ELi haldusasutused värbavad igal aastal mitmesuguste värbamismenetluste abil sadu töötajaid. Need menetlused peavad järgima teatud eeskirju ja hea halduse põhimõtteid.

Tavaliselt osaleb värbamismenetlustes valikukomisjon, kes vastutab kandidaatide hindamise eest ja koostab värbamiseks sobivate kandidaatide lõppnimekirja. Valikukomisjonide tegevus peab järgima valikukriteeriume, kuid neil on laialdane kaalutlusõigus, kuidas nende kriteeriumide alusel hinnata kandidaatide pädevust ja töökogemust. Neid menetlusi reguleerivad eeskirjad on tavaliselt vaba ametikoha teates või menetlusteates.

Ombudsmani roll värbamisjuhtumites on peamiselt uurida, kas valikukomisjon on teinud ilmse hindamisvea või kas menetluses on esinenud puudusi. See tähendab, et ombudsman ei taashinda taotlust ega kandidaadi tulemusi testil või vestlusel. Ombudsman saab siiski küsida selgitusi, kuidas valikukomisjon hindas taotlust või kandidaadi tulemusi, tagamaks, et menetlus toimus nõuetekohaselt.

Enne ombudsmani poole pöördumist peab kandidaat kõigepealt kasutama õiguskaitsevahendeid, mis peab olema märgitud vaba ametikoha teates, ja andma haldusasutusele piisavalt vastamisaega.