El denunciante, una organización científica francesa sin ánimo de lucro, llevó a cabo con éxito tres proyectos patrocinados por la Comisión en la antigua Unión Soviética. Sin embargo, una auditoría externa realizada posteriormente en los locales del autor reveló que el acuerdo celebrado entre el autor y una empresa de Moscú en relación con el pago del personal contravenía las normas aplicables. El denunciante reconoció su error, que explicó era el resultado de su limitada comprensión de las cuestiones jurídicas. Sin embargo, alegó que siempre había mantenido informado de sus prácticas al responsable de proyectos de la Comisión, que había asistido a una serie de actos organizados en relación con los proyectos. Por lo tanto, el responsable del proyecto era consciente de que el demandante no tenía empleados propios (ya que todos los miembros de su personal eran voluntarios) y que sin el acuerdo en el que participaba la empresa en Moscú le habría sido imposible completar con éxito los proyectos.

El Defensor del Pueblo presentó primero una propuesta de solución amistosa y posteriormente un proyecto de recomendación, instando a la Comisión a renunciar a su solicitud de reembolso. La Comisión se negó a hacerlo. A continuación, el Defensor del Pueblo hizo hincapié en que, ante el silencio de los responsables de proyectos con respecto a sus acciones en relación con los proyectos que ejecutan, organizaciones como el reclamante pueden ser razonablemente inducidas a creer que están actuando de conformidad con las normas aplicables. Cuando este no sea el caso, y una vez que los oficiales de proyectos tengan conocimiento de tales acciones, deben tomar medidas preventivas y, cuando no lo hagan, debe ser posible someterlos a medidas disciplinarias. Dado que lo anterior planteaba una importante cuestión de principio, el Defensor del Pueblo consideró que podría justificarse un informe especial al Parlamento Europeo. Sin embargo, decidió no remitir dicho informe al Parlamento antes de que se lleve a cabo una investigación específica por iniciativa propia sobre determinados aspectos del comportamiento de la Comisión al tratar los proyectos que financia. Por lo tanto, informó a la Comisión de que consideraría la posibilidad de iniciar una investigación de oficio y archivó el caso con una constatación de mala administración por parte de la Comisión por su recuperación desproporcionada e injusta de determinadas sumas del denunciante.

El autor es un estudiante canadiense que participó en un curso de maestría en aeronáutica y tecnología espacial en Munich y Madrid (EuMAS 2006-2008). La Comisión ofreció una beca Erasmus Mundus de 21 000 EUR a estudiantes de terceros países para una serie de cursos de máster, incluido el EuMAS 2006-2008. El sitio web de la Comisión indicó que la beca debía cubrir "los gastos de viaje y manutención y la matrícula en Europa durante toda la duración del curso".

El denunciante se dirigió a la Comisión y señaló que él y sus compañeros, un grupo de menos de 30 estudiantes de fuera de la UE, experimentaron graves dificultades financieras para llegar a fin de mes. Alegó que, una vez deducidos los derechos de matrícula de 12 000 EUR y los gastos de viaje, el importe restante no era suficiente para cubrir los gastos básicos de subsistencia en Múnich o Madrid. Por lo tanto, el denunciante pidió a la Comisión que le concediera a él y a los demás estudiantes de EuMAS 2006-2008 una ayuda financiera. La Comisión reconoció que, a la luz de las cuestiones subrayadas en el presente asunto, tendría que reconsiderar su enfoque en el futuro. Sin embargo, no está dispuesta a conceder la asistencia financiera solicitada. Por consiguiente, el demandante recurrió al Defensor del Pueblo.

Tras una investigación exhaustiva, el Defensor del Pueblo concluyó que: i) la información facilitada por la Comisión sobre el programa Erasmus Mundus llevó efectivamente a los estudiantes de EuMAS 2006-2008 de fuera de la UE a creer que su beca les permitiría disfrutar de un nivel de vida digno según los estándares europeos; y ii) la cantidad disponible no era suficiente para tal fin. En opinión del Defensor del Pueblo, la información publicada por la Comisión no proporcionó a los estudiantes de EuMAS 2006-2008 información correcta y fiable. Por lo tanto, la Comisión cometió un caso de mala administración. El Defensor del Pueblo presentó en primer lugar una propuesta de solución amistosa y, a continuación, remitió un proyecto de recomendación a la Comisión. En este último, recomendó que la Comisión efectuara un pago a título graciable de 1 500 euros a cada uno de los estudiantes afectados por las molestias que habían experimentado.

