Estrasburgo, 25 de junio de 2008

Muy señor mío:

El 12 de enero de 2007, usted presentó una reclamación ante el Defensor del Pueblo Europeo en relación con la forma en que la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude («OLAF») había tramitado una solicitud de acceso a documentos que usted le había presentado el 16 de octubre de 2006.

El 1 de febrero de 2007, transmití la denuncia al Director de la OLAF, solicitando que se me presentara un dictamen antes del 30 de abril de 2007. Se le informó en consecuencia el mismo día.

El 8 de mayo de 2007, la OLAF solicitó una prórroga del plazo. En mi respuesta de 10 de mayo de 2007, señalé que esperaba recibir el dictamen de la OLAF antes del 31 de mayo de 2007. Se le informó en consecuencia el mismo día.

La OLAF envió su dictamen el 25 de mayo de 2007.

El 11 de junio de 2007, informé a la OLAF de que consideraba necesario inspeccionar el documento pertinente. Se le informó en consecuencia el mismo día.

La inspección de este documento se llevó a cabo el 25 de septiembre de 2007. Se le envió una copia del informe sobre esta inspección tanto a usted como a la OLAF.

El 4 de octubre de 2007, solicité al Supervisor Europeo de Protección de Datos (SEPD) su opinión al respecto. El mismo día se le informó de ello a usted y a la OLAF.

El 23 de noviembre de 2007, el SEPD me envió sus observaciones.

El 5 de diciembre de 2007, transmití una copia de esta respuesta a la OLAF y le pregunté si deseaba reconsiderar su posición a la luz de la carta del SEPD y de una reciente sentencia del Tribunal de Primera Instancia. Se le informó en consecuencia el mismo día. El mismo día, también escribí al SEPD para agradecerle su carta.

El 4 de febrero de 2008, la Comisión envió su respuesta a mi solicitud de información dirigida a la OLAF y se la remití el 12 de febrero de 2008 con una invitación a presentar observaciones, si así lo deseaba, a más tardar el 31 de marzo de 2008.

En esa fecha no se recibió ninguna observación suya. Sin embargo, con ocasión de una conversación telefónica con mi Oficina que tuvo lugar el 13 de mayo de 2008, usted dejó claro que no estaba satisfecho con el enfoque adoptado por la Comisión, pero que no deseaba formular más observaciones ni seguir adelante con su denuncia.

Le escribo ahora para informarle de los resultados de las investigaciones que se han realizado.

LA DENUNCIA

El 16 de octubre de 2006, el demandante (periodista alemán) presentó una solicitud de acceso a documentos a la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude («OLAF»). Esta solicitud se basaba en el Reglamento (CE) n.o 1049/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 30 de mayo de 2001, relativo al acceso del público a los documentos del Parlamento Europeo, del Consejo y de la Comisión (1) («Reglamento 1049/2001»). En esta solicitud, el demandante solicitó acceso a toda la correspondencia intercambiada, en el período comprendido entre el 1 de octubre de 2003 y el 30 de junio de 2004, entre el Ministerio de Justicia belga y el Ministro de Justicia belga, por una parte, y la OLAF y su personal, por otra.

El 5 de diciembre de 2006, la OLAF informó al demandante de que había identificado tres documentos de 19 de noviembre de 2003, 23 de diciembre de 2003 y 10 de junio de 2004, respectivamente. La OLAF concedió acceso al primer y tercer documento. Por lo que se refiere al documento de 23 de diciembre de 2003, la OLAF señaló que se refería a la prórroga del contrato de un funcionario enviado en comisión de servicios a la OLAF por el Ministerio de Justicia belga. La OLAF consideró que este documento estaba cubierto por la excepción relativa a la protección de la intimidad y la integridad de la persona establecida en el artículo 4, apartado 1, letra b), del Reglamento 1049/2001 y, por lo tanto, no podía divulgarse.

