Estrasburgo, 21 de junio de 2006

Muy señor mío:

El 21 de abril de 2005, usted presentó una reclamación ante el Defensor del Pueblo Europeo contra la Comisión Europea en relación con la negativa de la Delegación de la CE en un tercer país (en lo sucesivo, «la Delegación») a reembolsar los gastos de transporte de sus muebles desde su país de origen hasta el país de la Delegación.

El 18 de mayo de 2005, transmití la denuncia al Presidente de la Comisión. La Comisión envió su dictamen el 22 de septiembre de 2005. El 29 de septiembre de 2005 se lo transmití por correo postal y por correo electrónico con una invitación a formular observaciones, si así lo deseaba. No se ha recibido ninguna observación de su parte.

Le escribo ahora para informarle de los resultados de las consultas que se han realizado.

Le pido disculpas por el tiempo que ha tardado en tramitar su denuncia.

DENUNCIA

Según el denunciante, los hechos pertinentes son los siguientes:

El denunciante trabajó entre febrero de 1999 y septiembre de 2003 como consultor de una empresa («la empresa») en un tercer país. En el contrato entre la empresa y la Delegación de la Comisión Europea («la Delegación»), se preveía el reembolso de los gastos relacionados con el transporte no acompañado de mercancías de consultores.

Al término de su contrato, el demandante decidió permanecer permanentemente en el país de la Delegación. El Jefe del Departamento de Contratos de la Delegación confirmó por correo electrónico al reclamante que podía utilizar la parte no gastada del presupuesto asignado al transporte no acompañado de mercancías de consultores para transportar sus muebles desde su país de origen hasta el país de la Delegación, donde había obtenido un permiso de residencia permanente. Tras esta aprobación previa, el denunciante hizo transportar sus muebles al país de la Delegación y presentó las facturas correspondientes por un importe aproximado de 1 000 EUR para su reembolso a la empresa, que las transmitió a la Delegación.

Sin embargo, el Departamento de Contratos de la Delegación informó tanto al denunciante como a la empresa de que había decidido no reembolsar los gastos de transporte, ya que el transporte en cuestión no se dirigía al país de origen del denunciante. El denunciante y la empresa intercambiaron varias llamadas telefónicas y correos electrónicos con la Delegación, pero fueron en vano. La Delegación informó al reclamante de que la aprobación original del reembolso de los costes se había dado sobre la base de información incompleta e incorrecta.

El 21 de abril de 2005, el demandante presentó la presente reclamación al Defensor del Pueblo. Alegó que la Delegación se había negado erróneamente a reembolsar los gastos de transporte de sus muebles desde su país de origen hasta el país de la Delegación y solicitó que se le reembolsaran dichos gastos.

LA INVESTIGACIÓN

Dictamen de la Comisión

En su dictamen, la Comisión formuló, en resumen, las siguientes observaciones:

La Comisión describió en primer lugar los antecedentes de la denuncia: De marzo de 1997 a septiembre de 2003, la CE financió un proyecto de desarrollo particular en un tercer país. En el marco de este proyecto, el 4 de agosto de 1997 se firmó un contrato de servicios entre la empresa y la Comisión. De conformidad con el Pliego de Condiciones del contrato, la empresa prestaría servicios de asistencia técnica en el contexto del Programa. Se adoptaron varios participantes en el contrato y el período inicial de ejecución de este contrato de 36 meses se prorrogó hasta el 20 de septiembre de 2003.

En febrero de 1999, el demandante fue nombrado uno de los asistentes técnicos de larga duración. Trabajó para el proyecto hasta la finalización del contrato de asistencia técnica el 27 de septiembre de 2003.

A finales de enero de 1999, justo antes de que el autor asumiera sus funciones, seis piezas de equipaje, con un peso total de 157 kilos, fueron transportadas desde su lugar de residencia hasta el lugar de ejecución del contrato. La solicitud de reembolso de esta transferencia se incluyó en la factura provisional de 3 de mayo de 1999 presentada por la empresa a la Delegación. De conformidad con las disposiciones relativas al transporte no acompañado de mercancías para el consultor, a saber, i) el artículo 36 de las Condiciones Generales de los Contratos de Servicios financiados por el Presupuesto General de la UE; y ii) el artículo 36 de las Condiciones Particulares para los Contratos de Servicios, por un importe de 704,72 EUR, se abonó debidamente al empleador del reclamante.

Hacia el final del contrato, el demandante decidió quedarse en el país de la Delegación y no regresar a su país de origen.