La Comisión rechazó el proyecto de recomendación. El Defensor del Pueblo no consideró convincentes los argumentos en los que se basó la Comisión para justificar su negativa. Por lo tanto, cerró el caso con una observación crítica.

El denunciante participó en una licitación para servicios de traducción organizada por el Tribunal de Justicia de la Unión Europea (en lo sucesivo, «Tribunal»). Su oferta fue excluida del procedimiento de licitación porque el precio que ofreció se consideró excesivo.

En su reclamación al Defensor del Pueblo, el demandante alegó que el Tribunal había excluido erróneamente su oferta. Dado que el criterio de adjudicación es "la mejor relación calidad-precio", el orador se pregunta cómo puede rechazarse su oferta por considerar que el precio es "excesivo".

El Tribunal explicó que el procedimiento de licitación era un "procedimiento negociado". Alegó que la posibilidad de negociar carecería de contenido si se viera obligada a aceptar una oferta que ofreciera un precio excesivo a pesar de haber pedido al licitador que negociara. Observó que se invitaba a todos los licitadores a negociar sus precios y se les informaba de que se rechazarían las ofertas que seguían ofreciendo un precio excesivo. El demandante decidió no reducir su precio.

El Defensor del Pueblo constató que, en todos los procedimientos de licitación, es una buena administración hacer esfuerzos para garantizar que se obtengan las ofertas que ofrezcan la mejor relación calidad-precio. También consideró que se pueden establecer presupuestos máximos en relación con la contratación de productos y servicios. Además, los licitadores en un procedimiento negociado no tienen una confianza legítima en que se les adjudique un contrato sin tener que adaptar una oferta presentada. El Defensor del Pueblo también constató que, según el anuncio de licitación, el Tribunal estaba autorizado a evaluar las ofertas teniendo en cuenta los criterios establecidos en la invitación a negociar. El criterio de la invitación a negociar indicaba que los precios indicados no debían ser excesivos.

El Defensor del Pueblo concluyó que el procedimiento de licitación en cuestión respetaba los principios de buena gestión financiera, igualdad de trato y equidad.

A la luz de lo anterior, el Defensor del Pueblo concluyó que el Tribunal no cometió un caso de mala administración.

Con el fin de mejorar aún más los procedimientos de licitación del Tribunal, el Defensor del Pueblo hizo una observación adicional sugiriendo que el Tribunal podría considerar la posibilidad de proporcionar más información a los licitadores sobre el tipo de procedimiento de licitación que ha elegido utilizar.

Las autoridades italianas multaron al demandante, de nacionalidad lituana, e incautaron sus vehículos debido a que no poseía la licencia necesaria de la Unión Europea para el transporte de mercancías por carretera. El denunciante presentó una denuncia de infracción ante la Comisión. La Comisión informó al denunciante de que sus servicios no seguirían investigando la denuncia.

El demandante se dirigió al Defensor del Pueblo, que abrió una investigación sobre la alegación del demandante de que la Comisión no examinó su denuncia de infracción con diligencia. En su dictamen, la Comisión declaró que la denuncia del denunciante no se tramitó como una denuncia por infracción porque las medidas adoptadas por las autoridades italianas no constituían una aplicación incorrecta del Derecho de la UE. En sus observaciones, el demandante sostuvo que no estaba obligado a llevar la licencia en cuestión, y argumentó que la Comisión no llevó a cabo una investigación cuidadosa de su situación específica, a pesar de haberle proporcionado todos los documentos y recibos necesarios.

