Reunión a distancia a través de WebEx

Presente

Comisión Europea

Cinco miembros de la Secretaría General (SG)

Cuatro miembros de la DG de Recursos Humanos y Seguridad (DG HR)

Dos miembros de la DG Competencia (DG COMP)

Defensor del Pueblo Europeo (Dirección de Investigación)

Sra. FULLER Silvia, responsable de investigaciones

Sr. LESAUVAGE Christophe, experto jurídico

EHNERT Tanja, coordinadora de investigaciones

D.a MARIN Oana, responsable de investigaciones

D.a KOSMOPOULOU Maria Eleni, becaria de investigación

Finalidad de la reunión

El objetivo de la reunión era que el equipo de investigación del Defensor del Pueblo aclarara cómo trataba la Comisión Europea la solicitud del reclamante de acceso público a los documentos relativos al traslado de un antiguo miembro del personal de la DG COMP al sector privado, en concreto:

1) si, tras haber registrado la solicitud de acceso público, la Comisión buscó e identificó cualquier documento que entrase en el ámbito de aplicación de la solicitud del reclamante; y

2) por qué la Comisión no siguió el enfoque que había adoptado al tramitar anteriores solicitudes similares de acceso público presentadas por el denunciante. En particular, en el pasado, aunque denegaba el acceso sobre la base del artículo 4, apartado 1, letra b), y del artículo 4, apartado 3, del Reglamento 1049/2001, la Comisión había facilitado información general sobre los procesos a los que se referían las respectivas solicitudes de acceso. En particular, la Comisión había i) identificado los documentos que entraban en el ámbito de aplicación de la solicitud; ii) determinaron el número de solicitudes que había formulado el (antiguo) funcionario y su base jurídica; y iii) describieron las condiciones en las que el antiguo miembro del personal podía llevar a cabo las nuevas actividades.

Las preguntas se enviaron a la Comisión antes de la reunión, junto con la solicitud de reunión, el 12 de junio de 2023.

Antes de la reunión, y a raíz de la solicitud del Defensor del Pueblo, la Comisión facilitó al equipo de investigación información pertinente sobre la solicitud del reclamante.

Introducción e información procedimental

El equipo de investigación del Defensor del Pueblo se presentó, dio las gracias a los representantes de la Comisión por reunirse con ellos y expuso el propósito de la reunión. Esbozaron el marco jurídico aplicable a las reuniones celebradas por el Defensor del Pueblo, en particular, que el Defensor del Pueblo no divulgaría ninguna información identificada por la Comisión como confidencial, ni al reclamante ni a ninguna otra persona ajena a la Oficina del Defensor del Pueblo, sin el consentimiento previo de la Comisión ^[1].

El equipo de investigación explicó que elaboraría un proyecto de informe sobre la reunión que se enviaría a la Comisión para garantizar que el contenido fuera exacto y completo desde el punto de vista fáctico. A continuación, se ultimaría el informe de la reunión, se incluiría en el expediente y se facilitaría al denunciante. No se incluiría información confidencial en el informe ni se proporcionaría de otro modo al denunciante ni a ningún tercero.

Información intercambiada

Identificación de los documentos que entran en el ámbito de aplicación de la solicitud del reclamante

Los representantes de la Comisión aclararon que, cuando la DG HR tramitó la solicitud de acceso público en la fase inicial, era consciente de si los documentos solicitados existían o no, pero no consideró adecuado identificarlos en la hipótesis de su existencia. Esto se debe a que, de existir, los documentos solicitados contendrían datos personales en todo momento, e incluso revelar su existencia equivaldría a una transferencia de datos personales. Dado que el denunciante no había cumplido el requisito establecido en el artículo 9, apartado 1, letra b), del Reglamento 2018/1725 [2], es decir, no había establecido, en su solicitud de acceso público, la necesidad de que los datos personales se transfirieran para un fin específico de interés público, la Comisión consideró que ni siquiera podía confirmar o negar la existencia de los documentos solicitados.

Los representantes de la Comisión aclaran además que, al tramitar las solicitudes confirmatorias, la Secretaría General se basa en las contribuciones de la Dirección General responsable de tramitar la solicitud inicial. En este caso concreto, fue la DG HR la que aportó la contribución y la información necesaria.

Dado que la solicitud de acceso público no establecía la necesidad de transferir los datos personales al denunciante, la Comisión confirmó su conclusión anterior de que no era necesario identificar documentos y llevar a cabo su evaluación individual.

El equipo de investigación del Defensor del Pueblo pidió aclaraciones sobre por qué la Comisión consideraba que no podía proceder a la identificación de los documentos, dado que los artículos 12 B, 16 y 40 del Estatuto de los funcionarios de la UE prevén determinados procedimientos y, por lo tanto, podrían constituir la base para el tratamiento de datos personales.

Los representantes de la Comisión aclararon que, en virtud del Reglamento (UE) 2018/1725, el interesado tiene derecho a ser informado de todo tratamiento de sus datos personales. Esto incluye la identificación y cualquier referencia a documentos relacionados con los procedimientos previstos en los artículos 12 ter, 16 y 40 del Estatuto de los funcionarios de la UE. Dado que la solicitud de acceso público no cumplía las condiciones establecidas en el artículo 9, apartado 1, letra b), del Reglamento 2018/1725, proceder a identificar y hacer referencia a cualquier posible documento pertinente constituiría una violación de la seguridad de los datos, respecto de la cual la Comisión tendría que informar al interesado. A la luz de todo lo anterior, la Comisión no procedió a tales acciones.

A raíz de una pregunta del equipo de investigación del Defensor del Pueblo, los representantes de la Comisión señalaron que no informaron al interesado sobre la solicitud de acceso ni solicitaron su consentimiento para divulgar sus datos personales. Tales acciones no se consideraron, ya que el reclamante no había presentado ningún argumento que estableciera la necesidad de la transferencia de los datos personales. Los representantes de la Comisión aclararon que el artículo 9 del Reglamento 2018/1725 no estipula que la institución solicite el consentimiento del interesado. Los representantes de la Comisión también declararon que tampoco se pusieron en contacto con el interesado en la fase confirmatoria.

Enfoque seguido en esta solicitud de acceso público

Los representantes de la Comisión declararon que la Comisión aplica diferentes niveles de transparencia al tramitar las solicitudes de acceso público relacionadas con los miembros del personal de la Comisión, dependiendo de si la solicitud se refiere a miembros del personal en puestos de alta dirección o inferiores.

Los representantes de la Comisión señalaron además que las solicitudes de acceso anteriores mencionadas por el reclamante se referían a personal de la Comisión que ocupaba puestos de alta dirección o formaba parte del gabinete de un comisario. Por el contrario, la actual solicitud de acceso público presentada por el demandante se refería a un antiguo miembro del personal que, antes de abandonar la Comisión, no ocupaba un puesto de alta dirección o un puesto en un despacho privado.

El equipo de investigación del Defensor del Pueblo preguntó si la Comisión había tenido en cuenta en su evaluación que el interesado había hecho público su traslado de la Comisión al sector privado.

Los representantes de la Comisión respondieron que, durante la tramitación de la solicitud, o bien desconocían cualquier información pertinente hecha pública por el interesado, o bien consideraban que esta información era insuficiente para llegar a una conclusión diferente a la luz de la política de la Comisión para tramitar dichas solicitudes.

Por último, el equipo de investigación de la Defensora del Pueblo señaló que el enfoque estricto seguido por la Comisión en el presente asunto podía dar la impresión de que no se habían seguido los procedimientos estatutarios, ya que no se había identificado ningún documento en la respuesta de la Comisión a la solicitud de la demandante.

Los representantes de la Comisión respondieron que la redacción utilizada en casos como este se centra en la falta de fundamentos jurídicos para proceder a la identificación de los documentos solicitados. Como tal, la Comisión no considera que dé la impresión de que los documentos no existen o de que no se están siguiendo los procedimientos. En cambio, se centra en el hecho de que no puede confirmar ni negar la existencia de estos documentos, ya que el Reglamento 2018/1725 no permite su identificación, ya que ello constituiría un tratamiento ilícito de datos personales.

Conclusión de la reunión

El equipo de investigación agradeció a los representantes de la Comisión su tiempo y las explicaciones facilitadas, y la reunión concluyó.

Tras la reunión, los representantes de la Comisión facilitaron al equipo de investigación de la Defensora del Pueblo la política de la Comisión sobre la tramitación de las solicitudes de acceso público relativas a miembros del personal en puestos no directivos.

Bruselas, 24 de agosto de 2023

Silvia Fuller Christophe Lesauvage

Oficial de investigaciones Experto jurídico

[1] Artículo 4.8 de las disposiciones de aplicación del Defensor del Pueblo Europeo.

[2] Reglamento (UE) 2018/1725 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2018, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por las instituciones, órganos y organismos de la Unión, y a la libre circulación de esos datos, y por el que se derogan el Reglamento (CE) n.o 45/2001 y la Decisión n.o 1247/2002/CE (Reglamento 2018/1725).