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Decisión del Defensor del Pueblo Europeo sobre la reclamación 452/2005/BU contra la Comisión Europea
Decisión
Caso 452/2005/BU - Abierto el Martes | 22 marzo 2005 - Decisión de Martes | 10 julio 2007
Un candidato al puesto de Jefe de Representación en Malta se quejó contra la Comisión en relación con la divulgación y la aparición en tres artículos de prensa locales de los nombres de los candidatos al puesto. Los tres artículos de prensa nombraron respectivamente a varios candidatos para el puesto, nueve candidatos preseleccionados para la entrevista y tres candidatas que fueron preseleccionadas para el puesto. El denunciante consideró que las tres filtraciones de los nombres de los candidatos a la prensa constituían una violación de la confianza y del Reglamento (CE) no 45/2001 relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por las instituciones y los organismos comunitarios y a la libre circulación de estos datos [1].
En su dictamen sobre la reclamación, la Comisión informó al Defensor del Pueblo de que el Supervisor Europeo de Protección de Datos (SEPD) había abierto investigaciones sobre la primera filtración. A petición del Defensor del Pueblo, el SEPD informó al Defensor del Pueblo del resultado de sus investigaciones. En su decisión, el Defensor del Pueblo se refirió al Memorando de Entendimiento entre el Defensor del Pueblo Europeo y el Supervisor Europeo de Protección de Datos, de 30 de noviembre de 2006, en el que se estipula que " ninguna autoridad tiene previsto iniciar una investigación si la otra autoridad está tramitando, o ha tramitado, lo que es esencialmente la misma reclamación, a menos que el reclamante presente nuevas pruebas significativas en un caso en que la otra autoridad ya haya concluido su investigación. "Por consiguiente, el Defensor del Pueblo consideró que no sería apropiado que continuara su investigación en lo que respecta a la primera filtración.
Sin embargo, el Defensor del Pueblo solicitó a la Comisión que le facilitara información sobre el resultado de sus propias investigaciones internas sobre la información contenida en los artículos de prensa segundo y tercero, así como listas de sus miembros del personal y/o terceros autorizados por ella para tener acceso a los datos personales que aparecían en cada uno de los tres artículos de prensa.
En su respuesta, la Comisión declaró que no se habían encontrado pruebas objetivas que le permitieran identificar la fuente de los datos filtrados. También señaló que no podía establecerse una lista exhaustiva de las personas que tenían acceso a la información en la que se basaban los artículos de prensa debido a i) el gran número de destinatarios del expediente que contenía las solicitudes para el puesto, ii) las numerosas secretarías y el personal implicado, y iii) el posible número de personas con acceso a los datos electrónicos en cuestión.
En su decisión, el Defensor del Pueblo consideró que el hecho de que la Comisión proporcionara los datos personales confidenciales a un "gran número de destinatarios" y a "numerosas secretarías y personal "y la consiguiente imposibilidad de establecer las listas de personas que tienen acceso a esos datos personales podrían haber aumentado razonablemente la posibilidad de que se filtraran los datos personales a destinatarios no autorizados. Por lo tanto, el Defensor del Pueblo hizo una observación crítica de que tal situación no era compatible con las obligaciones de la Comisión en virtud del Reglamento (CE) n.o 45/2001 y constituía un caso de mala administración.
[1] Reglamento (CE) no 45/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 18 de diciembre de 2000, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por las instituciones y los organismos comunitarios y a la libre circulación de estos datos (DO L 8, p. 1).
Estrasburgo, 10 de julio de 2007
Muy señor mío:
El 3 de febrero de 2005, presentó usted una reclamación ante el Defensor del Pueblo Europeo contra la Comisión Europea. Usted se quejó contra la Dirección General de Prensa y Comunicación de la Comisión en relación con la divulgación y la aparición en un periódico maltés el 16 de enero de 2005 de los nombres de varios candidatos al puesto de Jefe de la Representación de la Comisión en Malta. De conformidad con su solicitud, su denuncia ha sido tratada de forma confidencial.
El 22 de marzo de 2005, transmití su denuncia a la Comisión y le pedí que presentara un dictamen. La Comisión presentó su dictamen el 22 de junio de 2005. Le transmití el dictamen con una invitación a formular observaciones, que usted envió el 11 de julio de 2005.
El 19 de abril de 2005 envió usted información adicional sobre su denuncia.
El 21 de julio de 2005 transmití a la Comisión, para información, su correspondencia de 19 de abril de 2005 y sus observaciones. Dado que la Comisión se refirió, en su dictamen, a las investigaciones pendientes del Supervisor Europeo de Protección de Datos (SEPD) sobre los hechos que dieron lugar a su denuncia, también solicité al SEPD información sobre el resultado de sus investigaciones. Mediante otra carta del mismo día, solicité su consentimiento para que divulgue su nombre y sus datos de contacto al SEPD.
Mediante carta de 26 de julio de 2005, usted dio su consentimiento para que informara al SEPD de su nombre, datos de contacto y cualquier otra información que me hubiera facilitado en relación con este caso.
Mediante escritos de 13 de septiembre de 2005 y 12 de octubre de 2005, el Supervisor Adjunto del SEPD me informó del resultado de sus investigaciones sobre la divulgación de los nombres de los candidatos al puesto de Jefe de Representación a un periódico maltés de 16 de enero de 2005.
El 7 de noviembre de 2005 dirigí nuevas investigaciones a la Comisión, a la que ésta respondió el 13 de enero de 2006.
