Kaebuse taust

1. Aastatel 2006-2007 töötas kaebuse esitaja valitsusvälises organisatsioonis, millele anti toetust Euroopa Komisjoni rahastatud projekti (edaspidi "projekt")[1] rakendamiseks.

2. 2007. aastal lükkas valitsusväline organisatsioon kaebuse tagasi. Seejärel avastas ta, et tema endise tööandja finantsaruande kohaselt maksti talle projektijuhina töötamise eest 11 376 eurot.

3. 15. detsembril 2008 kirjutas kaebuse esitaja komisjonile ja OLAFile ning kaebas oma nime väärkasutamise üle. Kaebuse esitaja sõnul ei olnud ta kunagi töötanud kõnealuse projekti projektijuhina ja talle ei makstud eespool nimetatud summat. Lisaks oli tema ametikoht endise tööandja juures tegevjuht ja tema töötasu tuli saada rahalisest toetusest, mille Euroopa Nõukogu andis tema endisele tööandjale. Ta palus nii OLAFil kui ka komisjonil seda küsimust uurida ja anda talle juurdepääs oma isikuandmetele, mida komisjon töötles eespool nimetatud projekti raames.

4. Kuna kaebuse esitaja ei olnud rahul komisjoni ja OLAFi vastustega tema taotlustele, pöördus ta ombudsmanipoole [2]. Arvestades, et kaebuse esitaja juhtum oli peamiselt seotud andmekaitsega, pidas ombudsman vastavaltEuroopa Ombudsmani ja Euroopa Andmekaitseinspektori vahelisele vastastikuse mõistmise memorandumile[3] asjakohaseks anda tema juhtum üle Euroopa Andmekaitseinspektorile.

5. 16. detsembril 2010 palus Euroopa andmekaitseinspektor komisjonil kaebuse esitaja taotlus kõnealustele isikuandmetele juurdepääsuks uuesti läbi vaadata. Uue läbivaatamise tulemusel oleks tulnud kaebuse esitajale anda juurdepääs kõigile tema isikuandmetele, mida on töödeldud seoses tema väidetava osalemisega ELi rahastatavas projektis, või teavitada teda sellise juurdepääsu piiramise peamistest põhjustest.

6. Komisjon saatis 7. märtsil 2011 kaebuse esitajale kirja, milles märkis, et vastavalt Euroopa Parlamendi ja nõukogu 18. detsembri 2000. aasta määrusele (EÜ) nr 45/2001 üksikisikute kaitse kohta isikuandmete töötlemisel ühenduse institutsioonides ja asutustes ning selliste andmete vaba liikumise kohta (edaspidi „määrus 45/2001”)[4] võimaldab komisjon kaebuse esitajale juurdepääsu tema isikuandmeid sisaldava dokumendi „Romadeja reisijate Euroopa foorumi memorandum”(edaspidi „memorandum”) täielikule sisule. Siiski ei lisanud ta seda dokumenti oma kirjale.

7. 15. detsembril 2011 esitas kaebuse esitaja kooskõlas Euroopa Parlamendi ja nõukogu 30. mai 2001. aasta määrusega (EÜ) nr 1049/2001 üldsuse juurdepääsu kohta Euroopa Parlamendi, nõukogu ja komisjoni dokumentidele (edaspidi „määrus 1049/2001”)[5] komisjonile taotluse juurdepääsuks eespool nimetatud dokumendile ja muudele komisjoni valduses olevatele dokumentidele, mis sisaldavad tema isikuandmeid.

8. 22. veebruari 2012. aasta kirjaga lükkas komisjon kaebuse esitaja juurdepääsutaotluse tagasi.

9. Kõigepealt tegi komisjon kindlaks, et juurdepääsutaotlus hõlmab järgmisi dokumente:

a. Projekti nr VS/2006/0136 lõplik narratiivaruanne

b. Projekti nr VS/2006/0136 lõplik finantsaruanne

c. "Projektijuhi" ametikohta tõendav dokument.

10. Seejärel märkis komisjon, et kaebuse esitaja oli juba saanud punktis b nimetatud dokumendi (esitatud eespool punktis 9). Lisaks määratles komisjon järgmised dokumendid, mis kuuluvad punkti c alla (esitatud eespool punktis 9), nimelt: i) kaebuse esitaja tööleping "tegevjuhi" ametikohale; ii) tema CV, mis on esitatud projektijuhi ametikohale; iii) memorandum; iv) kaebuse esitaja palgatõendi vorm, millel on näidatud tema brutopalk ja mitmesugused palgakulud; ning v) tõend tema palgaga seotud palgakulude tasumise kohta. Komisjon märkis, et kaebuse esitajal olid juba dokumendid i, ii ja iii. Seega ei uurinud ta neid määruse 1049/2001 sätete alusel.

11. Komisjon keeldus avalikustamast punktides iv ja v nimetatud dokumente ning punktis a nimetatud dokumenti (esitatud eespool punktis 9), kuna nende suhtes kehtisid kaks määruses 1049/2001 ette nähtud erandit, nimelt i) ärihuvide kaitse (artikli 4 lõike 2 esimene taane) ja ii) kohtumenetluste ja õigusnõustamise kaitse (artikli 4 lõike 2 teine taane). Komisjon märkis ka, et kolmas isik, kes need dokumendid komisjonile esitas, nimelt kaebuse esitaja endine tööandja, oli nende avalikustamise vastu.

12. 28. veebruaril 2012 esitas kaebuse esitaja kordustaotluse, milles palus komisjonil uuesti läbi vaadata oma keeldumine anda talle juurdepääs taotletud dokumentidele. Kaebuse esitaja juhtis tähelepanu sellele, et tema juurdepääsutaotlus puudutas peamiselt tema endise tööandja esitatud dokumente, mis tõendasid talleprojektijuhi ametikoha eest makstud palga jaotamist,ning dokumente, milles mainitakse teda nimeliselt projektijuhina. Kaebuse esitaja viitas taas memorandumile.

13. 26. märtsil ja 12. aprillil 2012 pikendas komisjon kaebuse esitaja kordustaotlusele vastamise tähtaega, sest „asjaomaste talituste vahelised sisekonsultatsioonid on veel pooleli”.

14. 10. mail 2012 pöördus kaebuse esitaja ombudsmani poole.

Uurimise ese

15. Ombudsmanile esitatud kaebuses esitas kaebuse esitaja järgmise väite ja väite.

Väide

Komisjon ei käsitlenud kaebuse esitaja dokumentidele juurdepääsu taotlust nõuetekohaselt ja õigeaegselt.

Nõue

Komisjon peaks võimaldama juurdepääsu taotletud dokumentidele.

16. Oma märkustes kontrolliaruande ja komisjoni arvamuse kohta esitas kaebuse esitaja kaks uut väidet ja ühe uue väite:

a) Komisjon ei uurinud 11 736 euro kasutamist projekti jaoks.

b) Komisjon ei uurinud projekti finantsaruandes tema isikuandmete kuritarvituslikku kasutamist.

c) Komisjon peaks kustutama tema isikuandmed projekti finantsaruandest.

17. Mis puudutab kaebuse esitaja uut väidet punktis a, siis ombudsman on seda juba käsitlenud oma eelmise kaebuse raames. Seetõttu ei pea ta õigustatuks oma varasema selles küsimuses tehtud otsuse läbivaatamist[6]. Viidates kaebuse esitaja uuele väitele punktis b ja tema uuele väitele punktis c, märgib ombudsman, et Euroopa andmekaitseinspektor käsitles neid küsimusi juba kaebuse esitaja juhtumi uurimise raames seoses tema isikuandmete töötlemisega komisjonis[7]. Seetõttu ja kooskõlas Euroopa Liidu toimimise lepingu artikliga 228 ei leia ta põhjust viia läbi uurimist samas küsimuses nagu Euroopa Andmekaitseinspektor.

Uurimine

18. 7. juunil 2012 algatas ombudsman uurimise ja palus komisjonil esitada oma arvamus kaebuse kohta 31. augustiks 2012.

