Estrasburgo, 20 de diciembre de 2006

Muy señor mío:

El 11 de febrero de 2006, presentó usted una reclamación ante el Defensor del Pueblo Europeo relativa a la forma en que el Consejo de la Unión Europea había tramitado una solicitud de información por teléfono. Mediante correos electrónicos de 16 y 17 de marzo de 2006, facilitó usted más información sobre su denuncia.

El 31 de marzo de 2006, transmití la queja al Secretario General del Consejo. El Consejo emitió su dictamen en sueco el 11 de julio de 2006. Se lo remití con una invitación para que formulara observaciones, si así lo deseaba, a más tardar el 31 de octubre de 2006. No se han recibido observaciones de usted.

Le escribo ahora para informarle de los resultados de las investigaciones que se han realizado.

LA DENUNCIA

Según el denunciante, los hechos pertinentes son, en resumen, los siguientes:

El 6 de febrero de 2006, llamó por teléfono a la Comisión Europea para preguntarle si la Comisión o el Consejo de la Unión Europea tenían alguna obligación o posibilidad de expresar su apoyo a Dinamarca en su discordia con varios países musulmanes. La llamada telefónica se hizo al número +3222991111 y, por lo que él recuerda, se hizo justo después del mediodía. La persona de la Comisión que respondió a su llamada telefónica no indicó su nombre, pero explicó que la pregunta era demasiado complicada para ella. Sugiere que llame directamente al Consejo al Sr. Solana y le facilite el siguiente número de teléfono para ello: +3222856111. A este número del Consejo, respondió un hombre. Sin embargo, la persona que respondió tampoco indicó su nombre. El demandante preguntó por el Sr. Solana y fue puesto en contacto con una secretaria que no indicó su nombre y que le dijo que no podía hablar con el Sr. Solana. La secretaria dijo que la pregunta no era fácil de responder y lo puso en contacto con la persona responsable de los contactos con la prensa. Esa persona tampoco podía responder a la pregunta.

Al día siguiente, se puso en contacto con la Representación de la Comisión en Estocolmo y se puso en contacto con el abogado de Eurojus, que declaró su nombre. El abogado respondió por correo electrónico, que, aunque contenía información interesante sobre la Política Exterior y de Seguridad Común de la Unión Europea, no respondió a su pregunta. Sin embargo, el abogado fue al menos útil y mostró un interés genuino en tratar de ayudar.

Por lo tanto, la pregunta quedó sin respuesta y el autor no estaba satisfecho con la forma en que fue tratado cuando se puso en contacto con Bruselas. Nadie mostró interés en responder a su pregunta ni lo remitió a alguien que pudiera responder. El hecho de que ninguna de las personas con las que había hablado se preocupara por declarar su nombre hacía las cosas aún más complicadas.

El demandante alegó que, al tramitar su solicitud de información por teléfono el 6 de febrero de 2006, el Consejo no actuó de conformidad con su política de mayor apertura y amabilidad hacia los ciudadanos (1).

LA INVESTIGACIÓN

Dictamen del Consejo

En su dictamen, el Consejo formuló, en resumen, las siguientes observaciones:

Su política en lo que respecta a la respuesta a las llamadas telefónicas efectuadas por los ciudadanos está establecida en el Código de buena conducta administrativa para la Secretaría General del Consejo de la Unión Europea y su personal en sus relaciones profesionales con el público (2) (en lo sucesivo, «el Código»). Los artículos pertinentes del Código disponen lo siguiente:

"Artículo 5 Cortesía

Los miembros del personal actuarán de manera concienzuda, correcta, cortés y accesible. En respuesta a correspondencia o llamadas telefónicas o en cualquier otro contacto profesional con el público, se esforzarán por ser lo más útiles posible.

Artículo 6 Suministro de información

1. Los miembros del personal facilitarán al público la información solicitada que corresponda a su ámbito de responsabilidad. Velarán por que la información sea lo más clara y comprensible posible.

2. Si, por razones de confidencialidad y/o con arreglo a las normas aplicables (en particular, el artículo 17 del Estatuto), un agente considera que no puede divulgar la información solicitada, se comunicarán al interesado las razones por las que dicha información no puede facilitarse.

Artículo 8 Llamadas telefónicas

1. Al contestar el teléfono, los miembros del personal se identificarán a sí mismos y a su servicio. También establecerán la identidad de la persona que llama. Salvo que las razones de confidencialidad a que se refiere el artículo 6, apartado 2, lo impidan, facilitarán la información solicitada o dirigirán a la persona que efectúa la llamada a la fuente adecuada. No obstante, en caso de duda sobre la posibilidad de facilitar dicha información, consultarán a sus superiores jerárquicos o remitirán a las personas que llamen a su superior jerárquico.

