Kantelun tausta

1. Kantelija osallistui EU:n virkamiesten [1] palvelukseen ottamista koskevaan valintamenettelyyn, jonka järjesti Euroopan unionin henkilöstövalintatoimisto (EPSO). Valintamenettely järjestettiin hallintopäälliköiden ottamiseksi palvelukseen EU:n edustustoihin.

2. Kantelija varasi lokakuussa 2022 ajan tietokoneella tehtävään monivalintakokeeseen espanjaksi. Testiä oli tarkoitus valvoa ProProctor-sovelluksen avulla. Prometric on palveluntarjoaja, jonka kanssa EPSO on tehnyt sopimuksen testin järjestämisestä. Prometricin valvojat tarkistavat hakijoiden henkilöllisyyden ennen testin aloittamista ja valvovat testiä.

3. Kun kantelija yritti suorittaa kokeen, hän totesi, että koe oli laadittu englanniksi, joten hän ei jatkanut ja otti asian esille EPSOn kanssa. EPSO siirsi kantelijan kokeen marraskuulle 2022, mutta ilmoitti hänelle, että jos toisen kokeen aikana ilmenee teknisiä ongelmia, nimitystä ei voida siirtää.

4. Kun kantelija oli yhteydessä online-testijärjestelmään toista tapaamistaan varten, valvoja ei voinut lukea selvästi hänen henkilötodistustaan tietokoneensa verkkokameran kautta. Kantelijaa kehotettiin kirjautumaan ulos, ottamaan kuva henkilötodistuksestaan puhelimellaan, muodostamaan yhteys uudelleen ja näyttämään kuva valvojalle. Kantelija toimi ohjeiden mukaisesti, mutta kun hän pääsi uudelleen online-testijärjestelmään, hänelle määrättiin uusi valvoja, joka ei ollut tietoinen tästä henkilöllisyyden todentamismenettelystä ja joka ei sallinut hänen suorittaa testiä.

5. Samana päivänä kantelija ilmoitti asiasta EPSOlle ja totesi noudattaneensa ensimmäisen valvojan testipäivänä saamia ohjeita. Hän totesi, että häntä oli pyydetty noudattamaan samaa menettelyä myös hänen ensimmäisen nimityksensä aikana lokakuussa ilman ongelmia.

6. EPSO ilmoitti kantelijalle, että kuten edellä todettiin, toista koepäivää ei voitu siirtää. Lisäksi, koska kantelija ei ollut ottanut Prometricin teknistä apua koskevaa kysymystä esille etukäteen, EPSO ei sovellettavien sääntöjen mukaisesti voinut käsitellä asiaa.

7. Kantelija teki joulukuussa 2022 kantelun oikeusasiamiehelle.

Tiedustelu

8. Oikeusasiamies käynnisti tutkimuksen, joka koski

1) se, että toisen testikäynnin aikana ilmenneiden teknisten ongelmien vuoksi testiä ei voitu järjestää uudelleen;

2) EPSOn päätös olla noudattamatta kantelijan kertomusta ongelmista, joita hänellä oli toisen koekäynnin aikana, koska hän ei ollut ottanut yhteyttä Prometricin tekniseen tukeen ennen EPSOn puoleen kääntymistä (oikeusasiamies totesi, että tämä vaatimus ei sisältynyt ”kilpailuilmoitukseen”[2]); ja

3) kahden eri valvojan toisen koekäynnin aikana kantelijalle antamat tiedot sekä se, miten EPSO seuraa valvojien työtä ja varmistaa sen johdonmukaisuuden.

9. Oikeusasiamies sai tutkimuksen aikana EPSOn vastauksen kanteluun. Oikeusasiamies tarjosi kantelijalle mahdollisuutta kommentoida EPSOn vastausta. Kantelija ei tehnyt niin.

