Arvoisa jäsen W., vastaanotin
14. kesäkuuta 1999 kantelun, jonka teitte vaalipiirissänne toimivan IPRIAS Ltd. -yhtiön puolesta Euroopan komissiota, pääosastoa 3, vastaan. Valitus, joka on tehty 3. toukokuuta 1999 päivätyllä lomakkeella, koskee ESPRIT-hankkeeseen liittyvien kuluilmoitusten maksuviivästyksiä ja maksuprosessin huonoa hallinnointia.
Toimitin kantelun 30.6.1999 komission puheenjohtajalle. Komissio lähetti lausuntonsa 4. marraskuuta, ja minä lähetin sen Teille ja pyysin Teitä esittämään huomautuksia, jos niin haluatte. Teiltä ei ole näköjään saatu huomautuksia.
Kirjoitan nyt kertoakseni teille tehtyjen tutkimusten tuloksista.
Pahoittelen tutkimuksen loppuunsaattamiseen kulunutta aikaa.

KILPAILUKYKY

Valituksen teki Euroopan parlamentin jäsen W. IPRIAS Ltd:n puolesta.
Valitus koski ESPRIT-ohjelmaa nimeltä "ASSISTEC" ("Assistance to Small and Medium-Sized Enterprises in the pre-licence phase of exploitation of their intellectual property"), jonka tarkoituksena oli auttaa pk-yritysyhteisöä hyödyntämään teollis- ja tekijänoikeuksiaan menestyksekkäästi.
"ASSISTEC"-hanke perustettiin ESPRIT-liitännäistoimenpiteeksi, jonka viisi sopimuskumppania toteuttaa. IPRIAS Ltd:lle annettiin koordinaattorin rooli ja vastuu teknisestä hallinnosta, kun taas toinen sopimuskumppani, INPG, oli määrä asettaa vastuuseen hankkeen taloushallinnosta. Hankkeen taloudellisena koordinaattorina INPG:n olisi toimitettava komissiolle pätevät kustannusselvitykset sopimuksessa mainitussa määräajassa sekä IPRIAS Ltd:n laatimat vastaavat määräaikaiset edistymiskertomukset. IPRIAS Ltd:n ja komission välinen
sopimus tehtiin marraskuussa 1997 ja allekirjoitettiin 23 päivänä joulukuuta 1997. Komissio teki 11 päivänä syyskuuta 1998 hankkeen uudelleentarkastelun, jossa se pyysi joitakin korjauksia, ja pian tämän jälkeen IPRIAS Ltd:n. Komissio ilmoitti IPRIAS Ltd:lle joulukuun 1998
alussa, että se saisi maksun vuoden 1999 alussa. IPRIAS Ltd. näyttää odottaneen, että maksu suoritetaan marraskuun 1998 lopulla.
IPRIAS Ltd. pyysi 11.12.1998 päivätyllä kirjeellään Euroopan parlamentin jäsentä W:tä ryhtymään toimenpiteisiin, jotta komissio suorittaisi edellä mainitun maksun. IPRIAS Ltd. ilmoitti 17.3.1999 Euroopan parlamentin jäsenelle W:lle saaneensa kyseisen maksun. Yritys ilmoitti ottavansa itse yhteyttä komissioon vaatiakseen korkoa siitä, mitä se piti maksuviivästyksenä. IPRIAS Ltd. kehotti myös Euroopan parlamentin jäsentä tutkimaan yleisemmin komission maksuviivästyksiin liittyviä ongelmia.
Euroopan parlamentin jäsen W. välitti Euroopan oikeusasiamiehelle IPRIAS Ltd:n kanssa käymänsä kirjeenvaihdon, joka sisälsi väitteet, joiden mukaan
a) komission maksuprosessia hallinnoidaan yleisesti ottaen huonosti ja
b) komissio suoritti edellä mainitun erityismaksun liian myöhään.