2. En caso de que una solicitud oral de información sea imprecisa o compleja, el miembro del personal consultado podrá pedir a la persona interesada que formule la solicitud por escrito."

El Consejo se ha comprometido a seguir estas directrices. Sin embargo, no tiene rastro de los hechos mencionados por el denunciante y, por lo tanto, no puede verificar si su presentación de los hechos es exacta. Si uno o más funcionarios del Consejo no facilitaron sus nombres, el Consejo lamenta esta omisión. La importancia de adherirse al Código se señala periódicamente al personal de la Secretaría General.

El demandante alega que la Comisión le facilitó el número de teléfono del Sr. Solana. No está claro si la denuncia se refiere también al hecho de que el demandante no pudo hablar personalmente con el Sr. Solana. No obstante, el Consejo desea aprovechar la oportunidad para aclarar que no es tarea del señor Solana responder personalmente a las preguntas del público, aunque su apretada agenda le permita hacerlo. No existe ningún Estado miembro en el que las personas que ocupan puestos similares a los del Sr. Solana tengan una práctica diferente. En estas circunstancias, no es irrazonable remitir a los miembros del público a la oficina de prensa.

Del mismo modo, no es irrazonable que un secretario y un oficial de prensa no hayan podido proporcionar una respuesta. A este respecto, se recuerda que el autor deseaba preguntar si las instituciones podían, o estaban obligadas, a expresar su apoyo a Dinamarca en su conflicto con varios países musulmanes, lo que significaba expresar la posición de la institución. En ese momento, el Consejo todavía estaba examinando su posición detallada sobre la cuestión.

En tales circunstancias, es difícil imaginar qué respuesta significativa podría haberse dado al demandante, sobre todo porque una respuesta dada por teléfono podría haberse malinterpretado fácilmente como un punto de vista oficial del Consejo, que aún no había adoptado una posición.

Observaciones del demandante

Se invitó al demandante a presentar observaciones sobre el dictamen del Consejo. No se recibieron observaciones del denunciante.

LA DECISIÓN

1 Tramitación por el Consejo de la solicitud de información del demandante

1.1 La queja se refiere a la forma en que el Consejo tramitó la solicitud de información del autor, formulada por teléfono. Según el autor, el 6 de febrero de 2006 llamó por teléfono a la Comisión para preguntarle si la Comisión o el Consejo tenían alguna obligación o posibilidad de expresar su apoyo a Dinamarca en su discordia con varios países musulmanes. La persona de la Comisión que respondió a su llamada telefónica explicó que la pregunta era demasiado complicada para ella y sugirió que llamara directamente al Sr. Solana al Consejo. Se le proporcionó el siguiente número de teléfono para hacerlo: +3222856111. A este número del Consejo, respondió un hombre. Sin embargo, la persona que respondió tampoco indicó su nombre. El demandante preguntó por el Sr. Solana y fue puesto en contacto con una secretaria que no indicó su nombre y que le dijo que no podía hablar con el Sr. Solana. La secretaria dijo que la pregunta no era fácil de responder y lo puso en contacto con la persona responsable de los contactos con la prensa. Esa persona tampoco podía responder a la pregunta. Por lo tanto, la pregunta quedó sin respuesta y el autor no estaba satisfecho con la forma en que fue tratado cuando se puso en contacto con Bruselas. Según el autor, nadie mostró interés en responder a su pregunta ni lo remitió a alguien que pudiera responder. El hecho de que ninguna de las personas con las que se habló se preocupara por declarar su nombre hizo que las cosas fueran aún más complicadas. El demandante alegó que, al tramitar su solicitud de información por teléfono el 6 de febrero de 2006, el Consejo no actuó de conformidad con su política de mayor apertura y amabilidad hacia los ciudadanos (3).

