukaisesti. Tällä perusteella hyväksytään enimmäismäärä. Toimeksisaajan vastuulla on pitää tämä hyväksytty enimmäismäärä. Jos toimeksisaaja havaitsee odottamattomien olosuhteiden vuoksi, että hyväksytty määrä saattaa ylittyä, se voi pyytää hyväksyntää muutetulle talousarviolle ja enimmäismäärälle. Tässä tapauksessa toimeksisaaja ei pyytänyt muutoksia hyväksyttyihin enimmäismääriin, vaikka ylitykset olivat joissakin tapauksissa huomattavia ja ne olisi pitänyt huomata. Sillä, että muuta koulutus- ja opintomatkatoimintaa säästettiin, ei ole merkitystä. Komissio ei löytänyt sopimusperusteisia perusteluja vaadituille lisämäärille.

Ylimääräisten backstopping-päivien maksaminen

Komissio pyysi maksujen sisäistä uudelleenkohdentamista, koska hankejohtajalta pyydettyjen päivien määrä Euroopassa toteutettavaa backstopping-hanketta varten (49 työpäivää) katsottiin liian suureksi ja suuremmaksi kuin vastaaviin hankkeisiin pyydettyjen päivien määrä. Toimeksisaaja hyväksyi 28 päivän vähennyksen, ja nämä 28 päivää kohdennettiin uudelleen tiiminvetäjälle (+ 23 päivää) ja lyhytaikaisille asiantuntijoille (+ 5 päivää). Näin ollen läntisten (tai paikallisten) henkilötyöpäivien kokonaismäärä ei vähentynyt. Tällaiset vähäiset siirrot olivat yleinen käytäntö vuonna 1999, eikä toimeksisaaja vastustanut niitä, koska verollisten päivien kokonaismäärä pysyi samana.

Yksittäisten koulutuspyyntöjen hyväksyminen ei viivästynyt kohtuuttomasti. Toimeksisaaja toivoi komissiolta yleistä hyväksyntää 400 000 euron koulutus- ja opintomatkamäärärahojen käytölle, kun taas käytäntönä on, että jokainen koulutus- ja opintomatka on hyväksyttävä erikseen. Hankkeen johtaja kyseenalaisti aina tällaisten yksittäisten hyväksyntöjen tarpeellisuuden ja vastusti pyydettyjen tietojen toimittamista. Tämä johti mittavaan kirjeenvaihtoon ja viivästyksiin. Kun asianmukaisesti täytetyt pyynnöt oli saatu, hyväksynnät annettiin kaikissa tapauksissa muutamassa päivässä. Sen vuoksi komissio katsoo, että ylimääräisiä varautumispäiviä koskeva pyyntö ei ole perusteltu.

Kantelijan huomautukset

Huomautuksissaan kantelija esitti tiivistetysti seuraavat seikat:

Tulkkipalkkioiden ja päivärahojen maksaminen

Toisin kuin komissio väittää, tulkki otettiin palvelukseen 20.12.1999 hankkeen alusta lähtien ja hänelle maksettiin palkkaa 20.12.1999 ja 7.4.2000 välisenä aikana, jolloin komissio ilmoitti kantelijalle, ettei häntä voitu ottaa palvelukseen, koska hän oli tiiminvetäjän vaimo. Myöhemmin hänet värvättiin kahden viikon virkamatkalle Ranskaan.

Komissio viittaa pitkäaikaiseen käytäntöön, joka on kuitenkin kirjoittamaton. Tällainen käytäntö on vastoin Euroopan unionin työllisyyden ja ihmisoikeuksien periaatteita. Kantelija voi osoittaa, että tätä käytäntöä ei ollut aiemmin tai sitä ei sovellettu muihin Tacis-hankkeisiin.

Maksu ajoneuvon käytöstä

Korvattavien kulujen maksaminen ei edellytä laskua ulkopuoliselta yritykseltä. Kantelija on aiemmin työskennellyt komissiossa ja tietää, että sisäinen asiakirja, kuten todistus menositoumuksesta tai sisäinen veloitusilmoitus, riittää.

