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Proyecto de recomendación a la Comisión Europea en la denuncia 1351/2000/ADB
Recomendación
Caso 1351/2000/IJH - Abierto el Viernes | 24 noviembre 2000 - Recomendación sobre Martes | 04 diciembre 2001 - Decisión de Lunes | 25 noviembre 2002
RESUMEN
La denuncia en este caso se refiere a la negativa de la Comisión a pagar a un beneficiario de un régimen de apoyo a empresas conjuntas (Programa de empresas conjuntas Phare - "JOP Phare") los fondos acordados. El 13 de junio de 2000, los servicios de la Comisión llevaron a cabo una auditoría de la empresa del denunciante. La auditoría aún no ha finalizado. Por cierto, la denuncia se refiere a la negativa de la Comisión a devolver al denunciante un libro mayor tomado durante la auditoría. Durante la presente investigación, el autor también alegó que su empresa estaba inscrita en una lista negra.
La Comisión alega que la auditoría no pudo finalizarse debido a que el denunciante no facilitó los documentos necesarios. Además, el libro mayor tomado durante la auditoría no era original. Por último, el denunciante no estaba inscrito en una lista negra, sino en el Sistema de Alerta Temprana (SAR) interno de la Comisión.
A partir de las pruebas disponibles, el Defensor del Pueblo considera que la Comisión no ha informado adecuadamente al reclamante de los documentos que tuvo que facilitar para que la Comisión pudiera finalizar la auditoría y tomar una decisión oportuna en lo que respecta al pago de los fondos. Además, el Defensor del Pueblo considera que la Comisión no le ha facilitado una explicación razonable de su negativa a devolver el libro mayor. Por último, el Defensor del Pueblo confía en que la Comisión reconsidere el registro de la empresa del reclamante en el SAR a la vista de los resultados de la auditoría.
En estas circunstancias, el Defensor del Pueblo formula un proyecto de recomendación. Pide a la Comisión que informe al demandante de los documentos que debe presentar para la auditoría y que devuelva el libro mayor.
LA DENUNCIA
El demandante es el director ejecutivo de GERE; una sociedad registrada en Luxemburgo. GERE solicitó fondos de la UE en el marco del programa JOP Facility 2. Según el procedimiento de solicitud, la solicitud debía hacerse a través de un intermediario financiero (IF). Según el denunciante, la Comisión aceptó el proyecto en octubre de 1998. En agosto de 1999, los justificantes se remitieron a la Comisión a través del FI, y se esperaba que la empresa recibiera el pago en un plazo de 60 días. La Comisión, a través del FI de nuevo, solicitó más información en varias ocasiones. Parece que ninguna de las informaciones facilitadas satisfizo a la Comisión y, por lo tanto, decidió llevar a cabo una auditoría de la empresa. Esto se hizo el 13 de junio de 2000. A finales de octubre de 2000 no se había pagado a la empresa y, a pesar de varios contactos con la Comisión, no se le informó del resultado de la auditoría ni se le devolvieron algunos documentos originales que la Comisión tomó de ella durante la auditoría.
Por consiguiente, el denunciante decidió presentar una denuncia contra la Comisión Europea y formuló las siguientes alegaciones:
1. La situación contractual de las empresas que solicitan fondos JOP frente a la Comisión no está clara. Aunque GERE nunca firmó un contrato con la Comisión, esta le impone obligaciones.
2. La forma en que se distribuye la información es contraproducente. Las relaciones entre el GERE y la Comisión se llevaron a cabo principalmente a través del FI. Por lo tanto, no está claro si se pidió al denunciante que facilitara la información que la Comisión realmente necesitaba.
3. Al llevar a cabo sus controles, la Comisión debería haber limitado sus investigaciones a elementos relacionados con el proyecto financiado sin controlar toda la contabilidad comercial de la empresa.
4. GERE nunca ha sido informada de los resultados de la auditoría realizada el 13 de junio de 2000.
5. La Comisión se negó a devolver los documentos originales que le habían sido entregados a efectos de la auditoría antes mencionada.
El denunciante reclamó el pago de los fondos y la devolución de los documentos originales encomendados a la Comisión.
LA INVESTIGACIÓN
Dictamen de la Comisión EuropeaEl dictamen de la Comisión Europea sobre la denuncia fue, en resumen, el siguiente:
1. La Comisión y el FI firmaron un Acuerdo marco el 18 de enero de 1996. Para cada proyecto se firma un Acuerdo Específico (AC) entre la Comisión y el FI. Este último, a su vez, firma un Convenio de Financiación (FinA) con el beneficiario de los fondos. En el caso de GERE, la AC y la FinA se firmaron el 26 de octubre de 1998. La FinA se refirió específicamente a la AF y a la AC. Ambos contienen disposiciones que crean obligaciones para el beneficiario con respecto a la Comisión. Por lo tanto, el denunciante no podía pretender desconocer la situación y sus obligaciones con la Comisión.
