Strasbourg, 6. august 2007

Lugupeetud hr X

juulil 2006 esitasite Euroopa Ombudsmanile äriühingu Z nimel kaebuse Euroopa Komisjoni vastu seoses kolme lepinguga, mis allkirjastati viienda raamprogrammi infoühiskonna tehnoloogiate prioriteedi raames.

29. septembril 2006 edastasin kaebuse komisjoni presidendile. Minu talitused vastasid Teie telefonipäringutele Teie kaebuse menetlemise seisu kohta 4. septembril 2006 ja 5. oktoobril 2006. Te saatsite mulle 9. oktoobril 2006 täiendavad dokumendid, mille ma edastasin komisjonile. Te palusite 20. detsembril 2006 teavet kaebuse menetlemise edenemise kohta, mille ma saatsin teile 2. veebruaril 2007. Komisjon saatis oma arvamuse 22. jaanuaril 2007. Edastasin selle Teile koos märkuste esitamise kutsega, mille Te saatsite 30. märtsil 2007.

Kirjutan nüüd, et anda teile teada tehtud päringute tulemused.

Kompromiss

Kaebuse esitaja sõnul võib asjaolud kokku võtta järgmiselt:

Viienda raamprogrammi raames viis kaebuse esitaja ellu kolm projekti. Neid projekte rahastas osaliselt Euroopa Komisjon. Välisaudiitorid auditeerisid neid kolme projekti. Nad jõudsid järeldusele, et teatavad kulud, mis tehti kõigi kolme projekti puhul, olid rahastamiskõlbmatud.

oktoobril 2004 kutsus komisjon kaebuse esitajat üles esitama märkusi auditiaruande kohta.

novembril 2004 toimus komisjoni ja kaebuse esitaja kohtumine.

3. veebruaril 2005 korraldati teine koosolek, mille käigus jõuti järeldusele, et kaebuse esitaja ei suutnud vastavalt lepingute tingimustele piisavalt põhjendada projekti tehnilise juhtimisega seotud kulusid.

14. detsembril 2005 saatis kaebuse esitaja täiendavaid tõendeid kolme projekti kulude kohta.

märtsil 2005 esitas kaebuse esitaja kokkuvõtte seni võetud meetmetest ja palus komisjonil küsimus läbi vaadata.

juunil 2005 teatas komisjon kaebuse esitajale, et pärast pikka ja hoolikat kaalumist ei saa kaebuse esitaja kulukäsitlust, mis seisnes peamiselt hinnangute tegemises, pidada usaldusväärseks ja täpseks aluseks tehniliste juhtide poolt auditeeritavatele projektidele kulutatud tegeliku aja kindlaksmääramisel. Komisjon märkis, et kaebuse esitaja ja komisjoni vahelistes lepingulistes kokkulepetes nähti ette kõigi projektiga otseselt mitteseotud kulude, st üldkulude kindlasummaline hüvitamine. Kindlasummaline hüvitis moodustas 80 % rahastamiskõlblikest personalikuludest. Täpse ajaarvestuse puudumisel tuleks kõnealuseid halduskulusid käsitada kaudsete kuludena ja seega tuleks need katta kõnealuse kindlasummalise hüvitisega. Komisjon jäi esialgsete auditijärelduste juurde. Ta märkis, et auditi lõpptulemused edastatakse asjaomastele komisjoni talitustele, et nad saaksid teha vajalikud kohandused.

Komisjon taotles 21. juulil 2005 ühe projektiga seotud summa A tagasimaksmist.

28. juulil 2005 vastas kaebuse esitaja komisjoni 10. juuni 2005. aasta kirjale, nõustudes, et nende projektide raamatupidamismenetlus ei võimalda välisaudiitoril hõlpsasti kontrollida juhtide ja ekspertide tegelikku kaasamist ning et see menetlus ei ole kooskõlas komisjoni meetoditega selles valdkonnas. Kaebuse esitaja juhtis tähelepanu sellele, et raamatupidamisprotsessi kiitsid heaks tema audiitorid, et auditi läbi viinud välisaudiitor tunnistas, et vaidlusaluseid personalikulusid ei võetud äriühingu üldkuludes arvesse ning et need kulud deklareeriti tema kuluaruannetes, mille komisjoni projektiametnikud heaks kiitsid. Ta taotles kohtumist olukorra arutamiseks, juhtides tähelepanu ühe projekti headele tulemustele.

augustil 2005 lükkas kaebuse esitaja komisjoni 21. juuli 2005. aasta taotluse tagasi.

augustil ja 5. oktoobril 2005 toimusid komisjoni ja kaebuse esitaja vahelised kohtumised.

25. oktoobril 2005 saatis kaebuse esitaja täiendavaid andmeid.

Komisjon kordas 2. mail 2006 oma hüvitamistaotlust seoses ühe projektiga.

Pärast kaebuse esitaja argumentide analüüsimist kinnitas komisjon 12. mail 2006 oma otsust lükata kolme projekti puhul tagasi kulud, mis tunnistati abikõlbmatuks. Komisjon kordas, et ei olnud võimalik hinnata ja kvantifitseerida juhtkonna otsest osalemist auditeeritud projektides. Seetõttu ei olnud võimalik kindlaks teha kulude rahastamiskõlblikkust, sest need kulud ei olnud piisavalt põhjendatud.

ja 15. juunil 2006 teatas komisjon kaebuse esitajale, et maksed tehakse tasaarvestamise teel summadega, millele kaebuse esitajal on õigus.

Kaebuse esitaja teatas 20. juunil 2006 komisjonile, et ta lükkab tema järeldused tagasi ja kavatseb esitada kaebuse Euroopa Ombudsmanile.

Kaebuse esitaja ei nõustunud komisjoni 12. mai 2006. aasta otsusega, leides, et kolme projekti puhul olid teatavad kulud abikõlbmatud. Kolme projekti puhul kiitis komisjon heaks kahte liiki kulud:

1. otsesed kulud (projektidega tegelevad töötajad);
2. kaudsed kulud, mida on võimalik arvutada:
• ühtse määra alusel (80 % otsestest kuludest ilma tõendavate dokumentideta). Selle lahenduse valis kaebuse esitaja;
• tegelike kulude alusel (protsent otsestest kuludest koos tõendavate dokumentidega).

Kaebuse esitaja deklareeris iga inseneri keskmised personalikulud. See keskmine summa sisaldas inseneri keskmist maksumust, millele lisandusid projektijuhtimise, tehnilise juhtimise ja sekretariaadi kulud. Auditiga lükati see teine kulukategooria tagasi. Projektide käigus ei tehtud kaebuse esitajale ühtegi märkust nende kulude kohta, mis olid kuluaruannetes selgelt kindlaks määratud ning mille projekti- ja finantsametnikud heaks kiitsid. Komisjon nõustus taotletud summadega ja maksis need kaebuse esitajale. Alates 2002. aastast nõudis komisjon, et kaebuse esitaja täpsustaks nende kulude iga kategooria ning eristaks arendusinseneride, süsteemiinseneride, kvaliteedikontrolli, sekretariaaditeenuste, projekti juhtimise ja tehnilise suuna eest nõutavaid tunde. Pärast auditit lükkas komisjon need kulud tagasi, sest need ei olnud piisavalt üksikasjalikud. Komisjonile 14. detsembril 2004 saadetud kirjas väitis kaebuse esitaja, et on esitatud tõendid selle kohta, et kõnealused kaudsed kulud vastasid vajalikele tehnilistele ülesannetele. Kaebuse esitaja audiitorite poolt 23. märtsil 2005 komisjonile saadetud tõendis märgiti, et nende kulude tagasilükkamine ei kajastanud projektide tehnilist tegelikkust ning et neid kulusid kinnitasid tõendid. Kaebuse esitaja märkis, et komisjonil kulus otsuse tegemiseks rohkem kui aasta, mis oli märk segadusest ja näitas, et komisjoni otsus oli ebaõiglane.

