Koostatud vastavalt Euroopa Ombudsmani põhikirja artikli 3 lõikele 6 ^[1]

Euroopa Komisjon keeldus registreerimast vabaühenduses Access Info Europe praktikandi esitatud taotlust üldsuse juurdepääsuks dokumentidele. Organisatsioon pöördus ombudsmani poole, kurtes, et komisjon nõuab üldsuselt dokumentidele juurdepääsu taotlejatelt liiga palju teavet.

Ombudsman nõustub, et komisjonil on õigus nõuda taotlejatelt nende täisnime esitamist. Ombudsman ei ole siiski veendunud, et nõue, et kõik taotlejad peavad esitama oma postiaadressi, on kooskõlas hea halduse põhimõtetega. Õiguskindluse tagamiseks, isikuandmete kaitsmiseks, üldsuse juurdepääsu õiguse kuritarvitamise vältimiseks ja institutsiooni piiratud ressursside võimalikult tõhusaks kasutamiseks on ka muid viise.

Seetõttu soovitab ombudsman, et komisjon registreeriks kõnealuse taotluse ja käsitleks seda ning ei nõuaks enam, et taotlejad esitaksid oma täieliku postiaadressi, kui on esitatud kirjavahetuseks sobiv alternatiivne aadress, näiteks e-posti aadress. Samuti kutsub ombudsman komisjoni üles kaaluma alternatiivseid võimalusi taotlejatega suhtlemiseks.

Taustteave

1. Vastuseks dokumentidele üldsuse juurdepääsu taotlusele märkis komisjon, et taotluse registreerimiseks on vaja taotleja ees- ja perekonnanime, elukohariiki ja tegevusvaldkonda.

2. Taotleja leidis, et ELi eeskirjad üldsuse juurdepääsu kohta dokumentidele ^[2] ei nõua sellist teavet. Ta küsis, kuidas tema tegevusvaldkond on komisjoni jaoks tema taotluse käsitlemisel asjakohane. Ta väitis ka, et komisjonile tema täisnime andmine oleks mõttetu, kuna komisjon ei saaks igal juhul kindlalt tuvastada tema isikut, kuna ta ei palunud tal esitada oma passi koopiat. Ta selgitas siiski, et ta on Poola kodanik, kes elab Rootsis ja töötab praktikandina valitsusvälises organisatsioonis Access Info Europe.

3. Komisjon keeldus juurdepääsutaotlust registreerimast, kuna hageja ei olnud nõutud teavet esitanud.

4. 2014. aasta aprillis esitas Access Info Europe kaebuse ombudsmanile. Ta väitis, et komisjon keeldus juurdepääsutaotluse registreerimisest ekslikult. Ta väitis, et komisjon peaks taotluse registreerima või selgitama selgelt, miks ta ei saanud seda teha, võttes eelkõige arvesse taotleja üksikasjalikke argumente selle kohta, miks ta ei oleks pidanud nõutud teavet esitama ^[3].

Väide, et taotluse registreerimisest keelduti õigusvastaselt

Ombudsmani lahendusettepanek

5. Ombudsman pakkus välja lahenduse, mis põhineb järgmisel analüüsil, võttes arvesse poolte esitatud argumente ja arvamusi.

6. ELi institutsioonid peavad tagama võimalikult laia ja lihtsa juurdepääsu oma dokumentidele viisil, mis on kooskõlas hea haldustavaga ^[4]. Küsimus oli seega selles, kas komisjon teeb seda, kui ta palub taotlejatel esitada oma ees- ja perekonnanimi, aadress ja tegevusala.

Juurdepääsutaotluse registreerimisest keeldumise kohta

7. Ombudsmanile esitatud kaebuses selgitas kaebuse esitaja Access Info Europe, et taotlus esitati tema nimel, st juriidilise isiku nimel, kelle registrijärgne asukoht on ELi liikmesriigis ja kes on ka komisjonile hästi tuntud. Nende selgituste põhjal ei olnud komisjoni põhjendus juurdepääsutaotluse läbi vaatamata jätmise kohta enam kehtiv. Ombudsman nõustub siiski, et dokumentidele üldsuse juurdepääsu taotleja peaks taotluse esitamisel esitama oma nime ja kirjavahetuse aadressi (mis võib olla e-posti aadress).

