Strasbourg, 4. mai 2005

Lugupeetud hr X

juunil 2004 esitasite Euroopa ombudsmanile kaebuse, milles väitsite, et Euroopa Parlament ei ole vastanud Teie poolt 23. veebruaril 2004 saadetud e-kirjale.

15. juulil 2004 edastasin kaebuse Euroopa Parlamendi presidendile. Selles kirjas palusin parlamendil esitada oma arvamus 15. septembriks 2004.

septembril 2004 saatis Euroopa Parlamendi kodanike kirjavahetuse üksus mulle koopia kirjast, mille ta oli sel päeval teile saatnud.

12. oktoobril 2004 kirjutasin parlamendile, et küsida selle arvamust.

Euroopa Parlament saatis oma arvamuse 8. novembril 2004. Edastasin selle Teile 12. novembril 2004 koos palvega esitada märkused, mille Te saatsite 7. detsembril 2004.

15. detsembril 2004 palusin parlamendilt selle juhtumi kohta lisateavet. Euroopa Parlament saatis oma vastuse 1. veebruaril 2005 ja ma edastasin selle Teile 4. veebruaril 2005 koos palvega esitada märkused 15. märtsiks 2005. Selleks kuupäevaks ei olnud Teilt märkusi saadud.

Kirjutan nüüd, et anda teile teada tehtud päringute tulemused.

Kompromiss

veebruaril 2004 saatis Austria kodanik kaebuse esitaja Euroopa Parlamendile e-kirja aadressil civis@europarl.eu.int. Selles e-kirjas palus ta teavet resolutsiooni kohta, mille parlament näis olevat vastu võtnud 1995. aastal. Kuna vastust ei saadud, saatis ta 13. aprillil 2004 oma teabenõude uuesti.

Kaebuse esitaja väitis 2004. aasta juunis ombudsmanile esitatud kaebuses, et Euroopa Parlament ei vastanud tema 23. veebruari 2004. aasta e-kirjale, ning palus saata vastuse.

Nõue

Euroopa Parlamendi arvamus

Oma arvamuses tegi parlament järgmised märkused:

Kaebuse esitaja teabenõue oli adresseeritud e-posti aadressile civis@europarl.eu.int. See postkast ei olnud aga enam loodud üldsuselt sõnumite vastuvõtmiseks, vaid asendati selleks otstarbeks Europarli portaalis loodud internetivormiga.

Kui kaebuse esitaja oli oma sõnumi saatnud, oleks ta saanud sõnumi, milles teda kutsuti üles võtma kodanike portaali kaudu ühendust Euroopa Parlamendi kodanike kirjavahetuse üksusega.

"Kallis korrespondent,

Täname Teid e-kirja eest.

Selleks et saaksime Teie sõnumiga tegeleda, palume Teil see uuesti saata, kasutades selleks vormi, mis on esitatud kodanike portaalis Euroopa Parlamendi veebisaidil aadressil

http://www.europarl.europa.eu/parliament/public/staticDisplay.do?id=48&language=et.

Küsimuse, ettepaneku või teabenõude esitamiseks valige „Vastus kodanikule“ ja klõpsake postkastil. Täitke vorm ja valige „Esita“.

NB! Sõnumi teksti saate vormile üle kanda kopeerimis- ja kleepimisprotseduuri abil.“

Ilmnes, et kaebuse esitaja ei kasutanud vormi. Kui ta oleks seda teinud, oleks ta saanud õigeaegse vastuse.

Koos oma arvamusega esitas parlament koopia 21. septembril 2004 kaebuse esitajale saadetud vastusest.

Kaebuse esitaja märkused

Kaebuse esitaja märkis oma märkustes, et kuigi 21. septembri 2004. aasta kirjas selgitati, et aadress civis@europarl.eu.int ei ole enam kehtiv, oli sama aadress märgitud kirja jaluses. Kaebuse esitaja rõhutas veel, et ta ei olnud saanud standardsõnumit, millele parlament oli viidanud, ei vastusena tema 23. veebruari 2004. aasta e-kirjale ega ka siis, kui ta oli saatnud meeldetuletuse 13. aprillil 2004.

Täiendavad uurimised

Pärast Euroopa Parlamendi arvamuse ja kaebuse esitaja tähelepanekute hoolikat kaalumist selgus, et vaja on täiendavaid uurimisi.

Täiendava teabe nõudmine

Seetõttu palus ombudsman 15. detsembril 2004 parlamendil selgitada, miks on kaebuse esitajale 21. septembril 2004 saadetud kirja jaluses endiselt viidatud aadressile civis@europarl.eu.int. Lisaks märkis ombudsman, et kui tema teenistused saatsid sellele postkasti katsesõnumid 2004. aasta novembris (pärast parlamendi arvamuse saamist) ja 2004. aasta detsembris (pärast kaebuse esitaja tähelepanekute saamist), ei olnud nad saanud standardsõnumit, millele parlament oli viidanud. Parlamendil paluti seda asjaolu kommenteerida.

