Kaebuse taust

1. Kaebus käsitleb Euroopa Komisjoni keeldumist teha lõppmakse seoses ELi rahastatud projektiga.

2. Kaebuse esitaja, Madalmaade äriühing, koordineeris 14-liikmelist konsortsiumi, mis viis 18. oktoobrist 2006 kuni 17. oktoobrini 2008 läbi ELi rahastatud projekti „ST andards in E uropean P ublic P rocurement for IN novation (STEPPIN)”[1].

3. 11. oktoobril 2006 sõlmis kaebuse esitaja lepingu Euroopa Komisjoni ettevõtluse ja tööstuse peadirektoraadiga. ELi maksimaalne rahaline toetus projektile toetuse vormis oli 1 497 364 eurot.

4. Projekti koordineeris ettevõtluse ja tööstuse peadirektoraadi direktoraat D2 (innovatsiooni toetamine). Neli projektiametnikku vastutasid järjestikku projekti järelmeetmete eest. Komisjon tegi eel- ja lisamakseid vastavalt 358 000 eurot, 150 000 eurot ja 253 891,37 eurot 21. detsembril 2006, 15. novembril 2007 ja 7. mail 2008. Konsortsium sai seega ettemakseid kogusummas 761 891,37 eurot.

5. Kaebuse esitaja esitas komisjonile finantsaruanded ja tõendavad dokumendid viimase aruandeperioodi kohta (kahest aruandeperioodist teine) 18. detsembril 2008. Nõutud kulud olid 740 707,61 eurot.

6. Välisaudiitor viis 2009. aastal komisjoni nimel läbi projekti auditi. Komisjon saatis 24. novembril 2009 kaebuse esitajale esialgse auditiaruande märkuste esitamiseks.

7. 25. novembril 2009 saatis kaebuse esitaja komisjonile kirja. Ta väitis, et ta oli 18. detsembril 2008 esitanud komisjonile kogu vajaliku teabe, kuid ei olnud ikka veel saanud lõppmakset summas 559 819 eurot. Kaebuse esitaja viitas komisjoniga sõlmitud lepingule ja juhtis tähelepanu sellele, et komisjon oleks pidanud tasumata summa tasuma 90 päeva jooksul alates 18. detsembrist 2008, kui ta oli esitanud oma lõpparuande. Ta väitis, et ta oli täitnud oma lepingulised kohustused ja et komisjon peaks tegema sama.

8. Komisjon vastas 1. detsembril 2009. Ta teatas kaebuse esitajale, et on maksemenetluse peatanud, kuni ta on teinud lõpliku auditiaruande alusel väljamaksetaotlustesse vajalikud parandused. Ta märkis, et üldtingimuste artikli II.28.8 kohaselt võib komisjon aruannete heakskiitmise tähtaja igal ajal peatada, kui ta teatab projekti koordinaatorile, et finantsaruanne ei ole vastuvõetav kas seetõttu, et finantsaruanne ei vasta lepingu nõuetele, või seetõttu, et finantsaruanne ei vasta komisjonile heakskiitmiseks esitatud tegevusaruannetele. Lisaks juhtis komisjon tähelepanu sellele, et järelauditi esialgsed tulemused näitasid, et finantsaruandeid tuli oluliselt parandada, enne kui komisjon sai teha lõppmakse.

9. 9. detsembril 2009 kirjutas kaebuse esitaja välisaudiitorile, et ta ei ole auditiaruande projektiga nõus. Kaebuse esitaja väitis, et audiitor oli esitanud komisjonile valeandmeid „töötundide” kohta ega olnud võtnud arvesse „inimtöötundide arvu” (mis oli tema väitel konsultatsioonitööstuses üldtunnustatud meetod). Ta juhtis tähelepanu ka sellele, et järelauditi esialgsete tulemuste esitamine komisjonile ei olnud kooskõlas rahvusvahelise audiitorite tegevusjuhendiga. Kaebuse esitaja lisas oma kirjale kaheksa lehekülge märkusi auditiaruande kavandi kohta.

10. 11. detsembril 2009 teatas kaebuse esitaja komisjonile, et audiitor esitas auditiaruande projekti komisjonile ilma eelnevalt konsortsiumiga STEPPIN konsulteerimata, rikkudes seega rahvusvahelist audiitorite tegevusjuhendit. Kaebuse esitaja väitis, et auditiaruande kavand sisaldas valeteavet. Ta lisas, et ta ei nõustu audiitori otsusega saata see komisjonile ega komisjoni otsusega see avaldada. Ta juhtis tähelepanu sellele, et auditiaruande projekti järeldused töötundide kohta olid ebaõiged ega olnud kooskõlas komisjoni enda töötunde käsitlevate suunistega. Kaebuse esitaja juhtis tähelepanu ka sellele, et audiitor oli ülevaatetabelitesse lisanud ka puuduvad projektipartnerid. Kaebuse esitaja järeldas, et tal on tõsiseid kahtlusi audiitori pädevuse suhtes.

11. 16. detsembril 2009 võttis audiitor vastu lõpliku auditiaruande kaebuse esitaja projektis osalemise kohta (B72-09). Lõpparuanne sisaldas kaebuse esitaja märkusi auditiaruande kavandi kohta ja audiitori tähelepanekuid nende märkuste kohta.

12. Komisjon vastas kaebuse esitaja 11. detsembri 2009. aasta kirjale 18. detsembril 2009. Viidates üldtingimuste artiklile II.28.8, märkis ta, et tal on õigus maksed igal ajal edasi lükata, kui tal on selleks põhjust. Komisjon väitis, et kaebuse esitaja esitatud finantsaruanded ei olnud vastuvõetavad ja neid tuleks enne lõppmakse tegemist oluliselt muuta. Ta märkis, et järelauditi esialgsed tulemused toetasid seda seisukohta ja et ta oli kaebuse esitajat auditi tulemustest nõuetekohaselt teavitanud. Ta jõudis järeldusele, et määrab kindlaks projekti eest tasumisele kuuluva lõpliku summa niipea, kui lõplik (konsolideeritud) auditiaruanne võimaldab tal teha väljamaksetaotlustes vajalikud parandused. Komisjon selgitas, et ta kavatseb auditi lõpule viia 2010. aasta jaanuaris.

13. Kaebuse esitaja esitas 23. detsembril 2009 ombudsmanile käesoleva kaebuse.

14. jaanuaril 2010 saatis kaebuse esitaja komisjonile uue kirja, märkides, et tema leping komisjoniga ei võimaldanud komisjonil makset auditi esialgsete tulemuste põhjal edasi lükata. Ta väitis, et lepingus ei olnud ette nähtud „esialgset järelauditit“. Kaebuse esitaja väitis, et seetõttu ei saa komisjon tugineda üldtingimuste artiklile II.28.8. Ta väitis, et seega puudub alus maksemenetluse peatamiseks ja et seetõttu rikkus komisjon lepingut.

15. Audiitor võttis 12. jaanuaril 2010 vastu konsolideeritud auditiaruande, mis hõlmas kõiki konsortsiumi auditeeritud partnereid. Sel kuupäeval teatas komisjon kaebuse esitajale, et tal on üldtingimuste artikli II.29.1 alusel õigus korraldada auditeid, mille viivad läbi kas välisaudiitorid või komisjoni enda talitused, sealhulgas OLAF. Komisjon selgitas, et need auditid algavad kohapealse kontrollkäiguga, mille järel audiitorid esitavad komisjonile esialgse auditiaruande projekti. Seejärel palutakse töövõtjal esitada auditileidude kohta märkusi, mida võetakse arvesse lõplikus auditiaruandes. Komisjon selgitas, et ta järgis kaebuse esitaja juhtumi puhul seda lähenemisviisi. Ta tuletas kaebuse esitajale meelde, et finantsaruanded peavad olema kooskõlas lepingu finantssätetega ning et üldtingimuste punkti II.19.1 kohaselt peavad kulud olema tegelikud, majanduslikud ja projekti rakendamiseks vajalikud, et need oleksid abikõlblikud. Komisjon viitas ka artiklile II.28.4, milles on sätestatud, et töövõtja nõustub, et toetus piirdub kulude tasumiseks vajaliku summaga ega tohi toota kasumit. Ta kordas, et kaebuse esitaja esitatud finantsaruanded ei olnud kooskõlas lepingu sätetega ega olnud seetõttu vastuvõetavad.

16. 18. jaanuari 2010. aasta kirjaga teatas komisjon kaebuse esitajale, et ta jõustab auditi järeldused. Ta juhtis tähelepanu sellele, et tasustatavate tundide mõiste, mida kaebuse esitaja kasutas personalikulude arvutamisel, erines audiitori kasutatud tootlike või töötundide mõistest. Komisjon lisas auditi lõpparuande koopia oma kirjale ja teatas, et loeb auditi lõpetatuks. Ta selgitas, et audiitori lõplik järeldus oli, et kaebuse esitaja oli esitanud kulude kohta liiga suure arve summas 151 624,19 eurot, mis koosnes peamiselt personalikuludest (114 171,86 eurot) ja kaudsetest kuludest (22 926,20 eurot). 18. veebruaril 2010 kirjutas kaebuse esitaja komisjonile, märkides, et ta ei nõustu auditi lõpparuandega. Ta väitis, et peamine küsimus oli "töötundide" arvutamine.