Komisjoni üldine poliitika seoses teabega, mida nõutakse taotlejatelt, kes taotlevad üldsuse juurdepääsu komisjoni dokumentidele

8. Komisjon väitis, et õiguskindluse huvides peavad kõik taotlejad esitama oma postiaadressid. Kui taotlejad taotlevad üldsuse juurdepääsu dokumendile, paluvad nad ELi institutsioonidel teha ametlikke otsuseid. Komisjonil peab olema võimalik teavitada taotlejaid oma otsustest juurdepääsutaotluste kohta ning taotlejatel peab olema võimalik neid otsuseid soovi korral vaidlustada. Vastused, mille suhtes võib kohaldada halduslikku või kohtulikku kontrolli, tuleb seega saata adressaatidele väljastusteatega tähitud kirjaga, sest "väljastusteate puudumise korral ei ole võimalik kindlaks teha, kas õiguskaitse tähtaegadest on kinni peetud"[5].

9. Komisjon leiab, et väljastusteatega tähtkirja saatmine taotlejate postiaadressidele on varasemate kohtuotsuste ^[6] põhjal sobiv teatamisviis. Ombudsman ei olnud siiski veendunud, et see on ainus viis piisava õiguskindluse tagamiseks ^[7]. Suhtlemine on pärast kohtuotsuseid selgelt edasi arenenud ja nüüdisaegne suhtlemine toimub peamiselt e-posti teel, mis on kiirem, lihtsam hallatav, sisuliselt tasuta ja seega täielikult kooskõlas hea haldustavaga - või isegi eelistatav. Enamikul üldkasutatavatel e-posti süsteemidel on lihtsad funktsioonid, mis võimaldavad saatjatel teada saada, millal e-kirjad on kätte saadud. Mõned institutsioonid kasutavad üksikisikute õigusi või huve mõjutavate otsuste edastamiseks spetsiaalseid e-posti süsteeme. Euroopa Personalivaliku Amet (EPSO) teavitab oma värbamiskonkurssidel osalevaid kandidaate nende tulemustest elektroonilise EPSO profiili postkasti kaudu. Komisjon ja ELi asutused edastavad hindamisaruanded oma töötajatele elektrooniliselt ning kaebuse esitamise tähtaeg algab pärast teate edastamist ^[8].

10. Ombudsman leidis, et komisjon ei ole nõuetekohaselt selgitanud, miks ei piisa veebi- või e-posti süsteemide kasutamisest, millel on teatavad turvafunktsioonid ja/või konkreetsed nõuded kättesaamise kinnituse kohta.

11. Komisjon väitis, et taotleja postiaadress on vajalik isiku eraelu puutumatuse ja isikupuutumatuse tagamiseks, kui taotlus käsitleb juurdepääsu isikuandmeid sisaldavatele dokumentidele.

12. Ombudsman märkis siiski, et komisjon nõuab, et kõik taotlejad esitaksid oma postiaadressi, olenemata sellest, kas taotletud dokumendid sisaldavad isikuandmeid.

13. Komisjon väitis ka, et taotleja postiaadress on vajalik kuritarvituste vältimiseks. On taotlejaid, kes ei ole tegelikud ja/või kes esitavad arvukalt jagatud taotlusi eri nimede all, eelkõige juhtudel, kus taotletakse juurdepääsu arvukatele dokumentidele.

14. Ombudsman nõustub, et dokumentidele juurdepääsu soovivad taotlejad peaksid olema oma isiku suhtes ausad ja selged ning et ELi haldusasutustel on õigus võtta asjakohaseid ja proportsionaalseid meetmeid kuritarvituste vältimiseks. Kui komisjonil on põhjendatud kahtlusi konkreetse taotleja isikusamasuse suhtes, kes näib kasutavat võltsitud identiteeti (või identiteete) või kellegi teise identiteeti, kuritarvitades seeläbi üldsuse juurdepääsu eeskirju, näib olevat proportsionaalne, et liidu administratsioon püüab selle taotleja isikusamasust kontrollida. Komisjon võiks seda teha näiteks küsides taotleja postiaadressi ja saates väljastusteatega tähitud kirja. Komisjon võis isegi nõuda hageja isikut tõendavate dokumentide koopiat. Komisjon peab igal üksikjuhul eraldi hindama, kas on õigustatud kahtlusi taotleja isiku suhtes või õigustatud põhjuseid arvata, et juurdepääsuõigust kuritarvitatakse.

