Kaebuse taust

1. Kaebuse esitaja palus Euroopa Parlamendil avalikustada kogu kirjavahetus, mis toimus 2. juulist 2019 kuni 9. novembrini 2021 Iisraeliga suhtlemiseks loodud Euroopa Parlamendi delegatsiooni juhi [1] ja ühe huviorganisatsiooni [2] vahel. Kaebuse esitaja eeldas, et selline kirjavahetus kuulub dokumentidele üldsuse juurdepääsu käsitlevate ELi õigusaktide (määrus 1049/2001)[3] kohaldamisalasse, sest Euroopa Parlamendi liige, kes on nimetatud delegatsiooni juht, tegutseb parlamendi nimel ametliku esindajana.

2. Parlament vastas kaebuse esitajale, et tal ei ole taotlusega hõlmatud dokumente.

3. Kaebuse esitaja taotles selle esialgse otsuse läbivaatamist (esitades „kordustaotluse“). Parlament jäi oma esialgse vastuse juurde. Ta ütles, et üldsuse juurdepääsu käsitlevaid ELi õigusakte ei kohaldata dokumentide suhtes, mille on koostanud või saanud Euroopa Parlamendi delegatsiooni esimees lobistidega peetava kirjavahetuse raames, ning et tema administratsioonil ei ole kunagi olnud dokumente, mida kaebuse esitaja oli taotlenud.

4. Kuna kaebuse esitaja ei olnud parlamendi vastusega rahul, pöördus ta 2022. aasta juunis ombudsmani poole.

Uurimine

5. Ombudsman algatas uurimise seoses parlamendi seisukohaga, et tal ei ole kaebuse esitaja taotlusega hõlmatud dokumente.

6. Uurimise käigus kohtus ombudsmani uurimisrühm parlamendi asjaomaste töötajatega, et saada oma otsuse kohta lisateavet. Kaebuse esitaja esitas koosoleku aruande kohta märkusi.

Esitatud argumendid

7.  Kaebuse esitaja seisukoht oli sisuliselt järgmine:

• Delegatsiooni juhi ja huviorganisatsiooni vaheline kirjavahetus kuulub dokumentidele üldsuse juurdepääsu käsitlevate ELi õigusaktide kohaldamisalasse, sest delegatsiooni juhi ametikohal töötav parlamendiliige tegutseb parlamendi nimel ametliku esindajana.
• Parlament ei viinud pärast dokumentide taotlemist läbi põhjalikku otsingut, kuna asjaomase parlamendiliikmega ei olnud ühendust võetud, kuigi ta on Euroopa Parlamendi ametliku delegatsiooni esimees.

