Antecedentes de la denuncia

1. El autor de la queja es ciudadano alemán. El 22 de junio de 2009, se puso en contacto con la Agencia Europea de Defensa (AED) utilizando el formulario de contacto de su sitio web. Solicitó acceso a una decisión de la Junta Directiva de la AED (en lo sucesivo, «decisión de la Junta Directiva»), de 5 de junio de 2005. La decisión de la Junta Directiva se refiere al mercado europeo de equipos de defensa. Además, solicitó acceso a las partes de un estudio mencionadas en la decisión de la Junta Directiva que podrían divulgarse. Ese mismo día recibió un acuse de recibo. No habiendo recibido más respuesta, recuerda a la AED su solicitud mediante cartas de 24 de julio y 10 de agosto de 2009.

2. El 20 de agosto de 2009, el demandante se dirigió al Defensor del Pueblo.

Objeto de la investigación

3. En su reclamación al Defensor del Pueblo, el demandante presentó las siguientes alegaciones y reclamaciones.

Alegación:

La AED no respondió a sus reiteradas solicitudes de acceso a determinados documentos.

Reclamaciones:

(1) La AED debe tramitar sus solicitudes de acceso a los documentos.

(2) La AED debe establecer un sistema que garantice que las solicitudes de acceso a los documentos se tramiten adecuada e individualmente en un plazo razonable.

4. El artículo 228 del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea faculta al Defensor del Pueblo para recibir reclamaciones relativas a casos de mala administración en las actividades de las instituciones, órganos u organismos de la Unión, con excepción del Tribunal de Justicia de la Unión Europea en el ejercicio de sus funciones jurisdiccionales. En su carta en la que solicitaba el dictamen de la AED (véase el apartado 7 infra), el Defensor del Pueblo señaló: i) que la AED se creó mediante una Acción Común del Consejo en virtud del título V del Tratado de la Unión Europea (Política Exterior y de Seguridad Común), y ii) que el artículo 28 del Tratado de la Unión Europea (versión anterior a Lisboa) no amplía su mandato al segundo pilar. Al mismo tiempo, señaló que la presente queja se refiere a cuestiones administrativas. Señaló además que, en su decisión de archivar su investigación en la reclamación 2044/2005/BM contra la AED, en apoyo de su competencia para tramitar dicha reclamación, razonó que i) la AED opera bajo la autoridad del Consejo de la UE («el Consejo») y que ii) había adoptado un instrumento jurídico comunitario (en materia de personal) relativo al objeto de la reclamación. La AED no había cuestionado este enfoque.

5. En este contexto, el Defensor del Pueblo consideró que era competente para tramitar la presente reclamación. Esta opinión se basaba en el hecho de que la AED opera bajo la autoridad del Consejo, lo que implica que los principios de buena administración deben considerarse aplicables. Además, señaló que, de conformidad con el artículo 29 de la Acción Común 2004/551/PESC, «la Junta Directiva adoptará normas sobre el acceso del público a los documentos de la Agencia, teniendo en cuenta los principios y límites establecidos en el Reglamento (CE) n.o 1049/2001 [...]». En opinión del Defensor del Pueblo, estos principios incluyen el derecho de los ciudadanos a presentar una reclamación ante el Defensor del Pueblo sobre la tramitación de sus solicitudes de acceso a los documentos [1].

6. En su carta en la que solicitaba el dictamen de la AED, el Defensor del Pueblo también le pidió que indicara las normas que aplica actualmente al tramitar las solicitudes de acceso a los documentos.

La investigación

7. La denuncia se remitió al director ejecutivo de la AED para que emitiera un dictamen. Teniendo en cuenta que la AED opera bajo la autoridad y la supervisión política del Consejo, el Defensor del Pueblo también informó al Secretario General del Consejo de esta reclamación y le remitió una copia de su carta en la que solicitaba el dictamen de la AED. Mediante carta de 26 de octubre de 2009, el Secretario General del Consejo informó al Defensor del Pueblo de que consideraba que la reclamación se refería a una supuesta mala administración por parte de la AED y, por ese motivo, el Consejo no formularía observaciones al respecto.

