Kaebuse taust

1. 2013. aasta septembris taotles üks Saksamaa kodanik juurdepääsu teatavatele Euroopa Pettustevastase Ameti (OLAF) ja Euroopa Komisjoni valduses olevatele dokumentidele kooskõlas ELi eeskirjadega üldsuse juurdepääsu kohta dokumentidele [1]. OLAF ja komisjon kahtlesid siiski tema isikus. OLAF ja komisjon peatasid seetõttu ajutiselt juurdepääsutaotluste menetlemise, sest dokumentidele juurdepääsu õiguse saamiseks peate olema füüsiline või juriidiline isik, kes elab ELi liikmesriigis või on selle kodanik.

2. Kuna OLAF ja komisjon olid juurdepääsutaotluste käsitlemise ajutiselt peatanud, esitas taotleja kaebuse ombudsmanile (juhtumid 2309/2013/JAS ja 2310/2013/JAS OLAFi ja komisjoni vastu [2]). Ombudsmani poolt nende kaebuste uurimise käigus sai kaebuse esitaja teada, et komisjon või OLAF olid võtnud ühendust tema tööandjaks peetava Saksa ülikooliga, et kontrollida, kas ta on tegelik isik, ja alustada oma kutsealal tegutsemist [3].

3. Kaebuse esitaja ei olnud rahul sellega, et komisjon või OLAF võtsid ühendust ülikooliga, mille kohta ta ei olnud kunagi öelnud, et ta töötab, ning ta kaebas ombudsmanile ka selle küsimuse üle. Ta esitas ühe kaebuse – käesoleva kaebuse komisjoni vastu ja sarnase kaebuse OLAFi vastu [4].

Uurimine

4. Ombudsman algatas uurimise seoses väitega, et komisjon töötles kaebuse esitaja isikuandmeid ebaseaduslikult.

5. Uurimise käigus sai ombudsman komisjoni arvamuse kaebuse kohta ja seejärel kaebuse esitaja märkused vastuseks komisjoni arvamusele. Uurimise läbiviimisel on ombudsman võtnud arvesse poolte esitatud argumente ja arvamusi.

Kaebuse esitaja isikuandmete ebaseadusliku töötlemise väide

Ombudsmanile esitatud argumendid

6. Oma väite toetuseks väitis kaebuse esitaja, et komisjonil oli a) ebaõigesti registreeritud teave tema kutsetegevuse kohta, b) ta edastas oma isikuandmed kolmandale isikule ilma tema nõusolekuta ja c) ta säilitas isikuandmeid oma andmebaasis ebaproportsionaalse aja jooksul.

7. Komisjon märkis oma arvamuses, et teave oma kutseala kohta ei ole dokumentidele juurdepääsu õiguse kasutamise tingimus. Komisjon küsis seda teavet üksnes statistilistel eesmärkidel. See muudab sellise teabe esitamise tulevikus vabatahtlikuks.

8. Ebatäpne teave kaebuse esitaja ametialaste sidemete kohta Saksamaa ülikooliga sisestati andmebaasi OLAFi juurdepääsutaotluste jaoks, tõenäoliselt tehnilise vea tõttu. Komisjon märkis, et OLAF kahetseb kaebuse esitajale põhjustatud ebamugavusi ja et OLAF on andmed parandanud.

9. Komisjon soovib siiski jätta endale õiguse kontrollida dokumentidele üldsuse juurdepääsu taotleva taotleja isikut ja aadressi. Komisjon teeb need kontrollid avalikult kättesaadava teabe põhjal, et teha kindlaks, kas taotlejad on füüsilised isikud, kes elavad ELi liikmesriigis või on selle kodanikud.

