Kantelun tausta

1. Valituksen tekijä esitti 11 päivänä marraskuuta 2021 Cedefopille pyynnön saada tutustua [1] valintalautakunnan jäsenten eturistiriitoja koskeviin ilmoituksiin kymmenessä Cedefopin toteuttamassa valintamenettelyssä [2].

2. Cedefop kieltäytyi antamasta pyydettyjä asiakirjoja tutustuttavaksi. Se totesi, että se ilmoittaa toimintaperiaatteidensa mukaisesti valintalautakunnan jäsenten nimet hakijoille ainoastaan asianomaisissa valintamenettelyissä.[3] Näin ollen se ei voinut myöntää oikeutta tutustua pyydettyihin asiakirjoihin valintamenettelyissä, joihin kantelija ei osallistunut. Vuoden 2016 valintamenettelystä, johon kantelija oli osallistunut, Cedefop väitti, että se oli jo vastannut hänen lukuisiin pyyntöihinsä. Vuoden 2020 kahden valintamenettelyn osalta, joista kantelija oli suljettu pois, Cedefop piti kantelijan pyyntöä ”tarpeettomana”, koska se oli jo vastannut hänen huolenaiheisiinsa kantelijan EU:n henkilöstösääntöjen mukaisen hallinnollisen valituksen aikana [4].

3. Tämän jälkeen kantelija pyysi Cedefopia tarkistamaan kantaansa (toimittamalla niin sanotun uudistetun pyynnön)[5].

4. Cedefop teki lopullisen päätöksensä 29. marraskuuta 2021. Se on edelleen kieltäytynyt antamasta pyydettyjä asiakirjoja tutustuttavaksi. Se toisti, että se oli jo vastannut kantelijan lukuisiin pyyntöihin ja valituksiin ja että se jakoi valintalautakunnan jäsenten nimet hakijoiden kanssa ainoastaan asianomaisessa valintamenettelyssä.

5. Tyytymättömänä tähän päätökseen kantelija kääntyi oikeusasiamiehen puoleen marraskuussa 2021 ja väitti, että Cedefop oli väärässä kieltäytyessään antamasta pyydettyjä asiakirjoja tutustuttavaksi vuonna 2020 toteutettuja valintamenettelyjä varten.

Tiedustelu

6. Oikeusasiamies käynnisti tutkimuksen, joka koski Cedefopin kieltäytymistä antamasta yleisön tutustuttavaksi valintalautakunnan jäsenten täyttämiä eturistiriitoja koskevia ilmoituksia kahdessa vuonna 2020 toteutetussa valintamenettelyssä.

7. Hän pyysi Cedefopilta kirjallista vastausta, jossa esitettiin asiakirjoihin tutustumista koskevan EU:n lainsäädännön mukaiset syyt, joiden vuoksi Cedefop kieltäytyi antamasta pyydettyjä asiakirjoja yleisön tutustuttavaksi.

8. Tutkimuksen aikana oikeusasiamies sai Cedefopin kirjallisen vastauksen ja sen jälkeen kantelijan huomautukset vastauksena Cedefopin vastaukseen. Oikeusasiamiehen tutkimusryhmä tutki myös käsiteltävässä asiassa kyseessä olevat asiakirjat.

Oikeusasiamiehelle esitetyt perustelut

Cedefopin esittämät perustelut

9. Vastauksessaan oikeusasiamiehelle Cedefop totesi, että se oli toimintaperiaatteidensa mukaisesti ilmoittanut kantelijalle heinäkuussa 2020 vuoden 2020 kahden valintamenettelyn valintalautakunnan jäsenten nimet.

10. Cedefop toisti, että sen toimintaperiaatteissa ei määrätä allekirjoitettujen eturistiriitoja koskevien lomakkeiden jakamisesta ehdokkaiden tai yleisön kanssa. Se selitti, että nämä lomakkeet ovat sisäisiä asiakirjoja. Valintalautakunnan jäsenet täyttävät tarvittavat tiedot ja allekirjoittavat ne. Tämän jälkeen henkilöstöpäällikkö arvioi täytetyt lomakkeet ja antaa lausunnon. Cedefopin pääjohtaja validoi nämä lomakkeet ja tekee lopullisen päätöksen valintalautakunnan kokoonpanosta. Jos ilmoitetaan mahdollisista eturistiriidoista, kuullaan sisäisen valvonnan koordinaattoria.