15. Ombudsman leidis siiski, et komisjon ei ole nõuetekohaselt selgitanud, kuidas kuritarvitamise vältimise vajadus õigustab seda, et kõik taotlejad peavad esitama oma postiaadressi. Näib ebavajalik ja ebasobiv lähtuda eeldusest, et taotleja ei tegutse heas usus ja et igal juhul on vajalik teatav kontroll. Kasutatav õigus on üldsuse juurdepääs dokumentidele, mitte hageja ainuõigus.

16. Juurdepääsutaotlustele e-posti teel vastuste saatmine ei tekita probleeme, eriti kui juurdepääs on juba antud ja kui avaldatud dokumendid ei sisalda isikuandmeid. Ombudsman mõistab, et Euroopa Parlament kasutab e-posti sellistel juhtudel, kui avaldatud dokumendid ei sisalda näiteks isikuandmeid.

17. Seetõttu jõudis ombudsman järeldusele, et komisjoni poliitika, mille kohaselt nõutakse kõigilt taotlejatelt postiaadressi esitamist, ei ole kooskõlas komisjoni kohustusega tagada heale haldustavale vastav võimalikult lihtne juurdepääs oma dokumentidele.

18. Lõpuks märkis ombudsman, et komisjon nõudis, et taotlejad, kes esitasid oma juurdepääsutaotlused veebipõhise vormi kaudu, annaksid oma äridomeeni, kuigi ta registreeris taotlused e-posti teel, ilma et seda teavet oleks esitatud. Ombudsman leidis, et see tava on ebajärjekindel.

19. Eespool öeldut arvesse võttes tegi ombudsman 15. septembril 2015 ettepaneku lahendada kaebus, mille kohaselt

i) registreerib taotluse [...] ja menetleb seda viivitamata;

ii) hoiduma nõudmast kõigilt taotlejatelt oma postiaadressi esitamist, kui nad taotlevad üldsuse juurdepääsu oma dokumentidele; ja

iii) hoiduma nõudmast taotlejatelt, et nad deklareeriksid oma „ärivaldkonna”.

Komisjon võib siiski julgustada taotlejaid esitama oma postiaadressi või elukohariigi ning ettevõtlusvaldkonna. Komisjon peaks oma veebipõhises taotlusvormis selgitama sellise teabe esitamise kasulikkust.

Komisjoni vastus juurdepääsutaotluse registreerimisest keeldumise kohta

20. Vastuseks pakutud lahendusele märkis komisjon, et ta ei olnud teadlik, et juurdepääsutaotlus oli esitatud kaebuse esitaja (Access Info Europe) nimel enne kaebuse esitamist ombudsmanile [9]. Seega ei olnud komisjonil enne ombudsmani uurimise alustamist võimalust seda küsimust „käsitleda ja lahendada“. Igal juhul, isegi kui komisjon sai uurimise käigus teada hageja isiku, ei saanud ta teada postiaadressi. Taotleja postiaadress oli juurdepääsutaotluse registreerimiseks vajalik tingimus ja komisjon peab olema kindel, et aadress on õige, isegi korduvate taotlejate puhul.

Komisjoni vastus komisjoni üldisele poliitikale seoses teabega, mida nõutakse taotlejatelt, kes taotlevad üldsuse juurdepääsu komisjoni dokumentidele

21. Komisjon märkis, et on seotud ELi kohtute järeldustega, et ombudsmani viidatud „lihtsad funktsioonid, mis sisalduvad isegi üldkasutatavates e-posti süsteemides“, ei ole piisavad. Igal juhul ei oleks taotlejatele e-posti teel vastamine ja neilt e-posti teel vastuse saamise kohta kinnituse küsimine „praktiline ega piisav“, et tagada õiguskindlus, kuna komisjon saab „igal aastal üle 300 kordustaotluse“. Dokumentidele juurdepääsu taotlused on haldustaotlused ja enamikus jurisdiktsioonides peavad kodanikud oma riigi ametiasutustele selliste taotluste esitamisel esitama oma aadressi.