10. Seoses väidetavalt ebaproportsionaalse andmete säilitamise tähtajaga väitis komisjon, et ta säilitab isikuandmeid kooskõlas ELi andmekaitse-eeskirjadega. Taotlejate isikuandmete säilitamine pärast juurdepääsutaotluse menetlemise lõpetamist on põhjendatud, et tagada õiguslik ja menetluslik järjepidevus. Komisjonil on vaja teada, kas ta on menetlenud sama taotleja varasemaid juurdepääsutaotlusi või samu või sarnaseid dokumente käsitlevaid taotlusi, et teha kindlaks, kas neid dokumente võib juba pidada üldkasutatavateks. Samuti võib dokumentidele juurdepääsu keelavad otsused esitada ombudsmanile või Euroopa Kohtule. Taotlejate isikuandmed on komisjonile vajalikud selleks, et käsitleda taotlusi nõuetekohaselt ja kõiki asjaolusid täielikult teades, näiteks otsustades, kas võtta taotlejatega mitteametlikult ühendust, et leida õiglane lahendus juhul, kui taotlus on esitatud väga pika dokumendi või väga paljude dokumentide kohta [5].

11. Kaebuse esitaja väljendas oma märkustes pettumust selle üle, et komisjon ei vabandanud tema kutseala ebaõige registreerimise pärast oma andmebaasis.

12. Kaebuse esitaja edastas ombudsmanile komisjoni kirja, milles komisjon teatas, et on avaldanud tema nime ülikoolile [6].

13. Kaebuse esitaja väitis, et komisjonil on õigus säilitada isikuandmeid ainult kuni kohtusse pöördumise või ombudsmani poole pöördumise tähtaja möödumiseni. Oma seisukoha toetuseks lisas ta Euroopa andmekaitseinspektori otsuse, milles leiti, et OLAFi tava säilitada isikuandmeid oma juurdluste andmebaasis 15 aastat on ebaproportsionaalne.

Ombudsmani hinnang

14. On tõenäoline, et ebaõige teave Saksamaa ülikoolis töötava kaebuse esitaja kohta sisestati andmebaasi OLAFi tehnilise vea tõttu. Arvestades, et OLAF kahetses viga ja parandas andmed, leiab ombudsman, et kaebuse esitaja väite see aspekt on lahendatud. Ombudsmanile ei ole selge, miks peaks komisjon OLAFi tehtud vea pärast vabandama.

15. Ombudsman väljendab heameelt asjaolu üle, et komisjoni veebisaidil oleval üldsuse juurdepääsu taotluse vormil ei ole kutsetegevuse valdkond enam kohustuslik [7].

16. Komisjon ei ole eitanud ega kinnitanud, et ta edastas kaebuse esitaja isikuandmed , st tema nime, Saksamaa ülikoolile, kus ta arvas, et ta töötab. Tegelikult ei käsitlenud komisjon seda küsimust oma arvamuses üldse, kuigi kaebuse esitaja oli selle väite põhjendamiseks esitanud. Komisjoni 4. veebruari 2014. aasta kiri kaebuse esitajale ei jäta siiski mingit kahtlust küsimuses, kas komisjon võttis ülikooliga ühendust ja avalikustas talle kaebuse esitaja nime. Kirjas, mis eelnes komisjoni arvamusele ombudsmanile, on selgesõnaliselt öeldud, et seoses oma kutsetegevusega andsite OLAFile teada, et töötate [Saksa ülikooli] rahvusvahelise ja Euroopa õiguse instituudis. Nimetatud nime all seda instituuti siiski ei ole. Pärast meie [st komisjoni] taotlust märkis ülikool, et tal ei ole ühtegi töötajat nimega ["X"]"[8], st kaebuse esitaja nimega.

17. Komisjoni kontakt Saksamaa ülikooliga ei olnud ette nähtud komisjoni enda andmekaitsealastes sise-eeskirjades (komisjoni andmekaitseametniku teavitamine isikuandmete töötlemisest seoses üldsuse juurdepääsuga dokumentidele [9]). Käesolevate sise-eeskirjadega ei nähta ette isikuandmete edastamist kolmandatele isikutele [10].

18. Oma arvamuses piirdus ta viitega oma väidetavale õigusele teha isikusamasuse ja aadressi kontroll avalikult kättesaadava teabe alusel.