11. Cedefop väitti, että pyydetyt asiakirjat sisältävät henkilötietoja, kuten hakijoiden ja valintalautakunnan jäsenten välisiä ammatillisia ja/tai henkilökohtaisia suhteita koskevia nimiä ja tietoja. Näin ollen tietojen luovuttaminen heikentäisi yksityisyyden suojaa ja yksilön koskemattomuutta [6], erityisesti henkilötietojen suojaa koskevan EU:n lainsäädännön [7] mukaisesti.

12. Cedefop katsoi myös, että jos oikeusasiamies suosittelisi paljastamista, sen olisi poistettava kaikki henkilötiedot ja poistettava siten kantelijan jo ennestään tuntemat tiedot, kuten valintalautakunnan kokoonpano ja se, että joitakin hakijoita on saatettu kutsua nykyisiksi tai entisiksi työntekijöiksi.

Kantelijan esittämät perustelut

13. Kantelija totesi tarvitsevansa pääsyn allekirjoitettuihin eturistiriitoja koskeviin ilmoituksiin voidakseen valmistella vahingonkorvausvaatimuksen Cedefopia vastaan.

14. Hän katsoi, että hänellä oli oikeus saada nämä asiakirjat vuoden 2020 valintamenettelyjä varten, joihin hän osallistui, koska valintalautakunnan jäsenet arvioivat, arvioivat ja myöhemmin katsoivat hänen hakemuksensa hylätyiksi.

15. Cedefopin vastaukseen esittämissään huomautuksissa kantelija väitti, että Cedefop ei ole vuosiin järjestänyt ”säännöllisiä ja laillisia” valintamenettelyjä ehdokkaiden ja EU:n kansalaisten vahingoksi. Tässä yhteydessä kantelija viittasi Euroopan tilintarkastustuomioistuimeen, joka huomautti aiemmin kriittisesti, että Cedefopin menettely eturistiriitatilanteiden tunnistamiseksi ja hallitsemiseksi ei ollut tehokas [8]. Näin ollen hän katsoi, että pyydetyt asiakirjat olisi julkistettava, jotta EU:n kansalaiset vakuuttuisivat avoimesti siitä, että Cedefop on toteuttanut jatkotoimia Euroopan tilintarkastustuomioistuimen [9] ja Euroopan oikeusasiamiehen [10] havaintojen perusteella.

Oikeusasiamiehen arviointi

16. Oikeusasiamiehen tutkimusryhmän suorittamassa tarkastuksessa vahvistettiin, että pyydetyt asiakirjat sisältävät henkilötietoja koko ajan.

17. Henkilötietojen käsite on hyvin laaja EU:n tietosuojalainsäädännössä. Henkilötietoihin kuuluvat ”kaikki tunnistettua tai tunnistettavissa olevaa luonnollista henkilöä koskevat tiedot”[11], ja niihin sisältyvät sekä henkilön yksityis- että työelämää koskevat tiedot.[12] Näin ollen valintalautakunnan jäsenten ja hakijoiden nimet sekä heidän ammatillinen toimintansa ovat henkilötietoja [13].

18. EU:n tietosuojalainsäädännön mukaisesti Cedefopin olisi tehtävä kolmivaiheinen analyysi ennen kuin se voi hyväksyä pyynnön henkilötietojen julkistamisesta [14].

19. Ensimmäisessä vaiheessa valituksen tekijän on osoitettava, että henkilötietoja on tarpeen siirtää tiettyä yleisen edun mukaista tarkoitusta varten.

20. Kantelija sanoi tarvitsevansa eturistiriitoja koskevat ilmoitukset voidakseen valmistella vahingonkorvausvaatimuksen Cedefopille. EU:n oikeuskäytännön [15] mukaan tämä on kuitenkin täysin yksityinen etu.

21. Kantelija väitti lisäksi, että Cedefop ei ole vuosiin järjestänyt ”säännöllisiä ja laillisia” valintamenettelyjä. Väitteidensä tueksi kantelija viittaa oikeusasiamiehen omiin tutkimuksiin [16] Cedefopin palvelukseenottomenettelyistä ja tilintarkastustuomioistuimen aiempiin huomautuksiin Cedefopin eturistiriitamenettelyistä.  Cedefopin vastauksesta esittämissään huomautuksissa kantelija väitti, että oli yleisen edun mukaista vakuuttaa avoimesti EU:n kansalaiset siitä, että Cedefop on edistynyt menettelyissään tilintarkastustuomioistuimen vuonna 2018 tekemien havaintojen jälkeen.

