Kantelun tausta

1. Kantelija, eräs kansalaisjärjestö, teki 10. maaliskuuta 2009 kantelun komission pääsihteeristöön (osasto E: avoimuus, suhteet sidosryhmiin ja ulkoisiin organisaatioihin), että eturyhmän A , edunvalvontabudjettia koskevat tiedot, jotka komissio sisällytti edunvalvojien rekisteriinsä, jäljempänä 'rekisteri', eivät olleet oikeita. Sen vuoksi kantelija väitti komissiolle tekemässään kantelussa, jäljempänä ’rekisteröintiä koskeva kantelu’, että A rikkoi komission käytännesääntöjen 4 artiklaa, jonka mukaan rekisteröijien on varmistettava, että niiden toimittamat tiedot ovat ”parhaan tietämyksensä mukaan puolueettomia, täydellisiä, ajantasaisia eivätkä harhaanjohtavia”.

2. Kantelija esitti rekisteriä koskevan valituksensa tueksi useita väitteitä. Ensinnäkin se väitti, että yli 20 miljoonaa pientä ja suurta yritystä edustavien työnantajajärjestöjen eurooppalainen yhteenliittymä A oli aliarvioinut lobbausbudjettinsa. Se totesi, että A:n henkilöstön tehtävänä on lobbata EU:n poliittisia päättäjiä sen varmistamiseksi, että näitä yrityksiä koskeva EU:n lainsäädäntö vastaa viimeksi mainittujen etuja. Kantelijan mielestä oli epärealistista, että A käyttää alle 600 000 euroa edunvalvontakustannuksiin, kuten rekisterissä todetaan, koska näiden kustannusten olisi välttämättä katettava i) A:n edunvalvontahenkilöstön ja tukihenkilöstön palkat; ii) julkaisut; iii) korkean tason konferenssien järjestäminen; iv) toimiston vuokra; v) laitteet ja vi) matkat. Lisäksi se katsoi, että suurten lobbaustapahtumien järjestämiskustannukset olisi laskettava myös lobbauskustannuksiksi. Se viittasi yksityiskohtaisesti A:n järjestämään erityiseen tapahtumaan, joka on vuosittainen eurooppalainen yrityshuippukokous (European Business Summit, EBS). Kantelijan mukaan pelkästään kunkin EBS:n kustannukset ovat 600 000 euroa, ja kukin 2500 osallistujasta maksaa 800–1200 euron rekisteröintimaksun. Lisäksi A järjesti vuonna 2008 myös muita merkittäviä tapahtumia, kuten Going global: Tie eteenpäin"; ”Alueet ja yritykset: kysymys kumppanuudesta; ja "Valmis, Vakaa, Palvelu!"

3. Kantelija ehdotti, että A:n komissiolle toimittamat tiedot saattaisivat olla harhaanjohtavia ja että komissio olisi voinut virheellisesti hyväksyä nämä tiedot luotettaviksi ja kirjata ne rekisteriin. Kantelija totesi myös, että A ei vastannut edellä mainittuihin huolenaiheisiin, kun kantelija käsitteli asiaa suoraan. Kantelija päätti rekisteriä koskevan valituksensa pyytämällä komissiota tutkimaan rekisterissä olevien A:ta koskevien tietojen johdonmukaisuutta ja uskottavuutta.

4. Komissio lähetti kantelijalle lyhyen vastauksen 5. toukokuuta 2009. Se totesi, että se oli tehnyt tarvittavat tarkastukset sekä sisäisesti että yhteistyössä BusinessEuropen kanssa, eikä se löytänyt perusteita todeta, että komission käytännesääntöjä olisi rikottu.

5. Kantelija pyysi 7 päivänä toukokuuta 2009 komissiota i) esittämään perustelut rekisteriä koskevan valituksen hylkäämiselle ja ii) perustelemaan rekisterin lobbausbudjettia koskevat tiedot osoittaakseen, että toimitetut tiedot olivat oikeita. Se totesi, että kaikissa vakavissa valitusmenettelyissä olisi esitettävä perustelut ja perustelut lopullisen päätöksen tueksi. Tällaiset perustelut puuttuivat kuitenkin komission vastauksesta, mikä oli pettymys ", varsinkin kun [kyseinen] valitusmekanismi koskee avoimuutta koskevaa kysymystä ".

6. Komissio vastasi 13. toukokuuta 2009, että sen virkamiehet olivat tavanneet A:n edustajia, ja pyysi heitä selventämään tekijöitä ja menetelmiä, joita käytettiin laskettaessa A:n EU:n toimielimiin kohdistuvaan suoraan lobbaukseen käyttämää arvioitua määrää. Komissio päätteli, että ”[A:n] esittämien seikkojen perusteella komission yksiköt ovat päätelleet, että edunvalvojia koskevien komission käytännesääntöjen 4 artiklaa ei ole rikottu”.

