Kantelun tausta

1. Euroopan unionin henkilöstövalintatoimisto (EPSO) järjestää EU:n toimielinten puolesta avoimia kilpailuja tulevien virkamiesten valitsemiseksi.

2. Kantelija haki avointa kilpailua hallintovirkamiesten palkkaamiseksi. Kantelija osallistui valintakokeisiin, minkä jälkeen hänet kutsuttiin osallistumaan kirjallisiin kokeisiin. Hän ei kuitenkaan saanut riittävästi pisteitä tullakseen kutsutuksi suulliseen kokeeseen.

3. Tämän jälkeen kantelija pyysi EPSOa antamaan hänelle oikeat vastaukset kokeisiin ja tiedot hänen suoritustensa arvioinnista. EPSO toimitti hänelle vain osan pyydetyistä tiedoista. Tämän jälkeen kantelija teki kantelun oikeusasiamiehelle.

Tutkimuksen kohde

4. Kantelija väitti, että koska EPSO ei toimittanut hänelle ajoissa tietoja valintalautakunnan arvioinnista, joka koski hänen kirjallisia kokeitaan, hänellä ei ollut mahdollisuutta pyytää valintalautakuntaa tarkistamaan päätöstään olla kutsumatta häntä suulliseen kokeeseen.

Tiedustelu

5. Kantelija esitti 28. elokuuta 2009 huolenaiheensa oikeusasiamiehelle. Oikeusasiamies aloitti tutkimuksen 28. lokakuuta 2009 ja toimitti kantelun EPSOlle, joka lähetti lausuntonsa oikeusasiamiehelle 10. helmikuuta 2010. Lausunto toimitettiin kantelijalle, joka esitti huomautuksensa 16 päivänä maaliskuuta 2010.

Oikeusasiamiehen analyysi ja päätelmät

Alustava huomautus

6. Huomautuksissaan kantelija vaati nimensä merkitsemistä varallaololuetteloon. Oikeusasiamies toteaa, että tämä väite ei ollut osa alkuperäistä kantelua. Kantelija ei näytä tehneen ennakkoon hallinnollisia yhteydenottoja EPSOon. Näin ollen oikeusasiamies katsoo, että tämä väite ei voi olla osa tätä tutkimusta.

A. Väite, jonka mukaan tietoja ei ole toimitettu ajoissa

Oikeusasiamiehelle esitetyt perustelut

7. Saatuaan pisteensä kirjallisiin kokeisiin [1] kantelija lähetti 22 päivänä joulukuuta 2008 EPSOlle sähköpostiviestin, jossa hän pyysi "oikeita vastauksia kokeeseen a) ja arviota työstään kokeissa b) ja c)". Kantelija uusi pyyntönsä 9 päivänä tammikuuta 2009. Hän totesi seuraavaa: "Voisitteko toimittaa minulle oikeat tulokset kokeesta a) ja yksityiskohtaiset tiedot kirjallisten kokeideni arvioinnista b) ja c)." EPSO ilmoitti hänelle 12. tammikuuta 2009, että se ei toimita kirjallisiin kokeisiin mallivastauksia ja että hän saisi pyydetyt tiedot mahdollisimman pian. EPSO lähetti 16.1.2009 kantelijalle arviointilomakkeet kokeita b ja c varten.

8. Kantelija lähetti 16. tammikuuta 2009 EPSOlle kirjeen, jossa hän ilmoitti, ettei hän saanut oikeita vastauksia kokeeseen a eikä tietoja siitä, miten hänen kokeitaan b ja c arvioitiin. Hän huomautti, että hänen arviointilomakkeessaan ei ollut näin yksityiskohtaisia tietoja. EPSO vahvisti 20.1.2009, ettei hän voinut saada oikeita vastauksia kokeeseen a ja että hän oli saanut kaikki pyytämänsä tiedot. Kantelija uudisti pyyntönsä 21. ja 23. tammikuuta 2009. EPSO pysyi 26.1.2009 kannassaan, jonka mukaan kantelijalle oli annettu kaikki tiedot, jotka hänellä oli oikeus saada.

9. Kantelija pyysi 27 päivänä tammikuuta 2009 testinsä b uudelleentarkastelua ja ilmoitti, että hänen pyyntönsä tueksi ei voitu esittää yksityiskohtaisia perusteluja, koska hän sai vain puutteellisia tietoja testiensä arvioinnista. Hän ei voinut arvioida, olivatko hänen arvosanansa arviointimenetelmän mukaisia ja oliko hänen työnsä arvioitu oikein ja oikeudenmukaisesti.