2. En principio, todos los contactos con los beneficiarios pasan por el instrumento financiero, lo que la Comisión no considera contraproducente. Por el contrario, esto ofrece a los beneficiarios potenciales de toda Europa la posibilidad de beneficiarse de la asistencia de profesionales experimentados. En el presente caso, los problemas parecen originarse en las relaciones entre el FI y el denunciante.
3. La FinA se refiere a las disposiciones de la AF y la AC que facultan a la Comisión para llevar a cabo «…any y todos los controles …». Los controles efectuados tenían por objeto comprobar que GERE podía optar a la financiación y controlar la propia acción financiada. Esto requería tener acceso a todos los archivos de la empresa.
4. El 13 de junio de 2000, los auditores de la Comisión informaron a GERE de las conclusiones provisionales. No obstante, se pidió al beneficiario que presentara documentos justificativos adicionales antes de finalizar la auditoría. Una de las declaraciones enviadas por el abogado del autor el 16 de agosto de 2000 no fue satisfactoria. Desde entonces, la Comisión ha estado tratando de obtener un documento adecuado de la persona que emitió la declaración. El denunciante nunca cumplió con sus obligaciones, nunca se proporcionaron los documentos justificativos adecuados, por lo que no pudieron aprobarse y, en consecuencia, no se pagaron los fondos.
5. El libro mayor (Grand Livre) en posesión de la Comisión está fechado el 13 de junio de 2000, el día de la auditoría, y fue impreso por el contable de GERE a petición de los auditores. Las cuentas del ejercicio 1999 fueron transmitidas a GERE por su contable el 13 de abril de 2000; por lo tanto, el libro mayor original se había preparado necesariamente antes de esa fecha. Por último, la Comisión ofreció al abogado del denunciante la posibilidad de inspeccionar los documentos en poder de la Comisión. Esta oportunidad nunca se aprovechó.
El Defensor del Pueblo Europeo remitió el dictamen de la Comisión Europea al demandante con una invitación a presentar observaciones. En su respuesta, el demandante resumió lo siguiente:
1. A pesar de sus solicitudes, GERE nunca fue divulgado copias o permitido consultar a la FA y SA por la FI. Aunque estos documentos se mencionan como anexos de la FinA, GERE nunca los vio. La Comisión había sido informada de esta situación. Sin embargo, GERE acepta su propia responsabilidad en este punto.
2. Este tipo de contrato con referencias a otros contratos que involucran a terceros es confuso. Contrariamente a las expectativas de la Comisión, el denunciante no considera que el FI en cuestión sea un profesional altamente cualificado. GERE podría haber esperado un mejor seguimiento del expediente y considera que la Comisión debería supervisar las actividades de los intermediarios financieros.
3. GERE nunca se opuso a una auditoría. Sin embargo, los informes técnicos y financieros se presentaron el 5 de agosto de 1999. Desde entonces, GERE nunca ha recibido ninguna observación escrita o pago por parte de la Comisión. Aunque, según las buenas prácticas administrativas, toda la información adicional podría haber sido solicitada por escrito, ya sea directamente por la Comisión o por el FI, se solicitó a GERE información oralmente y en varias ocasiones aisladas. Además, estas solicitudes solo se hicieron cuando GERE preguntó sobre el progreso del archivo.
4. GERE no recibió conclusiones por escrito ni conclusiones provisionales sobre la auditoría. Las solicitudes escritas de información de la Comisión fueron consecutivas a las solicitudes escritas del GERE relativas a la devolución de su libro mayor. Aunque GERE solicitó en repetidas ocasiones a la Comisión los resultados de la auditoría y el pago de los fondos, el denunciante sigue sin tener conocimiento de las razones de la Comisión para no finalizar la auditoría.
5. El denunciante considera que no corresponde a la Comisión decidir si el documento facilitado es original o no. De hecho, cada vez que se imprime el libro mayor se factura a GERE. Sin embargo, cada empresa establecida en Luxemburgo tiene que mantener un libro mayor en sus instalaciones. La negativa de la Comisión a devolver el libro mayor cuesta a GERE al menos 100 EUR.
Por último, el denunciante lamenta que todas las consecuencias de las deficiencias de este proyecto corran a cargo de la parte más débil, es decir, GERE. Aunque GERE no fue informado de todos los términos del contrato, nunca se negó a colaborar. El autor lamenta que, en el caso del GERE, el veredicto se haya dictado antes de la sentencia y que se haya incluido en una lista negra.
Otras consultasEl 2 de mayo de 2001, el demandante presentó al Defensor del Pueblo pruebas relativas a la inscripción de GERE en una lista negra de la Comisión. El autor había recibido un fax enviado por el Centro Común de Investigación (CCI) de la Comisión Europea en Ispra en el que se le informaba de que se había bloqueado un pago por otro proyecto porque el GERE figuraba en la " lista negra de la UE ".
Después de una cuidadosa consideración de este nuevo elemento, parecía que era necesario realizar más investigaciones. Por consiguiente, el Defensor del Pueblo pidió a la Comisión que le informara si la Comisión bloqueaba los pagos que debían efectuarse a GERE en el marco de contratos no controvertidos. Además, el Defensor del Pueblo preguntó por el funcionamiento de la lista negra mencionada por un funcionario de la Comisión.
La Comisión lamentó la redacción utilizada por uno de sus funcionarios para mencionar su Sistema de Alerta Temprana (SAR) interno creado a petición del Parlamento Europeo. El SAR tiene por objeto identificar a los beneficiarios de fondos comunitarios que hayan cometido errores administrativos o fraudes. El SAR no detiene un pago; solo lo hace más difícil y solicita una mayor verificación por parte de los servicios responsables. En el caso de GERE se produjeron retrasos lamentables. En julio, la Comisión se disculpó por ello y pagó los importes adeudados en el marco del proyecto no impugnado, así como los intereses diferidos.
El denunciante sostuvo que GERE nunca había sido informada de ningún fraude o error administrativo que hubiera motivado su registro en el SAR. El denunciante sostiene que los funcionarios de la Comisión suelen designar el SAR como lista negra y que su efecto es bloquear los pagos. Además, si el SAR no es una lista negra, no debe tratarse como tal y las empresas registradas deben ser informadas por escrito.
LA DECISIÓN
1 Presunta falta de claridad de la situación contractual con respecto a la Comisión1.1 El denunciante consideró que la situación contractual de las empresas que solicitaban fondos JOP frente a la Comisión no estaba clara. GERE nunca firmó un contrato con la Comisión y le impone obligaciones.
1.2 La Comisión alegó que el denunciante no podía ignorar sus obligaciones contractuales con la Comisión. Todas las disposiciones estaban claramente establecidas en el Convenio de Financiación y en los Acuerdos Marco y Específicos adjuntos al mismo.
1.3 El Defensor del Pueblo señala que el demandante considera que el FI no informó adecuadamente a GERE de todas las disposiciones contractuales aplicables al acuerdo de financiación. El autor también admitió su propia responsabilidad en este aspecto del caso. GERE parece haber celebrado un contrato sin familiarizarse con los anexos de este contrato, que contenían disposiciones que creaban obligaciones frente a la Comisión. Por consiguiente, el Defensor del Pueblo considera que no hay pruebas de mala administración por parte de la Comisión en este aspecto del asunto.
2 Circulación de información entre GERE y la Comisión2.1 El autor consideró que la forma en que se distribuía la información era contraproducente. Las relaciones entre el GERE y la Comisión se llevaron a cabo principalmente a través del FI. Por lo tanto, no está claro si se pidió al denunciante que facilitara la información que la Comisión realmente necesitaba.
2.2 La Comisión alegó que la utilización de un instrumento financiero garantiza que el expediente sea tramitado por un profesional experimentado.
2.3 El Defensor del Pueblo señala que no hay pruebas en el expediente de que el sistema de utilización de intermediarios financieros como tal sea el culpable de las dificultades en las relaciones entre GERE y la Comisión. Tanto la Comisión como el denunciante parecen atribuir parte de la responsabilidad de las deficiencias en la difusión de información al FI. Por consiguiente, el Defensor del Pueblo concluye que no hay pruebas de mala administración por parte de la Comisión en este aspecto del asunto.
3 Alcance de la auditoría3.1 El denunciante sostuvo que, al llevar a cabo la auditoría, la Comisión debería haber limitado sus investigaciones a elementos relacionados con el proyecto financiado sin controlar toda la contabilidad comercial de la empresa.
3.2 La Comisión alegó que el alcance de la auditoría se ajustaba a las obligaciones contractuales de GERE.
3.3 Habida cuenta de las disposiciones contractuales, en particular del Acuerdo marco pertinente, la Comisión no parece haberse excedido en sus competencias al llevar a cabo la auditoría del GERE. Por consiguiente, el Defensor del Pueblo concluye que no existe ningún caso de mala administración en este aspecto del asunto.
4 Incumplimiento de la obligación de informar a GERE de los resultados de la auditoría4.1 Según el denunciante, el GERE nunca ha sido informado de los resultados de la auditoría realizada el 13 de junio de 2000.
4.2 La Comisión consideró que los auditores de la Comisión informaron a GERE de las conclusiones provisionales el 13 de junio de 2000. No obstante, se pidió al beneficiario que presentara documentos justificativos adicionales antes de finalizar la auditoría. A pesar de las reiteradas solicitudes, el reclamante nunca cumplió con sus obligaciones, estos documentos nunca se proporcionaron, por lo que no pudieron aprobarse y, en consecuencia, no se pagaron los fondos.
4.3 El Defensor del Pueblo señala que, según los documentos que obran en autos, la Comisión no parece haber informado al demandante de los documentos que debe presentar para no retrasar la decisión de la Comisión en lo que respecta al pago de los fondos. Esto podría constituir un caso de mala administración, por lo que el Defensor del Pueblo formulará un proyecto de recomendación de conformidad con el artículo 3, apartado 6, del Estatuto del Defensor del Pueblo.
5 Negativa a devolver los documentos originales tomados durante la auditoría5.1 El denunciante alegó que la Comisión se negó a devolver los documentos originales que le habían sido entregados a efectos de la auditoría antes mencionada.
5.2 La Comisión alegó que el libro mayor, entregado por GERE a los auditores y conservado por los servicios de la Comisión, no es un documento original. Se imprimió el día de la auditoría.
5.3 El Defensor del Pueblo entiende que la Comisión, desde el 13 de junio de 2000 y hasta la fecha, está utilizando el libro mayor del GERE correspondiente al año 1999 a efectos de control. Aunque el documento se imprimió especialmente para la auditoría, el demandante alega que a su empresa se le cobró una tasa significativa por la reedición de este documento. Por lo tanto, el demandante solicitó que se le devolviera el libro mayor, que considera propiedad de GERE.
5.4 La Comisión no ha proporcionado al Defensor del Pueblo una explicación razonable de su negativa a continuar su trabajo sobre una fotocopia del libro mayor y a devolver a GERE el documento impreso el 13 de junio de 2000. Por consiguiente, el Defensor del Pueblo formulará un proyecto de recomendación de conformidad con el artículo 3, apartado 6, del Estatuto del Defensor del Pueblo.
6 Supuesta inscripción de GERE en una lista negra y sus consecuencias6.1 El denunciante alegó que GERE figuraba en una lista negra de la Comisión. Esto impidió que la Comisión efectuara todos los pagos a GERE, incluso en el marco de contratos no controvertidos.
6.2 La Comisión explicó que los pagos se retrasaron debido al sistema interno de alerta rápida de la Comisión. Este sistema requiere una mayor comprobación antes de efectuar los pagos a los beneficiarios que estén registrados en el SAR debido a errores administrativos o fraudes. En el presente asunto, GERE se registró en el SAR debido a las dificultades relacionadas con el contrato firmado en el marco del proyecto JOP.
6.3 El Defensor del Pueblo señala que durante la presente investigación podrían efectuarse los pagos a GERE en virtud de contratos no controvertidos. La Comisión ha facilitado al Defensor del Pueblo una explicación razonable sobre los motivos para registrar GERE en el SAR. Por consiguiente, el Defensor del Pueblo ha llegado a la conclusión de que no hay pruebas de mala administración en este aspecto del asunto.
6.4 El Defensor del Pueblo señala que algunos funcionarios de la Comisión parecen considerar el SAR como una lista negra, aunque la Comisión ha declarado que no lo es. Por lo tanto, el Defensor del Pueblo puede considerar en una fecha posterior, investigar el funcionamiento general del SAR en una investigación de propia iniciativa.
7 ConclusiónEl Defensor del Pueblo considera que el enfoque de la Comisión en el presente asunto dio lugar a casos de mala administración. Por consiguiente, el Defensor del Pueblo formula el siguiente proyecto de recomendación a la Comisión, de conformidad con el artículo 3, apartado 6, del Estatuto del Defensor del Pueblo:
El proyecto de recomendaciónLa Comisión debe informar por escrito al denunciante de los documentos que debe presentar para que la Comisión pueda tomar una decisión sobre el pago en un plazo razonable. Además, la Comisión debería devolver el libro mayor del denunciante GERE correspondiente a 1999 impreso el 13 de junio de 2000.
Se informará de este proyecto de recomendación a la Comisión y al denunciante. De conformidad con el apartado 6 del artículo 3 del Estatuto del Defensor del Pueblo, la Comisión enviará un dictamen motivado antes del 28 de febrero de 2002. El dictamen detallado podría consistir en la aceptación del proyecto de recomendación del Defensor del Pueblo y una descripción de cómo se ha aplicado.
Jacob SÖDERMAN
Estrasburgo, 4 de diciembre de 2001
(1) Decisión 94/262, de 9 de marzo de 1994, del Parlamento Europeo sobre el Reglamento y las condiciones generales de ejercicio de las funciones del Defensor del Pueblo, DO L 113/15.