Parlamendi vastus

Oma vastuses esitas Euroopa Parlament järgmised märkused:

Alates 2003. aasta suvest on Europarlis loodud portaal kodanikele, kes võtavad ühendust Euroopa Parlamendiga. Kodanikud täidavad elektroonilise vormi, mis saadetakse Adonise/Geda andmebaasi. Kõigil juhtudel vastab kodanike kirjavahetuse üksus vormile e-posti teel e-posti aadressil civis@europarl.eu.int. Kodanikud, kes võtsid parlamendiga ühendust tavaposti teel, said vastusena ka kirja, mis sisaldas e-posti aadressi civis@europarl.eu.int. Asjaomane üksus, tunnistades segadust, mis võib tuleneda selle aadressi mainimisest, on sellest ajast alates võtnud vastu uue kirja, milles on märgitud kodanike portaali aadress parlamendi veebisaidil (http://www.europarl.europa.eu/parliament/public/staticDisplay.do?id=48&language=de saksakeelses versioonis).

Ajal, mil kaebuse esitaja saatis parlamendile oma e-kirjad, oli parlamendi e-posti süsteemil rämpsposti sõnumite kontrollimatu laviini tõttu tõsiseid probleeme. Nii halvas rohkem kui 300 000 e-kirja jõudmine e-posti aadressile civis@europarl.eu.int muu hulgas e-posti haldamise programmis programmeeritud juhised, mis aktiveerisid automaatse vastuse funktsiooni.

Selle olukorraga tegeleti 26. aprillil 2004, kui käivitus uus elektronposti programm. "Vastuse" süstemaatiline saatmine e-kirjadele töötas nüüd suurepäraselt.

Automaatne „vastus“ toimis ainult välismaailmast, st väljastpoolt Euroopa institutsioone saadud e-kirjade puhul. Seetõttu ei olnud ombudsmani talitused 2004. aasta novembris ja detsembris saanud automaatset vastust e-kirjadele, mille nad olid saatnud e-posti aadressile civis@europarl.eu.int.

Kaebuse esitaja märkused

Kaebuse esitajalt märkusi ei saadud.

Otsus

1 Väidetav teabenõudele vastamata jätmine

1.1 23. veebruaril 2004 saatis kaebuse esitaja, kes on Austria kodanik, Euroopa Parlamendile e-kirja, milles palus teavet aadressil civis@europarl.eu.int. Kuna vastust ei saadud, saatis ta 13. aprillil 2004 oma teabenõude uuesti. Kaebuse esitaja väitis 2004. aasta juunis ombudsmanile esitatud kaebuses, et Euroopa Parlament ei vastanud tema 23. veebruari 2004. aasta e-kirjale, ning palus saata vastuse.

1.2 Parlament selgitas oma arvamuses, et e-postkasti civis@europarl.eu.int ei loodud enam kodanikelt sõnumite vastuvõtmiseks, vaid see asendati selleks loodud internetivormiga. Parlamendi sõnul saavad aadressile civis@europarl.eu.int kirjutavad isikud automaatse sõnumi, milles neid teavitatakse, et nad peaksid kasutama uut vormi. Parlament teatas, et kaebuse esitaja ei olnud vormi kasutanud ja kui ta oleks seda teinud, oleks ta saanud õigeaegse vastuse. Koos oma arvamusega esitas parlament koopia kaebuse esitajale 21. septembril 2004 saadetud kirjast.

1.3 Kaebuse esitaja rõhutas oma märkustes, et ta ei olnud saanud standardsõnumit, millele parlament oli viidanud, ei vastusena tema 23. veebruari 2004. aasta e-kirjale ega 13. aprillil 2004. aastal saadetud meeldetuletusele.

1.4 Ombudsmani teenistused saatsid testsõnumid e-posti aadressile civis@europarl.eu.int 2004. aasta novembris (pärast Euroopa Parlamendi arvamuse saamist) ja 2004. aasta detsembris (pärast kaebuse esitaja tähelepanekute saamist), saamata standardsõnumit, millele Euroopa Parlament oli viidanud. Neil asjaoludel palus ombudsman parlamendilt lisateavet.

1.5 Oma vastuses selgitas parlament, et ajal, mil kaebuse esitaja saatis oma e-kirjad, oli tema elektronpostisüsteemil rämpspostisõnumite kontrollimatu laviini tõttu tõsiseid probleeme. Parlamendi sõnul halvas rohkem kui 300 000 e-kirja jõudmine civis@europarl.eu.int postkasti muu hulgas e-posti haldamise programmis programmeeritud juhised, mis aktiveerisid automaatse vastuse funktsiooni. Parlament lisas, et selle olukorraga tegeleti 26. aprillil 2004, kui võeti kasutusele uus e-posti programm. Ta rõhutas, et "vastuse" süstemaatiline saatmine e-kirjadele toimib nüüd suurepäraselt. Parlament selgitas ka, et automaatne „vastus“ toimib ainult välismaailmast, st väljastpoolt Euroopa institutsioone saadud e-kirjade puhul. Seetõttu ei olnud ombudsmani talitused 2004. aasta novembris ja detsembris saanud automaatset vastust e-kirjadele, mille nad olid saatnud e-posti aadressile civis@europarl.eu.int.

