Valitud keel:
- ET Eesti keel
See lehekülg on tõlgitud masintõlkega.
Masintõlkes võib olla vigu, mis võivad vähendada selgust ja õigsust; ombudsman ei vastuta mis tahes erisuste korral. Kõige usaldusväärsem ja õiguskindlam teave on algversioonis eespoolsel lingil (inglise keel).
Lisateave on meie keele- ja tõlkepoliitikas.
Masintõlkes võib olla vigu, mis võivad vähendada selgust ja õigsust; ombudsman ei vastuta mis tahes erisuste korral. Kõige usaldusväärsem ja õiguskindlam teave on algversioonis eespoolsel lingil (inglise keel).
Lisateave on meie keele- ja tõlkepoliitikas.
Töötajate poolt ametiülesannete täitmisel saadetud/saadud teksti- ja kiirsõnumite salvestamine – Praktilised soovitused ELi administratsioonile
Kirjavahetus - Kuupäev Neljapäev | 14 juuli 2022
Juhtum SI/4/2021/MIG - Alguskuupäev: {0} Kolmapäev | 30 juuni 2021 - Otsuse kuupäev: {0} Kolmapäev | 13 juuli 2022 - Asjaomased asutused Euroopa Parlament | Euroopa Liidu Nõukogu | Euroopa Piiri- ja Rannikuvalve Amet | Euroopa Kemikaaliamet | Euroopa Toiduohutusamet | Euroopa Ravimiamet | Euroopa Komisjon | Euroopa Keskpank - Riik Prantsusmaa
Need praktilised soovitused võivad tulevikus suunata ELi haldusasutusi teksti- ja kiirsõnumite salvestamisel. Need tulenevad Euroopa Ombudsmani korraldatud teabekogumisest ja kajastavad selles kontekstis kindlaks tehtud häid tavasid.
ELi institutsioonid, organid ja asutused peaksid:
- võtma dokumendihalduse eeskirjades ja tavades arvesse teksti- ja kiirsõnumite üha sagedasemat kasutamist . Konkreetselt tähendab see, et otsus salvestada teatav teave administratsiooni dokumendihaldussüsteemi ei tohiks sõltuda andmekandjast – olgu see siis kiri, e-kiri, tekst või kiirsõnum –, vaid selle sisust.
- Võtta kasutusele tehnoloogilised lahendused, mis võimaldavad teksti- ja kiirsõnumite hõlpsat salvestamist dokumendihaldussüsteemides. Vahepeal näha ette alternatiivsed viisid selliste sõnumite salvestamiseks.
- Anda töötajatele selged suunised selle kohta, kuidas dokumentide salvestamise kriteeriumidele vastavaid teksti- ja kiirsõnumeid tuleks välja võtta, edastada ja salvestada. Kõik töötajad, kes kasutavad tööks elektroonilisi seadmeid, peaksid mõistma, kuidas teksti- ja kiirsõnumeid sõnumirakendustest või -platvormidelt asjakohasesse dokumendihaldussüsteemi välja võtta ja üle kanda.
- suurendama töötajate teadlikkust vajadusest tagada, et salvestamiskriteeriumidele vastavatest teksti- ja kiirsõnumitest tehakse väljavõtteid, neid edastatakse ja salvestatakse korrapäraselt ja rutiinselt; Lisaks standardsetele sisesuhtlussõnumitele võiks seda teha, pakkudes koolitust olemasolevatele töötajatele ja osaledes näiteks uutele töötajatele mõeldud sisseelamisprogrammides.
- Veenduge, et tööks kasutatavates elektroonilistes seadmetes hoitavate teksti- ja kiirsõnumite säilitamise tähtajad on kooskõlas säilitamispoliitikaga.
- kehtestama menetluse, millega tagatakse, et töötaja lahkumisel registreeritakse kõik tema valduses olevad dokumendid, sealhulgas salvestuskriteeriumidele vastavad teksti- ja kiirsõnumid.
- Tunnistada, et tööga seotud tekst ja kiirsõnumid on dokumendid määruse (EÜ) nr 1049/2001 (üldsuse juurdepääsu kohta dokumentidele) tähenduses.
- Kui käsitletakse taotlusi üldsuse juurdepääsuks dokumentidele, mis võivad hõlmata tekst- ja kiirsõnumeid, kaaluge kõiki kohti, kus selliseid sõnumeid võidakse salvestada, sealhulgas töötajate kasutatavaid elektroonilisi seadmeid, ning abistage töötajaid, kes võivad selliseid sõnumeid oma otsingutes hoida, näiteks andes juhiseid.
- tagama, et nende standardne otsinguvahend võimaldab tuvastada teksti- ja kiirsõnumeid (kui selliseid), kui need on nende dokumendihaldussüsteemis registreeritud.