22. Komisjon ei välistanud EPSO poolt tulevikus kasutatava süsteemiga sarnase süsteemi kehtestamist. Ta leidis siiski, et praegune tava on proportsionaalsem, kuna EPSO profiili loomine nõuab rohkem teavet kui komisjon juurdepääsutaotluste registreerimiseks palub (nt sünniaeg, sugu, kodakondsus ja põhikeel).

23. Komisjon edastab oma personali hindamisaruanded asutusesisese IT-süsteemi kaudu. ELi õigusaktides, mis võimaldavad otsustest teatada elektrooniliselt, nõutakse ka isiku- või postiteenistustega võrreldava tõendusjõuga kättesaamistõendit. Igal juhul ei ole komisjoni praktika neid õigusnorme arvestades „ilmselgelt ebamõistlik”.

24. Komisjon järeldas, et tema tegevus on kooskõlas ELi kohtute praktikaga ning õiguskindluse ja proportsionaalsuse põhimõtetega.

25. Lõpuks selgitas komisjon, et ta on muutnud oma veebipõhist vormi, et taotlejatel oleks vabatahtlik esitada teavet oma „ärivaldkonna“kohta.

Kaebuse esitaja märkused

26. Kaebuse esitaja sõnul on komisjon varem tunnistanud, et tema tava küsida taotlejate postiaadresse põhines ainult ühel kuritarvitamise juhtumil [10]. Kaebuse esitaja rõhutas, et dokumentidele üldsuse juurdepääsu käsitlevate ELi eeskirjade eesmärk on tagada üldsuse juurdepääsu õiguse võimalikult lihtne kasutamine ning nende eeskirjade kohaselt peavad ELi haldusasutused „arendama välja head haldustavad, et hõlbustada juurdepääsuõiguse kasutamist“[11]. Samuti võivad taotlejad valida eelistatud juurdepääsuviisi, näiteks elektroonilise juurdepääsu [12]. Paljud taotlejad eelistavad saada dokumente e-posti teel. Sellistes olukordades on vastuste saatmine nii e-posti kui ka tähitud kirjaga tarbetu kulu. Kaebuse esitaja väitis ka, et vastupidiselt komisjoni väitele ei ole kodanikud kohustatud esitama oma postiaadressi, kui nad taotlevad üldsuse juurdepääsu dokumentidele enamikus Euroopa riikides.

27. Kaebuse esitaja tunnistas komisjoni vajadust tagada, et tema vastused juurdepääsutaotlustele antakse nõuetekohaselt ja et selle tagamine e-kirjadega võib olla keeruline. Kaebuse esitaja soovitas komisjonil uurida tehnilisi lahendusi, nagu Euroopa Ravimiameti Eudralink, või kaaluda süsteemi, mis sarnaneb süsteemiga, mida sageli kasutatakse internetipõhiste teenuste kasutajaks registreerimiseks ja/või salasõnade muutmiseks [13]. Sellist süsteemi ei oleks IT seisukohast raske rakendada, see võimaldaks kontrollida saatja e-posti aadressi ja muudaks dokumentide tähitud kirjaga saatmise tarbetuks.

28. Kaebuse esitaja tervitas komisjoni otsust muuta teabe esitamine oma tegevusvaldkonna kohta taotlejatele vabatahtlikuks.

Ombudsmani hinnang pärast lahenduse ettepanekut

Kaebuse esitaja juurdepääsutaotluse kohta

29. Uurimine puudutab konkreetset küsimust, kuidas komisjon käsitles kaebuse esitaja juurdepääsutaotlust, aga ka üldist küsimust, millist teavet peaks dokumentidele üldsuse juurdepääsu taotleja komisjonile juurdepääsutaotluse menetlemiseks esitama. Üldine küsimus on tihedalt seotud komisjoni kohustusega tagada kooskõlas hea haldustavaga võimalikult laiaulatuslik ja lihtne juurdepääs oma dokumentidele [14] Ombudsman on juba tunnistanud, et hea haldustava kohaselt nõuab komisjon taotlejalt nime esitamist.