1.6 Hea haldustava on vastata teabenõuetele mõistliku aja jooksul. Käesoleval juhul vastas parlament kaebuse esitaja 23. veebruari 2004. aasta e-kirjale alles 21. septembril 2004, st peaaegu seitse kuud pärast taotluse saamist ja rohkem kui kaks kuud pärast seda, kui ombudsman oli teavitanud parlamenti kaebuse esitaja juhtumist. Ombudsman on seisukohal, et see läheb ilmselgelt kaugemale sellest, mida võib pidada mõistlikuks ajaks sellistele taotlustele vastamiseks.

1.7 Oma vastuses ombudsmani täiendava teabe taotlusele viitas parlament tehnilistele probleemidele, mis häirisid tema elektronpostisüsteemi rämpspostisõnumite kontrollimatu laviini tõttu. Ombudsman nõustub, et sedalaadi tehnilised probleemid võivad põhjustada viivitusi ning et asjaomast ELi institutsiooni või asutust ei saa pidada selliste viivituste eest vastutavaks, kui ta ei suuda neid probleeme kiiresti lahendada. Tuleb siiski märkida, et parlamendi esitatud teabe kohaselt peavad need probleemid olema esinenud rohkem kui kaks kuud, st vähemalt alates päevast, mil kaebuse esitaja esimest korda parlamendile kirjutas (23. veebruaril 2004), kuni päevani, mil uus e-posti programm hakkas toimima (26. aprillil 2004). Lisaks tuleb märkida, et isegi pärast seda, kui probleem oli parlamendi esitatud teabe kohaselt lahendatud, kulus kaebuse esitaja teabenõudele vastamiseks peaaegu viis kuud (ja kaebus ombudsmanile). Ombudsman on seisukohal, et isegi kui võtta arvesse ainult seda ajavahemikku, ei oleks parlament kaebuse esitajale ikkagi mõistliku aja jooksul vastanud.

1.8 Ombudsman leiab siiski, et tehnilisi probleeme, millele Euroopa Parlament on viidanud, ei tohiks käesoleval juhul mingil juhul arvesse võtta. Kui sellised tehnilised probleemid põhjustavad viivitusi, on hea haldustava kodanikke sellest teavitada. Käesoleval juhul aga ei esitatud sellist teavet ei parlamendi 21. septembri 2004. aasta vastuses kaebuse esitajale ega parlamendi arvamuses käesoleva kaebuse kohta, mis esitati 2004. aasta novembris. Vastupidi, parlament väitis oma arvamuses, et kaebuse esitaja pidi oma e-kirjadele vastates saama standardteate, mis suunas ta õigele e-posti aadressile. Alles oma vastuses ombudsmani täiendava teabe taotlusele tunnistas parlament, et kõnealusel ajavahemikul selliseid sõnumeid ei saadetud. Lisaks märgib ombudsman, et parlament ei ole sellega seoses vabandanud.

1.9 Eespool öeldut silmas pidades järeldab ombudsman, et kui Euroopa Parlament ei vasta kaebuse esitaja 23. veebruari 2004. aasta e-kirjale mõistliku aja jooksul, on tegemist haldusomavoli juhtumiga. Sellega seoses tehakse kriitiline märkus.

2 Kokkuvõte

Ombudsmani poolt selle kaebuse kohta tehtud uurimiste põhjal on vaja teha järgmine kriitiline märkus:

Hea haldustava on vastata teabenõuetele mõistliku aja jooksul. Käesoleval juhul vastas parlament kaebuse esitaja 23. veebruari 2004. aasta e-kirjale alles 21. septembril 2004, st peaaegu seitse kuud pärast taotluse saamist ja rohkem kui kaks kuud pärast seda, kui ombudsman oli teavitanud parlamenti kaebuse esitaja juhtumist. Ombudsman on seisukohal, et see läheb ilmselgelt kaugemale sellest, mida võib pidada mõistlikuks ajaks sellistele taotlustele vastamiseks. Kui parlament ei vasta kaebuse esitaja 23. veebruari 2004. aasta e-kirjale mõistliku aja jooksul, on tegemist haldusomavoli juhtumiga.

Arvestades, et see kohtuasja aspekt puudutab menetlusi, mis on seotud minevikus toimunud konkreetsete sündmustega, ei ole asjakohane püüda leida selles küsimuses sõbralikku lahendust. Seetõttu lõpetab ombudsman juhtumi menetlemise.

Sellest otsusest teavitatakse ka Euroopa Parlamendi presidenti.

Lugupidamisega,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS