Muy señor mío:

El 22 de octubre de 2000, presentó usted una reclamación ante el Defensor del Pueblo Europeo contra la Comisión en relación con el pago de fondos de la UE en el marco del programa JOP Facility 2.

El 24 de noviembre de 2000, transmití la denuncia al Presidente de la Comisión. La Comisión emitió su dictamen el 26 de febrero de 2001. Se lo transmití con una invitación a formular observaciones, que recibí de usted el 30 de abril de 2001. El 15 de mayo de 2001, solicité a la Comisión información adicional y la Comisión respondió el 17 de julio de 2002. Le transmití la respuesta de la Comisión con una invitación a formular observaciones, que recibí de usted el 22 de agosto de 2001.

El 4 de diciembre de 2001, dirigí un proyecto de recomendaciones a la Comisión y el mismo día le informé de esta medida por carta.

El 13 de febrero de 2002, la Comisión envió su dictamen detallado sobre el proyecto de recomendación. El 7 de marzo de 2002 le remití el dictamen detallado con una invitación a formular observaciones, que recibí de usted el 18 de abril de 2002. El 17 de octubre de 2002 le escribí para informarle de que la tramitación de su expediente había sido transferida a otro funcionario jurídico.

Le escribo ahora para informarle de los resultados de las investigaciones que se han realizado.

Pido disculpas por el tiempo que ha tardado en tramitar su denuncia.

LA DENUNCIA

El demandante, que es el director ejecutivo de GERE, una empresa registrada en Luxemburgo, presentó una reclamación ante el Defensor del Pueblo en octubre de 2000.

En resumen, la denuncia fue la siguiente:

GERE solicitó fondos de la UE en el marco del programa JOP Facility 2. Según lo requerido por el procedimiento de solicitud, la solicitud se realizó a través de un intermediario financiero (FI). La Comisión aceptó el proyecto en octubre de 1998. En agosto de 1999, los justificantes se remitieron a la Comisión a través del FI, y se esperaba que GERE se pagara en un plazo de 60 días. La Comisión, de nuevo a través del FI, solicitó más información en varias ocasiones. Parece que ninguna de las informaciones facilitadas satisfizo a la Comisión y, por lo tanto, decidió llevar a cabo una auditoría de la empresa. Esto se hizo el 13 de junio de 2000. A finales de octubre de 2000, el GERE no había sido pagado y, a pesar de varios contactos con la Comisión, no se le informó del resultado de la auditoría ni se le devolvió al GERE un libro mayor (gran livre) que la Comisión tomó durante la auditoría.

En la reclamación al Defensor del Pueblo, el demandante señaló lo siguiente:

1. La situación contractual de las empresas que solicitan fondos JOP frente a la Comisión no está clara. GERE nunca firmó un contrato con la Comisión, pero la Comisión impone obligaciones a GERE.

2. La forma en que se distribuye la información es contraproducente. Las relaciones entre el GERE y la Comisión se llevaron a cabo principalmente a través del FI. Por lo tanto, no está claro si se pidió al denunciante que facilitara la información que la Comisión realmente necesitaba.

3. La Comisión debería haber limitado su auditoría de GERE a elementos relacionados con el proyecto financiado, sin comprobar toda la contabilidad empresarial de la empresa.

4. GERE nunca fue informada de los resultados de la auditoría.

5. La Comisión se negó a devolver el libro mayor que tomó a efectos de la auditoría.

El demandante reclama el pago de los fondos adeudados y la devolución del libro mayor.

LA INVESTIGACIÓN

Dictamen de la Comisión

El dictamen de la Comisión sobre la denuncia fue, en resumen, el siguiente:

1. La Comisión y el FI firmaron un Acuerdo marco el 18 de enero de 1996. Para cada proyecto, la Comisión y el FI firman un Acuerdo Específico (AC). Este último, a su vez, firma un Convenio de Financiación (FinA) con el beneficiario de los fondos. En el caso de GERE, la AC y la FinA se firmaron el 26 de octubre de 1998. La FinA se refirió específicamente al FA y a la AC, que contienen disposiciones que crean obligaciones del beneficiario para con la Comisión. Por lo tanto, el denunciante no podía pretender desconocer la situación y sus obligaciones con la Comisión.

2. En principio, todos los contactos con los beneficiarios pasan por el FI. La Comisión no lo considera contraproducente. Por el contrario, este acuerdo ofrece a los beneficiarios potenciales de toda Europa la posibilidad de beneficiarse de la asistencia de profesionales experimentados. En el presente caso, los problemas parecen originarse en las relaciones entre el FI y el denunciante.

