Kantelun tausta

1. Koulutuksen, audiovisuaalialan ja kulttuurin toimeenpanovirasto (EACEA) vastaa EU:n koulutus-, kulttuuri- ja audiovisuaalialan ohjelmien tiettyjen osien hallinnoinnista. Yksi näistä ohjelmista on elinikäisen oppimisen ohjelma, joka koostuu koulutusaloitteista, jotka on suunnattu kaikille elämänvaiheille. Leonardo da Vinci -alaohjelmassa keskitytään ammatilliseen koulutukseen.

2. Kantelija, joka on belgialainen voittoa tavoittelematon järjestö, oli Leonardo da Vinci -ohjelmasta rahoitetun European Design Training Incubator (EDTI) -hankkeen hankekoordinaattori. Hankkeen tavoitteena oli perustaa muotoiluun liittyvien ammatillisten koulutusorganisaatioiden eurooppalainen verkosto. Avustussopimus, jäljempänä 'sopimus', allekirjoitettiin 29 päivänä lokakuuta 2007, ja kaksivuotinen hanke alkoi 1 päivänä tammikuuta 2008. Hankekumppaneiden nimet luetellaan sopimuksen liitteessä IV.

3. Sopimuksen yleisten ehtojen II.13 artiklassa määrätään seuraavaa:

”1. Kaikista avustusehtojen muutoksista on tehtävä kirjallinen lisäsopimus. Suullinen sopimus ei voi sitoa osapuolia tähän.

[…]

3. Jos muutospyynnön esittää rahoituksen saaja, rahoituksen saajan on lähetettävä muutospyyntö virastolle hyvissä ajoin ennen sen voimaantuloa ja joka tapauksessa kuukautta ennen toimen päättymispäivää, lukuun ottamatta rahoituksen saajan asianmukaisesti perustelemia ja viraston hyväksymiä tapauksia.”

4. Kantelija ilmoitti 28 päivänä maaliskuuta 2008 EACEAlle, että sen virolainen hankekumppani oli perustanut uuden tytäryrityksen, jonka tehtäväksi se oli antanut hankkeen hoitamisen. Saksalainen kumppani vetäytyi hankkeesta 24. syyskuuta 2008. Yhteistyö uuden saksalaisen kumppanin kanssa alkoi 25. syyskuuta 2008. Kantelija ilmoitti tästä EACEA:lle sähköpostitse 21 päivänä lokakuuta 2008. Se lähetti 24.10.2008 EACEA:lle sopimukset sekä uuden saksalaisen että uuden virolaisen kumppanin kanssa. Se esitti 5.12.2008 virallisen muutospyynnön. EACEA pyysi lisätietoja, minkä vuoksi muutos allekirjoitettiin vasta 11. maaliskuuta 2009.

5. EACEA totesi 5.5.2009 lähettämässään sähköpostiviestissä, että uusille hankekumppaneille aiheutuneet kustannukset ovat tukikelpoisia vasta sopimuksen muutoksen allekirjoittamispäivästä eli 11.3.2009 alkaen.

6. Kantelija vastusti tätä päätöstä useissa 8. toukokuuta ja 19. marraskuuta 2009 välisenä aikana lähetetyissä kirjeissä ja sähköpostiviesteissä. Se väitti, että EACEAn päätös hylätä asianomaiset kustannukset perustui hankekäsikirjan uuteen versioon. Vaikka tämä versio oli päivätty lokakuussa 2008, se oli itse asiassa saatavilla vasta tammikuusta 2009 eli kuukausi sen jälkeen, kun kantelija oli esittänyt sopimuksen muuttamista koskevan pyyntönsä. Kantelijan mukaan tuolloin voimassa olleessa hankekäsikirjassa ei annettu ohjeita siitä, miten olisi toimittava kumppanuuden muuttumisen jälkeen.

7. Kumppanit eivät näin ollen nähneet syytä, jonka vuoksi ne olisivat lopettaneet hankkeen toteuttamisen kantelijan valmistellessa virallista muutospyyntöä. Itse asiassa kantelija katsoi, ettei heillä ollut muuta vaihtoehtoa, koska hanke kesti vain kaksi vuotta ja koska mahdolliset viivästykset olisivat vaarantaneet sen onnistumisen. Lisäksi kumppanit luottivat aiempiin kokemuksiinsa samankaltaisista EU:n rahoittamista hankkeista eli siihen, että kustannukset voitiin ilmoittaa takautuvasti. Vastaavassa tilanteessa sopimus allekirjoitettiin hallinnollisista syistä 8 päivänä toukokuuta 2008, mutta kustannukset olivat olleet tukikelpoisia 1 päivästä tammikuuta 2008, jolloin yhteistyö alkoi, ja EACEA oli hyväksynyt tämän lähestymistavan. Muissa hankkeissa kustannukset olivat tukikelpoisia tammikuusta 2007, vaikka sopimus allekirjoitettiin vasta vuonna 2009, tai marraskuusta 2008, vaikka sopimus käsiteltiin vasta elokuussa 2009.