El 17 de febrero de 2006, también dirigí nuevas investigaciones a la Comisión. La Comisión envió una respuesta en lengua francesa el 10 de mayo de 2006 y su traducción al inglés el 1 de junio de 2006. Le remití ambas versiones lingüísticas de la respuesta el 7 de junio de 2006.
El 4 de julio de 2006, la Comisión remitió a la prensa maltesa una versión en lengua francesa de un informe complementario de sus servicios relativo a la filtración a la prensa maltesa de los nombres de los candidatos al puesto de Jefe de Representación, y el 14 de julio de 2006 facilitó una traducción al inglés de dicho informe.
El 19 de julio de 2006, le remití la traducción al inglés del informe complementario con una invitación a formular observaciones al respecto, si así lo deseaba, a más tardar el 15 de septiembre de 2006. Hasta la fecha, no se ha recibido ninguna observación de su parte en relación con dicho informe.
El 26 de enero de 2007 le informé del estado de su expediente de denuncia.
Le escribo ahora para informarle de los resultados de las investigaciones que se han realizado.
LA DENUNCIA
El demandante solicitó el puesto de Jefe de Representación de la Comisión Europea en Malta (la «Representación»)(1). El 16 de enero de 2005, el Malta Independent publicó el domingo los nombres de varios candidatos para este puesto. El mismo artículo también podría consultarse en línea en el sitio web del periódico anterior. El nombre del autor no figuraba en el artículo.
Mediante correo electrónico de 19 de enero de 2005, el denunciante notificó a la Comisión el citado artículo y solicitó que se adoptaran las medidas disciplinarias adecuadas contra la persona o personas responsables de la divulgación de los nombres de los candidatos a la prensa. La Comisión no respondió al correo electrónico del demandante ni le envió un acuse de recibo.
El denunciante consideró que la filtración a la prensa de los nombres de los candidatos constituía una violación de la confianza y del Reglamento (CE) no 45/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 18 de diciembre de 2000, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por las instituciones y los organismos comunitarios y a la libre circulación de estos datos (2) ("Reglamento 45/2001"). Por consiguiente, el 3 de febrero de 2005 presentó una reclamación ante el Defensor del Pueblo Europeo en la que alegaba que la Comisión había infringido el Reglamento 45/2001. Alegó que la Comisión debería i) adoptar las medidas disciplinarias adecuadas contra la persona o personas responsables de la divulgación y ii) asegurarle que dicha divulgación no se produciría en el futuro.
LA INVESTIGACIÓN
Dictamen de la ComisiónEl dictamen de la Comisión puede resumirse del siguiente modo:
En primer lugar, la Comisión declaró que, lamentablemente, no disponía de información concreta sobre cómo podría haber ocurrido la divulgación de los nombres de los candidatos a la prensa. Al mismo tiempo, la Comisión lamentó profundamente la divulgación y confirmó que el proceso de contratación era personal y confidencial, y que se habían tomado las precauciones habituales para garantizar la protección de los datos personales de los candidatos.
La Comisión también señaló el hecho de que el Malta Independent el domingo 16 de enero de 2005 también mencionó los nombres de dos personas que, de hecho, no solicitaron el puesto de Jefe de Representación. Según la Comisión, este hecho indicaba claramente la falta de fiabilidad de la fuente de los nombres publicados.
La Comisión también se refirió a las investigaciones que el SEPD había abierto sobre este caso, así como a los exámenes internos de todos los servicios de la Comisión implicados en el procedimiento de contratación. Debido a estas investigaciones pendientes, la Comisión no pudo proporcionar más detalles sobre el resultado de los exámenes y las posibles consecuencias para las personas responsables de la divulgación. Sin embargo, la Comisión señaló que no puede confirmar que la fuga se originó en sus servicios.
Correo electrónico del autor de la queja de 19 de abril de 2005Después de que el Defensor del Pueblo iniciara su investigación sobre la denuncia del demandante y sus reclamaciones, el demandante informó al Defensor del Pueblo, por correo electrónico de 19 de abril de 2005, de que había aparecido más información en el Times of Malta de 18 de abril de 2005, en la que se nombraba a nueve candidatos preseleccionados para la entrevista.
Observaciones del denunciante sobre el dictamen de la ComisiónEn sus observaciones de 11 de julio de 2005 , el demandante formuló observaciones sobre los tres puntos siguientes:
En primer lugar, el demandante señaló que las filtraciones de datos personales de los candidatos al puesto de Jefe de Representación siguieron produciéndose después de que el Malta Independent revelara el domingo los nombres de los candidatos el 16 de enero de 2005. A este respecto, el demandante se refirió a su correo electrónico de 19 de abril de 2005, en el que señalaba a la atención del Defensor del Pueblo el hecho de que el Times of Malta de 18 de abril de 2005, refiriéndose a fuentes cercanas a la Comisión, nombraba a nueve candidatos preseleccionados para la entrevista. El demandante añadió que, en la misma fecha de sus observaciones, es decir, el 11 de julio de 2005, otro informe del Times of Malta, citando fuentes de la Comisión, había dado los nombres de tres candidatas que supuestamente fueron preseleccionadas para el puesto de Jefe de Representación.
En segundo lugar, el denunciante abordó el argumento de la Comisión de que el hecho de que el artículo publicado en el Malta Independent el domingo 16 de enero de 2005 contuviera los nombres de dos personas que, de hecho, no solicitaron el puesto ponía en tela de juicio la fiabilidad de la fuente de los nombres publicados. A este respecto, el denunciante consideró que, aunque terceros estuvieran implicados en las filtraciones, la Comisión no podía eludir su responsabilidad. Además, el denunciante señaló que, si bien la Comisión sugirió que terceros podrían haber sido la fuente de las filtraciones, no dio ninguna indicación sobre si terceros habían tenido acceso a los datos personales de los candidatos y, en caso afirmativo, con qué fin.
