Kantelun tausta

1. Kesäkuussa 2022 kantelija pyysi saada tutustua [1] ”[kaikkiin] kirjeisiin, sähköpostiviesteihin ja muistioihin, jotka Euroopan komission jäsenet ovat lähettäneet puheenjohtaja Von der Leyenille ja jotka koskevat 1. kesäkuuta 2022 käytyä kollegion keskustelua Puolan elpymis- ja palautumissuunnitelmasta (kollegion esityslistan 12.3 kohta), mukaan lukien muun muassa komission jäsenten Reyndersin ja Jourovan kirjeet, sähköpostit ja muistiot”.

2. Komissio epäsi elokuussa 2022 oikeuden tutustua yksilöimiinsä asiakirjoihin. Näin tehdessään komissio vetosi asiakirjoihin tutustumista koskevan EU:n lainsäädännön mukaiseen poikkeukseen ja väitti, että tietojen ilmaiseminen vahingoittaisi komission päätöksentekomenettelyä [2].

3. Kantelija pyysi komissiota tarkistamaan päätöstään (niin kutsutulla uudistetulla pyynnöllä).

4. Koska kantelija ei saanut vastausta uudistettuun pyyntöönsä säädetyssä määräajassa, hän kääntyi oikeusasiamiehen puoleen marraskuussa 2022.

Tiedustelu

5. Oikeusasiamies käynnisti tutkimuksen siitä, miten komissio käsitteli kantelijan pyyntöä saada tutustua asiakirjoihin.

6. Tutkimuksen aikana oikeusasiamies sai komission vastauksen kantelijan uudistettuun pyyntöön ja jäljennökset kolmesta asiakirjasta, joiden komissio katsoi kuuluvan kantelijan pyynnön soveltamisalaan.

7. Komission vastauksen ja kolmen asiakirjan julkistamisen jälkeen kantelija esitti huomautuksia oikeusasiamiehelle. Hän väitti, että oli olemassa ainakin kaksi muuta asiakirjaa, jotka olisi pitänyt tunnistaa. Kantelija halusi myös ymmärtää paremmin, miksi komissio omaksui erilaisen kannan uudistetussa vastauksessaan.

8. Oikeusasiamiehen tutkimusryhmä tapasi komission edustajia selventääkseen komission käsitystä kantelijan julkista saatavuutta koskevan pyynnön laajuudesta. Oikeusasiamiehen tutkimusryhmä kysyi komissiolta erityisesti, oliko olemassa muita asiakirjoja, kuten kantelija väitti, ja jos oli, miksi näiden asiakirjojen ei katsottu kuuluvan tutustumispyynnön piiriin.

Oikeusasiamiehelle esitetyt perustelut

Komissio

9. Komissio väitti alkuperäisessä päätöksessään, että niiden kolmen asiakirjan ilmaiseminen, jotka se oli yksilöinyt kantelijan pyynnön piiriin kuuluviksi, vahingoittaisi sen päätöksentekomenettelyä. Komissio totesi, ettei se voinut yksilöidä ylivoimaista yleistä etua, joka edellyttäisi tietojen ilmaisemista. Se katsoi, että kyseessä oleva asiakirja-aineisto oli erityisen arkaluonteinen ja että unionin oikeuden [3] ja oman työjärjestyksensä [4] mukaisesti komissio toimii jäsentensä enemmistöllä niiden keskustelujen jälkeen, jotka ”on pidettävä luottamuksellisina”.

10. Uudistetussa vaiheessa komissio myönsi laajan osittaisen oikeuden tutustua kyseisiin asiakirjoihin ja poisti vain henkilötiedot.

11. Tapaamisessa oikeusasiamiehen tutkintaryhmän kanssa komissio vahvisti, että nämä kaksi lisäasiakirjaa ovat olemassa. Se katsoi kuitenkin, että ne eivät kuulu kantelijan pyynnön soveltamisalaan. Kantelija pyysi kirjeitä, sähköpostiviestejä ja muistioita, jotka lähetettiin komission puheenjohtajalle. Kaksi muuta asiakirjaa ovat kahden johtavan varapuheenjohtajan kollegion kokouksessa antamia julkilausumia, joten ne on komission työjärjestyksen mukaisesti liitetty pöytäkirjaan ja luokiteltu rajoitetuiksi [5].

12. Komissio totesi lisäksi, että tutustumispyyntöihin annetut vastaukset kuvastavat alkuvaiheessa komission asiasta vastaavien yksiköiden kantaa, kun taas uudistettuihin pyyntöihin annetut vastaukset kuvastavat komission kantaa. Komissio totesi, että vahvistavassa vastauksessa ei selitetä, miksi tutustumisoikeus on nyt myönnetty ja miksi näin ei ehkä ollut alkuvaiheessa. Uudistusvaiheen tarkoituksena on, että komission pääsihteeristö suorittaa täysin riippumattoman arvioinnin alkuvaiheessa annetusta vastauksesta. Komissio lisäsi, että on yleistä, että laajempi käyttöoikeus myönnetään vahvistavassa vaiheessa.