Ombudsman mõistab, et kaebuse esitaja taotles võla vähendamist ja tasaarvestuse teel makstud summa A tagasimaksmist põhjusel, et i) ühte projekti peeti seda liiki mudeliks; ii) projektiametnikud tunnistasid kaebuse esitaja heausksust ja nõustusid, et tegevus, mille komisjon oli tagasi lükanud, oli tõepoolest ellu viidud (1); iii) komisjon tunnustas juhtkonna täiendavaid jõupingutusi; ning iv) need jõupingutused on andnud käegakatsutavaid tulemusi.

Pärast kaebuse hoolikat läbivaatamist otsustas ombudsman, et vastuvõetavuse tingimused ei olnud täidetud seoses väitega, et komisjonil kulus selles küsimuses otsuse tegemiseks üks aasta, sest näib, et selle väite suhtes ei ole eelnevalt halduslikke lähenemisviise kasutatud.

Seetõttu algatas ombudsman uurimise järgmise väite ja väite kohta:

Kaebuse esitaja väidab, et komisjon peaks käsitama rahastamiskõlblikena kulusid, mida nõuti kaebuse esitaja teostatud kolme projekti tehniliste juhtide ja sekretäride puhul.

Ta väidab eelkõige, et projekti kestel nõustusid projekti- ja finantsametnikud nende selgelt määratletud kuludega ning tasusid need vastavalt kaebuse esitaja taotlustele.

Kaebuse esitaja nõuab komisjoni nõutud võla vähendamist ja A summa tagasimaksmist, mille komisjon on tasaarvestanud summadega, millele kaebuse esitajal oli õigus.

9. oktoobril 2006 kirjutas kaebuse esitaja ombudsmanile tagasinõudmismenetlusest seoses teise projektiga, mille komisjon algatas 25. septembril 2006, ja esialgses kaebuses esitatud teisest väitest. Kaebuse esitaja vaidlustas komisjoni kirja sisu samadel põhjustel, mis on esitatud kaebuses, ning soovis lisada selle kirja kaebuse toimikusse. Ombudsman saatis kaebuse esitaja kirja komisjonile ja palus institutsioonil seda kommenteerida.

Nõue

Komisjoni arvamus

Komisjoni arvamuse võib kokku võtta järgmiselt:

Taust
1. Kaebuse esitaja allkirjastatud lepingute liigid

Kaebuse esitaja sõlmis komisjoni infoühiskonna ja meedia peadirektoraadiga mitu lepingut teadusuuringute ja tehnoloogiaarenduse projektide kohta.

Need lepingud on Euroopa Parlamendi ja nõukogu 22. detsembri 1998. aasta otsuse nr 182/1999/EÜ (Euroopa Ühenduse teadusuuringute, tehnoloogiaarenduse ja tutvustamistegevuse viienda raamprogrammi (1998-2002) kohta)(2) (edaspidi "viies raamprogramm") IV lisas (ühenduse finantsosaluse eeskirjad) sätestatud "ühiste kuludega uurimis- ja arendustegevuse"tüüpi lepingud.

Lepingud põhinevad jagatud kulude põhimõttel, mis tähendab, et töövõtja nõustub täitma kindlaksmääratud tööpakette ja talle hüvitatakse teatav protsent, enamasti 50% kantud kuludest vastavalt lepingus sätestatud tingimustele. Töövõtja peab sellega seoses esitama komisjonile korrapäraselt tulemusi, sealhulgas kulutaotlusi, mis on töövõtjale rahaliste vahendite eraldamise aluseks.

Kaudsete kulude, st üldkulude hüvitamine põhineb kas tegelikel kuludel või ühtsel määral. Tegelike kulude mudel tähendab, et töövõtjal on raamatupidamissüsteem, mis võimaldab täpselt kindlaks teha tema projektiga seotud otseste ja kaudsete kulude osa. Teise võimalusena võib töövõtja kaudsete kulude puhul valida kindla määra, milleks on 80 % rahastamiskõlblikest otsestest personalikuludest. Seda nimetatakse "kogukulude kindlamääraliseks" mudeliks. Kui kasutatakse kogukulude kindlamääralise makse mudelit, ei nõuta töövõtjalt täiendavaid tõendeid selle kohta, et kaudsed kulud on sellel tasandil tegelikult tekkinud. Kaebuse esitaja oli valinud kindlasummalise täismaksumuse mudeli.

2. Jagatud kuludega lepingutes ette nähtud finantsaudit

oktoobri 2003. aasta tähitud kirjaga teatati kaebuse esitajale, et vastavalt lepingute üldtingimuste artiklile 26 (D osa – auditeerimine)(3) otsustas komisjon viia läbi finantsauditi kaebuse esitaja esitatud kuluaruannete kohta seoses kolme teadusuuringute lepinguga.

Kohapealse auditi viis 10.–12. detsembrini 2003 läbi väline audiitorühing.

Auditiaruanne edastati kaebuse esitajale märkuste esitamiseks tähitud kirjaga 25. oktoobril 2004. See märkus lisandub märkusele, mille kaebuse esitaja oli juba esitanud otse audiitorühingule 9. juuli 2004. aasta kirjaga.

3. Finantsauditi peamised järeldused ja ulatuslik lepingumenetlus

Finantsauditi eesmärk on tagada, et kõik deklareeritud kulud on rahastamiskõlblikud ja põhjendatud vastavalt lepingu II lisa artiklitele 22–25.

Peamised auditijäreldused on seotud personalikulude hüvitamise taotluste tagasilükkamisega, kuna personalikulude arvutamiseks kasutatud tunnitasud olid märkimisväärselt ülepaisutatud ega põhinenud asjaomaste töötajate tegelikel personalikuludel.

Kaebuse esitaja väitis üldiselt, et määrad kehtivad kõigile asjaomastele töötajatele . Projektijuhtidele, inseneridele ja üliõpilastele kohaldati üldjuhul määra B eurot tunnis. Auditi käigus määrati kindlaks tegelikud määrad inimese kohta. Tegelikud määrad erinesid märkimisväärselt taotletud määradest. Tegelikult ületasid väidetavad määrad üldiselt märkimisväärselt tegelikke määrasid, üliõpilaste puhul ligikaudu 80 %, inseneride puhul 30 % ja projektijuhtide puhul 16 %. Sellest tulenevalt kohandasid audiitorid kaebuse esitaja kehtestatud määrade ja tegelike määrade vahelisi erinevusi.

Personalikulude märkimisväärne ülehindamine oli osaliselt tingitud asjaolust, et kaebuse esitaja oli lisanud töötajate tegelikele personalikuludele kindla summa teatavate juhtimis- ja tugifunktsioonide, näiteks tehniliste juhtide ja sekretäride kulude katteks.

Selline raamatupidamistava ei olnud kooskõlas lepingutingimustega. Seega tuli vastavad summad lubatud personalikuludest maha arvata. Selle mahaarvamise finantsmõju võimendas tingimata asjaolu, et valitud kindla määraga mudeli põhimõtete kohaselt on rahastamiskõlblikud personalikulud kaudsete kulude arvutamisel samavõrra aluseks.

Pärast kohapealset auditit ja pärast kaebuse esitaja poolt tema ja komisjoni vahelises suhtluses tõstatatud küsimusi lahkarvamuste lahendamiseks (4) andis komisjon kaebuse esitajale võimaluse tagasiulatuvalt põhjendada kõnealuseid juhtimis- ja tugifunktsioone täitvate töötajate otsest osalemist asjaomastes teadusprojektides. Tagasiulatuva põhjenduse esitamise võimalust ei kohaldatud sekretäride suhtes, kes vastavalt lepingu II lisa artikli 24 lõikele 1 on hõlmatud kaudsete kulude ühtse määraga (5).

Komisjoni ja kaebuse esitaja vahel toimus neli järjestikust kohtumist, kus kaebuse esitajale anti võimalus vaidlusaluseid kulusid tagasiulatuvalt põhjendada (6). Komisjoni pädevad talitused hindasid ja analüüsisid hoolikalt teavet, mille kaebuse esitaja nende kohtumiste käigus esitas. Kõigis läbivaatamistes jõuti siiski järeldusele, et kaebuse esitaja esitatud teave ei põhjendanud piisavalt tehniliste juhtide otsest kaasamist. Sellest tulenevalt oli komisjon kohustatud kinnitama auditi tulemused ja nõudma võlgnetavad summad sisse.