19. 26. juunil 2012 saatis kaebuse esitaja komisjonile oma kaebuse kohta uue kirja.

20. 27. juunil 2012 kontrollisid ombudsmani talitused kooskõlas ombudsmani põhikirja[8] artikli 3 lõikega 2 komisjoni toimiku asjakohaseid dokumente. Kontrolli käigus teatas komisjon ombudsmanile, et ta vastas kaebuse esitaja kordustaotlusele 18. juunil 2012, ja edastas ombudsmani talitustele selle vastuse koopia. Ülejäänud kontrollitud dokumentide puhul pidas komisjon mõnda neist konfidentsiaalseks. See tähendas, et üldsusel ja kaebuse esitajal ei olnud neile juurdepääsu.

21. Kontrolliaruande koopia edastati kaebuse esitajale koos kutsega esitada märkusi. Kaebuse esitaja tegi seda 3. septembril 2012.

22. Komisjon saatis oma arvamuse 25. septembril 2012. Kaebuse esitaja saatis oma märkused 10. oktoobril 2012.

Ombudsmani analüüs ja järeldused

A. Juurdepääsutaotluse ja sellega seotud nõude väidetav mittenõuetekohane ja õigeaegne menetlemine

Ombudsmanile esitatud argumendid

23. Kaebuse esitaja väitis oma kaebuses, et komisjon ei esitanud talle nõuetekohast põhjendust kordustaotlusele vastamise tähtaja pikendamise kohta.

24. Oma vastuses kaebuse esitaja kordustaotlusele, mille koopia esitati ombudsmani talituste poolt toimikuga tutvumise käigus, märkis komisjon kõigepealt, et kaebuse esitaja selgitas oma kordustaotluses oma juurdepääsutaotluse eset, nimelt seda, et ta taotles juurdepääsu „omaendise tööandja esitatud dokumentidele, mis tõendavad talle projektijuhi ametikoha eest makstud palga jaotamist”[9]. Vahepeal oli kaebuse esitaja saanud juurdepääsu punkti c alla kuuluvatele dokumentidele, millele komisjon oli esialgse taotluse vastuses esialgu keeldunud juurdepääsu võimaldamast, st tema palgatõendi vormile, millel on näidatud tema brutopalk ja erinevad palgakulud, samuti tõendile tema palgaga seotud palgakulude tasumise kohta (nagu on märgitud eespool punktides 9–11)[10].

25. Mis puudutab dokumenti pealkirjaga "Projektinr VS/2006/0136 lõplik narratiivaruanne",siis märkis komisjon, et see dokument ei puudutanud talle projektijuhi ametikoha eest makstud töötasu jaotamist. Seega jäi see dokument kaebuse esitaja juurdepääsutaotluse kohaldamisalast välja, nagu kaebuse esitaja oma kordustaotluses selgitas.

26. Memorandumile viidates selgitas komisjon, et ta otsustas selle dokumendi pärast Euroopa Andmekaitseinspektori uurimist kaebuse esitajale avaldada. See oleks tulnud lisada komisjoni 7. märtsi 2011. aasta kirjale, milles teavitati kaebuse esitajat avalikustamise otsusest, kuid haldusvea tõttu seda ei tehtud. Komisjon lisas selle dokumendi oma vastusele kaebuse esitaja kordustaotlusele. Ta lisas ka, et see dokument avalikustati kaebuse esitajale määruse 45/2001 sätete alusel ning seetõttu ei ole tegemist avaliku dokumendiga. Sellega seoses asus komisjon seisukohale, et kuigi kaebuse esitaja juurdepääsutaotlus esitati nüüd määruse 1049/2001 alusel, oli taotlust käsitleva otsuse objektiivne õiguslik alus määrus 45/2001.

