Kantelun tausta

1. Kantelija esitti 11 päivänä marraskuuta 2021 Cedefopille pyynnön [1] saada tutustua valintalautakunnan jäsenten eturistiriitoja koskeviin ilmoituksiin kymmenessä Cedefopin toteuttamassa valintamenettelyssä [2].

2. Cedefop epäsi oikeuden tutustua pyydettyihin asiakirjoihin. Se totesi, että se ilmoittaa menettelytapansa mukaisesti valintalautakunnan jäsenten nimet hakijoille ainoastaan asianomaisissa valintamenettelyissä.[3] Näin ollen se ei voinut antaa oikeutta tutustua pyydettyihin asiakirjoihin valintamenettelyissä, joihin kantelija ei osallistunut. Vuoden 2016 valintamenettelystä, johon kantelija oli osallistunut, Cedefop väitti, että se oli jo vastannut hänen lukuisiin pyyntöihinsä. Vuonna 2020 järjestetyissä kahdessa valintamenettelyssä, joissa kantelija oli suljettu menettelyn ulkopuolelle, Cedefop piti kantelijan pyyntöä ”merkityksettömänä”, koska se oli jo vastannut hänen huolenaiheisiinsa kantelijan EU:n henkilöstösääntöjen mukaisen hallinnollisen valituksen aikana [4].

3. Tämän jälkeen kantelija pyysi Cedefopia tarkistamaan kantaansa (toimittamalla niin kutsutun uudistetun pyynnön)[5].

4. Cedefop teki lopullisen päätöksensä 29. marraskuuta 2021. Se pysytti päätöksensä evätä oikeus tutustua pyydettyihin asiakirjoihin. Se toisti, että se oli jo vastannut kantelijan lukuisiin pyyntöihin ja valituksiin ja että se jakoi valintalautakunnan jäsenten nimet hakijoiden kanssa ainoastaan asianomaisessa valintamenettelyssä.

5. Kantelija oli tyytymätön tähän päätökseen ja kääntyi oikeusasiamiehen puoleen marraskuussa 2021 väittäen, että Cedefop oli väärässä evätessään oikeuden tutustua pyydettyihin asiakirjoihin vuonna 2020 toteutettuja valintamenettelyjä varten.

Tutkimus

6. Oikeusasiamies käynnisti tutkimuksen siitä, että Cedefop kieltäytyi antamasta julkisesti saataville valintalautakunnan jäsenten täyttämiä eturistiriitoja koskevia ilmoituksia vuonna 2020 toteutetuissa kahdessa valintamenettelyssä.

7. Hän pyysi Cedefopilta kirjallista vastausta, jossa esitetään asiakirjoihin tutustumista koskevan EU:n lainsäädännön mukaiset syyt, joiden vuoksi se kieltäytyi antamasta pyydettyjä asiakirjoja yleisön tutustuttavaksi.

8. Tutkimuksen aikana oikeusasiamies sai Cedefopin kirjallisen vastauksen ja sen jälkeen kantelijan huomautukset vastauksena Cedefopin vastaukseen. Oikeusasiamiehen tutkintaryhmä tarkasti myös tässä asiassa kyseessä olevat asiakirjat.

Oikeusasiamiehelle esitetyt väitteet

Cedefopin esittämät perustelut

9. Vastauksessaan oikeusasiamiehelle Cedefop totesi, että se oli toimintapolitiikkansa mukaisesti toimittanut vuoden 2020 kahden valintamenettelyn valintalautakunnan jäsenten nimet kantelijalle heinäkuussa 2020.

10. Cedefop toisti, että sen toimintaperiaatteissa ei määrätä allekirjoitettujen eturistiriitalomakkeiden jakamisesta ehdokkaiden tai yleisön kanssa. Se selitti, että nämä lomakkeet ovat sisäisiä asiakirjoja. Valintalautakunnan jäsenet täyttävät tarvittavat tiedot ja allekirjoittavat ne. Tämän jälkeen henkilöstöpäällikkö arvioi täytetyt lomakkeet ja antaa lausunnon. Cedefopin pääjohtaja vahvistaa nämä lomakkeet ja tekee lopullisen päätöksen valintalautakunnan kokoonpanosta. Jos mahdollisista eturistiriidoista ilmoitetaan, kuullaan sisäisen valvonnan koordinaattoria.