17. Komisjon koostas 1. märtsil 2010 projekti STEPPIN kommenteeritud kokkuvõtte (edaspidi „kommenteeritud kokkuvõte”). 8. märtsil 2012 saatis komisjon kaebuse esitajale makseteatise.

18. Komisjon tegi 9. märtsil 2010 lõppmakse, võttes arvesse auditi järeldusi.

19. aprillil 2010 saatis kaebuse esitaja ombudsmanile veel ühe kirja, mis sisaldas ülevaadet juhtumiga seotud hiljutistest arengutest.

Uurimise ese

20. Kaebuse esitaja väited ja väited võib kokku võtta järgmiselt:

1) Komisjon ei tasunud nõutud summat (559 819 eurot STEPPINi partneritele, millest 170 083 eurot tuli maksta kaebuse esitajale [2]) õigeaegselt.

2) Komisjoni hinnang, mille kohaselt oli kaebuse esitaja nõudnud temalt 151 624,19 euro suurust ülemäärast tasu, mis ei olnud seega abikõlblik, ei olnud õige.

3) Komisjon ei järginud Lepingus ja Üldtingimustes sätestatud menetlusnorme. Kaebuse esitaja väitis eelkõige, et:

a) komisjon ei teavitanud teda makse peatamisest tähitud kirjaga, nagu on sätestatud lepingus;

b) komisjon palus kaebuse esitajal ühelt poolt esitada teave, mille ta oli juba 18. detsembril 2008 esitanud, kuid mis läks ettevõtluse ja tööstuse peadirektoraadis kaduma, ning teiselt poolt sama teave ümber sõnastada;

c) komisjon peatas ekslikult makse auditi esialgsete tulemuste alusel, mida ei ole lepingus sätestatud;

d) Komisjon käitus valesti, kui ta aktsepteeris auditiaruannet, mille olid koostanud audiitorid, kes olid eiranud lepingus sätestatud eeskirju ja menetlusi.

Kaebuse esitaja väitis, et komisjon peaks maksma taotletud summa 559 819 eurot.

Uurimine

21. Kaebuse esitaja esitas 23. detsembril 2009 ombudsmanile käesoleva kaebuse. Kaebus edastati komisjonile arvamuse saamiseks 12. veebruaril 2010. Kuna komisjon oli saatnud Euroopa Kontrollikojale koopia oma 18. jaanuari 2010. aasta kirjast, pidas ombudsman kasulikuks ja asjakohaseks teavitada uurimise alustamisest ka Euroopa Kontrollikoja presidenti.

22. aprillil 2010 saatis kaebuse esitaja lisateavet kõnealuse juhtumi viimaste arengute kohta. 18. mail 2010 edastas ombudsman kaebuse esitaja edasise kirjavahetuse komisjonile. Komisjon saatis oma arvamuse 6. juulil 2010. Seejärel edastati arvamus kaebuse esitajale, kes saatis oma märkused 30. augustil 2010.

23. 12. aprillil 2011 palus ombudsman komisjonilt lisateavet, eelkõige töötundide arvutamise meetodi kohta. Komisjon saatis oma täiendava arvamuse 15. juulil 2011. Komisjoni täiendav arvamus edastati kaebuse esitajale, kes saatis oma täiendavad märkused 29. septembril 2011. 18. juunil 2012 saatis kaebuse esitaja ombudsmanile e-kirja, et juhtida tähelepanu sellele, et ta oli edastanud oma nõude komisjoni vastu teisele äriühingule ja et makse tegemise korral tuleks see sellele äriühingule välja maksta.

Ombudsmani analüüs ja järeldused

A. Taotletud summa väidetav tähtajaks tasumata jätmine

Ombudsmanile esitatud argumendid

24. Kaebuse esitaja väidab, et komisjon ei tasunud nõutud summat õigeaegselt. Kaebuse esitaja sõnul viis konsortsium projekti nõuetekohaselt lõpule. Ta väitis, et komisjon oleks pidanud algatama maksemenetluse 18. detsembril 2008, kui kaebuse esitaja esitas finantsaruande, ja makse oleks tulnud teha 90 päeva jooksul alates sellest kuupäevast. Kaebuse esitaja sõnul saab seda tähtaega pikendada ainult juhul, kui komisjon ei ole finantsaruannet heaks kiitnud. Komisjon ei pidanud aga maksetähtaegadest kinni.

25. Ombudsmanile saadetud arvamuses märkis komisjon, et ta ei olnud heaks kiitnud kaebuse esitaja poolt teise aruandeperioodi kohta esitatud kulutaotlust summas 740 707,61 eurot. Auditi tulemuste põhjal kiitis komisjon 1. märtsil 2010 heaks 433 164,44 euro suuruse makse. Kaebuse esitaja esitatud aruannete menetlemine võttis aega, kuna kaebuse esitaja esitatud dokumendid ei olnud omavahel kooskõlas. Komisjon märkis, et ta saatis kaebuse esitajale mitu e-kirja makse staatuse kohta ja võimaluse kohta nõuda põhjendamatult hilinenud makselt viivist. Nendes e-kirjades mainiti sõnaselgelt maksetähtaegade edasilükkamist ja selgitati komisjoni seisukoha põhjuseid. Samuti kirjeldasid nad, kuidas tähtajad võiksid uuesti kulgema hakata.

26. Lisaks väitis komisjon, et kuigi makse töötlemine võttis kaua aega, oli see tingitud sellest, et kaebuse esitaja ei olnud esitanud õigeid ja sidusaid dokumente, mis olid vajalikud maksete töötlemiseks. Komisjonil oli seega õigus peatada maksemenetlus kuni auditi tulemuste selgumiseni.

27. Kaebuse esitaja ei esitanud selle väite kohta märkusi komisjoni arvamuse kohta.

Ombudsmani hinnang

28. Kaebuse esitaja väidab, et komisjon ei tasunud STEPPINi projekti nõutud summat õigeaegselt. Tasumisele kuuluv summa, mille üle pooled samuti vaidlevad, on teise väite ja nõude ese. Seda käsitletakse allpool B osas.

29. Pärast seda, kui pooled olid muutnud lepingu artiklit 6, oli kaks aruandeperioodi, mis hõlmasid vastavalt lepingu esimest kuni 12. kuud (18. oktoobrist 2006 kuni 17. oktoobrini 2007) ja 13. kuni 24. kuud (18. oktoobrist 2007 kuni 17. oktoobrini 2008). Käesolev väide puudutab väidetavat viivitust taotletud summa tasumisel teise ja viimase aruandeperioodi jooksul, mille kohta kaebuse esitaja esitas 18. detsembril 2008 kulunõude summas 740 707,61 eurot.

30. Lepingu artikli 8 lõike 2 punktides c ja d on sätestatud, et „45 päeva jooksul pärast seda, kui komisjon on viimase perioodi aruanded ja lõpparuanded [...] heaks kiitnud, teeb komisjon selle perioodi eest lõppmakse“ning et „aruandeperioodi lõpus tehtud maksed, millele on lisatud auditeerimistõend, loetakse lõplikuks, sõltuvalt mis tahes auditi või läbivaatamise tulemustest“(rõhuasetus lisatud). Artikli 8 lõike 2 punktis e on sätestatud: „Kui projekti tegevusaruannete või finantsaruannete kohta ei ole vaja teha märkusi, muudatusi ega olulisi parandusi või kui komisjon kiidab aruanded heaks rohkem kui 45 päeva pärast nende kättesaamist, teeb komisjon asjakohase makse 90 päeva jooksul pärast projekti tegevusaruannete ja nendega seotud finantsaruannete kättesaamist. Kui komisjon nõuab kõnealuse ajavahemiku jooksul olulisi märkusi, muudatusi, lisateavet või kohandusi, peatatakse viivitus [3] pärast komisjonilt teate saamist. Ülejäänud 90-päevane maksetähtaeg algab uuesti alles pärast seda, kui töövõtjad on esitanud nõutud teabe”(rõhuasetus lisatud).

31. Üldtingimuste artikli II.28.8 esimeses lõigus oli sätestatud, et „komisjon võib [lepingu] artiklis 8 kindlaks määratud maksetähtajad igal ajal peatada, teatades koordinaatorile, et raamatupidamisaruanne ei ole vastuvõetav, kuna see ei vasta lepingu nõuetele või komisjonile heakskiitmiseks esitatud tegevusaruannetele. Finantsaruande heakskiitmise [tähtaeg] peatatakse kuni parandatud või muudetud versiooni esitamiseni vastavalt taotlusele ning [tähtaja] lõppmakse algab uuesti pärast seda, kui komisjon on selle teabe kätte saanud (rõhuasetus lisatud). Artikli II.28.8 teises lõigus oli sätestatud, et „[k]omisjon võib maksed igal ajal peatada, kui töövõtja(d) ei järgi mõnda lepingu sätet, eelkõige seoses artiklis II.29 esitatud auditi- ja kontrollisätetega. Sellisel juhul teatab komisjon sellest töövõtja(te)le otse väljastusteatega tähtkirja teel”(rõhuasetus lisatud).

32. Seoses eespool nimetatud sätete kohaldamisega käesolevale juhtumile (nimelt teisele aruandeperioodile vastav makse) esitas kaebuse esitaja 18. detsembril 2008 komisjonile teise aruandeperioodi asjaomased aruanded ja finantsaruanded. Seega, kui komisjon ei ole esitanud taotlust märkuste, muudatuste või oluliste paranduste tegemiseks, peaks makse vastavalt lepingu artikli 8 lõike 2 punktile e olema tehtud 90 päeva jooksul, st 19. märtsiks 2009.

33. Ombudsman on seisukohal, et käesoleva juhtumi asjaolusid arvestades on kohaldatav lepingu artikli 8 lõike 2 punkti e teine lõik. Komisjoni kommenteeritud kokkuvõte sisaldab tõepoolest ülevaadet mitmest taotlusest, mille komisjon esitas pärast seda, kui kaebuse esitaja oli 18. detsembril 2008 esitanud kulutaotlused. Komisjon lisas oma arvamusele nende taotluste koopiad. Ombudsman märgib, et kaebuse esitaja ei ole kommenteeritud kokkuvõttes esitatud fakte vaidlustanud. Sellest kommenteeritud kokkuvõttest ja koos komisjoni arvamusega saadetud lisadest ilmneb, et kohe pärast väljamaksetaotluste esitamist nõudis komisjon kaebuse esitajalt 19. detsembri 2008. aasta e-kirjaga mitmeid parandusi (mis sisaldasid 10 punkti). Kaebuse esitaja esitas need parandused 23. jaanuaril 2009. Seejärel esitas komisjon kaebuse esitajale täiendavad parandustaotlused 3. aprilli 2009. aasta (parandatud dokumendid saadi 5. mail 2009), 5. augusti 2009. aasta (parandatud dokumendid saadi 8. septembril 2009) ja 17. septembri 2009. aasta (parandatud dokumendid saadi 13. oktoobril 2009) e-kirjadega. Mitmes komisjoni e-kirjas märgiti, et makset ei tehta enne, kui komisjon on saanud nõutud parandatud dokumendid. Komisjoni esitatud taotlused olid „olulised” lepingu artikli 8 lõike 2 punkti e tähenduses. 16. oktoobri 2009. aasta e-kirjas taotles komisjon kulude eelarve järelmeetmete tabeli täiendavat muutmist. Kommenteeritud kokkuvõtte kohaselt sai komisjon kõik dokumendid 20. oktoobril 2009 ja aruanded kiideti heaks 29. oktoobril 2009. Kommenteeritud kokkuvõtte kohaselt otsustas komisjon siiski makset mitte teha enne, kui ta on saanud lõpliku auditiaruande ja teinud väljamaksetaotlustesse vajalikud muudatused. Sellega seoses märkis komisjon, et mitme projektipartneri järelauditite käigus ilmnesid suured rahastamiskõlbmatud kulud. Auditi lõpparuanne võeti vastu 16. detsembril 2009. 22. jaanuari ja 4. veebruari 2010. aasta e-kirjades palus komisjon kaebuse esitajalt lisateavet. 8. märtsi 2010. aasta kirjas (edaspidi „makseid käsitlev kiri”) esitas komisjon kaebuse esitajale oma lõpliku analüüsi ja teatas talle, et makse tehakse. Komisjoni lõplikus analüüsis kirjeldati erinevaid summasid, mis järelauditi tulemuste põhjal tagasi lükati, sealhulgas 151 624,18 eurot kaebuse esitaja eest. Komisjon maksis 9. märtsil 2010 kokku 251 965,10 eurot.

34. Kokkuvõttes märgib ombudsman, et 90-päevane (st 45+45-päevane) maksetähtaeg, mis hakkas kulgema 19. detsembril 2008, lõppes, kui komisjon kasutas oma lepingulist õigust nõuda täiendavat (olulist) teavet ja selgitusi. 90-päevane tähtaeg hakkas uuesti kulgema alles pärast seda, kui kaebuse esitaja oli esitanud nõutud teabe ja selgitused. Kommenteeritud kokkuvõttes märgitakse, et komisjon sai kõik dokumendid kätte 20. oktoobril 2009 ja kiitis need heaks üheksa päeva hiljem. Seejärel teatas komisjon 1. detsembri 2009. aasta kirjas kaebuse esitajale, et ta ei tee lõppmakset enne, kui on kätte saanud lõpliku auditiaruande, mis võimaldab tal teha väljamaksetaotlustes vajalikud parandused. Ombudsman leiab, et komisjoni seisukoht oli kooskõlas kohaldatavate eeskirjadega ja pealegi mõistlik. Eeltoodu põhjal järeldab ombudsman, et komisjon ei viivitanud põhjendamatult kaebuse esitajale nõutud summa maksmisega. Seega ei tuvastatud juhtumi selle aspektiga seoses haldusomavoli.

B. Väidetav kulude abikõlbmatus ja vastav nõue

Sissejuhatav märkus

35. Käesolev väide käsitleb kaebuse esitaja personalikulude osalist tagasilükkamist komisjoni poolt. Seetõttu peab ombudsman kasulikuks anda lühiselgitus oma arusaama kohta personalikulude arvutamise meetodist. Projektiga seotud personalikulud arvutatakse järgmise valemi alusel: tööandja iga töötaja aastased personalikulud jagatakse iga töötaja töötundide koguarvuga. See annab igale töötajale tunnitasu. Selle arvutuse tulemus korrutatakse seejärel komisjoni rahastatud projektis töötatud tundide arvuga, mis annab personalikulude summa, mida võib komisjonilt projekti eest nõuda. Teisisõnu, mida väiksem on eespool esitatud valemi alusel igale töötajale määratud töötundide arv, seda suurem on komisjonilt nõutavate personalikulude summa.

Ombudsmanile esitatud argumendid

36. Kaebuse esitaja väitis, et komisjon eksis, kui leidis, et kaebuse esitaja nõudis kulude eest 151 624,19 euro suurust ülemäärast tasu. Ta väitis, et kaebuse esitaja "töötundide" arvutuse tagasilükkamine oli vale järgmistel põhjustel. Kaebuse esitajal oli komisjoniga leping ning tema ettepanek tariifide ja töötundide kohta lisati sellesse lepingusse. Lisaks väitis kaebuse esitaja, et ta arvutas kulud vastavalt konkursikutses sätestatud eeskirjadele. Ta lisas, et ta kasutas "töötundide arvu aastas", mis viis ta järeldusele, et juhid töötasid 1046 "töötundi" ja teised töötajad töötasid 1233 "töötundi". Audiitor leidis seevastu, et juhid töötasid 1712 "töötundi" ja muud töötajad 1672 "töötundi".[4] Kaebuse esitaja väitis, et komisjon ei ole kunagi juhtinud tähelepanu sellele, et kaebuse esitaja kasutatud "töötundide" arvutus oli vale. Lisaks ei vastanud komisjon kaebuse esitaja sõnul tema taotlusele teha kindlaks dokument, milles mõistet „töötunnid“ määratleti. Lõpuks väitis ta, et mõiste „töötunnid“ kohaldamine põhjustas kaebuse esitajale põhjendamatut kahju, ohustades seega tema eksistentsi.

37. Komisjon märkis oma arvamuses, et ta põhjendas oma otsust keelduda 151 624,19 euro suuruse summa maksmisest välisaudiitori tehtud auditi tulemustega. Komisjon teavitas kaebuse esitajat auditi esialgsetest järeldustest, mida hiljem muudeti, kui kaebuse esitaja vastuväited osutusid põhjendatuks. Peale väikeste kohanduste ei kiitnud komisjon heaks konsortsiumi taotletud kulusid summas 307 543,17 eurot, millest 151 624,19 eurot nõudis kaebuse esitaja. Viimane vähendatud makse konsortsiumi projektile tehti 9. märtsil 2010. Komisjon teavitas kaebuse esitajat lõplikust auditist ja selle tulemustest 8. märtsi 2010. aasta tähitud kirjaga. Kaebuse esitajat teavitati ka telefoni teel.