8. Parlamendi seisukoht oli sisuliselt järgmine:

• Euroopa Parlamendi valduses olevate dokumentide (parlamendi dokumendid) suhtes kohaldatakse ELi õigusakte, mis käsitlevad üldsuse juurdepääsu dokumentidele.
• Euroopa Parlamendi kodukorra artikli 122 lõike 2 esimese lõigu kohaselt on „parlamendi dokumendid määruse (EÜ) nr 1049/2001 [4] artikli 3 punkti a tähenduses sisu, mille on koostanud või saanud Euroopa Parlamendi ametnikud kodukorra I jaotise 2. peatüki tähenduses (president, asepresidendid ja kvestorid), parlamendi juhtorganid, komisjonid või parlamentidevahelised delegatsioonid või parlamendi sekretariaat“.
• Euroopa Parlamendi kodukorra artikli 122 lõike 2 teisest lõigust tuleneb, et „[k]ooskõlas Euroopa Parlamendi liikmete põhimääruse artikliga 4 on üksikute parlamendiliikmete või fraktsioonide koostatud dokumendid dokumentidele juurdepääsu võimaldamisel parlamendi dokumendid üksnes juhul, kui need on esitatud kooskõlas kodukorraga“. [5] Parlament mõistab seda eeskirja nii, et asjaomased dokumendid peavad olema asjaomase parlamendiliikme isiklikust tegevusvaldkonnast lahkunud, sisenenud parlamendi haldussfääri ja Euroopa Parlamendi peasekretariaat on need salvestanud, et neid saaks käsitada „parlamendi dokumentidena“.
• Kodukorra artikli 122 ja Euroopa Parlamendi liikmete põhimääruse artikli 4, milles on sätestatud Euroopa Parlamendi liikmete mandaadi täitmise eeskirjad ja üldtingimused, vahel on otsene seos. Põhikirja artikkel 4 on omakorda põhikirja artiklis 2 sätestatud laiema mandaadivabaduse põhimõtte konkreetne rakendus, mis näeb ette, et parlamendiliikmed on vabad ja sõltumatud.[6] Kuna parlamendiliikmed tegutsevad oma vaba mandaadi täitmisel autonoomselt, ei ole parlamendil kontrolli ega juurdepääsu dokumentidele, mida nad võivad olla oma isiklikes kabinettides säilitanud.
• Seega ei saa delegatsiooni juhiks oleva parlamendiliikme koostatud või saadud dokumente automaatselt pidada parlamendi dokumentideks.
• Dokumentide otsimisel arhiveerivad delegatsioonide sekretariaadid kogu kirjavahetuse, mille nad saadavad ja saavad delegatsiooni juhi nimel ning mille esimees saadab neile teadmiseks. Puuduvad kirjalikud juhised selle kohta, millal on eesistuja avaldused või kirjavahetus ametlikult eesistuja nimel ja millal mitte. Selliseid suuniseid oleks raske kindlaks teha, sest otsus selle kohta, kas parlamendiliige tegutseb konkreetses olukorras esimehena või üksiku parlamendiliikmena, kuulub mandaadivabaduse põhimõtte kohaldamisalasse. Sellisel juhul dokumente otsides teeb parlamendi administratsioon tavaliselt kahte asja: nad otsivad parlamendi dokumendihaldusrakendusest GEDA ja küsivad teiselt poolt asjaomaselt sekretariaadilt, kas tal on asjakohaseid dokumente, mida ei ole veel registreeritud. Kõnealuse delegatsiooni puhul on asjaomaste parlamendiliikmete (ja nende assistentide) tavaks 1) esitada koopia asjaomases sekretariaadis, et võimaldada viimasel registreerida dokumendid, mis tuleks registreerida, ja/või 2) paluda asjaomasel sekretariaadil koostada ja seejärel registreerida kõik dokumendid (näiteks koosolekute päevakorrad ja kutsed).
• Seoses võimalusega paluda Euroopa Parlamendi ametliku ülesandega parlamendiliikmel, näiteks delegatsiooni juhil (või tema bürool), kontrollida kõiki asjakohaseid, kuid seni registreerimata dokumente (või paluda asjaomasel sekretariaadil seda teha), ei tuletanud parlamendi esindajad meelde, et nad on seni pidanud seda vajalikuks. Nad ei välistanud seda siiski juhul, kui juhtumi asjaolud seda erandkorras õigustavad.

Ombudsmani hinnang

9. Ombudsmani menetluses on kaks küsimust. Esimene puudutab seda, kuidas parlament kohaldas mõistet „parlamendi dokumendid“. Teine puudutab käesolevas asjas parlamendi poolt läbi viidud dokumentide otsingut.

10. Ombudsman võtab teadmiseks, et praegu tuleb tõmmata piir selle vahel, millised dokumendid on parlamendi dokumendid, mis kuuluvad dokumentidele üldsuse juurdepääsu käsitlevate ELi õigusaktide kohaldamisalasse, ja millised dokumendid on seotud konkreetse parlamendiliikme valdkonnaga, mis ei kuulu nende õigusaktide kohaldamisalasse. Nende õigusaktide kohaldamisalasse kuuluvad dokumendid, mille delegatsioonide juhid on saanud ja koostanud oma parlamentaarses töös esimehena.

11. Delegatsioonide juhid võivad koostada ja vastu võtta dokumente, mis puudutavad nende valdkonda Euroopa Parlamendi liikmena. Mõistlik on eeldada, et asjaolu, et parlamendiliige täidab delegatsiooni juhi ülesandeid, ei võimalda järeldada, et kogu selle parlamendiliikme koostatud või saadud kirjavahetus on koostatud või saadud selle parlamendiliikme poolt delegatsiooni juhi ülesannete täitmisel. Seega võis parlament käesolevas asjas seda vahetegemist kohaldada.