7. Kantelija ei ollut tyytyväinen komission selvitykseen A:n lobbausbudjetista. Näin ollen se pyysi asetuksen (EY) N:o 1049/2001 nojalla komissiolta oikeutta tutustua seuraaviin asiakirjoihin: i) kaikki komission yksiköiden ja A:n edustajien välisiä kokouksia koskevat komission kertomukset (mukaan lukien pöytäkirjat/muistiot ja muut asiaankuuluvat asiakirjat), jotka koskevat A:n merkitsemistä rekisteriin; ii) kaikki edellä mainittua rekisteröintiä koskeva kirjeenvaihto (sähköpostiviestit mukaan luettuina) komission yksiköiden ja A:n edustajien välillä.

8. Komissio vastasi 29 päivänä kesäkuuta 2009 kantelijan pyyntöön saada tutustua asiakirjoihin. Se toimitti kantelijalle muistion A:n edustajien ja komission välillä 7 päivänä huhtikuuta 2009 pidetystä kokouksesta sekä asiakirjan nimeltä Dossier de suivi d'une plainte, jossa esitetään yksityiskohtaisesti rekisteriä koskevan kantelun analyysi ja komission päätelmät. Asiakirja-aineistossa viitattiin menetelmään, jota A käytti arvioidessaan lobbausbudjettiaan, kuten A:n edustajat selittivät komissiolle. Asiakirja-aineiston mukaan A:n edustajat selittivät myös, että A:n yleisiin menoihin sisältyivät sen lobbaukseen liittyvien julkaisujen ja kannanottojen kustannukset. Lisäksi ne selvensivät, että EBS:ää ei järjestä A vaan riippumaton organisaatio, jolla ei ole oikeudellisia yhteyksiä A:han. A oli ainoastaan EBS:n toinen järjestäjä ja sen panos tapahtumaan oli henkinen eikä taloudellinen. Dossier de suivi d'une plainte toisti asiasisällöltään rekisteriä koskevan valituksen sisällön ja asiakirjavihkon sisällön. Dossier de suivi d'une plainte sisälsi myös rekisteriä koskevasta kantelusta tehdyt komission päätelmät, joiden mukaan i) A:n käyttämä menetelmä oli oikea; ii) ei ollut viitteitä siitä, että A olisi halunnut johtaa komissiota harhaan, ja iii) A:n oli toimitettava rekisteriä varten ainoastaan "estimoidut" tiedot. Molempien asiakirjojen jäljennöksissä, jotka komissio toimitti kantelijalle, kaikki numerotiedot oli poistettu.

9. Kantelija ei ollut tyytyväinen komission kokonaisselvitykseen ja kääntyi oikeusasiamiehen puoleen 3. joulukuuta 2009.

Tutkimuksen kohde

10. Oikeusasiamies päätti aloittaa tutkimuksen seuraavista väitteistä [1]:

(1) Komissio hylkäsi virheellisesti kantelijan rekisteriä koskevan kantelun, jonka mukaan edunvalvojien rekisterissä julkaistu edunvalvontabudjetti A oli aliarvioitu. ja

2) ei ole esittänyt asianmukaisia perusteluja valituksen hylkäämiselle.

Valituksen tekijä väitti, että

(1) Komission olisi annettava vakuuttavia selvennyksiä siitä, miten A:n lobbausbudjetti on laskettu, ja harkittava uudelleen päätöstään, jonka mukaan tämä rekisterissä julkaistu talousarvio oli oikea.

(2) Komission olisi yleensä perusteltava edunvalvojien rekisterin yhteydessä tehtyjä valituksia koskevat päätöksensä.

(3) Komission olisi kiireellisesti annettava enemmän ohjeita tukikelpoisten toimintojen määrittelystä ja edunvalvontabudjetin laskennasta, jotta vältetään eturyhmien soveltamat hyvin erilaiset menetelmät ja kriteerit, kuten rekisteristä käy ilmi.

Tiedustelu

11. Oikeusasiamies lähetti kantelun 2. helmikuuta 2010 komissiolle lausuntoa varten. Hän pyysi komissiota sisällyttämään lausuntoon yksityiskohtaisen kuvauksen edunvalvojien rekisteriä koskevasta komission valitusmekanismista.

12. Oikeusasiamiehen ohjesäännön 3 artiklan 2 kohdan mukaisesti oikeusasiamiehen yksiköt tarkastivat asian 12 päivänä maaliskuuta 2010 komission tiloissa [2]. Tarkastuskertomus lähetettiin 26 päivänä maaliskuuta 2010 komissiolle ja kantelijalle.

13. Komissio ilmoitti 29. huhtikuuta 2010 oikeusasiamiehelle, ettei se voinut noudattaa lausunnon lähettämiselle asetettua määräaikaa, ja pyysi uutta määräaikaa. Oikeusasiamies ilmoitti kantelijalle uudesta määräajasta 3. toukokuuta 2010.

