Strasbourg, 5. juuni 2008

Lugupeetud professor dr Z.

Te esitasite 14. detsembril 2006 Euroopa Ombudsmanile kaebuse Euroopa Komisjoni vastu seoses Euroopa Komisjoni ja Madalmaade Tervishoiuteenuste Uuringute Instituudi (NIVEL) vahel sõlmitud teadusuuringute lepinguga seotud eelmaksete ülemäärase hilinemisega.

jaanuaril 2007 edastasin kaebuse Euroopa Komisjoni presidendile. Euroopa Komisjon saatis oma arvamuse 28. juunil 2007. Edastasin selle Teile koos märkuste esitamise kutsega, mille Te saatsite 21. augustil 2007.

septembril 2007 teavitasin Euroopa Komisjoni, et pean toimikuga tutvuma, ning 19. ja 23. oktoobril 2007 viisid minu talitused läbi toimikuga tutvumise.

30. oktoobril 2007 edastasin Teile kontrolliaruande. Ma ei saanud teilt selle raporti kohta ühtegi märkust.

Kirjutan nüüd, et anda teile teada tehtud päringute tulemused.

Kompromiss

Kaebuse esitaja sõnul võib asjaomased faktid kokku võtta järgmiselt:

Kaebuse esitaja on Madalmaade tervishoiuteenuste uurimisinstituudi (NIVEL) direktor. NIVEL allkirjastas 20. septembril 2004 Euroopa Komisjoniga lepingu, mille eesmärk on anda abisaajale (NIVEL) abi teadusuuringute läbiviimiseks Euroopa gripi järelevalvekava raames (toetusleping nr 2003204). Kokkuleppes nõuti ka, et NIVEL koordineeriks 34 muu instituudi tööd kogu Euroopa Liidus. NIVEL kandis osa saadud toetusest üle ülejäänud 34 instituudile, kes tegid temaga teadusuuringute läbiviimisel koostööd. Toetuslepingu nr 2003204 kehtivusaeg lõppes 31. augustil 2006.

Lepingu kohaselt tuli 45 päeva pärast lepingu allkirjastamist teha esimene eelmakse summas 431 937 eurot. Kaebuse esitaja sõnul tehti esimene eelmakse siiski alles 30. mail 2005, st 252 päeva pärast lepingu allkirjastamist.

Teine eelmakse summas 287 958 eurot tuli teha pärast esimese vahearuande saamist. Kaebuse esitaja sõnul esitati see aruanne 2004. aasta novembris. Kaebuse esitaja väitis, et makse tuli teha 14. jaanuariks 2005. Seda maksti aga alles 20. juulil 2006, st vähemalt 597 päeva pärast vahearuande saamist.

Kolmas eelmakse summas 287 958 eurot tuli teha pärast teise vahearuande saamist. Kaebuse esitaja sõnul esitati see aruanne 2005. aasta novembris. Kaebuse esitaja väitel ei olnud käesoleva kaebuse ombudsmanile saatmise kuupäevaks (14. detsember 2006) tehtud kolmandat eelmakset.

Projekti lõpparuanne tuli esitada 31. detsembriks 2006.

Lepingus on sätestatud, et kui komisjon ei saada 45 päeva jooksul pärast vahearuande saamist kirjalikku vastust, loetakse vahearuanded heakskiidetuks. Kaebuse esitaja märkis, et komisjon ei olnud esimesele ega teisele aruandele reageerinud. Lepingus on ka sätestatud, et vahearuandega seotud makse tehakse 45 päeva jooksul pärast vahearuande heakskiitmist.

Kaebuse esitaja väitis, et NIVEL kandis rahalist kahju, mis oli seotud makseviivitustega. Sellega seoses saatis NIVEL komisjonile (3. aprilli 2006. aasta kuupäevaga) kirja, milles palus tal täita toetuslepingust nr 2003204 tulenevad rahalised kohustused ja lisaks maksta NIVEL-ile kuni selle ajani tekkinud kahju eest seadusjärgset intressimäära.

Kuigi komisjon tegi teise eelmakse, ei teinud ta kolmandat eelmakset ega rahuldanud kahju hüvitamise nõuet.

Ombudsman mõistis kaebuse esitajat kokkuvõtlikult nii, et Euroopa Komisjon:

1. vastutab toetuslepingu nr 2003204 kohaste eelmaksetega seotud ülemääraste viivituste eest;
2. ei ole hüvitanud NIVELile nende ülemääraste viivituste tõttu tekkinud kahju.