El 14 de octubre de 2003, el demandante preguntó por teléfono a la Delegación si era posible utilizar el presupuesto no utilizado asignado al transporte no acompañado de mercancías para sufragar los gastos de la futura transferencia de sus efectos personales adicionales de su país de origen al país de la Delegación. En esta conversación telefónica, el autor no indicó que su contrato ya hubiera terminado un mes antes (septiembre de 2003) ni que sus efectos personales ya hubieran sido enviados al país de la Delegación el 6 de diciembre de 2002, el 16 de mayo de 2003, el 24 de junio de 2003 y el 18 de agosto de 2003. Además, el denunciante omitió mencionar que también había transportado artículos personales desde otro tercer país, pero, posteriormente, presentó facturas por dicho transporte. Por lo tanto, su solicitud fue malinterpretada por el funcionario a cargo, quien informalmente le dijo por teléfono que el pago era factible.

El denunciante volvió a presentar la misma solicitud en términos similares mediante un correo electrónico de 7 de noviembre de 2003 dirigido a la Delegación, que decía lo siguiente: "(...) En circunstancias normales, al final del contrato, la dirección de este transporte sería hacia Europa. Sin embargo, he decidido permanecer en [el país de la Delegación] y ya tengo mi permiso de residencia permanente. Me gustaría transportar algunos muebles a [dicho país] y me gustaría reclamar estos costos a [la compañía] como parte de mi contrato con ellos. Por la presente solicito su aprobación para enviar mercancías de Europa a [dicho país] y reclamar estos costes en virtud del contrato de la CE con [la empresa] dentro del presupuesto indicado en el contrato (...)".

Mediante correo electrónico de 10 de noviembre de 2003, la Delegación envió al demandante una respuesta positiva a esta solicitud, afirmando que «no ve ningún problema (...)». Sin embargo, cuando los servicios técnicos de la Delegación comprobaron la subvencionabilidad de los costes con los documentos presentados, llegaron a la conclusión de que los costes no podían reembolsarse. De hecho, los servicios técnicos de la Delegación observaron que el reclamante no tenía derecho al pago de facturas relativas a su transferencia de mercancías, ya que las disposiciones aplicables no respaldaban la alegación del reclamante. Esto se comunicó debidamente a la empresa el 24 de noviembre de 2003.

Durante 2004 se produjo un amplio intercambio de correos electrónicos entre la Delegación y la empresa en relación con estos costes. A petición del reclamante, la Delegación también le facilitó explicaciones adicionales sobre la denegación de las facturas impugnadas.

Por lo que se refiere a la alegación del denunciante, la Comisión señaló en primer lugar que no tenía ninguna relación contractual con el denunciante y que las partes del contrato de asistencia técnica eran la Comisión y la empresa. Por lo tanto, no había motivo para un litigio entre el denunciante y la Comisión. En cuanto a la solicitud del denunciante de reembolso de los costes incurridos, la Comisión señaló que las disposiciones relativas al transporte de equipaje no acompañado eran claras. La cláusula 36.2 de las Condiciones Generales aplicables establece que «los gastos de transporte del equipaje del personal cualificado entre el lugar de residencia habitual y el lugar de ejecución del contrato correrán a cargo del Órgano de Contratación dentro de los límites de peso establecidos en las Condiciones Particulares». Por lo tanto, el reembolso de la transferencia de bienes es un derecho limitado directamente relacionado con el desempeño de las tareas por parte de los consultores. Por lo tanto, la Comisión consideró que este derecho tenía una finalidad específica, a saber, garantizar que las pertenencias personales de un perito pudieran transportarse desde y hacia su lugar de residencia original al inicio y al final del contrato, de modo que el perito pudiera utilizar sus pertenencias personales durante la ejecución de sus obligaciones contractuales.

El demandante ejerció este derecho cuando llegó al país de la Delegación y habría tenido derecho al reembolso de la transferencia de efectos personales al final de su contrato, si hubiera decidido regresar a su país de origen. Dado que el demandante decidió permanecer en el lugar de ejecución del contrato, perdió su derecho al reembolso por el traslado de sus pertenencias a su país de origen. De ello se deduce, a fortiori, que no tenía derecho a traer más mercancías de su país de origen al país de la Delegación, y mucho menos de otros países.

Por lo tanto, la decisión de denegar el reembolso se adoptó en consonancia con una buena gestión financiera y de conformidad con las disposiciones contractuales pertinentes.