12. Ombudsman mõistab siiski ka seda, et parlamendi ülesandeid täitvate parlamendiliikmete puhul, näiteks delegatsiooni juhi puhul, võib praktikas olla raske tõmmata piiri parlamendi dokumentide ja parlamendiliikmete valdkonnaga seotud dokumentide vahele. Seetõttu usub ombudsman, et parlament peaks kehtestama suunised selle kohta, kuidas praktikas joont tõmmata - see oleks kasulik parlamendiliikmetele, parlamendi töötajatele ja laiemale üldsusele. Suunised tuleks avalikustada. Asjaolu, et suuniseid on raske kehtestada, ei kahanda vajadust neid kehtestada. Ombudsman teeb selle kohta ettepaneku allpool.

13. Mis puudutab käesolevas asjas parlamendi tehtud dokumentide otsingut, siis leiab ombudsman, et see oli asjakohane. Parlamendi enda sõnul on aga praktikas raske tõmmata piiri parlamendi dokumentide ja Euroopa Parlamendi liikmete dokumentide vahele. Seetõttu ja selleks, et suurendada kodanike usaldust selle vastu, kuidas parlament üldsuse juurdepääsu taotlusi menetleb, peaks parlament pöörduma delegatsiooni esimehe poole, veendumaks täielikult, et ükski juurdepääsutaotlusega hõlmatud dokument ei ole jäänud tähelepanuta. Ombudsman teeb selle kohta ettepaneku allpool.

Järeldus

Euroopa Parlamendi haldusomavoli ei esinenud.

Soovitused olukorra parandamiseks

Euroopa Parlament peaks kehtestama suunised selle kohta, kuidas praktikas eristada parlamendi dokumente, mis kuuluvad üldsuse juurdepääsu dokumentidele käsitlevate ELi õigusaktide kohaldamisalasse, ja üksikute parlamendiliikmete valdkonnaga seotud dokumente, mis ei kuulu nende õigusaktide kohaldamisalasse. Suunised tuleks avalikustada.

Euroopa Parlament peaks pöörduma delegatsiooni juhi poole, et kontrollida, ega ühtegi dokumentidele juurdepääsu taotlusega hõlmatud dokumenti ei ole vahele jäänud.

Emily O'Reilly

Euroopa Ombudsman

Strasbourg, 1. juuni 2023

[1] Delegatsioon vastutab parlamendi kontaktide süvendamise eest Iisraeli ja Iisraeli parlamendiga (Knesset), vt delegatsiooni veebileht https://www.europarl.europa.eu/delegations/en/d-il/about/introduction.

Euroopa Parlamendi kodukorra artiklis 223 delegatsioonide ülesannete kohta on sätestatud, et „delegatsiooni juht annab välisasjade eest vastutavale komisjonile korrapäraselt aru delegatsiooni tegevuse kohta“ ning et delegatsiooni juhile „tuleb anda võimalus olla komisjonis ära kuulatud, kui päevakorras olev punkt puudutab delegatsiooni vastutusala“.

[2] Organisatsiooni kanne ELi läbipaistvusregistris on järgmine: https://ec.europa.eu/transparencyregister/public/consultation/displaylobbyist.do?id=465822925861-62.

Organisatsiooni väljakuulutatud missioon on tuua kokku juhid, kes usuvad, et Euroopa ja Iisraeli vahelised tihedad suhted, mis põhinevad ühistel demokraatlikel väärtustel ja ühistel huvidel, on olulised, vt https://elnetwork.eu/.

[3] Määrus 1049/2001 üldsuse juurdepääsu kohta Euroopa Parlamendi, nõukogu ja komisjoni dokumentidele: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=celex:32001R1049

[4] Määruse nr 1049/2001 artikli 3 punktis a on sätestatud: dokument - sisu, mis olenemata teabekandjast (paberile kirjutatuna, elektroonilises vormis või heli-, visuaal- või audiovisuaalsalvestisena) käsitleb küsimusi, mis on seotud institutsiooni vastutusalasse kuuluva poliitika, tegevuse või otsustega.

[5] Põhikirja artiklis 4 on sätestatud: Parlamendiliikme saadud, koostatud või saadetud dokumente ja elektroonilisi dokumente käsitatakse parlamendi dokumentidena üksnes juhul, kui need on esitatud kooskõlas kodukorraga https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/ALL/?uri=celex%3A32005Q0684.

[6] Põhikirja artiklis 2 on sätestatud: Liikmed on vabad ja sõltumatud.