Ombudsman sai aru, et kaebuse esitaja väitis kokkuvõtlikult, et Euroopa Komisjon:

1. tegema võimalikult kiiresti kolmanda eelmakse vastavalt toetuslepingule nr 2003204;
2. hüvitama NIVELile kahju, mis on tekkinud toetuslepingu nr 2003204 alusel tasumisele kuuluvate esimese, teise ja kolmanda eelmaksega seotud ülemääraste viivituste tõttu.

Nõue

Euroopa Komisjoni arvamus

Komisjoni arvamuse võib kokku võtta järgmiselt:

Komisjoni arvates ei esitanud NIVEL komisjonile lepingu artiklis 1.3.1 osutatud tabelit, st eelarvet, milles oleks näidatud peamise toetusesaaja (NIVEL) ja iga seotud toetusesaaja hinnangulised rahastamiskõlblikud kulud. Kuigi NIVEL esitas tabeli versiooni, ei olnud selles märgitud teiste toetusesaajate kulusid (esitati „riigiametnike“ kulud, kuid need ei olnud „abikõlblikud kulud“).

Teisele vahearuandele lisatud finantsaruandes nõuti seotud toetusesaajatelt reisi- ja elamiskulusid. See iseenesest kinnitas, et abisaaja poolt läbirääkimiste käigus esitatud esialgne eelarvetabel ei olnud täielik (NIVELi esitatud esialgses eelarvetabelis ei olnud seotud abisaajatele kulusid ette nähtud).

Komisjon märkis, et taotletud eelarvetabel on oluline, et võimaldada tal tagada, et igale seotud toetusesaajale eraldati nõuetekohaselt oma osa rahastamisest.

Komisjon märkis, et esimene ja teine eelmakse olid erandkorras ,, mille eelarvevahendite käsutaja vabastas projekti huvides. Eelmakse 1 summas 431 937 eurot tehti 30. mail 2005 ja eelmakse 2 summas 287 958 eurot tehti 20. juulil 2006. Eelmaksed vabastati erandkorras, sest sel ajal peeti projekti väga oluliseks (2005. aasta alguses oli gripp üks peamisi terviseohte).

Komisjon märkis, et ta teatas NIVELile järjepidevalt, et ta (NIVEL) on rikkunud oma lepingulisi kohustusi. Komisjon edastas ombudsmanile koopiad 10. detsembri 2004. aasta tähitud kirjast, 17. mai 2005. aasta e-kirjast ja 8. mai 2006. aasta kirjast.

Kolmandat eelmakset summas 287 958 eurot ei olnud siiski veel tehtud. Kui lõppmakse tehakse täies mahus, on see 431 937 eurot. Kuna komisjon leidis, et eelarvetabeliga seotud lepingulised kohustused ei olnud täidetud, ei olnud võimalik teha täiendavaid makseid.

Komisjon leidis, et väidetavate eelmaksete hilinemise eest ei tule viivist maksta, sest viivitused olid tingitud asjaolust, et NIVEL ei täitnud oma lepingulisi kohustusi, hoolimata komisjoni korduvatest nõudmistest.

Kaebuse esitaja märkused

Kaebuse esitaja tähelepanekud Euroopa Komisjoni arvamuse kohta võib kokku võtta järgmiselt:

NIVEL märkis, et komisjoni märkused keskendusid abisaaja (NIVEL) suutmatusele esitada talle lepingu artiklis 1.3.1 osutatud tabel. NIVEL märkis siiski, et ta esitas nõutud tabeli erinevad versioonid.

NIVEL oli järgmiste asjaolude või kaalutluste põhjal veendunud, et 21. septembri 2005. aasta seisuga oli ta täitnud oma lepingulised kohustused seoses tabeliga:

1. esimese eelmakse laekumine 2005. aasta mais;
2. komisjoni 21. septembri 2005. aasta kiri;
3. asjaolu, et ta ei saanud komisjonilt märkusi 2005. aasta novembris esitatud teise vahearuande, sealhulgas finantsaruannete kohta;
4. asjaolu, et ta ei saanud komisjonilt märkusi oma 30. mai 2006. aasta kirja kohta, mis oli viimane NIVELi ja komisjoni vaheline teade selle tabeli kohta enne kaebuse esitamist Euroopa Ombudsmanile;
5. teise eelmakse laekumine 2006. aasta juulis;
6. kolmanda vahemakse ettevalmistamise väljakuulutamine.

Täiendavad uurimised

Pärast komisjoni arvamuse ja kaebuse esitaja märkuste hoolikat kaalumist selgus, et on vaja täiendavaid uurimisi. Täpsemalt pidas ombudsman vajalikuks kontrollida, kas NIVEL oli tegelikult esitanud komisjonile lepingu artiklis 1.3.1 osutatud tabeli. Sellega seoses kontrollisid ombudsmani talitused komisjoni toimikut 18. ja 23. oktoobril 2007.

oktoobril 2007 saadeti kaebuse esitajale teatis kõnealuste kontrollide kohta.

Ombudsman ei saanud kaebuse esitajalt tema 30. oktoobri 2007. aasta kirja kohta ühtegi märkust.

Täiendav arvamus

Komisjon saatis 13. mail 2008 ombudsmanile NIVELile saadetud kirja koopia. Selles kirjas selgitas komisjon kõigepealt tehnilisi ja finantsküsimusi, mis takistavad vahe- ja lõppmaksete tegemist. Komisjon märkis, et tema peamine mure oli see, et liikmesriigid ei olnud seotud abisaajate edastatud epidemioloogilisi andmeid ametlikult heaks kiitnud. See takistas tõhusalt andmete edasist kasutamist Euroopa Liidu tasandil.

Komisjon teatas kaebuse esitajale, et viimane vahemakse on vabastatud ja et lõppmakse tehakse pärast seda, kui liikmesriigid on andmed ametlikult heaks kiitnud ja saanud kätte nõutud tasumata finantsteabe alltöövõtu kohta.

Otsus

1 Väidetavad ülemäärased viivitused seoses eelmaksetega, mis kuuluvad tasumisele vastavalt toetuslepingule nr 2003204

1.1 Kaebuse esitaja on Madalmaade Tervishoiuteenuste Uurimise Instituudi (NIVEL) direktor. NIVEL allkirjastas 20. septembril 2004 Euroopa Komisjoniga lepingu, mille eesmärk on anda abisaajale (NIVEL) abi teadusuuringute läbiviimiseks Euroopa gripi järelevalvekava raames (toetusleping nr 2003204). Kokkuleppe kohaselt pidi NIVEL koordineerima 34 muu instituudi tööd kogu Euroopa Liidus. Sellega seoses pidi NIVEL osa saadud toetusest üle kandma ülejäänud 34 instituudile.

Lepingu kohaselt tuli teha kolm eelmakset. Esimene tähtaeg oli 45 päeva pärast lepingu allkirjastamist. Ülejäänud kaks tähtaega tuli täita pärast vahearuannete heakskiitmist.

Kaebuse esitaja sõnul hilinesid kaks esimest makset ülemäära. Lisaks ei olnud kolmas eelmakse käesoleva kaebuse ombudsmanile esitamise kuupäevaks veel tasutud.

Kaebuse esitaja väitis, et NIVEL kandis makseviivituste tõttu rahalist kahju. Sellega seoses saatis NIVEL 3. aprillil 2006 komisjonile kirja, milles palus tal täita toetuslepingust nr 2003204 tulenevad rahalised kohustused ja lisaks maksta NIVEL-ile kuni selle hetkeni tekkinud kahju eest seadusjärgset intressimäära.

1.2 Komisjon märkis oma arvamuses, et NIVEL ei esitanud talle lepingu artiklis 1.3.1 nimetatud eelarvetabelit. Komisjon märkis, et eelarvetabel oli 2003. aasta projektikonkursi raames rahastatud lepingute lahutamatu osa. Seejärel märkis ta, et eelarvetabel on oluline selleks, et komisjon saaks tagada, et igale seotud toetusesaajale antakse nõuetekohaselt oma osa rahastamisest, takistades seega peamisel toetusesaajal jätta endale kogu toetuse summa.

Komisjon selgitas, et NIVELi esitatud tabelis ei olnud näidatud teiste abisaajate kulusid.

Lisaks selgitas komisjon, et eelarvevahendite käsutaja tegi projekti huvides erandkorras esimese ja teise eelmakse. Selles märgiti projekti tähtsust (gripp oli 2005. aasta alguses üks peamisi terviseohte).

Komisjon märkis, et ta teavitas NIVELi järjepidevalt sellest, et NIVEL on rikkunud oma lepingulisi kohustusi. Ta esitas koos oma arvamusega koopiad 10. detsembri 2004. aasta tähitud kirjast, 17. mai 2005. aasta e-kirjast ja 8. mai 2006. aasta kirjast.