Komisjonile saadetud 14. detsembri 2004. aasta kirja kohaselt muutis kaebuse esitaja pärast kohapealset auditit oma raamatupidamismeetodit: „protsentuaalse broneerimise” meetod tuli asendada „otsese ja otsese broneerimisega” kõikide järgnevate projektide puhul. See kinnitas komisjoni sõnul, et kaebuse esitaja nõustus asjakohaste auditijäreldustega märkimisväärse arvu kaasrahastamislepingute jätkumise kohta.

Komisjoni märkused kaebuse esitaja väidete kohta
1. Kaebuse esitaja väidab, et tehniliste juhtide ja sekretäride väidetavaid kulusid tuleks käsitada rahastamiskõlblikena.

Sekretäritöö ei ole 5. raamprogrammi ühiste kuludega lepingutes otseste personalikuludena rahastamiskõlblik, mis piirab otseste personalikulude rahastamiskõlblikkuse selgelt teadusliku ja tehnilise tööga vastavalt lepingu II lisa artiklile 23 (7). Sekretariaaditööd võib seega arvesse võtta meetme kaudsete kulude arvutamisel, kui üldtunnustatud raamatupidamistavad on finantsauditi käigus hindamise peamine juhtpõhimõte. Käesoleval juhul ei olnud see aga oluline, sest kaebuse esitaja oli valinud ühtse määra mudeli, millega nähakse lepingu II lisa artikli 24 lõike 1 punkti b kohaselt ette kaudsete kulude arvutamine, kohaldades otseste rahastamiskõlblike personalikulude suhtes ühtset määra 80 %, ilma et oleks esitatud mingeid tõendeid.

Mis puudutab muu hulgas tehnilise järelevalve ja kvaliteedikontrolli tehniliste juhtidega seotud kulude abikõlblikkust, siis nähakse lepingusätetega põhimõtteliselt ette võimalus aktsepteerida neid kulusid otseste personalikuludena. Nende kulude aktsepteerimine otseste personalikuludena toimuks siis ja sel määral, kui tehniliste juhtide otsene osalemine asjaomases projektis on põhjendatud ja põhjendatud kooskõlas lepinguliste nõuetega, eelkõige usaldusväärsete ajaarvestusdokumentide või samaväärse tõendiga sellise otsese osalemise kohta. Nagu auditiaruandest selgelt nähtub, ei teinud kaebuse esitaja auditi käigus selliseid toetavaid tõendeid kättesaadavaks, samuti ei esitatud kaebuse esitaja ja komisjoni vahelise suhtluse käigus tagasiulatuvalt piisavaid toetavaid tõendeid, et lahendada nende lahkarvamused.

Raamatupidamistava, mille kohaselt tehniliste juhtide kulud liidetakse kindlate summadega projekti kaasatud teadustöötajate otsestele personalikuludele, tuli tagasi lükata, kuna see ei ole kooskõlas otseste personalikulude arvutamise lepingusätetega.

See ei tähenda siiski, et kõnealune jagatud kuludega leping välistaks tingimata kõik sellised juhtimiskulud. Vastupidi, abikõlblikkuse eeskirjade kohaselt võib selliseid kulusid arvesse võtta meetme kaudsete kulude arvutamisel. Kui kaudsete kulude puhul kasutatakse kogukulude mudelit, oleksid audiitorid lisanud vastavad summad kaudsete kulude arvutamisse üldtunnustatud raamatupidamistavade alusel. Kuid kui kaebuse esitaja valis kulude täieliku kindlasummalise hüvitamise mudeli, sai ta 80 % kindlasummalise hüvitise toetuskõlblike otseste personalikulude summalt. See kindlasummaline summa peaks katma kõik asjaomased kulud. Toetus anti ilma, et töövõtja oleks esitanud tõendavaid dokumente.

2. Kaebuse esitaja nõuab võla vähendamist ja komisjoni poolt tasaarveldatud summa tagasimaksmist.

Lepingu II lisa artiklis 25 on sätestatud, et „abikõlblikud kulud hüvitatakse, kui töövõtja seda põhjendab”. Lepingu II lisa artiklis 26.3 on sätestatud, et „auditi järelduste põhjal võtab komisjon kõik asjakohased meetmed, mida ta peab vajalikuks, sealhulgas väljastab sissenõudekorralduse kõigi või osa tema tehtud maksete kohta.”

Kõnealuse juhtumi puhul võttis komisjon asjakohased meetmed, mida ta vajalikuks pidas. Auditi järeldustest nähtus, et kaebuse esitaja väidetavate oluliste kulude kohta ei esitatud ühtegi toetavat tõendit. Seetõttu on kaebuse esitaja oma väljamaksetaotlusi tegelikust suuremana näidanud ja saanud põhjendamatult palju rahalisi vahendeid. On selge, et need alusetult makstud vahendid tuli kaebuse esitajalt tagasi nõuda. Finantskorrektsioonid on auditileidude otsene tagajärg.

Kohaldatavatele menetlustele juhiti kaebuse esitaja tähelepanu 1. oktoobri 2003. aasta kirjas, millega algatati finantsaudit. Selles kirjas teavitati kaebuse esitajat, et auditi lõpptulemused võivad mõjutada tulevasi makseid või tuua kaasa sissenõudekorralduse väljastamise kõigi enammakstud summade kohta. Kirjas juhiti tähelepanu ka sellele, et vajaduse korral võib auditi tulemusi kohaldada auditeerimata lepingute suhtes.

Seda teavet korrati 10. juuni 2005. aasta kirjas, milles teavitati kaebuse esitajat auditi lõplikest tulemustest. Lisaks juhiti tähelepanu sellele, et kaebuse esitajalt võidakse nõuda läbivaadatud kuluaruannete esitamist mis tahes auditeerimata perioodi kohta, mille kohta auditileiud kehtivad.

Kaebuse esitaja oli teadlik kehtivatest menetlustest ja on rakendanud teise projekti auditi järeldused. See projekt ei olnud finantsauditi osa. Komisjon on siiski nõudnud, et kaebuse esitaja esitaks kooskõlas auditi järeldustega uuesti kõik selle projekti kohta juba esitatud kulutaotlused. Kaebuse esitaja täitis selle nõude ja esitas läbivaadatud kulutaotlused . Läbivaadatud tööjõumäärad olid kokku C-eurodes madalamad kui varem sama töötajate rühma puhul taotletud.

Järeldused

Mitme jagatud kuludega lepingu raames esitatud kaebuse esitaja kulutaotluste finantsaudit viidi läbi ja viidi lõpule kooskõlas kõigi kutsestandarditega. Tehtud järeldused olid õiglased ja tasakaalustatud.

Kaebuse esitajale anti mitu võimalust, et tagasiulatuvalt põhjendada mõningaid kulusid, mis auditi käigus tagasi lükati. Ta ei suutnud esitada piisavaid tõendeid. Nõukogu teavitati alati lahendamata küsimustest ja tema seisukohti võeti piisavalt arvesse.

Asjaolu, et komisjon kiitis algselt taotletud määrad kulutaotluste menetlemise ajal heaks, ei kahjusta lepingus kokku lepitud eeskirja (lepingu II lisa artikkel 26.1), mille kohaselt võib iga sellise kuluaruande suhtes teha finantsauditi lepingu kehtivuse ajal ja kuni viis aastat pärast iga ühenduse toetuse maksmist.

Lõpuks võttis komisjon alusetult makstud summade tagasinõudmisega asjakohased meetmed kooskõlas lepingu II lisa artikliga 25 ja artikli 26.3 lõikega 8.

Eespool öeldut arvesse võttes lükkas komisjon kaebuse esitaja väited tagasi ja leidis, et kaebus ei ole põhjendatud.

Kaebuse esitaja märkused

Kaebuse esitaja tähelepanekud võib kokku võtta järgmiselt:

Seoses finantsauditi peamiste järelduste ja ulatusliku lepingumenetlusega kinnitas kaebuse esitaja, et B-eurode summa, mille äriühing deklareeris oma kuluaruannetes, vastab kõigi projektiga tegelevate töötajate tunnitasule, mis on arvutatud inseneri kohta, mis oli sel ajal äriühingu tavapärane töömeetod. See määr on kõrgem kui tegelik inseneri tunnitasu, sest see sisaldab osakonna tasandil konsolideeritud tehnilise juhtimise kulusid.