14. Komissio antoi 8 päivänä heinäkuuta 2010 lausuntonsa, joka toimitettiin kantelijalle 21 päivänä heinäkuuta 2010. Kantelija esitti huomautuksensa 19 päivänä elokuuta 2010. Oikeusasiamies lähetti 14. joulukuuta 2010 komissiolle ehdotuksen sovintoratkaisuksi, johon komissio vastasi 1. maaliskuuta 2011. Kantelija kommentoi vastausta 9 päivänä maaliskuuta 2011.

Oikeusasiamiehen analyysi ja päätelmät

A. Väitetty rekisteriä koskevan valituksen ja siihen liittyvien vaatimusten virheellinen ja perusteeton hylkääminen

Oikeusasiamiehelle esitetyt perustelut

15. Kantelija väitti, että komissio i) hylkäsi virheellisesti sen rekisteriä koskevan kantelun, jonka mukaan edunvalvontabudjetti A, sellaisena kuin se on julkaistu komission edunvalvojien rekisterissä, oli aliarvioitu, ja ii) ei esittänyt asianmukaisia perusteluja kantelun hylkäämiselle.

16. Väitteensä tueksi kantelija väitti, että komission ei olisi pitänyt hyväksyä sitä, että A oli vain yksi European Business Summitin (EBS) järjestäjistä pelkästään A:n tältä osin antaman julistuksen perusteella. Vaikka näin olisikin, A:n talousarviossa olisi pitänyt ottaa huomioon se, että A järjestää muita EBS-tapahtuman kaltaisia tapahtumia.

17. Kantelija väitti myös, että toisen tekemänsä rekisteriä koskevan kantelun jälkeen komissio velvoitti Euroopan kemianteollisuuden neuvoston laskemaan uudelleen lobbausbudjettinsa, minkä seurauksena se nousi 50 000 eurosta 4 000 000 euroon. Kantelijan mukaan A:n, joka edustaa 20:tä miljoonaa suurta ja pientä yritystä, lobbausbudjetti ei voi kohtuullisesti olla vain 15 prosenttia kemianteollisuuden lobbausyhdistyksen, joka edustaa 29 000:ta yritystä, lobbausbudjetista. Lisäksi A:n lobbausbudjetti on, kuten rekisteristä käy ilmi, vain kolmannes toisen ryhmän eli UEAPME:n (Euroopan käsiteollisuuden, kaupan ja pk-yritysten etuja ajava työnantajajärjestö) budjetista. Näin ollen A:n lobbausbudjetin ja muiden suurten lobbausryhmien budjetin vertailu osoitti merkittäviä eroja.

18. Sen vuoksi kantelija väitti, että komission olisi annettava vakuuttava selvennys siitä, miten A:n lobbausbudjetti laskettiin, ja harkittava sen jälkeen uudelleen päätöstään, jonka mukaan tämä talousarvio, sellaisena kuin se on julkaistu rekisterissä, oli oikea. Lisäksi kantelija väitti yleisesti, että komission olisi perusteltava edunvalvojien rekisterin yhteydessä tehtyjä valituksia koskevat päätöksensä. Kantelija väitti, että tämä olisi täysin rekisterin tavoitteen mukaista, sillä rekisterin tavoitteena on lisätä edunvalvontabudjettien avoimuutta.

19. Lopuksi kantelija väitti, että komission olisi kiireellisesti annettava enemmän ohjeita tukikelpoisten toimintojen määrittelystä ja lobbausbudjetin laskemisesta, jotta vältetään eturyhmien soveltamat ja rekisteriin kirjatut hyvin erilaiset menetelmät ja kriteerit. Kantelija väitti tältä osin, että se, että komissio ei antanut edunvalvojille lisäohjeita siitä, miten heidän lobbausbudjettinsa lasketaan, johti siihen, että eturyhmien soveltamat menetelmät ja kriteerit vaihtelivat suuresti, ja antoi yleisölle epäselvän ja usein väärän kuvan lobbauksesta Brysselissä.

20. Lausunnossaan komissio totesi, että sen yksiköt olivat noudattaneet hyvin yksinkertaista ja selkeää menettelyä käsitellessään kantelijan rekisteriä koskevaa valitusta.

21. Prosessiin sisältyi kantelijan toimittamien asiakirjojen alustava analyysi. "Pääteltyään alustavan analyysin perusteella, että käytännesääntöjen rikkominen voi olla perusteltua", BE:n edustajien kanssa järjestettiin kokous heidän tiloissaan, jotta kantelijan väite voitiin esitellä heille ja kuulla heidän huomautuksiaan ja selityksiään" ottaen asianmukaisesti huomioon heidän oikeutensa puolustukseen ".

22. Komission yksiköt päättelivät A:n edustajien kokouksen aikana antamien selitysten perusteella, että A oli käyttänyt selkeää menetelmää lobbauskustannustensa arvioimiseksi. Näin ollen komissio päätteli, että menettelysääntöjä ei ollut rikottu, ja ilmoitti päätelmistään valituksen tekijälle ja A:lle.