30. Komisjon nõuab taotlejalt postiaadressi esitamist peamiselt kahel põhjusel. Esiteks soovib komisjon tagada, et taotleja saab vastuse, peamiselt selleks, et taotleja saaks soovi korral võtta otsuse suhtes järelmeetmeid. Teiseks soovib komisjon vältida dokumentidele üldsuse juurdepääsu käsitlevate ELi eeskirjade kuritarvitamist.

31. Komisjon tunnistab, et ombudsmani uurimise kaudu teab ta nüüd, et asjaomane juurdepääsutaotlus esitati Access Info Europe’i nimel. Komisjon väidab siiski, et tal ei ole endiselt kaebuse esitaja postiaadressi ja seetõttu ei saa ta juurdepääsutaotlust registreerida. Lisaks küsimusele, kas komisjonil on õigus nõuda postiaadressi, ei ole see väide faktiliselt õige: ombudsmani poolt komisjonile edastatud kaebuse esimesel leheküljel on selgelt märgitud kaebuse esitaja postiaadress. Seda arvesse võttes kujutab komisjoni jätkuv suutmatus taotlust registreerida ja sellele vastata endast haldusomavoli.

32. Eespool öeldut silmas pidades soovitab ombudsman [15] komisjonil juurdepääsutaotlus kiiresti registreerida ja sellega tegeleda.

Komisjoni üldine poliitika seoses teabega, mida nõutakse taotlejatelt, kes taotlevad üldsuse juurdepääsu komisjoni dokumentidele

33. Ombudsman ei ole veendunud, et komisjon vajab, et kõik taotlejad esitaksid oma postiaadressid, et tagada õiguskindlus (st komisjoni otsuste nõuetekohane teatavakstegemine, et taotlejad saaksid need vaidlustada) ja vältida kuritarvitusi.

34. Komisjoni viidatud kohtupraktika ei välista võimalust edastada otsuseid e-posti teel või muude veebipõhiste süsteemide kaudu. Oluline on tõendada, et taotleja sai otsuse [16]. Teisest kohtupraktikast nähtub selgelt, et piisab e-posti teel kättesaamise kinnitamisest [17].

35. Komisjon väidab, et taotlejatelt e-posti teel saadud vastuste kättesaamise kinnitamise nõudmine ei oleks praktiline ega piisav õiguskindluse tagamiseks, kuna komisjon menetleb igal aastal palju kordustaotlusi [18].

36. Ombudsmani ei veena siiski komisjoni väide, et suurele arvule kordustaotlustele vastamine tähitud kirjaga on vähem koormav kui otsuste kättesaamise elektrooniliste kinnituste teadmiseks võtmine. Kordustaotlustele elektrooniliselt või elektrooniliselt vastamine näib olevat vähem tülikas ning aeganõudvam ja kulutõhusam kui tähitud kirjaga saadetud ja vastu võetud kirjade käsitlemine.

37. Nagu on märgitud ombudsmani ettepanekus lahenduse kohta, tunnistab ombudsman, et komisjoni vahendeid tuleks kasutada tegelike taotlejate teenindamiseks ning et tal on õigus võtta asjakohaseid ja proportsionaalseid meetmeid, et vältida dokumentidele üldsuse juurdepääsu käsitlevate ELi eeskirjade kuritarvitamist. Ombudsman tunnistab ka, et komisjon peaks tagama andmekaitsealaste õigusaktide järgimise. Komisjon ei ole aga nõuetekohaselt selgitanud, kuidas oleks põhjendatud ja proportsionaalne nõuda kõigilt taotlejatelt oma postiaadressi esitamist, et vältida kuritarvitusi ja/või järgida andmekaitsealaseid õigusakte.

38. Eespool öeldut arvesse võttes ei pea ombudsman õigustatuks, et komisjon nõuab postiaadressi kõigilt, kes taotlevad üldsuse juurdepääsu tema dokumentidele, kui kirjavahetuseks on ette nähtud sobiv alternatiivne aadress, arvestades, et selline poliitika ei taga võimalikult laialdast ja lihtsat juurdepääsu viisil, mis on kooskõlas hea haldustavaga. Nõue, et kõik taotlejad esitaksid oma postiaadressi, on seega haldusomavoli ja ombudsman soovitab [19] komisjonil oma poliitikat muuta.