1.2 El Consejo se refirió a los artículos 5, 6 y 8 de su Código de buena conducta administrativa para la Secretaría General del Consejo de la Unión Europea y su personal en sus relaciones profesionales con el público (4), asegurando al Defensor del Pueblo su compromiso de seguir estas directrices. El Consejo alegó además que, dado que no tiene rastro de los hechos mencionados por el demandante, no puede verificar si su presentación de los hechos es exacta. Si uno o más funcionarios del Consejo no facilitaron sus nombres, el Consejo lamenta esta omisión. La importancia de adherirse al Código se señala periódicamente al personal de la Secretaría General. Según el Consejo, no es tarea del señor Solana responder personalmente a las preguntas del público, aunque su apretada agenda le permita hacerlo, y no es irrazonable remitir a los miembros del público a la oficina de prensa. Del mismo modo, no es irrazonable que un secretario y un oficial de prensa no hayan podido proporcionar una respuesta. A este respecto, se recuerda que el autor deseaba preguntar si las instituciones podían, o estaban obligadas, a expresar su apoyo a Dinamarca en su conflicto con varios países musulmanes, lo que significaba expresar la posición de la institución. En ese momento, el Consejo seguía debatiendo su posición detallada al respecto. En tales circunstancias, es difícil imaginar qué respuesta significativa podría haberse dado al demandante, sobre todo porque una respuesta dada por teléfono podría haberse malinterpretado fácilmente como un punto de vista oficial del Consejo, que aún no había adoptado una posición.

1.3 Antes de analizar la alegación del demandante, el Defensor del Pueblo considera necesario abordar el argumento del Consejo de que, dado que no tiene rastro de los hechos mencionados por el demandante, no puede verificar si su exposición de los hechos es exacta. El Defensor del Pueblo entiende plenamente que una reclamación relativa al contenido y las circunstancias de las conversaciones telefónicas puede ser difícil de tramitar para una administración, dado que puede no existir ningún registro escrito relativo a estas conversaciones. Sin embargo, debe tenerse en cuenta el hecho de que la presente denuncia se presentó poco después de que se hubieran celebrado las conversaciones telefónicas pertinentes y se transmitió al Consejo tan sólo unas semanas después. Por lo tanto, no debería haber sido imposible determinar los hechos pertinentes. Sin embargo, el Defensor del Pueblo señala a este respecto que el Consejo no ha explicado si ha tratado de rastrear los hechos mencionados por el demandante y, en caso afirmativo, de qué manera. El Defensor del Pueblo señala además, a este respecto, que al menos el Consejo debería haber podido identificar y consultar a la última persona con la que habló el demandante. Señala además que el Consejo, si bien subrayó que no pudo verificar si la presentación de los hechos por el autor era exacta, no cuestionó el hecho de que se hubieran celebrado las conversaciones telefónicas pertinentes. En estas circunstancias, el Defensor del Pueblo considera que tiene derecho a basar su evaluación en el relato de los hechos realizado por el demandante.

1.4 Al analizar la alegación del demandante, el Defensor del Pueblo recuerda que el artículo 12, apartado 1, del Código Europeo de Buena Conducta Administrativa (5) (en lo sucesivo, «Código») establece que «el funcionario deberá tener una mentalidad de servicio, ser correcto, cortés y accesible en sus relaciones con el público. Al responder a la correspondencia, las llamadas telefónicas y los correos electrónicos, el funcionario tratará de ser lo más útil posible y responderá de la manera más completa y precisa posible a las preguntas que se le formulen". El párrafo 2 del artículo 12 del Código estipula además que "si el funcionario no es responsable del asunto de que se trate, dirigirá al ciudadano al funcionario apropiado". El Defensor del Pueblo también recuerda que el párrafo 2 del artículo 22 del Código estipula que "si una solicitud oral de información es demasiado complicada o demasiado amplia para ser atendida, el funcionario [responsable] aconsejará a la persona interesada que formule su solicitud por escrito".

1.5 Por lo que se refiere a la obligación del personal del Consejo de dirigir las llamadas al funcionario competente, el Defensor del Pueblo no considera irrazonable que el demandante haya sido dirigido a la oficina de prensa con su solicitud de información. Dado que la oficina de prensa del Consejo se encarga de proporcionar a los periodistas información y documentación sobre los temas que se debaten en el Consejo y en sus órganos preparatorios (6), normalmente debería conocer la posición del Consejo sobre diferentes asuntos.

1.6 Sin embargo, el Defensor del Pueblo no está convencido por el argumento del Consejo de que no era irrazonable que el responsable de prensa no pudiera dar una respuesta a la solicitud del demandante, ya que el Consejo todavía no había adoptado una posición sobre el asunto en ese momento y el argumento adicional del Consejo de que, en tales circunstancias, era difícil imaginar qué respuesta significativa podría haberse dado al demandante. El Defensor del Pueblo considera que si la razón por la que el responsable de prensa no pudo responder a la pregunta del demandante era que aún no existía una posición del Consejo al respecto, el responsable de prensa podría y debería haber facilitado esta información al demandante. Si la razón por la que el responsable de prensa no pudo proporcionar una respuesta era que no tenía los conocimientos necesarios, habría sido apropiado que aconsejara al denunciante que presentara una solicitud de información por escrito de conformidad con el artículo 22, apartado 2, del Código. Sin embargo, parece que en el presente caso no se proporcionó al denunciante ni esa información ni ese asesoramiento. Esto constituye un caso de mala administración y el Defensor del Pueblo hará una observación crítica a este respecto.

1.7 Por lo que se refiere al argumento del demandante de que el personal del Consejo no se identificó al contestar el teléfono, el Defensor del Pueblo considera que el requisito del artículo 12, apartado 1, del Código de que los funcionarios sean atentos al servicio, correctos, corteses y accesibles en las relaciones con el público significa que, al contestar el teléfono, los funcionarios deben proporcionar información sobre a quién ha llegado la persona que llama. El Defensor del Pueblo señala que este enfoque se mantiene en el artículo 8 del propio Código de buena conducta administrativa del Consejo, que establece que, al contestar al teléfono, los miembros del personal se identificarán a sí mismos y a su servicio. Sin embargo, el Defensor del Pueblo toma nota de la declaración del Consejo de que, si uno o más funcionarios del Consejo no facilitaron sus nombres, el Consejo lamenta esta omisión. Según el Consejo, la importancia de adherirse a su Código de buena conducta administrativa se señala regularmente a su personal. Teniendo en cuenta que el Consejo ha lamentado que se haya producido una omisión a este respecto, y habiendo asegurado al Defensor del Pueblo su compromiso de respetar su Código de buena conducta administrativa, el Defensor del Pueblo no encuentra motivos para seguir investigando este aspecto de la reclamación.

2 Conclusión

Sobre la base de las investigaciones del Defensor del Pueblo sobre esta reclamación, es necesario hacer la siguiente observación crítica en relación con la tramitación por el Consejo de la solicitud de información del demandante:

El Defensor del Pueblo no está convencido por el argumento del Consejo de que no era irrazonable que el responsable de prensa no pudiera dar una respuesta a la solicitud del demandante, ya que el Consejo todavía no había adoptado una posición sobre el asunto en ese momento y el argumento adicional del Consejo de que, en tales circunstancias, era difícil imaginar qué respuesta significativa podría haberse dado al demandante. El Defensor del Pueblo considera que si la razón por la que el responsable de prensa no pudo responder a la pregunta del demandante era que aún no existía una posición del Consejo al respecto, el responsable de prensa podría y debería haber facilitado esta información al demandante. Si la razón por la que el responsable de prensa no pudo proporcionar una respuesta fue que no tenía los conocimientos necesarios, habría sido apropiado que aconsejara al denunciante que presentara una solicitud de información por escrito de conformidad con el artículo 22, apartado 2, del Código. Sin embargo, parece que en el presente caso no se proporcionó al denunciante ni esa información ni ese asesoramiento. Esto constituye un caso de mala administración.

Dado que este aspecto del asunto se refiere a procedimientos relacionados con hechos concretos ocurridos en el pasado, no procede buscar una solución amistosa del asunto.

El Defensor del Pueblo no ha encontrado motivos para seguir adelante con la cuestión de los funcionarios del Consejo que no proporcionan sus nombres al contestar el teléfono.

Por consiguiente, el Defensor del Pueblo archiva el asunto.

También se informará de esta decisión al Secretario General del Consejo.

Le saluda con sinceridad,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) El denunciante formuló la misma alegación contra la Comisión, que se trata como un caso separado (denuncia 415/2006/TN) e implicará una decisión separada.

(2) DO 2001, C 189, p. 2.

(3) El denunciante formuló la misma alegación contra la Comisión Europea. La reclamación contra la Comisión se tramita como un asunto separado (demanda 415/2006/TN) e implicará una decisión separada.

(4) DO 2001, C 189, p. 2.

(5) El Código Europeo de Buena Conducta Administrativa está disponible en el sitio web del Defensor del Pueblo (http://www.ombudsman.europa.eu/code/pdf/es/code2005_en.pdf).

(6) Véase la página 8 de la Guía para los medios de comunicación del Consejo. La Guía está disponible en el sitio web del Consejo (http://www.consilium.europa.eu/uedocs/cmsUpload/EN_MGUIDE%20INT.pdf).