El autor de la queja alegó que había solicitado la aprobación previa. Sin embargo, la "aprobación previa" a la que se refería el denunciante era, de hecho, una solicitud telefónica presentada en noviembre de 2003 y un correo electrónico enviado a la Delegación en el mismo mes en que ya se había producido la transferencia de mercancías, como mostraban las facturas.

La Comisión admitió que había respondido erróneamente afirmativamente a la solicitud formulada por el denunciante durante una conversación telefónica y por correo electrónico. Sin embargo, esta respuesta se dio sobre la base de la información facilitada por el denunciante, que posteriormente resultó ser inexacta.

También cabe señalar que la Comisión siempre resolvió los asuntos contractuales por escrito bajo la firma de un funcionario responsable y que el artículo 36.4 de las Condiciones Generales establece claramente que «en todos los casos, el reembolso estará sujeto a la presentación de documentos justificativos». A este respecto, la Comisión desea señalar que la liquidación de una solicitud de pago depende de la aprobación de una declaración de gastos y consiste en un reembolso de los gastos que requiere un examen exhaustivo y los documentos justificativos adecuados. Por consiguiente, aunque la Comisión lamentaba haber informado erróneamente al denunciante sobre la posibilidad de pagar facturas futuras por la transferencia de mercancías, lo había hecho sobre la base de información incompleta.

De hecho, el denunciante no esperó a la aprobación de la Comisión para el transporte, ya que la transferencia de mercancías ya había tenido lugar algunos meses antes de la supuesta «aprobación previa».

La Comisión concluyó que su posición era coherente con las normas aplicables, que la obligaban a verificar la subvencionabilidad de los costes propuestos. El demandante no obtuvo la aprobación de la Comisión antes de su transferencia de mercancías, que llevó a cabo unos meses antes de la finalización de su contrato.

Observaciones del denunciante

El denunciante no formuló observaciones sobre el dictamen de la Comisión.

DECISIÓN

1 Sobre la supuesta negativa de la Delegación a reembolsar los gastos de transporte

1.1 El denunciante trabajó entre febrero de 1999 y septiembre de 2003 como consultor de una empresa («la empresa») y, más concretamente, como asistente técnico en un programa de desarrollo («el programa») en un tercer país. Al término de su contrato, el demandante decidió permanecer permanentemente en ese país. El Jefe del Departamento de Contratos de la Delegación confirmó por correo electrónico al reclamante que podía utilizar la parte no gastada del presupuesto asignado para el transporte no acompañado de mercancías de consultores para transportar sus muebles desde su país de origen hasta el país de la Delegación, donde había obtenido un permiso de residencia permanente. Por consiguiente, el denunciante transportó sus muebles al país de la Delegación y presentó las facturas por un importe aproximado de 1 000 EUR para su reembolso a la empresa que los transmitió a la Delegación. Sin embargo, el Departamento de Contratos de la Delegación informó tanto al denunciante como a la empresa de que había decidido no reembolsar los costes de transporte, ya que el transporte no se dirigía al país de origen del denunciante. La Delegación informó al reclamante de que la aprobación original del reembolso de los costes se había dado sobre la base de información incompleta e incorrecta. En su reclamación al Defensor del Pueblo, el demandante alegó que la Delegación se había negado erróneamente a reembolsar los gastos de transporte de sus muebles desde su país de origen hasta el país de la Delegación y solicitó su reembolso.

1.2 En su dictamen, la Comisión declaró que el 14 de octubre de 2003 el demandante preguntó por teléfono a la Delegación si era posible utilizar el presupuesto no utilizado asignado a los equipajes no acompañados para pagar los costes de la futura transferencia de sus efectos personales adicionales de su país de origen al país de la Delegación. En esta conversación telefónica, el autor no indicó que su contrato ya hubiera terminado un mes antes (septiembre de 2003) ni que sus efectos personales ya hubieran sido enviados al país de la Delegación el 6 de diciembre de 2002, el 16 de mayo de 2003, el 24 de junio de 2003 y el 19 de agosto de 2003. Además, el denunciante omitió mencionar que también había transportado artículos personales desde otro tercer país y, posteriormente, presentó facturas por dicho transporte. Por lo tanto, su solicitud fue malinterpretada por el funcionario a cargo, quien informalmente le dijo al reclamante por teléfono que el pago era factible. El 10 de noviembre de 2003, el denunciante también recibió una respuesta positiva por correo electrónico de la Delegación, que respondió a su solicitud afirmando que «no ve ningún problema (...)». Sin embargo, cuando los servicios técnicos de la Delegación comprobaron la subvencionabilidad de los costes con los documentos presentados, observaron que el reclamante no tenía derecho al pago de facturas relativas a su transferencia de mercancías, ya que las disposiciones aplicables no respaldaban la alegación del reclamante. Esto se comunicó debidamente a la empresa el 24 de noviembre de 2003.