39. Ombudsman märgib, et on olemas selgelt erinevad elektroonilised sidevahendid, mida komisjon võiks kaaluda, et tagada võimalikult lihtne juurdepääs oma dokumentidele viisil, mis on kooskõlas hea haldustavaga ^[20]. Ombudsman väljendab heameelt selle üle, et komisjon ei välista tulevikus sellise veebipõhise süsteemi kasutuselevõttu, mis sarnaneb EPSO kasutatavale süsteemile. EPSO peab seda süsteemi selgelt ELi õigusega kooskõlas olevaks.  Selline süsteem ei tähenda automaatselt, et kandidaadid peaksid esitama nii palju teavet, kui EPSO nõuab, nagu komisjon on soovitanud, arvestades, et värbamiskonkursil osalemist taotlevalt isikult on vaja palju rohkem teavet kui isikult, kes taotleb üldsuse juurdepääsu dokumentidele. Kaebuse esitaja on käesoleva juhtumi puhul pakkunud välja muid vahendeid juurdepääsutaotluste kohta tehtud otsuste nõuetekohase vastuvõtmise tagamiseks (vt lisa). Seetõttu kutsub ombudsman komisjoni üles kaaluma elektroonilise süsteemi loomist juurdepääsutaotlusi käsitlevatest otsustest teavitamiseks.

40. Lõpuks väljendab ombudsman heameelt selle üle, et komisjon lõpetas nõude, mille kohaselt taotlejad pidid loetlema oma „äritegevuse“.

Soovitus

Selle kaebuse uurimise põhjal esitab ombudsman komisjonile järgmise soovituse:

Komisjon peaks

i) registreerib taotluse ja menetleb seda viivitamata; ja

ii) ei nõua enam, et kõik taotlejad esitaksid oma postiaadressi, kui kirjavahetuseks on esitatud sobiv alternatiivne aadress.

Ettepanek olukorra parandamiseks

Ombudsman kutsub komisjoni üles kaaluma alternatiivseid veebipõhiseid süsteeme või elektroonilisi vahendeid juurdepääsutaotlusi käsitlevatest otsustest teatamiseks.

Komisjoni ja kaebuse esitajat teavitatakse sellest soovitusest.  Vastavalt Euroopa Ombudsmani põhikirja artikli 3 lõikele 6 saadab komisjon üksikasjaliku arvamuse 31. märtsiks 2017. Üksikasjalik arvamus võiks koosneda soovituse heakskiitmisest ja selle rakendamise kirjeldusest.

Strasbourg, 16. detsember 2016

Emily O'Reilly
Euroopa Ombudsman

 

Lisa

Kaebuse esitaja pakkus välja järgmise juurdepääsutaotluste käsitlemise süsteemi:

„1. Komisjon saab taotluse juurdepääsuks ELi dokumentidele e-posti teel (või näiteks AsktheEU.org kaudu).

2. Komisjon saadab (automaatse) e-kirja kordumatu lingiga. Taotluse registreerimiseks ja töötlemiseks klõpsab taotleja lingil ja viiakse veebilehele, millel on mingi kinnitussõnum.

3. Samal ajal, kui teid suunatakse kinnitussõnumi juurde, saadetakse teine automaatne e-kiri, mis kinnitab registreerimisnumbrit ja annab muud teavet, mis on tüüpiline komisjoni ja teiste ELi asutuste saadetud praegustele kinnitustele, näiteks ajakava ja teave selle kohta, kuidas edasi kaevata. Kui 15 tööpäeva jooksul vastust ei saada, võib anda teavet selle kohta, kellega ühendust võtta (nii telefoni kui ka e-posti teel). Kogu see teave võib sisalduda ka veebilehe kinnitussõnumis.

4. Arvestades, et see mehhanism on e-kirja kinnitanud, on kindel eeldada, et ka edasine kirjavahetus toimetatakse edukalt kohale. Igal juhul võiks komisjon lisada lõppotsusesse lingi, millele taotleja klikib kättesaamise kinnitamiseks. Süsteem võib isegi automaatselt uuesti saata 5 päeva pärast, kui taotleja ei kinnita kättesaamist.

