Estrasburgo, 22.1.2021

Denuncia 2067/2020/MIG

Asunto: Reunión ^[1] sobre la tramitación por la Agencia Europea de la Guardia de Fronteras y Costas (Frontex) de múltiples solicitudes de acceso público a documentos presentadas por un único solicitante (referencias: PAD-2020-00970 y PAD-2020-0237)

Muy señor mío:

El Defensor del Pueblo ha recibido una reclamación de X contra Frontex. La reclamación se refiere a la tramitación por parte de Frontex de las solicitudes de acceso público a documentos presentadas por el reclamante el 26 de octubre de 2020 y el 29 de noviembre de 2020. Me ha pedido que me ocupe del caso en su nombre.

El 26 de octubre de 2020, el denunciante solicitó acceso público a una lista de contratos en el marco de la línea presupuestaria «Investigación e innovación». Frontex no tramitó esta solicitud inmediatamente, ya que ya estaba tramitando otra solicitud ^{de acceso [2]} del denunciante que, según dijo, debía concluirse en primer lugar. El 13 de noviembre de 2020, Frontex comenzó a tramitar la solicitud de acceso del reclamante de 26 de octubre de 2020, después de que el reclamante, previa solicitud, confirmara que estaba buscando acceso a la lista solicitada. El 29 de noviembre de 2020, el reclamante presentó otra solicitud de acceso público a las notificaciones de reubicaciones relativas a cinco contratos diferentes que Frontex dividió en lotes y también puso en cola.

El denunciante no está satisfecho con la forma en que Frontex está tramitando sus solicitudes de acceso, que considera que no cumple las normas aplicables en materia de acceso del público a los documentos.

Hemos decidido abrir una investigación sobre la denuncia. A efectos de la presente investigación, consideramos que sería útil celebrar una reunión con los representantes pertinentes de Frontex para obtener información sobre las prácticas de Frontex en relación con el tratamiento de las solicitudes de acceso múltiple a documentos presentadas por un único solicitante.

A partir de la información presentada por el reclamante, entendemos que Frontex retrasa el registro de las solicitudes posteriores hasta que se complete la tramitación de las solicitudes anteriores presentadas por el mismo solicitante. Frontex parece basarse en el principio de proporcionalidad a este respecto y en la necesidad de gestionar la elevada carga de trabajo derivada de las solicitudes de acceso en cuestión.

Con el fin de comprender mejor cómo gestiona Frontex las solicitudes de acceso múltiple a documentos presentadas por un único solicitante, nos parecería útil que en la reunión se abordaran las siguientes preguntas:

• ¿Existe una política escrita que refleje el enfoque de Frontex con respecto a las múltiples solicitudes presentadas por el mismo solicitante?
• ¿Cuándo se activa el sistema de «cola»: después de la segunda solicitud consecutiva del mismo solicitante o solo una vez que el equipo de DAP de Frontex haya alcanzado su plena capacidad?
• ¿Con qué frecuencia ocurre que las solicitudes tienen que ponerse en una cola?
• ¿Hay una cantidad máxima de tiempo que una solicitud puede esperar en una cola?
• ¿El alcance de la solicitud (documento pequeño o grande o número de documentos solicitados) desempeña un papel?
• ¿Pueden los solicitantes cambiar el orden de sus solicitudes? En caso afirmativo, ¿se les informa sistemáticamente de esta posibilidad?
• ¿Se informa a los solicitantes en qué fecha pueden esperar que se manejen sus solicitudes?
• ¿Se aplica el sistema de «colas» a todos los solicitantes por igual?

Le agradecería que su oficina se pusiera en contacto con la responsable del caso, la Sra. Michaela Gehring, para acordar las disposiciones de la reunión, que se celebrará por videoconferencia. Si considera que esto es útil, la reunión en este caso podría celebrarse junto con la reunión relativa al asunto 1939/2020/MAS ^[3] que tendrá lugar el viernes 29 de enero de 2021.

La información o los documentos que Frontex considere confidenciales no se divulgarán al reclamante ni a ninguna otra persona sin su consentimiento previo. La información y los documentos de este tipo se eliminarán de los expedientes del Defensor del Pueblo Europeo poco después de que finalice la investigación ^[4].

Se adjunta la queja, junto con una queja anterior presentada por el mismo reclamante y en la que el Defensor del Pueblo no encontró motivos para iniciar una investigación.

Le saluda con sinceridad,

Rosita Hickey
Directora de Investigaciones

[1] La recopilación de información y las inspecciones de documentos se llevan a cabo sobre la base del artículo 3, apartado 2, del Estatuto del Defensor del Pueblo Europeo (http://www.ombudsman.europa.eu/es/resources/statute.faces#hl2) y del artículo 4 de las disposiciones de aplicación del Defensor del Pueblo Europeo: http://www.ombudsman.europa.eu/es/resources/provisions.faces#hl3.

[2] Referencia: PAD-2020-00170

[3] Asunto 1939/2020/MAS sobre cómo Frontex tramitó una solicitud de acceso público a la correspondencia con periodistas.

[4] De conformidad con los artículos 4.8 y 9.4 de las disposiciones de aplicación del Defensor del Pueblo Europeo: https://www.ombudsman.europa.eu/en/resources/provisions.faces