See tehniline juhtimine hõlmab projektijuhtimist, tehnilist juhtimist, kvaliteedikontrolli, arvutisüsteemi haldamist ja tehnilist sekretärituge. Need jõupingutused kajastavad mõistlikke kulusid, mis on vajalikud mis tahes projekti edukaks elluviimiseks. Need kulud on kulutatud otse projektidele. Neid ei saa pidada äriühingu üldkulude osaks. Komisjon on nõustunud, et need kujutavad endast otseseid kulusid muudele IST projektidele, milles kaebuse esitaja on osalenud.

Kaebuse esitaja ei eitanud, et ta registreeris tehnilise juhtkonna tööajatabelid sobimatult enne 2002. aastat. Tehnilise haldamise kulud on aga tegelikud ja neid on tõendanud näiteks komisjoni projektiametnik, kes oli määratud ühte kolmest projektist, mis oli ainus projekt, mida kaebuse esitaja koordineeris. Üllataval kombel ei kutsunud komisjon sellele projektile määratud komisjoni projektiametnikku erinevatele selgitavatele kohtumistele, mis toimusid pärast auditit tema ja kaebuse esitaja vahel. Kaebuse esitaja väitis mitu korda, et see isik oli asjakohane isik, keda küsitleda, et hinnata nende jõupingutuste vajalikkust, sest ta oli hoolikalt ja tõsiselt jälginud kaebuse esitaja tegevust kogu projekti rakendamise ajal. Komisjon vastas, et ta lahkus oma talitustest ja teda ei olnud võimalik kätte saada. Hiljem selgus, et ta oli lihtsalt kolinud Eurostati teise talitusse. Kaebuse esitaja pidi uuesti paluma, et komisjon kutsuks selle isiku osalema viimasel koosolekul, misjärel ta kinnitas, et komisjoni tagasilükatud tehnilised juhtimisalased jõupingutused olid projekti hea juhtimise seisukohast tegelikult täielikult põhjendatud, mõistlikud ja ilmsed. Auditiprotsessi viimasel koosolekul ei võtnud komisjon kahjuks arvesse konkreetse projekti rakendamisega otseselt kokku puutunud isiku arvamust ning eelistas puhthalduslikel põhjustel lükata tagasi kõik tehnilise juhtimise kuluaruanded.

Kaebuse esitaja ei nõustunud komisjoni märkusega 14. detsembri 2004. aasta kirja kohta. Tõepoolest oli komisjon tänu mitmele kaks korda kuus esitatavale tegevusaruandele, iga kuue kuu tagant esitatavale eduaruandele ja kuluaruandele, rääkimata projektide korrapärastest läbivaatamistest, täiesti teadlik sellest, et kaebuse esitaja kasutas keskmise määra meetodit. aastal nõudis komisjon isegi, et kaebuse esitaja muudaks seda lähenemisviisi ja eraldaks tehnilise juhtimise kulud insenerikuludest. Pärast seda taotlust täitis kaebuse esitaja viivitamata komisjoni soovituse. See muudatus ei ole loomulikult seotud auditi järeldustega, nagu on soovitatud komisjoni märkustes. Audit toimus 10. detsembril 2003, kaks aastat pärast lähenemisviisi muutmist.

Komisjon leidis oma arvamuses, et kaebuse esitaja sekretäritöö ei olnud viienda raamprogrammi jagatud kuludega lepingutes personalikuludena rahastamiskõlblik, kuigi need vastasid tegelikult otsestele tehnilistele jõupingutustele, nagu tehniliste aruannete konsolideerimine, toimetamine ja korrektuur, mis on osa lepingu II lisa artiklis 23 määratletud rahastamiskõlblikest kuludest. Artiklis 23 on muu hulgas sätestatud, et „projekti raames teadus- ja tehnikatööd otseselt teostavate isikute tegelike töötundide kulud”. Kaebuse esitaja tuletas ka meelde, et isegi puhtalt haldusalase sekretäriabi puhul on samas artiklis sätestatud, et „projekti haldus- ja finantsalase koordineerimise eest vastutavate haldustöötajate kulud (mis ei sisaldu kaudsetes kuludes) võib samuti personalikuludena sisse nõuda”. Kaebuse esitaja ei olnud teadlik ühestki lepingus sisalduvast sekretäritöö abikõlblikkuse erandist. See on nii loogiline, et isegi audiitor tunnistas, et need jõupingutused olid vajalikud ja abikõlblikud.

Mis puudutab teisi tehnilise juhtimisega tegelevaid töötajaid, siis esitas kaebuse esitaja komisjonile nende ülesannete selge ja täiesti põhjendatud määratluse, samuti aruanded ning loetelu koosolekutest ja üritustest, millele nad on kaasa aidanud. Ärakuulamine, millel osales ühe projekti igapäevase järelevalve eest vastutav projektiametnik, oleks pidanud aitama komisjonil mõista ja mõõta nende tegevuste olemasolu, asjakohasust ja taset. Kaebuse esitaja ei nõustunud komisjoni esitatud seisukohaga, et tehniliste juhtide kulud ei ole põhjendatud. Need jõupingutused on registreeritud ettevõtte tööajatabelites. Need on aga konsolideeritud osakonna tasandil, selle asemel et neid projektide kaupa jaotada. Lisaks märkis komisjon, et „kaebuse esitaja on seetõttu oma väljamaksetaotlusi tegelikust suuremana näidanud ja saanud lepingutingimuste alusel põhjendamatult palju rahalisi vahendeid”. Kaebuse esitaja leidis, et see järeldus on kuritarvituslik. Komisjoni auditi tulemused ei kujuta endast konsolideeritud tehnilise juhtimise kulude ratsionaalset jaotust projektide vahel. Pigem on tegemist jõhkra ja täieliku tagasilükkamisega, millega kaebuse esitaja ei saanud nõustuda. Kaebuse esitaja ei saa nõustuda, et neid jõupingutusi käsitatakse üldkuludena. Kaebuse esitaja leidis, et tegemist on otseste jõupingutustega - komisjon peab neid tõepoolest sellisteks oma muude projektide puhul, isegi nende puhul, mille kohta on sõlmitud leping 80 % kindlasummalise üldkulude rahastamise mudeliga.

Lõpuks esitas kaebuse esitaja oma arvamuses järgmise selgituse komisjoni ühe teise projekti kohta. Komisjon on heaks kiitnud kõik pärast 2002. aastat uuesti esitatud kuluaruanded, milles on eraldi välja toodud tehnilise juhtimise ja insenerikulud. C-eurode summa vastab tehnilise halduse kuludele, mis eraldati eelnevalt deklareeritud keskmistest insenerikuludest. Seetõttu on loogiline, et inseneride muudetud tegelik määr on madalam kui varem deklareeritud keskmine määr, mis hõlmas tehnilist juhtimist. Seega ei tohiks seda näidet kasutada selleks, et illustreerida asjaolu, et inseneride määr oli ülehinnatud, vaid see peaks lihtsalt illustreerima sellise eraldamise tulemusi.

Kokkuvõtteks leidis kaebuse esitaja, et komisjoni praegune otsus on imperatiivne, ebaõiglane ja vastuvõetamatu. Äriühing tunnistas, et tehnilise juhtimise alaseid jõupingutusi ei ole tööajatabelites nõuetekohaselt kajastatud ja need on deklareeritud 2002. aastale eelnenud ajavahemiku kohta. Sel aastal muutis kaebuse esitaja oma raamatupidamismudelit niipea, kui komisjon seda temalt nõudis. Kuigi komisjon ähvardab kaebuse esitajat, et ta laiendab auditi tulemusi kaebuse esitaja teistele viienda raamprogrammi projektidele, leiab kaebuse esitaja, et õiglasem lahendus oleks võtta arvesse teiste projektide puhul pärast 2002. aastat heaks kiidetud tehnilist haldussuhet ja lihtsalt kohaldada seda suhet konsolideeritud tehnilise juhtimise ülesannete suhtes, et määrata kindlaks iga auditeeritud projekti vastavad kulud.