19. Ombudsman on seisukohal, et komisjoni nõue kinnitada taotleja isikusamasust ei põhine ühelgi konkreetsel sättel ega edenda dokumentidele üldsuse juurdepääsu käsitlevate ELi eeskirjade eesmärke.

20. Lisaks läheb komisjoni arvates isiku tööandjaks olemine kaugemale avalikult kättesaadava teabega tutvumisest, millele komisjon oma arvamuses viitab. Väidetavalt võib selline hagi avaldada hagejale negatiivset mõju, tekitades tema tööandjas kahtlusi põhjuste suhtes, miks liidu institutsioon soovib kinnitada hageja isikusamasust, kujutades endast seega tõsist sekkumist tema isiklikku ellu.

21. Seega, avaldades ülikoolile kaebuse esitaja nime ilma mõjuva põhjenduseta, pani komisjon toime haldusomavoli. Arvestades, et isikuandmete kaitse on põhiõigus [11] ja et komisjoni tegevus on sekkuv, on haldusomavoli käesoleval juhul eriti tõsine.

22. Pärast haldusomavoli tuvastamist ei ole ombudsmanil vaja käsitleda küsimust, kas komisjon rikkus konkreetselt ELi andmekaitse-eeskirju [12]. Kui kaebuse esitaja soovib seda konkreetset aspekti edasi käsitleda, võib ta esitada kaebuse Euroopa andmekaitseinspektorile, kellel on eriteadmised ja vastutus andmekaitse valdkonnas.

23. Seoses isikuandmete väidetavalt ebaproportsionaalse säilitamisajaga komisjoni dokumentidele juurdepääsu andmebaasis märgib ombudsman, et kaebuse esitaja viidatud Euroopa Andmekaitseinspektori otsus puudutab OLAFit, mitte komisjoni. Komisjoni juurdepääsul dokumentide andmebaasile on ka muu eesmärk kui OLAFil. Kui komisjoni andmebaasis on isikuandmeid, mis on seotud üksnes üldsuse juurdepääsu taotlustega dokumentidele, siis OLAFi andmebaasis on teavet OLAFi juurdluste kohta.

24. Komisjoni teatises andmekaitseametnikule, mis käsitleb isikuandmete töötlemist seoses üldsuse juurdepääsuga dokumentidele, märgitakse, et taotlejate isikuandmeid ei säilitata kauem kui viis aastat ja need kustutatakse tavaliselt pärast seda [13]. Säilitamistähtaega võib seega teatavatel juhtudel pikendada.

25. Nii komisjoni andmekaitseametnikule saadetud teates kui ka komisjoni arvamuses käesoleva juhtumi kohta selgitatakse, et see säilitamisperiood on vajalik, sest otsuseid, millega antakse juurdepääs kas täielikult või osaliselt, võib esitada kohtule või ombudsmanile. Ombudsmani arvates on viieaastane säilitamisperiood proportsionaalne taotletavate eesmärkidega, arvestades, et ELi kohtute menetlused võivad kesta mitu aastat. Komisjoni 4. veebruari 2014. aasta kirjas kaebuse esitajale viidatakse muu hulgas dokumentidele juurdepääsu taotlusele, mille kaebuse esitaja esitas 2007. aastal [14]. Seega on selge, et 2014. aastal säilitas komisjon endiselt kaebuse esitaja isikuandmeid, mille ta oli esitanud kuus või seitse aastat varem. Seega oli komisjon kaebuse esitaja puhul säilitanud tema isikuandmeid kauem kui viis aastat.

26. Komisjon ei ole esitanud ühtegi põhjendust selle kohta, miks ta ei kustutanud kaebuse esitaja isikuandmeid, mis olid seotud 2007. aastal esitatud dokumentidele juurdepääsu taotlusega. Arvestades, et käesolevas uurimises ei käsitletud sõnaselgelt küsimust, kas komisjon oleks pidanud esitama põhjenduse kaebuse esitaja isikuandmete säilitamise kohta alates 2007. aastast, ei pea ombudsman asjakohaseks kindlaks teha, kas komisjon hoidis kaebuse esitaja isikuandmeid ebaproportsionaalse aja jooksul ja eiras sellest teatamist.

