Isiklikult (Berlaymont)

Kohal viibinud

Euroopa Komisjon (peasekretariaat, üksused C1 ja C2)

Läbipaistvuse, dokumendihalduse ja dokumentidele juurdepääsu üksuse juhataja asetäitja

poliitikaametnik, institutsioonidevaheliste suhete koordinaator – suhted Euroopa Ombudsmaniga

Õigus- ja poliitikaametnik, juurdepääs dokumentidele

Kaks juhtumikäsitlejat, juurdepääs dokumentidele

Juriidiline assistent, juurdepääs dokumentidele

Euroopa Ombudsman

Amandine Le Bellec, uurimisametnik

Alice Bernard, uurimisametnik

Tanja Ehnert, päringute koordinaator

Jennifer King, õigusekspert

Kilian Frey, järelepärimiste praktikant

Taustteave

Juhtum puudutab Euroopa Komisjoni suutmatust vastata taotlusele anda üldsusele juurdepääs dokumentidele, mis on seotud komisjoni presidendi puhkusega. Juurdepääsutaotluse menetlemise algetapis ei tuvastanud komisjon ühtegi taotluse kohaldamisalasse kuuluvat dokumenti. 2023. aasta novembris vaidlustas kaebuse esitaja selle ja palus komisjonil oma otsus läbi vaadata. Kuna kordusotsus lükati edasi, pöördus kaebuse esitaja 2024. aasta jaanuaris ombudsmani poole.

2024. aasta veebruaris palus ombudsman komisjonil vastata kaebuse esitaja kordustaotlusele. Aprillis palus ombudsman kontrollida kõiki esialgselt kindlaks tehtud dokumente. Kuna kinnitavat otsust ei olnud augustis vastu võetud ja komisjon oli teavitanud ombudsmani bürood, et ta ei ole tuvastanud taotlusega seotud dokumente, jagas ombudsman juhtumi kohta oma esialgset seisukohta.[1] Lisaks palus ombudsman kontrollida komisjonisiseseid konsultatsioone ja teabevahetust seoses üldsuse juurdepääsu taotlusega. 

Kontrollikoosoleku eesmärk

Kohtumine korraldati komisjoni algatusel, et anda ombudsmani uurimisrühmale teavet taotletud asutusesisese teabevahetuse kohta ja käsitleda pärast kontrolli tekkinud küsimusi.

Sissejuhatus ja menetlusteave

Ombudsmani uurimisrühm kinnitas, et koostatakse aruanne ja saadetakse see komisjonile, et tagada sisu faktiline täpsus ja täielikkus. Konfidentsiaalset teavet ei lisata aruandesse ega esitata muul viisil kaebuse esitajale ega kolmandale isikule. Selline teave kantakse käesoleva koosoleku aruande konfidentsiaalsesse lisasse.

Komisjoni esindajad edastasid ombudsmani uurimisrühmale taotletud asutusesisese teabevahetuse paberkoopiad ja dokumendid, mille puhul oli esialgu kindlaks tehtud, et need kuuluvad taotluse kohaldamisalasse. Pärast kontrolli esitas uurimisrühm küsimusi, et selgitada kontrollitud dokumentide teatavaid aspekte.

Kontrollitud dokumentide loetelu on esitatud konfidentsiaalses lisas.

Vahetatud teave

Kinnitava otsuse ajakava

Komisjoni esindajad teatasid ombudsmani uurimisrühmale, et on koostatud kinnitava otsuse eelnõu, et õigustalitus on selle läbi vaadanud ja saatnud kinnitamiseks komisjoni asjaomastele osadele. Komisjoni esindajad märkisid, et sisearutelud on veel pooleli. Seega ei olnud võimalik esitada kinnitava otsuse vastuvõtmise ajakava.

Viivitus üldsuse juurdepääsu taotluse menetlemisel

Ombudsmani uurimisrühm küsis viivituse kohta taotluse käsitlemisel nii esialgses kui ka kordusetapis.

Algetapi kohta selgitasid komisjoni esindajad, et kuna taotlus oli seotud komisjoni presidendi kabinetiga, vastutas taotluse käsitlemise eest peasekretariaat. Nad märkisid, et viivitus taotluse käsitlemise alustamisel oli tõenäoliselt seotud töökoormusega. Nad selgitasid, et esialgse vastuse eest vastutav juhtumi käsitleja on sellest ajast alates komisjonist lahkunud, mistõttu ei olnud võimalik rohkem teavet saada.

Kinnitava etapiga seoses märkis ombudsmani uurimisrühm taotluse ja peasekretariaadis toimunud esialgse teabevahetuse õigeaegset registreerimist. Komisjoni esindajad selgitasid, et kuigi kordustaotluse menetlemise eest vastutab peasekretariaat, käsitles läbivaatamistaotlust teine juhtumi käsitleja, et tagada sõltumatu läbivaatamine. Varsti pärast läbivaatamisprotsessi algust paluti presidendi kabinetil uuesti teha täiendav otsing, et teha kindlaks taotluse kohaldamisalasse kuuluvad asjakohased dokumendid. Komisjoni esindajad selgitasid, et komisjoni talitused saatsid presidendi kabinetile mitu meeldetuletust, ja kinnitasid, et kuni 2024. aasta juunini ei toimunud juhtumis muid arenguid.

Dokumentide otsing ja identifitseerimine

Ombudsmani uurimisrühm küsis, kas peasekretariaat on andnud presidendi kabinetile suuniseid selle kohta, kuidas ja kust dokumente otsida. Komisjoni esindajad rõhutasid, et peasekretariaadil endal dokumente ei ole. Seega on komisjoni asjaomas(t)e osa(de) – käesoleval juhul kabineti – ülesanne otsing läbi viia. Peasekretariaat ei saa anda juhiseid selle kohta, kuidas otsingut teha, sest ta ei tea, kas dokumendid on olemas või kus need asuvad, kui see on nii.

Vastuseks ombudsmani uurimisrühma küsimusele selle kohta, kas peasekretariaat palub asjaomastel teenistustel selgitada, miks dokumente ei ole, kui dokumente ei ole kindlaks tehtud, märkisid komisjoni esindajad, et see ei ole nende praegune tava, kuid nad võivad seda tulevikus kaaluda.

Ombudsmani uurimisrühm esitas kontrollitud dokumentide põhjal komisjoni esindajatele mitu küsimust, eelkõige seoses täiendava teabevahetusega teiste komisjoni talitustega pärast ombudsmani esialgseid seisukohti.

Kuna kinnitava otsuse vastuvõtmine on veel pooleli, teatasid komisjoni esindajad, et praeguses etapis ei ole võimalik dokumentide identifitseerimise kohta rohkem märkusi esitada.

Koosoleku kokkuvõte

Uurimisrühm tänas komisjoni esindajaid nende aja ja esitatud selgituste eest ning koosolek lõppes.

Brüssel, 30. oktoober 2024

Jennifer kuningas Amandine Le Bellec

Juriidiline ekspert Päringud ametnik

[1] Euroopa Ombudsmani kiri Euroopa Komisjonile selle kohta, kuidas ta käsitles taotlust üldsuse juurdepääsuks komisjoni presidendi puhkusega seotud dokumentidele, kättesaadav aadressil: https://www.ombudsman.europa.eu/et/doc/correspondence/et/190963