Lugupeetud C. Te esitasite
21. septembril 1999 kaebuse Euroopa Ombudsmanile seoses värbamismenetlusega Ühenduse Sordiametis (CPVO).
6. oktoobril 1999 edastasin kaebuse sordiameti juhatajale. Sordiamet esitas oma arvamuse 18. jaanuaril 2000. Edastasin selle Teile koos märkuste esitamise kutsega, mille Te saatsite 1. veebruaril 2000.
Kirjutan nüüd, et anda teile teada tehtud päringute tulemustest.

Kompromiss

Kaebuse esitaja, Iirimaa kodanik, kandideeris 1999. aasta mais Ühenduse Sordiameti (CPVO) haldus- ja finantsassistendi ametikohale. Alguskuupäev oli 1. juuli 1999. Kuna kaebuse esitaja ei olnud 1999. aasta juuni lõpuks midagi kuulnud, püüdis ta CPVO-ga mitu korda telefoni ja faksi teel ühendust võtta. 1999. aasta juuli alguses sai kaebuse esitaja lõpuks CPVO-lt telefonikõne ja 7. juulil 1999 kirja, milles ta kutsuti hiljem sama kuu jooksul vestlusele. Nii enne kui ka pärast vestlust rõhutas sordiamet, et sellele ametikohale otsitakse Iiri kodanikku. Vestluse ajal öeldi talle, et on olemas veel üks tugev kandidaat teisest liikmesriigist, kuid sordiamet teatas, et ta eelistab Iirimaa kandidaati ja et ta on ainus Iirimaa kandidaat, kellega vesteldi.
Augustis sai kaebuse esitaja kirja, milles ta teatas, et tema taotlust ei rahuldatud. Ta oli üllatunud ja helistas CPVO-le, kes teatas talle, et nad on valinud parema kandidaadi. septembril 1999 saatis ta e-kirja, milles palus esitada tagasilükkamise põhjused. Lisaks palus ta selgitust värbamismenetluse läbiviimise viisi ja eduka kandidaadi kodakondsuse kohta. Kuna ta vastust ei saanud, kirjutas ta 14. septembril uuesti. septembril 1999 sai ta vastuse, milles üksnes märgiti, et edukal kandidaadil on parim kvalifikatsioon. Vastuses vabandas CPVO ka võimalike viivituste pärast.
Kaebuse esitaja nõustus asjaoluga, et oleks võinud olla parema kvalifikatsiooniga kandidaat, kuid ta ei olnud rahul sellega, kuidas CPVO oli värbamismenetlust käsitlenud, ning ta esitas ombudsmanile kaebuse, esitades järgmised väited:
1) Töölevõtmismenetlust käsitleti valesti, kuna sordiamet märkis korduvalt, et ta soovib Iiri kandidaati, kuid valis hiljem välja teise kodakondsusega kandidaadi. Lisaks keeldus sordiamet avaldamast eduka kandidaadi kodakondsust.
2) Ühenduse Sordiamet viivitas asjatult kaebuse esitaja seisukohtadele vastamisega.
3) CPVO keeldus kaebuse esitaja taotluse rahuldamata jätmist põhjendamast.
4) Ühenduse Sordiamet keeldus kaebuse esitajale e-kirja saatmisest.