38. Kaebuse esitaja märkis oma märkustes, et töötundide arv tuleb kindlaks määrata vastavalt töövõtja järgitavale tavapärasele finantskorrale. Sellega seoses viitas ta üldtingimuste punktile II.19, milles on sätestatud, et abikõlblikud kulud „tuleb kindlaks määrata vastavalt töövõtja tavapärastele raamatupidamispõhimõtetele” ning „kulude ja tulude kirjendamisel kasutatava raamatupidamiskorra puhul tuleb järgida selle riigi raamatupidamiseeskirju, kus töövõtja on asutatud”. Ta lisas, et oli audiitorit sellest üksikasjalikult teavitanud. Audiitor ei nõustunud siiski kaebuse esitaja selgitusega ega suutnud kindlaks teha komisjoni dokumenti, millele komisjon oma otsuses tugines. Kaebuse esitaja lisas, et kuna ta ei leidnud konkursikutsest lisateavet, võttis ta ühendust komisjoni vastutava audiitoriga, et saada teavet töötundide arvutamise kohta. Kaebuse esitaja soovis konkreetselt teada, kas ta oleks saanud teada kohaldatavaid eeskirju, kui ta tegi oma ettepaneku või allkirjastas komisjoniga lepingu. Kaebuse esitaja väitis, et komisjoni audiitoriga peetud vestlusest ilmnes, et töötundide arvutamine ei põhinenud ühelgi dokumendil. Seejärel saatis kaebuse esitaja komisjonile kirja, paludes tal selgitada, kuidas ta tõlgendab mõistet „töötunnid“, ja märkida kuupäev, millest alates komisjon seda tõlgendust kohaldas. Komisjon vastas kaebuse esitajale, et auditiaruanne ja sellele lisatud kiri sisaldasid kaebuse esitaja nõutud selgitusi. Kaebuse esitaja oli seega seisukohal, et kohaldatavaid eeskirju on pärast projekti algust muudetud. Ta väitis, et ta oli kasutanud töötundide arvu arvutamise meetodit, mis vastas lepingule ja konkursikutsele. "Tootmistundide" arvutuse oli heaks kiitnud ka Hollandi raamatupidaja, kes oli koostanud audititõendi. Kaebuse esitaja märkis kokkuvõtteks, et ta oli kandnud 151 624,18 euro suurust kahjumit, kuna komisjon tõlgendas mõistet „töötunnid” valesti.

Täiendavad uurimised

39. 12. aprillil 2011 saatis ombudsman komisjonile kirja, milles märkis, et seoses töötundide arvutamisega viitas ta üksnes audiitori tähelepanekule. Seega palus ombudsman komisjonil täpsustada kaebuse esitaja töötundide arvutamise meetodi tagasilükkamist ning käsitleda kaebuse esitaja väidet ja tähelepanekuid. Ombudsman palus konkreetselt komisjonil osutada lepingu sätetele, mille alusel ta lükkas tagasi kaebuse esitaja töötundide arvestuse. Samuti palus ta komisjonil selgitada töötundide arvutamise asjakohasust komisjoni poolt konsortsiumile makstava rahasumma arvutamisel.

Ombudsmanile esitatud täiendavad argumendid

40. Oma täiendavas arvamuses märkis komisjon, et ta tugines konsortsiumile makstava rahasumma arvutamisel rahastamiskõlblikele kogukuludele. Ta arvutas need kulud vastavalt kaebuse esitajaga sõlmitud lepingule. II artikkel. Üldtingimuste punkt 19.1 näeb eelkõige ette, et kulud peavad olema: a) tegelik, majanduslik ja projekti elluviimiseks vajalik; ja b) määratakse kindlaks vastavalt töövõtja tavapärasele raamatupidamistavale. Komisjon selgitas, et täiendavad üksikasjad personalikulude arvutamise kohta on esitatud kuuenda raamprogrammi kaudsete meetmetega seotud finantsküsimusi käsitlevas juhendis (edaspidi „kuuenda raamprogrammi finantssuunised”) ja kuuenda raamprogrammi auditeerimistõendite suunistes. Kuuenda raamprogrammi konkursikutsetes osalejaid teavitatakse konkursikutsetes nende dokumentide kättesaadavusest komisjoni CORDISe veebisaidi kaudu, mis on komisjoni keskne teabeplatvorm teadusuuringute raamprogrammides osalejatele. Seega teadis kaebuse esitaja abikõlblike kulude arvutamise tingimusi.

41. Tegelike personalikulude kindlaksmääramiseks arvutatakse individuaalsed ühikukulud, jagades iga projekti kaasatud töötaja aastased tööjõukulud selle töötaja töötundide või tööpäevade arvuga. „Tootmistundide“ või „Tootmispäevade“ puhul võetakse arvesse tasustatud tundide või päevade koguarvu, mille jooksul töötaja asjaomase aasta jooksul toetusesaaja heaks töötas (töötatavad tunnid või päevad). Nii saadakse iga töötaja kohta tunni- või päevatasu. Tunni-/päevatasu korrutatakse seejärel tundide või päevade arvuga, mida võib ELi rahastatud projekti eest tasuda. Seega saadakse komisjonilt nõutavate kulude arvutamiseks töötajatega seotud tegelikud kulud. Kuuenda raamprogrammi finantssuunistes (2005. aasta veebruari versioonis, punkt 6.1.1, lk 144) on seoses personaliga märgitud eelkõige järgmist:

„Projektiga seotud personalikulud määratakse kindlaks järgmiselt: Töötajate tasustamise kulud tuleks võtta palgakontolt ja need peaksid kajastama brutotöötasu kogusummat, millele on lisatud (töötasu) tööandja osa sotsiaalmaksudest (nt puhkusetasu, pensionimaksed, tervisekindlustus ja sotsiaalkindlustusmaksed). ... Töötunnid tuleb arvutada vastavalt töövõtja tavapärastele tavadele (võttes eelkõige arvesse riigipühasid, töölt puudumist jne). ... Kui töövõtjal on tavaks käsitada kõiki või teatavat liiki personalikulusid (nt haldus- või abipersonal) kaudsete kuludena, ei saa nende töötajatega seotud kulusid kajastada otseste abikõlblike kuludena, vaid üksnes kaudsete kuludena”(esialgne rõhuasetus).

42. Audititõendite selgitavad märkused [5] sisaldavad täiendavaid juhiseid töötundide arvutamise meetodi kohta. Need märkused on suunatud peamiselt audiitoritele, kelle ülesandeks on audititõendite koostamine. lisas („Sagedaste vigade loetelu finantsaruannetes”, lk 25) on sätestatud:

„Töötajate tunnitasu arvutamine

„Täiendav probleem on seotud tunnitasu arvutamisega. Tunnitasu arvutatakse järgmiselt: "tegelikud kulud (brutotöötasu ja tööandja osa sotsiaalmaksust) jagatakse töötundide arvuga". Auditi tõendusmaterjal näitab, et üldiselt on usutav töötundide arv ligikaudu 1680 tundi aastas. Kui tunnitasu arvutamisel kasutatakse oluliselt väiksemat töötundide arvu, tuleks toimikus esitada mõjuv põhjendus.

lisas („Auditeerimisprogrammi soovituslik näidis”, lk 27) on sätestatud:

"3. Läbivaatamiskulud, mille hüvitamist taotleti.
Otsesed kulud – personal.

... Kontrollida, kas tunnitöö määrad on õigesti arvutatud, st brutotöötasu pluss tööandja osa sotsiaalmaksudest jagatuna töötundide arvuga (näitaja: 1,680 aastas); kontrollima, kas tunnitasu arvutamiseks kasutatud tasustatavate tundide arv on mõistlik ja kooskõlas töövõtja tavapärase tavaga. Tagada, et tegelik töötundide arv ei ületa selles arvutuses kasutatud töötundide arvu.

lisas („Soovitatavad näidismenetlused”) on sätestatud:

"2. Arvutada ümber personali tunni- ja üldkulud (täielik kaetus, kui teadlasi on vähem kui 20, muul juhul vähemalt 20-liikmeline valim või 20 % teadlastest, olenevalt sellest, kumb on suurem), märkida kasutatud töötunnid ja tunnitasud. Kui kasutatakse valimit, peaks valik olema juhuslik, et saada representatiivne valim.

Määratlus: Toetusesaaja metoodikat kasutades näidatakse iga valimisse kaasatud teadustöötaja puhul, kuidas saab lepingu alusel nõutava summa tuletada, kasutades palgafondi tasu, töötunde, ajaarvestust või muud jaotamismeetodit.

Näide: Tööandja aastased kulud 33 600 eurot, töötunnid 1680 = 20 eurot tunni kohta X 450 töötundi = 9 000 eurot projekti eest. Tootlik tööaeg on töötaja poolt aasta jooksul kättesaadavaks tehtud tundide arv pärast puhkuse, haiguspuhkuse ja muude õiguste mahaarvamist. Kui teatavate tasustatavate tegevuste puhul tehakse muid aja mahaarvamisi, tuleks neist teatada kui faktilistest järeldustest.”