Además, el denunciante señaló que todos menos dos nombres publicados en el Malta Independent el domingo 16 de enero de 2005 eran correctos, y que esta información correcta solo podría haberse obtenido de la Comisión.
Por otro lado, si las reiteradas filtraciones a la prensa se produjeron como resultado de las actividades de terceros que obtuvieron acceso no autorizado a la información, el tratamiento de la información confidencial por parte de la Comisión fue, según el denunciante, obviamente deficiente.
Por último, si terceros, como consultores externos, tuvieran acceso legítimo a la información, la investigación debería extenderse a dichos terceros. Según el denunciante, estos terceros también están obligados a mantener la confidencialidad de los datos personales, si no directamente en virtud del Reglamento (CE) n.o 45/2001, entonces en virtud del Derecho nacional.
En tercer lugar, el reclamante deseaba ser informado del resultado de las investigaciones del SEPD y, en particular, de las medidas adoptadas como resultado de dichas investigaciones.
Cartadel Defensor del Pueblo de 21 de julio de 2005 al SEPD
Dado que, en su dictamen, la Comisión hacía referencia a las investigaciones pendientes del SEPD sobre los hechos que dieron lugar a la presente reclamación, el Defensor del Pueblo, mediante carta de 21 de julio de 2005, solicitó al SEPD información sobre el resultado de sus investigaciones y le informó de las nuevas filtraciones de 18 de abril de 2005 y 11 de julio de 2005.
Carta del SEPD de 13 de septiembre de 2005Mediante carta de 13 de septiembre de 2005, el Supervisor Adjunto del SEPD informó al Defensor del Pueblo de que el SEPD había iniciado investigaciones sobre la primera filtración del artículo en el Malta Independent el domingo 16 de enero de 2005 y había solicitado información a la Dirección General de Prensa y Comunicación de la Comisión («DG Comunicación»)(3) y a la Dirección General de Personal y Administración («DG Personal»). Según el Supervisor Adjunto, el SEPD pidió a las direcciones generales mencionadas: i) que intentaran localizar la fuga, y ii) que detallaran las medidas de seguridad adoptadas para garantizar que los datos de los candidatos estuvieran bien protegidos. El Supervisor Adjunto añadió que el SEPD recibió una descripción detallada de la investigación llevada a cabo por la DG de Comunicación. Según el Supervisor Adjunto, la DG de Comunicación lamentablemente no pudo determinar el origen de la filtración, pero señaló el hecho de que dos de las personas nombradas en el Malta Independent el domingo 16 de enero de 2005 no habían solicitado el puesto y posteriormente lo habían publicado en el mismo periódico. El Supervisor Adjunto concluyó afirmando que cabría esperar que una lista robada o filtrada de la Comisión hubiera sido correcta. Si bien reconoce que podría haber habido algunas omisiones en una lista robada o filtrada, no debería haber habido nombres adicionales.
Carta del SEPD de 12 de octubre de 2005Mediante carta complementaria de 12 de octubre de 2005, el Supervisor Adjunto informó al Defensor del Pueblo de que el SEPD había obtenido información de la DG de Personal que, sin embargo, no difería sustancialmente de la facilitada por la DG de Comunicación. Según el Supervisor Adjunto, ambas Direcciones Generales declararon que les resultaba difícil determinar exactamente cómo podría haberse producido esta divulgación, pero supusieron que podría haberse divulgado oralmente. El Supervisor Adjunto reiteró el hecho de que el artículo publicado en el Malta Independent el domingo 16 de enero de 2005 contenía dos errores relativos a los nombres y dos apellidos erróneos, y llegó a la conclusión de que la filtración no procedía necesariamente de la Comisión. Por último, el Supervisor Adjunto declaró que el SEPD consideraba cerrado el caso y, por lo tanto, no llevaría a cabo ninguna investigación adicional al respecto. Añade que el SEPD acoge con satisfacción la propuesta de la DG de Personal de mejorar las medidas de seguridad marcando los intercambios de información por medios electrónicos o en papel, y hará un seguimiento de la aplicación de esta propuesta en los procedimientos de dicha DG.
Carta del Defensor del Pueblo de 7 de noviembre de 2005 a la ComisiónEl Defensor del Pueblo sugirió que la Comisión podría considerar si problemas como los que han surgido en la presente reclamación podrían evitarse en el futuro mediante la adopción de un procedimiento abierto para nombramientos de alto nivel, y pidió a la Comisión que le informara de su posición. En este contexto, el Defensor del Pueblo señaló la conclusión del SEPD de que la divulgación de los nombres de los participantes en los procedimientos de contratación se ajusta a lo dispuesto en el artículo 4 del Reglamento (CE) n.o 45/2001 si se informa previamente a los candidatos de que dicha divulgación debe realizarse y tienen la oportunidad de solicitar la confidencialidad por motivos legítimos (4).
El Defensor del Pueblo también pidió a la Comisión que le facilitara listas de los miembros de su personal o de terceros autorizados por la Comisión para acceder a los datos personales que aparecieron en la prensa el 16 de enero de 2005, el 18 de abril de 2005 y el 11 de julio de 2005, respectivamente.
Junto con su carta dirigida a la Comisión, el Defensor del Pueblo adjuntó copias de la correspondencia adicional del demandante de 19 de abril de 2005 y sus observaciones de 11 de julio de 2005, que contenían la información sobre la segunda y tercera filtraciones a la prensa de los nombres de los candidatos al puesto de Jefe de Representación.