Nõue

Ombudsman otsustas uurida kaebuse kolme esimest punkti ja edastas kaebuse arvamuse saamiseks Ühenduse Sordiametile. Kaebuse neljanda punkti kohta teatas ombudsman kaebuse esitajale, et ta ei leidnud selles küsimuses uurimise läbiviimiseks piisavat alust, kuna CPVO keeldumine saata kiri e-posti teel ei tundunud olevat vastuolus CPVO-le siduvate eeskirjade või põhimõtetega.
Ühenduse Sordiameti arvamus
Ühenduse Sordiamet lisas oma arvamusele kaebuse esitajaga peetud kirjavahetuse ajakava ja kandidaatidega peetud vestluste protokollid. Sordiamet märkis kokkuvõttes järgmist:
1) Kodakondsust ei peeta töölevõtmise menetluses oluliseks, välja arvatud kahe (või enama) võrdselt sobiva kandidaadi puhul, võib ametisse nimetav asutus või ametiisik eelistada kandidaati, kelle kodakondsus on institutsioonis kõige halvemini esindatud. Lisaks märkis sordiamet, et ta oli kaebuse esitajale teatanud, et amet otsib anglofoni ja et eespool nimetatud asjaoludel võib tema kodakondsus olla eeliseks. Mis puudutab eduka kandidaadi kodakondsust, siis CPVO ei pidanud seda kaebuse esitaja jaoks asjakohaseks. Siiski teatas ta ombudsmanile, et ta on britt.
2) Ühenduse Sordiamet möönis, et ametikohale väljakuulutatud alguskuupäev oli möödunud enne, kui kandidaate teavitati sellest, kas nad kutsutakse vestlusele. Sordiamet möönis, et oleks olnud eelistatav, kui kandidaate oleks alguskuupäeva edasilükkamisest nõuetekohaselt teavitatud. Mis puudutab edasist kirjavahetust kaebuse esitajaga, siis CPVO ei pidanud seda tarbetult viibinuks.
3) Seoses põhjenduse puudumisega kaebuse esitaja tagasilükkamisel CPVO poolt selgitas CPVO, et ta peab vastama edutute kandidaatide küsimustele, keda ei kutsutud vestlusele. Pärast intervjuud on aga muid võrdlusandmeid, mida on raske kommenteerida.
Sordiamet järeldas, et oleks olnud eelistatav, kui sordiamet oleks kandidaate ajakava arengust viivitamata teavitanud. Ta märkis siiski, et kaebuse esitaja ei olnud seega teiste kandidaatidega võrreldes ebasoodsamas olukorras, ning lisaks leidis sordiamet, et töölevõtmise menetlus oli õiglane ja välja valiti parima kvalifikatsiooniga kandidaat.
Kaebuse esitaja märkused
Oma märkustes kordas kaebuse esitaja kokkuvõtlikult oma kaebuse sisu, rõhutades, kui oluline on, et ta saaks CPVO-lt viivitamata vastused. Seoses tagasilükkamise põhjenduse puudumisega väitis kaebuse esitaja, et ta saab CPVO märkustest aru, kuid igal juhul arvas ta, et talle oleks võinud anda põhjalikuma selgituse.

Otsus

1 Eduka kandidaadi kodakondsus
1.1 Kaebuse esitaja väitis, et sordiamet on talle korduvalt öelnud, et nad soovivad Iirimaa kandidaati, kuid sordiamet valis hiljem välja teise kodakondsusega kandidaadi. Lisaks ei avaldanud sordiamet eduka kandidaadi kodakondsust.
1.2 Ühenduse Sordiamet märkis, et kodakondsust ei peeta töölevõtmise menetluses asjakohaseks, välja arvatud juhul, kui on kaks (või enam) kandidaati, kes on ametikohale võrdselt kvalifitseeritud. Sellises olukorras võib ametisse nimetav asutus või ametiisik eelistada kandidaati, kelle kodakondsus on institutsioonis kõige halvemini esindatud. Kaebuse esitajat teavitati sellest ja öeldi, et eespool nimetatud asjaoludel võib tema Iirimaa kodakondsus olla talle eeliseks. Seega ei pidanud CPVO eduka kandidaadi kodakondsust asjakohaseks, kuid oma arvamuses ombudsmanile tegi CPVO kodakondsuse teatavaks.
1.3 Ombudsman märgib, et kandidaadi kodakondsus ei ole Euroopa ühendustes objektiivne valikukriteerium. Asjaolu, et pärast uutesse liikmesriikidesse sisenemist võib konkursse korraldada üksnes teatavatest rahvustest kandidaatidele, ei mõjuta seda põhimõtet. On õige, et Euroopa Ühenduse institutsioonid järgivad töölevõtmisel geograafilise tasakaalu põhimõtet, kuid see ei tähenda, et teatava kodakondsusega kandidaat eelneb automaatselt teisele kandidaadile. Kaebuse esitaja väitis, et sordiamet teatas, et ta soovib Iirimaa kandidaati. Ühenduse Sordiamet tunnistas, et teavitas kaebuse esitajat Iiri kodanike puudumisest ametis ning et kui kandidaatidel on võrdne kvalifikatsioon, võib ametisse nimetav asutus eelistada kandidaati, kelle kodakondsus on institutsioonis kõige halvemini esindatud. Siiski ei ole tõendatud, et sordiamet oleks tingimusteta väljendanud, et ta otsib Iiri kandidaati.
1.4 Seoses kaebuse esitaja väitega, et CPVO keeldus avaldamast eduka kandidaadi kodakondsust, märgib ombudsman, et institutsioon edastab kaebuse esitajale nõutud teabe, välja arvatud juhul, kui see puudutab konfidentsiaalset teavet. Ombudsman soovib samuti rõhutada, et institutsiooni ülesanne ei ole otsustada, kas taotletud teave on seda taotleva isiku jaoks oluline. Seetõttu oleks olnud mõistlik avalikustada kaebuse esitaja nõutud teave. Ühenduse Sordiamet avaldas nõutud teabe oma arvamuses ombudsmanile, mistõttu ombudsman ei pea vajalikuks juhtumi seda aspekti põhjalikumalt uurida.
1.5 Seetõttu leiab ombudsman, et juhtumi selle aspektiga seoses ei esine haldusomavoli.
2 Ühenduse Sordiameti viivitused kaebuse esitajale vastamisel
2.1 Kaebuse esitaja märkis, et Ühenduse Sordiameti nimel viivitati talle vastamisega tarbetult ning et tema jaoks on oluline saada vastused õigel ajal.
2.2 Ühenduse Sordiamet möönab, et ametikoha jaoks väljakuulutatud alguskuupäev on ületatud. Ülejäänud kirjavahetuse osas ei leidnud sordiamet, et see oleks põhjendamatult hilinenud.
2.3 1999. aasta mais taotles kaebuse esitaja ametikohta Ühenduse Sordiametis. Alguskuupäev oli 1. juuli 1999. Kuna kaebuse esitaja ei olnud 1999. aasta juuni lõpus sordiametilt midagi kuulnud, püüdis ta ametiga mitu korda telefoni ja faksi teel ühendust võtta. 1999. aasta juuli esimesel nädalal sai ta CPVO-lt telefonikõne ja 7. juulil 1999 saatis CPVO kaebuse esitajale kirja, milles kutsus teda vestlusele. septembril 1999 saatis kaebuse esitaja CPVO-le e-kirja, millele vastati 14. septembril 1999. Seoses viimati nimetatud kirjavahetusega vastas sordiamet kaebuse esitajale kaheksa päeva jooksul. Ombudsman peab seda väga kiireks ja see ei too kaasa põhjendamatuid viivitusi. Mis puudutab asjaolu, et töölevõtmise menetlus viibis, ilma et sordiamet oleks kandidaate teavitanud, siis sordiamet tunnistas seda ja märkis, et oleks olnud eelistatav, kui kandidaate oleks sellest õigeaegselt teavitatud. Valikumenetluses osalevate kandidaatide õigeaegne teavitamine menetluse tulemustest on hea haldustava. Kui on teatatud, et ametikoht algab teataval kuupäeval, võivad kandidaadid mõistlikult eeldada, et neid teavitatakse menetluse tulemustest enne seda kuupäeva. Kuigi CPVO selline ebaõnnestumine ei ole kooskõlas hea halduse põhimõtetega, märgib ombudsman, et CPVO vabandas viivituste pärast ja lisaks, et selle ebaõnnestumise tõttu tekkinud viivitused ei olnud ülemäärased.
2.4 Seetõttu leiab ombudsman, et juhtumi selle aspektiga seoses ei esine haldusomavoli.
3 CPVO põhjenduse puudumine kaebuse esitaja tagasilükkamisel
3.1 Kaebuse esitaja väitis, et CPVO ei esitanud talle tagasilükkamise kohta mõistlikku selgitust.
3.2 Ühenduse Sordiamet teatas kaebuse esitajale, et teised kandidaadid ei vastanud väljavalitud kandidaadi omadustele. Oma arvamuses ombudsmanile esitas CPVO ka ametikohale korraldatud vestluste protokollid.
3.3 Värbamismenetluses on valikukomisjonil kaalutlusõigus. Konkursikomisjon on siiski kohustatud oma otsust põhjendama. Kaalutlusõigus ei vabasta valikukomisjoni sellest kohustusest. Käesoleval juhul põhjendas sordiamet kaebuse esitajat sellega, et ta oli leidnud parema kandidaadi. Selles etapis esitatud põhjendus ei olnud seega piisav. Oma arvamuses ombudsmanile esitas sordiamet siiski ametikohale korraldatud vestluste protokollid. See arvamus edastati ka kaebuse esitajale. Protokoll sisaldas teavet nii kaebuse esitaja kui ka väljavalitud kandidaadi teenete kohta. Seetõttu leiab ombudsman, et CPVO esitas kaebuse esitajale oma arvamuses kaebuse tagasilükkamise põhjused.
3.4 Seetõttu leiab ombudsman, et juhtumi selle aspektiga seoses ei esine haldusomavoli.
4 Järeldus Euroopa Ombudsmani poolt kõnealuse kaebuse kohta läbi viidud uurimiste põhjal
näib, et Ühenduse Sordiamet ei ole toime pannud haldusomavoli. Seetõttu otsustas ombudsman juhtumi lõpetada.
Otsusest teavitatakse ka Ühenduse Sordiameti juhatajat.
Teie siiralt
Jacob SÖDERMAN