Kantelijan toimesta

13. Uudistetussa hakemuksessaan kantelija totesi, että on ”fiktiota”, että kaikki komission jäsenten välillä sanottu pysyy luottamuksellisena. Hän totesi yhden komission johtavan varapuheenjohtajan todenneen julkisesti, että hänen mielestään komission päätös, joka koskee Puolan elpymis- ja palautumistukivälineen mukaista kansallista suunnitelmaa, on ”virheellinen”. Kantelija katsoi, ettei ollut näyttöä siitä, että tämä julkinen lausunto olisi vaikuttanut kielteisesti komission kykyyn tehdä tietoon perustuvia päätöksiä.

14. Lisäksi kantelija väitti, että asiakirja-aineiston arkaluonteisuus on väite, jonka mukaan ylivoimainen yleinen etu edellyttää tietojen ilmaisemista. Hän väitti, että on suuren yleisön edun mukaista nähdä, että elpymis- ja palautumistukirahaston varat käytetään asianmukaisesti, ja tietää, onko Puolan suunnitelmaan liittyviä huolenaiheita.

15. Kantelija kommentoi oikeusasiamiehen tutkintaryhmän pitämän kokouksen raporttia ja totesi, että komission lehdistöpalvelu kieltäytyi vastaamasta hänelle, kun hän kysyi, miksi komissio ei ollut yksilöinyt kahta muuta asiakirjaa hänen pyyntönsä soveltamisalaan kuuluviksi. Komissio vahvisti näiden asiakirjojen olemassaolon vasta oikeusasiamiehen tutkintaryhmän kanssa pidetyssä kokouksessa. Kokoukseen osallistui viisi komission virkamiestä ja kolme oikeusasiamiehen edustajaa. Kantelija pohtii, oliko tämä komission niukkojen resurssien paras mahdollinen käyttötapa.

16. Kantelija väitti, että komission suppea tulkinta hänen julkisuuspyynnöstään ei ole kansalaisystävällinen. Hän katsoi, että komissio olisi voinut ottaa häneen yhteyttä selvittääkseen, pyysikö hän myös oikeutta tutustua näihin kahteen asiakirjaan.

17. Lopuksi kantelija huomautti, että asetuksen (EY) N:o 1049/2001 soveltamista koskevan komission kertomuksen [6] mukaan 38,5 prosentissa tapauksista, joissa tutustumisoikeus oli alun perin evätty (osittain), komissio päätti vahvistavassa vaiheessa, että laajempi tutustumisoikeus voitaisiin myöntää. Kantelija on huolissaan siitä, että tämä johtaa siihen käsitykseen, että asiasta vastaavat yksiköt ovat tarkoituksellisesti liian rajoittavia viivyttelytaktiikkana ja että vakava vastaus saadaan vasta vahvistavassa vaiheessa.

Oikeusasiamiehen arviointi

18. Komissio katsoi, että nämä kaksi täydentävää asiakirjaa eivät kuulu kantelijan pyynnön soveltamisalaan, koska niitä ei toimitettu komission puheenjohtajalle.

19. Oikeusasiamies pahoittelee, että komissio määritteli pyynnön laajuuden hyvin kirjaimellisesti. On vain viisi asiakirjaa, jotka voisivat kuulua kantelijan pyynnön piiriin. Tämän vuoksi oikeusasiamies katsoo, että komissio olisi voinut ottaa yhteyttä kantelijaan selvittääkseen, oliko hän kiinnostunut myös kahdesta komission jäseniltä peräisin olevasta asiakirjasta, jotka koskevat samaa aihetta ja kollegion kokousta, vaikka niitä ei todellisuudessa lähetetty komission puheenjohtajalle. Tässä yhteydessä oikeusasiamies viittaa parannusehdotuksiin, joita hän teki komissiolle aiemmin tänä vuonna tekemässään oma-aloitteisessa tutkimuksessa ^[7]. Hän ehdotti, että komission olisi pyydettävä selvennyksiä ja toimittava avoimesti ja rakentavasti pyynnön esittäjien kanssa. Komission olisi erityisesti varmistettava, että pyynnön esittäjät saavat kaikki tarvittavat tiedot, joiden avulla ne voivat selventää pyyntöjään, kuten luettelon asiakirjoista, jotka mahdollisesti kuuluvat pyynnön soveltamisalaan.