27. Oma tähelepanekutes kontrolliaruande kohta märkis kaebuse esitaja, et komisjon andis talle juurdepääsu memorandumile alles pärast ombudsmani sekkumist. Kaebuse esitaja märkis, et kuna komisjon viivitas talle juurdepääsu andmisega eespool nimetatud dokumendile, mida ta kavatses kasutada Prantsusmaa kohtutes, olid tema endise tööandja vastu hagi esitamise tähtajad möödunud. Lisaks avalikustas komisjon dokumendi määruse 45/2001 alusel ja ta ei saanud seda igal juhul kohtumenetluses kasutada. Kaebuse esitaja arvates ei ole veenev komisjoni väide, et ta jättis ekslikult lisamata memorandumi oma 7. märtsi 2011. aasta kirjale.

28. Komisjon tunnistas oma arvamuses, et ta ei pidanud kaebuse esitaja kordustaotlusele vastamisel kinni määruses 1049/2001 sätestatud tähtaegadest. Komisjon teatas oma 12. aprilli 2012. aasta vahevastuses kaebuse esitajale siiski, et tema taotluse sisu käsitlevad sisekonsultatsioonid ei ole lõpule viidud. Lisaks selgitas ta, et võttes arvesse asjaolu, et alates 2009. aastast on kaebuse esitajaga peetud tema isikuandmete küsimuses ulatuslikku kirjavahetust, vajavad tema talitused tavapärasest rohkem aega, et viia lõpule kaebuse esitaja taotlust käsitlevad sisekonsultatsioonid.

29. Lisaks märkis komisjon, et ta vastas kaebuse esitaja kordustaotlusele 18. juunil 2012. Komisjon järeldas, et kaebuse esitaja väide on rahuldatud, kuna memorandumile anti juurdepääs.

30. Oma märkustes komisjoni arvamuse kohta lükkas kaebuse esitaja tagasi komisjoni järelduse, et tema väide on rahuldatud. Komisjon andis talle üksnes juurdepääsu memorandumile.

Ombudsmani hinnang

31. Kõigepealt rõhutab ombudsman, et lõpuks puudutab vaidlus kahte dokumenti, nimelt a) "projektinr VS/2006/0136 lõpparuanne"(eespool punktis 9 nimetatud dokument a), millega komisjon keeldus kordustaotlusele vastates tutvumast, ja b) memorandumit, millega komisjon võimaldas tutvuda kordustaotlusele vastates, kuid mis antud kontekstis hilines. Seoses juurdepääsuga ülejäänud dokumentidele, mida kaebuse esitaja algselt taotles, mõistab ombudsman, et kaebuse esitaja ei vaidlusta komisjoni seisukohta, et ta on vahepeal saanud juurdepääsu nendele dokumentidele.

32. Dokumendi „Lõplik aruanne projekti nr VS/2006/0136 kohta” osas nõustub ombudsman komisjoni talituste poolt läbi viidud komisjoni dokumentide kontrollimise põhjal komisjoniga, et kuna kaebuse esitaja märkis oma kordustaotluses, et ta soovib juurdepääsu üksnes dokumentidele,„mis tõendavad talle projektijuhi ametikoha eest makstud palga jaotamist ja milles on märgitud tema nimi projektijuhina”,jääb kõnealune dokument selgelt tema kordustaotluse kohaldamisalast välja. Kui kaebuse esitaja taotleb juurdepääsu eespool nimetatud dokumendile, võib ta esitada uue juurdepääsutaotluse kooskõlas määruse 1049/2001 sätetega.

33. Memorandumile viidates avalikustas komisjon selle dokumendi üksnes vastusena kaebuse esitaja poolt määruse 1049/2001 alusel esitatud kordustaotlusele. Komisjoni sõnul oli ta otsustanud selle dokumendi avalikustada varem, kaebuse esitaja menetluse raames vastavalt määrusele 45/2001, kuid haldusvea tõttu ei saadetud dokumenti välja ja seda puudust ei märgatud.

34. Ombudsman ei mõista siiski, miks komisjon ei saatnud talle dokumenti kohe, kui kaebuse esitaja esitas oma esialgse taotluse määruse 1049/2001 alusel ja teavitas seega komisjoni oma veast, vaid palus tal selle asemel esitada kordustaotluse.

