Antecedentes de la denuncia

1. En julio de 2013, el denunciante deseaba solicitar el puesto vacante de profesional sanitario en la Agencia Europea de Medicamentos («EMA»), que se anunció en el sitio web de la Agencia a través del anuncio de vacante EMA/AD/350. Los candidatos debían utilizar el formulario de candidatura disponible en dicho sitio web, que podía descargarse utilizando el programa Adobe Reader. El denunciante utiliza la versión más reciente de Adobe Reader, es decir, la versión XI. A pesar de ello, no pudo abrir el formulario de solicitud de la Agencia y, como resultado, no pudo solicitar el puesto.

2. El 13 de julio se puso en contacto con el Organismo por correo electrónico y le explicó su problema. Pregunta qué candidatos a programas informáticos deberían haber utilizado para solicitar el puesto en cuestión. La Agencia respondió el 23 de julio. Afirmó que, para abrir el formulario de solicitud, era necesario utilizar "la última versión" de Adobe Reader. Añadió que, en cualquier caso, la fecha límite para la presentación de solicitudes era el 12 de julio de 2013 y, por lo tanto, la solicitud del denunciante ya no podía aceptarse.

3. A continuación, el denunciante preguntó si el formulario de solicitud solo podría haberse leído utilizando la versión 8 de Adobe Reader o si podrían haberse utilizado otras versiones, incluida la última versión (versión XI). El reclamante hizo hincapié en que, en su anuncio de contratación, la Agencia mencionó que debía utilizarse" la última versión de Adobe Reader". En su correspondencia con el reclamante, la Agencia declaró que, para leer los formularios de solicitud de contratación disponibles en el sitio web de la Agencia, los candidatos deben utilizar la versión 8 de Adobe Reader. La página web de la Agencia contiene un enlace a esa versión, cuyo uso se proporciona de forma gratuita. Los formularios de solicitud están redactados en inglés, pero pueden cumplimentarse en cualquier lengua oficial de la Unión Europea. El Departamento de TI de la Agencia confirmó que los formularios de solicitud son accesibles tanto cuando se utiliza la versión 8 de Adobe Reader como cuando se utilizan las versiones más recientes de ese programa.

4. Pocos días después de que la EMA respondiera a la reclamante, se dirigió al Defensor del Pueblo Europeo.

Objeto de la investigación

5. El denunciante alegó que i) la Agencia no se aseguró de que el formulario de candidatura para la vacante EMA/AD/350 fuera accesible, y ii) informó erróneamente a los candidatos sobre los requisitos técnicos para presentar su candidatura. Afirmó que la Agencia debería mejorar su sistema informático y proporcionar, en el futuro, información precisa a los candidatos sobre los programas que deben utilizar para solicitar sus vacantes. También solicitó que la Agencia volviera a ejecutar el proceso de solicitud de la vacante en cuestión.

La investigación

6. El Defensor del Pueblo pidió a la Agencia que: i) presentara un dictamen sobre las alegaciones y reclamaciones antes de finales de diciembre de 2013 y ii) incluyera en el dictamen una respuesta a las siguientes preguntas: a) ¿cuántos candidatos se registraron como candidatos que habían presentado sus solicitudes con éxito para la vacante? y b) ¿recibió la Agencia alguna otra reclamación en el sentido de que el formulario de solicitud no era accesible? La traducción polaca del dictamen se remitió a la demandante para que presentara sus observaciones el 26 de febrero de 2014.

Análisis y conclusiones del Defensor del Pueblo

Observaciones preliminares

7. En su dictamen, la Agencia señaló que el reclamante no siguió el procedimiento de recurso descrito en su documento titulado «Condiciones generales: contratación para la Agencia Europea de Medicamentos como agente temporal (administrador o asistente)», que se adjuntaba al anuncio de puesto vacante EMA/AD/350.

8. El Defensor del Pueblo entiende que la Agencia se refiere a su procedimiento de solicitud de revisión mencionado en el punto 8 de las «Condiciones generales: contratación para la Agencia Europea de Medicamentos como agente temporal (administrador o asistente)». De hecho, el denunciante no hizo uso del procedimiento de solicitud de reconsideración. El Defensor del Pueblo observa, sin embargo, que el punto 8 deja claro que la solicitud de revisión puede ser presentada por candidatos que "consideren que se ha cometido un error con respecto a la elegibilidad". La autora no llegó a esa etapa porque no pudo presentar su solicitud en absoluto. En estas circunstancias, siguió el consejo (correcto) dado por la EMA en el punto 8 antes mencionado de que «antes de ponerse en contacto con el Defensor del Pueblo, los candidatos deben haber presentado una reclamación o recurso ante la EMA y recibir una respuesta negativa de la EMA». De hecho, la reclamante presentó una reclamación a la EMA el 13 de julio de 2013, alegando que no podía hacer uso del formulario de solicitud y la EMA respondió (negativamente) diez días después. En vista de lo anterior, la Defensora del Pueblo considera que la reclamación dirigida a ella era admisible de conformidad con el artículo 2.4 del Estatuto [1].

