Hyvä D.,
teitte 8. huhtikuuta 2000 Euroopan oikeusasiamiehelle kantelun Euroopan komission pääosastosta X (nykyinen koulutuksen ja kulttuurin pääosasto). Kantelunne koski tapaa, jolla komissio käsitteli ranskalais-saksalaista kokousta koskevaa avustushakemustanne ja siihen liittyviä eri tietopyyntöjä.
Toimitin kantelun 17.4.2000 komissiolle kommentoitavaksi.
Komissio antoi lausuntonsa kantelustanne 8. elokuuta 2000. Toimitin komission lausunnon Teille 9. elokuuta 2000 ja pyysin Teitä esittämään huomautuksia, jos niin haluatte. Lähetitte minulle 27. elokuuta 2000 huomautuksensa komission lausunnosta.
Kirjoitan teille nyt kertoakseni teille tehtyjen tutkimusten tuloksista.

KILPAILUKYKY

Kantelija, joka on saksalainen entinen palvelusmies, vastaa Verband der Reservisten der Deutschen Bundeswehr e.V:n (Saksan armeijan entisten palvelusmiesten yhdistys) Marburg-Biedenkopfin alueellisen ryhmän kumppanuuksiin liittyvistä asioista. Marburg ystävystyy Poitiersin kanssa Ranskassa. Vuonna 1989 ryhmä oli solminut kumppanuuden ranskalaisten sotilaiden ja entisten palvelusmiesten yhdistyksen kanssa, jonka kotipaikka on Poitiersissa. Kumppanuuden 10-vuotisjuhlaa juhlisti ranskalaisen ryhmän vierailu Saksassa 12.-14. marraskuuta 1999.
Tammikuun 1999 lopulla kantelija otti yhteyttä Euroopan parlamentin jäseneen Hartmut Nassaueriin selvittääkseen, oliko mahdollista saada EU:n avustusta tähän tapahtumaan. Tämän jälkeen Euroopan parlamentin jäsen toimitti komission pääsihteeristöstä edellisenä vuonna saamansa esitteen ja lomakkeen ystävyyskaupunkitapahtumiin myönnettäviä avustuksia varten. Parlamentin jäsenelle tuolloin lähetetyn saatekirjeen mukaan pääsihteeristö oli valmis vastaamaan mahdollisiin kysymyksiin. Kantelija ei ollut varma, voisiko hän käyttää asianmukaista lomaketta, koska ehdotettua tapahtumaa ei ollut tarkoitus järjestää Marburgin ja Poitiers'n ystävyyskaupunkiohjelman yhteydessä, kuten lomake näytti edellyttävän. Hän lähetti näin ollen asiaa koskevan tiedustelun komission pääsihteeristön asiasta vastaavalle yksikölle 28.3.1999 päivätyllä faksilla. Koska vastausta ei saatu, kantelija kääntyi uudelleen Euroopan parlamentin jäsenen puoleen. Euroopan parlamentin jäsen lähetti 31.5.1999 PO X:n vastuuhenkilölle faksin, jossa hän tiedusteli, oliko ystävyyskaupunkitoiminta mahdollista vai oliko muita mahdollisuuksia saada avustusta. Puhelimitse tehdyistä lukuisista muistutuksista huolimatta vastausta ei saatu. Euroopan parlamentin jäsen kirjoitti 5. heinäkuuta 1999 PO X:n pääjohtajalle. Koska vastausta ei saatu, Euroopan parlamentin jäsen kirjoitti asiasta vastaavalle komission jäsenelle 28. heinäkuuta 1999 ja huomautti, että asia oli kiireellinen ja että tiedot olivat tarpeen 15. elokuuta mennessä, jotta kantelija voisi esittää hakemuksensa ajoissa. Kantelija lähetti PO X:lle uuden faksin 26. heinäkuuta 1999.
Syyskuun 1999 lopulla Euroopan parlamentin jäsenen toimisto ilmoitti kantelijalle ottaneensa uudelleen yhteyttä pääosasto X:ään ja saaneensa tiedon siitä, että tukea ei todennäköisesti ollut mahdollista saada ystävyyskaupunkitapahtuman ulkopuolella. Tämän jälkeen kantelija täytti lomakkeen, jonka hän oli aiemmin saanut Euroopan parlamentin jäseneltä ja jonka Marburgin kaupunki oli hyväksynyt 24. syyskuuta 1999.
Euroopan parlamentin jäsen ilmoitti kantelijalle 15. lokakuuta 1999, että PO X oli juuri ilmoittanut hänelle, että komissio ei voinut myöntää hänelle tukea. Komission hylkäävä päätös lähetettiin kantelijalle 28. lokakuuta 1999, ja se näyttää saapuneen 4. marraskuuta 1999 eli vähän ennen tapahtumaa. Tässä päätöksessä komissio väitti, että hakemus oli jätetty liian myöhään ja että se oli ollut puutteellinen. Kantelija kirjoitti 21. marraskuuta 1999 pääosasto X:lle tehdäkseen kantelun ja esitteli kaikki toimet, joihin hän ja Euroopan parlamentin jäsen olivat aiemmin ryhtyneet. Hän väitti, että viivästys johtui yksinomaan pääosasto X:stä, joka ei ollut vastannut kaikkiin tiedusteluihin.
Komissio lähetti 17.2.2000 lyhyen faksin, jossa se toi esiin ne seikat, joiden se katsoi puuttuvan hakulomakkeesta. Komissio mainitsi muun muassa, että lomakkeen sivulla 4 kantelija ei ollut täsmentänyt pyynnön esittäneelle elimelle aiheutuneita kustannuksia varten haettua avustusta eikä kutsuvieraiden kuljetuskustannuksia varten haettua avustusta. Komission mukaan ehdotetun tapahtuman sisällöstä ei ollut tietoja, eikä toimitettujen tietojen perusteella ollut mahdollista todeta, että tapahtuma koski Eurooppaa.
Tämän jälkeen kantelija kääntyi oikeusasiamiehen puoleen ja pyysi tätä tarkistamaan komission päätöstä. Tässä yhteydessä kantelija esitti seuraavat väitteet:
(1) Komissio ei vastannut useisiin kantelijan ja Euroopan parlamentin jäsenen Hartmut Nassauerin esittämiin tietopyyntöihin.
(2) Komissio ei käsitellyt asianmukaisesti kantelijan avustushakemusta.

