Lugupeetud hr W.
Te esitasite 14. oktoobril 1999 Euroopa Ombudsmanile kaebuse Euroopa Liidu Nõukogu vastu seoses viivitusega teie dokumenditaotluse menetlemisel.
22. novembril 1999 edastasin kaebuse nõukogu peasekretärile & kõrgele esindajale. Nõukogu saatis oma arvamuse 28. veebruari ja 9. märtsi 2000. aasta kirjadega ning ma edastasin selle Teile soovi korral koos palvega esitada oma märkused. Näib, et teilt ei ole saadud ühtegi märkust. 23. juunil 2000 üritas minu sekretariaat teile helistada ja 26. juunil 2000 vastasite te sellele.
Kirjutan Teile, et anda Teile teada tehtud päringute tulemustest.

Kompromiss

Jaanuaris
1999 taotles kaebuse esitaja Taani dokumendi nimel juurdepääsu mitmele Euroopa Liidu Nõukogu dokumendile. aasta märtsis saatis kaebuse esitaja meeldetuletuskirja. aasta aprillis ja mais teatas nõukogu kaebuse esitajale, et ebatavaliselt suure töökoormuse tõttu ei olnud taotlust tavapärase tähtaja jooksul läbi vaadatud, ning vabandas viivituse pärast. Nõukogu märkis, et taotletud dokumendid koostasid sisserände eest vastutavad ministrid ja seega ei ole tegemist nõukogu dokumentidega. Nõukogu jätkab siiski mitteametlikku konsulteerimist asjaomaste liikmesriikidega ja kaebuse esitajat teavitatakse tulemustest. aasta septembris saatis kaebuse esitaja nõukogule uue kirja. 1999. aasta oktoobris esitas ta ombudsmanile kaebuse, väites, et nõukogu viivitas asjatult tema taotluse käsitlemisega.

Nõue

Nõukogu arvamus Nõukogu märkis
oma arvamuses, et taotletud dokumendid (mitmed niinimetatud „TREVI” dokumendid) ei ole nõukogu dokumendid ja neile juurdepääsu ei saa kaaluda vastavalt nõukogu eeskirjadele, mis käsitlevad üldsuse juurdepääsu dokumentidele . Menetluse hõlbustamiseks vaatasid asjaomased liikmesriigid taotluse siiski mitteametlikult läbi. Kuna taotletud dokumente ei leitud isegi nõukogust ega selle peasekretariaadist, oli dokumentide läbivaatamine ja liikmesriikidega konsulteerimine ebatavaline ja aeganõudev protsess. Nõukogu lisas oma arvamusele koopia kaebuse esitajale 2000. aasta veebruaris saadetud kirjast, milles ta selgitas kasutatud menetlust ja vabandas viivituse pärast. Samuti andis nõukogu juurdepääsu 12st taotletud dokumendist kümnele.
Kaebuse esitaja tähelepanekud
Ombudsman edastas nõukogu arvamuse kaebuse esitajale, kutsudes teda üles esitama märkusi. Kaebuse esitajalt kirjalikke märkusi ei saadud. Kuid telefonivestluses ombudsmani sekretariaadiga väljendas kaebuse esitaja rahulolu saadud dokumentide arvuga.

Otsus

1 Dokumentide taotluse menetlemine
Kaebuse esitaja väitis, et mitmete "TREVI" dokumentide taotluse menetlemine nõukogus on tarbetult viibinud. Nõukogu vabandas viivituse pärast ja selgitas, miks menetlus oli aeganõudev. Pärast liikmesriikidega konsulteerimist anti juurdepääs 12st taotletud dokumendist kümnele. Kaebuse esitaja väljendas rahulolu talle esitatud dokumentidega.
Nõukogu arvamusest ja kaebuse esitaja tähelepanekutest ilmneb,
et nõukogu on astunud samme küsimuse lahendamiseks ja on seega kaebuse esitajale rahuldavad. Seetõttu lõpetab ombudsman juhtumi menetlemise.
Otsusest teavitatakse ka Euroopa Liidu Nõukogu peasekretäri.
Teie siiralt
Jacob Söderman