8. Kantelija väitti joka tapauksessa, että se ei voinut ennakoida virolaisen kumppaninsa rakenteen muutoksia, jotka johtivat uuden kumppanin perustamiseen, eikä sen alkuperäisen saksalaisen kumppanin käyttäytymistä, joka päätti vetäytyä hankkeesta. Näin ollen se ei olisi voinut ilmoittaa EACEA:lle "hyvissä ajoin ennen kuin [muutoksen] oli määrä tulla voimaan".

9. Lisäksi EACEA oli ollut tietoinen muutoksista kumppanuudessa virolaisten ja saksalaisten kumppanien kanssa ainakin 28. maaliskuuta 2008 ja 24. lokakuuta 2008 lähtien. EACEAn hankevastaavat osallistuivat myös kumppaneiden, myös uuden virolaisen kumppanin, kanssa 29. ja 30. huhtikuuta 2008 pidettyyn kokoukseen. Vaikka EACEA oli näin ollen tietoinen siitä, että hankkeeseen osallistui aktiivisesti uusia kumppaneita, joille aiheutui näin ollen kustannuksia, se ei varoittanut kantelijaa siitä, että näitä kustannuksia ei katsottaisi tukikelpoisiksi. Itse asiassa EACEA jopa hyväksyi muutokset kumppanuudessa. Komissio ilmoitti 13 päivänä marraskuuta 2008 päivätyssä kirjeessään, ettei se vastusta saksalaisen kumppanin korvaamista. Kantelija totesi lisäksi, että EACEA vahvisti, että kustannukset olivat tukikelpoisia saksalaisen kumppanin osalta syyskuusta 2008 alkaen ja virolaisen kumppanin osalta toukokuusta 2008 alkaen.

10. EACEA vahvisti alun perin kantansa ja korosti, ettei se koskaan ilmoittanut kantelijoille, että uusille kumppaneille aiheutuneet kustannukset olisivat tukikelpoisia ennen muutoksen voimaantuloa.

11. EACEA ilmoitti kuitenkin 19 päivänä lokakuuta 2009, että se oli valmis hyväksymään virolaiselle kumppanille 28 päivästä elokuuta 2008 ja uudelle saksalaiselle kumppanille 2 päivästä helmikuuta 2009 aiheutuneet kustannukset. Kirjalliset pyynnöt, joissa ilmoitettiin kumppanien muutoksista, vastaanotettiin mainittuina päivinä. EACEA kuitenkin hylkäsi kantelijan väitteen, jonka mukaan se oli perustanut päätöksensä käsikirjan uuteen versioon, ja totesi, että käsikirjan tarkoituksena oli selkeyttää sopimukseen sisältyviä sääntöjä mutta että itse sopimuksessa määriteltiin hankkeen hallinnointitapa. Se muistutti, että yleisten ehtojen II.13 artiklan mukaan muutokset edellyttävät "kirjallista lisäsopimusta", joka avustuksen saajan oli lähetettävä EACEA:lle "hyvissä ajoin ennen [muutoksen] voimaantuloa ". Se lisäsi, että kustannukset voitiin hyväksyä vasta siitä päivästä alkaen, jona ensimmäinen kirjallinen pyyntö saapui virastolle.

12. Kantelija muistutti 19 päivänä marraskuuta 2009, että se oli ilmoittanut EACEA:lle sähköpostitse virolaisen kumppaninsa vaihtamisesta 28 päivänä maaliskuuta 2008 ja saksalaisen kumppaninsa vaihtamisesta 21 päivänä lokakuuta 2008. Päivämäärät, joihin EACEA viittasi 19 päivänä lokakuuta 2009 päivätyssä kirjeessään, olivat paperiversiona esitetyn pyynnön vastaanottopäivät. Sopimuksessa tai käsikirjassa ei kuitenkaan edellytetty, että asiaankuuluvat tiedot olisi toimitettava lähettämällä kirjattuja kirjeitä sähköpostien sijaan. Kantelija viittasi lisäksi yleisten ehtojen II.13 artiklan 3 kohdan poikkeukseen korostaakseen, että virastolla oli valtuudet luopua vaatimuksesta ilmoittaa EACEA:lle ennen muutosten täytäntöönpanoa.

13. Koska kantelija ei saanut vastausta tähän kirjeeseen, hän kääntyi Euroopan oikeusasiamiehen puoleen.

Tutkimuksen kohde

14. Tätä taustaa vasten kantelija esitti seuraavat väitteet:

(1) EACEA hylkäsi virheellisesti kustannukset, joita uudelle virolaiselle hankekumppanille oli aiheutunut ennen 28 päivää elokuuta 2008, ja kustannukset, joita uudelle saksalaiselle hankekumppanille oli aiheutunut ennen 2 päivää helmikuuta 2009.

Väitteen tueksi kantelija esitti seuraavat väitteet:

a) EACEA viittasi kustannusten hylkäämisen yhteydessä hankekäsikirjan uuteen versioon, joka ei ollut voimassa, kun sille ilmoitettiin kumppanien vaihtumisesta. ja

b) EACEAn päätös oli ristiriidassa sen aiemman käytännön kanssa, jonka mukaan kustannukset olivat tukikelpoisia yhteistyön alkamispäivästä alkaen, vaikka kumppaneiden välinen sopimus allekirjoitettiin myöhemmin.

(2) EACEA ei vastannut kantelijan 19 päivänä marraskuuta 2009 päivättyyn kirjeeseen.

15. Kantelija väitti, että EACEAn olisi hyväksyttävä uusille hankekumppaneille aiheutuneet kustannukset siitä päivästä alkaen, jona ne alkoivat tosiasiallisesti osallistua hankkeeseen kumppaneina.

Tiedustelu

16. Kantelu tehtiin 11. maaliskuuta 2010. Oikeusasiamies aloitti 27. huhtikuuta 2010 tutkimuksen ja pyysi EACEA:lta lausuntoa.

17. EASA antoi lausuntonsa 21. toukokuuta 2010. Lausunto toimitettiin 27 päivänä toukokuuta 2010 kantelijalle huomautusten esittämistä varten.

18. Kantelija vahvisti 22 päivänä marraskuuta 2010 olevansa tyytyväinen EACEAn lausuntoon.

Oikeusasiamiehen analyysi ja päätelmät

A. Väite, jonka mukaan EACEA on virheellisesti hylännyt hankekumppaneille aiheutuneet kustannukset, ja väite, jonka mukaan kirjeeseen ei ole vastattu

Oikeusasiamiehelle esitetyt perustelut

19. Kantelija pitäytyi EACEAn kanssa käymässään kirjeenvaihdossa esittämissään perusteluissa. Lisäksi se väitti, että EACEA ei vastannut sen 19 päivänä marraskuuta 2009 päivättyyn kirjeeseen.

20. EACEA totesi lausunnossaan, että se oli tarkistanut päätöstään ja suostunut pitämään virolaisten ja saksalaisten kumppanien kustannuksia tukikelpoisina siitä päivästä alkaen, jona kumppanuusmuutoksista ilmoitettiin sille ensimmäisen kerran sähköpostitse, eli 28.3.2008 ja 21.10.2008 alkaen.

21. Se korosti kuitenkin, että tämä päätös ei muodosta ennakkotapausta, koska sen sopimusten mukaan kustannukset olivat tukikelpoisia vasta siitä päivästä alkaen, jona tuensaaja haki virallisesti muutosta. Vaikka on totta, että hankekäsikirjaa tarkistettiin lokakuussa 2008, tarkoituksena oli ainoastaan selventää, että kustannuksia ei voitu hyväksyä takautuvasti. Se ei muuttanut sopimuksen ehtoja.

22. Kantelijan 19 päivänä marraskuuta 2009 päivättyyn kirjeeseen vastaamisen viivästymisen osalta EACEA selitti, että viivästyminen johtui asiakirja-aineiston analysointiin ja sen jälkeen kustannusten poikkeukselliseen hyväksymiseen kuluneesta ajasta.

23. Kantelija ilmoitti oikeusasiamiehelle katsovansa, että asia oli ratkaistu.

Oikeusasiamiehen arviointi

24. Edellä esitetyn perusteella oikeusasiamies katsoo, että EACEA on väliintulonsa jälkeen ratkaissut asian kantelijaa tyydyttävällä tavalla. Oikeusasiamies päättää näin ollen tutkimuksensa.

B. Päätelmät

Oikeusasiamies tekee kantelua koskevan tutkimuksensa perusteella seuraavan päätelmän:

EACEA on ratkaissut asian kantelijaa tyydyttävällä tavalla.

Valituksen tekijälle ja EACEA:lle ilmoitetaan tästä päätöksestä.

P. Nikiforos Diamandouros

Tehty Strasbourgissa 1 päivänä helmikuuta 2011.