Asukoht: Euroopa Ombudsmani büroo (rue Froissart 87, Brüssel)

Kohal viibinud

Euroopa Komisjon

• Strateegia & organisatsioonikampaaniate üksuse juhataja (DG COMM.B.1)
• Õigusnõustamise, turvalisuse ja dokumendihalduse üksuse juhataja (DG COMM.D.2)
• Üksuse juhataja – institutsioonidevahelised suhted, institutsioonidevahelised lepingud & EDCC (DG COMM.B.2)
• Riigihangete ja toetuste valdkonna juht (DG COMM.D.3.003)
• Õigusametnik – eetika, hea haldus ja suhted Euroopa Ombudsmaniga (SG.C.2)
• Läbipaistvuse, dokumendihalduse ja dokumentidele juurdepääsu üksuse juhataja asetäitja (SG.C.1)
• Õigus- ja poliitikaametnik – läbipaistvus, dokumendihaldus ja juurdepääs dokumentidele (SG.C.1)
• Õigus- ja poliitikaametnik – läbipaistvus, dokumendihaldus ja juurdepääs dokumentidele (SG.C.1)
• Haldusametnik – läbipaistvus, dokumendihaldus ja juurdepääs dokumentidele (SG.C.1)

Euroopa Ombudsman

• Jennifer King, õigusekspert
• Nicholas Hernanz, uurimisametnik
• Kilian Frey, järelepärimiste praktikant

Koosoleku taust ja eesmärk

Kaebus käsitleb Euroopa Komisjoni vastust taotlusele anda üldsusele juurdepääs dokumendi EASE 2024/0393 alusel registreeritud dokumentidele, mis on seotud komisjoni avalike suhete kampaania „You are EU“ ettevalmistamise, rakendamise ja hindamisega. Kaebuse esitaja väidab, et komisjon ei tuvastanud kõiki taotlusega hõlmatud dokumente.

Kohtumise eesmärk oli saada ombudsmani uurimisrühmalt selgitusi selle kohta, kuidas komisjon otsis ja tuvastas dokumente, mis kuuluvad kaebuse esitaja avaliku juurdepääsu taotluse kohaldamisalasse.

Sissejuhatus ja menetlusteave

Osalejad tutvustasid end ja ombudsmani uurimisrühm tänas komisjoni esindajaid nendega kohtumise eest. Nad kirjeldasid ombudsmani koosolekute suhtes kohaldatavat õigusraamistikku, eelkõige seda, et ombudsman ei avaldaks komisjoni poolt konfidentsiaalseks tunnistatud teavet ei kaebuse esitajale ega ühelegi teisele isikule väljaspool ombudsmani bürood ilma komisjoni eelneva nõusolekuta ^[1].

Uurimisrühm selgitas, et nad koostavad koosoleku kohta esialgse aruande, mis saadetakse komisjonile, et tagada sisu faktiline täpsus ja täielikkus. Seejärel vormistatakse koosoleku aruanne lõplikult, lisatakse toimikusse ja esitatakse kaebuse esitajale. Konfidentsiaalset teavet ei lisata aruandesse ega esitata muul viisil kaebuse esitajale ega kolmandale isikule.

Vahetatud teave

Komisjoni esindajad selgitasid, et kaebuse esitaja esialgne taotlus puudutas suhtekorralduskampaaniat „You are EU“, mida komisjon praegu korraldab (rõhuasetus lisatud). Kuna kampaania on jagatud kolmeks eri etapiks, asus komisjon seisukohale, et esialgne taotlus puudutas ainult dokumente, mis olid seotud kampaania kolmanda etapiga (praegu käimasolev etapp). Pärast kaebuse esitaja kordustaotlust mõistis komisjon, et kohaldamisala võib olla laiem, mille tulemusena tehakse kindlaks täiendavad dokumendid.

Komisjoni esindajad selgitasid, et pärast kaebuse esitaja kordustaotluse saamist tegi komisjoni peasekretariaat tihedat koostööd kommunikatsiooni peadirektoraadiga (DG COMM), kes käsitles esialgset taotlust. Lisaks esialgses etapis kindlaks tehtud 32 dokumendile tegi kommunikatsiooni peadirektoraat kindlaks veel kaheksa dokumenti. Komisjoni esindajad märkisid, et üks tuvastatud lisadokument, „Teatis läbirääkimistega menetluse kohta”[2] andis olulist teavet kaebuse esitaja soovi kohta mõista, miks see menetlus valiti, millist õiguslikku alust kasutati ja kuidas esialgne turuanalüüs tehti.