Virallisen kilometrikohtaisen hinnan osalta kantelija viittaa kuljettajalla varustetun ajoneuvon viralliseen hintaan. Lisäksi kantelija huomauttaa, että komissio ei koskaan kyseenalaistanut ajoneuvojen käyttökustannuksia ennen kantelun tekemistä Euroopan oikeusasiamiehelle. Kantelija olisi valmis harkitsemaan hintaa uudelleen, jos komissio pitäisi sitä kohtuuttomana.

Koulutus- ja opintomatkojen budjetti

Kantelijan mukaan on täysin mahdotonta tehdä tarkkoja ennusteita kunkin budjettikohdan osalta. Ennusteet voivat olla vain yleisiä kunkin erityisohjelman osalta. Niitä on aina noudatettu kaikissa kymmenessä koulutus- ja opintomatkaohjelmassa. Jotkin budjettikohdat ylittyivät joissakin ohjelmissa, kun taas toiset alittivat enimmäismäärän. Kantelija käytti vain 95,5 prosenttia kokonaismäärästä (400 000 euroa) koulutukseen ja opintomatkoihin.

Ylimääräisten backstopping-päivien maksaminen

Valituksen tekijän tarjous arvioitiin 100 prosentin lopullisella pistemäärällä. Maksuja ei näin ollen tarvinnut kohdentaa uudelleen. Varallaolopäivien määrä on suoraan yhteydessä teknisten asiantuntijoiden henkilötyökuukausien määrään. Alkuperäisen tarjouksen numero oli kohtuullinen.

Kantelija katsoo, ettei ollut hänen etunsa mukaista kyseenalaistaa koulutustoimien yksittäishyväksynnän tarvetta.

Kantelijan mukaan alustava raportti on alkuperäisen tarjouksen päivitys hankkeen alussa vallinneen tilanteen perusteella. Alustavaan tarjoukseen sisältyi kuitenkin yksityiskohtainen ohjelma kustakin koulutus- ja opintomatkaohjelmasta. Tehtävien hallinnoijalle annetut asiakirjat olivat pyyntöjen mukaisia. Ongelmana oli, että tehtävävastaava kieltäytyi järjestelmällisesti ottamasta huomioon kouluttajien palkkioita koulutusta koskevassa budjettikohdassa. Tämän vuoksi kantelija pyysi tapaamista yksikönpäällikön ja tehtävävastaavan kanssa. Kokous pidettiin 6. joulukuuta 2000, ja yksikönpäällikkö teki päätöksen kantelijan hyväksi. Tästä päivästä alkaen tehtäväpäällikkö on hyväksynyt koulutus- ja opintomatkaohjelmat. Näin ollen kaikkien koulutustoimien hyväksymisessä tapahtuneet viivästykset olisi otettava huomioon alustavien kertomusten lopusta alkaen. Kantelija havainnollistaa hyväksymisten viivästymistä lainaamalla seurantaryhmän laatimaa hankkeen arviointiraporttia nro 9 sekä hankejohtajan ja tehtävävastaavan välistä sähköpostiviestien vaihtoa.

Lopuksi kantelija katsoo, että kyse oli hallinnollisista sääntöjenvastaisuuksista, epäoikeudenmukaisuudesta ja syrjinnästä, vallan väärinkäytöstä, tietojen puuttumisesta tai salaamisesta, viestinnän puutteesta ja tarpeettomista viivästyksistä.

OMBUDSMANin pyrkimykset saavuttaa ystävällinen ratkaisu

Tutkittuaan huolellisesti komission lausunnon ja kantelijan huomautukset oikeusasiamies katsoi, että komissio ei ollut vastannut asianmukaisesti kaikkiin kantelijan väitteisiin. Perussäännön 3 artiklan 5 kohdanmukaisesti (2) hän kirjoitti komission puheenjohtajalle ehdottaakseen sovintoratkaisua kantelijan ja komission välisten riitojen seuraavan analyysin perusteella.

1 Väite, jonka mukaan komissiolla ei ole oikeutta kieltäytyä maksamasta laskuja, koska kulut ovat tukikelpoisia

1.1 Kantelija väittää, että komissiolla ei ole oikeutta kieltäytyä maksamasta laskuja, koska kyseiset kulut ovat Tacis-sopimuksen mukaan tukikelpoisia. Hän vaatii, että komissio maksaa 71 022,81 euroa viivästyskorkoineen.