Respuesta de la Comisión de 13 de enero de 2006Por lo que se refiere a la posibilidad de adoptar un procedimiento abierto para los nombramientos de alto nivel, la Comisión declaró que había hecho transparente todo el procedimiento relativo a su contratación de personal directivo superior. Hace referencia al documento «Directrices para las Direcciones Generales - Procedimientos de selección y nombramiento de altos directivos» (en lo sucesivo, «Directrices»), de agosto de 2003 y actualizado en septiembre de 2004 (5), y añade que está a favor de cualquier otra medida que mejore la transparencia procesal.
La Comisión también declaró que los detalles del tratamiento de datos en el contexto de los procedimientos de selección de altos directivos se presentarían en breve al SEPD para un control previo de conformidad con el artículo 27 del Reglamento (CE) n.o 45/2001 (6).
A la luz de lo anterior, la Comisión adoptó la posición de que la posibilidad de divulgar al público los nombres de los participantes en los procedimientos de contratación de altos directivos no contribuye significativamente a la transparencia del procedimiento como tal y, por el contrario, puede disuadir a los candidatos idóneos de presentar una solicitud. Según la Comisión, la mayoría de los candidatos con el perfil adecuado para un puesto de alta dirección se encuentran en puestos en los que la divulgación de su participación en el procedimiento de contratación puede ser perjudicial para sus puestos de trabajo actuales. Además, dado que tales candidatos optarían por no ser divulgados, era probable que cualquier lista de candidatos divulgada al público estuviera incompleta y, por lo tanto, tuviera poco valor añadido. Por consiguiente, la Comisión llegó a la conclusión de que seguiría respetando el principio de confidencialidad en los procedimientos de contratación de personal directivo superior.
Por lo que se refiere a la solicitud del Defensor del Pueblo de que la Comisión le facilitara listas de los miembros de su personal o de terceros autorizados por la Comisión para tener acceso a los datos personales que aparecieron en la prensa el 16 de enero de 2005, el 18 de abril de 2005 y el 11 de julio de 2005, la Comisión lamentó informar al Defensor del Pueblo de que no podía establecerse una lista exhaustiva de personas que tenían acceso a la información en la que se basaban los artículos de prensa debido a i) el gran número de destinatarios del documento PERS (2004) 251 (7), ii) las numerosas secretarías y personal implicados, y iii) el número potencial de personas con acceso a los datos electrónicos en cuestión.
Carta del Defensor del Pueblo de 17 de febrero de 2006 a la ComisiónEl Defensor del Pueblo pidió a la Comisión que facilitara:
Respuesta de la Comisión de 10 de mayo de 2006i) Observaciones sobre las nuevas alegaciones del autor, formuladas en su correspondencia por correo electrónico de 19 de abril de 2005 y sus observaciones sobre el dictamen de la Comisión. El Defensor del Pueblo declaró específicamente:
El denunciante alega que se produjeron nuevas filtraciones de datos personales de los participantes en el procedimiento de contratación el 18 de abril de 2005 y el 11 de julio de 2005, y que estas nuevas filtraciones también constituyen una infracción por parte de la Comisión del Reglamento (CE) no 45/2001.
ii) Su reacción a las alegaciones del denunciante de que la Comisión debe adoptar las medidas disciplinarias adecuadas contra la persona o personas responsables de la divulgación, y asegurar al denunciante que dicha divulgación no se producirá en el futuro, teniendo también en cuenta los hechos que dieron lugar a sus nuevas alegaciones.
iii) Identificación del documento PERS (2004) 251 mencionado en la respuesta de la Comisión a las nuevas investigaciones del Defensor del Pueblo de 7 de noviembre de 2005.
iv) Observaciones sobre si, en su opinión, es una buena práctica administrativa adherirse oficialmente al principio de confidencialidad en los procedimientos de contratación del personal directivo superior, proporcionando al mismo tiempo la información confidencial a un "gran número de destinatarios" y a "numerosas secretarías y personal implicado"(8).
La Comisión declaró que había iniciado investigaciones sobre la información contenida en los artículos de prensa de 18 de abril de 2005 y 11 de julio de 2005, e informaría al Defensor del Pueblo de los resultados.
En respuesta a la solicitud del Defensor del Pueblo de que identificara el documento PERS (2004) 251, la Comisión declaró que el documento es un expediente no marcado y no clasificado de su Secretaría General de 22 de diciembre de 2004. Se titula "Anuncio de vacante 225/2004 (DG Prensa y Comunicaciones)" y contiene, como anexos, el anuncio de vacante para el puesto de Jefe de Representación de agente temporal A* 12 y 31 solicitudes para el puesto con apellidos y nombres enumerados y CV adjuntos. Se habían hecho copias del documento y se habían enviado a unos cuarenta destinatarios.
El Ombudsman había pedido a la Comisión que adoptara una posición sobre si, en su opinión, era una buena práctica administrativa adherirse oficialmente al principio de confidencialidad en los procedimientos de contratación del personal directivo superior, proporcionando al mismo tiempo la información confidencial a un "gran número de destinatarios" y a "numerosas secretarías y funcionarios interesados". En su respuesta, la Comisión indicó que su procedimiento de contratación de personal directivo se estaba revisando con el fin de garantizar su conformidad con el Reglamento 45/2001. La Comisión añadió que las medidas propuestas incluían: i) garantizar la seguridad del correo electrónico; ii) limitar el número de destinatarios al mínimo estricto en cada fase del procedimiento con el fin de evitar cualquier difusión injustificada de datos personales; y iii) la inclusión de una cláusula de confidencialidad en los datos enviados o puestos a disposición, que recordaría a los destinatarios sus obligaciones en virtud del Reglamento (CE) n.o 45/2001.