8. El dictamen de la AED se remitió al demandante con una invitación a presentar observaciones. El denunciante presentó observaciones los días 18 y 20 de enero de 2010. A la luz de estas observaciones, resultaron necesarias nuevas investigaciones por parte del Defensor del Pueblo. Así pues, en una carta de 10 de marzo de 2010, el Defensor del Pueblo pidió a la AED que le facilitara más información sobre las alegaciones y reclamaciones del demandante. La respuesta de la AED se remitió al demandante con una invitación a presentar observaciones. El 6 de mayo de 2010, el autor presentó sus observaciones. Tras examinar la respuesta de la AED en el contexto de las observaciones del demandante, el Defensor del Pueblo consideró que se necesitaban más aclaraciones. Por consiguiente, mediante carta de 7 de julio de 2010, solicitó a la AED que le facilitara más información sobre la denuncia. La respuesta de la AED se remitió al demandante con una invitación a presentar observaciones, que este último presentó al Defensor del Pueblo el 6 de agosto de 2010.

Análisis y conclusiones del Defensor del Pueblo

Observaciones preliminares

9. Habida cuenta de su conexión fáctica, procede examinar conjuntamente la alegación del demandante y su primera alegación.

A. Denuncia de presunta falta de respuesta a las solicitudes de acceso y reclamaciones conexas

Argumentos presentados al Defensor del Pueblo

10. El demandante alegó que la AED no respondió a sus reiteradas solicitudes de acceso a determinados documentos. Afirmó que la AED debería tramitar sus solicitudes de acceso a los documentos.

11. En su dictamen, la AED consideró que el demandante parecía haberse equivocado con respecto a la decisión de la Junta Directiva que había solicitado, ya que no había ninguna decisión de la Junta Directiva con fecha de 5 de junio de 2005. La AED lamentó sinceramente que la solicitud del autor hubiera quedado sin respuesta y declaró que, en caso de que el autor deseara aclarar o corregir su solicitud, estaría dispuesto a proporcionar información adicional.

12. En sus observaciones, el demandante se opuso a la opinión de la AED de que había indicado una fecha incorrecta para la decisión de la Junta Directiva solicitada. Sostuvo que, si la fecha que indicó era realmente errónea, ello se debía enteramente a la información que la propia AED había facilitado en su sitio web. En este contexto, se refiere a lo que parece ser una versión abreviada de la decisión pertinente de la Junta Directiva, que se publicó en el sitio web de la AED. El texto se titula "Decisión de la Junta Directiva sobre el mercado europeo de equipos de defensa", y la fecha es "05/06/2005". El autor señaló que la frase introductoria del texto rezaba "la SB decide", y no "la SB decidió". Según él, esto no dejaba lugar a dudas de que la decisión pertinente se adoptó en la fecha indicada, a saber, el 5 de junio de 2005. También afirmó que este punto de vista fue confirmado en la literatura jurídica y en una publicación oficial italiana. Además, incluso el propio índice de decisiones de la AED disponible en su sitio web enumeraba una decisión de la Junta Directiva de 5 de junio de 2005. El demandante consideró que, en este contexto, era bastante improbable que no se adoptara ninguna decisión de la Junta Directiva el 5 de junio de 2005.

13. Sostuvo que, si la fecha dada por la AED en su sitio web era realmente errónea, esto haría efectivamente imposible que alguien tuviera acceso a la información, dado que la AED parecía considerar que no era necesario responder a las solicitudes de documentos que no podían identificarse. Por otro lado, si la fecha dada por la AED en su sitio web fuera correcta, el acceso a la información no sería posible en la práctica, dado que las fechas de las decisiones de la Junta Directiva aparentemente no estaban registradas y, por lo tanto, eran desconocidas para el ejecutivo de la AED. El autor expresó sus dudas sobre si esta continua incapacidad para proporcionar información sobre los documentos, a pesar de sus reiteradas solicitudes, estaba en consonancia con los principios de buena administración. El demandante también señaló que la AED debería haberle pedido una aclaración de su solicitud en lugar de ignorarla repetidamente.

14. Según el denunciante, la AED no tuvo suficientemente en cuenta que su solicitud de acceso también se refería a un estudio mencionado en la decisión de la Junta Directiva. Este hecho por sí solo debería haber permitido a la AED identificar claramente los documentos solicitados. La AED no hizo ningún comentario sobre este aspecto.