Oikeusasiamiehelle esitetyt perustelut

Testin aikataulun muuttaminen

10. EPSO totesi, että ensimmäistä koetta ei ollut laadittu englanniksi, kuten kantelija väitti, vaan espanjaksi. Kantelija katsoi, että koe oli englanninkielinen, koska käyttöliittymä ja opetusohjelma ovat englanniksi ja sivulla ilmoitettu kieli, jolla hakijoiden on ennen kokeen aloittamista vahvistettava kokeensa yksityiskohdat (jäljempänä vahvistussivu), oli englanti. Tämä käy selvästi ilmi kutsun liitteenä olevista ohjeista. EPSO päätti kuitenkin järjestää kokeen uudelleen, koska se katsoi, että valvojan testipäivänä toimittamat tiedot olisivat voineet johtaa kantelijaa harhaan.

11. EPSO selitti, että tavanomaisen menettelyn tarkoituksena on antaa vain yksi uudelleenjärjestelymahdollisuus sen varmistamiseksi, että valintamenettelyä ei jatketa määräämättömäksi ajaksi.

EPSO ei ole toteuttanut jatkotoimia kantelijan toisen nimityksen yhteydessä ilmoittamien ongelmien johdosta

12. EPSO totesi, että kilpailuilmoituksessa todetaan, että jos etäkokeissa ilmenee ongelmia, hakijoiden olisi ilmoitettava asiasta välittömästi valvojille ja pyydettävä heitä kirjaamaan valitus kirjallisesti. EPSOn ohjeet ovat tarkempia, ja niissä pyydetään hakijoita ilmoittamaan asiasta valvojalle tai Prometricin tekniselle tuelle kokeen aikana ja pyytämään heitä ratkaisemaan ongelma ja pyytämään, että tapahtuma kirjataan kirjallisesti. Ohjeissa todettiin lisäksi, että jos hakija ei pysty aloittamaan tenttiä tai jos hänellä on kokeen aikana teknisiä ongelmia, hänen on EPSOon ottaessaan toimitettava tositteet, jotka osoittavat, että hän yrittää ratkaista ongelman teknisellä tuella. Ohjeissa todetaan, että EPSO ei käsittele pyyntöjä, joita ei ole ilmoitettu Prometricin tekniselle tuelle kokeen aikana. EPSO katsoo, että nämä säännöt ovat tarpeen sellaisten todisteiden hankkimiseksi, joiden avulla se voi tutkia valitukset asianmukaisesti ja varmistaa valintamenettelyjen moitteettoman toiminnan.

13. Siitä, että vaatimusta ottaa yhteyttä Prometricin tekniseen tukeen ei ole nimenomaisesti mainittu kilpailuilmoituksessa, EPSO totesi, että EU:n oikeuskäytännön mukaan hakijoiden on noudatettava kokeen valmistelussa annettuja kokeisiin liittyviä ohjeita.[3] EPSO pitääkin asianmukaisena, että tietyt vaatimukset esitetään pikemminkin ohjeissa kuin suoraan kilpailuilmoituksessa. Jos kaikki kokeisiin liittyvät tiedot sisällytettäisiin kilpailuilmoitukseen, ilmoituksesta tulisi liian pitkä ja tekninen. Koska EPSO ei sisällytä näitä tietoja kilpailuilmoitukseen, se voi lisäksi joustavammin päivittää tietoja, jotka liittyvät kokeiden viemiseen lähemmäs koetta, jos se on tarpeen.

Valvojien antamat tiedot

14. EPSO piti valitettavana, että kantelija ei saanut selviä tietoja valvojilta toisen koeyrityksen aikana.

15. EPSO totesi, että Prometricin valvojat eivät työskentele ainoastaan EPSOlle. Heillä on paljon asiakkaita, joiden käytännöt saattavat poiketa toisistaan. Tämän vuoksi EPSO pyrkii antamaan mahdollisimman paljon ohjeita kokeisiin kutsun liitteenä olevissa ohjeissa.

16. Kokeiden sujuvan suorittamisen ja hakijoiden yhdenvertaisen kohtelun varmistamiseksi EPSO vaihtaa lisäksi tietoja Prometricin kanssa kunkin suuren kokeen jälkeen saaduista kokemuksista. Tässä yhteydessä EPSO antaa Prometricille yksityiskohtaista palautetta, joka perustuu hakijoiden kokemuksiin ja EPSOn omiin tutkimuksiin kokeissa esiin tulleista kysymyksistä.