La Comisión informó al Defensor del Pueblo del resultado de sus investigaciones sobre la información contenida en el Times of Malta de 18 de abril de 2005 y 11 de julio de 2005, enviándole la traducción en francés e inglés de una nota para el expediente de fecha 3 de julio de 2006 titulada "Reports in the Maltese press on the recruitment of a Head of Representation in Valletta (continuación)" ("la nota para el expediente").
Según la nota para el expediente, tres funcionarios de la DG de Comunicación, cinco personas que asistieron a las reuniones del comité de selección y el ponente tuvieron acceso a la información «sobre el procedimiento seguido». La nota para el expediente señalaba que, si bien en el informe del Times of Malta de 18 de abril de 2005 se mencionaba que nueve solicitantes habían sido preseleccionados para la entrevista, en realidad se seleccionó a diez solicitantes. Según la Nota para el expediente, tras la celebración de las entrevistas por el comité de selección, se notificó individualmente el resultado a tres candidatos seleccionados y a siete candidatos no seleccionados. La nota para el expediente también menciona que los tres candidatos preseleccionados fueron invitados a asistir a otra entrevista en la DG de Comunicación el 23 de junio de 2005, y que el recordatorio del procedimiento tuvo lugar después del 11 de julio de 2005. La nota para el expediente concluye afirmando que no se encontraron pruebas objetivas que permitieran a la Comisión identificar la fuente de los datos filtrados. Señala que los candidatos fueron informados en cada fase del procedimiento que les afectaba, por lo que podrían haberse consultado entre sí. Además, el error en el artículo de prensa de 18 de abril de 2005 relativo al número de candidatos seleccionados sugiere que la información se distribuyó oralmente y no por escrito.
LA DECISIÓN
1 La primera fuga1.1 El 16 de enero de 2005, el Malta Independent publicó el domingo los nombres de varios candidatos al puesto de Jefe de Representación de la Comisión Europea en Malta (la " Representación "). El mismo artículo también podría consultarse en el sitio web del periódico. En su reclamación al Defensor del Pueblo Europeo, el demandante, que era uno de los candidatos al puesto mencionado pero cuyo nombre no figuraba en el artículo, alegó que la Comisión había infringido el Reglamento (CE) no 45/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 18 de diciembre de 2000, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por las instituciones y los organismos comunitarios y a la libre circulación de estos datos (9) («Reglamento 45/2001»).
1.2 En su opinión, la Comisión lamentó profundamente la divulgación y confirmó que el proceso de contratación era personal y confidencial, y que se habían tomado las precauciones habituales para garantizar la protección de los datos personales de los candidatos. La Comisión también señaló el hecho de que el Malta Independent el domingo 16 de enero de 2005 mencionó los nombres de dos personas que no solicitaron el puesto de Jefe de Representación, y añadió que, en su opinión, esto indicaba claramente la falta de fiabilidad de la fuente de los nombres publicados. Sobre esta base, la Comisión declaró que "no puede confirmar que la fuga procediera de la Comisión ".
1.3 En primer lugar, el Defensor del Pueblo señala que el SEPD llevó a cabo investigaciones sobre la primera filtración de los datos personales de los solicitantes del puesto de Jefe de Representación al Independiente de Malta el domingo 16 de enero de 2005, y llegó a la conclusión de que la primera filtración no procedía necesariamente de la Comisión.
1.4 El Defensor del Pueblo señala que, de conformidad con el primer guión de la parte B del Memorándum de Acuerdo entre el Defensor del Pueblo Europeo y el Supervisor Europeo de Protección de Datos de 30 de noviembre de 2006 (10), "ninguna autoridad prevé abrir una investigación si la otra autoridad está tramitando, o ha tramitado, lo que es esencialmente la misma reclamación, a menos que el reclamante presente nuevas pruebas significativas en un caso en que la otra autoridad ya haya concluido su investigación. (...)".
1.5 Teniendo en cuenta la disposición anterior, el Defensor del Pueblo considera, por analogía, que no sería apropiado que prosiguiera su investigación en lo que respecta a la primera filtración de datos personales al Malta Independent el domingo 16 de enero de 2005 como tal.
2 Otras fugas2.1 En su correspondencia por correo electrónico de 19 de abril de 2005 y en sus observaciones de 11 de julio de 2005, el autor formuló nuevas alegaciones de que se habían producido nuevas filtraciones a la prensa de datos personales de los candidatos al puesto de Jefe de Representación. A este respecto, el Times of Malta, de 18 de abril de 2005, nombró a nueve candidatas preseleccionadas para la entrevista, y un informe publicado en el mismo periódico el 11 de julio de 2005 dio los nombres de tres candidatas que supuestamente fueron preseleccionadas para el puesto.
El denunciante alegó que la Comisión debía adoptar las medidas disciplinarias adecuadas contra la persona o personas responsables de las divulgaciones y garantizarle que dichas divulgaciones no se producirían en el futuro.
2.2 Por consiguiente, el Defensor del Pueblo pidió a la Comisión que formulara observaciones sobre las nuevas alegaciones del autor y que adoptara una postura sobre las alegaciones del autor, teniendo en cuenta esas nuevas alegaciones.