15. En su primera solicitud de información adicional, el Defensor del Pueblo formuló una serie de preguntas a la AED. En primer lugar, pide a la AED que explique por qué no pudo encontrar la decisión de la Junta Directiva y por qué no pudo decidir si se podía conceder el acceso a ella, a pesar de que la decisión de la Junta Directiva figuraba en una lista publicada en el sitio web de la AED. En segundo lugar, pidió a la AED que explicara por qué no atendía la solicitud del demandante de acceder al estudio mencionado en la decisión de la Junta Directiva. Por último, pregunta a la AED si considera que ha prestado al denunciante la asistencia adecuada en relación con la aclaración de su solicitud de acceso, que la AED parece haber considerado necesaria. En este contexto, el Defensor del Pueblo llamó la atención de la AED sobre el artículo 6, apartado 2, del Reglamento (CE) no 1049/2001 [2], que establece que, si una solicitud no es lo suficientemente precisa, la institución pedirá al solicitante que aclare la solicitud y lo ayudará a hacerlo.

16. En su respuesta, la AED señaló que no había podido encontrar la decisión de la Junta Directiva solicitada debido a una serie de citas erróneas y errores de referencia. Según la AED, el denunciante solicitó inicialmente un documento con fecha de 5 de junio de 2009, y no de 5 de junio de 2005. Este error se repitió en el procesamiento interno de EDA. La AED explicó además que, de conformidad con su práctica habitual, el 5 de junio de 2005 publicó un anuncio general relativo a la decisión de la Junta Directiva solicitada. Sin embargo, no se mencionó su fecha efectiva de adopción, a saber, el 23 de mayo de 2005. Esto explicaba la creencia errónea del autor de que la decisión de la Junta Directiva estaba fechada el 5 de junio de 2005. La AED señaló que la referencia engañosa ya había sido corregida. También adjuntó el texto de la decisión pertinente con su respuesta.

17. Por lo que se refiere a la solicitud del denunciante de acceso al estudio mencionado, la AED señaló que no podía divulgarse sin consultar previamente a los Estados miembros participantes de la AED. De hecho, el punto 6 de la decisión de la Junta Directiva solicitada exigía a la AED «garantizar la confidencialidad de los datos facilitados y también garantizar que no se comuniquen ni distribuyan datos individuales de los Estados miembros participantes». Refiriéndose al artículo 4, apartado 5, del Reglamento (CE) n.o 1049/2001, la AED propuso «solicitar autorización previa» a los Estados miembros participantes antes de divulgar el documento en cuestión. La AED declaró que emitiría rápidamente las solicitudes pertinentes a los puntos de contacto nacionales y que volvería a ponerse en contacto con el Defensor del Pueblo al recibir las respuestas pertinentes.

18. En sus observaciones, el demandante señaló que en ningún momento había citado erróneamente la fecha de la decisión de la Junta Directiva solicitada. Como ya había explicado, había citado el 5 de junio de 2005 como fecha de la decisión solicitada, que era la fecha conocida por el público en general. Al mismo tiempo, declaró que se había satisfecho su solicitud de acceso a la decisión de la Junta Directiva, por lo que deseaba dar las gracias al Jefe Ejecutivo de la AED.

19. Por lo que se refiere al acceso al estudio mencionado, el denunciante señaló que había solicitado una versión anonimizada, ya que conocía las limitaciones de confidencialidad aplicables. Explicó además que la AED nunca le había dado la oportunidad de explicar el propósito de su solicitud, y aclaró que un breve resumen de los resultados del estudio, sin hacer referencia a los Estados miembros participantes individuales, sería suficiente para sus fines. Afirmó que, durante la preparación de una tesis doctoral, deseaba establecer que más del 50 % de las licitaciones organizadas por los Estados miembros en el ámbito del equipo militar están excluidas del marco jurídico de la UE en materia de contratación pública debido a que los Estados miembros invocan el artículo 346 del Tratado de Funcionamiento de la UE. Dado que su solicitud se refería a datos anonimizados generales y no específicos, expresó sus dudas sobre si era realmente necesaria una consulta posiblemente larga e infructuosa de los Estados miembros participantes.

20. En su segunda solicitud de información adicional, el Defensor del Pueblo preguntó si la AED podía considerar la posibilidad de tramitar la solicitud de acceso del reclamante y, en la medida de lo posible, conceder acceso a los datos especificados por él, sin tener que consultar previamente a los Estados miembros participantes.