23. Komissio viittasi asiakirjaan Dossier de suivi d'une plainte saadakseen täydellisen kuvauksen kaikista menettelyvaiheista, joita sen yksiköt ovat noudattaneet rekisteriä koskevan kantelun käsittelyssä.

24. Kantelija oli huomautuksissaan komission kanssa samaa mieltä siitä, että A:n lobbauskustannusten laskentamenetelmä oli selkeä ja ymmärrettävä. Selkeät menetelmät eivät kuitenkaan välttämättä takaa, että annetut tiedot ovat oikeita. Koska komissio peitti kantelijalle toimitetuissa asiakirjoissa A:n ilmoittamat palkka- ja toimintakustannusten prosenttiosuudet, se ei voinut tarkistaa, olivatko rekisterissä olevat A:ta koskevat tiedot oikeita. Kantelija kiisti näin ollen edelleen näiden prosenttiosuuksien uskottavuuden ja oikeellisuuden. Se toisti, että A:n työntekijöiden määrä (arviolta 45) ja A:n järjestämien toimintojen määrä (tapahtumat, edunvalvontakokoukset, julkaisut, materiaalit) viittasivat siihen, että A:n 550 000–600 000 euron edunvalvontabudjetti ei vastannut A:n läsnäoloa Brysselissä eikä siten ollut uskottava. Tämä tarkoittaa, että A saattaa käyttää liian alhaisia prosenttiosuuksia. Kantelijan mukaan komissio ei toimittanut mitään tietoja selventääkseen, miksi se piti A:n prosenttiosuuksia oikeina.

25. Lisäksi kantelija huomautti, että jotkin A:n selitykset, jotka koskivat sen ilmoittamaan lobbausbudjettiin sisältyviä kustannuksia, loivat " hyvin läpinäkymättömän kuvan" ja johtivat "yleisöä harhaan " A:n todellisesta lobbaustoiminnasta". Kantelijan mukaan näin oli, koska A väitti, ettei sille aiheutunut kustannuksia EU:n suurimman vuotuisen edunvalvontatapahtuman, EBS:n, järjestämisestä, vaikka sitä pidettiin yleisesti sen pääjärjestäjänä.

Oikeusasiamiehen alustava arvio sovintoratkaisuehdotuksesta

26. Komissiolle tekemässään rekisteriä koskevassa kantelussa kantelija väitti, että A rikkoi käytännesääntöjen sääntöä nro 4, jonka mukaan tietoja rekisteröivien lobbaajien olisi ”varmistettava parhaan ymmärryksensä mukaan, että heidän toimittamansa tiedot ovat puolueettomia, täydellisiä ja ajantasaisia eivätkä ne ole harhaanjohtavia”. Kantelija esitti kantelunsa tueksi väitteitä, jotka koskivat A-lobbaustoiminnan mahdollisia kustannuksia. Sen mukaan A:n rekisteriin ilmoittama suoran lobbaustoiminnan arvioitu määrä ei ollut kattava. Tältä osin oikeusasiamies piti hyödyllisenä korostaa, että hänen tutkimuksensa koskisi yksinomaan sitä, miten komissio käsittelee rekisteriä koskevaa kantelua. Oikeusasiamies ei näin ollen tutkinut A:n toimintaa, eikä hänellä ollut siihen toimivaltaa [3].

27. Lisäksi oikeusasiamies huomautti, että tutkimuksen aloittamisen yhteydessä hän pyysi komissiota toimittamaan yksityiskohtaisen kuvauksen edunvalvojien rekisteriä koskevasta komission valitusmekanismista. Lausunnossaan komissio viittasi asiakirjaan Dossier de suivi d'une plainte kantelijan yksittäisestä kantelusta, mutta ei antanut yleisiä tietoja kantelujen käsittelymenettelyistään eikä kommentoinut oikeusasiamiehen nimenomaista pyyntöä. Oikeusasiamies ymmärsi näin ollen, että rekisteriin liittyvää yleistä valitusmekanismia ei ole ja että komissio käsittelee kantelut tapauskohtaisesti. Oikeusasiamies ei ollut vakuuttunut siitä, että tämä olisi paras tapa varmistaa kantelujen tehokas ja avoin käsittely. Lisäksi oikeusasiamies pahoitteli sitä, että komissio ei vastannut kantelijan väitteeseen, jonka mukaan sen olisi yleisesti perusteltava rekisteriä koskevia kanteluja koskevat päätöksensä.