11. Cedefop väitti, että pyydetyt asiakirjat sisältävät henkilötietoja, kuten nimiä ja tietoja hakijoiden ja valintalautakunnan jäsenten välisistä ammatillisista ja/tai henkilökohtaisista suhteista. Näin ollen tietojen luovuttaminen heikentäisi yksityiselämän ja yksilön koskemattomuuden suojaa [6], erityisesti henkilötietojen suojaa koskevan EU:n lainsäädännön [7] mukaisesti.

12. Cedefop katsoi myös, että jos oikeusasiamies suosittelisi tietojen luovuttamista, sen olisi poistettava kaikki henkilötiedot ja siten poistettava kantelijan jo tiedossa olevat tiedot, kuten valintalautakunnan kokoonpano ja se, että joitakin hakijoita on voitu kutsua nykyisiksi tai entisiksi työntekijöiksi.

Kantelijan esittämät väitteet

13. Kantelija totesi tarvitsevansa mahdollisuuden tutustua allekirjoitettuihin eturistiriitoja koskeviin ilmoituksiin valmistellakseen vahingonkorvausvaatimuksen Cedefopia vastaan.

14. Hän katsoi, että hänellä oli oikeus saada nämä asiakirjat vuoden 2020 valintamenettelyissä, joihin hän osallistui, koska valintalautakunnan jäsenet arvioivat, arvioivat ja myöhemmin hylkäsivät hänen hakemuksensa.

15. Cedefopin vastauksesta esittämissään huomautuksissa kantelija väitti, että Cedefop ei ole vuosien ajan järjestänyt ”säännöllisiä ja laillisia” valintamenettelyjä ehdokkaiden ja EU:n kansalaisten vahingoksi. Tässä yhteydessä kantelija viittasi Euroopan tilintarkastustuomioistuimeen, joka huomautti aiemmin kriittisesti, että Cedefopin menettely eturistiriitatilanteiden tunnistamiseksi ja hallitsemiseksi ei ollut vaikuttava [8]. Näin ollen hän katsoi, että pyydetyt asiakirjat olisi julkistettava EU:n kansalaisten vakuuttamiseksi avoimesti siitä, että Cedefop on seurannut Euroopan tilintarkastustuomioistuimen [9] ja Euroopan oikeusasiamiehen [10] havaintoja.

Oikeusasiamiehen arvio

16. Oikeusasiamiehen tutkimusryhmän suorittamassa tarkastuksessa vahvistui, että pyydetyt asiakirjat sisältävät henkilötietoja koko ajan.

17. Henkilötietojen käsite on EU:n tietosuojalainsäädännössä hyvin laaja. Henkilötietoihin kuuluvat ”kaikki tunnistettua tai tunnistettavissa olevaa luonnollista henkilöä koskevat tiedot”[11], ja ne kattavat sekä henkilön yksityis- että työelämään liittyvät tiedot.[12] Näin ollen valintalautakunnan jäsenten ja hakijoiden nimet sekä heidän ammatillinen toimintansa ovat henkilötietoja [13].

18. EU:n tietosuojalainsäädännön mukaisesti Cedefopin olisi tehtävä kolmivaiheinen analyysi ennen kuin se voi hyväksyä henkilötietojen julkistamista koskevan pyynnön [14].

19. Ensimmäisessä vaiheessa valituksen tekijän on osoitettava, että henkilötietoja on tarpeen siirtää tiettyä yleisen edun mukaista tarkoitusta varten.

20. Kantelija sanoi tarvitsevansa eturistiriitoja koskevat ilmoitukset valmistellakseen vahingonkorvausvaatimuksen Cedefopia vastaan. EU:n oikeuskäytännön [15] mukaan kyseessä on kuitenkin puhtaasti yksityinen etu.

21. Kantelija väitti lisäksi, että Cedefop ei ole vuosien ajan järjestänyt ”säännöllisiä ja laillisia” valintamenettelyjä. Väitteidensä tueksi kantelija viittaa oikeusasiamiehen omiin tutkimuksiin [16] Cedefopin palvelukseenottomenettelyistä ja tilintarkastustuomioistuimen aiempiin huomautuksiin Cedefopin eturistiriitamenettelyistä. Cedefopin vastauksesta esittämissään huomautuksissa kantelija väitti, että on yleisen edun mukaista vakuuttaa EU:n kansalaiset avoimesti siitä, että Cedefop on edistynyt menettelyissään tilintarkastustuomioistuimen vuonna 2018 tekemien havaintojen jälkeen.