20. Kolmen yksilöidyn asiakirjan julkistamisen jälkeen kantelija kysyi komission lehdistöyksiköltä, oliko kaksi muuta asiakirjaa olemassa ja miksi niiden ei katsottu kuuluvan hänen pyyntönsä soveltamisalaan. Komission tiedottaja totesi, ettei se voinut kommentoida yksittäisiä tapauksia, ja ehdotti, että kantelija käyttäisi asetuksessa (EY) N:o 1049/2001 tarkoitettuja ”asianmukaisia kanavia”.

21. Oikeusasiamies pitää valitettavana, että komissio ei ole tässäkään vaiheessa ollut avoimesti ja rakentavasti yhteydessä kantelijaan. Tämä olisi antanut hänelle mahdollisuuden ymmärtää paremmin, miksi lisäasiakirjojen ei katsottu kuuluvan hänen tutustumispyyntönsä soveltamisalaan, ja selventää, että hän oli todella kiinnostunut vastaanottamaan ne. Koska kantelija on selvästi kiinnostunut asiasta, oikeusasiamies katsoo, että komission olisi nyt rekisteröitävä hänen jatkotiedonantonsa uudeksi pyynnöksi saada tutustua kahteen lisäasiakirjaan ja käsiteltävä tämä pyyntö välittömästi. Hän tekee tätä koskevan ehdotuksen. Koska nämä kaksi lisäasiakirjaa ja uudistetussa vaiheessa luovutetut asiakirjat vaikuttavat samankaltaisilta, oikeusasiamies luottaa siihen, että komissio käsittelee pyynnöt johdonmukaisesti.

22. Oikeusasiamies ymmärtää, että komissio voi uudistamisvaiheessa muuttaa kantaansa, ja kannustaa siihen. Hän on kuitenkin huolissaan siitä, että vastaukset voivat alkuvaiheessa olla liian varovaisia. Tässä tapauksessa asianomaiset yksiköt epäsivät aluksi oikeuden tutustua asiakirjoihin kokonaisuudessaan. Vaikka oikeusasiamies on tyytyväinen siihen, että komissio myönsi uudistetussa vaiheessa mahdollisimman laajan tutustumisoikeuden, hän toteaa, että tutustumisoikeuden lopullinen myöntäminen kesti lähes yhdeksän kuukautta.

Päätelmä

Tutkimuksen perusteella oikeusasiamies päättää asian käsittelyn ja tekee seuraavan päätelmän [8]:

Vaikka oikeusasiamies pitää erittäin valitettavana, että komissio ei käsitellyt tätä pyyntöä kansalaisten kannalta suotuisalla tavalla, lisätutkimukset eivät ole perusteltuja.

Tästä päätöksestä ilmoitetaan kantelijalle ja komissiolle.

Parannusehdotus

23. Koska kantelija on selvästi osoittanut olevansa kiinnostunut kahdesta muusta asiakirjasta, komission olisi rekisteröitävä hänen jatkoilmoituksensa uudeksi pyynnöksi saada tutustua asiakirjoihin ja käsiteltävä se välittömästi ja viimeistään sovellettavien lakisääteisten määräaikojen puitteissa.

Emily O'Reilly

Euroopan oikeusasiamies

17/07/2023

[1] Euroopan parlamentin, neuvoston ja komission asiakirjojen saamisesta yleisön tutustuttavaksi annetun asetuksen (EY) N:o 1049/2001 mukaisesti https://eur-lex.europa.eu/legal-content/en/TXT/?uri=CELEX%3A32001R1049

[2] Asetuksen (EY) N:o 1049/2001 4 artiklan 3 kohdan toinen alakohta.

[3] Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen 250 artikla: https://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CELEX:12012E/TXT:en:PDF

[4] Komission työjärjestyksen 9 artikla, K(2000) 3614: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=celex%3A32000Q3614

[5] ”RESTREINT UE/EURESTRICTED” tarkoittaa kaikkia tietoja ja aineistoja, joiden luvaton ilmitulo saattaisi vahingoittaa Euroopan unionin tai yhden tai useamman jäsenvaltion etuja, ks. turvallisuussäännöistä EU:n turvallisuusluokiteltujen tietojen suojaamiseksi annetun komission päätöksen (EU, Euratom) 2015/444 3 artiklan 2 kohdan d alakohta: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32015D0444

[6] Saatavilla osoitteessa https://commission.europa.eu/publications/annual-reports-commission-application-regulation-10492001_en

[7] Suositus ajasta, jonka Euroopan komissio käyttää asiakirjoihin tutustumista koskevien pyyntöjen käsittelyyn (strateginen tutkimus OI/2/2022/OAM), 4. huhtikuuta 2023, saatavilla osoitteessa https://www.ombudsman.europa.eu/en/recommendation/en/167661

[8] Kantelu on käsitelty delegoidussa menettelyssä täytäntöönpanosäännösten hyväksymisestä tehdyn Euroopan oikeusasiamiehen päätöksen mukaisesti.