Kaebuse esitaja ettepanek võimaldaks mõlemal poolel jõuda vastuvõetavale kokkuleppele, mis oleks õiglane nii kaebuse esitaja poolt nende projektidega tehtud töö tunnustatud kvaliteedi kui ka äriühingu poolt Euroopa teadusuuringutes tegelikult kantud kulude suhtes. Kaebuse esitaja rõhutas veel kord, et komisjoni praeguse järeldusega ei saa nõustuda, sest sellega lükatakse halduslikel põhjustel tagasi kõik enne 2002. aastat kantud tehnilised halduskulud, samas kui need kulud kiidetakse heaks pärast 2002. aastat ning neid võib tunnistada asjakohasteks, mõistlikeks ja tegelikeks iga isik, kes on juba juhtinud suurt uurimisprojekti, sealhulgas komisjoni projektiametnik, kes jälgis tähelepanelikult kaebuse esitaja tegevust. Seda on isegi märgitud komisjoni märkustes, kus on öeldud, et „kaebuse esitaja (...) koostatud dokumentide tehnilise analüüsi põhjal võib järeldada, et nendes deklareeritud aeg on projekti ülesannete täitmiseks osaliselt või täielikult usutav”. Õigupoolest oleks ebaõiglane jätta ainuüksi seetõttu, et tööajatabeleid ja kuluaruandeid ei täidetud vastavalt komisjoni haldussuunistele, välja tuhanded partneritelt kogutud tehnilised leheküljed, mille koostab, konsolideerib ja toimetab tehniline sekretär. Lisaks kontrollitakse nende tehniliste lehekülgede ja kaebuse esitaja toodetud sadade tuhandete koodiridade kvaliteeti, et järgida ISO 9001-2000 sertifikaati. Nende koodiridade tootmiseks kasutatavaid arvuteid haldab süsteemiinsener. Projektimeeskonda juhivad tehniline direktor ja projektijuht tasuta või kaudsete kuludena.

Otsus

1 Sissejuhatav märkus

1.1 EÜ asutamislepingu artikli 195 kohaselt on Euroopa Ombudsmanil õigus võtta vastu kaebusi "ühenduse institutsioonide või asutuste tegevuses ilmnenud haldusomavoli juhtude kohta". Ombudsman on seisukohal, et haldusomavoliga on tegemist siis, kui avalik-õiguslik asutus ei tegutse talle siduva eeskirja või põhimõtte kohaselt. Haldusomavoli võib seega tuvastada ka ühenduste institutsioonide või asutuste sõlmitud lepingutest tulenevate kohustuste täitmise puhul.

1.2 Ombudsman leiab siiski, et kontrolli ulatus, mida ta võib sellistel juhtudel läbi viia, on tingimata piiratud. Eelkõige on ombudsman seisukohal, et kui küsimus on vaidlustatud, ei peaks ta püüdma kindlaks teha, kas kumbki pool on lepingut rikkunud. Seda küsimust saaks tõhusalt lahendada ainult pädev kohus, kellel oleks võimalus kuulata ära poolte argumendid asjaomase siseriikliku õiguse kohta ja hinnata vastuolulisi tõendeid mis tahes vaidlusaluste faktiliste küsimuste kohta.

1.3 Seetõttu on ombudsman seisukohal, et lepingutega seotud vaidluste puhul on põhjendatud piirduda uurimisel selle uurimisega, kas ühenduse institutsioon või asutus on andnud talle sidusa ja mõistliku ülevaate oma tegevuse õiguslikust alusest ning miks ta leiab, et tema seisukoht lepingulise olukorra suhtes on põhjendatud. Kui see on nii, järeldab ombudsman, et tema uurimise käigus ei ole ilmnenud haldusomavoli. See järeldus ei mõjuta poolte õigust sellele, et nende lepingulist vaidlust vaataks läbi ja lahendaks autoriteetselt pädev kohus.

2 Tehniliste juhtide ja sekretäride deklareeritud kulude väidetav abikõlbmatus

2.1 Kaebuse esitab selle äriühingu tegevdirektor, kes viis viienda raamprogrammi raames ellu kolm projekti. Neid kolme projekti auditeeriti ja audiitorid jõudsid järeldusele, et teatavad kulud, mis tehti kõigi kolme projekti puhul, olid abikõlbmatud.

mail 2006 teavitas Euroopa Komisjon sellest kaebuse esitajat.

Kaebuse esitaja ja komisjon ei nõustu mõne kulutuse abikõlblikkusega. Kaebuse esitaja otsustas hüvitada kaudsed kulud ühtse määra alusel. Kindlasummaline makse moodustas 80 % otsestest kuludest. Komisjonile esitatud raamatupidamisaruannetes deklareeris ta iga inseneri keskmised personalikulud. "Keskmised personalikulud" koosnesid inseneri tegelikest keskmistest kuludest pluss teine kulukategooria, nimelt projektijuhtimise, tehnilise juhtimise ja sekretariaaditeenuste kulud. Komisjon lükkas teise kulukategooria tagasi.

Kaebuse esitaja väidab, et komisjon peaks käsitama kolme projekti tehniliste juhtide ja sekretäride deklareeritud kulusid rahastamiskõlblikena. Ta väidab eelkõige, et projektide kestuse ajal olid need kulud selgelt kindlaks määratud, projektijuhid ja finantsametnikud olid need heaks kiitnud ning nende eest tasuti.

2.2 Komisjon selgitas oma arvamuses, et kaebuse esitajaga sõlmitud lepingud on jagatud kuludega teadus- ja arendustegevuse lepingud, milles töövõtja nõustub täitma kindlaksmääratud tööpakette. Töövõtjale hüvitatakse teatav protsent kantud kuludest vastavalt lepingu tingimustele. Kaudsete kulude, st üldkulude hüvitamine põhineb kas tegelikel kuludel või ühtsel määral. Tegelike kulude mudel tähendab, et töövõtjal on raamatupidamissüsteem, mis võimaldab kindlaks teha projektiga seotud otsesed ja kaudsed kulud. Teise võimalusena võib töövõtja kaudsete kulude hüvitamisel valida kindla määra, mis vastab 80 %-le rahastamiskõlblikest otsestest personalikuludest. Seda nimetatakse "kogukulude kindlamääraliseks" mudeliks. Kui kasutatakse täiskulude kindlamääralise makse mudelit, ei nõuta töövõtjalt täiendavaid tõendeid selle kohta, et kaudsed kulud on tegelikult tekkinud. Kaebuse esitaja valis täiskuludega kindla määraga mudeli.

Peamised auditijäreldused on seotud personaliga seotud otseste kulude hüvitamise taotluste tagasilükkamisega. Järelduses märgiti, et personalikulude arvutamiseks kasutatud tunnitasud olid märkimisväärselt ülepaisutatud ega olnud põhjendatud. Selline raamatupidamistava ei olnud kooskõlas lepingutingimustega. Seetõttu tuli vastavad summad maha arvata. Selle mahaarvamise finantsmõju võimendas tingimata asjaolu, et valitud kindla määraga mudeli põhimõtete kohaselt on rahastamiskõlblikud personalikulud kaudsete kulude arvutamisel samavõrra aluseks.

Komisjon täpsustas oma arvamuses, et sekretariaaditöö ei ole rahastamiskõlblik otsese personalikuluna jagatud kuludega lepingute puhul, mis vastavalt lepingu II lisa artiklile 23 piiravad selgelt otseste personalikulude rahastamiskõlblikkust teadusliku ja tehnilise tööga. Sekretäritöö eest makstakse kindlasummalist hüvitist, mis on seotud kaudsete kuludega.

Lisaks selgitas komisjon, et seoses tehniliste juhtidega seotud kulude rahastamiskõlblikkusega võimaldaksid lepingutingimused põhimõtteliselt liigitada need kulud rahastamiskõlblikeks otsesteks personalikuludeks, tingimusel et tehniliste juhtide otsene osalemine asjaomases projektis on põhjendatud kooskõlas lepinguliste nõuetega. Seda on võimalik saavutada eelkõige usaldusväärsete tööajaarvestuste või samaväärse tõendiga sellise otsese osalemise kohta. Nagu auditiaruandest selgelt nähtub, ei teinud kaebuse esitaja auditi käigus selliseid toetavaid tõendeid kättesaadavaks. Samuti ei esitatud kaebuse esitaja ja komisjoni vahelise teabevahetuse käigus tagasiulatuvalt piisavaid tõendeid, et lahendada nende lahkarvamused.

