Kantelun tausta

1. EU:n henkilöstön yhteistä sairausvakuutusjärjestelmää (JSIS) hallinnoi Euroopan komissioon kuuluva henkilökohtaisten etuuksien hallinto- ja maksutoimisto (PMO).

2. Vuoden 2021 alussa henkilökohtaisten etuuksien hallinto- ja maksutoimisto käynnisti tarjouskilpailun puitesopimuksen tekemiseksi asiantuntijalääkäri- ja hammaslääkäripalvelujen tarjoamisesta [1].

3. Tarjouspyynnön tarkoituksena oli valita hinta-laatusuhteeltaan paras tarjous. Tarjoukset arvioitiin seuraavien ”myöntämisperusteiden” mukaisesti: 1) tarjoushinta, joka muodostuu euroina palvelutuntia kohti ilmaistusta hinnasta (40 prosenttia arviointipistemäärästä); 2) tarjouksen laatu, joka on arvioitu tarjoajan teknisellä tarjouslomakkeella antamien vastausten perusteella (60 prosenttia arviointipistemäärästä). Tämä tekninen tarjouspyyntölomake oli muodoltaan kyselylomake, joka sisälsi neljä hypoteettisiin lääketieteellisiin skenaarioihin liittyvää kysymystä, joihin tarjoajia pyydettiin vastaamaan. Tarjoajien vastaukset kyselylomakkeeseen arvioitiin seuraavin perustein:

• argumentin laatu (argumenttien logiikka, virtaus ja johdonmukaisuus) ja käytetty menetelmä;
• selkeys/luettavuus/saatavuus muille kuin asiantuntijoille;
• yhteisen sairausvakuutusjärjestelmän sääntöjen ja tieteellisen kirjallisuuden ymmärtäminen/käyttö.

4. Kantelija, joka on lääkäri, joka on aiemmin toiminut PMO:n asiantuntijalääkärinä vuosina 2014–2018 palvelusopimuksen nojalla, osallistui tarjouspyyntöön.

5. Komissio ilmoitti kantelijalle 6. toukokuuta 2021, että hänen tarjouksensa ei ollut menestynyt, koska se ei ollut saavuttanut riittävää pistemäärää arvioinnissa (kantelija sai 68,7/100 pistettä, kun vaadittu vähimmäispistemäärä oli 70/100). Se totesi myös, että jos kantelija pyytää sitä kirjallisesti, hänelle voidaan ilmoittaa valitun tarjouksen (valittujen tarjousten) nimi, ominaisuudet ja suhteelliset edut sekä sopimuksen arvo. Kantelija voi myös esittää hankintamenettelyä koskevia huomautuksia kymmenen päivän kuluessa.

6. Kantelija pyysi 11 päivänä toukokuuta 2021 komissiota toimittamaan hänelle valitun tarjouksen ominaisuudet ja suhteelliset edut sekä sopimuksen arvon. Koska kantelija ei ollut saanut vastausta, hän kirjoitti 15. toukokuuta 2021 komissiolle ilmaistakseen epäilynsä arvioinnin objektiivisuudesta ja pyysi komissiota arvioimaan hänen hakemuksensa uudelleen.

7. Komissio vastasi kantelijalle 3 päivänä kesäkuuta 2021, että se ei voinut arvioida uudelleen tämän tarjousta, koska menettely oli jo päätetty. Se ei toimittanut tietoja valitusta tarjouksesta. Se vakuutti hänelle, että menettely toteutettiin neutraalisti ja puolueettomasti.

8. Syyskuussa 2021 kantelija kirjoitti uudelleen komissiolle ja pyysi tietoja valitusta tarjoajasta. Hän ei saanut vastausta. Tyytymättömänä siihen, miten komissio käsitteli hänen tiedustelujaan, kantelija kääntyi oikeusasiamiehen puoleen 2. lokakuuta 2021.

Tiedustelu

9. Oikeusasiamies käynnisti tutkimuksen siitä, miten komissio arvioi kantelijan tarjousta ja sitä, ettei se vastannut kantelijan tietopyyntöön valitun tarjouksen suhteellisista eduista ja sopimuksen arvosta.

10. Tutkimuksen aikana oikeusasiamies sai komission vastauksen kanteluun ja sen jälkeen kantelijan huomautukset vastauksena komission vastaukseen.

Oikeusasiamiehelle esitetyt perustelut

Kantelijan väitteet

11. Kantelija ilmaisi huolensa hankintamenettelystä ja kyseenalaisti erityisesti tekniseen kyselylomakkeeseen antamiensa vastausten arvioinnin.

12. Hän väitti, että hänen tekniseen kyselylomakkeeseen antamiensa vastausten arviointi oli subjektiivista ja puolueellista. On epäselvää, kuka arvioi teknisen kyselylomakkeen ja olivatko nämä henkilöt riippumattomia.