El 13 de diciembre de 2006, el denunciante presentó una solicitud confirmatoria de acceso. El demandante alegó que el documento pertinente no se refería claramente a la esfera privada del interesado, sino a su actividad para la OLAF. Sin embargo, los nombres de todos los miembros del personal de la OLAF estaban a disposición del público en Internet. El denunciante alegó además que la OLAF no había considerado la posibilidad de conceder un acceso parcial. Sostuvo que incluso si dicho funcionario trabajaba para la OLAF en una misión tan secreta que impedía la divulgación de su nombre, debería ser posible conceder acceso a una copia de la carta pertinente en la que se había ocultado el nombre del funcionario. El demandante subrayó además que la OLAF ni siquiera le había informado de si la carta pertinente había sido dirigida a la OLAF por el Ministerio belga o si había sido enviada por la propia OLAF.

En su respuesta de 12 de enero de 2007, la OLAF mantuvo su postura, alegando que el escrito pertinente contenía datos personales cuya divulgación afectaría al derecho legítimo a la protección de la esfera privada de las personas físicas. La OLAF también señaló que no podía concederse un acceso parcial, ya que la carta en su totalidad estaba cubierta por la excepción pertinente.

En su reclamación al Defensor del Pueblo, el demandante alegó que la OLAF no había abordado los argumentos que había presentado en su solicitud confirmatoria. El demandante alegó que la OLAF no había tramitado adecuadamente su solicitud de acceso y solicitó que se le diera acceso al documento de 23 de diciembre de 2003.

LA INVESTIGACIÓN

Dictamen de la OLAF

En su dictamen, la OLAF reiteró su opinión de que el artículo 4, apartado 1, letra b), del Reglamento 1049/2001 le impedía dar acceso al documento pertinente. La OLAF alegó que la información relativa a la naturaleza y la duración de la comisión de servicio de una persona estaba indudablemente comprendida en la categoría de datos personales a efectos del Reglamento (CE) n.o 45/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 18 de diciembre de 2000, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por las instituciones y los organismos comunitarios y a la libre circulación de estos datos (2) (en lo sucesivo, «Reglamento n.o 45/2001»), ya que estaba relacionada con una persona identificada o identificable. La OLAF añadió que, como admitió el denunciante, los nombres del personal de la Comisión estaban disponibles en Internet. Sobre la base de esta información, el denunciante podría haber identificado al funcionario afectado y podría haber vinculado los datos contenidos en el documento a esa persona. En opinión de la OLAF, la supresión de las partes del documento que permitían la identificación directa o indirecta de la persona afectada habría privado de sentido a las partes restantes de los documentos. La OLAF declaró que esta era la razón por la que no podía concederse un acceso parcial al documento.

Otras consultas

Tras un cuidadoso examen del dictamen de la OLAF, resultó necesario realizar nuevas investigaciones.

La inspección del documento pertinente

El 25 de septiembre de 2007, los servicios del Defensor del Pueblo inspeccionaron el documento pertinente en los locales de la OLAF.

Resultó que el documento constaba de dos páginas, a saber, (1) la carta como tal y (2) una "ficha de circulación", y que la carta como tal comprendía cinco párrafos cortos, una "fórmula de cortesía" final y una firma. Además, se puso de manifiesto que solo los tres primeros párrafos se referían a la cuestión de la prórroga de la comisión de servicio del interesado.

La carta al SEPD

El 4 de octubre de 2007, y dado que la OLAF había basado su denegación de acceso en consideraciones relacionadas con la protección de datos, el Defensor del Pueblo solicitó al Supervisor Europeo de Protección de Datos (SEPD) su opinión al respecto.

En la presente carta, el Defensor del Pueblo expone los siguientes puntos de vista preliminares:

(1) Por lo que se refiere a la divulgación de la totalidad del documento

Por razones de transparencia y rendición de cuentas, el público podría tener interés en saber si un miembro del personal de una institución u organismo comunitario es un funcionario de la UE, uno de los otros agentes de la UE o un experto nacional enviado en comisión de servicios a la UE. En este último caso, este interés parecía cubrir también la duración de la comisión de servicio y las posibles prórrogas.