35. Kui komisjon põhjendas seda sellega, et tema esialgne otsus memorandumi avalikustamise kohta võeti vastu määruse 45/2001 alusel, samas kui kaebuse esitaja algatas sama dokumendi suhtes menetluse määruse 1049/2001 uue õigusliku aluse alusel, ei pea ombudsman komisjoni viga arvesse võttes seda põhjust veenvaks. Ombudsman on pidevalt seisukohal, et institutsioonid peaksid olema teenistusvalmid ja abivalmid. Nad peaksid vältima ametliku menetluse algatamist, kui on olemas vähem ametlik viis, kuidas käsitleda küsimust kodanikule rahuldavalt ja rahuldada kodanikku. Lisaks on hea haldustava, et institutsioon parandab haldusvea õigeaegselt. Seega oleks kaebuse esitaja pidanud selle dokumendi saama kohe pärast seda, kui ta oli komisjonile oma esialgses juurdepääsutaotluses teatanud, et ta ei ole seda kätte saanud.

36. Lisaks, kui komisjon oli selle dokumendi juba määruse 1049/2001 kohase uue menetluse raames ümber klassifitseerinud, on ombudsman hämmeldunud asjaolust, et oma vastuses kordustaotlusele ei võtnud komisjon selle dokumendi suhtes seisukohta seoses määruse 1049/2001 sätetega. Ta märkis üksnes, et ta võimaldas selle dokumendiga tutvuda määruse 45/2001 sätete alusel. Komisjon oleks siiski võinud väita, et kuna kaebuse esitaja oli juba saanud kogu dokumendi vastusena tema taotlusele saada juurdepääs tema isikuandmeid sisaldavale teabele vastavalt määruse 45/2001[11] artikli 13 punktile c, ei olnud põhjust viia läbi uurimist määruse 1049/2001 alusel. Selline menetluslik tegevusetus kujutab endast haldusomavoli.

37. Lisaks ei mõista ombudsman, miks komisjon pidi pikendama kaebuse esitaja kordustaotlusele vastamise tähtaega kahel korral, 26. märtsil ja 12. aprillil 2012, kui ta ei võtnud memorandumi suhtes seisukohta seoses määruse 1049/2001 sätetega, ning ta ei pidanud võtma seisukohta ühegi muu dokumendi suhtes, sest kaebuse esitaja ise piiras kordustaotluses oma esialgse taotluse ulatust. Antud kontekstis ei ole komisjoni selgitus sisekonsultatsioonide vajaduse kohta veenev.

38. Seetõttu leiab ombudsman, et komisjon ei käsitlenud nõuetekohaselt kaebuse esitaja dokumentidele juurdepääsu taotlust määruse 1049/2001 alusel. Võttes arvesse, et komisjon edastas kaebuse esitajale memorandumi koopia, mis oli ainus dokument, mida tema määruse (EÜ) nr 1049/2001 kohane juurdepääsutaotlus puudutas, leiab ombudsman, et küsimuse edasisel käsitlemisel puudub praktiline eesmärk.

39. Ombudsman juhib siiski tähelepanu sellele, et kuigi määruse 45/2001 artikli 13 kohaselt tuleks anda üksikisikutele eelisjuurdepääs isikuandmeid sisaldavale teabele, on määruse 1049/2001 eesmärk tagada üldsusele võimalikult laiaulatuslik juurdepääs ELi institutsioonide valduses olevatele dokumentidele. Kui taotleja esitab määruse (EÜ) nr 1049/2001 alusel taotluse juurdepääsuks dokumendile, mis on varem avaldatud samale taotlejale vastavalt määruse (EÜ) nr 45/2001 artiklile 13, peab komisjon kooskõlas Euroopa Liidu Kohtu asjakohase kohtupraktikaga siiski seda dokumenti määruse (EÜ) nr 1049/2001 alusel individuaalselt ja konkreetselt hindama. Kui aga määruse 45/2001 artikli 13 kohase juurdepääsutaotluse tulemusel avalikustatakse kogu dokument, millele taotletakse hiljem juurdepääsu määruse 1049/2001 alusel, võiks komisjon kaaluda selgitust selle kohta, et eespool nimetatud uurimiselpuudub kasulik mõju.