La Comisión hizo referencia a la cláusula 36.2 de las Condiciones Generales aplicables, que establece que «los gastos de transporte del equipaje del personal cualificado entre el lugar de residencia habitual y el lugar de ejecución del contrato correrán a cargo del Órgano de Contratación dentro de los límites de peso establecidos en las Condiciones Particulares». El demandante ejerció este derecho cuando llegó al país de la Delegación y habría tenido derecho al reembolso de la transferencia de efectos personales al final de su contrato si hubiera decidido regresar a este país de origen. Dado que el demandante decidió permanecer en el lugar de ejecución del contrato, perdió su derecho al reembolso por el traslado de sus pertenencias a su país de origen. De ello se deduce, a fortiori, que no tenía derecho a traer más mercancías de su país de origen al país de la Delegación, y mucho menos de otros países.

La Comisión admitió que había respondido erróneamente afirmativamente a la solicitud formulada por el denunciante durante una conversación telefónica y por correo electrónico. Sin embargo, esta respuesta se dio sobre la base de la información facilitada por el denunciante, que posteriormente resultó ser inexacta.

1.3 El Defensor del Pueblo observa que las disposiciones relativas al reembolso de los gastos de transporte se establecen en el artículo 36 de las Condiciones Generales de los contratos de servicios. El artículo 36.1 establece que «salvo disposición en contrario de las Condiciones Particulares, los gastos de viaje del personal elegible del Consultor y de sus cónyuges e hijos a cargo (...) correrán a cargo del Órgano de Contratación (...)». La cláusula 36.2 establece que «(...) los gastos de transporte del equipaje del personal cualificado entre el lugar de residencia habitual y el lugar de ejecución del Contrato correrán a cargo del Órgano de Contratación dentro de los límites de peso establecidos en las Condiciones Particulares». El artículo 36, apartado 4, establece que «[e]n todos los casos, el reembolso estará supeditado a la presentación de documentos justificativos».

1.4 El Defensor del Pueblo observa que el demandante, que trabajaba para la empresa, trabajó para el Programa como asistente técnico de febrero de 1999 a septiembre de 2003. El 29 de enero de 1999, antes de la fecha de inicio de su empleo, el autor transportó sus pertenencias personales (por un peso total de 157 kg) de su país de origen al país de la Delegación. Los gastos correspondientes a este transporte (704,72 euros) fueron reembolsados por la Comisión a la empresa en el marco de la factura de la empresa I-SAF30001-8 de 3 de mayo de 1999.

1.5 El Defensor del Pueblo observa que, en su correo electrónico de 7 de noviembre de 2003, el reclamante indicó que, en lugar de regresar a su país de origen, había decidido quedarse en el país de la Delegación al término de su contrato y quería que se le reembolsaran los gastos de transporte de sus muebles a ese país. De las facturas que figuran en el expediente se desprende que el reembolso solicitado se refería a los gastos de transporte de los objetos personales del demandante desde su país de origen y desde otro tercer país hasta el país de la Delegación el 6 de diciembre de 2002, el 16 de mayo de 2003, el 24 de junio de 2003 y el 19 de agosto de 2003.

1.6 El Defensor del Pueblo observa que la única condición para el transporte de equipaje del personal elegible que estaba expresamente prevista en las normas pertinentes era un límite de peso, mencionado en el artículo 36.2 de las Condiciones Generales, que según las Condiciones Particulares era de 200 kg (1).

1.7 El Defensor del Pueblo observa que la Comisión declaró en su dictamen que el demandante no esperó a la aprobación de la Comisión para el transporte antes de que se le transfirieran sus mercancías. A este respecto, el Defensor del Pueblo desea señalar que no parece haber ninguna disposición en las Condiciones Generales o Especiales que requiera aprobación antes del transporte. Por el contrario, el artículo 36.4 de las Condiciones Generales, que subordina el reembolso a la presentación de documentos justificativos, parece más bien sugerir que la aprobación se da a posteriori.