21. En su respuesta, la AED declaró que había iniciado el procedimiento de consulta con los Estados miembros participantes. Explicó que se trataba de un «procedimiento de silencio». Así pues, si ninguno de los Estados miembros participantes presentaba objeciones antes del 30 de julio de 2010, los documentos solicitados se enviarían al reclamante poco después. Si un Estado miembro participante presentara objeciones, se informaría al reclamante de que los documentos no podían divulgarse. La AED declaró además que había informado al denunciante en consecuencia.

22. En sus observaciones, el autor declaró que el 2 de agosto de 2010 la AED le concedió un acceso libre de restricciones a los resultados del estudio solicitado. Señaló que su solicitud de acceso se había cumplido plenamente y que la investigación podía cerrarse. Sin embargo, llamó la atención sobre el hecho de que la AED había tardado más de un año en adoptar esta decisión, y que se había logrado como resultado de la intervención decisiva del Defensor del Pueblo y de la «presión oficial» que había ejercido sobre la AED en este asunto.

23. En una conversación telefónica con los servicios del Defensor del Pueblo el 22 de octubre de 2010, el demandante confirmó que consideraba que el asunto se había resuelto a su satisfacción.

Evaluación del Defensor del Pueblo

24. El Defensor del Pueblo toma nota de la observación del demandante de que la AED tardó más de un año en concederle acceso a la decisión de la Junta Directiva. Sin embargo, no entiende que el autor desee presentar una nueva alegación. En vista de lo anterior, el Defensor del Pueblo considera que, como resultado de su intervención, la AED ha resuelto la alegación del demandante y reclama su satisfacción.

B. Reclamación relativa al establecimiento de un sistema para tramitar las solicitudes de acceso

Argumentos presentados al Defensor del Pueblo

25. El denunciante alegó que la AED debería establecer un sistema para garantizar que las solicitudes de acceso a los documentos se tramiten adecuada e individualmente en un plazo razonable.

26. En su dictamen, la AED llamó la atención sobre el artículo 29 de la Acción Común 2004/551/PESC del Consejo. Este artículo establece que la Junta Directiva adoptará normas sobre el acceso a los documentos de la AED, teniendo en cuenta los principios establecidos en el Reglamento (CE) n.o 1049/2001. La AED explicó que en 2008 se presentó a la Junta Directiva un proyecto de normas sobre el acceso del público. Sin embargo, debido a la falta de consenso entre los Estados miembros participantes, el proceso quedó paralizado. El Jefe Ejecutivo de la AED declaró que "tengo la intención de presentar a la Junta Directiva del Organismo un nuevo conjunto de normas sobre el acceso del público a los documentos en el primer trimestre de 2010 y hacer que se aprueben sin más trámites innecesarios". También expresó su confianza en que esas normas "ayudarían a evitar futuros casos de mala administración "por parte de la AED.

27. En sus observaciones, el demandante acogió con satisfacción la adopción prevista de normas sobre el acceso a los documentos, lo que supondría una clara mejora con respecto a la situación jurídica actual.

28. En su segunda solicitud de información adicional, el Defensor del Pueblo pidió a la AED que le informara de la situación actual en relación con la adopción prevista de normas sobre el acceso a los documentos en poder de la AED.

29. En su respuesta, la AED declaró que había presentado una propuesta pertinente en abril de 2010. Las observaciones presentadas por varios Estados miembros participantes indicaron que preferirían esperar a los resultados de la revisión en curso de las normas generales sobre el acceso del público a los documentos de la UE antes de acordar normas específicas para la AED. Por lo tanto, el proyecto de conjunto de normas sobre el acceso del público a los documentos de la AED estaba actualmente " en suspenso" hasta que se siga avanzando en la revisión de las normas generales.

30. En sus observaciones, el demandante señaló que una recomendación del Defensor del Pueblo de crear un sistema formal y un procedimiento para acceder a los documentos de la AED reforzaría sin duda la posición del ejecutivo de la AED en relación con su Junta Directiva. Este último, compuesto por representantes de los Estados miembros, aparentemente había logrado obstaculizar la adopción de una decisión al respecto. Dentro de la AED, la recomendación del Defensor del Pueblo podría ayudar a subrayar más claramente la necesidad de introducir un sistema de este tipo.