40. Ombudsman kasutab võimalust teha täiendav märkus nende harvade olukordade kohta, kus taotleja, kes taotleb juurdepääsu ühele dokumendile, kasutab kahte menetlust, st määruse 45/2001 artikli 13 kohast menetlust ja määruse 1049/2001 kohast menetlust. Ta tervitab komisjoni vastust tema täiendavale märkusele.

B. Järeldused

Kaebuse uurimise põhjal lõpetab ombudsman uurimise järgmise järeldusega:

Täiendavad uurimised ei ole õigustatud.

Kaebuse esitajat ja komisjoni teavitatakse sellest otsusest.

Täiendav märkus

Kui määruse 45/2001 artikli 13 kohaselt tuleks anda üksikisikutele eelisjuurdepääs isikuandmeid sisaldavale teabele, siis määruse 1049/2001 eesmärk on tagada üldsusele võimalikult laiaulatuslik juurdepääs ELi institutsioonide valduses olevatele dokumentidele. Kui taotleja esitab määruse (EÜ) nr 1049/2001 alusel taotluse juurdepääsuks dokumendile, mis on varem samale taotlejale määruse (EÜ) nr 45/2001 artikli 13 alusel avaldatud, peab komisjon siiski seda dokumenti määruse (EÜ) nr 1049/2001 alusel individuaalselt ja konkreetselt hindama. Kui aga määruse 45/2001 artikli 13 kohase juurdepääsutaotluse tulemusel avalikustatakse kogu dokument, millele taotletakse hiljem juurdepääsu määruse 1049/2001 alusel, võiks komisjon kaaluda selgitust selle kohta, et eespool nimetatud uurimiselpuudub kasulik mõju.

 

P. Nikiforos Diamandouros

Strasbourg, 17. aprill 2013

---

[1] Romade õigusi esindava ja kaitsva Euroopa tasandi / valitsusvälise organisatsiooni tegevus (VP/2006/004).

[2] Kaebuse viited 872/2010/MF ja 1159/2010/MF.

[3] Kättesaadav ombudsmani veebisaidil aadressil http://www.ombudsman.europa.eu/en/activities/cooperations.faces

[4] EÜT 2001, L 8, lk 1; ELT eriväljaanne 05/04, lk 98.

[5] Euroopa Parlamendi ja nõukogu 30. mai 2001. aasta määrus (EÜ) nr 1049/2001 üldsuse juurdepääsu kohta Euroopa Parlamendi, nõukogu ja komisjoni dokumentidele (EÜT 2001, L 145, lk 43; ELT eriväljaanne 01/03, lk 331).

[6] Otsus kaebuse 868/2011/MF kohta.

[7] Kohtuasi C 2010-489.

[8] Euroopa Ombudsmani põhikirja artikli 3 lõige 2 on sõnastatud järgmiselt: „Ühenduseinstitutsioonid ja asutused on kohustatud andma ombudsmanile mis tahes teavet, mida viimane on neilt taotlenud, ning võimaldama talle juurdepääsu asjaomastele toimikutele. Juurdepääs salastatud teabele või dokumentidele, eelkõige tundliku sisuga dokumentidele määruse (EÜ) nr 1049/2001 artikli 9 tähenduses, toimub kooskõlas asjaomase ühenduse institutsiooni või asutuse julgeolekueeskirjadega.”

[9] prantsuse keeles: "les justificatifs produits par votre ancien employeur pour l'affectation de votre salaire pour Ie poste de "projektijuht."

[10] Komisjon ei täpsustanud, millisel viisil sai kaebuse esitaja juurdepääsu teistele dokumentidele.

[11] Määruse 45/2001 artikli 13 punkt c on sõnastatud järgmiselt: „Andmesubjektilon õigus saada igal ajal kolme kuu jooksul alates taotluse saamisest vastutavalt töötlejalt piiranguteta ja tasuta: [...] arusaadaval kujul teabe edastamine töödeldavate andmete ja nende allika kohta.”