1.2 Komissio katsoo, että kantelijan vaatiman määrän maksamiselle ei ole oikeudellisia perusteita.

Oikeusasiamies toteaa, että kantelijan väite koskee neljää eri menotyyppiä, joista kutakin tarkastellaan erikseen:

Tulkin palkkioiden ja päivärahojen maksaminen

1.3 Kantelija väittää, että tulkki palkattiin hankkeen alussa ja että Euroopan unionissa ei ole sääntöä, joka kieltäisi asiantuntijoiden sukulaisten palkkaamisen.

1.4 Komissio toteaa, että Tacis-ohjelmassa on jo pitkään ollut käytäntönä, että samaan hankkeeseen ei voida palkata länsimaisen hankehenkilöstön perheenjäseniä. Lisäksi tehtävävastaava ilmoitti kantelijalle 7 päivänä huhtikuuta 2000, että valittu tulkki, tiiminvetäjän vaimo, ei saisi osallistua tähän hankkeeseen.

1.5 Oikeusasiamies katsoo, että komission on järkevää säännellä puolisoiden työskentelyä Tacis-hankkeiden yhteydessä, ja panee tässä yhteydessä merkille, että henkilöstösäännöissä säädetään Euroopan yhteisöjen virkamiesten puolisoiden yhteensopimattomasta työskentelystä. Oikeusasiamiehen käytettävissä olevan näytön perusteella vaikuttaa kuitenkin siltä, että komissio ei ole antanut sääntöä, jolla kielletään Länsi-Tacis-hankkeen henkilöstön jäsenten palkkaaminen samaan hankkeeseen, eikä julkaissut tietoja tätä koskevasta käytännöstään.

1.6 Oikeusasiamies toteaa myös, että käytettävissä olevien tietojen mukaan tulkki otettiin palvelukseen 20. joulukuuta 1999 hankkeen alussa ja että komissio ilmoitti kantelijalle vasta 7. huhtikuuta 2000, että hänen työsuhteensa oli kestämätön.

1.7 Edellä esitetyn perusteella oikeusasiamies päättelee alustavasti, että komissio ei ilmoittanut kantelijalle ajoissa asiantuntijoiden perheenjäsenten palvelukseenottoa koskevasta käytännöstään ja että sen kieltäytyminen maksamasta tulkkauspalveluja 20. joulukuuta 1999 ja 7. huhtikuuta 2000 välisenä aikana vaikuttaa näin ollen epäoikeudenmukaiselta.

Henkilöauton käytöstä aiheutuvien kulujen maksaminen

1.8 Kantelija väittää, että tehtävävastaava hyväksyi ajoneuvon käyttökustannukset ja että komissio yleensä hyväksyy henkilökohtaisen ajoneuvon käytön. Korvattavien kulujen maksaminen ei myöskään edellytä laskua ulkopuoliselta yritykseltä, vaan sisäinen asiakirja riittää.

1.9 Komission mukaan ajoneuvon vuokraus hyväksyttiin ja kantelijalle ilmoitettiin, että tällaiset kustannukset korvataan maksutositteen esittämisen yhteydessä annetun ennakkohyväksynnän määrään asti. Kantelija ei kuitenkaan vuokrannut ajoneuvoa vaan käytti sen sijaan omaa ajoneuvoaan. Komissio väittää myös, että kantelijan näiden kustannusten tueksi toimittama hintaerittely osoitti, että ajoneuvon käyttökustannusten arvioinnissa käytetty kilometrikohtainen verokanta ei vastaa Ranskan veroviranomaisten virallisesti julkaisemaa verokantaa, joka on alhaisempi.

1.10 Oikeusasiamies toteaa, että aiemmin komission kanssa työskennelleen kantelijan tiedossa oleva käytäntö on, että henkilökohtaista ajoneuvoa voidaan käyttää, kunhan osoitetaan, että ajoneuvoa on käytetty hankkeessa.