Vastuseks ombudsmani uurimisrühma küsimusele teatavate dokumentide kohta, mida avalikustatud dokumentides mainiti, kuid mida ei tuvastatud, selgitas komisjon, et need on ettevalmistavad dokumendid ja seetõttu ei kuulu need kohaldamisalasse. Komisjoni esindajad ütlesid, et kaebuse esitaja ei taotlenud konkreetselt neid dokumente.

Komisjoni esindajad nõustusid, et kui ombudsman jõuab järeldusele, et oleks tulnud kindlaks teha täiendavad dokumendid, võib komisjon oma otsuse uuesti läbi vaadata.

Nad mainisid ka keerulist olukorda 2022. aasta aprillis, kui komisjon algatas läbirääkimistega menetluse COMM/2022/NP/0302 teavituskampaania jaoks, mis käsitles ELi reageerimist Venemaa Ukraina-vastase agressioonisõja mõjule. Arvestades konteksti, pidi komisjon kiiresti muutma oma üldist kommunikatsioonistrateegiat, et muuta see kiiremaks, reageerivamaks ja tõhusamaks, et selgitada liidu tegevust sõjale ning sellest tulenevale energia- ja majanduskriisile reageerimisel. Tõepoolest oli tungiv vajadus teavitada laia üldsust ELi vastusest ning olemasolevad lepingulised lahendused ei võimaldanud kampaaniat kiiresti korraldada.

Finantsmääruse [3] kohaselt võivad ELi institutsioonid äärmiselt kiireloomulistel juhtudel kasutada väljakuulutamiseta läbirääkimistega hankemenetlust. Komisjoni esindajad rõhutasid, et sellistel juhtudel ei ole esialgse turuanalüüsi tegemine kohustuslik; kuid komisjon otsustas siiski turgu ja selle põhjal kindlaks teha kolm sideettevõtjat ning küsitles neid.

Teabevahetustegevus, mis näitab solidaarsust Ukrainaga, sealhulgas kampaania „Sina oled EL“, võitis 2023. aastal isegi Euroopa Ombudsmani hea halduse auhinna kategoorias „Suhtluse tipptase“[4].

Ombudsmani uurimisrühm viitas kaebuse esitaja väitele, et on raske uskuda, et komisjon oli otsustanud käivitada kampaania „You are EU“ („Teie olete EL“) „täiesti väljaspool sinist“. Nad küsisid, kas on olemas täiendavaid dokumente ettevalmistusetappide ja/või läbirääkimistega menetluse algatamise otsuse kohta. Komisjoni esindajad kinnitasid, et selliseid dokumente ei ole. Menetluse algatamise otsus oli kommunikatsiooni peadirektoraadi komisjoni kõrgemate ametnike ajurünnaku tulemus. See põhines 2020. aasta lõpus vastu võetud teatisel 2021.–2023. aasta mitmeaastase finantsraamistiku kohaste institutsiooniliste teavitusmeetmete kohta „Suhtlemine liiduga, mis seab kõrgemad sihid“[5], milles öeldakse, et peadirektoraat võib koondada vahendeid üleeuroopaliste teavituskampaaniate läbiviimiseks.

Ombudsmani uurimisrühm küsis kaebuse esitaja taotluse kohta saada juurdepääs komisjoni presidendi ja/või tema kabineti valduses olevatele dokumentidele. Komisjoni esindajad selgitasid, et nad olid alguses kontrollinud kommunikatsiooni peadirektoraadi strateegia ja asutusesisese teabevahetuse direktorilt, kas nad olid vahetanud presidendi või tema kabinetiga e-kirju või tekstsõnumeid, ning direktor oli kinnitanud, et ühtegi neist ei ole vahetatud. Nad ei kontrollinud otse presidendilt või tema kabinetilt, kuna igasugune teabevahetus, kui see oleks toimunud, oleks toimunud direktori kui vastutava eelarvevahendite käsutajaga ja seega oleks kõik seda liiki dokumendid olnud direktori valduses. Kordustaotlusega tegelev komisjoni peasekretariaat ei võtnud kordusetapis ühendust ka presidendi kantseleiga, tuginedes kommunikatsiooni peadirektoraadi samale kinnitusele dokumentide kohta, mille kohaselt sellist e-kirja või tekstisõnumit ei olnud. Lisaks viitasid komisjoni esindajad kaebuse esitaja kordustaotlusele, milles ta ei olnud kordanud oma taotlust seoses presidendi või tema kabineti e-posti või tekstisõnumitega.