28. Oikeusasiamies ymmärsi kuitenkin komission asiakirjan Dossier de suivi d' une plainte (jonka jäljennöksen komissio toimitti kantelijalle numerotiedot poistetuina) perusteella, että komissio toteutti seuraavat toimet käsitellessään kantelijan rekisteriä koskevaa kantelua. Ensinnäkin se tutustui A:n verkkosivustoon tarkistaakseen sen henkilöstön kokonaismäärän ja heidän tehtävänsä. Se totesi, että henkilöstön jäseniä oli todellakin 45 (kuten kantelija väitti), mutta se ei pystynyt määrittämään, kuinka suuri osa heidän työajastaan liittyi A:n lobbaustoimintaan. Tämän jälkeen komissio tapasi johtavassa asemassa olevia A:n edustajia pyytääkseen selvennyksiä. A selitti lobbausbudjetin laskennassa käytettyä menetelmää ja totesi, että EBS:n järjestää eri riippumaton oikeushenkilö. Komissio piti tätä selvennystä riittävänä osoittamaan, että A:lla ei ollut aikomusta johtaa komissiota harhaan asiaankuuluvia tietoja toimittaessaan. Näin ollen se päätti asian käsittelyn ja ilmoitti päätelmistään asianomaisille osapuolille (kantelijalle ja A:lle).

29. Oikeusasiamies katsoi, että edellä 28 kohdassa mainitut menettelyvaiheet olivat asianmukaisia. Rekisteriä koskevan kantelun käsittelystä saamansa kokemuksen perusteella komissio voisi ryhtyä toimiin virallistaakseen rekisteriä koskevien kantelujen käsittelymenettelynsä.

30. Komission aineellisista päätelmistä oikeusasiamies totesi aluksi, että tiedot voivat olla objektiivisesti harhaanjohtavia, vaikka tämä ei olisikaan tiedot toimittaneen henkilön tarkoitus. Oikeusasiamies katsoi, että rekisteriä ylläpitävänä toimielimenä komission on toimittava riittävän huolellisesti varmistaakseen, että rekisteriin sisältyvät tiedot eivät ole objektiivisesti harhaanjohtavia. Komission eikä oikeusasiamiehen tehtävänä on arvioida, onko lobbausryhmän, joka haluaa rekisteröidä siihen liittyvän talousarvion, käyttämä laskentamenetelmä tältä osin asianmukainen. Vaikka lobbausbudjetin arvioitu määrä laskettaisiin selkeän menetelmän perusteella, se voi kuitenkin olla harhaanjohtava, jos laskennan perustana olevat tiedot eivät ole tarkkoja. Toisin sanoen hyväksyttävän menetelmän käyttö ei välttämättä takaa ilmoitetun lobbausbudjetin oikeellisuutta. Lopullinen määrä riippuu lähinnä kahdesta muusta tekijästä: ensinnäkin siitä, mitkä kustannukset otetaan huomioon, ja toiseksi siitä, minkä prosenttiosuuden niistä katsotaan liittyvän suoraan lobbaustoimintaan.

31. Oikeusasiamies tutki komission asiakirja-aineiston auttaakseen häntä päättämään, oliko komissio osoittanut riittävää huolellisuutta käsitellessään kantelijan esittämiä epäilyjä A:n ilmoittamasta edunvalvontabudjetista. Tarkastus koski asiakirjoja, jotka komissio luokitteli luottamuksellisiksi [4].

32. Ensinnäkin tarkastetuista asiakirjoista kävi ilmi, että A:n lobbaustoiminnan kustannukset muodostavat pienen [5] prosenttiosuuden sen kokonaiskustannuksista. Sama pieni prosenttiosuus koski A:n henkilöstön lobbaustoimintaan käyttämää kokonaisaikaa. Näiden asiakirjojen perusteella kävi myös ilmi, että vähemmistö A:n 45 työntekijästä harjoittaa lobbaustoimintaa. Oikeusasiamies katsoi, että vaikka edellä mainitut prosenttiosuudet olivat melko alhaiset, komissiolla ei ollut näyttöä, joka olisi voinut epäillä niitä, koska i) rekisteriä koskeva kantelu ei sisältänyt konkreettisia perusteluja siitä, mitä prosenttiosuuksia olisi pidettävä uskottavina, ja ii) komissio edellytti rekisteröijiltä vain arvioituja tietoja.

33. Toiseksi komissio totesi asiakirjavihkoon ja asiakirjaan ”Dossier de suivi d'une plainte” sisältyvien lobbaustoiminnan kustannusten osalta, että A esitti selityksiä kahdesta lobbauskustannusten ryhmästä: palkkakustannukset ja yleiset menot (mukaan lukien julkaisukustannukset).

