En persona (Berlaymont)

Fecha: 9 de octubre de 2024

Presente

Comisión Europea (Secretaría General, Unidades C1 y C2)

Jefe adjunto de Unidad de Transparencia, Gestión de Documentos y Acceso a los Documentos

Responsable de políticas - Coordinador de Relaciones Interinstitucionales - Relaciones con el Defensor del Pueblo Europeo

Oficial Jurídico y de Políticas - Acceso a Documentos

Dos manejadores de casos - Acceso a Documentos

Asistente legal - Acceso a los documentos

Defensor del Pueblo Europeo

Jennifer King - Experta jurídica

Tanja Ehnert - Coordinadora de consultas

Alice Bernard - Oficial de investigaciones

Amandine Le Bellec - Oficial de consultas

Kilian Frey - Consultas del aprendiz

Antecedentes

El asunto se refiere a una solicitud de acceso público a documentos relacionados con una reunión entre el presidente de la Comisión y el presidente de Túnez que tuvo lugar el 11 de junio de 2023 y la preparación del paquete de cinco pilares que se anunció ese día [1]. En su decisión inicial, la Comisión declaró que no disponía de ningún documento incluido en el ámbito de aplicación de la solicitud de acceso público del denunciante. El demandante presentó una solicitud confirmatoria el 25 de octubre de 2023, pero, a falta de respuesta, se dirigió al Defensor del Pueblo.

A la luz del retraso en curso, en marzo de 2024, la Defensora del Pueblo solicitó inspeccionar cualquier documento que la Comisión pudiera haber determinado provisionalmente en la fase confirmatoria que entraba en el ámbito de aplicación de la solicitud de acceso público. En junio, la Comisión facilitó al equipo de investigación del Defensor del Pueblo once documentos.

El 16 de julio de 2024, la Defensora del Pueblo compartió con la Comisión sus puntos de vista preliminares y consideró que era necesario inspeccionar las consultas e intercambios internos dentro de la Comisión en relación con esta solicitud de acceso público, incluidos todos los intercambios entre la Secretaría General y otras partes pertinentes de la Comisión a las que se consultó sobre la solicitud de acceso. 

Finalidad de la reunión de inspección

La reunión se organizó a iniciativa de la Comisión, para proporcionar al equipo de investigación del Defensor del Pueblo los intercambios internos solicitados y para abordar cualquier pregunta que pudiera surgir tras dicha inspección.

Introducción e información procedimental

El equipo de investigación del Defensor del Pueblo confirmó que se preparará y enviará un informe a la Comisión para garantizar que el contenido sea exacto y completo desde el punto de vista fáctico. No se incluiría información confidencial en el informe ni se proporcionaría de otro modo al denunciante ni a ningún tercero. Toda información confidencial se registraría en un anexo confidencial del presente informe de la reunión.

Los representantes de la Comisión facilitaron al equipo de investigación del Defensor del Pueblo copias impresas de los intercambios internos solicitados. Después de la inspección, el equipo de investigación hizo preguntas para aclarar ciertos asuntos vistos en los documentos inspeccionados.

La lista de documentos inspeccionados figura en el anexo confidencial. Uno de los documentos inspeccionados es la decisión confirmatoria [2] en este caso, que se emitió el día anterior a la reunión.

Información intercambiada

Los representantes de la Comisión confirmaron que en la decisión confirmatoria, emitida el 8 de octubre de 2024, se señalaba que trece documentos entraban en el ámbito de aplicación de la solicitud.

Al tramitar la solicitud confirmatoria en este caso, la Secretaría General (SG) de la Comisión tuvo claro que la DG Política de Vecindad y Negociaciones de Ampliación [3] había tramitado una solicitud de acceso público similar en la fase inicial, que en el momento de la reunión estaba pendiente en la fase confirmatoria con el SG.

En vista de ello, el equipo de investigación de la Defensora del Pueblo pidió a la Comisión que aclarara i) cómo se solapan estos casos, ii) cómo el solapamiento condujo a la identificación de nuevos documentos en este caso y iii) si, en ausencia de este caso paralelo, la SG habría consultado a la DG Política de Vecindad y Negociaciones de Ampliación en la fase confirmatoria.

Los representantes de la Comisión confirmaron que i) el alcance de la solicitud de acceso público tramitada por la DG Política de Vecindad y Negociaciones de Ampliación se solapaba con esta solicitud porque ambos solicitantes solicitaron el mismo conjunto de documentos. ii) En la fase inicial, la solicitud en este caso se asignó al Secretario General y este solo había consultado al Gabinete del Presidente. En la fase confirmatoria, el asunto se atribuyó, en consecuencia, a otro responsable del asunto que señaló que, dado que la solicitud tenía dos componentes [4], debería haberse dividido en la fase inicial entre el SG (en relación con los documentos en poder del Gabinete del Presidente) y la DG NEAR (en relación con los documentos relacionados con la preparación del paquete), de conformidad con la práctica habitual de la Comisión. Esto se ha rectificado en la fase confirmatoria. iii) Para subsanar esta omisión, se consultó a la DG Política de Vecindad y Negociaciones de Ampliación en la fase confirmatoria, junto con la unidad política del SG pertinente para la parte relativa a la participación del presidente, a fin de determinar si había documentos adicionales que entrasen en el ámbito de aplicación de la solicitud. La DG Política de Vecindad y Negociaciones de Ampliación identificó el mismo conjunto de documentos en el caso similar mencionado anteriormente. SG confirmó que una revisión tan exhaustiva es la práctica habitual en muchos casos en la fase confirmatoria.

El equipo de investigación del Defensor del Pueblo señaló que dos de los documentos que se han identificado en la fase confirmatoria son sesiones informativas para el presidente de la Comisión. La Comisión protegió del acceso público estos dos documentos en su totalidad, junto con las otras tres sesiones informativas identificadas (dos para el comisario Varhely y una para el director general de la DG NEAR).

Los representantes de la Comisión declararon que esta solicitud de acceso fue objeto de intensas deliberaciones internas, ya que las sesiones informativas en cuestión son muy sensibles y están relacionadas con las relaciones internacionales de la UE con un tercer país y, como tales, entran en el ámbito de aplicación de una de las excepciones del Reglamento (CE) n.o 1049/2001. La Comisión consideró que estas reuniones informativas eran de naturaleza sensible, ya que contienen muchos conocimientos estratégicos y reflejan las aportaciones de diferentes servicios, por lo que en este caso particular no deben divulgarse. Por lo tanto, lograr el equilibrio adecuado entre la rendición de cuentas ante el público y la protección de la información sensible constituía un desafío para la Comisión, y se alcanzó con la decisión confirmatoria adoptada tras un procedimiento interno ampliado.

Conclusión de la reunión

El equipo de investigación agradeció a los representantes de la Comisión su tiempo y las explicaciones facilitadas, y la reunión concluyó.

Bruselas, 8.11.2024

Tanja Ehnert Alice Bernard

Intervenciones Coordinador Intervenciones Oficial

[1] https://ec.europa.eu/commission/presscorner/detail/es/statement_23_3201

[2] Decisión confirmatoria en el asunto EASE 2023/3347, de 8 de octubre de 2024 [C(2024) 7143 final].

[3] Solicitud de acceso público EASE 2023/4330, disponible en: https://www.asktheeu.org/en/request/political_agreement_on_a_compreh#incoming-51324

[4] (i) documentos que llevaron a la decisión de viajar a Túnez, y (ii) documentos que llevaron al paquete anunciado.