Los datos pertinentes constituyen datos personales en el sentido de la legislación de protección de datos de la UE.

Sin embargo, parecía que la privacidad de la persona afectada no estaba en juego cuando se divulgaban dichos datos personales. Los datos personales pertinentes solo se referían a la relación laboral. Parecía que no estaban incluidos en los datos sensibles mencionados en el artículo 10 del Reglamento 45/2001, que el honor y la reputación de la persona afectada no estaban involucrados, que la persona afectada no sería puesta en falso, que no se revelarían hechos vergonzosos y que no se divulgaría ninguna información proporcionada o recibida por la persona afectada sobre una base confidencial.

Además, no parecía existir ningún riesgo de que la persona afectada se viera sustancialmente afectada por la divulgación de los datos en cuestión.

Por último, parecía que la divulgación de los datos personales pertinentes no infringía el Reglamento 45/2001. En particular, nada parecía indicar que la divulgación fuera desproporcionada.

(2) Sobre la posibilidad de conceder un acceso parcial

Incluso si se supusiera que los datos personales pertinentes no deben divulgarse, podría y debería contemplarse un acceso parcial. El interés de la persona interesada en la protección de su vida privada parecía estar suficientemente protegido si su nombre quedaba en blanco en la copia que debía entregarse. Incluso teniendo en cuenta el hecho de que los nombres de los miembros del personal de la OLAF estaban disponibles en Internet, parecía difícil ver cómo debería ser posible identificar a la persona afectada en tales circunstancias. Es cierto que la posibilidad de tal identificación no puede excluirse si la persona que solicita el acceso al documento tiene conocimientos especializados en lo que respecta a la persona o personas enviadas en comisión de servicios a la OLAF por el Ministerio de Justicia belga. Sin embargo, y dada la necesidad de encontrar un equilibrio entre los dos intereses en juego, no parecía adecuado ni justificado tener en cuenta esta posibilidad a la hora de decidir sobre una solicitud de acceso a dichos documentos.

Respuesta del SEPD

En su respuesta, el SEPD formuló las siguientes observaciones:

La presente reclamación se refería a una situación en la que una institución se pronunciaba sobre una solicitud de acceso del público a documentos que contenían datos personales. Tal situación debía examinarse de la siguiente manera, expuesta por el Tribunal de Primera Instancia en su sentencia de 8 de noviembre de 2007, Bavarian Lager/Comisión (T-194/04):

• El acceso a los documentos que contienen datos personales entra en el ámbito de aplicación del Reglamento 1049/2001, según el cual, en principio, todos los documentos de las instituciones deben ser accesibles al público. El Reglamento 1049/2001 también establece que determinados intereses públicos y privados deben protegerse mediante un régimen de excepciones, como el establecido en el artículo 4, apartado 1, letra b).
• La privacidad o "vida privada" es un concepto amplio que no se presta a una definición exhaustiva. En principio, no hay ninguna razón para excluir de este concepto las actividades profesionales o empresariales.
• Sin embargo, no todos los datos personales pueden, por su naturaleza, menoscabar la vida privada del interesado.
• Para determinar si se aplica la excepción del artículo 4, apartado 1, letra b), es necesario examinar si el acceso público a los datos personales puede menoscabar real y específicamente la protección de la intimidad y la integridad de las personas afectadas.