17. EPSOlla on myös asiakaskäytäntöä koskeva asiakirja, jossa määritellään valvojan tehtävät ja annetaan ohjeita EPSOn kokeista ja käytännöistä sekä käytännön esimerkkejä. Esimerkiksi tästä tapauksesta saatujen kokemusten perusteella asiakirjassa annetaan nyt tietoa siitä, miten toimia, jos hakijat katsovat kokeen olevan väärällä kielellä. Asiakaskäytäntöasiakirja sisältää myös yksityiskohtaista tietoa hyväksyttävistä henkilöllisyystodistuksista. EPSO järjestää ennen valintamenettelyn ensimmäisen kokeen käynnistämistä suoran tiedotustilaisuuden, jossa kaikkia valvojia muistutetaan asiakaskäytännössä esitetyistä keskeisistä seikoista. Jos EPSO kokeen jälkeen saa tietää, että valvoja on jakanut hakijalle virheellisiä tietoja, kaikille valvojille annetaan palautetta ja heitä muistutetaan oikeasta käytännöstä.

18. Lisäksi kaikille hakijoille lähetetään yksityiskohtaiset ohjeet kokeen suorittamiseksi etänä.

Oikeusasiamiehen arviointi

19. EPSO selvensi, että kantelijan ensimmäinen koe oli konfiguroitu oikein espanjaksi, mutta ”Vahvista yksityiskohtaiset tiedot” -sivulla olevat tiedot olivat englanniksi, joka oli kantelijan toinen kieli. Oikeusasiamies myöntää, että etävalvottua testausta koskevissa ohjeissa todetaan selvästi, että opetusohjelman ja koekäyttöliittymän kieli on hakijan toinen kieli. Niissä selvennetään myös, että hakija suorittaa kokeen kutsukirjeessä ilmoitetulla kielellä ja että valvoja ei välttämättä ole tietoinen koekielen yhdistelmästä. Epäselvissä tapauksissa hakijoita kehotetaan osallistumaan kokeeseen ja, jos koe on laadittu väärällä kielellä, ottamaan yhteyttä EPSOon kolmen kalenteripäivän kuluessa kokeesta. Ohjeissa annetaan myös kuvakaappaus testikäyttöliittymästä ja selvennetään, että ”vahvista tiedot” -sivulla ilmoitettu kieli vastaa viestintäkieltä eikä testikieltä.

20. Vaikka on valitettavaa, että kantelija ei saanut apua Prometricilta koepäivänä, etävalvottua koetta koskevissa ohjeissa todetaan selvästi, että epäselvissä tapauksissa hakijoiden olisi suoritettava koe ja otettava tarvittaessa yhteyttä EPSOon kokeen jälkeen. Oikeusasiamies katsoo kuitenkin, että olisi yksinkertaisempaa täsmentää ”Vahvista yksityiskohdat” -sivulla selvästi, mikä on kokeen kieli. Näin vältyttäisiin nyt käsiteltävän kaltaisilta tilanteilta. Oikeusasiamies tekee asiaa koskevan ehdotuksen.

21. Oikeusasiamies ymmärtää, että EPSOn kantana on, että jos koekäyntejä järjestettäisiin uudelleen useammin kuin kerran, ei olisi mahdollista taata, että valintamenettely saadaan päätökseen tietyssä määräajassa. Vaikka oikeusasiamies ymmärtää, että menettelyä ei tarvitse tarpeettomasti pidentää, tämä ei saisi vaikuttaa kielteisesti ehdokkaisiin. Jos hakijalla on ongelmia uudelleenjärjestetyn kokeen kanssa ja nämä ongelmat eivät ole hakijan syytä, olisi oikeudenmukaista ja kohtuullista antaa tällaisille hakijoille mahdollisuus järjestää kokeensa uudelleen.  Oikeusasiamies tekee asiaa koskevan ehdotuksen.