22. Oikeusasiamies toteaa, että EU:n oikeuskäytännön [17] mukaan yleinen viittaus ”avoimuuteen” ei sellaisenaan ole tarpeen henkilötietojen luovuttamiseksi. Vaikka mahdolliset eturistiriidat voivat olla tällainen välttämättömyys [18], ne on perusteltava. Puhtaasti abstraktit viittaukset aiempiin väärinkäytöksiin eivät riitä.[19]

23. Kantelija viittaa useisiin aiempiin tapauksiin, joissa tilintarkastustuomioistuin totesi, että Cedefopin menettelyt eturistiriitatilanteiden käsittelemiseksi kahdessa vuosina 2015 ja 2016 toteutetussa valintamenettelyssä eivät olleet vaikuttavia. Tämän havainnon jälkeen Cedefop tarkisti eturistiriitamenettelyään [20]. Kantelija ei ole esittänyt mitään väitteitä, jotka viittaisivat siihen, että Cedefopin nykyinen menettely eturistiriitojen käsittelemiseksi ei olisi tehokas. Oikeusasiamies katsoo näin ollen, että kantelija ei ole osoittanut riittävällä tavalla, että vuoden 2020 valintaprosessissa on eturistiriitoja koskeviin menettelyihin liittyviä konkreettisia epäilyjä, jotka voisivat olla yleisen edun kannalta välttämättömiä henkilötietojen siirtämiseksi.

24. Oikeusasiamies päättelee näin ollen, että Cedefopin kieltäytyminen antamasta allekirjoitettuja eturistiriitalomakkeita yleisön tutustuttavaksi oli kohtuullista.

25. Oikeusasiamies toteaa kuitenkin, että Cedefop ei perustellut kieltäytymistään luovuttaa pyydettyjä asiakirjoja yleisön oikeutta tutustua asiakirjoihin koskevan EU:n lainsäädännön mukaisesti. Cedefop ei myöskään toimittanut kantelijalle selkeitä selityksiä tarpeesta ilmoittaa henkilötietojen siirron tarpeellisuudesta. Siksi hän tekee vastaavan ehdotuksen jäljempänä.

Päätelmä

Tutkimuksen perusteella oikeusasiamies päättää asian käsittelyn seuraavalla havainnolla [21]:

Euroopan ammatillisen koulutuksen kehittämiskeskuksessa ei ilmennyt hallinnollista epäkohtaa, kun se kieltäytyi paljastamasta valintalautakuntien jäsenten allekirjoitettuja eturistiriitoja koskevia lomakkeita.

Kantelijalle ja Cedefopille ilmoitetaan tästä päätöksestä.

Parannusehdotus

Cedefopin olisi varmistettava, että se esittää yksityiskohtaiset perustelut evätessään (täydellisen) oikeuden tutustua asiakirjoihin ja selittää, miten pyydettyjen asiakirjojen sisältämien tietojen ilmaiseminen voi vahingoittaa asetuksella 1049/2001 suojattuja etuja.

 

Emily O'Reilly

Euroopan oikeusasiamies

Strasbourgissa 27.6.2022

 

 

[1] Euroopan parlamentin, neuvoston ja komission asiakirjojen saamisesta yleisön tutustuttavaksi annetun asetuksen (EY) N:o 1049/2001 mukaisesti: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/ALL/?uri=celex%3A32001R1049

[2] Valintamenettelyt Cedefop/2021/01/AD, Cedefop/2020/05/AD, Cedefop/2020/02/AD, Cedefop/2017/06/AD, Cedefop/2017/04/AD, Cedefop/2016/04/AD, Cedefop/2015/02/CA, Cedefop/2014/04/AD, Cedefop/2014/01/AD, Cedefop/2013/03/AD.

[3] Tässä yhteydessä Cedefop viittasi oikeusasiamiehen päätelmiin asiassa 49/2018/NF. Oikeusasiamiehen tässä asiassa tekemän tutkimuksen jälkeen Cedefop on päivittänyt henkilöstön valintamenettelyissä noudattamiaan julkistamisperiaatteita antaakseen hakijoille tietoa heidän pistemääristään ja valintalautakunnan jäsenten nimistä.

[4] Euroopan talousyhteisön ja Euroopan atomienergiayhteisön virkamiehiin sovellettavien henkilöstösääntöjen ja näiden yhteisöjen muuta henkilöstöä koskevien palvelussuhteen ehtojen 90 artiklan 2 kohdan mukaisesti: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A01962R0031-20140501

[5] Asetuksen (EY) N:o 1049/2001 7 artikla.