43. Komisjon väitis, et eespool nimetatud dokumendid annavad võimalikele toetusesaajatele üldsuuniseid ja seega piisavalt teavet, et koostada kulutaotlus kooskõlas lepingu kulude rahastamiskõlblikkuse kriteeriumidega. Peaks olema selge, et üldised suunised ei saa sisaldada viiteid üksikasjadele, mida saab kindlaks teha ainult juhtumipõhiselt. Kui leping ja kuuenda raamprogrammi toetustes osalejatele kättesaadavaks tehtud tõlgendamissuunised jätavad mõningase tõlgendamisruumi ja viitavad töövõtja tavapärastele tavadele, sõltub tegelike kulude deklaratsiooni (ja eelkõige töötunni arvutuste) vastavuse kontrollimine audiitori kutsealasest otsustusest.

44. Kaebuse esitaja puhul arvutas audiitor töötundide arvu, võttes arvesse seadusjärgseid ja riiklikke pühasid, õppepäevi, haiguspuhkust ja eripuhkust. Kaebuse esitaja väitis, et „töötundidest” oleks tulnud teha täiendav mahaarvamine, et hõlmata mittemaksustatavat tegevust. Kaebuse esitaja metoodika oleks toonud kaasa tunni-/päevatasu suurenemise töö tegemiseks kulunud aja eest. Audiitor uuris, kas oli tegevusi, mis ei kuulu tavapäraste ülesannete hulka, mille eest tööandja töötajale tasu maksab, ja mida tuleks arvesse võtta, et vähendada töötaja tehtud töötundide arvu. Ta järeldas, et sellise tegevuse kohta puuduvad tõendid. Organisatsiooni väiksust silmas pidades peeti vastuvõetavaks, et personalikulude arvutamisel kasutatakse standardseid töötunde.

45. Komisjon juhtis tähelepanu sellele, et töötundide arvutamise meetodit käsitleti auditi lõpparuande koostamise menetluse käigus, mille käigus anti kaebuse esitajale võimalus audiitori järeldustele reageerida. Oma tähelepanekutes kaebuse esitaja märkuste kohta (auditiaruande lisa 5, lk 45) rõhutas audiitor, et tegelike kulude arvutamisel kasutatav tootliku või töötundide mõiste erineb maksustatavate tundide mõistest, millele kaebuse esitaja oma arvutustes tugines. Komisjon nõustus audiitori järeldusega ja kinnitas audiitori seisukohta kaebuse esitajale saadetud 18. jaanuari 2010. aasta kirjas. Töötaja tegelike tunnikulude arvutamisel tuleks arvesse võtta töötaja kõiki tegevusi (töötatavad tunnid). Seda tuleks eristada ajast, mil töötaja sai tegelikult seostada organisatsiooni klientide heaks tehtava tegevusega (maksustatavad tunnid). Ta rõhutas, et komisjonil ei olnud põhjust auditi tulemusi kahtluse alla seada. Komisjon selgitas oma järeldusi kaebuse esitajaga 5. veebruaril 2010 peetud telefonivestluses. Komisjon kinnitas oma seisukohta uuesti 8. märtsi 2010. aasta kirjas.

46. Seoses kaebuse esitaja väitega, et tema ettepanek tariifide ja töötundide kohta oli lepingusse lisatud, märkis komisjon, et projekti rakendamine peab vastama lepingu tingimustele (toetusleping) ja lepingule lisatud projektiettepanekule, mida nimetatakse ka „tööde kirjelduseks”. Projektiettepanek sisaldab soovituslikku eelarvet. Lõplik toetus määratakse siiski kindlaks projekti tegelike abikõlblike kulude põhjal. See tähendab, et ELi toetuse saamiseks peavad kulud olema tegelikud, mitte hinnangulised, eelarvestatud või arvestuslikud.

47. Seoses kaebuse esitaja väitega, et komisjon ei ole kunagi väitnud, et kaebuse esitaja arvutused töötundide kohta olid valed, juhtis komisjon tähelepanu sellele, et abisaaja on kohustatud teatama oma kuludest kooskõlas lepingu kulude abikõlblikkuse kriteeriumidega. Lõpliku toetuse summa kindlaksmääramisel võib komisjon tugineda kontrollitõenditele. Kulude heakskiitmine lõppmakse raames ei välista siiski võimalust, et rahastamiskõlblikke kulusid saab pärast kohapealse auditi tulemusi kohandada.

48. Seoses kaebuse esitaja väitega, et komisjon ei vastanud tema küsimusele seoses dokumendiga, millest võis leida mõiste „töötunnid” määratluse ja millisest ajast alates oli see määratlus kohaldatav, märkis komisjon, et mõiste „töötunnid” ja nende tundide arvutamist on kaebuse esitajaga mitmel korral arutatud. Asjaolu, et kaebuse esitaja ei nõustu audiitori arvutustega, mille komisjon on heaks kiitnud, ei tähenda, et abikõlblike personalikulude arvutamise meetod, täpsemalt töötundide arvutamine, ei põhinenud lepingus ja kuuenda raamprogrammi finantssuunistes esitatud mõistetel. Samuti ei tähenda see, et nii audiitor kui ka komisjon ei oleks auditi tulemust põhjendanud ega põhjendanud. Komisjon juhtis tähelepanu ka sellele, et töötundide mõistet on kohaldatud alates kuuenda raamprogrammi algusest ning seda on samadel tingimustel rakendatud ka eelmistes ja järgnevates programmides. Seda ei võetud kasutusele ei projekti elluviimise ajal ega ka auditi käigus.

49. Oma täiendavates märkustes juhtis kaebuse esitaja tähelepanu sellele, et kuuenda raamprogrammi finantssuunistes ei viidata audititõendite suunistele. Seega tugines kaebuse esitaja oma ettepanekus heas usus kuuenda raamprogrammi finantssuunistele ning talle ei saa ette heita, et ta ei tegutsenud kooskõlas audiitoritele, mitte töövõtjale adresseeritud audititõendite juhistega. Samuti pidas kaebuse esitaja kummaliseks, et komisjon suutis lõpuks vastata küsimusele, millisel dokumendil "töötundide" arvutamine põhines. Kaebuse esitaja väitis, et komisjoni väide, nimelt et "töötundide" arvutamist on kaebuse esitajaga mitmel korral arutatud, ei kajastanud tegelikult toimunut. Ta juhtis tähelepanu sellele, et töötundide mõiste tõstatati esmakordselt alles siis, kui audiitorid tegid oma otsuse.

Ombudsmani hinnang

50. Kaebuse esitaja väite kohaselt järeldas komisjon ekslikult, et kaebuse esitaja oli komisjonilt küsinud 151 624,19 euro suurust ülemäärast hinda. Komisjoni 18. jaanuari ja 8. märtsi 2010. aasta kirjades kaebuse esitajale on märgitud, et 151 624,18 euro suurune summa lükati auditi tulemuste põhjal tagasi. Auditiaruandes B72-09 märgitakse, et kogusumma 151 624,19 eurot hõlmas järgmist: 1) personalikulud (114 171,86 eurot); 2) muud otsesed kulud (459,14 eurot); 3) kaudsed kulud (22 926,20 eurot); ja 4) varem teatatud kulude kohandused (14 066,99 eurot). Kaebuse esitaja ei esitanud ombudsmanile saadetud kaebuses ja lisateabes ega oma tähelepanekutes eespool nimetatud kulude jaotuse üksikasju, vaid keskendus üksnes töötundide arvutamisele. Käesoleva väite põhiküsimus on seega vaidlus "töötundide" arvutamise üle, mis on asjakohane ainult personalikulude, nimelt 114 171,86 euro suuruse summa puhul. Kaebuse esitaja ei ole oma kaebuses esitanud argumente, et vaidlustada teisi tagasilükatud summasid või teiste partneritega seotud summasid. Seetõttu käsitleb ombudsman nii väite kui ka vastava nõude osas üksnes vaidlust personalikulude tagasilükkamise üle.

51. Esimene küsimus, mida tuleb käsitleda, on see, kas kaebuse esitaja oli teadlik asjakohastest eeskirjadest, mis käsitlevad töötundide arvu arvutamist. Üks kaebuse esitaja väidetest on see, et ta ei leidnud konkursikutsest teavet töötundide arvutamise kohta ning seega ei olnud ta kindel, kas kohaldatavad eeskirjad olid talle teada juba ettepaneku tegemise või komisjoniga lepingu sõlmimise ajal. Kaebuse esitaja väitis ka, et komisjon ei olnud vastanud tema küsimusele dokumendi kohta, milles mõiste „töötunnid” on määratletud.