1.11 Oikeusasiamiehen alustava päätelmä on näin ollen, että komission antamat selitykset henkilökohtaisen ajoneuvon käyttömaksun hylkäämisestä eivät sulje pois mahdollisuutta korvata ajoneuvon käyttökustannuksia. Yhtäältä komissio ei kiistänyt sitä, että komission ja kantelijan välillä vallitsi erilainen käytäntö aiempien sopimusten täytäntöönpanon aikana. Toisaalta komission väite, joka koskee kantelijan veloittamaa kilometrihintaa, näyttää viittaavan siihen, että nämä kustannukset voitaisiin korvata. Näin ollen se, että komissio on kieltäytynyt korvaamasta ajoneuvon käyttökustannuksia, vaikuttaa perusteettomalta.

Koulutus- ja opintomatkojen budjetti

1.12 Kantelija väittää, että tehtävävastaava hyväksyi kunkin erillisen koulutustoimen vastaavalla budjetilla. Näiden erillisten toimien talousarvio ylittyi joissakin tapauksissa, mutta budjettikohdan kokonaismäärää ei koskaan ylitetty.

1.13 Komission mukaan ylitykset olivat joissakin tapauksissa huomattavia, eikä sillä, että muuta koulutus- ja opintomatkatoimintaa säästettiin, ole merkitystä.

1.14 Oikeusasiamies panee merkille komission väitteen, jonka mukaan muutetun talousarvion hyväksymiseen sovelletaan erityistä menettelyä ja että kantelija ei pyytänyt tällaisia muutoksia. Kantelija ei kommentoinut komission väitettä.

1.15 Edellä esitetyn perusteella oikeusasiamies päättelee alustavasti, että komissio on esittänyt johdonmukaisen ja kohtuullisen selvityksen syistä, joiden vuoksi se katsoo, että kyseisiä kuluja ei voida korvata.

Ylimääräisten backstopping-päivien maksaminen

1.16 Kantelija väittää, että viivästykset tehtävien hallinnoijan hyväksynnässä erillisille koulutustoimille johtivat varallaolopäivien ja kulujen lisääntymiseen. Kantelija esitti näyttöä kokemistaan viivästyksistä.

1.17 Komissio toteaa pyytäneensä maksujen sisäistä uudelleenkohdentamista, koska varautumispäiviä pidettiin liian suurina ja suurempina kuin vastaavissa hankkeissa. Komissio väittää, että yksittäisten koulutuspyyntöjen hyväksyminen ei viivästynyt kohtuuttomasti.

1.18 Oikeusasiamies toteaa, että komissio ei esittänyt lausunnossaan mitään näyttöä siitä, kuinka kauan yksittäisten koulutuspyyntöjen hyväksyminen kesti. Oikeusasiamiehen alustava päätelmä on näin ollen, että komissio ei ole vielä esittänyt johdonmukaista ja kohtuullista selvitystä toimiensa oikeusperustasta ja siitä, miksi se katsoo, että sen näkemys sopimustilanteesta on perusteltu.

Ehdotus sovintoratkaisuksi

Euroopan oikeusasiamies ehdotti, että komissio voisi harkita tarkastelevansa uudelleen päätöstään olla korvaamatta kantelijan esittämiä laskuja, jotka koskevat tulkkauspalkkioiden ja päivärahojen maksamista, ajoneuvojen käyttöä ja ylimääräisten työpäivien varaamista, sekä asianmukaista korkoa.

Komission vastaus

Vastauksena oikeusasiamiehen ehdotukseen komissio esitti seuraavat seikat:

Tulkin palkkioiden ja päivärahojen maksaminen

Komissio ei ole hyväksynyt sääntöä, jolla kielletään Länsi-Tacisin hankehenkilöstön perheenjäsenten palkkaaminen samaan hankkeeseen, eikä julkaissut tietoja tätä koskevasta käytännöstään. Tehtäväpäälliköiden keskuudessa on kuitenkin ollut jatkuvaa käytäntöä olla sallimatta tällaisten perheenjäsenten rekrytointia, jos perhesuhde oli tiedossa. Koska tällainen henkilöstö otetaan yleensä palvelukseen tukihenkilöstönä, mikä ei edellytä komission ennakkohyväksyntää, ja koska tällaista henkilöstöä ei yleensä "nimetä" sopimuksissa, on mahdollista, että osa henkilöstöstä on otettu palvelukseen muissa hankkeissa komission tietämättä.

Komissio katsoo, että saman tulkin palvelujen maksamatta jättäminen hankkeen alkamisen eli 20. joulukuuta 1999 ja 7. huhtikuuta 2000 välisenä aikana ei ollut osa kantelijan alkuperäistä kantelua. Se ei myöskään pidä paikkaansa, koska komissio ei ole hylännyt mitään osaa tämän ajanjakson aikana vaadituista tulkkauspalveluista perittävistä maksuista. Kyseiseltä ajanjaksolta ilmoitetut tulkkauskulut maksettiin kokonaisuudessaan, vaikka tulkkeja, joista palveluja laskutettiin, ei mainittu toimeksisaajan laskussa.

Henkilöauton käytöstä aiheutuvien kulujen maksaminen

Väitettyjen kustannusten hylkäämisen perusteena oli se, että hyväksyntä perustui selvästi korvattaviin kustannuksiin. Korvattavien kulujen maksaminen edellyttää yleensä laskua ulkopuoliselta yritykseltä. Poikkeukset hyväksytään vain poikkeustapauksissa toimeksisaajan etukäteen esittämästä pyynnöstä ja ottaen huomioon tapauksen erityisolosuhteet.

Vaikka komissio katsoo, ettei vaaditun määrän maksamiselle ole oikeudellisia tai sopimusperusteisia perusteita, se voisi suostua korvaamaan nämä kustannukset, jos ne perustuvat Ranskan veroviranomaisten vahvistamaan viralliseen kilometrikohtaiseen hintaan, joka on 0,6339 euroa kilometriltä. Komissio odottaa uutta laskua, jonka määrä lasketaan uudelleen tällä perusteella.

Ylimääräisten backstopping-päivien maksaminen

Jokaisesta koulutus-/opintomatkatoiminnasta oli esitettävä erilliset pyynnöt. Kussakin yksittäisessä hakemuksessa ja hyväksymishakemuksessa olisi oltava seuraavat tiedot:

koulutustoimen/opintomatkan ohjelma (pääaiheet, sijainti/sijainnit, kesto, ehdotetut päivämäärät);

- luettelo ehdotetuista osallistujista ja heidän ammatillisista paikoistaan;

koulutustoimen/opintomatkan ehdotettu budjetti.

Kun asianmukaisesti täytetty koulutus- tai opintomatkaa koskeva pyyntö oli jätetty, hyväksyntäilmoituksen lähettäminen toimeksisaajalle ei viivästynyt tarpeettomasti. Komissio poimi hankeasiakirjoista tietoja ja liitti vastaukseensa taulukon nimeltä "Koulutuspaketin täytäntöönpanon yhteenveto", joka koski yksittäisten koulutuspyyntöjen hyväksymiseen kuluvaa aikaa. Komissio katsoo sen osoittavan, että toimeksisaajan pyyntöjen hyväksyminen ei viivästynyt kohtuuttomasti.

Kantelijan huomautukset

Kantelija ilmoitti olevansa eri mieltä komission ehdotuksesta, joka koskee henkilökohtaisen ajoneuvon käytöstä aiheutuvien kulujen maksamista.

Mitä tulee koulutuspyyntöjen hyväksymisen viivästymiseen, komission antamat tiedot ovat kantelijan mukaan virheellisiä.

PÄÄTÖS

1 Alustavat huomautukset

1.1 Käsiteltävä asia koskee riita-asiaa, joka perustuu kantelijan ja komission väliseen Tacis-sopimukseen. Sopimuksen päättyessä kantelija toimitti komissiolle jäljellä olevat laskut, joiden kokonaismäärä oli 71 022,81 euroa ja joita komissio kieltäytyi maksamasta.

1.2 Monissa jäsenvaltioissa oikeusasiamies ei käsittele sopimusriitoja kansallisen lainsäädännön mukaisten sopimusten yleisten piirteiden vuoksi tai siksi, että oikeusasiamiehen toimeksiantoa koskevassa laissa suljetaan nimenomaisesti pois sopimusasiat. Kuten vuoden 1995 vuosikertomuksessa todetaan, Euroopan oikeusasiamiehen tehtävänä on osaltaan keventää oikeudenkäyntitaakkaa edistämällä ystävällisiä ratkaisuja ja antamalla suosituksia, joilla vältetään oikeudenkäyntien tarve tuomioistuimissa. Euroopan oikeusasiamies käsittelee näin ollen sopimussuhteista johtuvia hallinnollisia epäkohtia koskevia kanteluja.

1.3 Oikeusasiamies ei kuitenkaan pyri selvittämään, onko jompikumpi osapuoli rikkonut sopimusta. Tämä kysymys voitaisiin käsitellä tehokkaasti vain toimivaltaisessa tuomioistuimessa, jolla olisi mahdollisuus kuulla asianosaisten väitteitä asiaa koskevasta kansallisesta lainsäädännöstä ja arvioida ristiriitaisia todisteita kaikista kiistanalaisista tosiseikoista. Hyvän hallinnon periaatteen mukaisesti viranomaisen, joka käsittelee sopimusriitaa yksityisen osapuolen kanssa, olisi kuitenkin aina voitava antaa oikeusasiamiehelle johdonmukainen selvitys toimiensa oikeusperustasta ja siitä, miksi se katsoo, että sen näkemys sopimustilanteesta on perusteltu.

2 Väite, jonka mukaan komissiolla ei ole oikeutta kieltäytyä maksamasta laskuja, koska kulut ovat tukikelpoisia

2.1 Kantelija väittää, että komissiolla ei ole oikeutta kieltäytyä maksamasta laskuja, koska kyseiset kulut ovat Tacis-sopimuksen mukaan tukikelpoisia. Hän vaatii, että komissio maksaa 71 022,81 euroa viivästyskorkoineen.

2.2 Tutkittuaan huolellisesti komission lausunnon ja kantelijan huomautukset oikeusasiamies kirjoitti komission puheenjohtajalle ehdottaakseen sovintoratkaisua ohjesäännön 3 artiklan 5 kohdan mukaisesti.

2.3 Oikeusasiamies tarkastelee komission vastausta sovintoratkaisua koskevaan ehdotukseen kunkin kanteluun liittyvän neljän eri menotyypin osalta:

Tulkin palkkioiden ja päivärahojen maksaminen

2.4 Komissio myöntää, ettei se ole hyväksynyt sääntöä, jolla kielletään Länsi-Tacisin hankehenkilöstön perheenjäsenten palkkaaminen samaan hankkeeseen, eikä julkaissut tietoja tätä koskevasta käytännöstään.

2.5 Oikeusasiamies ei hyväksy komission näkemystä, jonka mukaan tulkkipalvelujen maksamatta jättäminen 20. joulukuuta 1999 ja 7. huhtikuuta 2000 välisenä aikana ei ollut osa kantelijan alkuperäistä kantelua. Oikeusasiamies toteaa kuitenkin, että kantelija ei ole kiistänyt komission lausuntoa, jonka mukaan se maksoi kaikki väitetyt tulkkauskulut 20. joulukuuta 1999 ja 7. huhtikuuta 2000 väliseltä ajalta. Oikeusasiamies katsoo näin ollen, että komissio on nyt antanut kohtuullisen selvityksen kannastaan kantelun tähän näkökohtaan.

2.6 Oikeusasiamies toteaa, että komissio vahvistaa, ettei se ole hyväksynyt sääntöä, jolla kielletään Länsi-Tacis-hankkeen henkilöstön perheenjäsenten palkkaaminen samaan hankkeeseen, eikä julkaissut tietoja tätä koskevasta käytännöstään. Lisäksi komissio myönsi, että on mahdollista, että joissakin tapauksissa perheenjäseniä on palkattu samaan hankkeeseen. Oikeusasiamies katsoo, että komission on asianmukaista säännellä perheenjäsenten työllisyyttä Tacis-ohjelman kaltaisten hankkeiden yhteydessä, mutta huomauttaa, että tällaisen sääntelyn tavoitteet voitaisiin saavuttaa paremmin tulevaisuudessa samalla kun varmistetaan oikeudenmukaisuus ja avoimuus hyväksymällä sovellettavat säännöt ja periaatteet ja julkaisemalla ne asianmukaisesti. Oikeusasiamies esittää tätä koskevan lisähuomautuksen jäljempänä.

Henkilöauton käytöstä aiheutuvien kulujen maksaminen

2.7 Komissio toteaa, että vaikka se katsoo, ettei vaaditun määrän maksamiselle ole oikeudellisia tai sopimusperusteisia perusteita, se voisi suostua korvaamaan nämä kustannukset, jos ne perustuvat Ranskan veroviranomaisten vahvistamaan viralliseen kilometrikohtaiseen hintaan, joka on 0,6339 euroa kilometriltä. Komissio odottaa uutta laskua, jonka määrä lasketaan uudelleen tällä perusteella.

2.8 Kantelija ilmoitti oikeusasiamiehelle olevansa eri mieltä komission ehdotuksesta.

2.9 Oikeusasiamies päättelee, että kantelun tähän näkökohtaan ei voitu löytää sovintoratkaisua. Koska oikeusasiamies katsoo, että lähestymistapa, jonka komissio omaksui vastauksena sovintoratkaisua koskevaan ehdotukseen, vaikuttaa tältä osin kohtuulliselta, kantelun tämän näkökohdan osalta ei näytä olevan perusteltua suorittaa lisätutkimuksia.

Koulutus- ja opintomatkojen budjetti

2.10 Oikeusasiamies katsoo, että komissio on esittänyt johdonmukaisen ja kohtuullisen selvityksen syistä, joiden vuoksi se katsoo, että kyseisiä kuluja ei voida korvata. Oikeusasiamies ei näin ollen katso, että komissio olisi syyllistynyt hallinnolliseen epäkohtaan kantelun tämän näkökohdan osalta.

Ylimääräisten backstopping-päivien maksaminen

2.11 Komission mukaan asianmukaisesti täytetyn koulutus- tai opintomatkapyynnön lähettäminen toimeksisaajalle ei viivästynyt kohtuuttomasti. Komissio esittää näyttöä siitä, kuinka kauan yksittäisten koulutuspyyntöjen hyväksyminen kesti, mikä osoittaa, että toimeksisaajan pyyntöjen hyväksyminen ei viivästynyt kohtuuttomasti. Komissio katsoo, että lisätalletuspäivien maksamiselle ei ole perusteita.

2.12 Kantelijan mukaan komissio antoi oikeusasiamiehelle virheellisiä tietoja asiasta.

2.13 Oikeusasiamies panee merkille tiedot, jotka on poimittu komission hankeasiakirjoista ja esitetty taulukossa nimeltä "Koulutuspaketin täytäntöönpanon yhteenveto". Hän huomauttaa, että yksittäisten koulutuspyyntöjen hyväksymisaika lasketaan asianmukaisesti täytettyjen pyyntöjen vastaanottopäivästä ja että tästä taulukosta käy ilmi, että hyväksyntä annettiin 1–19 päivän kuluessa.

Komission toimittaman lisänäytön perusteella oikeusasiamies katsoo, että komissio on nyt antanut oikeusasiamiehelle johdonmukaisen selvityksen toimiensa oikeusperustasta ja siitä, miksi se katsoo, että sen näkemys sopimustilanteesta on tältä osin perusteltu.

3 Päätelmä

Oikeusasiamiehen tätä kantelua koskevien tutkimusten perusteella oikeusasiamies katsoo, ettei ole perusteita jatkaa kantelun tutkintaa henkilökohtaisen ajoneuvon käytöstä aiheutuvien kulujen maksamisen osalta, eikä hän havaitse hallinnollista epäkohtaa kantelun muiden näkökohtien osalta. Oikeusasiamies päättää näin ollen asian käsittelyn.

Lisähuomautus

Oikeusasiamies katsoo, että komission on asianmukaista säännellä perheenjäsenten työllisyyttä Tacis-ohjelman kaltaisten hankkeiden yhteydessä, mutta huomauttaa, että tällaisen sääntelyn tavoitteet voitaisiin saavuttaa paremmin tulevaisuudessa samalla kun varmistetaan oikeudenmukaisuus ja avoimuus hyväksymällä sovellettavat säännöt ja periaatteet ja julkaisemalla ne asianmukaisesti.

Päätöksestä ilmoitetaan myös komission puheenjohtajalle.

Vilpittömästi,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Toisin sanoen hankejohtaja viettää enemmän aikaa Euroopan unionissa kuin edunsaajamaissa.

(2) "Oikeusasiamies pyrkii mahdollisuuksien mukaan löytämään asianomaisen toimielimen tai elimen kanssa ratkaisun hallinnollisen epäkohdan poistamiseksi ja kantelun käsittelemiseksi."