KYSYMYS

Komissio totesi lausunnossaan
aluksi, että sopimuksen 4 artiklan 3 kohdan mukaisesti komissio suoritti ensimmäisen maksun 13. helmikuuta 1998 eli 60 päivän kuluessa sopimuksen viimeisestä allekirjoittamisesta 23. joulukuuta 1997.
Tarkasteltavana olevaan tapaukseen liittyvän erityisongelman osalta komissio totesi, että sopimuksen 3 artiklan 1 kohdan mukaan ensimmäinen väliraportti ja sitä vastaavat kustannusselvitykset oli toimitettava 1.5.1998. Komissio sai hankkeesta ensimmäisen määräaikaiskertomuksen 24. heinäkuuta 1998. Raporttiin ei kuitenkaan liitetty kuluilmoituksia.
Ensimmäisen raportointijakson kustannusselvitykset saatiin vasta 12. elokuuta 1998. Komission yksiköiden tekemän analyysin perusteella todettiin, että näiden kustannusselvitysten kattama raportointijakso (8 kuukautta hankkeen alkamispäivästä) ei vastannut sopimuksen 3 artiklan 1 kohdan määräyksiä, joissa viitataan määräaikaisten edistymisraporttien toimittamiseen kuuden kuukauden välein hankkeen alkamispäivästä. Lisäksi osa kustannuksista oli ilmoitettu ”täysimääräisinä kustannuksina” (Full Costs, FC) eikä ”lisäkustannuksina” (Additional Costs, AC).
Sen sijaan komission yksiköt ilmoittivat näistä virheistä hankkeen johtajalle ensimmäisessä hankkeen tarkastelussa, joka pidettiin 11. syyskuuta 1998 (eli kuukauden kuluessa siitä, kun ne olivat vastaanottaneet kustannusselvitykset, joiden olisi pitänyt olla mukana ensimmäisessä määräaikaisessa edistymiskertomuksessa sopimuksen mukaisesti), ja pyysivät niiden korjaamista. Komissio sai tarkistetun version kustannusselvityksistä syyskuun 1998 lopulla.
Tarkistettujen menoilmoitusten analysoinnin jälkeen vaikutti siltä, että raportointijakso oli edelleen virheellinen. Tässä vaiheessa komission yksiköt eivät kuitenkaan ilmoittaneet konsortiolle sopimuksessa sovitussa yhden kuukauden määräajassa, että kaikkia virheitä ei ollut korjattu. Komission yksiköt tunnustivat tämän viivästyksen ja yrittivät korjata ongelman ja sopivat 24. marraskuuta 1998, että kuluilmoitukset käsitellään poikkeuksellisesti virheellisestä raportointijaksosta huolimatta.
Kustannusselvitysten hyväksyminen vahvistettiin 21 päivänä joulukuuta 1998 päivätyllä kirjeellä. Assistec-hankkeen (INPG) rahoituskoordinaattorille suoritettu maksu suoritettiin 11. tammikuuta 1999. Hankkeen sopimusjärjestelyjen mukaan maksun siirtäminen edelleen rahoituskoordinaattorilta IPRIAS Ltd:lle oli rahoituskoordinaattorin vastuulla.
Komissio päätteli, että kun se oli hyväksynytASSISTEC-hankkeen myöhässä toimittamien kustannusselvitysten tutkimisen, sen yksiköt itse asiassa reagoivat vasta kahden kuukauden kuluttua (sopimuksen mukaan enintään yhden kuukauden kuluttua) tarkistettuihin, mutta silti virheellisiin versioihin syyskuun lopussa esitetyistä kustannusselvityksistä. Komissio kuitenkin hyväksyi kustannusselvitykset sellaisina kuin ne olivat tässä vaiheessa. Vastaava maksu suoritettiin rahoituskoordinaattorille sopimuksessa asetetussa 60 päivän määräajassa.
Komissio lisäsi, että rahoituskoordinaattorin myöhemmissä viivästyksissä komissio ei voi ottaa vastuuta.
Komissio totesi lopuksi, että se myönsi "ASSISTEC"-hankkeelle 25 päivänä tammikuuta 1999 4,5 kuukauden jatkoajan hankkeen kestolle. Hanke on saanut maksun toisen kustannusselvityssarjan jälkeen 15. kesäkuuta 1999, ja se on parhaillaan valmistumassa.
Kantelijan huomautukset
Oikeusasiamies ei saanut kantelijalta huomautuksia.

PÄÄTÖS

1 Euroopan oikeusasiamiehen alustavat huomautukset
1.1 Ensimmäisestä väitteestä, jonka mukaan komission maksuprosessia on hallinnoitu yleisesti väärin, oikeusasiamies kiinnittää huomiota oma-aloitteiseen tutkimukseensa komission maksuviivästyksistä (1). Tämä tutkimus on edelleen käynnissä, minkä vuoksi oikeusasiamies ei tutki nyt käsiteltävän kantelun ensimmäistä väitettä.
2 Väitetty viivästyminen konkreettisessa tapauksessa
2.1 Toinen väite koski sitä, että komissio oli suorittanut edellä mainitun maksun liian myöhään IPRIAS Ltd -yritykselle. Komissio teki selkoa toimistaan näiden virheiden korjaamiseksi ja selvitti, miten maksut lopulta suoritettiin.
3 Päätelmä Oikeusasiamiehen tätä kantelua koskevien tutkimusten
perusteella näyttää siltä, että Euroopan komissiossa ei ole ilmennyt hallinnollista epäkohtaa. Oikeusasiamies päättää näin ollen asian käsittelyn.
Päätöksestä ilmoitetaan myös Euroopan komission puheenjohtajalle.
Vilpittömästi Jacob
Söderman

---

(1) http://www.ombudsman.europa.eu/latepay/en/default.htm