Kaebuse esitaja, Belgias asuv mittetulundusühendus, osales ELi rahastatud projektis, mille eesmärk oli lahendada eakate probleeme IKT-lahenduste kasutamisel. Finantsauditi käigus leiti, et kaebuse esitaja kasutatud tööaja registreerimise süsteem ei olnud usaldusväärne. Seetõttu püüdis komisjon kaebuse esitajalt tagasi nõuda rohkem kui 85 000 eurot.

Ombudsman uuris küsimust ja leidis, et audiitorid olid tunnistanud, et kaebuse esitaja töö kahe konkreetse tulemusega oli õiguspärane, nagu ka asjaomane tööaeg. Seetõttu leidis ta, et komisjonil ei olnud alust selle tööga seotud personalikulusid tagasi lükata. Selle probleemi lahendamiseks esitas ta komisjonile soovituse vähendada vastavalt tagasinõutavat summat.

Komisjon nõustus täielikult ombudsmani soovitusega ja nõustus vähendama tagasinõutavat summat peaaegu 37 000 euro võrra. Seda arvesse võttes lõpetas ombudsman juhtumi menetlemise. Ombudsman jätkab siiski eraldi uurimist vahendite tagasinõudmise kohta seoses muude tulemustega.

Kohtuasi puudutas teenuslepingu lõpetamist Euroopa Komisjoni poolt. Kaebuse esitaja väitis, et komisjon ei olnud tema kirjadele vastanud, et ta lõpetas teenuslepingu mõjuva põhjuseta ja et talle saadetud arvete tasumine oli aeglane. Samuti nõudis ta hüvitist hilinenud maksete ja kahjude eest.

Ombudsman uuris neid väiteid. Esimese puhul jõudis ta järeldusele, et kuna komisjon lõpuks kaebuse esitaja kirjadele vastas, oli küsimus lahendatud. Teise väite kohta, mis puudutab lepingu väidetavat lõpetamist mõjuva põhjuseta, järeldas ombudsman, et komisjoni haldusomavoli ei esinenud, kuna leping andis komisjonile õiguse see igal ajal lõpetada ja et igal juhul oli komisjon tõepoolest esitanud mõjuva põhjuse lepingu lõpetamiseks. Kolmanda väite osas jõudis ombudsman järeldusele, et arvete hilinenud maksmise probleemile on leitud lahendus, kuna komisjon maksis lõpuks kaebuse esitajale tehtud töö eest tasumisele kuuluvad summad ja nõustus maksma viivist. Lõpuks jõudis ombudsman seoses kahju hüvitamise nõudega järeldusele, et küsimust ei ole vaja täiendavalt uurida, kuna komisjon maksis kaebuse esitajale kantud kahju eest hüvitist ja lepingus ei olnud ette nähtud mingit hüvitist muud liiki kahju eest.

Juhtum oli seotud sellega, et komisjon lükkas tagasi ja tegi ettepaneku nõuda tagasi teatavad kulud, mis olid seotud kuuenda raamprogrammi toetuslepingu raames allhankena teostatud tegevustega. Ombudsmani uurimise põhjal otsustas komisjon mitte nõuda sisse kulusid kogusummas ligi 87 000 eurot. Komisjon selgitas, et ta oli otsustanud muuta oma esialgset otsust selle alusel, et kaebuse esitaja tegutses heas usus ja kooskõlas komisjoni enda antud nõuannetega.

Ombudsman tervitas seda uut otsust; Sellegipoolest leidis ta, et on olnud kahetsusväärne, et kaebuse esitajal oli juba mitu aastat väljavaade, et tema käes olevad rahalised vahendid on suures ulatuses tagasi saadud.

Kaebuse esitaja, riigis Z asuv uurimisinstituut, osales ELi rahastatud projektis teadusuuringute ja tehnoloogiaarenduse seitsmenda raamprogrammi raames.

Auditi käigus avastati projektiga seotud eeskirjade eiramisi, mistõttu komisjon nõudis kaebuse esitajalt tagasi üle 300 000 euro, hoolimata selgitustest eeskirjade eiramise kohta. Kaebuse esitaja ei olnud tulemusega rahul ja esitas kaebuse Euroopa Ombudsmanile.

Ombudsman uuris küsimust ja leidis, et mõned audiitorite leiud olid vigased. Kuna kõige olulisem küsimus oli projekti tegeliku alguskuupäeva kindlaksmääramine, tegi ombudsman lahendusena ettepaneku, et komisjon konsulteeriks eksperdiga, et kontrollida audiitorite sellekohast järeldust või tellida „tehniline audit“, nagu on ette nähtud toetuslepingus. Komisjon nõustus lahendusega tingimusel, et eksperdiga lepingu sõlmimise kulud kannavad mõlemad pooled ühiselt. Ombudsman palus komisjonil ja kaebuse esitajal omavahel kokku leppida määratava eksperdi valimises ja lõpetas juhtumi menetlemise.

Suurem osa ELi eelarvest eraldatakse igal aastal fondidele ja programmidele, mida haldab Euroopa Komisjon koostöös liikmesriikidega. 2015. aasta juunis algatas ombudsman omaalgatusliku uurimise komisjoni maksete õigeaegsuse kohta, keskendudes maksetele eraõiguslikele töövõtjatele ja toetusesaajatele, kes hilinenud maksete tõttu tõenäoliselt kõige rohkem kannatavad. See uurimine järgnes neljale varasemale samateemalisele uurimisele.

Ombudsman küsis teavet selliste juhtumite arvu ja osakaalu kohta, mille puhul esines makseviivitusi, viivituste ulatuse kohta, asjaomaste summade kohta ja juhtumite kohta, mille puhul maksti viivist hilinenud maksmise tõttu. Ombudsman viis läbi ka kohapealse kontrolli, et saada parem ülevaade sellest, kuidas makseprotsess praktikas toimib.

Ombudsman märgib, et hilinenud maksete üldine osakaal on alates 2013. aastast kahe peamise teguri tõttu suurenenud. Esiteks kehtestati kehtiva finantsmäärusega, mis jõustus 1. jaanuaril 2013, lühemad maksetähtajad. Teiseks piirasid ELi eelarvepädevad institutsioonid (st parlament ja nõukogu) 2014. aastal maksete assigneeringute summat, mis on institutsioonidele aasta jooksul arvete maksmiseks eraldatud raha.

Ombudsman tunneb heameelt edusammude üle, mida komisjon on teinud hilinenud maksete arvu ja väärtuse vähendamisel 2015. aastal pärast seda, kui need olid saavutanud haripunkti 2014. aastal. Ta tunnistab, et maksete assigneeringute puudujääk oli erandlik tegur, mis ei sõltunud komisjonist. Lisaks märgib ombudsman, et alates 2013. aastast suurenenud hilinenud maksete keskmised näitajad ei tähendanud, et komisjoni tulemuslikkus oleks absoluutarvudes halvenenud. Samal ajal rõhutab ombudsman, et komisjon peab tegema märkimisväärseid jõupingutusi, et pidada kinni kehtiva finantsmäärusega kehtestatud lühematest õiguslikest tähtaegadest.

Ombudsmani kontroll näitas, et komisjon jälgib tähelepanelikult oma tegevust selles valdkonnas ja on välja töötanud palju häid tavasid. Ombudsman on siiski mures, et mõned hiljutised meetmed, millest komisjon teatas, tõstatati juba 2010. aastal pärast ombudsmani poolt eelmise uurimise raames algatatud konsulteerimist.

2014. aasta juulis lükkas komisjon tagasi kaebuse esitaja taotluse töötada Indoneesia projekti eksperdina, sest ta oli juba võtnud kohustuse töötada samal ajal Libeerias ELi rahastatud projektiga. Kaebuse esitaja esitas taotluse uuesti, kui projekt Libeerias Ebola kriisi tõttu edasi lükkus, märkides, et ta oli tegelikult valmis projektiga Indoneesias tegelema.

Ombudsman leidis, et komisjonil on õigus nõuda, et eksperdid oleksid kindlaksmääratud aja jooksul kättesaadavad üksnes projektidega töötamiseks. Ta märkis, et kaebuse esitaja oli teatanud, et ta on valmis töötama ainuõiguslikult kahes kattuvas projektis. Kaebuse esitaja ei selgitanud seda vastuolu oma esialgse taotluse esitamisel. Esitatud teabe põhjal leiab ombudsman, et komisjon lükkas kaebuse esitaja esimese taotluse õigesti tagasi. Teise taotluse kohta väitis kaebuse esitaja tegelikult, et Libeerias kestev Ebola kriis tähendas, et tal oli tegelikult vabadus Indoneesias projektiga töötada. Seejärel vaatas komisjon tema olukorra uuesti läbi. Ombudsmani arvates tegi ta õiglase ja mõistliku otsuse, kui ta järeldas, et kaebuse esitaja ei suutnud tagada oma kättesaadavust. Seega järeldab ombudsman, et komisjon ei eksinud ka siis, kui ta lükkas tagasi tema teise taotluse Indoneesia projektiga töötamiseks. Siiski tekitab see küsimusi selle kohta, kuidas komisjon käsitleb sellistesse kriisidesse nagu Ebola-puhangusse sattunud ekspertide õigusi.

Ombudsman lõpetas uurimise haldusomavoli tuvastamata. Ta tegi komisjonile ettepaneku, et kui projekt tuleb peatada, peaks ta olema valmis vabastama kõik mõjutatud eksperdid ainuõiguse kohustusest.

Juhtum puudutas rühmajuhi vallandamist ELi rahastatud projektis Kesk-Ameerikas.

Ombudsman uuris küsimust ja leidis, et komisjon oli tegutsenud mõistlikult, lubades projekti toetusesaajal meeskonnajuhi pärast lepingu allkirjastamist ametist vabastada. Seetõttu lõpetas ombudsman juhtumi.

Kaebuse esitajal oli Euroopa Komisjoniga toetusleping projekti rahastamiseks Egiptuses. Selle lepingu kohaselt pidi kaebuse esitaja esitama finantstagatise ELis asuvalt pangalt või finantseerimisasutuselt, et tagada projekti komisjonipoolne eelrahastamine. Pärast lepingu jõustumist selgus, et kaebuse esitaja ei suutnud esitada nõutavat finantstagatist. Sel põhjusel lõpetas komisjon lepingu.

Ombudsman leidis, et komisjon oli täitnud oma lepingulise kohustuse konsulteerida kaebuse esitajaga enne lepingu lõpetamist. Võttes arvesse teavet, mille kaebuse esitaja esitas komisjonile oma finantssuutlikkuse kohta, leidis ombudsman ka seda, et komisjon võis mõistlikult mõista, et kaebuse esitaja ei oleks saanud projekti ilma eelmakseteta ellu viia ning seetõttu ei olnud edasised konsultatsioonid vajalikud.

Ombudsman järeldas, et komisjon oli kaebuse esitajaga sõlmitud lepingu lõpetamisel tegutsenud õiguspäraselt ja mõistlikult. Ombudsman tegi siiski ettepaneku, et komisjon kaaluks tulevaste lepingute tüüptingimustesse sätte lisamist, mis annaks toetusesaajale õiguse loobuda komisjoni eelmaksetest. See kaotaks finantstagatise esitamise kohustuse, kui abisaaja suudab tõendada, et tal on projekti elluviimiseks vajalikud rahalised vahendid. Samuti palus ombudsman komisjonil alati esitada lõpetamiskirjas selle otsuse täpne õiguslik alus ja otsuse edasikaebamise võimalused.

Juhtum puudutas komisjoni otsust mitte aktsepteerida teatavaid kulusid, mille partner on deklareerinud ELi rahastatavas projektis. Komisjoni otsus tähendas, et tema lõppmakset konsortsiumile vähendati summa võrra, mille see partner oli saanud eelmaksetena. Koordinaator väitis, et komisjon on kohustatud kõnealusele partnerile valesti makstud vahendid tagasi nõudma.

Ombudsman leidis, et komisjon oli probleemi õigesti lahendanud, sest ta oleks saanud algatada sissenõudmise ainult juhul, kui tal oleks olnud võlg liidu ees. Rahastamise jaotamine projektipartnerite vahel on erinevat laadi küsimus, millesse komisjon ei ole kohustatud sekkuma. Seetõttu ei tuvastanud ombudsman komisjoni haldusomavoli.

Juhtum puudutas komisjoni otsust tunnistada rahastamiskõlbmatuks teatavad kulud, mille partner on ELi rahastatud projektile deklareerinud. Ombudsman uuris küsimust ja leidis, et komisjoni põhjendused kõnealuste kulude vastu võtmata jätmiseks olid mõistlikud. Seetõttu lõpetas ombudsman juhtumi haldusomavoli tuvastamata.

Kaebuse esitaja on VKE, kes osales abisaajana komisjoni projektis. Ta tasustab oma töötajaid osaliselt dividendimaksetega. Kui komisjon lükkas 2014. aastal osa kaebuse esitaja personalikuludest rahastamiskõlbmatuna tagasi, väitis kaebuse esitaja, et komisjon oli tema tasustamismudeli eelnevalt heaks kiitnud ja et seetõttu oli tal õiguspärane ootus, et tema personalikulud hüvitatakse vastavalt. Kaebuse esitaja pöördus ombudsmani poole.

Pärast komisjoni toimikuga tutvumist leidis ombudsman, et komisjon ei olnud kaebuse esitaja tasustamismudelit sõnaselgelt heaks kiitnud ning et õiguspärase ootuse olemasolu tingimused ei olnud täidetud. Lisaks leidis ombudsman, et komisjoni seisukoht oli õiguslikult korrektne ja kooskõlas toetuslepinguga. Ombudsman leidis siiski ka seda, et komisjon oleks võinud olla hoolikam ja hoiatas kaebuse esitajat projektiga liitumisel, et tema tasustamismudel ei ole vastuvõetav. Veel ühes kaebuse esitajale saadetud kirjas väljendas komisjon kaebuse esitajale kahetsust sündmuste arengu üle, kuid avaldas ka lootust, et kaebuse esitaja jätkab projektis osalemist. Ombudsman leidis, et juhtumi käsitlemisel ei esinenud komisjoni haldusomavoli, kuigi oli kahetsusväärne, et kaebuse esitaja mõistis, et komisjon aktsepteerib tema tasustamismudelit.