Fecha: Del 07/11/2017 al 14/11/2017

Ubicación: MO34, Bruselas

Presente:

El Defensor del Pueblo:

• Fergal O’Regan, jefe de coordinación de las investigaciones de interés público
• Funcionario de la Dependencia de Investigaciones Estratégicas
• Funcionario, Unidad de Investigación 4
• Becario, Unidad de Investigaciones Estratégicas

La Comisión Europea:

• 16 miembros del personal (Secretaría General y DG HR)

Finalidad de la inspección de documentos/reuniones

El 27 de marzo de 2017, el Defensor del Pueblo Europeo abrió una investigación de seguimiento sobre la gestión por parte de la Comisión de las situaciones de «puertas giratorias» relativas a su personal. Como primer paso en la investigación, la Defensora del Pueblo solicitó listas de casos tramitados por la Comisión en virtud de los artículos 11, 12 ter y 16 del Estatuto de los funcionarios de la UE en los años 2015 y 2016.

Tras la recepción de las listas, el equipo de investigación de la Defensora del Pueblo seleccionó una muestra de 65 expedientes para su inspección y se puso en contacto con la Comisión para organizar una inspección y varias reuniones. Con el fin de tener una visión general de las prácticas más recientes de la Comisión, el equipo de investigación incluyó un número limitado de expedientes relativos al año 2017.

La inspección y las reuniones tenían un doble propósito: i) comprender mejor la forma en que la Comisión tramita las solicitudes de personal para ejercer una actividad profesional en el sector privado después de abandonar el servicio o durante las vacaciones por motivos personales, así como los posibles conflictos de intereses relativos al personal entrante o al personal procedente de la ECC, y ii) completar esta comprensión mediante la inspección de casos de muestra.

Introducción e información procedimental

El 7 de noviembre de 2017 tuvo lugar una reunión inicial para preparar las posteriores sesiones de inspección y reunión.

Durante la reunión inicial, el equipo de investigación de la Defensora del Pueblo se presentó y presentó el propósito y el alcance de la investigación estratégica. También explicaron que la investigación no afecta a ninguna persona concreta, sino que se centra únicamente en cuestiones sistémicas.

Los representantes de la Comisión se presentaron y presentaron la planificación propuesta para la inspección posterior de los expedientes y los períodos de sesiones de las reuniones. Se acordó que el Defensor del Pueblo recibiría una copia de las cartas o correos electrónicos enviados por la Comisión para informar a cada persona, cuyos expedientes habían sido inspeccionados como parte de la muestra, del tratamiento de sus datos personales en el contexto de la investigación estratégica del Defensor del Pueblo.

Dado que se trata de una investigación estratégica de interés público, la Defensora del Pueblo publicará el informe de inspección en su sitio web. En cuanto a los expedientes inspeccionados y de conformidad con las disposiciones de aplicación del Defensor del Pueblo Europeo [1], el Defensor del Pueblo no podrá conceder acceso a copias de documentos inspeccionados que la Comisión considere confidenciales, sin el acuerdo previo de la Comisión.

Información intercambiada en las reuniones

Las sesiones de inspección tuvieron lugar del 08/11/2017 al 14/11/2017. Se complementaron con varias reuniones con representantes de la Dirección General de Recursos Humanos y Seguridad (DG HR) de la Comisión para debatir las normas y prácticas de la Comisión en virtud de los artículos 11, 12 ter, combinados con una excedencia voluntaria (artículo 40) y 16 del Estatuto de los funcionarios.

Durante las reuniones, los representantes de la Comisión describieron los procesos internos de la Comisión: i) para detectar y prevenir posibles conflictos de intereses en relación con el personal entrante o el personal procedente de la ECC; ii) para evaluar las solicitudes de ejercicio de una actividad profesional presentadas por antiguos agentes en un plazo de dos años a partir del cese en el servicio, y iii) para evaluar las solicitudes de ejercicio de una actividad externa por parte del personal durante su excedencia voluntaria (ECC).

Los representantes de la Comisión también explicaron la composición y el contenido de los expedientes de muestra que debe inspeccionar el equipo de investigación de la Defensora del Pueblo.

Documentos inspeccionados

La Comisión facilitó al equipo de investigación de la Defensora del Pueblo acceso completo a los documentos solicitados. El equipo de investigación de la Defensora del Pueblo procedió a una inspección exhaustiva de los documentos y tomó las siguientes copias:

1- Documentación general

i) Formularios en blanco que debe cumplimentar el personal de la Comisión con arreglo a los artículos 11, 12 ter/40 y 16 del Estatuto de los funcionarios (confidencial)

ii) Cartas de plantilla y documentos que describen flujos de trabajo internos (confidencial)

iii) Proyecto revisado de Decisión de la Comisión sobre actividades y misiones externas, documento explicativo conexo, proyecto revisado de formulario para las declaraciones del artículo 16 (confidencial)

 iv) Informe de actividades de la Oficina de Investigación y Disciplina (IDOC) correspondiente a 2016 (confidencial)

2- Archivos de muestra

v) Listas de expedientes de muestra para inspección con arreglo a los artículos 11, 12 ter/40 y 16 del Estatuto de los funcionarios (confidencial)

vi) Declaraciones cumplimentadas para la contratación de no directivos y directivos en aplicación del artículo 11 del Estatuto de los funcionarios (+ retorno de la ECC) (confidencial)

vii) Solicitudes de actividad exterior durante una excedencia voluntaria en aplicación del artículo 12 ter/40 del Estatuto (confidencial)

viii) Declaraciones de intención de ejercer una actividad profesional tras el cese en sus funciones en aplicación del artículo 16 del Estatuto (confidencial)

ix) Intercambios por correo electrónico entre la DG HR, otras DG y la Secretaría General (confidencial)

x) Intercambios por correo electrónico entre la DG HR y el personal o antiguos miembros del personal afectados (confidencial)

xi) Notas de otras DG a la DG HR (confidencial)

xii) Decisiones individuales adoptadas por la autoridad facultada para proceder a los nombramientos (confidencial)

La Comisión identificó todos los documentos inspeccionados como «confidencial». Las copias de los documentos pertinentes llevaban la indicación «confidencial» y estaban firmadas por un representante de la Comisión y un miembro del equipo de investigación del Defensor del Pueblo.

El equipo de investigación del Defensor del Pueblo expresó su gratitud por la excelente cooperación de los representantes de la Comisión implicados.

Estrasburgo, 15.12.2017

[1] Artículo 4, apartado 8, de las disposiciones de aplicación del Defensor del Pueblo Europeo.