See ei tähenda tingimata, et kõiki selliseid juhtimiskulusid ei kaeta kõnealuse jagatud kuludega lepingu raames. Abikõlblikkuse eeskirjade kohaselt võib teatavaid juhtimiskulusid pidada kaudseteks kuludeks. Valides täiskulude kindlasummalise hüvitamise mudeli, anti kaebuse esitajale võimalus saada selliste kulude eest kindlasummalist hüvitist. Kindlasummaline makse määrati ilma töövõtjalt tõendavaid dokumente nõudmata.

Komisjoni sõnul oli kaebuse esitaja teadlik kehtivatest menetlustest ja on rakendanud auditi järeldused ühe teise projekti kohta. See projekt ei olnud finantsauditi osa. Komisjon on siiski nõudnud, et kaebuse esitaja esitaks kooskõlas auditi järeldustega uuesti kõik selle projekti kohta juba esitatud kulutaotlused. Kaebuse esitaja on selle nõude täitnud ja esitanud muudetud kulutaotlused.

Kaebuse esitajale anti mitu võimalust, et tagasiulatuvalt põhjendada mõningaid kulusid, mis auditi käigus tagasi lükati. Ta ei suutnud siiski esitada piisavaid tõendeid.

2.3 Kaebuse esitaja märkis oma märkustes, et tema kuluaruannetes deklareeritud summa B eurot tunnis vastab kõigi projektiga tegelevate töötajate tunnitasule, mis on keskmine inseneri kohta. See määr on kõrgem kui tegelik inseneri tunnitasu, sest see sisaldab tehnilise juhtimise kulusid. See tehniline juhtimine hõlmab projektijuhtimist, tehnilist juhtimist, kvaliteedikontrolli, arvutisüsteemide haldamist ja tehnilist sekretariaati. Need jõupingutused kajastavad mõistlikke kulusid, mis on vajalikud mis tahes projekti edukaks elluviimiseks. Need kulud on kulutatud otse projektile ja neid ei saa käsitada ettevõtte üldkulude osana. Komisjon on nõustunud ka sellega, et need kujutavad endast otseseid kulusid muudele IST projektidele, milles kaebuse esitaja on osalenud.

Kaebuse esitaja tunnistas, et ta registreeris tehnilise juhtkonna tööajatabelid sobimatult enne 2002. aastat.

Komisjon oli tänu mitmele iga kahe kuu tagant esitatavale tegevusaruandele, iga kuue kuu tagant esitatavatele eduaruannetele ja kuluaruannetele täiesti teadlik sellest, et kaebuse esitaja kasutas varem esitatud keskmiste määrade meetodit.

Kaebuse esitaja sõnul vastab sekretariaaditöö otsesele tehnilisele tööle ja on seega lepingu II lisa artiklite 23.1 ja 23.9 kohaselt rahastamiskõlblik.

Mis puudutab teisi tehnilise juhtimisega tegelevaid töötajaid, siis esitas kaebuse esitaja komisjonile nende ülesannete selge ja täiesti põhjendatud määratluse, aruanded ning loetelu koosolekutest ja üritustest, millele nad on kaasa aidanud. Tehniliste juhtide kulud kirjendatakse ettevõtte tööajatabelites. Need on aga konsolideeritud osakonna tasandil, selle asemel et neid projektide kaupa jaotada.

Kaebuse esitaja leidis, et õiglasem lahendus oleks võtta arvesse teiste projektide puhul pärast 2002. aastat heaks kiidetud tehnilise juhtimise määra ja lihtsalt kohaldada seda määra konsolideeritud tehnilise juhtimise ülesannete suhtes, et määrata kindlaks iga auditeeritud projekti vastavad kulud. Kaebuse esitaja ettepanek võimaldaks mõlemal poolel jõuda õiglasele kokkuleppele, mis tunnustaks kaebuse esitaja suurepärast tööd projektidega ja äriühingu poolt Euroopa teadusuuringutes tegelikult kantud kulusid.

2.4 Ombudsman tuletab kõigepealt meelde, et lepingu allkirjastamise ajal kehtinud finantsmääruse (9) artikli 41 kohaselt"lisatakse maksekorraldusele tõendavate dokumentide originaalid". Finantsmääruse rakendussätete artiklis 70 on esitatud personalikulusid tõendavate dokumentide loetelu (10).

2.5 Ombudsman märgib, et tema arvates esitab komisjon rahastamiskõlbmatute otseste kulude kohta järgmised selgitused:

(1) Tehniliste juhtidega seotud kulud:

1. need on toetuskõlblikud otseste personalikuludena, kui need on õigustatud ja põhjendatud, eelkõige usaldusväärse ajaarvestuse alusel;
2. kaebuse esitaja ei esitanud toetavaid tõendeid;
3. kaebuse esitaja tava lisada tehniliste juhtide kulud otsestele personalikuludele on vastuolus lepingutingimustega.

(2) Sekretariaadikulud:

1. need ei ole rahastamiskõlblikud otseste personalikuludena, kuna II lisa artiklis 23 viidatakse üksnes teaduslikule ja tehnilisele tööle;
2. need on rahastamiskõlblikud kaudsete personalikuludena;
3. II lisa punkti 11 alapunkti 24.1 kohaselt ei ole nende kulude kohta vaja esitada tõendavaid dokumente.

2.6 Tehniliste juhtide kulude kohta märgib ombudsman, et komisjon nõustub, et teatavad tehniliste juhtide kulud, nimelt tehniline järelevalve ja kvaliteedikontroll, võivad kujutada endast otseseid personalikulusid. Komisjon märgib siiski, et sellised otsesed kulud peavad olema põhjendatud ja põhjendatud vastavalt lepingulistele nõuetele, eelkõige usaldusväärsete tööajaarvestuste või samaväärsete tõendite abil sellise otsese osalemise kohta. Lisaks märgib komisjon, et kaebuse esitaja ei teinud auditi käigus selliseid tõendavaid dokumente kättesaadavaks.

Ombudsman märgib, et artikli 25 lõike 12 kohaselt peavad kõik abikõlblikud kulud olema põhjendatud. Sellega seoses märgib ombudsman, et 1. oktoobri 2003. aasta kirjas, milles teatati auditist, teavitati kaebuse esitajat sellest, mis liiki dokumendid tuleks audiitoritele kättesaadavaks teha, eelkõige personalikulude, töölepingute, pearaamatute/raamatute, palgaarvestuse ja tööajatabelite kohta. Lisateavet esitatavate dokumentide kohta võib leida viienda raamprogrammi raames sõlmitavaid lepinguid käsitlevast teatmikust (13). Vademeekumis on esitatud näited tööjõukulude kohta nõutavate dokumentide kohta järgmiselt:

„i. Töötajate nimekiri, milles on märgitud:

- ajavahemik(ud), mille jooksul nad projekti heaks töötasid,

- positsiooni klassifikatsioon/kategooria.

ii. töölepingute/töölepingute koopiad (ajutised ja alalised).

iii. kinnitatud tööajatabelite koopiad, sealhulgas kokkuvõtted kõigi projektiga seotud töötajate kohta.

iv. Kõigi projektiga seotud töötajate palgalehtede koopiad.

v. Pangaülekannete/maksekviitungite koopiad.”

Ombudsman märgib, et kaebuse esitajale anti komisjoniga peetud kirjavahetuse ja kohtumiste kaudu mitu võimalust esitada pärast auditit nende kulude kohta piisavaid tõendeid. Ombudsman saab komisjoni 10. juuni 2005. aasta kirjast kaebuse esitajale aru, et kaebuse esitaja kinnitas, et ta „ei suuda piisavalt põhjendada projekti tehnilise juhtimisega seotud kulusid”. Ombudsman mõistab ka, et kaebuse esitaja lähenemisviis kulude kajastamisele põhines hinnangutel. Hinnanguid ei saa pidada usaldusväärseks ja täpseks aluseks, mille põhjal määrata kindlaks aeg, mille tehnilised juhid kulutavad auditeeritavatele projektidele.