KYSYMYS

Komission lausunto
Komissio esitti lausunnossaan seuraavat huomiot:
Komissio vahvisti 28.10.1999 tekemässään päätöksessä esittämänsä kannan. Kannekirjelmä oli lähetetty komissiolle 24.9.1999, ja komissio kirjasi sen saapuneeksi 4.10.1999. Siihen ei sisältynyt tapahtuman kokonaisbudjettia eikä ohjelmaa. Kannekirjelmää ei myöskään ollut jätetty kolmea kuukautta ennen tapahtumaa, kuten voimassa olevassa lainsäädännössä edellytetään.
Komissio totesi vastanneensa kantelijan 21 päivänä marraskuuta 1999 päivättyyn kirjeeseen 1 päivänä helmikuuta 2000. Tässä vastauksessa komissio selitti, että ensimmäinen sen vastaanottama kirjallinen tietopyyntö oli 31 päivänä toukokuuta 1999 päivätty pyyntö. Se ei ollut saanut 28.3.1999 päivättyä kirjettä. Komissio pahoitteli kuitenkin tapahtuneita viivästyksiä ja väärinkäsityksiä. Komissio huomautti, että kantelijalle lähetettyyn päätökseen oli liitetty tiedote, jotta kantelija ymmärtäisi paremmin syyt, joiden vuoksi hänen hakemuksensa oli hylätty. Lisäksi se pyysi kantelijaa ymmärtämään, että henkilöstöpulan ja sen vuosittain vastaanottamien tuhansien hakemusten vuoksi komissio ei pystynyt reagoimaan hakemuksiin yksilöidyillä kirjeillä. Komissio huomautti lisäksi, että hakemuksesta puuttui tietoja. Tästä syystä komission olisi pitänyt hylätä hakemus, vaikka se olisi hyväksynyt kantelijan väitteet, jotka koskivat hakemuksen jättämisen viivästymisen syitä. Komissio toivoi voivansa myöntää kantelijalle avustusta kuluvalle vuodelle suunniteltuihin toimiin.
Kun kantelija oli kirjoittanut uudelleen 15 päivänä helmikuuta 2000, komissio oli vastannut 17 päivänä helmikuuta 2000 ja korostanut kannekirjelmän puutteita.
Kantelijan huomautukset
Kantelija toisti huomautuksissaan näkemyksensä, jonka mukaan hakemuksen jättämisen viivästyminen johtui komissiosta eikä hänestä itsestään. Kantelija väitti lisäksi, että hän oli täyttänyt hakulomakkeen asianmukaisesti.
Kantelija käytti tilaisuutta hyväkseen tuodakseen esiin ongelman, joka hänen mukaansa ei liittynyt suoraan hänen kanteluunsa, mutta jota hän kuitenkin piti tärkeänä. Komissio myönsi avustuksia ystävyyskaupunkitoiminnan puitteissa. Kyseisten kaupunkien oli näin ollen tehtävä hakemuksia. Kantelijan mielestä olisi järkevää antaa komissiolle mahdollisuus myöntää avustuksia myös yhdistyksille, jotka ovat perustaneet eurooppalaisia kumppanuuksia.

PÄÄTÖS

1 Johdantohuomautus
1.1 Komission lausuntoa koskevissa huomautuksissaan kantelija esittää, että olisi järkevää antaa komissiolle mahdollisuus myöntää avustuksia ystävyyskaupunkitoiminnan lisäksi myös yhdistyksille, jotka ovat perustaneet eurooppalaisia kumppanuuksia.
1.2 Tätä seikkaa ei tuotu esiin alkuperäisessä kantelussa, eikä se liity suoraan jälkimmäiseen. Oikeusasiamies katsoo näin ollen, että tätä kysymystä ei ole asianmukaista tarkastella tämän kantelun yhteydessä. Kantelija voi tietenkin halutessaan esittää ehdotuksensa Euroopan komissiolle.