10. EPSO lähetti 2.3.2009 kantelijalle vastauksensa ja oikeat vastaukset kokeeseen a.

11. EPSO ilmoitti 24. maaliskuuta 2009 kantelijalle valintalautakunnan suorittaman arvioinnin tuloksista. Jälkimmäinen vahvisti tuloksensa kokeessa b.

12. Kantelija lähetti 8. huhtikuuta 2009 kirjeen EPSOlle. Hän totesi, että vastoin hänen pyyntöään ja EPSOn 24.3.2009 päivätyssä kirjeessään antamaa lausuntoa hän ei saanut jäljennöksiä koeasiakirjoistaan (b ja c). Hän lisäsi, että valintalautakunnan arvioinnit näistä kokeista eivät olleet riittävän yksityiskohtaisia, jotta hän olisi voinut ymmärtää pistemääränsä. EPSO lähetti hänelle 27.4.2009 jäljennökset hänen koepapereistaan b ja c. EPSO ilmoitti kantelijalle 20.5.2009, että valintalautakunta oli tutkinut hänen asiakirja-aineistonsa uudelleen ja vahvistanut päätöksensä.

13. EPSO selitti lausunnossaan, että kantelija pyysi 22. joulukuuta 2008 jäljennöksen kokeeseen a annetuista oikeista vastauksista ja kokeiden b ja c arviointilomakkeista. EPSO lähetti hänelle 16.1.2009 arviointilomakkeet. Se teki kuitenkin virheen käsitellessään hänen pyyntöään saada jäljennös koetta a varten annetuista oikeista vastauksista, mitä EPSO pahoittelee vilpittömästi. Koska kantelijalla oli oikeus saada tällaisia tietoja, EPSO lähetti ne hänelle 2.3.2009.

14. Kantelija toisti 8 päivänä huhtikuuta 2009 päivätyllä kirjeellä, ettei hän ollut saanut jäljennöstä koeasiakirjoistaan, kuten hän oli jo ilmoittanut 27 päivänä tammikuuta 2009 päivätyssä kirjeessään. EPSO lähetti hänelle 27.4.2009 jäljennöksen hänen koepapereistaan b ja c ja pyysi häneltä anteeksi sitä, ettei hän lähettänyt niitä aikaisemmin. EPSO myönsi, että hänen pyytämiensä tietojen toimittaminen viivästyi huomattavasti.

15. Mitä tulee kantelijan väitteeseen, jonka mukaan hänen pyytämiensä tietojen saamisen viivästyminen esti häntä käyttämästä oikeuttaan pyytää valintalautakuntaa tarkistamaan päätöstään olla kutsumatta häntä suulliseen kokeeseen, EPSO huomautti, että kantelija esitti ensimmäisen kerran kirjallisen kokeen b vastausten uudelleentarkastelua koskevan pyynnön 27. tammikuuta 2009. Valintalautakunta tarkasteli hänen pyyntöään 16.3.2009 ja ilmoitti hänelle päätelmistään 24.3.2009. Se katsoi, ettei valintalautakunta ollut tehnyt arviointivirhettä, joka olisi mitätöinyt hänen arvosanansa. Kantelija esitti 8. huhtikuuta 2009 toisen uudelleentarkastelupyynnön, jonka valintalautakunta tutki 30. huhtikuuta 2009. Se vahvisti 16.3.2009 tekemänsä päätöksen.

16. EPSO korosti, että kantelija on käyttänyt oikeuttaan pyytää kokeidensa uudelleentarkastelua kahteen otteeseen. Kilpailuilmoituksessa täsmennettiin, että i) hakijat voivat pyytää uudelleentarkastelua 20 päivän kuluessa päivästä, jona EPSO ilmoitti heille päätöksestään, ii) EPSO toimittaa heidän pyyntönsä valintalautakunnalle ja iii) vastaus lähetetään mahdollisimman pian. EPSO korosti, että se noudatti täysimääräisesti velvoitteitaan toimittamalla kantelijan kaksi pyyntöä valintalautakunnalle ja ilmoittamalla tälle päätöksistään.