27. Ombudsman teavitab kaebuse esitajat uuesti võimalusest esitada kaebus Euroopa Andmekaitseinspektorile, kui ta soovib saada spetsialisti otsust selle kohta, kas komisjoni andmete säilitamise aeg rikub konkreetselt ELi andmekaitse-eeskirju. Seetõttu leiab ta, et kaebuse selle aspekti edasine uurimine ei ole põhjendatud.

28. Komisjoni haldusomavoli ei saa nüüd parandada ja kaebuse esitaja ei esitanud ühtegi väidet, milles ta sooviks, et komisjon võtaks konkreetseid meetmeid. Seetõttu lõpetab ombudsman kaebuse selle aspekti kriitilise märkusega komisjonile.

Järeldus

Selle kaebuse uurimise põhjal lõpetab ombudsman uurimise järgmiste järeldustega:

Parandades ebaõigesti registreeritud teabe kaebuse esitaja kutsetegevuse kohta asjakohases andmebaasis, on kaebuse esitaja kaebuse see aspekt lahendatud.

Seoses isikuandmete komisjoni andmebaasis säilitamise tähtajaga leiab ombudsman, et edasised uurimised ei ole põhjendatud.

Kriitiline märkus

Edastades kaebuse esitaja isikuandmed kolmandale isikule ilma mõjuva põhjenduseta, pani komisjon toime haldusomavoli. Võttes arvesse, et isikuandmete kaitse on Euroopa Liidu põhiõiguste hartas sätestatud põhiõigus, ning asjaolu, et komisjoni tegevus oli antud juhul väga sekkuv, on haldusomavoli eriti tõsine.

Kaebuse esitajat ja komisjoni teavitatakse sellest otsusest.

Emily O'Reilly

Strasbourg, 12. juuli 2016

 

[1] Euroopa Parlamendi ja nõukogu 30. mai 2001. aasta määrus (EÜ) nr 1049/2001 üldsuse juurdepääsu kohta Euroopa Parlamendi, nõukogu ja komisjoni dokumentidele (EÜT L 145, 31.5.2001, lk 43);

[2] OLAFi ja komisjoni otsuseid lõpetada juurdepääsutaotluste menetlemine käsitleti seega eraldi ning seetõttu ei kuulu need käesoleva uurimise alla.

[3] Komisjon küsis neid andmeid taotlejatelt, et menetleda nende taotlusi üldsuse juurdepääsuks dokumentidele.

[4] Käsitleda eraldi juhtumis 139/2015/PMC.

[5] Vt selle kohta määruse 1049/2001 artikli 6 lõige 3.

[6] Komisjon saatis selle kirja ka kaebuse esitajale seoses ombudsmani uurimisega kaebuse 2310/2013/JAS kohta.

[7] https://ec.europa.eu/transparency/regdoc/index.cfm?fuseaction=fmb&&CFID=6076842&CFTOKEN=2e4472e118d31678-CA79D075-9960-F842-29FFB98461CB0B5B

[8] Komisjoni kiri on koostatud saksa keeles.

[9] Vt teatis „DPO-1225.2 GestDem” isikuandmete töötlemise kohta seoses komisjoni avaliku juurdepääsuga dokumentidele, kättesaadav internetis: http://ec.europa.eu/dpo-register/details.htm?id=35247

[10] Vt selle kohta punkt 16.

[11] Euroopa Liidu põhiõiguste harta artikkel 8.

[12] Euroopa Parlamendi ja nõukogu 18. detsembri 2000. aasta määrus (EÜ) nr 45/2001 üksikisikute kaitse kohta isikuandmete töötlemisel ühenduse institutsioonides ja asutustes ning selliste andmete vaba liikumise kohta (EÜT L 8, 12.1.2001, lk 1).

[13] Punkt 13.

[14] Gestdem 2007/4845.