En este contexto, el SEPD formuló las siguientes observaciones en relación con la presente reclamación:

• El documento pertinente contenía datos personales.
• La información en cuestión también podría estar comprendida en el concepto de privacidad. No parecía referirse a las actividades del interesado a título profesional (como en el asunto Bavarian Lager), sino a la información sobre las condiciones de trabajo del interesado. Si dicha información se hiciera pública, ello podría vulnerar la intimidad de la persona afectada. El SEPD declaró que, por lo tanto, en este momento no estaba de acuerdo con el análisis del Defensor del Pueblo.
• Otra cuestión es si el acceso a la información puede menoscabar real y específicamente la protección de la intimidad y la integridad de la persona de que se trate. Para responder a esta pregunta, deben tenerse en cuenta el contenido y el contexto de la carta, incluidos aspectos como i) si la persona afectada podría esperar o no que esta información se hiciera pública (en su «Documento de antecedentes» de julio de 2005 (3), el SEPD subrayó que las personas que ocupan puestos jerárquicos superiores podrían esperar un interés público justificado en sus datos; las personas en puestos inferiores no tendrían tales expectativas) y ii) si la información era o no de carácter muy general (¿se refería a un anuncio de la prolongación de una relación de trabajo, sin indicaciones sobre la forma en que el interesado había realizado el trabajo, o contenía detalles adicionales y posiblemente sensibles?).

El SEPD señaló que, lamentablemente, la información de que disponía no le permitía emitir un nuevo dictamen sobre la cuestión de fondo. Añadió, sin embargo, que el razonamiento de la OLAF para su denegación era, en cualquier caso, insuficiente. Este razonamiento debe especificar por qué el acceso público a los datos personales podría socavar real y específicamente la protección de la privacidad.

Por lo que se refiere a la cuestión del acceso parcial, el SEPD formuló las siguientes observaciones:

• En general, el acceso parcial podría ser una solución práctica.
• Sin embargo, el acceso parcial no podía sustituir al acceso completo, en el que podía concederse el acceso completo.
• Además, el acceso parcial no era una opción en la que la supresión de nombres o información pertinente privara de sentido al acceso público (como instrumento para mejorar la transparencia de las instituciones de la UE).
• El análisis de la posibilidad de conceder o no un acceso parcial debe basarse en los criterios establecidos por el Tribunal de Primera Instancia en el asunto Bavarian Lager, como la OLAF obviamente no había hecho hasta ahora.

La reacción de la Comisión Europea

El Defensor del Pueblo remitió una copia de esta respuesta a la OLAF y le preguntó si deseaba reconsiderar su posición a la luz de la presente carta y de la sentencia del Tribunal de Primera Instancia en el asunto Bavarian Lager.

En su respuesta, la Comisión Europea formuló las siguientes observaciones:

Dado que el asunto no estaba cubierto por la independencia conferida a la función de investigación de la OLAF, la carta del Defensor del Pueblo se había redirigido a la Comisión.

El documento pertinente, que fue reexaminado, contenía datos personales, a saber:

• el nombre del interesado,
• su posición a nivel nacional,
• el tipo de contrato con la OLAF, y
• la fecha de inicio del contrato y la fecha de resolución prevista.

Más concretamente, los dos primeros apartados contenían, además del nombre del interesado, una evaluación de su actuación en el seno de la OLAF y los motivos para solicitar una autorización de prórroga del contrato (esta solicitud se formula en el párrafo tercero).

Este contenido entraba claramente en la definición de datos personales y la Comisión consideró que merecía protección. La divulgación pública de estas partes del documento perjudicaría claramente los derechos de protección de datos y el derecho a la intimidad de las personas afectadas.

También cabe destacar que, además del Reglamento 45/2001, el Estatuto de los funcionarios de las Comunidades Europeas (en lo sucesivo, «Estatuto») contenía disposiciones destinadas a garantizar que los datos personales de los funcionarios y otros agentes estuvieran adecuadamente protegidos por la institución. En particular, el artículo 26 de las disposiciones contenidas en él, según el cual el expediente personal debe ser confidencial. La Comisión consideró que no sería correcto tratar los datos personales de la misma naturaleza, a saber, el tipo y la duración de un contrato, así como la evaluación de la actuación de un funcionario, de manera diferente (es decir, como protegidos si figuran en documentos incluidos en el expediente personal y como no protegidos si figuran en un documento intercambiado entre las autoridades responsables de la carrera profesional de la persona afectada).