52. Ombudsman märgib, et komisjon on oma täiendavas arvamuses selgitanud, et tööaja mõistet selgitati nii kuuenda raamprogrammi finantssuunistes kui ka kuuenda raamprogrammi audititõendite juhistes ning et taotlejad olid projektikonkursi kaudu teadlikud nende dokumentide kättesaadavusest. Konkursikutse FP6-2005-INNOV-8 punktis 4 on tõepoolest märgitud, et „komisjon teeb taotlejatele kättesaadavaks konkursikutsega seotud juhised, mis sisaldavad teavet kaudse TTA-meetme ettepaneku ettevalmistamise ja esitamise kohta. Komisjon teeb kättesaadavaks ka taotluste hindamise ja valikumenetluse suunised. Neid juhendeid ja suuniseid, samuti tööprogrammi ja muud konkursikutsega seotud teavet saab komisjonilt järgmistel aadressidel: ... Interneti-aadress: www.cordis.lu/fp6”. CORDISe veebisaidil on jaotistes „Leia dokument“ ja „Kuuenda raamprogrammi projektijuhtimisdokumendid ja -suunised“ koopia nii kuuenda raamprogrammi finantssuunistest kui ka audititõendite suunistest. Kuna kaebuse esitajal oli võimalik mõlema dokumendiga tutvuda, ei saa nõustuda tema väitega, et ta ei olnud asjaomastest eeskirjadest teadlik. Lisaks märgib ombudsman sellega seoses, et kaebuse esitaja ise saatis mõlemad dokumendid ombudsmanile koos oma esialgse kaebusega.

53. Eespool öeldu põhjal ei nõustu ombudsman sellega, et töötundide arvutamise suhtes kohaldatavad eeskirjad kehtestati pärast lepingu täitmist ja ilma, et kaebuse esitaja oleks nende olemasolust teadlik.

54. Seoses viisiga, kuidas audiitor rakendas komisjoni töötundide arvutamise süsteemi, nähtub auditiaruande leheküljel 15 esitatud tabelist, et kaebuse esitaja arvutas töötundide arvu, eeldades, et juhtivtöötajad töötasid ainult kolm tööpäeva nädalas ja muud töötajad töötasid kolm ja pool tööpäeva nädalas. Seevastu lähtus audiitor eeldusest, et kõik töötajad töötasid viis produktiivset päeva nädalas. Audiitor juhtis tähelepanu sellele, et kuna organisatsiooni tavaline töönädal on viis päeva, peaks standardne töötundide arvutamine põhinema sellel arvul. See tähendas, et kui kaebuse esitaja jõudis juhtkonna ja muude töötajate puhul vastavalt 1046 ja 1233 töötunnini aastas, siis audiitori järeldus oli 1712 ja 1672 töötundi aastas. Ombudsman märgib, et need erinevused tähendavad, et audiitori meetodil põhinev juhtkonna tunnitasu oli ligikaudu 61 % kaebuse esitaja meetodil põhinevast juhtkonna tunnitasust ning et audiitori meetodil põhinev muude töötajate tunnitasu oli ligikaudu 74 % kaebuse esitaja meetodil põhinevast muude töötajate tunnitasust.

55. Audiitor juhtis aruande leheküljel 17 tähelepanu sellele, et kaebuse esitaja pool ja kaks päeva nädalas tehtud mahaarvamine oli seotud selliste tegevustega nagu suhtekorraldus ja omandamine, üldine juhtimine ja haldus. Kaebuse esitaja enda üksikasjalik töötundide arvutamise tabel kinnitab seda (ombudsmanile 19. aprillil 2010 saadetud kirja lk 4 ja auditi lõpparuande lk 39) ning näitab, et ta tegi mahaarvamisi järgmiste punktide osas, mis tema arvates olid „mittetöötunnid”: i) suhtekorraldus ja omandamine; ii) osalemine klientidega seotud võrgustikes ja organisatsioonides; iii) välised kutsevõrgustiku koosolekud; iv) sisekoosolekud, mis ei ole seotud klientidega; ning v) üldine juhtimis- ja kontorialane tegevus. Audiitor selgitas, et tema arvates on need tegevused „tootlikud” ja seetõttu on ta neid korrigeerinud.

56. Oma tähelepanekutes auditiaruande kavandi kohta (mis lisati auditi lõpparuande 4. lisana, lk 37–44) selgitas kaebuse esitaja eespool nimetatud mahaarvamisi, märkides, et: „[p]ruduktiivsed tunnid ehk tasulised tunnid on tunnid, mis annavad otsese panuse äriühingu käibesse. Seetõttu peetakse mis tahes tegevust, mis ei ole otseselt seotud konkreetse kliendi tööga, mittetootlikuks. Näited on haiguspuhkus, koolitus, sisekoosolekud, hindamised ja hindamised. Konsultante palkavates organisatsioonides ei ole ka kõik turunduse, omandamise ja (ise)õppimisega seotud tegevused tootlikud, kuna puuduvad kliendid, kes nende tegevuste eest maksaksid ... Seetõttu on saadaolevate töötundide arv alati väiksem kui kättesaadavad töötunnid" (lk 38) ja et "[p] võrgutöötunnid on need tunnid, mis jäävad pärast seda, kui omandamiseks, müügiks, võrgustike loomiseks, igat liiki võrgustikes ja üritustel osalemiseks, iseõppimiseks jne ette nähtud tunnid on aastas tööpäevadest maha arvatud "(lk 41, rõhuasetus lisatud). Oma märkustes kaebuse esitaja tähelepanekute kohta (auditi lõpparuande 5. lisa, lk 45–46) ei nõustunud audiitor kaebuse esitaja töötundide arvutamisega. Ta selgitas, et „[p]rduktiivne tööaeg on tööaeg, mille puhul võetakse arvesse puhkust ja töölt puudumist. Töövõtja rakendatavad maksustatavad töötunnid ei ole sama mõiste mis töötunnid... Seoses töövõtja esitatud töötundide muudetud arvestusega soovime rõhutada, et maksustatavate tundide mõiste erineb töötundide mõistest. Seetõttu peame loetletud tegevusi tootlikuks ajaks ja seega ei saa neid maha arvata ... Kui töövõtjalt küsiti teiseseid dokumente, mis toetaksid näiteks hariduse/koolituse, sise- ja väliskoosolekute jaoks kuluvat aega, märkis ta, et töötajate (elektroonilisi) päevakavasid ei kasutata kõigi mittemaksustatavate tegevuste jälgimiseks. Seetõttu peame organisatsiooni suuruse tõttu vastuvõetavaks, et tööjõukulude arvutamisel kasutatakse standardseid töötunde" (rõhuasetus lisatud).

57. Nagu on selgitatud audititõendite selgitavate märkuste V lisa näites, arvutatakse tegelike personalikulude (personalikulud) kindlaksmääramiseks individuaalsed ühikukulud, jagades iga projektis osaleva töötaja aastased tööjõukulud selle töötaja töötundide või -päevade arvuga. Teisisõnu, mida väiksem on säilitatud töötundide arv, seda suuremad on deklareeritud personalikulud. Kuigi audititõendite suunistes märgitakse, et auditi tõendusmaterjali põhjal on usutav töötundide arv üldiselt ligikaudu 1680 tundi aastas, märgib ombudsman, et kaebuse esitaja säilitas aastas 1046 ja 1233 töötundi, mis on oluliselt väiksemad arvud. Kaebuse esitaja iga-aastaste tööjõukulude jagamisel nende väiksemate arvudega saadi kõrgem tunnitasu. Ombudsman märgib, et audiitori arvates põhines kaebuse esitaja "tootlike tundide" arvutus valesti maksustatavate tundide mõistel, mitte toimivate tundide mõistel. Audiitor leidis konkreetsemalt, et kaebuse esitaja teatavad tegevused, nimelt: i) suhtekorraldus ja omandamine; ii) osalemine klientidega seotud võrgustikes ja organisatsioonides; iii) välised kutsevõrgustiku koosolekud; iv) sisekoosolekud, mis ei ole seotud klientidega; ning v) üldist juhtimis- ja kontoriga seotud tegevust - tuli arvesse võtta töötundidena ja seega ei saanud seda maha arvata, nagu kaebuse esitaja oli teinud. Ombudsman märgib, et kui nõustuda kaebuse esitaja metoodikaga, tõstetaks kaebuse esitaja tunnitasu kunstlikult nii, et komisjon peaks maksma kogu kaebuse esitaja töötajate tehtud töö eest, sealhulgas töö eest, mida projekti raames ei tehtud (näiteks eespool kirjeldatud töö). See ei oleks mõistlik ja seda ei tohiks aktsepteerida.

58. Seega leiab ombudsman, et audiitori järeldusi kinnitades ei näi komisjon olevat käitunud valesti. Täpsemalt ei tundu komisjoni lõplik hinnang, mille kohaselt kaebuse esitaja nõudis asjaomastelt personalikuludelt ülemäärast tasu, olevat vale, eriti arvestades komisjoni täiendavas arvamuses esitatud täiendavaid selgitusi. Seega ei tuvasta ombudsman käesoleva väitega seoses ühtegi haldusomavoli juhtumit. Kaebuse esitaja väide ei ole seega põhjendatud.