En su decisión, el Defensor del Pueblo constató que la Comisión no había tramitado la reclamación por infracción del demandante con la diligencia debida y de conformidad con el procedimiento de registro y tramitación de las reclamaciones por infracción previsto en la Comunicación de 2002. Más concretamente, consideró que la Comunicación de 2002 no proporciona una base para la decisión de la Comisión de no tratar la correspondencia del denunciante como una denuncia por infracción y de no invitar al denunciante a presentar sus observaciones sobre su intención de archivar el expediente. Esto constituye mala administración. Además, la Comisión no examinó diligentemente la denuncia por infracción porque no analizó los documentos facilitados; tampoco valoró su importancia jurídica. Si la documentación que se le presenta resulta insuficiente para determinar si se ha producido una infracción, la Comisión debe indicar al denunciante lo que podría constituir hechos o pruebas pertinentes adicionales. Al no llevar a cabo tal análisis, la Comisión cometió mala administración, por lo que el Defensor del Pueblo emitió una observación crítica.

El Defensor del Pueblo hizo otra observación en la que invitaba a la Comisión a que le informara de cualquier medida adicional, como las directrices, que se propusiera aplicar para garantizar que las reclamaciones que se refieran a medidas o prácticas contrarias al Derecho de la Unión Europea, de conformidad con la Comunicación de 2002, que se registren como tales y se tramiten con la diligencia requerida.

Al pagar al denunciante, un agente auxiliar, la Comisión cometió una serie de errores: en primer lugar, retuvo los importes a los que tenía derecho el denunciante; posteriormente, abonó indemnizaciones a las que el denunciante no tenía derecho; y, por último, volvió a pagar al denunciante una cantidad que no debería haber pagado.

La Comisión recuperó parte del importe total pagado en exceso al denunciante. Sin embargo, en una reclamación ante el Defensor del Pueblo, este impugnó la recuperación de la parte restante de dicho importe. Apoyó su caso destacando los numerosos errores de la Comisión y su difícil situación financiera en ese momento.

El Defensor del Pueblo señaló que la Comisión tenía legalmente derecho a recuperar el importe del demandante. Sin embargo, en una propuesta de solución amistosa, el Defensor del Pueblo invitó a la Comisión a asumir la responsabilidad de sus repetidos errores administrativos renunciando a la recuperación.

La Comisión demostró que estaba dispuesta a cooperar con el Defensor del Pueblo en la búsqueda de un resultado favorable a la reclamación y anuló su solicitud de reembolso. En su decisión, el Defensor del Pueblo acogió con satisfacción el enfoque de la Comisión y archivó el caso.

El demandante solicitó una vacante como secretario en el marco de un régimen de contratos temporales en el Comité Económico y Social Europeo (CESE). Fue invitada a un examen médico, una entrevista y una prueba práctica. Tras superar todas estas etapas, el CESE le informó de que había sido seleccionada para el puesto. Sin embargo, dos semanas antes de empezar a trabajar, el CESE le informó de que no podía ser contratada. Esto se debía a que no había completado tres años de estudios postsecundarios, lo que era un requisito mínimo para el puesto. En ese momento, la autora ya había renunciado a su trabajo en Finlandia, alquilado un apartamento en Bruselas y alquilado su apartamento en Finlandia. La demandante se puso en contacto con el CESE y subrayó que había facilitado toda la información relativa a su formación, incluida la fecha prevista para su graduación, en su carta de candidatura y en su CV.

La investigación del Defensor del Pueblo se refería a: i) la decisión supuestamente tardía del CESE de no proceder a la contratación de la demandante porque no cumplía los requisitos educativos mínimos para el puesto; y ii) su reclamación por daños y perjuicios. Tras una constatación preliminar de mala administración, el Defensor del Pueblo presentó una propuesta de solución amistosa al CESE. Considera que, a pesar de que la demandante había indicado claramente la fecha de su graduación en su solicitud de empleo, el CESE asumió erróneamente que cumplía los criterios de admisibilidad y la invitó a una entrevista y pruebas. En resumen, el CESE no revisó adecuadamente su solicitud y su currículum vitae. Además, informó erróneamente a la autora de que había sido seleccionada para el puesto antes de que su autoridad facultada para proceder a los nombramientos adoptara una decisión formal sobre su contratación. Las acciones anteriores del CESE fueron posibles casos de mala administración.

A raíz de la propuesta de solución amistosa del Defensor del Pueblo, el CESE acordó pagar a la reclamante 3 965 EUR como compensación financiera por los gastos materiales que sufrió como resultado de sus acciones.