Esta conclusión estaba en consonancia con el punto de vista del SEPD. De hecho, el SEPD consideró, entre otras cosas, que debía prestarse especial atención a la naturaleza de la información. La información en cuestión no era de carácter muy general.

Por último, era importante señalar que no solo la información descrita anteriormente, sino también las circunstancias que la rodeaban, eran muy diferentes de las circunstancias que dieron lugar a la sentencia en el asunto Bavarian Lager. En cualquier caso, el 18 de enero de 2008 la Comisión decidió interponer un recurso de casación contra esta sentencia.

Por lo que se refiere a la cuestión del acceso parcial, la Comisión acordó conceder acceso al resto del documento, es decir, a sus párrafos cuarto y quinto. Estos párrafos podrían divulgarse, ya que no había datos personales involucrados.

Se presentó al Defensor del Pueblo una copia de la versión del documento divulgado.

Observaciones del demandante

Se remitió al demandante una copia de la respuesta de la Comisión para que formulara sus observaciones. No se recibieron observaciones escritas del denunciante. Sin embargo, con ocasión de una conversación telefónica con la Defensoría del Pueblo que tuvo lugar el 13 de mayo de 2008, el demandante dejó claro que no estaba satisfecho con el enfoque adoptado por la Comisión, pero que no deseaba formular más observaciones ni seguir adelante con su denuncia.

LA DECISIÓN

1 Sobre la supuesta omisión por parte de la OLAF de tramitar correctamente una solicitud de acceso a documentos

1.1 El 16 de octubre de 2006, el autor (periodista alemán) presentó una solicitud de acceso a documentos a la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude ("OLAF"). Esta solicitud se basaba en el Reglamento (CE) n.o 1049/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 30 de mayo de 2001, relativo al acceso del público a los documentos del Parlamento Europeo, del Consejo y de la Comisión (4) («Reglamento 1049/2001»). En esta solicitud, el demandante solicitó acceso a toda la correspondencia intercambiada, en el período comprendido entre el 1 de octubre de 2003 y el 30 de junio de 2004, entre el Ministerio de Justicia belga y el Ministro de Justicia belga, por una parte, y la OLAF y su personal, por otra.

El 5 de diciembre de 2006, la OLAF informó al demandante de que había identificado tres documentos de 19 de noviembre de 2003, 23 de diciembre de 2003 y 10 de junio de 2004, respectivamente. La OLAF concedió acceso al primer y tercer documento. Por lo que se refiere al documento de 23 de diciembre de 2003, la OLAF señaló que se refería a la prórroga del contrato de un funcionario enviado en comisión de servicios a la OLAF por el Ministerio de Justicia belga. La OLAF consideró que este documento estaba cubierto por la excepción relativa a la protección de la intimidad y la integridad de la persona establecida en el artículo 4, apartado 1, letra b), del Reglamento 1049/2001 y, por lo tanto, no podía divulgarse.

A continuación, el denunciante presentó una solicitud confirmatoria de acceso. En esta solicitud, el demandante alegó que el documento pertinente no se refería claramente a la esfera privada de la persona afectada, sino a su actividad para la OLAF. El denunciante alegó además que la OLAF no había considerado la posibilidad de conceder un acceso parcial. También subrayó que la OLAF ni siquiera le había informado de si la carta pertinente había sido dirigida a la OLAF por el Ministerio belga o si había sido enviada por la propia OLAF. El 12 de enero de 2007, la OLAF desestimó la solicitud confirmatoria, alegando que el escrito pertinente contenía datos personales cuya divulgación afectaría al derecho legítimo a la protección de la esfera privada de las personas físicas. La OLAF también señaló que no podía concederse un acceso parcial, ya que la carta en su totalidad estaba cubierta por la excepción pertinente.

