Estimado Sr. X.,

El 23 de mayo de 2002, presentó Ud. una reclamación al Defensor del Pueblo contra la Comisión Europea, en nombre de su organización. En la misma alegaba que la Comisión no le había pagado por la evaluación de un programa comunitario, a pesar de su compromiso formal de 31 de octubre de 2001. Los días 24 y 25 de junio de 2002, Ud. me remitió información adicional.

El 27 de junio de 2002, su reclamación fue transmitida al Presidente de la Comisión Europea. El 25 de septiembre de 2002, la Comisión envió su informe, que le fue transmitido, solicitándole que realizara las observaciones que estimara oportunas. El 22 de noviembre de 2002, me remitió información adicional.

Me dirijo a Ud. para comunicarle los resultados de las investigaciones realizadas.

RECLAMACIÓN

De acuerdo con el demandante, los hechos fueron los siguientes:

El demandante había celebrado un contrato con los servicios de la Comisión, en nombre de su organización. Se solicitó a la entidad beneficiaria que efectuase una evaluación sobre un programa comunitario. El 9 de noviembre de 2000 y el 13 de julio de 2001, el demandante remitió las facturas correspondientes a los servicios realizados. En un mensaje de correo electrónico con fecha de 31 de octubre de 2001, los servicios de la Comisión explicaron que el pago se haría efectivo en breve. Dado que no se efectuó transferencia alguna, el demandante trató de contactar infructuosamente con la Institución en repetidas ocasiones. El demandante señaló que no había recibido contestación por parte de la Comisión en respuesta a sus solicitudes. Con respecto al pago definitivo estipulado en el contrato, éste aún no se ha efectuado. En la reclamación presentada al Defensor del Pueblo, el demandante observaba que, de conformidad con lo dispuesto en el apartado 4 del artículo 11 del contrato, el pago definitivo tendría que haberse efectuado, a más tardar, sesenta días después de la aceptación de las facturas pertinentes.

En resumen, el demandante alegó que la Comisión no había respondido a sus solicitudes de información, ni había abonado al demandante el pago definitivo como contrapartida de la evaluación de un programa comunitario, a pesar del compromiso formal contraído por ésta el 31 de octubre de 2001. Por consiguiente, reclamaba que la Comisión efectuase el pago correspondiente a los servicios prestados por su entidad.

INVESTIGACIÓN

Informe de la Comisión

En su informe, la Comisión recordaba que, tras convocarse la licitación (DO S 172, de 04.09.1999), la organización del demandante fue seleccionada para llevar a cabo la evaluación del programa comunitario.

De acuerdo con las cláusulas del contrato, se concedió al demandante el pago de un importe a tanto alzado de 156.312 euros, que no cubría los gastos de viaje y alojamiento. El informe de evaluación debía concluirse y transmitirse a la Comisión el 15 de diciembre de 2000.

La Comisión señalaba que durante el desarrollo del trabajo se habían producido demoras continuas, incluso en el momento de la firma del contrato, que afectaron a la presentación de los informes provisional y definitivo. Sin embargo, la Comisión reconocía que, en este contexto, los pagos también se habían efectuado con retraso.

La institución hizo referencia al procedimiento del pago del servicio previsto en el apartado 4 del artículo 11 del contrato. En el momento de la firma del contrato debía pagarse una suma correspondiente al 30% del importe a tanto alzado (46.893,60 euros). El 15 de mayo de 2000, tras la presentación del informe provisional, se haría efectivo un segundo pago, correspondiente al 40%. Una vez concluido el trabajo, el 15 de diciembre de 2000, se abonaría el pago por el resto del servicio. De conformidad con lo estipulado en el apartado 2 del artículo 4 del contrato, para efectuar el pagos a medio plazo y el pago final se requería la remisión previa de una factura, que debía incluir el desglose de todos los gastos.

