Estimado Presidente:

Me dirijo a usted, y al mismo tiempo a otras instituciones, órganos y organismos de la UE, para solicitar su cooperación en una cuestión importante, aunque potencialmente pasada por alto: la grabación de texto y mensajes instantáneos.

La administración de la UE, como cualquier otra administración pública, utiliza cada vez más medios de comunicación electrónica moderna en su trabajo diario. La crisis de la COVID-19 y los acuerdos de teletrabajo conexos han aumentado aún más su uso.

La administración de la UE debe hacer todo lo posible por reflejar la realidad de la comunicación moderna en sus normas y prácticas de gestión de documentos. Si bien no es factible ni deseable que los miembros del personal registren todos los mensajes de texto e instantáneos enviados o recibidos a título profesional, el Derecho de la UE exige a la administración de la UE que elabore y conserve la documentación relativa a sus actividades, en la medida de lo posible y de manera no arbitraria y previsible.^[1] La decisión de registrar una determinada información en el sistema de gestión de documentos de la administración no debe depender, de conformidad con el Derecho de la UE, del medio, ya sea una carta, un correo electrónico, un texto o un mensaje instantáneo, sino de su contenido [2].

Como Defensor del Pueblo Europeo, me comprometo a promover el más alto nivel posible de administración en toda la función pública de la UE. El registro de la información cumple la importante función de facilitar su intercambio, aportar pruebas de las medidas adoptadas, cumplir las obligaciones jurídicas de las instituciones y preservar su memoria. También es una condición previa para que la administración de la UE cumpla sus obligaciones de transparencia, en particular facilitando el acceso del público a los documentos y aplicando el principio de rendición de cuentas de las acciones públicas.

La grabación de mensajes de texto e instantáneos, y su divulgación, ha sido recientemente objeto de debate en varios Estados miembros de la UE.^[3] La cuestión también me llamó la atención, en octubre de 2020,^[4] cuando el Consejo Europeo dijo que no contiene ningún mensaje basado en el teléfono móvil enviado por su entonces presidente a los jefes de Estado y de Gobierno en 2018, en respuesta a una solicitud de acceso público.

Por lo tanto, considero oportuno iniciar un debate sobre normas y prácticas adecuadas de mantenimiento de registros, en lo que respecta a la comunicación electrónica, como el texto y la mensajería instantánea, a nivel de la administración de la UE.

Como primer paso, me gustaría recopilar información sobre las normas y prácticas relativas al registro de textos y mensajes instantáneos en toda la administración de la UE. A tal fin, le agradecería que la Comisión respondiera a las preguntas que figuran en el anexo de la presente carta. Al recopilar esta información, espero poder identificar buenas prácticas que puedan guiar a la administración de la UE a la hora de abordar esta importante cuestión en el futuro.

Le agradecería que tuviera a bien recibir la respuesta de la Comisión a mis preguntas antes del 15 de noviembre de 2021. En caso de que la Comisión solicite más información o aclaraciones sobre esta iniciativa, sírvase ponerse en contacto con la responsable de investigaciones, D.a Tanja Ehnert.

Gracias de antemano por su cooperación en este importante asunto.

Le saluda con sinceridad,

Emily O'Reilly

Defensor del Pueblo Europeo

Estrasburgo, 30.6.2021

anexo

1) Sobre las normas aplicables:

• ¿Abarca la decisión de gestión de registros de la Comisión los mensajes de texto e instantáneos, enviados o recibidos a través de dispositivos profesionales o personales?

• ¿Establece la decisión de gestión de registros de la Comisión criterios/principios para la grabación de mensajes de texto e instantáneos?

• ¿La decisión de gestión de registros de la Comisión establece cómo los miembros del personal deben grabar los mensajes de texto e instantáneos?

Por favor, indíquenos las disposiciones pertinentes de su decisión de gestión de registros.

2) Sobre la aplicación de las normas aplicables:

• ¿Cómo se aplica la decisión de gestión de registros, en lo que respecta al texto y la mensajería instantánea? Por ejemplo, ¿ha publicado la Comisión directrices pertinentes para el personal o imparte formación sobre esta cuestión al personal?

• En la práctica, ¿ha grabado la Comisión textos y mensajes instantáneos? En caso afirmativo, ¿podría la Comisión proporcionar ejemplos?

• ¿Ha recibido ya la Comisión solicitudes de acceso público a mensajes de texto o instantáneos, en virtud del Reglamento (CE) n.o 1049/2001, o ha determinado que los mensajes de texto o instantáneos entran en el ámbito de aplicación de una solicitud de acceso a documentos? En caso afirmativo, ¿podría dar ejemplos la Comisión?

• Cuando recibe solicitudes de acceso público que abarcan, explícita o implícitamente, mensajes de texto o instantáneos, ¿cómo busca la Comisión los «documentos» pertinentes? ¿Ha establecido la Comisión mecanismos (por ejemplo, directrices o instrucciones) para ayudar al personal a buscar dichos «documentos»?

Sírvase facilitarnos los documentos pertinentes.

La misma carta ha sido enviada a las siguientes instituciones y agencias:

• el Consejo
• el Parlamento Europeo
• la Agencia Europea Sustancias y Mezclas Químicas
• la Autoridad Europea Seguridad Alimentaria
• la Agencia Europea Medicamentos
• Agencia Europea de la Guardia de Fronteras y Costas
• el Banco Central Europeo

[1] Sentencia del Tribunal de Primera Instancia de 26 de abril de 2007 en el asunto T-264/04, WWF European Policy Programme/Consejo, apartado 61: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/HR/TXT/?uri=CELEX:62004TJ0264

[2] En consonancia con la definición de «documento» del artículo 3, letra a), del Reglamento (CE) n.o 1049/2001 relativo al acceso del público a los documentos del Parlamento Europeo, del Consejo y de la Comisión: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/es/ALL/?uri=CELEX%3A32001R1049.

[3] Por ejemplo, en los Países Bajos [Raad van Staat Uitspraak 201800258/1/A3, 20 de marzo de 2019], en Alemania [Tribunal de lo Contencioso-Administrativo de Berlín (VG) 2 K 163/18, 26 de agosto de 2020] y en Irlanda [Comisario de Información irlandés, número de asunto: 180450, 15 de mayo de 2019).

[4] Decisión en el asunto 1219/2020/MIG sobre la forma en que el Consejo Europeo tramitó una solicitud de acceso público a mensajes basados en teléfonos móviles supuestamente enviados por su entonces presidente a los jefes de Estado y de Gobierno, 26 de octubre de 2020: https://www.ombudsman.europa.eu/es/decision/es/134237.