1.2 En su reclamación al Defensor del Pueblo, el demandante alegó que la OLAF no había abordado los argumentos que había presentado en su solicitud confirmatoria. El demandante alegó que la OLAF no había tramitado adecuadamente su solicitud de acceso y solicitó que se le diera acceso al documento de 23 de diciembre de 2003.

1.3 En su dictamen, la OLAF reiteró su opinión de que el artículo 4, apartado 1, letra b), del Reglamento 1049/2001 le impedía dar acceso al documento pertinente. La OLAF alegó que la información relativa a la naturaleza y la duración de la comisión de servicio de una persona estaba indudablemente comprendida en la categoría de datos personales a efectos del Reglamento (CE) n.o 45/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 18 de diciembre de 2000, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por las instituciones y los organismos comunitarios y a la libre circulación de estos datos (5) (en lo sucesivo, «Reglamento n.o 45/2001»), ya que estaba relacionada con una persona identificada o identificable. La OLAF añadió que, como admitió el denunciante, los nombres del personal de la Comisión estaban disponibles en Internet. Sobre la base de esta información, el denunciante podría haber identificado al funcionario afectado y podría haber vinculado los datos contenidos en el documento a esa persona. En opinión de la OLAF, la supresión de las partes del documento que permitían la identificación directa o indirecta de la persona afectada habría privado de sentido a las partes restantes de los documentos. La OLAF declaró que esta era la razón por la que no podía concederse un acceso parcial al documento.

1.4 Al recibir esta opinión, el Defensor del Pueblo consideró que era necesario que inspeccionara el documento pertinente. Esta inspección mostró que el documento constaba de dos páginas, a saber, (1) la carta como tal y (2) una "ficha de circulación", y que la carta como tal comprendía cinco párrafos cortos, una "fórmula de cortesía" final y una firma. Además, se puso de manifiesto que solo los tres primeros párrafos se referían a la cuestión de la prórroga de la comisión de servicio del interesado.

1.5 El 4 de octubre de 2007, y dado que la OLAF había basado su denegación de acceso en consideraciones relacionadas con la protección de datos, el Defensor del Pueblo solicitó al Supervisor Europeo de Protección de Datos (SEPD) su opinión al respecto. En su carta, el Defensor del Pueblo expresó la opinión provisional de que, aunque el documento pertinente contenía datos personales, la divulgación de este documento no parecía estar excluida. Además, el Defensor del Pueblo consideró que, aunque se supusiera que no debían divulgarse los datos personales pertinentes, podía y debía preverse un acceso parcial.

1.6 En su respuesta, el SEPD señaló que la presente reclamación se refería a una situación en la que una institución tomaba una decisión sobre una solicitud de acceso público a documentos que contenían datos personales. En opinión del SEPD, tal situación debía examinarse en el sentido expuesto por el Tribunal de Primera Instancia en su sentencia de 8 de noviembre de 2007 en el asunto T-194/04 (Baviera Lager/Comisión). En particular, para determinar si se aplicaba la excepción del artículo 4, apartado 1, letra b), era necesario examinar si el acceso público a los datos personales podía menoscabar efectiva y específicamente la protección de la intimidad y la integridad de las personas afectadas. Por lo que se refiere al presente asunto, el SEPD señaló que el documento pertinente contenía datos personales y que la información en cuestión también podría estar comprendida en el concepto de privacidad. Otra cuestión es si el acceso a la información puede menoscabar real y específicamente la protección de la intimidad y la integridad de la persona de que se trate. Según el SEPD, para responder a esta pregunta, deben tenerse en cuenta el contenido y el contexto de la carta, incluidos aspectos como i) si la persona afectada podría esperar o no que esta información se hiciera pública (en su «Documento de antecedentes» de julio de 2005 (6), el SEPD subrayó que las personas que ocupan puestos jerárquicos superiores podrían esperar un interés público justificado en sus datos; las personas en puestos inferiores no tendrían tales expectativas) y ii) si la información era o no de carácter muy general (¿se refería a un anuncio de la prolongación de una relación de trabajo, sin indicaciones sobre la forma en que el interesado había realizado el trabajo, o contenía detalles adicionales y posiblemente sensibles?). El SEPD señaló que, lamentablemente, la información de que disponía no le permitía emitir un nuevo dictamen sobre la cuestión de fondo. Añadió, sin embargo, que el razonamiento de la OLAF para su denegación era, en cualquier caso, insuficiente. Este razonamiento debe especificar por qué el acceso público a los datos personales podría socavar real y específicamente la protección de la privacidad.