A. Presunta falta de garantía de que el formulario de solicitud pueda descargarse fácilmente, supuesta información errónea a este respecto y reclamaciones conexas

Argumentos presentados al Defensor del Pueblo

9. En su dictamen, la Agencia declaró que, junto con cada anuncio de procedimiento de selección, publica orientaciones "detalladas" sobre cómo presentar la solicitud por vía electrónica («las Directrices»). Adjuntó las Directrices al dictamen. El proceso de solicitud es el mismo para todos los procedimientos de selección de la EMA.

10. La Agencia también declaró que está dispuesta a mejorar su sistema informático para hacerlo aún más fácil de usar. Sin embargo, dado que no se informó de ninguna otra dificultad técnica en relación con el procedimiento relativo a la vacante de que se trata, no hay ninguna justificación para iniciarla de nuevo. Informó al Defensor del Pueblo de que había recibido 182 solicitudes para la vacante en cuestión y de que no se había presentado ninguna otra reclamación.

11. En sus observaciones, la reclamante acogió con satisfacción la declaración de la Agencia de que está dispuesta a mejorar su sistema informático. Señaló que la posibilidad de leer el formulario de solicitud también depende del navegador web que se utilice. Google Chrome, por ejemplo, no lee los formularios de solicitud de la Agencia. El denunciante alegó que la Agencia debería informar específicamente a todos los candidatos sobre este y otros requisitos técnicos que deben cumplir para solicitar sus vacantes. En su opinión, el número de solicitudes recibidas para la vacante en cuestión (182) es pequeño en comparación con el número de solicitudes recibidas por otras instituciones para las vacantes que anuncian. Este pequeño número puede deberse a dificultades para acceder a los formularios de solicitud de la Agencia.

Evaluación del Defensor del Pueblo

12. Antes de adoptar una postura sobre las alegaciones del demandante, el Defensor del Pueblo leyó detenidamente las Directrices. La instrucción pertinente dice lo siguiente: "Necesita la última versión de Adobe Reader para que el formulario de solicitud funcione correctamente. Descargue la última versión de forma gratuita desde Adobe Reader descargar [link]."

13. Es indiscutible que este vínculo únicamente dirigió a los solicitantes a la versión 8 de Adobe Reader. No obstante, la EMA consideró que, dado que el formulario de solicitud podía descargarse mediante la versión 8 de Adobe Reader, también podía descargarse mediante las versiones posteriores de dicho programa, como el programa utilizado por el denunciante. El Departamento de TI del Defensor del Pueblo confirmó esta opinión.

14. En vista de lo anterior, el Defensor del Pueblo no tiene la posibilidad de aclarar por qué, al utilizar la última versión de Adobe Reader, el reclamante no pudo descargar el formulario de solicitud de la Agencia. En cualquier caso, el denunciante no demostró que esta imposibilidad fuera imputable a la Agencia. Por otra parte, la Agencia alegó que todos los que solicitaron el puesto, excepto el denunciante, pudieron utilizar el formulario de solicitud. Por consiguiente, la Defensora del Pueblo concluye que no hubo mala administración en lo que respecta a la alegación de que el formulario de solicitud relativo al anuncio de puesto vacante EMA/AD/350 no era accesible. En consecuencia, no puede sostenerse la alegación conexa de que la Agencia debe iniciar de nuevo el proceso de solicitud de la vacante en cuestión. La alegación del denunciante de que el número de solicitantes era pequeño en comparación con otras oposiciones no es pertinente para esta conclusión: cada oposición debe ser tratada en función de sus méritos.

15. A la luz de las observaciones formuladas en el punto 13 de las presentes conclusiones, el Defensor del Pueblo también concluye que la información facilitada a los candidatos por la Agencia era suficiente para permitirles presentar su candidatura. Por lo tanto, concluye que no hubo ningún caso de mala administración en lo que respecta a la alegación de que la Agencia informó erróneamente a los candidatos sobre los requisitos técnicos relativos a la forma de presentar la solicitud.

16. A pesar de la conclusión anterior, el Defensor del Pueblo desea hacer hincapié en que las instituciones deben esforzarse por mejorar constantemente la comunicación con los candidatos. De hecho, como señaló la reclamante en sus observaciones, muchos aspectos técnicos son pertinentes para la descarga satisfactoria de los formularios de solicitud y sería útil que los candidatos los conocieran. Por lo tanto, el Defensor del Pueblo hará una observación adicional a este respecto a continuación. El Defensor del Pueblo está convencido de que, en su opinión, la Agencia se declaró dispuesta a mejorar la información de que disponen los candidatos. De este modo, la Agencia respondió positivamente a la alegación del denunciante de que debía mejorar su sistema informático.

B. Conclusiones

Sobre la base de la investigación de esta reclamación, el Defensor del Pueblo la cierra con la siguiente conclusión:

No hubo mala administración.

Se informará de esta decisión al reclamante y a la EMA.

Observaciones adicionales

La EMA podría considerar la posibilidad de proporcionar a los candidatos información detallada sobre los dispositivos técnicos que deben utilizar para descargar con éxito los formularios de solicitud de la Agencia.

Emily O'Reilly

Hecho en Estrasburgo, el 20 de mayo de 2014.

[1] Artículo 2, apartado 4, de la Decisión del Parlamento Europeo sobre el Estatuto del Defensor del Pueblo y sobre las condiciones generales del ejercicio de sus funciones: «La reclamación [...] deberá ir precedida de las gestiones administrativas oportunas ante las instituciones y órganos interesados.».