(Hecho de conformidad con el artículo 3, apartado 6, del Estatuto del Defensor del Pueblo Europeo (1))

LA DENUNCIA

El denunciante, una pequeña empresa alemana, participó en el lote H (Observatorio del Mercado de Galileo – OMG) del proyecto Galilei como subcontratista de ESYS, el contratista principal. El coordinador del proyecto era una empresa llamada GAIN S.A.

Según el denunciante, el trabajo que tenía que llevar a cabo se completó a finales de marzo de 2003. La presentación final de todo el proyecto tuvo lugar el 10 de julio de 2003.

El denunciante presentó tres declaraciones de gastos («CS») a ESYS (CS n.o 1 - pago anticipado - el 14 de diciembre de 2001, CS n.o 1 - resto - el 3 de marzo de 2002, CS n.o 2 el 1 de octubre de 2002 y CS n.o 3 el 1 de abril de 2003) que luego se remitieron (a través de GAIN) a la Dirección General de Energía y Transportes de la Comisión Europea (DG TREN). Los pagos de estas declaraciones de gastos (de la DG TREN a través de GAIN y ESYS) llegaron al denunciante entre 5 ½ y 10 ½ meses después de su presentación a ESYS (para CS no 1 - pago anticipado - el 7 de junio de 2002, para CS no 1 - resto - el 25 de octubre de 2002, para CS no 2 el 13 de junio de 2003 y para CS no 3 el 26 de enero de 2004). Según el denunciante, estos retrasos se debieron principalmente a la Comisión, no a los intermediarios ESYS y GAIN.

En dos cartas o correos electrónicos de 23 de abril de 2003 y 8 de octubre de 2003, el denunciante pidió a la Comisión que acelerara los procedimientos. En su respuesta de 8 de mayo de 2003 a la primera carta, la Comisión se refirió a la "complejidad" del proyecto. Según el denunciante, la segunda carta no recibió respuesta alguna. El denunciante señaló que, como pequeña empresa, se vio gravemente afectada por estos retrasos.

Por lo que se refiere a la última declaración de gastos, el denunciante alegó que seguía pendiente un importe de 12 948,06 EUR. Según el denunciante, la Comisión retuvo el 15 % de todos los importes adeudados en virtud del contrato para todo el consorcio a la espera de su evaluación final del proyecto. El denunciante consideró que la Comisión ya no tenía derecho a retener el importe pertinente, ya que la Comisión ya había aceptado las declaraciones de gastos pertinentes.

El demandante alegó que se habían producido retrasos considerables en los pagos que le habían causado graves problemas financieros.

Hizo las siguientes afirmaciones:

(1) La Comisión debe liberar el 15 % del importe del contrato retenido por ella y transferir el importe de 12 948,06 EUR al coordinador del proyecto o a ESYS;

(2) La Comisión debe pagar al denunciante intereses de demora por retrasos que excedan del plazo de 60 días previsto en el contrato.

LA INVESTIGACIÓN

Dictamen de la Comisión

En su dictamen presentado en junio de 2004, la Comisión formuló las siguientes observaciones:

El denunciante era un subcontratista de ESYS. No había ninguna relación contractual entre el denunciante y la Comisión en el marco del proyecto pertinente.

El artículo 3 del contrato de subvención de Galilei entre la Comisión y doce contratistas (incluido ESYS) establecía que el importe total del anticipo y de los pagos periódicos no debía superar el 85 % de la contribución máxima. Esta retención de la garantía del 15 % se aplicó hasta que todos los resultados del proyecto (informes técnicos y declaraciones de gastos) hubieran sido presentados a la Comisión y aprobados por esta. Esto significaba que una vez que la Comisión había pagado el 85 % de la contribución total prevista en el transcurso del proyecto, no podía liberar ningún otro pago hasta que se presentaran y aprobaran todos los informes finales. La declaración final de gastos del proyecto de Galilei se presentó el 9 de febrero de 2004 y actualmente se está evaluando.

De conformidad con el artículo 3, apartado 1, letra c), y el artículo 4, apartado 3, del anexo II del contrato de subvención de Galilei, la Comisión disponía de 60 días para aprobar los informes y 60 días para liberar los pagos correspondientes tras su aprobación. El plazo de aprobación de 60 días puede suspenderse si los informes están incompletos o requieren aclaraciones adicionales.

Los pagos se efectuaron al coordinador, que luego tuvo que transferirlos a los demás contratistas (normalmente en un plazo de 30 días) que, a su vez, transfirieron los importes a sus subcontratistas.

Según el subcontrato entre ESYS y el denunciante, ESYS disponía de 90 días para transferir los importes al denunciante.

Por consiguiente, un período de 240 días entre la presentación de una declaración de gastos y el pago a un subcontratista debía considerarse contractualmente normal.

El subcontrato entre ESYS y el denunciante no preveía el pago de intereses en caso de retraso en el pago. En dicho contrato también se especificaba que el total de los pagos periódicos no debía superar el 85 % del importe total del subcontrato, a fin de permitir una retención de la garantía del 15 %. Esta retención debía abonarse tras la supresión de cualquier reserva potencial por parte de la Comisión y ESYS en un plazo de 30 días a partir del pago correspondiente de la Comisión a ESYS. Estas condiciones habían sido aceptadas por el denunciante.

La Comisión concluyó de lo anterior que no estaba obligada a efectuar ningún pago al denunciante ni a pagar intereses de demora.

La Comisión presentó extractos de los dos contratos mencionados anteriormente. Los extractos del subcontrato entre ESYS y el denunciante llevan la indicación «Subcontrato estándar para GALILEI».

Otras consultas

Tras un cuidadoso examen de la opinión de la Comisión, parece necesario realizar nuevas investigaciones.

Solicitud de información complementaria

Por consiguiente, el Defensor del Pueblo pidió a la Comisión (1) que especificara detalladamente cómo había tramitado la declaración final de gastos que se le había presentado el 9 de febrero de 2004, (2) que explicara cuándo había recibido las declaraciones de gastos a las que se había referido el demandante, cuándo las había aprobado y cuándo había desembolsado los pagos correspondientes al coordinador, y (3) que explicara si consideraba que no se adeudaban intereses incluso cuando la Comisión no había pagado al coordinador en un plazo razonable o dentro de los plazos establecidos en el contrato de subvención de Galilei.

Respuesta de la Comisión

En su respuesta de 30 de julio de 2004, la Comisión indicó que, por lo que se refiere a la declaración final de gastos que había recibido el 10 de febrero de 2004, había informado al coordinador el 6 de abril de 2004 de que se necesitaba más información para completar la evaluación. El 19 de mayo de 2004 se facilitó información adicional. Sin embargo, según la Comisión, aún no había recibido toda la información que había solicitado. La Comisión subrayó que la declaración final de costes no incluía ningún coste relacionado con el denunciante.

Las declaraciones de gastos habían sido presentadas por el coordinador (GAIN) y procesadas de la siguiente manera:

Declaración de gastos

Recepción de CS

Fecha de referencia (= fecha a partir de la cual la Comisión dispone de 60 días para efectuar los pagos)

CS aprobado

Fecha de adeudo en la cuenta de la Comisión