El SEPD señaló además que el análisis de si podía concederse o no un acceso parcial debía basarse en los criterios establecidos por el Tribunal de Primera Instancia en el asunto Bavarian Lager, que la OLAF obviamente no había hecho hasta la fecha.

1.7 Tras recibir este dictamen, el Defensor del Pueblo preguntó a la OLAF si deseaba reconsiderar su posición a la luz de este dictamen y de la sentencia del Tribunal de Primera Instancia en el asunto Bavarian Lager.

1.8 La carta del Defensor del Pueblo fue contestada por la Comisión Europea, no por la OLAF. La Comisión explicó que, dado que el asunto no estaba cubierto por la independencia conferida a la función de investigación de la OLAF, la carta del Defensor del Pueblo se había redirigido a la Comisión.

En su respuesta, la Comisión subrayó que el documento pertinente contenía datos personales. Más concretamente, los dos primeros apartados contenían, además del nombre del interesado, una evaluación de su actuación en el seno de la OLAF y los motivos para solicitar una autorización de prórroga del contrato (esta solicitud se formula en el párrafo tercero). Este contenido entraba claramente en la definición de datos personales y la Comisión consideró que merecía protección. La divulgación pública de estas partes del documento perjudicaría claramente los derechos de protección de datos y el derecho a la intimidad de las personas afectadas.

La Comisión se refirió asimismo al artículo 26 del Estatuto de los funcionarios de las Comunidades Europeas (en lo sucesivo, «Estatuto»), según el cual el expediente personal debe ser confidencial. Según la Comisión, no sería correcto tratar los datos personales de la misma naturaleza, a saber, el tipo y la duración de un contrato, así como la evaluación de la actuación de un funcionario, de manera diferente (es decir, como protegidos si figuran en documentos incluidos en el expediente personal y como no protegidos si figuran en un documento intercambiado entre las autoridades responsables de la carrera profesional del interesado).

La Comisión alegó que esta conclusión estaba en consonancia con el punto de vista del SEPD. De hecho, el SEPD consideró, entre otras cosas, que debía prestarse especial atención a la naturaleza de la información. La información en cuestión no era de carácter muy general.

Por lo que se refiere a la cuestión del acceso parcial, la Comisión acordó conceder acceso al resto del documento, es decir, a sus párrafos cuarto y quinto. Estos párrafos podrían divulgarse, ya que no había datos personales involucrados. Se presentó al Defensor del Pueblo una copia de la versión del documento divulgado.

1.9 Se remitió al demandante una copia de la respuesta de la Comisión para que formulara sus observaciones. No se recibieron observaciones escritas del denunciante. Sin embargo, con ocasión de una conversación telefónica con la Defensoría del Pueblo que tuvo lugar el 13 de mayo de 2008, el demandante dejó claro que no estaba satisfecho con el enfoque adoptado por la Comisión, pero que no deseaba formular más observaciones ni seguir adelante con su denuncia.

1.10 El Defensor del Pueblo observa que se ha concedido acceso parcial al documento pertinente. Por lo tanto, la única cuestión que queda por abordar es si se debería haber dado pleno acceso al documento en su totalidad, es decir, incluidos los datos personales que contiene.