22. Oikeusasiamies toteaa, että EU:n oikeuskäytännön [17] mukaan yleinen viittaus ”avoimuuteen” ei sinänsä ole tarpeen henkilötietojen paljastamiseksi. Vaikka mahdolliset eturistiriidat voivat olla tällainen välttämättömyys [18], ne on perusteltava. Puhtaasti abstraktit viittaukset aiempiin väärinkäytöksiin eivät riitä.[19]

23. Kantelija viittaa useisiin aiempiin tapauksiin, joissa tilintarkastustuomioistuin totesi, että Cedefopin menettelyt eturistiriitatilanteiden käsittelemiseksi kahdessa vuosina 2015 ja 2016 toteutetussa valintamenettelyssä eivät olleet vaikuttavia. Tämän havainnon jälkeen Cedefop tarkisti eturistiriitoja koskevaa menettelyään [20]. Kantelija ei ole esittänyt väitteitä, jotka viittaisivat siihen, että Cedefopin nykyinen menettely eturistiriitojen käsittelemiseksi ei olisi tehokas. Näin ollen oikeusasiamies katsoo, että kantelija ei ole osoittanut riittävällä tavalla, että vuoden 2020 valintaprosessissa on eturistiriitamenettelyihin liittyviä konkreettisia epäilyjä, jotka voisivat olla yleisen edun mukaisia henkilötietojen siirtämiseksi.

24. Oikeusasiamies katsoo näin ollen, että Cedefopin kieltäytyminen antamasta allekirjoitettuja eturistiriitoja koskevia lomakkeita yleisön tutustuttavaksi oli kohtuullista.

25. Oikeusasiamies toteaa kuitenkin, että Cedefop ei perustellut kieltäytymistään luovuttaa pyydettyjä asiakirjoja julkisuutta koskevan EU:n lainsäädännön mukaisesti. Cedefop ei myöskään antanut kantelijalle selkeitä selityksiä tarpeesta ilmoittaa henkilötietojen siirtämisen tarpeellisuudesta. Näin ollen hän tekee vastaavan ehdotuksen jäljempänä.

Päätelmä

Tutkimuksen perusteella oikeusasiamies päättää asian käsittelyn tekemällä seuraavan päätelmän [21]:

Euroopan ammatillisen koulutuksen kehittämiskeskus ei syyllistynyt hallinnolliseen epäkohtaan kieltäytyessään paljastamasta valintalautakuntien jäsenten allekirjoittamia eturistiriitalomakkeita.

Valituksen tekijälle ja Cedefopille ilmoitetaan tästä päätöksestä.

Parannusehdotus

Cedefopin olisi varmistettava, että se esittää yksityiskohtaiset perustelut, kun se epää (täydellisen) oikeuden tutustua asiakirjoihin, ja selittää, miten pyydettyjen asiakirjojen sisältämien tietojen ilmaiseminen voi vahingoittaa asetuksella (EY) N:o 1049/2001 suojattua etua (suojattuja etuja).

 

Emily O'Reilly

Euroopan oikeusasiamies

Strasbourgissa 27.6.2022

 

 

[1] Euroopan parlamentin, neuvoston ja komission asiakirjojen saamisesta yleisön tutustuttavaksi annetun asetuksen (EY) N:o 1049/2001 mukaisesti https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/ALL/?uri=celex%3A32001R1049

[2] Valintamenettelyt Cedefop/2021/01/AD, Cedefop/2020/05/AD, Cedefop/2020/02/AD, Cedefop/2017/06/AD, Cedefop/2017/04/AD, Cedefop/2016/04/AD, Cedefop/2015/02/CA, Cedefop/2014/04/AD, Cedefop/2014/01/AD, Cedefop/2013/03/AD.

[3] Tässä yhteydessä Cedefop viittasi oikeusasiamiehen asiassa 49/2018/NF tekemiin päätelmiin. Oikeusasiamiehen tätä asiaa koskevan tutkimuksen jälkeen Cedefop on päivittänyt henkilöstövalintamenettelyjen julkistamispolitiikkaansa antaakseen hakijoille tietoa heidän pisteistään ja valintalautakunnan jäsenten nimistä.

[4] Euroopan talousyhteisön ja Euroopan atomienergiayhteisön virkamiehiin sovellettavien henkilöstösääntöjen ja näiden yhteisöjen muuta henkilöstöä koskevien palvelussuhteen ehtojen 90 artiklan 2 kohdassa säädetään seuraavaa: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A01962R0031-20140501

[5] Asetuksen (EY) N:o 1049/2001 7 artikla.