C. Menetlusnormide väidetav rikkumine

Ombudsmanile esitatud argumendid

59. Kaebuse esitaja väitis, et komisjon ei ole järginud lepingus ja üldtingimustes sätestatud menetluseeskirju. Kaebuse esitaja väitis eelkõige, et: a) komisjon ei teavitanud teda makse peatamisest tähitud kirjaga, nagu on sätestatud lepingus; b) komisjon on palunud kaebuse esitajal esitada teave, mille ta oli juba 18. detsembril 2008 esitanud, kuid mis läks ettevõtluse ja tööstuse peadirektoraadis kaduma, ning teisest küljest sama teave ümber sõnastada; c) komisjon peatas ekslikult makse auditi esialgsete tulemuste alusel, mida ei ole lepingus ette nähtud; d) komisjon käitus valesti, kui ta aktsepteeris auditiaruannet, mille olid koostanud audiitorid, kes olid eiranud lepingus sätestatud eeskirju ja menetlusi.

60. Komisjon väitis oma arvamuses, et ta järgis eri- ja üldtingimustes sätestatud menetlusi ning tegutses toetuste finantsjuhtimise osas konservatiivselt. Ta juhtis tähelepanu sellele, et kaebuse esitaja oli enamiku oma väidetest juba esitanud ettevõtluse ja tööstuse peadirektoraadi peadirektorile saadetud kirjades ning et neile kirjadele vastati kaalutletult ja õigeaegselt.

61. Väite punkti a osas juhtis komisjon tähelepanu sellele, et lepingu artiklis 8 ja üldtingimuste artiklis II.28.8 on sätestatud maksete peatamise kord. Ta täpsustas, et väljastusteatega tähtkirja teel teatamine on nõutav üksnes juhul, kui esineb eeskirjade eiramise kahtlus või kui töövõtja ei järgi lepingusätteid, eelkõige auditeerimis- ja kontrollisätteid. Komisjon märkis, et ta teavitas kaebuse esitajat mitmes e-kirjas makse edasilükkamisest ning palus esitatud dokumentide kohta täiendavaid selgitusi ja parandusi. Samuti saatis komisjon kaebuse esitajale 1. detsembri 2009. aasta tavapostiga teate, milles märgiti, et väljamaksetaotlused ei ole vastuvõetavad ja et makse on peatatud. Kaebuse esitaja ei vaidlustanud selle kirja kättesaamist ja tema hilisemad teated kinnitasid, et kiri on kätte saadud.

62. Väite b osa kohta väitis komisjon, et ta ei olnud kaotanud ühtegi dokumenti, mille kaebuse esitaja pidi uuesti esitama. Komisjon nõudis siiski dokumentide parandamist, täiendavat teavet ja kohustuslike lisade esitamist, et moodustada täielik ja ühtne dokumentide kogum, mis on vajalik aruannete ja väljamaksetaotluste heakskiitmiseks. Sellega seoses viitas komisjon mitmele e-kirjale, mille ta oli oma arvamusele lisanud.

63. Väite c osa kohta väitis komisjon, et lepingutingimustest kinnipidamise kontrollimisel võib ta kasutada kõiki õiguslikult kättesaadavaid tõendeid. See hõlmab eelkõige auditite tulemusi, mis hõlmavad projekti ja lepingu nõuetekohase täitmisega seotud aspekte. Kui on põhjust arvata, et leiud mõjutavad oluliselt taotletud summat, võib komisjon maksed kuni auditi tulemuste selgumiseni peatada. Kulutaotluste esitamisel kontrollib audiitor, kas üldtingimuste artiklis II.19 sätestatud rahastamiskõlblikkuse kriteeriumid on täidetud. Suured summad, mille audiitor mõne STEPPINi partneri puhul tagasi lükkas, kinnitasid vajadust teha enne makse tegemist kindlaks deklareeritud kulude rahastamiskõlblikkus ja kõrvaldada kõik kahtlused, mis õigustasid eeskirjade mõistlikku kohaldamist.

64. Väite punkti d kohta märkis komisjon, et üldtingimuste artikli II.29 kohaselt võib ta korraldada auditeerimise, sealhulgas välisaudiitorite poolt. Audiitorite töö, mis seisneb eelkõige selle kontrollimises, kas deklareeritud kulud on lepingu alusel rahastamiskõlblikud, põhineb komisjoni ja volitatud audiitori vahelistel lepingulistel kokkulepetel ning seda tehakse kooskõlas kohaldatavate rahvusvaheliste ja riiklike auditeerimisstandarditega. Komisjon ei käitunud vannutatud audiitorite esitatud auditijäreldusi asjakohaselt hinnates mingil moel valesti. Komisjon ei näinud põhjust seada kahtluse alla audiitori tegevust. Audiitor viis auditi ja sellele järgnenud menetluse läbi kooskõlas tunnustatud tavaga ja konsulteerides komisjoniga.

65. Oma märkustes väite b osa kohta juhtis kaebuse esitaja tähelepanu sellele, et komisjon oli oma arvamuses väitnud, et ta ei ole dokumente kaotanud, samas kui 30. juuni 2009. aasta e-kirjas oli komisjon märkinud, et tal puuduvad kaebuse esitaja aruande osad. Kaebuse esitaja sõnul märkis projektiametnik selles e-kirjas, et tal ei ole võimalik leida kõiki dokumente ja aruandeid, mille kaebuse esitaja saatis 19. detsembril 2008 ja 23. veebruaril 2009, ning palus tal need uuesti saata.

66. Väite c osa kohta väitis kaebuse esitaja, et käitumisjuhendi kohaselt ei oleks auditiaruande kavandit tohtinud avaldada. Kaebuse esitaja väitis, et ta oli seetõttu kaevanud auditiaruande projekti kasutamise üle maksemenetluse peatamise põhjusena.

67. Väite punkti d kohta väitis kaebuse esitaja, et tema arvates oli auditiaruanne mitmes punktis täiesti vale ja et ta oli audiitorit sellest teavitanud. Kaebuse esitaja oli komisjonile ka teatanud, et ta lükkas auditiaruande tagasi audiitori tõsiste vigade tõttu, nimelt järelduste tegemise tõttu auditeerimata teabe kohta ja seisukohtade võtmise tõttu, mida dokumendid ei toetanud. Kaebuse esitaja ei olnud siiski väitnud, et audiitorid olid lepingu eeskirjad ja menetlused kõrvale jätnud.

Ombudsmani hinnang

68. Seoses väitega, et komisjon ei teavitanud kaebuse esitajat makse peatamisest tähitud kirjaga, märgib ombudsman, et üldtingimuste artiklis II.28.8 on sätestatud kolm eri juhtu, mil maksetähtaegu saab peatada:

„Komisjon võib artiklis 8 kindlaks määratud maksetähtaegade arvestamise igal ajal peatada, teatades koordinaatorile, et raamatupidamisaruanne ei ole vastuvõetav, kuna see ei vasta lepingu nõuetele või komisjonile heakskiitmiseks esitatud tegevusaruannetele. ...

Komisjon võib maksed igal ajal peatada, kui töövõtja(d) ei täida mõnda lepingu sätet, eelkõige seoses artiklis II.29 esitatud auditi- ja kontrollisätetega. Sellisel juhul teatab komisjon sellest töövõtja(te)le otse väljastusteatega tähtkirja teel.

Komisjon võib maksed igal ajal peatada, kui kahtlustatakse, et üks või mitu töövõtjat on lepingu täitmisel eeskirju eiranud. ... Komisjon teatab töövõtja(te)le makse peatamise põhjustest otse väljastusteatega tähtkirja teel.”

69. Eespool nimetatud sättest nähtub selgelt, et töövõtjat tuleb tähitud kirjaga teavitada ainult kahel viimasel juhul, nimelt juhul, kui töövõtja ei järgi lepingusätteid, eelkõige seoses auditite ja kontrollidega, või kui on kahtlus, et töövõtja on eeskirju eiranud. Näib, et kaebuse esitaja ei olnud kummaski olukorras, sest komisjon ei ole kaebuse esitaja kohta selliseid väiteid esitanud. Täpsemalt ei väitnud komisjon, et kaebuse esitaja oli eiranud eeskirju või ei olnud järginud auditi- ja kontrollisätteid, näiteks ei teinud ta audiitoriga koostööd. Sellega seoses tuleks märkida, et ainuüksi asjaolu, et audit viiakse läbi, ei nõua, et komisjon teavitaks kaebuse esitajat tähitud kirjaga maksete peatamisest. Eespool öeldu põhjal ei olnud komisjon seega kohustatud kaebuse esitajat tähitud kirjaga teavitama. Ombudsman märgib, et kaebuse esitaja teavitamine mitme e-kirjaga ja samuti 1. detsembri 2009. aasta kirjaga oli seega piisav [6]. Seega ei tuvasta ombudsman juhtumi selle aspektiga seoses ühtegi haldusomavoli juhtumit.