34. Kirjaamokantelua koskevassa komission päätöksessä tai yhdessäkään niistä asiakirjoista, joihin oikeusasiamies saattoi tutustua asiakirjoja tarkastellessaan, ei kuitenkaan viitattu A:n lobbaustoimintaan liittyvien tapahtumien järjestämiseen ja sponsorointiin liittyviin kustannuksiin. A toimitti komissiolle ainoastaan selvityksen EBS:stä (että se toimi yhteistyössä EBS:n organisoinnissa, mutta ei osallistunut rahoitukseen).[6]

35. Kantelija viittasi kuitenkin yksityiskohtaisesti tällaisiin kustannuksiin rekisteriä koskevassa valituksessaan ja antoi esimerkkinä EBS:n lisäksi myös esimerkkejä muista merkittävistä tapahtumista, kuten "Going global: Tie eteenpäin"; ”Alueet ja yritykset: kysymys kumppanuudesta; "Valmis, vakaa, palvelu!". Oikeusasiamies katsoi, että oli todellakin kohtuullista uskoa, että tällaisen tapahtuman järjestämisestä ja/tai sponsoroinnista aiheutuvia kustannuksia olisi pidettävä lobbauskustannuksina. Itse asiassa komission käytännesäännöissä mainittiin nimenomaisesti tämänkaltainen toiminta yhtenä niistä toimista, joiden "tarkoituksena on vaikuttaa EU:n toimielinten politiikan muotoiluun ja päätöksentekoprosessiin ".

36. Edellä esitetyn perusteella oikeusasiamies katsoi, että komissio ei käsitellyt rekisteriä koskevaa kantelua riittävän huolellisesti, koska se ei pyytänyt A:lta nimenomaisia selityksiä lobbauskustannuksistaan, jotka liittyivät muiden merkittävien tapahtumien kuin EBS:n järjestämiseen, vaikka kantelija selvästi väitti niiden olevan olemassa. Koska komissio ei ottanut tätä seikkaa huomioon rekisteriä koskevasta kantelusta tekemässään päätöksessä, se laiminlöi lisäksi velvollisuutensa esittää täsmälliset perustelut [7]. Kyseessä oli mahdollinen hallinnollinen epäkohta.

37. Kantelijan väitteestä, jonka mukaan komission olisi kiireellisesti annettava enemmän ohjeita tukikelpoisten toimintojen määrittelystä ja edunvalvontabudjetin laskemisesta, jotta vältettäisiin eturyhmien soveltamat ja rekisteriin kirjatut hyvin erilaiset menetelmät ja kriteerit, oikeusasiamies huomautti ensin, että komission kantelijan kanssa käymän yleisen kirjeenvaihdon ja komission lausunnon perusteella vaikutti siltä, että komissio ei antanut edunvalvojille mitään olennaista ohjeistusta siitä, miten niiden edunvalvontabudjetit lasketaan.

38. Oikeusasiamies totesi tältä osin, että kantelijan raportoima tilanne, joka johti tähän tutkimukseen, näytti olevan seurausta tämän aineellisen ohjeistuksen puutteesta.

39. Oikeusasiamies ei myöskään nähnyt, miten komissio voisi käsitellä avoimesti rekisteriä koskevia kanteluja, jotka ovat samankaltaisia kuin kyseessä oleva kantelu, ja varmistaa asianomaisten lobbaajien ”puolustusta koskevan oikeuden”, koska lobbausta koskevien talousarvioiden laskemisesta ei ole aineellista ohjeistusta.

40. Lisäksi tällaisten ohjeiden puuttuminen tarkoittaa, että kaikki rekisterissä olevat tosiasiatiedot annetaan yksinomaan rekisteröijän vastuulla, eikä rekisteröijän tarvitse toimittaa mitään todisteita, perusteluja tai tositteita lausumiensa tueksi. Tämä heikentää selvästi rekisterin uskottavuutta. Ellei komissio saa rekisteriä koskevaa valitusta (kuten kantelijan), sillä ei todellakaan ole syytä tarkistaa, ovatko komission rekisteriin ilmoittamat ja kansalaisten saataville asettamat tiedot ”puolueettomia, täydellisiä, ajantasaisia ja harhaanjohtavia”.

41. Edellä esitetyn perusteella oikeusasiamies katsoi, että ohjeiden puuttuminen siitä, miten ja minkälaiset lobbauskustannukset olisi laskettava rekisteriä varten, voi todellakin vaarantaa rekisterin varsinaiset tavoitteet eli yleisön luottamuksen säilyttämisen komission toimintaan ja sen päätöksentekoprosessin avoimuuden ja johdonmukaisuuden vahvistamisen. Oikeusasiamies ei katsonut, että rekisterin vapaaehtoinen luonne oikeuttaisi kyseisten ohjeiden puuttumisen.

42. Oikeusasiamies päätti Euroopan oikeusasiamiehen ohjesäännön 3 artiklan 5 kohdan mukaisesti tehdä ehdotuksen sovintoratkaisuksi. Ehdotus kuuluu seuraavasti:

1 Ottaen huomioon oikeusasiamiehen edellä 33-36 kohdassa esittämät havainnot Euroopan komissio voisi avata rekisteriä koskevan kantelun uudelleen ja pyytää A:lta lisäselvityksiä muihin suuriin tapahtumiin kuin EBS:ään liittyvistä lobbauskustannuksistaan. (ensimmäinen ehdotus)

2 Ottaen huomioon oikeusasiamiehen edellä 27 ja 29 kohdassa esittämät havainnot Euroopan komissio voisi laatia ja julkistaa yleiset säännöt rekisteriä koskevien kantelujen käsittelyä koskevista menettelyistään. (toinen ehdotus)

3 Ottaen huomioon oikeusasiamiehen edellä 37-41 kohdassa esittämät havainnot Euroopan komissio voisi laatia ja antaa julkisia ohjeita siitä, miten eturyhmien olisi laskettava lobbausbudjettinsa ja miten raportoitava tukikelpoisista toimistaan. (kolmas ehdotus)

Oikeusasiamiehelle esitetyt perustelut sovintoratkaisuehdotuksen jälkeen

43. Ensimmäisen ehdotuksen osalta komissio totesi olevansa valmis pyytämään A:ta i) täydentämään selvityksiään ja ii) toimittamaan komissiolle lisätietoja. Komissio vakuutti oikeusasiamiehelle " etenevänsä asiassa piakkoin."

44. Toisen ehdotuksen osalta komissio totesi, että rekisterivalitusten käsittelymenettelyjä koskevien yleisten sääntöjen tarvetta tarkasteltiin äskettäin yhteistä rekisteriä käsittelevässä Euroopan parlamentin ja komission yhteisessä työryhmässä. Komissio liitti vastaukseensa jäljennöksen asiakirjasta "Luonnos Euroopan parlamentin ja komission sopimukseksi avoimuusrekisterin perustamisesta "[8] Se totesi lisäksi, että tämä asiakirja osoittaa, että rekisteriä koskevien valitusten käsittelymenettely on selkeä ja että se esitetään yksityiskohtaisesti edellä mainitun yhteisen sopimusluonnoksen liitteessä. Komissio ilmoitti myös, että se ei odottaisi yhteisen rekisterin käyttöönottoa ennen tämän menettelyn soveltamista, vaan soveltaisi sitä "vastedes"saatuihin uusiin rekisteriä koskeviin valituksiin.

45. Kolmannen ehdotuksen osalta komissio totesi, että se aikoo yhdessä parlamentin kanssa antaa ja julkistaa ohjeita siitä, miten edunvalvojien odotetaan laativan ja esittävän taloudelliset ilmoituksensa rekisterissä ja miten näiden edustajien olisi raportoitava tukikelpoisesta toiminnastaan. Suuntaviivoja valmistellaan parhaillaan, ja ne julkaistaan ennen yhteisen rekisterin käyttöönottoa.

46. Kantelija yhtyi edellä mainittuun komission vastaukseen. Se pyysi kuitenkin komissiota i) ilmoittaa sille A:n rekisteröinnin uudelleentarkastelun tuloksista, mukaan lukien mahdolliset muutokset rekisteröinnissä, ja antaa sille selvitys tällaisista mahdollisista muutoksista ja ii) julkistaa mahdollisimman pian menettelyt rekisteriä koskevien valitusten käsittelemiseksi.

Oikeusasiamiehen arvio sovintoratkaisuehdotuksen jälkeen

47. Oikeusasiamies katsoo, että sovintoratkaisu on saavutettu.

48. Hän luottaa myös siihen, että kantelijan huomautuksissa esitetyn pyynnön mukaisesti komissio i) ilmoittaa kantelijalle A:n rekisteröintiä koskevan uudelleentarkastelunsa tuloksista ja ii) julkistaa mahdollisimman pian avoimuusrekisteriä koskevien valitusten tutkinta-ja käsittelymenettelynsä (asiakirjan ”Ehdotus Euroopan parlamentin ja Euroopan komission sopimukseksi avoimuusrekisterin perustamisesta” 4 osa).

B. Päätelmät

Oikeusasiamies tekee kantelua koskevan tutkimuksensa perusteella seuraavat päätelmät:

Ystävällinen ratkaisu on saavutettu.

Oikeusasiamies luottaa siihen, että kantelijan huomautuksissa esitetyn pyynnön mukaisesti komissio i) ilmoittaa kantelijalle A:n rekisteröintiä koskevan uudelleentarkastelunsa tuloksista ja ii) julkistaa mahdollisimman pian avoimuusrekisteriä koskevien kantelujen tutkinta-ja käsittelymenettelynsä (asiakirjan " Luonnos Euroopan parlamentin ja Euroopan komission sopimukseksi avoimuusrekisterin perustamisesta"4 osa).

Tästä päätöksestä ilmoitetaan kantelijalle ja komissiolle.

 

P. Nikiforos Diamandouros

Tehty Strasbourgissa 5 päivänä huhtikuuta 2011.

---

[1] Oikeusasiamiehelle tekemässään kantelussa kantelija väitti myös, että komissio ei perustellut, miksi se peitti osan A-budjettia koskevista tiedoista, jotka se oli toimittanut vastauksena rekisteriä koskevaan kanteluunsa. Oikeusasiamies ei kuitenkaan käsitellyt tätä näkökohtaa tutkimuksessaan, koska hän ei pitänyt sitä hyväksyttävänä. Oikeusasiamiehen ohjesäännön 2 artiklan 4 kohdassa edellytetään, että ennen kantelua asianomaiseen toimielimeen on sovellettava asianmukaisia hallinnollisia menettelyjä. Asetuksen (EY) N:o 1049/2001 7 artiklan 2 kohdassa säädetään, että jos toimielin hylkää asiakirjoihin tutustumista koskevan pyynnön, hakija voi tehdä uudistetun hakemuksen pyytääkseen toimielintä harkitsemaan kantaansa uudelleen. Asetuksen (EY) N:o 1049/2001 8 artiklan 1 kohdassa säädetään, että jos uudistettu hakemus hylätään, hakija voi tehdä kantelun oikeusasiamiehelle tai nostaa kanteen unionin tuomioistuimissa. Tapauksissa, jotka liittyvät asetuksen (EY) N:o 1049/2001 mukaisiin asiakirjoihin tutustumista koskeviin pyyntöihin, oikeusasiamies tulkitsee näin ollen Euroopan oikeusasiamiehen ohjesäännön 2 artiklan 4 kohdassa asetettua vaatimusta siten, että ennen kuin kantelijat voivat tehdä kantelun tutustumisoikeuden epäämisestä, heidän on yleensä esitettävä uudistettu pyyntö saada tutustua kyseiseen toimielimeen. Kantelija toimitti komissiolle ainoastaan alkuperäisen hakemuksen eikä uudistettua hakemusta. Kantelija ei näin ollen ottanut komissioon etukäteen asianmukaisesti yhteyttä kantelun edellä mainittujen näkökohtien osalta, joten niitä ei voitu ottaa tutkittaviksi.

[2] Komission yksiköt lähettivät kantelijalle ei-luottamukselliset versiot kahdesta näistä asiakirjoista, asiakirja-aineistosta (Dossier de suivi d'une plainte) ja asiakirja-aineiston muistiosta (Note de dossier). Oikeusasiamiehen yksiköt tarkastivat luottamuksellisen version. Ne tutustuivat myös kolmanteen asiakirjaan, komission yksiköiden sisäiseen sähköpostiviestiin, jossa esitettiin yhteenveto niiden kannasta rekisteriä koskevaan kanteluun, joka julistettiin kokonaisuudessaan luottamukselliseksi. Lopuksi oikeusasiamiehen yksiköt tarkastivat neljännen ei-luottamuksellisen asiakirjan, joka oli komission kirje, jossa ilmoitettiin BE:lle, että se ei ollut löytänyt perusteita todeta BE:n rikkoneen komission käytännesääntöjä.

[3] SEUT-sopimuksen 228 artikla.

[4] Oikeusasiamiehen ohjesäännöstä ja hänen tehtäviensä hoitamista koskevista yleisistä ehdoista 9 päivänä maaliskuuta 1994 tehdyn Euroopan parlamentin päätöksen (94/262/EHTY, EY, Euratom, EYVL 1994, L 113, s. 15) 4 artiklan 1 kohdan ja oikeusasiamiehen antamien ja viimeksi 3 päivänä joulukuuta 2008 muutettujen täytäntöönpanosäännösten mukaisesti kantelijalla ja yleisöllä ei ole oikeutta tutustua oikeusasiamiehen yksiköiden tarkastuksen aikana saamiin luottamuksellisiin asiakirjoihin.

[5] Komissio luokitteli nämä ja muut tässä kohdassa tarkoitetut luvut luottamuksellisiksi.

[6] Tätä lausuntoa kehitettiin edelleen oikeusasiamiehen tarkastamassa asiakirjassa "Note de dossier", päivätty 7. huhtikuuta 2009.

[7] Oikeusasiamies muistutti, että SEUT-sopimuksen 296 artiklan välittömänä seurauksena perusteluvelvollisuus liittyy erottamattomasti päätöksentekoprosessin kaikkiin vaiheisiin EU:n tasolla sekä kaikkiin EU:n toimielimessä, virastossa tai elimessä käytäviin hallinnollisiin menettelyihin. Euroopan unionin perusoikeuskirjan 41 artiklan mukaan tämä on olennainen osa oikeutta hyvään hallintoon.

[8] Tämän luonnoksen jokaisen sivun alareunassa on seuraava vastuuvapauslauseke: "Tämä teksti kuvastaa Euroopan parlamentin ja Euroopan komission korkean tason ryhmässä saavutettua yhteisymmärrystä. Se julkistetaan avoimuuden ja tiedottamisen vuoksi, mutta on ymmärrettävä, että toimielimet, joille se nyt toimitetaan, eivät ole hyväksyneet sitä tähän päivään mennessä."