Komission väitteet ja niiden perustelut

13. Vastauksessaan oikeusasiamiehelle komissio antoi lisäselvennyksiä kantelijan tarjouksen, valitun tarjouksen ja sopimuksen arvon arvioinnista. Komissio totesi, että ”arviointikomitea” arvioi tarjoukset ja asetti ne paremmuusjärjestykseen ratkaisuperusteiden perusteella. Arviointikomitea koostui kolmesta henkilöstä, jotka edustivat EU:n toimielinten eri organisaatioyksiköitä. Kaksi oli PMO:sta ja kolmas oli komission työterveysaseman asiantuntijalääkäri, jolla ei ole suoraa organisatorista yhteyttä PMO:hon. Asiantuntijalääkäri osallistui tarjoajien toimittamien teknisten kyselylomakkeiden laadunarviointiin.

14. Arviointikomitea laati arviointikertomuksen. Kertomusta on tarkastellut myös komission henkilöstöhallinnon pääosaston yhteydessä toimiva neuvoa-antava GAMA Groupe d’analyse des marchés administratifs-komitea, joka tarkastaa julkisia hankintoja arviointivaiheen jälkeen ja ennen niiden tekemistä. GAMA hyväksyi arviointikertomuksen.

15. Kaikki tarjoajat vastasivat teknisessä kyselylomakkeessa esitettyihin samoihin kysymyksiin, jotka kuvastivat sitä, minkä tyyppisiä kysymyksiä asiantuntijalääkärien on käsiteltävä. Pyytämällä lääketieteellisten tapausten ratkaisemista teknisellä kyselylomakkeella tarjoajilla oli yhtäläiset mahdollisuudet todistaa käytännön tietämyksensä ja pätevyytensä. Niiden vastaukset arvioitiin kriteereillä, joita sovellettiin objektiivisesti ja yhdenmukaisesti kaikkiin tarjoajiin.

Oikeusasiamiehen arviointi

16. Tarjouspyynnössä  esitettiin kohtuulliset ja objektiiviset sopimuksentekoperusteet, jotka liittyvät suoraan tehtävän sopimuksen kohteeseen. Komission selitykset arviointikomitean kokoonpanosta ja siitä, miten se arvioi tarjouksia, ovat kohtuullisia ja kattavia.

17. Oikeusasiamiehen tehtävänä tällaisissa tapauksissa on arvioida, onko arvioinnissa ilmeinen arviointivirhe tai menettelyvirhe. Oikeusasiamiehen tehtävänä ei ole arvioida tarjousta uudelleen tai tehdä uudelleen arviointikomitean suorittamaa tieteellistä arviointia. Tässä tapauksessa komissio esitti riittävät perustelut sille, miksi tarjousta ei hyväksytty.[2] Arviointikomitea käytti kantelijan tarjousta arvioidessaan samantyyppisiä viittauksia kuin valitun tarjouksen arvioinnissa käytettyjä viittauksia (esimerkiksi se, sisälsivätkö tekniseen kyselylomakkeeseen annetut vastaukset tieteellisiä viittauksia, olivatko ne täydellisiä ja riittävän selkeitä muille kuin asiantuntijoille). Arvioinneissa ei ole mitään, mikä viittaisi valintalautakunnan subjektiivisuuteen tai puolueellisuuteen. Mikään ei myöskään viittaa ilmeiseen arviointivirheeseen tai menettelyvirheeseen sen arvioidessa kantelijan tarjousta.

18. Edellä esitetyn perusteella ei ole ilmennyt hallinnollista epäkohtaa siinä, miten komissio arvioi kantelijan tarjousta.

19. Oikeusasiamies pitää kuitenkin ongelmallisena sitä, että komissio ei toimittanut kantelijalle ajoissa tietoja valitusta tarjouksesta ja sopimuksen arvosta.

20. Sovellettavien sääntöjen mukaan tarjousten arvioinnin jälkeen olisi oltava vähintään kymmenen päivän odotusaika, jonka kuluessa ”hankintaviranomainen” ei saa allekirjoittaa sopimusta valitun tarjoajan kanssa.[3] Tänä aikana hankintaviranomainen voi saada huomautuksia hylätyiltä tarjoajilta. Jos huomautuksissa esitetään merkityksellisiä tietoja, jotka viittaavat mahdolliseen arviointivirheeseen, hankintaviranomainen voi lykätä sopimuksen allekirjoittamista arvioidakseen huomautuksia tarkemmin [4].