2 Kirjeenvaihtoon vastaamatta jättäminen
2.1 Kantelija väittää, että komissio ei vastannut hänen itsensä ja hänen avukseen kääntyneen Euroopan parlamentin jäsenen esittämiin erilaisiin tietopyyntöihin.
2.2 Komissio ei ole lausunnossaan ottanut kantaa tähän väitteeseen. Se on kuitenkin toimittanut kantelijalle jäljennöksen 1. helmikuuta 2000 päivätystä kirjeestään, jossa se pyysi anteeksi "pahoja väärinkäsityksiä ja viivästyksiä".
2.3 Kantelija kirjoitti ensimmäisen kerran komissiolle saadakseen tietoja 28. maaliskuuta 1999. Koska vastausta ei saatu, hän ja Euroopan parlamentin jäsen, jolta hän oli pyytänyt apua, kirjoittivat komissiolle useaan otteeseen 31. toukokuuta 1999 alkaen. Erityisesti Euroopan parlamentin jäsen kirjoitti ensin PO X:n vastuuhenkilölle (31. toukokuuta 1999), sitten PO X:n pääjohtajalle (5. heinäkuuta 1999) ja lopulta asiasta vastaavalle komission jäsenelle (28. heinäkuuta 1999). Kaikista näistä kirjeistä ja puhelinyhteydenotoista, joissa korostettiin asian kiireellisyyttä, huolimatta komissio ei antanut vastausta. Komissiolta saatiin virallinen vastaus vasta, kun kantelija oli jättänyt hakemuksensa.
2.4 On hyvän hallintotavan mukaista, että hallinto vastaa kansalaisilta saamiinsa kirjeisiin kohtuullisessa ajassa. Oikeusasiamies toteaa, että tässä tapauksessa komissio on johdonmukaisesti jättänyt vastaamatta kantelijan ja sen Euroopan parlamentin jäsenen, jonka puoleen hän oli kääntynyt, sille esittämiin tietopyyntöihin. Oikeusasiamiehen mukaan sillä seikalla, että komission asianomaisella yksiköllä ei ole käytettävissään riittävästi henkilöstöä sen työtaakan hoitamiseksi, ei ole merkitystä tässä tapauksessa, koska komissio ei ole edes lähettänyt vastaanottotodistusta mistään edellä mainituista kirjeistä. Oikeusasiamies katsoo näin ollen, että kyseessä oli hallinnollinen epäkohta.
2.5 Oikeusasiamies ei yleensä katso tarpeelliseksi esittää kriittistä huomautusta, jos hallinto on pyytänyt anteeksi kyseistä hallinnollista epäkohtaa. Esillä olevassa asiassa on kuitenkin useita syitä, jotka puoltavat toisenlaista päätelmää. Ensinnäkin oikeusasiamies katsoo, että komission vastaamatta jättäminen oli tässä tapauksessa vakavaa. Vaikuttaa siltä, ettei sillä, että parlamentin jäsen puuttui asiaan kansalaisen puolesta, eikä sillä, että kirjeitä lähetettiin komission hierarkian eri tasoille, ole ollut toivottua vaikutusta. Toiseksi oikeusasiamies toteaa, että komissio ei ole lainkaan käsitellyt sitä, ettei se ole vastannut kantelijan ja Euroopan parlamentin jäsenen kirjeisiin kantelua koskevassa lausunnossaan. Komission lausunnossa ei esitetty anteeksipyyntöä tästä viivästyksestä.
2.6 Oikeusasiamies katsoo näin ollen tarpeelliseksi esittää seuraavan kriittisen huomautuksen:

Komissio ei reagoinut kantelijan ja sen Euroopan parlamentin jäsenen, jonka puoleen kantelija oli kääntynyt, sille esittämiin tietopyyntöihin. Kyseessä on hallinnollinen epäkohta.

3 Kantelijan tukihakemusta ei ole käsitelty asianmukaisesti
3.1 Kantelija väittää, että komissio ei ole käsitellyt hänen hakemustaan asianmukaisesti. Hän väittää täyttäneensä hakulomakkeen asianmukaisesti ja toimittaneensa tarvittavat tiedot.
3.2 Komissio väittää pohjimmiltaan, että hakemus oli puutteellinen eikä toimittanut kaikkia tarvittavia tietoja.
3.3 Hakemuslomakkeen tarkastelu osoittaa, että lomakkeen sivulla 4 kantelija ei ole ilmoittanut kutsuvalle elimelle aiheutuneita kustannuksia varten haettua avustusta eikä kutsuvieraiden kuljetuskustannuksia varten haettua avustusta. Tämän lomakkeen saman sivun alareunassa hakijoille ilmoitettiin, että komissio ei voi ottaa huomioon puutteellisia hakemuksia. Näissä olosuhteissa oikeusasiamies pitää komission päätelmää kohtuullisena.
3.4 Edellä esitetyn perusteella näyttää siltä, että komissio ei ole syyllistynyt hallinnolliseen epäkohtaan tämän väitteen osalta.
4 Päätelmä Euroopan oikeusasiamiehen tätä kantelua koskevien tutkimusten
perusteella vaikuttaa tarpeelliselta esittää seuraava kriittinen huomautus:

Komissio ei reagoinut kantelijan ja sen Euroopan parlamentin jäsenen, jonka puoleen kantelija oli kääntynyt, sille esittämiin tietopyyntöihin. Kyseessä on hallinnollinen epäkohta.

Päätöksestä ilmoitetaan myös Euroopan komission puheenjohtajalle.
Vilpittömästi Jacob
Söderman