Las dos facturas enviadas por el demandante ascendían a 185.680,04 euros, suma que superaba con creces la cifra de 156.312 euros prevista en el contrato. La institución observaba asimismo que en estas facturas no se había presentado un desglose de los gastos incurridos por el demandante, de conformidad con el apartado 2 del artículo 4. El 22 de mayo de 2001, el demandante solicitó la modificación del contrato, con el consecuente aumento del importe total, de modo que se contemplasen los gastos de viaje y alojamiento. La Comisión señalaba que la solicitud no respetaba los plazos previstos en el apartado 3 del artículo 11 del contrato, añadiendo que la solicitud del demandante no podría haberse aceptado en tanto que el contrato establecía que la asistencia comunitaria no incluiría gastos de viaje y alojamiento.

Sin embargo, la Comisión reconocía que sus servicios no habían actuado con la debida diligencia. La Institución señalaba que sus servicios deberían haber informado debidamente al demandante de que no era posible modificar la asistencia y de que sus gastos no podían superar ese importe, sino reflejar únicamente los aspectos contemplados en el contrato.

No obstante, la Comisión accedió a efectuar el pago definitivo de inmediato, previa remisión por parte del demandante de una factura total conforme a los requisitos anteriores.

Observaciones del demandante

El demandante reiteró los argumentos expuestos en su reclamación y respondió a algunas de las declaraciones que la Comisión hizo en su informe.

El demandante explicó los motivos por los que se produjeron los retrasos en la ejecución del proyecto e insistió en que los mismos no le eran imputables. Señaló que los servicios de la Comisión no le informaron de que la oferta había sido seleccionada hasta el 27 de enero de 2000, habiendo recibido el contrato un día después. El demandante explicó asimismo que, el 19 de enero de 2000, su organización solicitó la modificación del contrato en relación a los beneficiarios, y que no obtuvo respuesta alguna hasta el 18 de mayo de 2000. Asimismo, el demandante hizo referencia a los retrasos adicionales en el envío de documentos cuyo origen radicaba en la supuesta falta de diligencia de la Comisión.

En cuando al formato de las facturas, el demandante señaló que la factura definitiva era idéntica a las que emitió anteriormente y observó que la Comisión no había presentado objeciones hasta entonces.

El demandante protestó ante el trato que la Comisión había dado a su solicitud de modificación del presupuesto del proyecto y adjuntó un intercambio de cartas con los servicios de la Comisión, en las que se podía observar que su primera solicitud de modificación del contrato se había realizado el 19 de diciembre de 2000. Según el demandante, esta solicitud se había presentado dentro del plazo necesario, a saber, 45 días antes de la transmisión del informe definitivo. La Comisión nunca respondió por escrito a la solicitud del demandante, si bien sus servicios supuestamente expresaron su disposición para efectuar el pago. Los servicios de la Comisión no le informaron en ningún momento de la posible existencia de un problema relativo a su propuesta de modificación del presupuesto o al pago del proyecto.

DECISIÓN

1 Impago de la última factura del proyecto del demandante por parte de la Comisión

1.1 El demandante alegó que la Comisión no había respondido a sus solicitudes de información, ni abonado el pago por servicios llevados a cabo para la evaluación de un programa comunitario pese a que la Institución había contraído un compromiso formal a este respecto el 31 de octubre de 2001.

Por consiguiente, exigía que la Comisión abonase el pago correspondiente a los servicios prestados por su entidad.

1.2 La Comisión respondió que las dos facturas remitidas por el demandante ascendían a 185.680,04 euros y que, consecuentemente, su solicitud superaba con creces la cifra de 156.312 euros prevista en el contrato. La institución observó asimismo que las facturas no incluían un desglose de los gastos incurridos por el demandante.

La Comisión observó asimismo que, aunque el demandante hubiese solicitado la modificación del presupuesto del proyecto, su solicitud no respetaba los plazos establecidos en el apartado 3 del artículo 11 del contrato. La institución añadió que la solicitud del demandante no podría haberse aceptado, dado que el contrato estipulaba que la asistencia comunitaria no incluiría gastos de viajes y alojamiento.

1.3 De conformidad con el artículo 195 del Tratado CE, el Defensor del Pueblo Europeo está facultado para recibir reclamaciones "relativas a casos de mala administración en la acción de las instituciones u órganos comunitarios". El Defensor del Pueblo considera que se produce mala administración cuando un organismo público no obra de conformidad con las normas o principios a que ha de atenerse obligatoriamente(1). Por consiguiente, puede constatarse mala administración cuando las instituciones u órganos comunitarios no satisfacen sus obligaciones contractuales.