3. La FinA hace referencia a las disposiciones de la AF y la AC que facultan a la Comisión para llevar a cabo «todos y cada uno de los controles». Los controles efectuados tenían por objeto comprobar la admisibilidad de GERE para la financiación y la propia acción financiada. Esto requería acceso a todos los archivos de la empresa.

4. El 13 de junio de 2000, los auditores de la Comisión informaron a GERE de sus conclusiones provisionales. No obstante, se pidió a GERE que presentara documentos justificativos adicionales antes de finalizar la auditoría. Una de las declaraciones enviadas por el abogado del autor el 16 de agosto de 2000 era insatisfactoria. Desde entonces, la Comisión ha estado tratando de obtener un documento adecuado de la persona que emitió la declaración. El denunciante nunca cumplió con sus obligaciones, nunca se proporcionaron los documentos justificativos adecuados y, por lo tanto, no pudo ser aprobado. En consecuencia, los fondos no pudieron ser pagados.

5. El libro mayor en posesión de la Comisión está fechado el 13 de junio de 2000, día de la auditoría, y fue impreso por el contable de GERE a petición de los auditores. El GERE transmitió sus cuentas correspondientes al ejercicio 1999 a su contable el 13 de abril de 2000; por lo tanto, el libro mayor original se había preparado necesariamente antes de esa fecha. Por último, la Comisión había ofrecido al abogado del denunciante la posibilidad de inspeccionar los documentos en poder de la Comisión. Esta invitación nunca fue aceptada.

Observaciones del demandante

En resumen, las observaciones del denunciante sobre el dictamen de la Comisión fueron las siguientes:

1. A pesar de las solicitudes de GERE, la FI nunca le proporcionó copias de la FA y SA, ni le permitió consultar los originales. Aunque estos documentos se mencionan como anexos de la FinA, GERE nunca los vio. La Comisión fue informada de esta situación. Sin embargo, GERE acepta su propia responsabilidad en este punto.

2. Este tipo de contrato con referencias a otros contratos que involucran a terceros es confuso. Contrariamente a las expectativas de la Comisión, el denunciante no considera que el FI en cuestión sea un profesional altamente cualificado. GERE habría esperado un mejor seguimiento del expediente y considera que la Comisión debería supervisar las actividades de los intermediarios financieros.

3. GERE nunca se opuso a una auditoría. Sin embargo, los informes técnicos y financieros se presentaron el 5 de agosto de 1999. Desde entonces, GERE nunca ha recibido observaciones escritas ni pagos de la Comisión. Habría sido una buena práctica administrativa que la Comisión solicitara información adicional por escrito, ya sea directamente o a través del FI. De hecho, se pidió información al GERE oralmente y en varias ocasiones aisladas. Además, estas solicitudes solo se formularon cuando GERE cuestionó el estado del expediente.

4. GERE no recibió conclusiones por escrito ni conclusiones provisionales de la auditoría. Aunque GERE solicitó en repetidas ocasiones a la Comisión los resultados de la auditoría y el pago de los fondos, el denunciante sigue sin tener conocimiento de las razones de la Comisión para no finalizar la auditoría.

5. El denunciante considera que no corresponde a la Comisión decidir si el documento facilitado es original o no. De hecho, cada vez que se imprime el libro mayor, el costo de hacerlo se factura a GERE. Cada empresa establecida en Luxemburgo debe llevar un libro mayor en sus instalaciones. La negativa de la Comisión a devolver el libro mayor cuesta a GERE al menos 100 EUR.

Por último, el denunciante lamentó que todas las consecuencias de los defectos de este proyecto corrieran a cargo de la parte más débil, es decir, GERE. Aunque GERE no fue informado de todos los términos del contrato, nunca se negó a colaborar.

Otras consultas

El 2 de mayo de 2001, el demandante informó al Defensor del Pueblo de un fax enviado al GERE por el Centro Común de Investigación (JRC) de la Comisión Europea en Ispra en el que le informaba de que el pago adeudado por otro proyecto estaba bloqueado porque el GERE aparecía en la "lista negra de la UE".

Parece necesario realizar más investigaciones para aclarar este nuevo elemento. Por consiguiente, el Defensor del Pueblo pidió a la Comisión que le informara de si la Comisión había bloqueado los pagos a GERE en virtud de contratos no controvertidos. Además, el Defensor del Pueblo solicitó al CCI información sobre el funcionamiento de la lista negra mencionada en el fax.

En respuesta, la Comisión lamentó la redacción utilizada por uno de sus funcionarios al referirse a su Sistema de Alerta Temprana (SAR) interno, creado a petición del Parlamento Europeo. El SAR tiene por objeto identificar a los beneficiarios de fondos comunitarios que hayan cometido errores administrativos o fraudes. El SAR no impide el pago; solo lo hace más difícil y solicita una mayor verificación por parte de los servicios responsables. GERE se había incluido en el SAR debido a las preguntas relativas a la empresa. La Comisión lamentó los retrasos que se produjeron en el pago en relación con un proyecto indiscutible. En julio de 2001, la Comisión se disculpó con GERE por el retraso y pagó los importes adeudados por el proyecto incontrovertido, así como los intereses de demora.

En sus observaciones sobre la respuesta de la Comisión, el denunciante declaró que nunca se había informado a GERE de ningún fraude o error administrativo que pudiera justificar su inclusión en el SAR. Según el denunciante, los funcionarios de la Comisión suelen referirse al SAR como una lista negra y su efecto es bloquear los pagos. Además, una empresa incluida en el SAR debe ser informada de ello por escrito.

EL PROYECTO DE RECOMENDACIONES

Sobre la base de su investigación, el Defensor del Pueblo formuló las siguientes conclusiones provisionales:

- De los documentos que obran en autos se desprende que la Comisión no parece haber informado al denunciante de los documentos que debe presentar para no retrasar la decisión de la Comisión relativa al pago de los fondos.

- La Comisión no ha proporcionado al Defensor del Pueblo una explicación razonable de su negativa a proseguir sus trabajos sobre una fotocopia del libro mayor y a devolver al GERE el documento original impreso el 13 de junio de 2000.

Por consiguiente, el 4 de diciembre de 2001 el Defensor del Pueblo remitió a la Comisión los siguientes proyectos de recomendaciones:

La Comisión debe informar por escrito al denunciante de los documentos que debe presentar para que la Comisión pueda tomar una decisión sobre el pago en un plazo razonable. Además, la Comisión debería volver al libro mayor del denunciante GERE correspondiente a 1999, impreso el 13 de junio de 2000.

Dictamen detallado de la Comisión

En su dictamen detallado, la Comisión expuso, en resumen, las siguientes razones para no aceptar el proyecto de recomendaciones del Defensor del Pueblo:

En cuanto a la supuesta omisión de informar por escrito al demandante de los documentos que debía presentar.

En respuesta a la carta de la Comisión de 7 de febrero de 2001, el denunciante presentó a la Comisión una declaración de un consultor subcontratado. Sin embargo, este documento no se ajusta a la solicitud precisa formulada por la Comisión el 11 de julio de 2000 y reiterada el 7 de febrero de 2001 de una declaración firmada del importe abonado a un consultor subcontratado designado por su contribución a un estudio de viabilidad. La declaración debe ser refrendada por el auditor legal.

En su lugar, el denunciante aportó:

- una declaración vaga que no menciona el nombre del subconsultor ni el importe pagado y que no lleva la firma del auditor legal.

- una declaración firmada por el consultor subcontratista en la que no se mencione la empresa que efectúa el pago ni la fecha de recepción del pago. Además, el denunciante tardó cinco meses en presentar esta declaración.

La Comisión considera que el demandante fue informado en repetidas ocasiones de los documentos que debía presentar. Esto se hizo oralmente durante la auditoría del 13 de junio de 2000 y por escrito mediante dos cartas de 11 de julio de 2000 y 7 de febrero de 2001.

A la vista de los nuevos elementos disponibles desde el dictamen de la Comisión al Defensor del Pueblo de 26 de febrero de 2001, la Comisión considera que no puede adoptar una posición positiva sobre el pago. La Comisión solo adoptará una decisión sobre esta cuestión una vez concluida la investigación en curso sobre este expediente.

En cuanto a la devolución del libro mayor

Desde la fecha del dictamen de la Comisión al Defensor del Pueblo de 26 de febrero de 2001, la Comisión ha descubierto nuevos elementos que revelan posibles irregularidades. El libro mayor es un elemento importante en una investigación en curso sobre las posibles irregularidades.

Observaciones del demandante

El denunciante considera que la Comisión estableció nuevos requisitos de información que ya se habían facilitado de otra forma. El reclamante había presentado tanto una declaración de que el consultor de subcontratación nombrado había pagado dinero como una declaración del consultor de subcontratación de que había recibido dinero.

LA DECISIÓN

1 Situación contractual del GERE con respecto a la Comisión

1.1 El denunciante alegó que la situación contractual de las empresas que solicitan fondos JOP frente a la Comisión no está clara. GERE nunca firmó un contrato con la Comisión, pero la Comisión impone obligaciones a GERE.

1.2 La Comisión alegó que el denunciante no podía ignorar sus obligaciones para con la Comisión. Todas las disposiciones estaban claramente establecidas en el Convenio de Financiación y en los Acuerdos Marco y Específicos adjuntos al mismo.

1.3 El Defensor del Pueblo considera que los documentos contractuales informaron al demandante de las obligaciones de GERE con la Comisión. Además, el denunciante ha reconocido la responsabilidad de GERE a este respecto. Por consiguiente, el Defensor del Pueblo no constata mala administración por parte de la Comisión en este aspecto del asunto.

2 Circulación de información entre GERE y la Comisión

2.1 El autor alegó que la forma en que se distribuye la información es contraproducente. Las relaciones entre GERE y la Comisión se llevaron a cabo principalmente a través del intermediario financiero. Por lo tanto, no está claro si se pidió al denunciante que facilitara la información que la Comisión realmente necesitaba. En sus observaciones, el denunciante alegó que la Comisión debería supervisar las actividades de los intermediarios financieros.

2.2 La Comisión alegó que no es contraproducente que los contactos entre la Comisión y los beneficiarios se realicen a través del intermediario financiero, ya que este acuerdo ofrece a los beneficiarios potenciales la posibilidad de beneficiarse de la asistencia de profesionales experimentados. En el presente caso, los problemas parecen originarse en las relaciones entre el intermediario financiero y el denunciante.

2.3 Sobre la base de las pruebas disponibles, el Defensor del Pueblo no considera que las dificultades en las relaciones entre GERE y la Comisión puedan atribuirse al sistema de utilización de intermediarios financieros como tales. Tampoco se han presentado al Defensor del Pueblo pruebas de un seguimiento inadecuado por parte de la Comisión de sus intermediarios financieros. Por consiguiente, el Defensor del Pueblo no constata mala administración por parte de la Comisión en este aspecto del asunto.

3 Alcance de la auditoría

3.1 El denunciante alegó que la Comisión debería haber limitado su auditoría de GERE a elementos relacionados con el proyecto financiado sin comprobar toda la contabilidad empresarial de la empresa.

3.2 La Comisión alegó que el alcance de la auditoría se ajustaba a las obligaciones contractuales de GERE.

3.3 Sobre la base de las pruebas disponibles, el Defensor del Pueblo no considera que el alcance de la auditoría haya excedido las competencias de la Comisión en virtud de las disposiciones contractuales pertinentes. Por consiguiente, el Defensor del Pueblo no constata mala administración por parte de la Comisión en este aspecto del asunto.

4 Información sobre los resultados de la auditoría

4.1 El denunciante alegó que GERE nunca recibió conclusiones por escrito ni conclusiones provisionales de la auditoría de la Comisión. Según el denunciante, habría sido una buena práctica administrativa que la Comisión solicitara información adicional por escrito, ya sea directamente o a través del intermediario financiero. El demandante reclama el pago de los fondos adeudados.

4.2 La Comisión alegó que los auditores informaron a GERE de las conclusiones provisionales el 13 de junio de 2000 y solicitaron documentos justificativos adicionales antes de finalizar la auditoría. A pesar de las reiteradas solicitudes, el autor nunca cumplió con sus obligaciones y estos documentos nunca se proporcionaron.

4.3 Sobre la base de la información disponible, el Defensor del Pueblo llegó a la conclusión provisional de que la Comisión no parecía haber informado al demandante de los documentos que debía presentar para no retrasar la decisión de la Comisión en lo que respecta al pago de los fondos. Por consiguiente, el Defensor del Pueblo formuló un proyecto de recomendación para que la Comisión informara por escrito al demandante de los documentos que se supone que debe facilitar para que la Comisión pueda tomar una decisión sobre el pago en un plazo razonable.

4.4 En su dictamen pormenorizado, la Comisión facilitó copias de cartas al denunciante de 11 de julio de 2000 y 7 de febrero de 2001 en las que solicitaba una declaración firmada del importe pagado a un consultor subcontratado designado por su contribución a un estudio de viabilidad. La declaración debe ser refrendada por el auditor legal. Según la Comisión, el denunciante nunca presentó la declaración en la forma requerida y, por consiguiente, los fondos no pudieron pagarse. El denunciante alegó que la información ya se había facilitado de otra forma.

4.5 El Defensor del Pueblo considera que la Comisión ha demostrado que el demandante ha sido informado, por escrito, de los documentos justificativos adicionales necesarios para finalizar la auditoría y de la forma en que deben presentarse dichos documentos. Por consiguiente, el Defensor del Pueblo no constata mala administración por parte de la Comisión en este aspecto del asunto.