2.3 En su nueva respuesta de 10 de mayo de 2006, la Comisión declaró que había iniciado investigaciones internas sobre la información contenida en los artículos de prensa de 18 de abril y 11 de julio de 2005.
La Comisión transmitió también al Defensor del Pueblo la traducción original en francés e inglés de una nota para el expediente de fecha 3 de julio de 2006 titulada "Reports in the Maltese press on the recruitment of a Head of Representation in Valletta (continuación)" ("la nota para el expediente"), que contenía los resultados de las investigaciones mencionadas. La nota para el expediente señalaba principalmente el hecho de que, si bien en el informe del Times of Malta de 18 de abril de 2005 se mencionaba que nueve solicitantes habían sido preseleccionados para la entrevista, en realidad se seleccionó a diez solicitantes. Este error sugiere, según la Nota para el expediente, que la información circuló oralmente en lugar de en forma escrita. La Nota para el expediente también menciona que, después de que el comité de selección celebrara las entrevistas, tres candidatos seleccionados y siete candidatos no seleccionados fueron notificados individualmente del resultado. Estos tres candidatos preseleccionados fueron invitados a asistir a otra entrevista en la DG de Comunicación el 23 de junio de 2005. La nota para el expediente concluye que no se encontraron pruebas objetivas que permitieran a la Comisión identificar la fuente de los datos filtrados. No obstante, señala que los candidatos fueron informados de su evolución en cada una de las fases del procedimiento que les afectaba y que, por lo tanto, podrían haberse consultado entre sí.
Por lo que se refiere a la posibilidad de adoptar un procedimiento abierto para los nombramientos de alto nivel, la Comisión declaró, en su nueva respuesta de 13 de enero de 2006, que había hecho transparentes todos los procedimientos de contratación de altos directivos y estaba a favor de cualquier otra medida que aumentara la transparencia de los procedimientos. Sin embargo, la Comisión consideró que la posibilidad de revelar al público los nombres de los participantes en tales procedimientos no contribuiría significativamente a la transparencia del procedimiento como tal y podría disuadir a los candidatos idóneos de presentar su candidatura.
El Defensor del Pueblo solicitó a la Comisión que le facilitara listas de los miembros de su personal o de terceros autorizados a acceder a los datos personales que aparecieron en la prensa el 16 de enero de 2005, el 18 de abril de 2005 y el 11 de julio de 2005. En su respuesta complementaria de 13 de enero de 2006, la Comisión declaró que no podía establecerse una lista exhaustiva de las personas que tenían acceso a la información en la que se basaban los artículos de prensa debido a i) el gran número de destinatarios del documento PERS (2004) 251 (11), ii) las numerosas secretarías y personal implicado, y iii) el posible número de personas con acceso a los datos electrónicos en cuestión.
En su respuesta complementaria de 10 de mayo de 2006, la Comisión también declaró que su procedimiento de contratación de personal directivo se estaba revisando para garantizar su conformidad con el Reglamento (CE) no 45/2001, y señaló que las medidas propuestas consisten en i) garantizar la seguridad del correo electrónico; ii) limitar el número de beneficiarios al mínimo estricto en cada fase del procedimiento; y iii) la inclusión de una cláusula de confidencialidad en los datos enviados o puestos a disposición, recordando a los destinatarios sus obligaciones en virtud del Reglamento (CE) n.o 45/2001.
2.4 En primer lugar, el Defensor del Pueblo toma nota de la observación del Supervisor Adjunto del SEPD, formulada en su carta de 13 de septiembre de 2005 al Defensor del Pueblo en relación con la primera filtración de 16 de enero de 2005, según la cual, si el informe del periódico se hubiera basado en una filtración de la Comisión, no se habría esperado que el informe contuviera nombres que no figuraban en la lista de la Comisión, pero podrían haber faltado algunos nombres.
A este respecto, el Defensor del Pueblo señala que, si bien el artículo del Times of Malta de 18 de abril de 2005 mencionaba a nueve solicitantes preseleccionados para la entrevista, de hecho, según la Comisión se seleccionaron diez solicitantes.
En segundo lugar, el Defensor del Pueblo señala que la Comisión no alegó que la información, publicada en el Times of Malta de 11 de julio de 2005, que contenía los nombres de tres candidatas supuestamente preseleccionadas para el puesto en cuestión, fuera incorrecta. Además, la Sra. J. D., cuyo nombre figuraba en los tres artículos de prensa, fue nombrada jefa de representación (12).
2.5 El Defensor del Pueblo también toma nota de la declaración de la Comisión, formulada en su respuesta de 13 de enero de 2006 a sus nuevas investigaciones de 7 de noviembre de 2005, sobre la posibilidad de divulgar al público los nombres de los candidatos a puestos de alta dirección. La Comisión expresó la opinión de que tal divulgación podría disuadir a los candidatos idóneos de participar en los procedimientos de contratación, ya que la mayoría de ellos se encuentran en puestos en los que la divulgación de su participación podría ser perjudicial para sus puestos de trabajo actuales.
Por lo tanto, en opinión del Defensor del Pueblo, es poco probable que estos candidatos informen al público sobre su candidatura individual y/o sobre su progreso personal en el procedimiento, como se sugiere en la nota de la Comisión para el expediente.
Además, la posibilidad de que los candidatos se informen mutuamente sobre sus propias candidaturas supondría que los candidatos podrían identificarse entre sí, lo que, sin embargo, no parece estar previsto en las Directrices para las Direcciones Generales - Procedimientos de selección y nombramiento de altos directivos a las que se refiere la Comisión ni en las Directrices para los candidatos sobre los procedimientos de nombramiento de altos directivos (13).