70. Väite b osa kohta märgib ombudsman, et mis puudutab väidetavat dokumentide kadumist ja vajadust need uuesti saata, siis toimikus on kolm e-kirja, mis väärivad suuremat tähelepanu. Komisjon lisas oma arvamusele kaks e-kirja, mille komisjoni projektiametnik saatis 4. veebruaril 2009 konsortsiumile. Esimene e-kiri, mis saadeti kell 12:10, on järgmine: „Me vaatasime faili, mille sa mulle hiljuti jätsid. Esimene ja kohene küsimus oli: Kus on raportid??? (juhtimine ja tegevusperioodiline ja lõplik). Palun esitage mulle need dokumendid, isegi kui need olid [X-ile, kolleegile] juba varem saadetud. Niipalju kui ma e-kirjadest teada sain, oli ta palunud ka mõningaid muudatusi aruannetes, mistõttu oleks tore saada need uuesti paberkandjal" (rõhuasetus lisatud). Teises e-kirjas, mis saadeti kell 17.19, oli teemaks "Docs found"ja see oli järgmine: "Olen leidnud kõik!!! ...". 30. juunil 2009 saatis komisjoni projektiametnik kaebuse esitajale kolmanda e-kirja, mille kaebuse esitaja lisas oma märkustele ja mille sisu on järgmine: „Palun saatke mulle mõnes e-kirjas mõlema perioodi aruanded ja ka kõik tulemused elektrooniliselt!! Ma lihtsalt valmistan kõik teie makseks ette, nii et minu äraolekul ei viibiks midagi, kuid ma ei leidnud meie serverist midagi. Ma olen kindel, et [X] oli neid kusagil, kuid ma arvan, et see on lihtsam, kui ma päästa neid uuesti. Suur tänu"(rõhuasetus lisatud).

71. Euroopa hea haldustava eeskirja artiklis 24 („Piisava arvestuse pidamine”) on sätestatud, et institutsioonid peavad sissetuleva ja väljamineva posti ning saadud dokumentide kohta piisavat arvestust. Eespool nimetatud e-kirjade ühine lugemine viitab sellele, et komisjoni projektiametnikul oli mõningaid probleeme teatavate dokumentide leidmisega, mille kaebuse esitaja oli juba esitanud, ning seetõttu palus ta kaebuse esitajal need dokumendid uuesti saata. Seda olukorda võib seletada asjaolu, et projekti eest vastutas järjest neli projektiametnikku. Kuigi e-kirjad viitavad sellele, et teatavaid dokumente oli raske leida, ei nähtu nendest e-kirjadest, et komisjon oleks dokumendid lõplikult kaotanud. Eespool tsiteeritud e-kirjadest ilmneb tõepoolest, et pärast projektiametniku mõningast läbiotsimist leiti kõik saadetud dokumendid. Seetõttu ei tuvasta ombudsman selles osas ühtegi haldusomavoli juhtumit. Ta usub siiski, et eespool nimetatud probleem, millega uus projektiametnik dokumentide leidmisel kokku puutus, on eraldiseisev sündmus. Ombudsman julgustab ka komisjoni pidama asjakohast arvestust, eriti kui asjaomased dokumendid on vajalikud maksete tegemiseks.

72. Väite b osa teise aspekti kohta märgib ombudsman, et kaebuse esitaja ei ole täpsustanud, millist teavet ta pidi ümber sõnastama. Kaebuse esitaja ei esitanud komisjoni arvamuse kohta esitatud märkustes täiendavaid selgitusi, rääkimata sellele küsimusele reageerimisest. Täiendavate üksikasjade puudumisel ei ole vaja kaebuse seda aspekti täiendavalt uurida.

73. Väite c osaga seoses soovib ombudsman juhtida tähelepanu sellele, et auditiaruande kavand saadeti kaebuse esitajale 24. novembril 2009. On kasulik rõhutada, et vastupidiselt sellele, mida kaebuse esitaja näib arvavat, ei peatatud maksemenetlust esialgu auditiaruande kavandi alusel, vaid palju varem, nimelt 19. detsembril 2008, üks päev pärast seda, kui kaebuse esitaja oli esitanud finantsaruanded, ja kui komisjon palus kaebuse esitajal teha mitu parandust, teavitades teda samal ajal maksetähtaja peatamisest. Makse edasilükkamise küsimust käsitletakse üksikasjalikult eespool esimese väite all. Sellega seoses on oluline meelde tuletada, et kaebuse esitaja ise juhtis oma 25. novembri 2009. aasta kirjas komisjonile tähelepanu sellele, et selleks ajaks oli projektiametnik juba üheksa korda teatanud, et makse lükatakse edasi. Kaebuse esitaja väide, et makse lükati edasi auditi esialgsete tulemuste alusel, näib seega põhinevat valel eeldusel. Seega ei tuvastata juhtumi selle aspektiga seoses ühtegi haldusomavoli juhtumit.

74. Väite punkti d kohta märgib ombudsman, et ta ei saa uurida audiitorite endi käitumist, sealhulgas nende poolt vastu võetud auditiaruannet, kuna ta saab uurida üksnes liidu institutsioonide, organite ja asutuste võimalikku haldusomavoli. Ombudsman saaks järeldada, et komisjon toimis valesti ainult siis, kui ta oleks heaks kiitnud auditiaruande, mis oli ilmselgelt ekslik, või audiitorid, kes ilmselgelt eirasid komisjoniga sõlmitud lepingus sätestatud eeskirju. Oma 11. detsembri 2009. aasta kirjas komisjonile märkis kaebuse esitaja, et audiitor on rikkunud käitumisjuhendit, esitades komisjonile auditiaruande projekti ilma konsortsiumiga eelnevalt konsulteerimata. Lisaks märkis kaebuse esitaja oma kirjas, et ta oli audiitorile teatanud, et auditiaruande kavand sisaldas valeteavet. Ta väitis, et tema peamised vastuväited auditiaruande kavandile olid järgmised: Audiitori järeldus töötundide kohta ei põhinenud auditi tulemustel ja näitas, et audiitor ei olnud teadlik komisjoni suunistest töötundide kohta. Lisaks kaasas audiitor ülevaatlikesse tabelitesse projektipartnereid, keda ei olnud olemas, ja tegi mitmeid väiksemaid vigu. Seetõttu väitis kaebuse esitaja, et tal on tõsiseid kahtlusi audiitori pädevuse suhtes. Komisjon vastas kaebuse esitajale saadetud 18. jaanuari 2010. aasta kirjas, et ta mõistab, et kaebuse esitaja ei nõustu audiitori järeldustega, kuid leiab, et audiitori järeldused on asjakohased. Oma 18. veebruari 2010. aasta vastuses komisjonile väitis kaebuse esitaja, et ta ei nõustu audiitori järeldustega, märkides, et peamine punkt puudutas töötundide küsimust. Ombudsman märgib, et seda küsimust käsitletakse üksikasjalikult eespool teises väites. Ombudsman märgib ülejäänu kohta, et kaebuse esitaja ei osutanud ühelegi audiitori ja komisjoni vahelise lepingu erieeskirjale, mida audiitor oleks rikkunud. Seetõttu ei pea ombudsman kaebuse esitaja pelkade üldiste eelduste tõttu vajalikuks juhtumi seda aspekti täiendavalt uurida.

D. Järeldus

Kaebuse uurimise põhjal lõpetab ombudsman uurimise järgmise järeldusega:

Puudub alus uurida täiendavalt väidetavat menetlusviga, nimelt seda, et komisjon toimis valesti, kui ta aktsepteeris auditiaruannet, mille koostasid audiitorid, kes olid eiranud lepingus sätestatud eeskirju ja menetlusi. Muude väidete osas leiab ombudsman, et komisjon ei ole haldusomavoli toime pannud.

Kaebuse esitajat ja komisjoni teavitatakse sellest otsusest.

 

P. Nikiforos Diamandouros

Strasbourg, 7. september 2012

---

[1] Projekti STEPPIN rahastati teadus- ja arendustegevuse kuuenda raamprogrammi (FP6) raames pärast projektikonkurssi FP6-2005-INNOV-8 (ELT 2005, C 91, lk 6).

[2] Kaebuse esitaja arvutuste kohaselt.

[3] Ombudsman eeldab, et iga kord, kui lepingus viidatakse mõistele „hilinemine”, on mõiste „délai” prantsuse keelest valesti tõlgitud. "Délai" täpsem tõlge on praeguses kontekstis "tähtaeg". Ombudsmani otsusega tehakse seetõttu vajalikud muudatused edasistes tsitaatides.

[4] Kooskõlas eespool punktis 35 esitatud selgitusega on konsortsiumi kohaldatavad tunnitasud madalamad, kui töötundide arv, mida peetakse kohaldatavaks, on suurem. Seega oli kaebuse esitajal huvi vaidlustada audiitori seisukoht, et kaebuse esitaja töötundide arvutused olid liiga madalad.

[5] Audititõendite suuniste 2005. aasta versiooni ajakohastati 2007. aastal (see on versioon, mille kaebuse esitaja lisas oma kaebusele), kuid käesoleva juhtumiga seotud sätteid ei ole muudetud.

[6] Ombudsman märgib, et kusagil ei ole väidetud, et need teatised ei olnud tõhusad.