Siin on võimalik täiendav läbipaistvusinnovatsioon: taotluse esitamise ajal (2. ja 3. etapp) võidakse taotlejat teavitada ka sellest, et kõik tema taotluse alusel avaldatud dokumendid tehakse ennetavalt internetis kättesaadavaks. Sellega saavutataks kaks eesmärki: suurendada ennetava avaldamise taset ja tagada, et kui taotleja ei leia e-kirja, teab ta, kust otsida, kas teave on avaldatud (see toimib hästi AsktheEU.org puhul: mõned taotlejad kontrollivad oma e-kirju sõnumite saamiseks, teised lähevad lihtsalt veebilehele, kus kogu teave on avalik). On ütlematagi selge, et kõik avaldatud dokumendid tuleks automaatselt kanda ka dokumendiregistrisse.“

 

 

 

[1] Euroopa Parlamendi 9. märtsi 1994. aasta otsus ombudsmani ülesannete täitmist reguleeriva korra ja üldtingimuste kohta (94/262/ESTÜ, EÜ, Euratom), EÜT 1994, L 113, lk 15.

[2] Euroopa Parlamendi ja nõukogu 30. mai 2001. aasta määruse (EÜ) nr 1049/2001 üldsuse juurdepääsu kohta Euroopa Parlamendi, nõukogu ja komisjoni dokumentidele (EÜT L 145, lk 43; ELT eriväljaanne 01/03, lk 331) artikli 6 lõikes 1 on sätestatud: „Dokumentidele juurdepääsu taotlused esitatakse mis tahes kirjalikus vormis, sealhulgas elektrooniliselt, ühes EÜ asutamislepingus osutatud keeltest ning piisavalt täpselt, et institutsioon saaks dokumendi kindlaks teha. Taotleja ei ole kohustatud taotlust põhjendama.”

[3] Lisateavet kaebuse tausta, poolte argumentide ja ombudsmani uurimise kohta leiate ombudsmani lahenduse ettepaneku täistekstist, mis on kättesaadav aadressil:

http://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/solution.faces/en/74051/html.bookmark

[4] Määruse 1049/2001 artikkel 1: „Käesoleva määruse eesmärk on: a) määratleda põhimõtted, tingimused ja avalike või erahuvide piirid, mis reguleerivad juurdepääsuõigust Euroopa Parlamendi, nõukogu ja komisjoni ... dokumentidele, et tagada võimalikult laiaulatuslik juurdepääs dokumentidele, b) kehtestada eeskirjad, mis tagavad selle õiguse võimalikult lihtsa kasutamise, ning c) edendada dokumentidele juurdepääsu head haldustava.“.

[5] See tsitaat pärineb komisjoni esitatud teabest. Määruse 1049/2001 artikli 8 lõige 1: „1. Osalise või täieliku keeldumise korral teavitab institutsioon taotlejat tema käsutuses olevatest õiguskaitsevahenditest, nimelt institutsiooni vastu kohtumenetluse algatamisest ja/või ombudsmanile kaebuse esitamisest [...]”

[6] Vt näiteks otsus kohtuasjas T-12/90: Bayer vs. komisjon, EKL 1991, lk II-219, punkt 18: „vastuvõtuteatisega tähtkiri on sobiv teatamisviis niivõrd, kuivõrd see võimaldab kindlaks määrata kuupäeva, millest alates hakkab aeg kulgema. Lisaks sellele tehakse otsus nõuetekohaselt teatavaks pärast seda, kui see on edastatud isikule, kellele see on adresseeritud, ja see isik saab sellest teada [...]”

[7] Euroopa hea haldustava eeskirja artiklis 20 nõutakse, et üksikisikute õigusi või huve mõjutavatest otsustest tuleb teatada kirjalikult, mis ei tähenda tingimata tähitud kirja.