Ombudsman mõistab komisjoni 23. detsembri 2005. aasta kirja põhjal ka seda, et kaebuse esitaja esitas erinevad meetodid tehniliste juhtide kulude hindamiseks ja ka erinevad tunnitasud. See asjaolu rõhutab veelgi kaebuse esitaja esitatud hinnangute ebapiisavust.

Ombudsman võtab samuti teadmiseks asjaolu, et kaebuse esitaja tunnistas, et ta registreeris tehnilise juhtkonna tööajatabelid sobimatult enne 2002. aastat. Kaebuse esitaja selgitas, et need kulud konsolideeriti osakonna tasandil, mitte ei jaotatud projektide kaupa.

Seoses kaebuse esitaja väitega, et projektide ajal olid asjaomased kulud selgelt kindlaks määratud, projekti- ja finantsametnikud aktsepteerisid neid ja maksid need välja, võtab ombudsman teadmiseks komisjoni vastuse, milles märgitakse, et asjaolu, et ta oli algselt kuluaruanded heaks kiitnud, ei muuda kehtetuks lepingu II lisa artiklit 26.1,(14) milles on sätestatud, et kuluaruandeid võib auditeerida lepingu kehtivuse ajal ja kuni viis aastat pärast iga makse tegemist.

Seetõttu leiab ombudsman, et kolme auditeeritud lepingu puhul võis komisjon õigustatult leida, et tehniliste juhtidega seotud kulud ei olnud põhjendatud vastavalt lepingulistele nõuetele ning seetõttu ei saanud neid pidada rahastamiskõlblikeks otsesteks kuludeks.

2.7 Sekretärikulude kohta märgib ombudsman, et II lisa artikli 23 lõike 1 punktis a (15) on sätestatud, et "projekti raames teadus- ja tehnikatööd otseselt teostavate isikute tegelike töötundide kulud" on otsesed kulud. Ombudsman märgib ka, et kaebuse esitaja leiab, et asjaomane sekretäritöö oli tehnilist laadi. Ombudsman märgib, et sekretariaadikulud, isegi kui need on tehnilist laadi, ei ole seotud projekti raames teadus- ja tehnikatööd otseselt teostavate isikute tööga.

2.8 Seoses kaebuse esitaja väitega, et sekretäritöö, mis seisnes tehnilise aruande konsolideerimises, toimetamises ja korrektuuris, oli osa koordineerimistööst, tuletab ombudsman meelde, et vastavalt II lisa artikli 23 lõikele 9 (16), milles viidatakse koordineerimistööle, "tuleb projektiga tegelikult töötatud aeg registreerida ja kinnitada vastavalt käesoleva artikli lõike 1 punkti a kolmandale lausele." Ombudsman on seisukohal, et ilma et oleks vaja uurida, kas sekretäritööd saab tegelikult liigitada "kooskõlastamise halduskuludeks", ei ole tõendatud, et selline töö on registreeritud ja kinnitatud vastavalt kohaldatavatele eeskirjadele. Seega ei ole kaebuse esitaja väited sekretariaadikulude kohta põhjendatud.

2.9 Eespool öeldut silmas pidades on ombudsman seisukohal, et komisjon on esitanud mõjuvad ja piisavad põhjendused oma seisukoha kohta seoses väidetavate kulude abikõlbmatusega tehniliste juhtide ja sekretäride puhul. Seetõttu ei leia ta ühtegi haldusomavoli juhtumit.

Ombudsman peab sellega seoses rõhutama, et tema kontroll ei puuduta seda, kas kaebuse esitaja tegelikult kõnealuseid kulusid kandis, vaid piirdub selle kindlakstegemisega, kas komisjonil oli õigus lugeda hüvitatavateks ainult nõuetekohaselt põhjendatud otseseid kulusid.

3 Nõue

3.1 Kaebuse esitaja nõuab komisjoni nõutud võla vähendamist ja selle summa tagasimaksmist, mille komisjon on tasaarvestanud summadega, millele kaebuse esitajal oli õigus.

3.2 Lähtudes punktis 2.9 esitatud järeldusest, on ombudsman seisukohal, et kaebuse esitaja väide ei ole põhjendatud.

4 Kokkuvõte

Ombudsmani poolt selle kaebuse kohta läbi viidud uurimiste põhjal näib, et komisjon ei ole haldusomavoli toime pannud. Seetõttu lõpetab ombudsman juhtumi menetlemise.

Sellest otsusest teavitatakse ka komisjoni presidenti.

Lugupidamisega,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Kaebuse esitaja viitas 3. veebruaril 2005 komisjoniga toimunud kohtumisele, kus osales kaks projektiametnikku. Seejärel salvestati kolmanda projektiametniku arvamus.

(2) 0J 1999 L 26.

(3) Näidislepingu II lisa artiklis 26 on sätestatud:

"1. Komisjon või tema volitatud esindaja võib algatada auditi igal ajal lepingu kehtivuse ajal ja kuni viis aastat pärast iga ühenduse toetuse maksmist (...).”

(4) Kaebuse esitaja ja komisjoni vahelised teated erimeelsuste lahendamiseks võib kokku võtta järgmiselt:

• november 2004: Esimene kohtumine kaebuse esitaja ja infoühiskonna ja meedia peadirektoraadi välisauditi sektori esindajate vahel. Koosolekul selgitati auditi järeldusi ja kaebuse esitajal paluti esitada alternatiivseid tõendeid, et põhjendada projekti tehniliste juhtide kaasamist. Lepiti kokku, et sellised alternatiivsed tõendid võivad nõuda projektiametnike kinnitust. Kaebuse esitaja esindaja kohustus esitama täiendavad dokumendid 15. detsembriks 2004.
• detsember 2004: Kaebuse esitaja kiri komisjonile, milles esitatakse täiendavad dokumendid. Dokumentide analüüsimisel jõudis komisjon järeldusele, et vaja on täiendavaid selgitusi ja tõendeid, et teha kindlaks tundide arv ja kulud, mida võib pidada hüvitamiskõlblikeks. Sel põhjusel toimus 3. veebruaril 2005 teine koosolek.
• veebruar 2005: Teine kohtumine kaebuse esitaja ning infoühiskonna ja meedia peadirektoraadi välisauditi sektori ja projektijuhtimise esindajate vahel. Koosolekul jõuti järeldusele, et kaebuse esitaja ei suutnud endiselt esitada usutavat lähenemisviisi tundide arvu kvantifitseerimisele, mis põhjendaks projekti tehniliste juhtide kaasamist. Kaebuse esitaja kinnitas seda järeldust kirjalikult.
• juuni 2005: auditimenetlused lõpetati ametlikult ja lõplik auditiaruanne edastati kaebuse esitajale tähitud kirjaga koos üksikasjaliku selgitusega auditi järelduste kohta.

(5) Näidislepingu II lisa artiklis 24 on kaudsete kulude kohta sätestatud:

"1. Täiskulude süsteemi kasutavad töövõtjad võivad nõuda üldkulude tasumist, mis arvutatakse järgmiselt:[...]

b) ühtse määra alusel. Sellisel juhul võtavad nad käesolevalt lepingult kindla summa, mis moodustab 80 % abikõlblikest personalikuludest […].”