21. Unionin oikeuskäytännön mukaan on niin, että kun hankintaviranomainen ilmoittaa valitun tarjouksen ominaispiirteet ja suhteelliset edut, se antaa ”tarjoajalle, jonka tarjous on saavuttanut sopimuksen tekemistä edeltävän vaiheen, jota on verrattu muihin tarjouksiin ja jota on pidetty epäedullisempana, mahdollisuuden varmistaa, että vertailu on tehty oikein, ja tarvittaessa riitauttaa tämä vertailu. Tällaista tarkistusta ei voida tehdä ilman valitun tarjouksen kannalta merkityksellisiä tietoja.”[5] Toisin sanoen tieto valitun tarjouksen suhteellisista eduista antaa hylätyille tarjoajille mahdollisuuden havaita arviointivirhe. Tämän vuoksi hankintaviranomaisen on pyydettäessä annettava tietoja valitun tarjoajan suhteellisista eduista ja sopimuksen arvosta. Tämä olisi tehtävä odotusajan kuluessa ja joka tapauksessa ennen kuin se allekirjoittaa sopimuksen valitun tarjoajan kanssa. Hankintamenettelyjä koskevissa komission suuntaviivoissa suositellaan, että hankintaviranomainen pidentää odotusaikaa (mikä viivästyttää sopimuksen allekirjoittamista) tapauksissa, joissa se on toimittanut tiedot suhteellisista eduista vasta odotusajan päättyessä. Tällä tavoin hankintaviranomaiset voivat varmistaa, että jos toimitetut tiedot antavat aihetta perusteltuun valitukseen, tarvittavat seuraukset voidaan silti tehdä.[6]

22. Tässä tapauksessa kantelija pyysi tietoja voittaneen tarjouksen suhteellisista eduista odotusaikana, mutta sai tiedot vasta oikeusasiamiehen tutkimuksen aikana. Tämä on hallinnollinen epäkohta.

23. Oikeusasiamies katsoo, että tässä tapauksessa ei ole asianmukaista suositusta, koska komissio ei voi tässä vaiheessa tehdä mitään korjatakseen ajoissa toimitettujen tietojen puutteellisuuden. Kuten edellä on todettu, mikään ei myöskään viittaa ilmeiseen arviointivirheeseen. Oikeusasiamies tekee kuitenkin parannusehdotuksia sen varmistamiseksi, että komissiolla on tulevissa hankintamenettelyissä käytössään toimenpiteitä, joilla turvataan hylättyjen tarjoajien oikeudet käyttää tehokkaasti käytettävissään olevia muutoksenhakumekanismeja.

Päätelmä

Tutkinnan perusteella oikeusasiamies päättää asian käsittelyn ja tekee seuraavan päätelmän:

Euroopan komissiolla ei ollut hallinnollista epäkohtaa kantelijan tarjouksen arvioinnissa.

Se, että komissio ei antanut kantelijalle ajoissa tietoja valitun tarjoajan suhteellisista eduista ja sopimuksen arvosta, oli hallinnollinen epäkohta.

Parannusehdotuksia

Komission olisi harkittava mahdollisimman paljon tietoja sopimusarvosta ja valitun tarjoajan suhteellisista eduista ilmoittaessaan hylätyille tarjoajille jo hylkäämiskirjeessä.

Kun komissiolta pyydetään tietoja valitun tarjouksen suhteellisista eduista ja sopimuksen arvosta, sen olisi varmistettava, että se noudattaa velvoitetta toimittaa tällaiset tiedot odotusaikana ja joka tapauksessa ennen sopimuksen allekirjoittamista valitun tarjoajan kanssa.

Jos edellä tarkoitetut tiedot toimitetaan vasta odotusajan päätyttyä, komission olisi varmistettava, että se noudattaa velvoitetta lykätä sopimuksen allekirjoittamista tarjotakseen hylätyille hakijoille mielekkään mahdollisuuden esittää huomautuksia.

Päätöksestä ilmoitetaan kantelijalle ja Euroopan komissiolle.

Emily O'Reilly
Euroopan oikeusasiamies

Strasbourg, 2.6.2022

[1] Hankintamenettely PMO-OP-2020-0007/1, erä 1: asiantuntijalääkäripalvelut Luxemburgin maksutoimistossa: https://etendering.ted.europa.eu/cft/cft-display.html?cftId=7711.

[2] Varainhoitoasetuksen liitteessä I olevan 31.1 kohdan mukaisesti.

[3] Ks. varainhoitoasetuksen 175 artiklan 2 kohta.

[4] Varainhoitoasetuksen liitteessä I oleva 35 kohta.

[5] Unionin yleisen tuomioistuimen asiassa T-8/08, Dredging International NV ja Ondernemingen Jan de Nul NV v. Euroopan meriturvallisuusvirasto (EMSA), 13. syyskuuta 2011 antama tuomio, 106 kohta, saatavilla täällä.

[6] Ks. tältä osin komission julkisia hankintoja koskevan käsikirjan 4.11.3 kohta.