1.8 En cuanto al límite de peso de 200 kg, el Defensor del Pueblo observa que el demandante sólo había transportado inicialmente un peso total de 157 kg desde su país de origen al país de la Delegación y que los cuatro transportes de 6 de diciembre de 2002, 16 de mayo de 2003, 24 de junio de 2003 y 19 de agosto de 2003 se llevaron a cabo mientras se ejecutaba el contrato. A excepción del transporte desde el otro tercer país, no parece excluirse a priori que el denunciante hubiera tenido derecho al reembolso por el transporte de otros 43 kg. Sin embargo, debe tenerse en cuenta la finalidad de las normas pertinentes. El artículo 36 de las Condiciones Generales de los Contratos de Servicios, que trata de los «Viajes y Transportes», tiene claramente por objeto ayudar al personal cualificado a llevar sus pertenencias al lugar en el que vaya a ejercer sus funciones. Por lo tanto, el reembolso previsto en esta disposición parece tener por objeto permitir al miembro del personal de que se trate realizar sus tareas en virtud del contrato y no cubrir los costes en que incurra un consultor en relación con la decisión de cambiar de residencia una vez finalizado el contrato. Teniendo en cuenta este vínculo necesario con la ejecución de las tareas previstas en el contrato, y considerando que el propio demandante, en su correo electrónico de 7 de noviembre de 2003, vinculó los costes de transporte en cuestión a su futura residencia en el país de la Delegación al final de su contrato, parece que dichos costes no eran reembolsables.

1.9 El Defensor del Pueblo observa que el demandante, en su correo electrónico de 7 de noviembre de 2003, parecía dar a entender que, en cualquier caso, la Comisión tendría que pagar el transporte de hasta 200 kg de sus mercancías de vuelta a su país de origen y que no sufriría ninguna pérdida si pagara la misma cantidad por el transporte de sus mercancías al país de la Delegación (2). Sin embargo, el Defensor del Pueblo observa que ninguna disposición del contrato autoriza el reembolso de dichos gastos. El contrato solo autoriza el reembolso, dentro del límite de peso pertinente, de los costes de transporte de las mercancías del denunciante de vuelta a su país de origen. Por lo tanto, el Defensor del Pueblo considera que la opinión del demandante no está respaldada por las condiciones de su contrato.

1.10 Por lo que se refiere a la respuesta de la Comisión por correo electrónico de 10 de noviembre de 2003, en la que la Comisión respondió inicialmente positivamente a la solicitud del demandante de que se reembolsaran los costes, el Defensor del Pueblo observa que este correo electrónico (enviado por un funcionario de la Delegación) era muy breve y decía lo siguiente: "Nuestro FCD no ve ningún problema con que [la empresa] pague por que sus productos salgan aquí en lugar de al revés". El Defensor del Pueblo observa que no se excluye que el demandante pudiera razonablemente haber entendido este correo electrónico como una aprobación de su solicitud. A la luz de la posición que adoptó posteriormente la Comisión, no está claro por qué se hizo esta declaración. Sin embargo, dado que el denunciante ya había realizado las transferencias antes de su solicitud de correo electrónico de 7 de noviembre de 2003 y de la respuesta positiva antes mencionada (es decir, entre el 6 de diciembre de 2002 y el 19 de agosto de 2003), parece que la respuesta errónea antes mencionada no tuvo un efecto perjudicial para el denunciante.

1.11 Sobre la base de las consideraciones anteriores, y en particular del punto 1.8, el Defensor del Pueblo concluye que la decisión de la Comisión de negarse a reembolsar al reclamante (a través de la empresa) los costes mencionados se ajusta a lo dispuesto en las Condiciones Generales de los Contratos de Servicios. Por lo tanto, no se ha constatado ningún caso de mala administración por parte de la Comisión.

2 Conclusión

Sobre la base de las investigaciones del Defensor del Pueblo sobre esta reclamación, no parece haber habido mala administración por parte de la Comisión. Por consiguiente, el Defensor del Pueblo archiva el asunto.

También se informará de esta decisión al Presidente de la Comisión.

Sinceramente,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) El límite de peso es de 200 kg para el equipaje no acompañado (véase la cláusula 36 de las Condiciones Particulares).

(2) En su correo electrónico, el autor declaró lo siguiente: «En el contrato de asistencia técnica con [la empresa] para el proyecto CMDA, se asigna un importe al transporte de mercancías acompañado y no acompañado. En circunstancias normales, al final del contrato, la dirección de este transporte sería hacia Europa. Sin embargo, he decidido permanecer en [el país de la Delegación] y ya tengo mi permiso de residencia permanente. (...) desea reclamar estos costes (...) dentro del presupuesto indicado en el contrato".