2.6 A la luz de lo anterior, no se excluye que tanto la segunda filtración, relativa al artículo del Times of Malta de 18 de abril de 2005, como la tercera filtración, relativa al artículo del mismo periódico de 11 de julio de 2005, pudieran proceder de la Comisión. El Defensor del Pueblo señala, a este respecto, que la segunda y tercera filtraciones se produjeron después de que la Comisión ya hubiera sido informada del hecho de que la información parecía haberse filtrado a la prensa. Por lo tanto, la Comisión tenía el deber particular de velar por que no se produjeran más fugas después de que saliera a la luz la primera.
2.7 Según su Nota para el expediente, la Comisión no pudo determinar, en el curso de sus propias investigaciones internas, el origen de las filtraciones. A este respecto, el Defensor del Pueblo señala que, razonablemente, la identificación de la fuente de las fugas fue mucho más difícil dados los indicios (14) de que las fugas parecen haberse producido oralmente. Además, el Defensor del Pueblo señala que, en tal situación, la Comisión no pudo adoptar las medidas disciplinarias adecuadas contra ningún miembro del personal que pudiera ser finalmente considerado responsable de la divulgación, como alega el reclamante.
2.8 No obstante, se plantea la cuestión de si la propia Comisión pudo haber contribuido a que se produjeran las fugas.
2.9 A este respecto, el Defensor del Pueblo señala que la Comisión no pudo responder positivamente a su solicitud de listas de los miembros del personal de la Comisión o de terceros autorizados por ella para tener acceso a los datos personales que aparecían en cada uno de los artículos de prensa. En cambio, la Comisión declaró que no podía establecerse una lista exhaustiva de las personas que tenían acceso a la información en la que se basaban los artículos de prensa debido a i) el gran número de destinatarios del documento PERS (2004) 251 (15), ii) las numerosas secretarías y el personal implicado, y iii) el número potencial de personas con acceso a los datos electrónicos en cuestión.
2.10 No obstante, el Defensor del Pueblo señala que facilitar la información confidencial de que se trata a un "gran número de destinatarios" y a "numerosas secretarías y funcionarios interesados ", así como la consiguiente imposibilidad de establecer las listas de personas que tienen acceso a esa información, podría haber aumentado razonablemente la posibilidad de filtrarla a destinatarios no autorizados.
Además, el Defensor del Pueblo señala que el artículo 22 (Seguridad del tratamiento) del Reglamento (CE) n.o 45/2001 establece lo siguiente:
"1. Teniendo en cuenta el estado de la técnica y el coste de su aplicación, el responsable del tratamiento aplicará las medidas técnicas y organizativas adecuadas para garantizar un nivel de seguridad adecuado a los riesgos que representa el tratamiento y a la naturaleza de los datos personales que deben protegerse.
Dichas medidas se adoptarán, en particular, para impedir cualquier divulgación o acceso no autorizados, la destrucción accidental o ilícita, la pérdida accidental o la alteración, así como cualquier otra forma ilícita de tratamiento.
2. Cuando los datos personales se traten por medios automatizados, se tomarán las medidas oportunas teniendo en cuenta los riesgos, en particular con el fin de:
a) impedir que cualquier persona no autorizada tenga acceso a sistemas informáticos que traten datos personales;
b) impedir la lectura, copia, alteración o retirada no autorizadas de soportes de almacenamiento;
c) impedir cualquier entrada de memoria no autorizada, así como cualquier divulgación, alteración o supresión no autorizadas de los datos personales almacenados;
(...)
f) registrar qué datos personales se han comunicado, en qué momento y a quién;
g) garantizar que posteriormente será posible comprobar qué datos personales se han tratado, en qué momento y por quién;
(...)".
2.11 Sin embargo, en el presente caso, la Comisión proporcionó la información confidencial a un "gran número de destinatarios" y a "numerosas secretarías y personal ", y posteriormente no pudo establecer las listas de sus funcionarios y/o terceros autorizados por ella para tener acceso a los datos personales que aparecían en los tres artículos de prensa. El Defensor del Pueblo llega así a la conclusión de que tal situación no era compatible con las obligaciones de la Comisión en virtud del artículo 22, apartado 1, del Reglamento 45/2001 y constituye un caso de mala administración.
2.12 Además, el Defensor del Pueblo recuerda que el demandante, en su calidad de candidato al puesto de Jefe de Representación, consideró que las filtraciones de los nombres de los candidatos a la prensa constituían una violación de la confianza. En este contexto, el Defensor del Pueblo considera lamentable que, en el curso de la presente investigación, la Comisión, a pesar de que se le pidió en dos ocasiones que lo hiciera, no adoptara una posición sobre la segunda alegación del demandante de que debería garantizarle que en el futuro no se producirían nuevas divulgaciones de datos personales de los candidatos al puesto de Jefe de Representación.
2.13 El Defensor del Pueblo toma nota de las declaraciones de la Comisión, formuladas en sus respuestas a sus nuevas investigaciones, en el sentido de que:
i) los detalles del tratamiento de datos en el contexto de los procedimientos de selección de la alta dirección de la Comisión se presentarán en breve al SEPD para un control previo de conformidad con el artículo 27 del Reglamento (CE) no 45/2001; y
ii) se estaba revisando el procedimiento de contratación de personal directivo de la Comisión con el fin de garantizar su conformidad con el Reglamento (CE) no 45/2001 y que las medidas propuestas consistían en: a) garantizar la seguridad del correo electrónico; b) limitar el número de beneficiarios al mínimo estricto en cada fase del procedimiento; y c) la inclusión de una cláusula de confidencialidad en los datos enviados o puestos a disposición, recordando a los destinatarios sus obligaciones en virtud del Reglamento (CE) n.o 45/2001.