5 Negativa a devolver el libro mayor tomado durante la auditoría

5.1 El denunciante alegó que la Comisión se negó a devolver el libro mayor que había tomado a efectos de la auditoría. El demandante reclama la devolución del libro mayor.

5.2 La Comisión alegó que el libro mayor que obraba en su poder no era un documento original y fue impreso por el contable del GERE a petición de los auditores.

5.3 Sobre la base de la información disponible, el Defensor del Pueblo llegó a la conclusión provisional de que la Comisión no había proporcionado al Defensor del Pueblo una explicación razonable de su negativa a hacer una copia del libro mayor y devolver el original al GERE. Por consiguiente, el Defensor del Pueblo formuló un proyecto de recomendación para que la Comisión devolviera el documento original al GERE.

5.4 En su dictamen pormenorizado, la Comisión señaló que había descubierto nuevos elementos que ponían de manifiesto posibles irregularidades. El libro mayor es un elemento importante en una investigación en curso sobre las posibles irregularidades.

5.5 El Defensor del Pueblo considera que el dictamen detallado de la Comisión ofrece una explicación razonable de su negativa a hacer una copia del libro mayor y devolver el original al GERE. Por lo tanto, el Defensor del Pueblo no constata mala administración por parte de la Comisión en lo que respecta a la conservación del libro mayor por parte de la Comisión.

5.6 El Defensor del Pueblo observa con preocupación que el demandante no parece haber sido debidamente informado de la investigación en curso sobre posibles irregularidades que la Comisión ha declarado que está teniendo lugar. El Defensor del Pueblo considera que estas investigaciones deben respetar los derechos de la defensa y estudiará, en una fecha posterior, una investigación general de oficio sobre este tema. El Defensor del Pueblo hace una observación adicional sobre este punto a continuación.

6 Supuesta inscripción de GERE en una lista negra y sus consecuencias

6.1 Durante la investigación, el autor de la queja alegó además que la Comisión había incluido a GERE en una lista negra y había bloqueado todos los pagos a GERE incluso en el marco de contratos no controvertidos.

6.2 La Comisión lamentó la redacción utilizada por uno de sus funcionarios al referirse a su Sistema de Alerta Temprana (SAR) interno, creado a petición del Parlamento Europeo. El SAR tiene por objeto identificar a los beneficiarios de fondos comunitarios que hayan cometido errores administrativos o fraudes. El SAR no impide el pago; solo lo hace más difícil y solicita una mayor verificación por parte de los servicios responsables. GERE se había incluido en el SAR debido a las preguntas relativas a la empresa. La Comisión lamentó los retrasos que se produjeron en el pago en relación con un proyecto indiscutible. En julio de 2001, la Comisión se disculpó con GERE por el retraso y pagó los importes adeudados por el proyecto incontrovertido, así como los intereses de demora.

6.3 En sus observaciones sobre la respuesta de la Comisión, el denunciante declaró que nunca se había informado a GERE de ningún fraude o error administrativo que pudiera justificar su inclusión en el SAR. Según el denunciante, los funcionarios de la Comisión suelen referirse al SAR como una lista negra y su efecto es bloquear los pagos. Además, una empresa incluida en el SAR debe ser informada de ello por escrito.

6.4 El Defensor del Pueblo considera que la Comisión ha proporcionado una explicación razonable de la naturaleza del SAR. El Defensor del Pueblo también señala que la Comisión se ha disculpado por los retrasos en los pagos a GERE resultantes de su inclusión en el SAR y ha pagado intereses por el retraso. Por lo tanto, el Defensor del Pueblo concluye que no son necesarias nuevas investigaciones sobre la alegación adicional del demandante.

7 Conclusión

Sobre la base de las investigaciones del Defensor del Pueblo sobre esta reclamación, no parece haber habido mala administración por parte de la Comisión. Por consiguiente, el Defensor del Pueblo archiva el asunto.

También se informará de esta decisión al Presidente de la Comisión.

OBSERVACIÓN ADICIONAL

El Defensor del Pueblo observa con preocupación que el demandante no parece haber sido debidamente informado de la investigación en curso sobre posibles irregularidades que la Comisión ha declarado que está teniendo lugar. El Defensor del Pueblo considera que estas investigaciones deben respetar los derechos de la defensa y estudiará, en una fecha posterior, una investigación general de oficio sobre este tema.

Le saluda con sinceridad,

 

Jacob SÖDERMAN