31. En una conversación telefónica con el demandante el 22 de octubre de 2010, el asesor jurídico encargado del caso explicó que el Estatuto del Defensor del Pueblo le faculta para formular recomendaciones con vistas a poner fin a la mala administración descubierta en las actividades de las instituciones y órganos de la UE. Sin embargo, parecía que el denunciante consideraba que el problema que había planteado no era causado por la AED como tal, sino por su Junta Directiva, que está compuesta por un representante de cada Estado miembro participante. En el curso de esta conversación telefónica, el demandante reconoció que, dado que la AED opera bajo la autoridad y la supervisión política del Consejo, sería útil dirigirse al Consejo en este asunto. Declaró que tenía la intención de dirigirse al Consejo y señaló que, por lo tanto, no era necesario que el Defensor del Pueblo siguiera examinando esta cuestión en el marco de la presente investigación.

Evaluación del Defensor del Pueblo

32. El Defensor del Pueblo considera que en el curso de su investigación quedó claro que el objetivo de la reclamación del demandante es que se adopten normas formales sobre el acceso a los documentos de la AED. El artículo 29 de la Acción Común 2004/551/PESC del Consejo tiene el siguiente tenor: "A propuesta del Director Ejecutivo, la Junta Directiva adoptará normas sobre el acceso del público a los documentos de la Agencia, teniendo en cuenta los principios y límites establecidos en el Reglamento (CE) n.o 1049/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 30 de mayo de 2001, relativo al acceso del público a los documentos del Parlamento Europeo, del Consejo y de la Comisión." De las observaciones de la AED se desprende que, a pesar de que su Director Ejecutivo haya presentado las propuestas pertinentes a la Junta Directiva, todavía no se han adoptado dichas normas.

33. Por las razones expuestas en el apartado 31 supra, el Defensor del Pueblo considera que, en el marco de la presente investigación, no es necesario que adopte ninguna otra medida en relación con la reclamación del demandante. Confía en que el Consejo y la AED tengan debidamente en cuenta el artículo 15, apartado 3, del Tratado de Funcionamiento de la UE [3] al tratar el asunto. Parece útil añadir que, en caso de que el demandante se dirija al Consejo y no reciba una respuesta que considere satisfactoria en un plazo razonable, podría considerar la posibilidad de presentar una nueva reclamación al Defensor del Pueblo.

C. Conclusiones

Sobre la base de su investigación sobre esta reclamación, el Defensor del Pueblo la cierra con las siguientes conclusiones:

Como resultado de la intervención del Defensor del Pueblo, la AED ha resuelto la alegación del demandante y la primera reclamación a satisfacción del demandante.

Por lo que se refiere a la segunda alegación del demandante, no es necesario que el Defensor del Pueblo adopte ninguna otra medida.

Se informará de esta decisión al denunciante y a la AED.

P. Nikiforos Diamandouros

Hecho en Estrasburgo, el 7 de diciembre de 2010.

[1] Desde la entrada en vigor del Tratado de Lisboa, el Defensor del Pueblo es competente para tratar el antiguo «segundo pilar» (Política Exterior y de Seguridad Común). Véase Jean-Claude Piris, El Tratado de Lisboa: A Legal and Political Analysis, Cambridge University Press 2010, p. 69.

[2] Reglamento (CE) n.o 1049/2001/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 30 de mayo de 2001, relativo al acceso del público a los documentos del Parlamento Europeo, del Consejo y de la Comisión (DO 2001, L 145, p. 43).

[3] El artículo 15, apartado 3, del Tratado de Funcionamiento de la UE dispone lo siguiente: «Todo ciudadano de la Unión, así como toda persona física o jurídica que resida o tenga su domicilio social en un Estado miembro, tendrá derecho a acceder a los documentos de las instituciones, órganos y organismos de la Unión, cualquiera que sea su soporte, con arreglo a los principios y condiciones que se definirán de conformidad con el presente apartado.

Los principios generales y los límites por motivos de interés público o privado que regulen este derecho de acceso a los documentos serán determinados por el Parlamento Europeo y el Consejo, mediante reglamentos, con arreglo al procedimiento legislativo ordinario.

Cada institución, órgano u organismo velará por que sus procedimientos sean transparentes y elaborará en su reglamento interno disposiciones específicas relativas al acceso a sus documentos, de conformidad con los reglamentos a que se refiere el párrafo segundo. ...»