[6] Asetuksen (EY) N:o 1049/2001 4 artiklan 1 kohdan b alakohta.

[7] Asetus 2018/1725 luonnollisten henkilöiden suojelusta unionin toimielinten, elinten ja laitosten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725

[8] Ks. Euroopan tilintarkastustuomioistuimen vuosikertomus varainhoitovuodelta 2018, saatavilla osoitteessa https://www.eca.europa.eu/Lists/ECADocuments/AGENCIES_2018/AGENCIES_2018_EN.pdf.

[9] Kantelija viittaa tilintarkastustuomioistuimen vuoden 2005 kertomuksessa esittämään huomautukseen, jonka mukaan Cedefopin oli ”tehostettava palvelukseenottomenettelyjään”. Tämä liittyi sisäiseen valintamenettelyyn, jossa oli vain yksi hakija. Tilintarkastustuomioistuin katsoi, että Cedefopin olisi pitänyt käyttää ulkoista menettelyä tarjotakseen laajemman valikoiman sopivia ehdokkaita. saatavilla osoitteessa https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:52006TA1219(11)&rid=6

[10] Kantelija viittaa oikeusasiamiehen tutkimukseen 49/2018/NF, joka koski Cedefopin kieltäytymistä toimittamasta hylätyille hakijoille heidän pistemääräänsä ja valintalautakunnan jäsenten nimiä. Oikeusasiamies päätti asian käsittelyn, koska se oli ratkaistu sen jälkeen, kun Cedefop oli muuttanut toimintaperiaatteitaan paljastaakseen valintalautakunnan jäsenten nimet kaikille hakijoille ja antaakseen hakijoille heidän pistemääränsä pyynnöstä. saatavilla osoitteessa https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/94398 ja oikeusasiamiehen havaintoon hallinnollisesta epäkohdasta asiassa 756/2018/PB, joka koski sitä, että valintalautakunta ei ollut soveltanut Cedefopin avointa toimea koskevassa ilmoituksessa esitettyjä arviointiperusteita: saatavilla osoitteessa https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/121786 

[11] Asetuksen 2018/1725 3 artiklan 1 kohta.

[12] Unionin yleisen tuomioistuimen tuomio 27.11.2018, VG v. komissio, yhdistetyt asiat T-314/16 ja T-435/16, 74 kohta: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A62016TA0314

[13] Ks. edellinen alaviite, 62–64 kohta.

[14] Asetuksen 2018/1725 9 artiklan 1 kohdan b alakohdan mukaisesti kantelijan on ensinnäkin osoitettava, että henkilötietoja on tarpeen siirtää yleisen edun mukaista erityistä tarkoitusta varten. Toiseksi ei saa olla mitään syytä uskoa, että tällaisella siirrolla vaarannettaisiin rekisteröidyn oikeutetut edut. Kolmanneksi rekisterinpitäjän (Cedefop) on osoitettava, että henkilötietojen siirtäminen tätä nimenomaista tarkoitusta varten on oikeasuhteista, punnittuaan erilaisia kilpailevia intressejä.

[15] Unionin yleisen tuomioistuimen tuomio (ensimmäinen jaosto) 9.10.2018, Anik ó Pint v. Euroopan komissio, T-634/17, 59 kohta.

[16] Ks. edellä alaviite 11.

[17] Unionin yleisen tuomioistuimen tuomio (laajennettu viides jaosto) 25.9.2018, Psara v. Euroopan parlamentti, T-639/15, 74 kohta: https://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf?text=&docid=206663&pageIndex=0&doclang=EN&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=8301031

[18] Unionin yleisen tuomioistuimen tuomio (viides jaosto) 15.7.2015, Dennekamp v. Euroopan parlamentti, T-115/13, 112 kohta: https://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf?text=&docid=165829&pageIndex=0&doclang=EN&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=8301031

[19] Ensimmäisen oikeusasteen tuomioistuin: yhdistetyt asiat T-639/15–T-666/15 ja T-94/16, Psara ym. v. Euroopan parlamentti, 84 kohta.

[20] Ks. Cedefopin vastaus tilintarkastustuomioistuimen havaintoon, saatavilla osoitteessa https://www.eca.europa.eu/Lists/ECADocuments/AGENCIES_2018/AGENCIES_2018_EN.pdf

[21] Tämä kantelu on käsitelty delegoitujen tapausten käsittelyn yhteydessä täytäntöönpanosäännösten hyväksymisestä tehdyn Euroopan oikeusasiamiehen päätöksen mukaisesti.