El Defensor del Pueblo también observa que el procedimiento para el nombramiento del Jefe de Representación en Malta concluyó en julio de 2005.
Por las razones expuestas, el Defensor del Pueblo no considera adecuado proponer una solución amistosa ni formular un proyecto de recomendación en el presente caso. Por consiguiente, el Defensor del Pueblo archivará el asunto con una observación crítica.
3 ConclusiónSobre la base de las investigaciones del Defensor del Pueblo sobre este caso, es necesario hacer la siguiente observación crítica:
En el presente caso, la Comisión facilitó información confidencial sobre los candidatos al puesto de Jefe de Representación en Malta a un "gran número de destinatarios" y a "numerosas secretarías y personal ", y posteriormente no pudo establecer las listas de los miembros de su personal y/o terceros autorizados por ella para tener acceso a los datos personales que figuraban en los tres artículos de prensa de 16 de enero de 2005, 18 de abril de 2005 y 11 de julio de 2005, respectivamente. Tal situación no era compatible con las obligaciones de la Comisión en virtud del artículo 22, apartado 1, del Reglamento 45/2001 y constituye un caso de mala administración.
Por las razones expuestas en el punto 2.13 anterior, el Defensor del Pueblo cierra el asunto con la observación crítica anterior.
Se informará de esta decisión al Presidente de la Comisión y al SEPD.
Le saluda con sinceridad,
P. Nikiforos DIAMANDOUROS
(1) Anuncio de vacante COM/225/04, DO 2004, C 252 A/07.
(2) DO 2001, L 8, p. 1.
(3) Desde el 7 de febrero de 2006, esta Dirección General se denomina Dirección General de Comunicación; véase la Guía de estilo interinstitucional, sección 9.6 (Direcciones Generales y servicios de la Comisión: títulos oficiales), disponible en el sitio web de la Comisión (http://publications.europa.eu/code/es/en-390600.htm).
(4) Documento de referencia n.o 1 de julio de 2005, Acceso del público a los documentos y protección de datos, p. 43 en lo que respecta a los candidatos que hayan superado un concurso. El documento de referencia está disponible en el sitio web del SEPD (http://www.edps.europa.eu/EDPSWEB/Jahia/lang/en/pid/21#BackgroundP).
(5) Parece que la versión de las Directrices a que hace referencia la Comisión fue sustituida por las Directrices para los candidatos sobre los procedimientos de nombramiento de los altos directivos, de 8 de junio de 2006, que pueden consultarse en el sitio web de la Comisión (http://ec.europa.eu/civil_service/docs/guidelines_senior_mgt_en.pdf).
(6) De conformidad con el artículo 27, apartado 1, del Reglamento (CE) n.o 45/2001, " las operaciones que puedan presentar riesgos específicos para los derechos y libertades de los interesados en virtud de su naturaleza, su alcance o sus fines estarán sujetas a un control previo por parte del Supervisor Europeo de Protección de Datos." De conformidad con el artículo 27, apartado 3, del mismo Reglamento, "el Supervisor Europeo de Protección de Datos llevará a cabo los controles previos tras la recepción de una notificación del delegado de protección de datos (...)".
(7) No se facilitó copia ni explicación de dicho documento.
(8) Como se indica en la respuesta de la Comisión a las nuevas investigaciones del Defensor del Pueblo de 7 de noviembre de 2005.
(9) DO 2001, L 8, p. 1.
(10) El memorando de entendimiento está disponible en el sitio web del Defensor del Pueblo (http://www.ombudsman.europa.eu/dataprot/es/default.htm).
11) Según la nueva respuesta de la Comisión de 10 de mayo de 2006, el documento es un expediente sin marcar ni clasificar de su Secretaría General de fecha 22 de diciembre de 2004, titulado "Anuncio de vacante 225/2004 (DG Prensa y Comunicaciones)". Contiene, como anexos, el anuncio de vacante correspondiente y 31 candidaturas para el puesto con apellidos y nombres enumerados y CV adjuntos.
(12) Véase, por ejemplo, el sitio web de la Representación (http://ec.europa.eu/malta/who_we_are_en.htm) o el artículo de prensa en MaltaMedia (http://www.maltamedia.com/cgi-bin/artman/exec/view.cgi?archive=5&num=6858).
(13) Véase la nota 5 supra en lo que respecta a las presentes Directrices.
(14) Según la nota de la Comisión para el expediente de 3 de julio de 2006, el error en el artículo de prensa de 18 de abril de 2005 sugiere que la información se distribuyó oralmente y no en forma de documentos. Según el artículo de prensa de 18 de abril de 2005, "fuentes cercanas a la Comisión dijeron a The Times que (...) Las fuentes dijeron que la breve lista de la Comisión está compuesta por (...)". Según el artículo de prensa de 11 de julio de 2005, "fuentes de la Comisión dijeron que los candidatos preseleccionados son (...)" (el subrayado es nuestro).
15) Según la nueva respuesta de la Comisión de 10 de mayo de 2006, el documento es un expediente sin marcar ni clasificar de su Secretaría General de fecha 22 de diciembre de 2004, titulado "Anuncio de vacante 225/2004 (DG Prensa y Comunicaciones)". Contiene, como anexos, el anuncio de vacante correspondiente y 31 candidaturas para el puesto con apellidos y nombres enumerados y CV adjuntos.