[6] Asetuksen (EY) N:o 1049/2001 4 artiklan 1 kohdan b alakohta.

[7] Asetus 2018/1725 luonnollisten henkilöiden suojelusta unionin toimielinten, elinten ja laitosten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725

[8] Ks. Euroopan tilintarkastustuomioistuimen vuosikertomus varainhoitovuodelta 2018, saatavilla osoitteessa https://www.eca.europa.eu/Lists/ECADocuments/AGENCIES_2018/AGENCIES_2018_EN.pdf

[9] Kantelija viittaa tilintarkastustuomioistuimen vuoden 2005 kertomuksessa esittämään huomautukseen, jonka mukaan Cedefopin oli tiukennettava palvelukseenottomenettelyjään. Tämä liittyi sisäiseen valintamenettelyyn, jossa oli vain yksi ehdokas. Tilintarkastustuomioistuin katsoi, että Cedefopin olisi pitänyt käyttää ulkoista menettelyä tarjotakseen laajemman valikoiman sopivia ehdokkaita. saatavilla osoitteessa https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:52006TA1219(11)&rid=6

[10] Kantelija viittaa oikeusasiamiehen tutkimukseen 49/2018/NF, joka koski Cedefopin kieltäytymistä toimittamasta hylätyille hakijoille heidän pisteitään ja valintalautakunnan jäsenten nimiä. Oikeusasiamies päätti asian käsittelyn, koska Cedefop oli muuttanut käytäntöään julkistaa valintalautakunnan jäsenten nimet kaikille hakijoille ja antaa hakijoille pyydettäessä heidän pistemääränsä. saatavilla osoitteessa https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/94398; sekä oikeusasiamiehen havaintoon hallinnollisesta epäkohdasta asiassa 756/2018/PB, joka koski sitä, että valintalautakunta ei soveltanut Cedefopin avointa virkaa koskevassa ilmoituksessa esitettyjä arviointiperusteita: saatavilla osoitteessa https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/121786 

[11] Asetuksen 2018/1725 3 artiklan 1 kohta.

[12] Unionin yleisen tuomioistuimen tuomio 27.11.2018, VG v. komissio, yhdistetyt asiat T-314/16 ja T-435/16, 74 kohta: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A62016TA0314

[13] Ks. edellinen alaviite, 62-64 kohta.

[14] Asetuksen 2018/1725 9 artiklan 1 kohdan b alakohdan mukaisesti valituksen tekijän on ensinnäkin osoitettava, että henkilötietoja on tarpeen siirtää tiettyä yleisen edun mukaista tarkoitusta varten. Toiseksi ei saa olla mitään syytä uskoa, että tällainen siirto voisi vahingoittaa rekisteröidyn oikeutettuja etuja. Kolmanneksi rekisterinpitäjän (Cedefopin) on eri intressien vertailun jälkeen osoitettava, että henkilötietojen siirtäminen tätä nimenomaista tarkoitusta varten on oikeasuhteista.

[15] Unionin yleisen tuomioistuimen tuomio (ensimmäinen jaosto) 9.10.2018, Anik ó Pint v. Euroopan komissio, T-634/17, 59 kohta.

[16] Ks. edellä alaviite 11.

[17] Unionin yleisen tuomioistuimen tuomio (laajennettu viides jaosto) 25.9.2018, Psara v. Euroopan parlamentti, T-639/15, 74 kohta: https://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf?text=&docid=206663&pageIndex=0&doclang=EN&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=8301031

[18] Unionin yleisen tuomioistuimen tuomio (viides jaosto) 15.7.2015, Dennekamp v. Euroopan parlamentti, T-115/13, 112 kohta: https://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf?text=&docid=165829&pageIndex=0&doclang=EN&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=8301031

[19] Ensimmäisen oikeusasteen tuomioistuin: yhdistetyt asiat T-639/15–T-666/15 ja T-94/16, Psara ym. v. Euroopan parlamentti, 84 kohta.

[20] Ks. Cedefopin vastaus tilintarkastustuomioistuimen havaintoon, saatavilla osoitteessa https://www.eca.europa.eu/Lists/ECADocuments/AGENCIES_2018/AGENCIES_2018_EN.pdf

[21] Tämä kantelu on käsitelty delegoidussa menettelyssä Euroopan oikeusasiamiehen täytäntöönpanosäännösten hyväksymisestä tekemän päätöksen mukaisesti.