Komisjon leidis, et NIVEL ei olnud täitnud oma lepingulisi kohustusi seoses eelarve jaotamisega seotud abisaajate vahel. Seega ei olnud võimalik teha täiendavaid makseid ja väidetavate eelmaksete hilinemise eest ei tulnud maksta viivist.

1.3 Euroopa Komisjoni arvamuse kohta esitatud märkustes väitis kaebuse esitaja, et ta oli esitanud nõutud tabeli erinevad versioonid. Seetõttu oli ta veendunud, et ta on oma lepingulised kohustused täitnud.

1.4 Ombudsman märgib kõigepealt, et komisjon ei väida, et ta peataks lõplikult NIVELi nõutud tasumata summa maksmise. Pigem leiab komisjon, et tal on õigus NIVELi nõutud tasumata summa maksmisest keelduda seni, kuni NIVEL esitab komisjonile vajalikud dokumendid.

1.5 Ombudsman märgib, et finantsmääruse (1) artikli 27 lõikes 1 on sätestatud usaldusväärse finantsjuhtimise põhimõte seoses eelarveassigneeringutega (2). Ombudsman märgib, et sama määruse artikli 81 lõikes 1 on sätestatud:

„Maksmine toimub, kui tõendatakse, et asjaomane meede on kooskõlas põhiõigusakti või lepingu sätetega (...)”.

Ombudsman märgib, et komisjoni 23. detsembri 2002. aasta määruse nr 2342/2002 (millega rakendatakse finantsmäärust) (3) artikli 104 lõikes 1 on sätestatud:

„(...) Vahemaksed ja lõppmaksed põhinevad tõendavatel dokumentidel, mis võimaldavad kontrollida, kas rahastatud meede on ellu viidud vastavalt toetusesaajaga sõlmitud lepingu või kokkuleppe tingimustele või alustekstile.”

Ombudsman märgib ka, et lepingu artikkel 1.3.1 on sõnastatud järgmiselt:

„Ühe kuu jooksul alates käesoleva lepingu jõustumisest edastab peamine toetusesaaja komisjonile tabeli, milles on näidatud hinnanguliste rahastamiskõlblike kulude jaotus tema ja iga seotud toetusesaaja vahel. Tabelile kirjutavad alla kõik toetusesaajad ja pärast seda, kui komisjon on selle heaks kiitnud, loetakse see käesoleva lepingu hinnangulise eelarve lahutamatuks osaks.”

Ombudsman märgib, et komisjoni taotletud dokument oli eelarve, milles oli näidatud hinnanguliste rahastamiskõlblike kulude jaotus toetusesaaja ja iga seotud toetusesaaja vahel. Komisjon selgitas, et see hinnanguliste rahastamiskõlblike kulude jaotus toetusesaaja ja iga seotud toetusesaaja vahel oli oluline tagamaks, et igale seotud toetusesaajale maksti nõuetekohaselt välja tema osa toetusest.

Ombudsman on seisukohal, et tema käsutuses olevaid fakte silmas pidades näib komisjoni taotlus, et talle esitataks piisav eelarvetabel, olevat nii proportsionaalne meede kui ka lepinguga kooskõlas.

1.6 Ombudsman märgib, et oma arvamuses ombudsmanile märkis komisjon, et kaebuse esitaja ei esitanud nõutud eelarvetabelit, hoolimata mitmest sellekohasest meeldetuletusest. Selle väite toetuseks esitas komisjon koopiad 10. detsembri 2004. aasta tähitud kirjast, 17. mai 2005. aasta e-kirjast ja 8. mai 2006. aasta kirjast. Oma märkustes komisjoni arvamuse kohta väidab kaebuse esitaja, et ta esitas nõutud tabeli erinevad versioonid ja et alates 21. septembrist 2005 oli ta veendunud, et on täitnud oma lepingulised kohustused seoses tabeliga (4).

1.7 18. ja 23. oktoobril 2007 tutvusid ombudsmani talitused komisjoni toimikuga.

Ombudsman märgib kõigepealt oma kontrollide põhjal ,’le, et NIVELi esitatud eelarvetabeli versioonides oli teiste toetusesaajate kuludena märgitud üksnes „riigiametnike“ kulud. Nagu komisjon märkis, ei ole selliselt liigitatud kulud „abikõlblikud kulud“. Eespool öeldut silmas pidades nõustub ombudsman komisjoni seisukohaga, et NIVEL ei olnud veel esitanud asjakohast eelarvetabelit.