(6) Täiendavad kontaktid kaebuse esitajaga pärast finantsauditi järeldusi:

• august 2005: Kolmas kohtumine, mida kaebuse esitaja taotles oma esindajate ja infoühiskonna ja meedia peadirektoraadi . peadirektori vahel Kohtumisel märkis kaebuse esitaja, et on olemas täiendavaid tõendeid, mida komisjon ei olnud arvesse võtnud. Selle alusel anti kaebuse esitajale täiendav võimalus esitada selliseid tõendeid järelkohtumise raames.
• oktoober 2005: Neljas kohtumine kaebuse esitaja esindajate, infoühiskonna ja meedia peadirektoraadi esindajate ja käesoleva auditi eest vastutava välisaudiitori vahel. Kohtumisel osalenud infoühiskonna ja meedia peadirektoraadi projektiametnikel paluti kinnitada kõigi või mõne kaebuse esitaja kuluaruannetes nimetatud tehnilise juhi tehnilist ja otsest osalemist. Koosolekul jõuti järeldusele, et kaebuse esitaja poolt kättesaadavaks tehtud dokumendid ei olnud sobivad tõendamaks tehniliste juhtide ajalist kaasatust projekti tasandil. Kaebuse esitajal paluti siiski esitada 31. oktoobriks 2005 mis tahes muid tõendeid, mida ta pidas asjakohaseks, et toetada tehniliste juhtide poolt projektidele kulutatud aega. Rõhutati, et konkreetsete ja asjakohaste tõendite puudumisel jäävad auditi järeldused kehtima ning et infoühiskonna ja meedia peadirektoraadil on tavaks laiendada auditi tulemuste rakendamist ka auditeerimata projektidele, milles töövõtja osaleb.
• oktoober 2005: Kaebuse esitaja kiri, milles esitatakse täiendavad dokumendid. Dokumentide analüüsimisel jõudis komisjon järeldusele, et kaebuse esitaja oli tagantjärele esitanud tehniliste juhtide tegevuse ja sellega seotud aja kirjelduse. Nendes dokumentides märgitud aeg ei vastanud kaebuse esitaja poolt mitmel muul korral deklareeritud ajale, eelkõige kaebuse esitaja ja komisjoni vahelise teabevahetuse ajal, et lahendada nende lahkarvamused. Lisaks erinesid kaebuse esitaja poolt nendes dokumentides deklareeritud tunnitasud tegelikest tunnitasudest, mis arvutati palgatõenditel, mille kaebuse esitaja esitas välisauditi sektorile eespool nimetatud teatiste ajal. Selle põhjal järeldati, et kaebuse esitaja esitatud ettepanekut ei saa pidada finantsauditi raames vastuvõetavaks tõendiks. Kuid kaebuse esitaja esitatud dokumentide tehnilise analüüsi põhjal, milles esimest korda tehti kättesaadavaks selge loetelu tehniliste juhtide tegevusest ja sellega seotud ajast, võib järeldada, et selles deklareeritud aeg on projekti ülesannete täitmiseks osaliselt või täielikult usutav.
• Seetõttu anti kõikidele projektijuhtimise eest vastutavatele talitustele 23. detsembri 2005. aasta siseteatega, mille allkirjastas peadirektor, korraldus analüüsida tegevuse kirjeldust ja sellega seotud aega, et hinnata võimalikku heakskiitmist. Kõik asjaomased direktoraadid järeldasid selle kohta, et kaebuse esitaja esitatud teabe põhjal ei ole võimalik veenvalt põhjendada tehniliste juhtide tegelikku osalemise määra ning seega ei ole selgelt tõendatud, et nende ülesandeid ei saa pidada üldkuludeks.
• 12. mai 2006: Registreeritud kiri kaebuse esitajale: Komisjon teatas kaebuse esitajale, et endiselt ei ole võimalik kindlaks teha juhtkonna osalemisega seoses deklareeritud kulude abikõlblikkust ning seetõttu jäid 10. juuni 2005. aasta kirjas selgitatud auditijäreldused jõusse ja neid rakendatakse vastavalt.

(7) Näidislepingu II lisa artiklis 23 on sätestatud, et personaliga seotud otsesed kulud on:

"1. a) üksnes projekti […] raames teadus- ja tehnikatööd vahetult teostavate isikute tegelike töötundide kulud.”

(8) Näidislepingu II lisa artiklis 25 on sätestatud:

„Toetuskõlblikud kulud hüvitatakse, kui töövõtja neid põhjendab.

Selleks peab töövõtja korrapäraselt ja vastavalt oma asukohariigi tavapärastele raamatupidamistavadele projekti raamatupidamisarvestust ja asjakohaseid dokumente, mis toetavad ja põhjendavad eelkõige tema kuluaruannetes esitatud kulusid ja aega.

Need dokumendid peavad olema täpsed, täielikud ja tõhusad.”

Näidislepingu II lisa artiklis 26 on sätestatud:

"3. Auditi järelduste põhjal võtab komisjon kõik asjakohased meetmed, mida ta peab vajalikuks, sealhulgas väljastab sissenõudekorralduse kõigi või osa tema tehtud maksete kohta.”

(9) Euroopa ühenduste üldeelarve suhtes kohaldatav 21. detsembri 1977. aasta finantsmäärus (EÜT L 356).

(10) Komisjoni 9. detsembri 1993. aasta määrus (Euratom, ESTÜ, EÜ) nr 3418/93, millega kehtestatakse 21. detsembri 1977. aasta finantsmääruse teatavate sätete üksikasjalikud rakenduseeskirjad (EÜT 1993, L 315).

(11) Näidislepingu II lisa artiklis 24 on kaudsete kulude kohta sätestatud:

"1. Täiskulude süsteemi kasutavad töövõtjad võivad nõuda üldkulude tasumist, mis arvutatakse järgmiselt:

a) tegelike kulude alusel […] Sellised üldkulud võivad hõlmata eelkõige haldus- ja juhtimiskulusid, hoonete ja seadmete amortisatsioonikulusid, vee-, elektri-, telekommunikatsiooni- ja postikulusid, kontoritarvete kulusid ning halduspersonali kulusid, mida ei kaeta lepingust […]

b) ühtse määra alusel. Sellisel juhul võtavad nad käesolevalt lepingult kindla summa, mis moodustab 80 % abikõlblikest personalikuludest […].”

(12) Näidislepingu II lisa artiklis 25 on kulude põhjendatuse kohta sätestatud, et:

„Toetuskõlblikud kulud hüvitatakse, kui töövõtja neid põhjendab.

Selleks peab töövõtja korrapäraselt ja vastavalt oma asukohariigi tavapärastele raamatupidamistavadele projekti raamatupidamisarvestust ja asjakohaseid dokumente, mis toetavad ja põhjendavad eelkõige tema kuluaruannetes esitatud kulusid ja aega.

Need dokumendid peavad olema täpsed, täielikud ja tõhusad.”

(13) Viienda raamprogrammi lepinguid käsitlev teatmik on kättesaadav Cordise veebisaidil (http://cordis.europa.eu/fp5/management/provisions).

(14) Näidislepingu II lisa artiklis 26 on finantsauditi kohta sätestatud, et:

"1. Komisjon või tema volitatud esindaja võib algatada auditi igal ajal lepingu kehtivuse ajal ja kuni viis aastat pärast iga ühenduse toetuse maksmist (...).”

(15) Näidislepingu II lisa artiklis 23 on sätestatud, et personaliga seotud otsesed kulud on:

"1. a) Ainult projekti raames teadus- ja tehnikatöid vahetult teostavate isikute tegelike töötundide kulud […] Kõik lepinguga hõlmatud tööajad tuleb registreerida projekti kogu kestuse jooksul või koordinaatori puhul hiljemalt kaks kuud pärast projekti kestuse lõppu ning töövõtja […] määratud tööde eest vastutav isik peab neid vähemalt kord kuus tõendama.”

(16) Näidislepingu II lisa artiklis 23 on seoses haldus- ja finantsalase koordineerimise otseste kuludega sätestatud, et:

"9. Ainult koordinaator võib nõuda lepingult järgmiste haldus- ja finantsalase koordineerimise kulude tasumist:

- projekti haldus- ja finantsalase koordineerimise eest vastutavate haldustöötajate kulud, mis ei sisaldu käesoleva lisa artiklis 24 osutatud kaudsetes kuludes. Antud juhul

i) nende töötajate suhtes kohaldatakse mutatis mutandis käesoleva artikli lõike 1 punktides a ja b või c sätestatud tingimusi,

ii) projektis tegelikult töötatud aeg registreeritakse ja tõendatakse vastavalt käesoleva artikli lõike 1 punkti a kolmandale lausele;

ja

- käesoleva artikli lõigetes 2 ja 4-8 osutatud kulud, tingimusel et ka nende tingimused on täidetud.”