22. Oikeusasiamies ei ole vakuuttunut EPSOn selityksestä, joka koskee päätöstä olla sisällyttämättä kilpailuilmoitukseen tietoja vaatimuksesta ottaa yhteyttä Prometricin tekniseen tukeen hakijoiden kokemissa kysymyksissä. Koska EPSOn edellytetään käsittelevän myöhempää valitusta, vaikuttaa välttämättömältä, että tällaiset tärkeät tiedot sisällytetään kilpailuilmoitukseen ja että tämä voidaan tehdä ilman, että ilmoituksesta tulee liian pitkä ja tekninen.

23. Kantelijan eri valvojilta saamien ristiriitaisten tietojen osalta oikeusasiamies arvostaa sitä, että EPSOlla oli käytössä järjestelmät, joilla pyrittiin varmistamaan heidän toimiensa johdonmukaisuus. On kuitenkin äärimmäisen tärkeää taata, että kaikkia hakijoita kohdellaan yhdenvertaisesti, mikä tarkoittaa, että valvojat omaksuvat johdonmukaisen lähestymistavan kaikessa vuorovaikutuksessaan hakijoiden kanssa. EPSO ilmoitti äskettäin, että se on siirtymässä testauksessa automatisoituun etämonitorointiin, mutta jos se aikoo käyttää Prometricin valvojia uudelleen tulevaisuudessa, EPSOn olisi vahvistettava suojatoimiaan valvojien toimien johdonmukaisuuden varmistamiseksi.

24. Oikeusasiamies on kuitenkin jo tekemässä oma-aloitteista tutkimusta EPSOn etätestauksen käytöstä (OI/1/2023/VS)[4], joka kattaa joitakin tässä kantelussa esiin tuotuja kysymyksiä. Kun otetaan huomioon tämä ja se, että kantelija ei esittänyt huomautuksia EPSOn vastauksesta, oikeusasiamies katsoo, että lisätutkimukset eivät ole perusteltuja tässä tapauksessa. Oikeusasiamies tekee EPSOlle parannusehdotuksia havaitsemiensa ongelmien ratkaisemiseksi.

Päätelmä

Tutkinnan perusteella oikeusasiamies päättää asian käsittelyn ja tekee seuraavan päätelmän:

Tässä tapauksessa lisätutkimukset eivät ole perusteltuja.

Päätöksestä ilmoitetaan kantelijalle ja EPSOlle.

Parannusehdotuksia

25. Etäkokeen ”Vahvista yksityiskohdat” -sivulla EPSOn olisi ilmoitettava selvästi, millä kielellä koe suoritetaan kyseisen hakijan osalta.

26. Jos hakijoiden kokeissa, joiden aikataulua on muutettu, ilmenee ongelmia, jotka eivät ole heidän syytään, EPSOn olisi annettava kyseisille hakijoille mahdollisuus aikataulun muuttamiseen uudelleen.

27. Jos EPSO edellyttää, että hakijat ovat ensin ottaneet yhteyttä ulkopuolisen toimeksisaajansa tekniseen tukeen ennen valituksen tekemistä sille etäkokeen aikana ilmenneistä ongelmista, tämä vaatimus olisi esitettävä selkeästi kilpailuilmoituksessa.

Emily O'Reilly
Euroopan oikeusasiamies

Strasbourgissa 10.11.2023

[1] EPSO/AST/153/22, EU:n edustustojen hallintopäälliköt https://eu-careers.europa.eu/en/job-opportunities/heads-administration-eu-delegations.

[2] Kilpailuilmoituksessa esitetään valintamenettelyyn sovellettavat perusteet ja säännöt.

[3] Virkamiestuomioistuimen tuomio 14.6.2007, De Meerleer v. komissio, F-121/05, 87 kohta, https://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf?text=&docid=60975&pageIndex=0&doclang=FR&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=3150803; virkamiestuomioistuimen tuomio 29.11.2007, Kerelov v. komissio, F-19/07, 37 kohta, https://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf?text=&docid=70617&pageIndex=0&doclang=FR&mode=lst&ampdir=&ampo=first&cco=first&amp=;part1&amp=;cid=12339.

[4] https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/63317.