17. EPSO myönsi, että tiettyjen kantelijan pyytämien lisätietojen toimittamisessa oli joitakin ongelmia, mutta katsoi, että kantelijalta ei millään tavoin riistetty oikeutta pyytää valintalautakuntaa tarkistamaan päätöksiään. EPSO totesi lisäksi noudattaneensa täysimääräisesti kilpailuilmoituksessa esitettyjä uudelleentarkastelupyyntöjä koskevia velvoitteitaan.

18. Huomautuksissaan kantelija täsmensi, että pyytäessään arviointia työstään kokeiden b ja c osalta hän uskoi saavansa yksityiskohtaista tietoa siitä, miten kokeet oli merkitty ja miten hänen työnsä oli arvioitu. Hänen mukaansa EPSOn olisi pitänyt ymmärtää, että hän halusi jäljennöksen koeasiakirjoistaan, koska hän viittasi nimenomaisesti kilpailuilmoituksen V jakson 4 kohtaan. Hän väitti, että valintalautakunnan suorittama arviointi rajoittui sen tarkistamiseen, oliko valintalautakunta tehnyt arviointivirheen. Koska hän ei myöskään saanut valintalautakunnalta lisäarviointilomaketta, hän totesi, että lisäarviointia ei tehty.

19. Kantelijan mukaan EPSO rikkoi kilpailuilmoituksen V jakson 4 kohtaa. Tältä osin hän huomautti, että vaikka hän sai kopiot arviointilomakkeistaan kuukauden kuluessa, oikeat vastaukset testiin a annettiin hänelle liian myöhään, jotta hän olisi voinut riitauttaa osan kysymyksistä. Hän väitti, että tämän seurauksena hän menetti mahdollisuuden saada toisenlainen tavaramerkki.

20. Kantelija katsoi, että EPSOn anteeksipyyntö oli riittämätön. Hän korosti, että myöhemmissä kilpailuissa EPSO muutti määräaikoja, joiden kuluessa hakijoiden oli jätettävä uudelleentarkastelupyynnöt (20 päivästä 10 päivään), ja määräaikoja, joiden kuluessa EPSOn oli vastattava näihin pyyntöihin (ei määräaikaa). Tämä rajoitti entisestään mahdollisuutta esittää tällaisia pyyntöjä.

Oikeusasiamiehen arviointi

21. EPSO ei kiistä sitä, että kantelijan pyytämät asiakirjat (eli hänen koepaperinsa ja arviointilomakkeet), jotka se lopulta toimitti hänelle, eivät vaikuta valintalautakuntien työskentelyyn liittyvään salaisuuteen. Jos näin olisi, EPSO ei olisi lähettänyt asiakirjoja kantelijalle [2].

22. Unionin tuomioistuinten oikeuskäytännön mukaan (kursivointi tässä): "vaatimuksella, jonka mukaan asianomaiselle vastainen päätös on perusteltava, pyritään antamaan asianomaiselle henkilölle riittävät tiedot, jotta hän voi varmistua siitä, onko päätös perusteltu, ja jotta päätökseen voidaan hakea muutosta tuomioistuimessa. Kilpailun valintalautakunnan tekemien päätösten osalta perusteluvelvollisuus on sovitettava yhteen henkilöstösääntöjen liitteessä III olevan 6 artiklan mukaisen valintalautakuntien työskentelyä koskevan salassapitovelvollisuuden noudattamisen kanssa – –Kun otetaan huomioon salaisuus, jonka on vallittava valintalautakunnan työskentelyssä, eri kokeissa saatujen arvosanojen ilmoittaminen on riittävä perustelu valintalautakunnan päätöksille. Tällaiset perustelut eivät loukkaa hakijoiden oikeuksia. Sen avulla he voivat tietää suoritukselleen asetetun arvon ja tarvittaessa varmistua siitä, että he eivät ole todellisuudessa saaneet kilpailuilmoituksessa vaadittua määrää pisteitä päästäkseen tiettyihin kokeisiin tai kaikkiin kokeisiin."[3] Näin ollen kantelijalle annettavat tiedot päätöksen perusteltavuuden tarkistamiseksi ovat aina tulosta valintalautakuntien työskentelyyn liittyvän salassapitovelvollisuuden noudattamisen ja perusteluvelvollisuuden yhteensovittamisesta. Näin ollen vaikuttaa siltä, että kun hakijoille ilmoitetaan heidän kokeidensa tuloksista, ei ole mitään syytä olla toimittamatta heille kaikkia asiakirjoja, jotka heillä on (joka tapauksessa lopulta) oikeus saada. Yhteenvetona voidaan todeta, että jos asiakirjojen julkistaminen viikkoja/kuukausia sen jälkeen, kun tulokset on ilmoitettu hakijoille, ei vaikuta valintalautakunnan salassapitoon, asiakirjojen julkistaminen samanaikaisesti kokeiden tulosten ilmoittamisen kanssa ei voi vaikuttaa valintalautakunnan työskentelyn salassapitoon.

