The complainant, an NGO, sought public access to documents concerning a contract on the assessment of the EU’s role and intervention in the reform of the child protection system in Romania and the “lessons learnt”. The Commission identified three documents as falling within the scope of the complainant’s public access request and granted partial access to all three documents. The complainant considered that the Commission did not identify all relevant documents. In particular, the complainant argued that the Commission failed to identify the final report, which the complainant was in possession of, and which was also referenced in a published book.

The Ombudsman opened an inquiry into the Commission’s alleged failure to identify all relevant documents and asked the Commission to provide additional explanations as to why the final report had not been identified. In its reply to the Ombudsman, the Commission shared its understanding that the final report had been destroyed in line with its Common Retention List that states that files concerning the EU’s funding activities have a retention period of ten years.

The Ombudsman found the additional explanations that the Commission provided reasonable and, noting that it had taken the Commission almost a year to issue the confirmatory decision, closed the case finding that no further inquiries are justified. However, she suggested that the Commission provide such explanations in its replies to public access requests at an early stage rather than limiting its replies to explaining where it searched.

El asunto se refería a la negativa de la Comisión Europea a conceder un acceso parcial o más amplio a dos documentos relacionados con un proyecto financiado en colaboración con UNICEF. Al denegar el acceso, la Comisión se basó en cinco excepciones establecidas en la normativa de la Unión en materia de acceso a los documentos, a saber, la necesidad de proteger el interés público en lo que respecta a las relaciones internacionales y a la política financiera, monetaria o económica de la Unión o de un Estado miembro, así como la protección de su proceso de toma de decisiones, el interés comercial de un tercero y la intimidad e integridad de las personas físicas, incluidos sus datos personales.

Sobre la base de la inspección de los documentos controvertidos, los argumentos de la Comisión no convencieron al Defensor del Pueblo de que una divulgación parcial o más amplia socavaría (gravemente) la protección de los intereses invocados. El Defensor del Pueblo presentó una propuesta de solución en la que pedía a la Comisión que reconsiderara su posición sobre la solicitud, con vistas a concederle el acceso más amplio posible a los documentos en cuestión. También recuerda a la Comisión su obligación de adoptar decisiones en un plazo razonable y de motivarlas.

La Comisión aceptó la propuesta de solución del Defensor del Pueblo y proporcionó al reclamante un acceso parcial y más amplio a los documentos. La Defensora del Pueblo acogió con satisfacción la respuesta positiva de la Comisión a su propuesta de solución, que resolvió la reclamación.