Ombudsmani uurimisrühm märkis, et kinnitav otsus ei sisaldanud põhjendusi selle kohta, kuidas taotletud dokumente otsiti, hoolimata kaebuse esitaja murest seoses asjaomaste dokumentide identifitseerimata jätmisega. Nad küsisid, kas komisjon võiks tulevikus kaaluda oma kinnitavates otsustes üksikasjalikumate selgituste andmist selle kohta, kuidas dokumentide otsimine toimub (isegi juhul, kui dokumente ei tuvastata). Komisjoni esindajad ütlesid, et nad võtavad seda ettepanekut hea tava näitena arvesse.

Vastuseks ombudsmani uurimisrühma küsimusele esitasid komisjoni esindajad kaebuse esitaja taotluses mõned selgitused kõnealuste raamlepingute kohta. Nad selgitasid, et kampaania esimeses etapis kasutas komisjon eespool nimetatud kiireloomulisuse tõttu erakorralist läbirääkimistega menetlust, et kiirendada hankemenetlust (lepingu allkirjastamiseks kulus vähem kui kolm kuud võrreldes üheksa kuuga standardsete raamlepingute puhul). Esimese laine käivitamiseks kasutatud raamleping kestis ainult ühe aasta. Teine ja kolmas voor põhinesid seejärel standardsetel avatud menetlustel. Kokku korraldati ainult kaks hankemenetlust: üks esimese laine jaoks ja teine teise ja kolmanda laine jaoks.

Ombudsmani uurimisrühm viitas mitmele näitele dokumentidest, millele oli viidatud tuvastatud dokumentide tekstis, ja küsis, kas need kuuluvad ka kaebuse esitaja taotluse kohaldamisalasse. Uurimisrühm küsis ka, kas teatavad uuringutulemused ja kvantitatiivsed analüüsid, mida on mainitud dokumendis 32, mis on eduaruanne ettevõtete kampaaniate kohta,[6] on dokumendid, mis oleks tulnud kindlaks teha.

Komisjoni esindajad nõustusid tegema uue otsingu kõigi asjakohaste dokumentide kohta, mis kuuluvad taotluse kohaldamisalasse, ja hindama uusi tuvastatud dokumente, kui neid on, vastavalt määrusele 1049/2001. Nad võtaksid dokumente, millele ombudsman viitab,[7] uuel dokumentide otsingul arvesse ja teavitaksid kaebuse esitajat komisjoni otsusest. Samuti selgitasid nad, et dokument 32 hõlmab kampaania „Sina oled EL“ teist lainet ning et kolmanda laine kohta ei ole eduaruannet, kuna kampaania on veel käimas. Komisjon nõustus ka kontrollima, kas kampaania esimest lainet hõlmav eduaruanne oleks tulnud kindlaks teha.

Koosoleku kokkuvõte

Uurimisrühm tänas komisjoni esindajaid nende aja ja esitatud selgituste eest ning koosolek lõppes.

Brüssel, 5. september 2024

Jennifer kuningas Nicholas Hernanz

Juriidiline ekspert Päringud ametnik

[1] Euroopa Ombudsmani rakendussätete artikli 4 lõige 8.

[2] Viide: Ares(2022)3066266 – 19.4.2022

[3] Euroopa Parlamendi ja nõukogu 18. juuli 2018. aasta määrus (EL, Euratom) 2018/1046, mis käsitleb liidu üldeelarve suhtes kohaldatavaid finantsreegleid, kättesaadav aadressil: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=celex%3A32018R1046

[4] https://www.ombudsman.europa.eu/en/press-release/en/171613

[5] Kättesaadav aadressil: https://ec.europa.eu/transparency/documents-register/detail?ref=C(2020)9390&lang=et

[6] „Teade president von der Leyeni juhtivale kommunikatsiooninõunikule“, viide Ares(2023)5148142, 25. juuli 2023.

[7] Ombudsmani uurimisrühm koostas näitliku ja mittetäieliku loetelu dokumentidest, mida mainiti juba avalikustatud, kuid tuvastamata dokumentides. Nimekiri on lisatud käesolevale koosoleku aruandele. Komisjoni esindajad palusid, et lisa käsitletaks konfidentsiaalsena.