23. Oikeusasiamies korostaa myös, että hakijoilla on automaattinen oikeus saada kokeiden suorittamiseen liittyviä asiakirjoja, kuten koepapereita ja arviointilomakkeita. EPSO ei ole velvollinen analysoimaan hakijoiden pyytämien asiakirjojen sisältöä ennen niiden luovuttamista. EPSOn ei myöskään tarvitse poistaa tällaisista asiakirjoista mitään tietoja ennen niiden luovuttamista asianomaisille hakijoille. Valintalautakunnan on täytettävä arviointilomakkeet hakijoiden kokeita arvioidessaan, ja ne ovat siten saatavilla silloin, kun hakija esittää tutustumispyynnön. Oikeusasiamies ei näe mitään syytä, miksi hakijoille ei pitäisi antaa näitä asiakirjoja automaattisesti pyynnöstä. Edellä esitetyn perusteella oikeusasiamies esittää seuraavan lisähuomautuksen.

24. EPSO vastasi kantelijan asiakirjapyyntöön myöhässä. EPSO pyysi myöhemmin anteeksi viivästystä, mutta kantelija ei ollut tyytyväinen anteeksipyyntöön. Tässä yhteydessä oikeusasiamies esittää kriittisen huomautuksen jäljempänä.

25. Tässä kantelussa kantelija pyysi myös uutta arviointia suoriutumisestaan kokeissa. Oikeusasiamies toteaa, että kun kantelija teki kantelunsa, hän oli saanut kaikki pyytämänsä asiakirjat, joihin hänellä oli oikeus. Hän ei ole esittänyt mitään näiden asiakirjojen sisältöön perustuvaa perusteltua perustelua, joka oikeuttaisi hänen kokeidensa uudelleentarkastelun. Oikeusasiamies päättelee näin ollen, että kantelun tämän näkökohdan osalta ei ole perusteltua tehdä lisätutkimuksia.

B. Päätelmät

Kantelua koskevan tutkimuksensa perusteella oikeusasiamies päättää sen esittämällä seuraavan kriittisen huomautuksen:

EPSO vastasi kantelijan asiakirjapyyntöön myöhässä.

Päätöksestä ilmoitetaan kantelijalle ja EPSOlle.

Lisähuomautus

Oikeusasiamies ehdottaa, että EPSO voisi hakijan pyynnöstä toimittaa hänelle automaattisesti jäljennökset kokeisiin liittyvistä asiakirjoista, jotka hänellä on oikeus saada.

P. Nikiforos Diamandouros

Tehty Strasbourgissa 20 päivänä kesäkuuta 2011.

[1] Kirjalliset kokeet voidaan kuvata seuraavasti:

- testi a) koostuu monivalintakysymyksistä, joilla arvioidaan erityistietämystä hallinnollisista tutkimuksista, tiedusteluanalyyseistä tai unionin taloudellisten etujen suojaamisesta;

kokeen b tarkoituksena oli arvioida hakijan tietämystä, kykyä ymmärtää, analysoida ja tehdä yhteenvetoja sekä kykyä laatia luonnos samasta aiheesta kuin kokeessa a;

- kokeessa (c) laadittiin hakijan pääkielellä lyhyt muistio, jossa esitettiin kirjallisen kokeen (b) perustelut ja päätelmät.

[2] Oikeusasiamiehen omasta aloitteesta OI/5/2005/PB EPSO suostui myös antamaan hakijoille pääsyn arviointilomakkeisiin.

[3] Asia C-254/95, Parlement v. Innamorati, Kok. 1996, s. I-3423, 23–32 kohta. Ks. myös asia T-233/02, Alexandratos ja Panagiotou v. neuvosto, Kok. H. 2003, s. II-989, 24–27 kohta; Asia T-105/08 P, Van Neyghem v. komissio [2008], ei vielä julkaistu, 34–35 kohta.