1.11 Como ha señalado acertadamente el SEPD, la prueba pertinente es si el acceso público a los datos personales podría menoscabar real y específicamente la protección de la intimidad y la integridad de las personas afectadas.

1.12 Como señaló el SEPD, la OLAF no aplicó esta prueba al tramitar la solicitud de acceso del reclamante. En su respuesta a la carta del Defensor del Pueblo en la que invitaba a la OLAF a responder a las opiniones expresadas por el SEPD, la Comisión expuso lo que parecen ser dos consideraciones. Por un lado, la Comisión alegó que el contenido de los tres primeros párrafos de la carta pertinente entraba claramente en la definición de datos personales y que consideraba que estos datos merecían protección. La Comisión añadió que la divulgación pública de estas partes del documento perjudicaría claramente los derechos de protección de datos y el derecho a la intimidad de las personas afectadas. Por otra parte, la Comisión alegó que, dado que el artículo 26 del Estatuto establece que el expediente personal relativo a un funcionario debe ser confidencial, no sería correcto conceder acceso a datos personales de la misma naturaleza que los que figuran en los documentos introducidos en el expediente personal.

1.13 El Defensor del Pueblo no ve la pertinencia del segundo argumento esgrimido por la Comisión. Cabe señalar que la OLAF no ha alegado, en su decisión sobre la solicitud confirmatoria del demandante, que deba denegarse el acceso al documento pertinente porque forme parte del expediente personal del funcionario o porque los datos que contiene formen parte de documentos incluidos en el expediente personal. En cualquier caso, una solicitud de acceso a documentos presentada en virtud del Reglamento (CE) n.o 1049/2001 debe examinarse y tramitarse sobre la base de los criterios establecidos en el presente Reglamento, y no sobre la base del Estatuto de los funcionarios.

1.14 Por lo que se refiere a la primera alegación de la Comisión, el Defensor del Pueblo no está convencido de que tenga suficientemente en cuenta todas las consideraciones pertinentes en el presente contexto. Es cierto que la Comisión ha señalado que la información pertinente contiene también una evaluación de la actuación del interesado en el seno de la OLAF y las razones para solicitar una prórroga de la comisión de servicio. Sin embargo, la Comisión no abordó otras cuestiones pertinentes, como la cuestión de si la persona afectada podía esperar que la información en cuestión se hiciera pública.

1.15 Sin embargo, habida cuenta del contenido del documento en cuestión, que fue inspeccionado por sus representantes, el Defensor del Pueblo considera que es posible que la concesión de acceso a los datos personales pertinentes pueda menoscabar real y específicamente la protección de la intimidad y la integridad de las personas afectadas. También hay que señalar que el demandante, si bien dejó claro que no estaba satisfecho con el enfoque adoptado por la Comisión, ha informado al Defensor del Pueblo de que no deseaba formular más observaciones ni seguir adelante con su reclamación.

1.16 En estas circunstancias, el Defensor del Pueblo considera que no hay motivos para nuevas investigaciones en este caso.

2 Conclusión

En vista de lo anterior, no parece haber motivos para nuevas investigaciones. Por consiguiente, el Defensor del Pueblo archiva el asunto.

Se informará de esta decisión al director de la OLAF. Habida cuenta de que la Comisión respondió a la última carta dirigida a la OLAF en este caso por el Defensor del Pueblo, también se remitirá una copia de esta decisión a este último.

Le saluda con sinceridad,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) DO 2001, L 145, p. 43.

(2) DO 2001, L 8, p. 1.

(3) Este documento está disponible en el sitio web del SEPD (http://www.edps.europa.eu).

(4) DO 2001, L 145, p. 43.

(5) DO 2001, L 8, p. 1.

(6) Este documento está disponible en el sitio web del SEPD (http://www.edps.europa.eu).