1.4 No obstante, el Defensor del Pueblo considera que, necesariamente, la investigación que puede llevar a cabo en tales asuntos ha de estar limitada. El Defensor del Pueblo considera que cuando un asunto es objeto de litigio, no debería tratar de determinar si alguna de las partes ha incumplido un contrato. Esta cuestión sólo podría ser examinada efectivamente por un tribunal competente, que tendría la posibilidad de oír los argumentos de las partes, de conformidad con la legislación nacional pertinente, y evaluar las pruebas contradictorias sobre las cuestiones de hecho en litigio.

1.5 Por consiguiente, el Defensor del Pueblo considera que, en asuntos relacionados con litigios contractuales, está justificado que su investigación se limite a examinar si la institución u órgano comunitario en cuestión ha dado cuenta razonablemente del fundamente jurídico en el que ha basado sus acciones y del motivo con el que justifica su posición contractual. De ser éste el caso, el Defensor del Pueblo concluirá que en su investigación no se ha constatado mala administración.

Esta conclusión no afectará al derecho de las partes a que su litigio contractual sea examinado y resuelto por un tribunal competente.

1.6 En el asunto que nos ocupa, las condiciones generales aplicables a la relación entre la Comisión y el demandante se estipularon en el contrato celebrado entre ambas partes el 30 de diciembre de 1999, documento facilitado en el transcurso de la investigación llevada a cabo por el Defensor del Pueblo.

La asistencia comunitaria prevista en el apartado 1 del artículo 4 ascendía a un "importe a tanto alzado de 156.312,00 euros". La misma disposición prevé que dicho importe "cubrirá todos los gastos en los que incurra el Contratista en la ejecución del presente contrato, salvo los gastos de viaje y manutención [...]".

En cuanto a las posibles modificaciones del contrato, el apartado 3 del artículo 11 establece que "[T]oda solicitud de modificación del presente contrato, debidamente justificada, deberá ser recibida por la Comisión en un plazo máximo de 45 días antes de la fecha de vencimiento del contrato". De conformidad con lo establecido en el artículo 2, el contrato debía concluirse, a más tardar, el 15 de diciembre de 2000 y, por consiguiente, las solicitudes de modificación debían haberse presentado a finales de octubre de 2000.

1.7 De la información recabada a lo largo de esta investigación, parece inferirse que las solicitudes de pago presentadas por el demandante ascendían a 185.680,04 euros, un importe que superaba con creces la asistencia prevista en el contrato (156.312 euros). Por otra parte, si bien el demandante solicitó la modificación de dicho importe, el Defensor del Pueblo observa que la solicitud formal se realizó el día 19 de diciembre de 2000, una vez transcurrido el plazo de presentación de enmiendas al contrato, que había vencido a finales de octubre de 2000.

1.8 Por ello, el Defensor del Pueblo considera que la posición adoptada por la Comisión en este asunto no parece irrazonable. Habría sido conveniente que la Institución hubiese informado al demandante de los motivos por los que no se aprobó la solicitud de modificación y se rechazaron las facturas correspondientes al último pago de la asistencia. El Defensor del Pueblo observa que la Comisión ha reconocido que sus servicios no actuaron con la debida diligencia y ha presentado sus disculpas.

En estas circunstancias, teniendo en cuenta las limitaciones de la investigación del Defensor del Pueblo en asuntos como éste, el Defensor del Pueblo ha llegado a la conclusión de que no se ha constatado ningún caso de mala administración en lo que respecta a este aspecto del asunto.

2 Conclusión

Sobre la base de los resultados de la investigación del Defensor del Pueblo sobre esta reclamación, no se constató ningún caso de mala administración por parte de la Comisión. Por consiguiente, el Defensor del Pueblo decide archivar el asunto.

El Presidente de la Comisión Europea también será informado de esta decisión.

Atentamente,

 

Jacob SÖDERMAN

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(1) Véase el Informe Anual 1997 del Defensor del Pueblo Europeo, página 24 y siguientes.