Samuti märgib ombudsman oma kontrollide põhjal, et 22. augustil 2007 saatis NIVEL komisjonile e-kirja, millele oli lisatud tabeli versioon, mille NIVEL oli saatnud 29. juunil 2004. NIVEL palus komisjonil anda tagasisidet tabeli asjakohaste muudatuste kohta. Ombudsman märgib ka, et 23. augustil 2007 vastas komisjon NIVELi 22. augusti 2007. aasta e-kirjale ja esitas NIVELile üksikasjalikud selgitused vajalike paranduste kohta. Komisjon tegi ka ettepaneku, et NIVEL võtaks täiendavate küsimuste korral temaga uuesti ühendust.

mail 2008 saatis komisjon ombudsmanile koopia NIVELile 13. mail 2008 saadetud kirjast. Selles kirjas selgitas komisjon tehnilisi ja finantsküsimusi, mille tõttu vahe- ja lõppmaksed blokeeriti. Samuti teatas ta NIVELile, et viimane vahemakse on nüüd „lukustamata“ ning et lõppmakse tehakse pärast andmete ametlikku heakskiitmist ja alltöövõttu käsitleva finantsteabe laekumist.

1.8 Ombudsman leiab, et komisjon on esitanud piisava ja sidusa selgituse kolmanda eelmakse blokeerimise põhjuste kohta. Samuti on ta märkinud, et kolmas eelmakse on nüüd avatud.

1.9 Eespool öeldut silmas pidades leiab ombudsman, et kaebuse esitaja esimene väide ei õigusta ombudsmani edasisi uurimisi.

2 Väidetav NIVELile ülemääraste viivituste tõttu tekkinud kahju hüvitamata jätmine

2.1 Kaebuse esitaja väitis, et komisjon ei hüvitanud NIVELile kahju, mis tulenes eelmaksete tegemisel esinenud ülemäärastest viivitustest.

2.2 Komisjon märkis oma arvamuses, et viivist ei tule maksta, sest viivituse põhjustas asjaolu, et NIVEL ei olnud nõutud dokumente esitamata jättes veel täitnud oma lepingulisi kohustusi.

2.3 Ombudsman leiab, et eespool punktis 1 esitatud järeldusi silmas pidades ei ole kaebuse esitaja teise väite edasine uurimine põhjendatud.

3 Kaebuse esitaja väited

3.1 Ombudsman mõistis kaebuse esitajat kokkuvõtlikult väitvana, et komisjon peaks võimalikult kiiresti tegema kolmanda eelmakse vastavalt toetuslepingule nr 2003204.

Ombudsman mõistis kaebuse esitajat ka kokkuvõtlikult väitvana, et komisjon peaks hüvitama NIVELile kahju, mis on tekkinud eelmaksete tegemisel esinenud ülemääraste viivituste tõttu.

3.2 Eespool punktis 1.7 esitatud teabe alusel on komisjon kaebuse esitaja esimese nõude rahuldanud. Eespool punktis 2.2 esitatud järeldusi silmas pidades tuleb kaebuse esitaja teine väide tagasi lükata.

4 Kokkuvõte

Eespool öeldut arvesse võttes järeldab ombudsman, et kaebuse esitaja väidete ja teise väite edasine uurimine ei ole põhjendatud. Ombudsman järeldab, et komisjon on kaebuse esitaja esimese nõude rahuldanud. Seetõttu lõpetab ta kohtuasja. Ombudsman tunnustab komisjoni proaktiivsete jõupingutuste eest NIVELi abistamisel, mis on hea halduse näide.

Komisjoni presidenti teavitatakse sellest otsusest.

Lugupidamisega,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Nõukogu 25. juuni 2002. aasta määrus nr 1605/2002, mis käsitleb Euroopa ühenduste üldeelarve suhtes kohaldatavat finantsmäärust (EÜT L 248, 16.9.2002, lk 1–48).

(2) Artikli 27 lõikes 1 on sätestatud: „Eelarveassigneeringuid kasutatakse kooskõlas usaldusväärse finantsjuhtimise põhimõttega, nimelt säästlikkuse, tõhususe ja mõjususe põhimõtetega.”

(3) Komisjoni 23. detsembri 2002. aasta määrus (EÜ) nr 2342/2002, millega kehtestatakse Euroopa ühenduste üldeelarve suhtes kohaldatavat finantsmäärust käsitleva nõukogu määruse (EÜ, Euratom) nr 1605/2002 üksikasjalikud rakenduseeskirjad (EÜT L 357, 31.12.2002, lk 1–71).

(4) Kaebuse esitaja ei viita oma märkustes komisjoni 17. mai 2005. aasta e-kirjale.