[8] Vt näiteks komisjoni 4. märtsi 2015. aasta otsuse (millega antakse ametitele eelnev kokkulepe muude teenistujate teenistustingimuste artikli 87 lõike 1 ja personalieeskirjade artikli 44 esimese lõigu rakendamise üldsätete kohta) (COM(2015) 1456 final) I lisa artikkel 7 „Apellatsioonimenetlus“. „Aruanne muutub lõplikuks edasikaebuse hindaja otsusega. Töötajat teavitatakse e-posti teel või muul viisil sellest, et otsus aruande lõplikuks muutmise kohta on vastu võetud [...]. Selline teatamine kujutab endast teatamist [...]. Personalieeskirjade artikli 90 lõikes 2 ette nähtud kolmekuuline kaebuse esitamise tähtaeg hakkab kulgema teabe edastamisest " ja 8 "tähtajad": "1. Tähtaegu [...] arvutatakse alles alates hetkest, mil asjaomane otsus asjaomasele isikule teatavaks tehti või hiljemalt siis, kui temalt kui hoolsalt ametnikult või teenistujalt võib eeldada, et ta on teadlik kõnealuse otsuse sisust ja selle põhjendustest. 2. Need tähtajad peatatakse siiski seniks, kuni töötaja ei saa elektroonilist süsteemi kasutada.”(rõhuasetus lisatud) Lisa on kättesaadav aadressil: http://ec.europa.eu/transparency/regdoc/rep/3/2015/EN/3-2015-1456-EN-F1-1-ANNEX-1.PDF 

[9] Komisjon viitas ombudsmani põhikirja artikli 2 lõikele 4: „[...] kaebusele peavad eelnema asjakohased administratiivsed lähenemisviisid asjaomastele institutsioonidele ja asutustele. “.

[10] Kaebuse esitaja viitas komisjoni kirjalikule vastusele Euroopa Parlamendi liikmele. Kirjalik küsimus ja komisjoni vastus on kättesaadavad siin:

https://juliareda.eu/2015/06/singular-abuse-of-freedom-of-information/

[11] Määruse 1049/2001 artikli 1 punkt b ja artikli 15 lõige 1.

[12] Määruse 1049/2001 artikli 10 lõige 1.

[13] Vt lisa.

[14] Määruse 1049/2001 artikkel 1: „Käesoleva määruse eesmärk on: a) määratleda põhimõtted, tingimused ja avalike või erahuvide piirid, mis reguleerivad juurdepääsuõigust Euroopa Parlamendi, nõukogu ja komisjoni ... dokumentidele, et tagada võimalikult laiaulatuslik juurdepääs dokumentidele, b) kehtestada eeskirjad, mis tagavad selle õiguse võimalikult lihtsa kasutamise, ning c) edendada dokumentidele juurdepääsu head haldustava.“.

[15] Ombudsmani põhikirja artikli 3 lõike 6 alusel.

[16] Kohtuasjas T-411/06 Sogelma vs. EAR, ECLI:EU:T:2008:419, otsustas Üldkohus, et „tuleb tähele panna, et EAR oleks võinud valida sidevahendi, mis võimaldas tal täpselt kindlaks teha kuupäeva, mil kiri pakkujani jõudis. On tõsi, et EAR palus hagejal oma 9. oktoobri 2006. aasta e-kirjas kinnitada e-kirjaga, et ta on teate kätte saanud. Kuid ta ei saanud sellist kinnitust. On selge, et kui e-kirja saatja, kes ei saa kättesaamise kinnitust, ei võta edasisi meetmeid, ei suuda ta tavaliselt tõendada, et see e-kiri on kätte saadud, ja vajaduse korral ka seda, millisel kuupäeval see saadi.” (rõhuasetus lisatud)

[17] Kohtuasjas T-167/10: Evropaïki Dynamiki vs. Euroopa Komisjon (ECLI:EU:T:2012:651) otsustas Üldkohus, et „49 [t] siin ei ole tõendeid, mis võimaldaksid tõendada, et hageja IT-süsteem tagab e-kirja nõuetekohase vastuvõtmise selle kavandatud saaja poolt samamoodi nagu näiteks kavandatud saaja allkiri või selleks pädevaks tunnistatud isiku allkiri juhul, kui kiirkullerteenust osutatakse väljastusteatega.

50 Käesoleval juhul oleks sellise tõendi saanud esitada näiteks dokumendi adressaadi poolt e-posti teel saadetud vastusega [...]”(kohtujuristi kursiiv)

[18] „[k]omisjon saab igal aastal üle 300 kordustaotluse. Nii suure taotluste arvu puhul ei ole süsteem, mille kohaselt komisjon palub igal taotlejal kinnitada kättesaamist vastamisega, praktiline ega piisav õiguskindluse tagamiseks...”

[19] Ombudsmani põhikirja artikli 3 lõike 6 alusel.

[20] Määruse 1049/2001 artikkel 1.