Antecedentes de la denuncia

1. Las normas de la UE sobre el acceso del público a los documentos ^[1] exigen que las instituciones de la UE mantengan un registro de documentos de acceso público ^[2].

2. El denunciante, una organización sin ánimo de lucro, consideró que Europol no cumple sus obligaciones en virtud de estas normas. Se puso en contacto con Europol y le pidió que estableciera un registro público completo de documentos.

3. Europol respondió al denunciante, refiriéndose a su página web específica ^[3], en la que pone a disposición muchos documentos de forma proactiva.

4. El reclamante sostuvo que el registro de documentos de Europol no se ajustaba a las normas aplicables y, en diciembre de 2019, recurrió al Defensor del Pueblo.

5. Durante la investigación, el equipo de investigación del Defensor del Pueblo se reunió con representantes de Europol para debatir las cuestiones planteadas por el reclamante. A continuación, el Defensor del Pueblo presentó una propuesta de solución.

Propuesta de solución del Defensor del Pueblo

6. La Defensora del Pueblo tomó nota de los esfuerzos anteriores de Europol por establecer un registro de documentos, así como de las características distintivas de la agencia. Sin embargo, considera que las instituciones de la UE deben aplicar determinados principios a sus registros de documentos, a fin de garantizar buenas prácticas administrativas y que su registro sea adecuado.

7. En primer lugar, el Defensor del Pueblo consideró que el registro debía ser fácil de usar. Debe ser lo más fácil posible para las personas navegar por el registro e identificar los documentos específicos a los que deseen acceder. Esto incluye tener una página web específica para el registro.

8. En segundo lugar, el Defensor del Pueblo consideró que el registro debía estar completo, lo que significa que todos los documentos relativos a las actividades principales de la institución debían registrarse individualmente. Además, el registro debe al menos hacer referencia a la existencia de otros tipos de documentos no enumerados. Esto también implica que ningún documento debe excluirse automáticamente del registro.

9. En tercer lugar, el Defensor del Pueblo consideró que el registro debía mantenerse a su debido tiempo, lo que requería actualizaciones muy periódicas.

10. Por consiguiente, el Defensor del Pueblo presentó la siguiente propuesta de solución:

11. Europol debe actualizar su registro de documentos, teniendo en cuenta los principios de buenas prácticas administrativas establecidos en la propuesta de solución ^[4].

12. A la luz de la propuesta del Defensor del Pueblo, Europol se ha comprometido a adoptar medidas concretas para actualizar su registro de documentos a corto y medio plazo, algunas de las cuales ya ha aplicado ^[5].

13. Para que su registro público sea más fácil de usar, Europol ha mejorado la accesibilidad del registro e introducido una herramienta de búsqueda.

14. Además, Europol proporcionará una lista de todos los documentos que rigen sus actividades y publicará proactivamente más documentos en el futuro, incluidos los documentos que divulgue a los solicitantes en respuesta a las solicitudes de acceso público.

15. Los documentos que Europol haya divulgado a raíz de solicitudes de acceso en el pasado se añadirán gradualmente al registro, empezando por los documentos divulgados más recientemente.

16. Europol espera finalizar la actualización de su registro de documentos en otoño de 2021.

17. El reclamante acogió con satisfacción la propuesta del Defensor del Pueblo, así como la respuesta de Europol, y subrayó la importancia de un registro completo de documentos, dado su propósito de facilitar el derecho del público a acceder a los documentos.

Evaluación del Defensor del Pueblo tras la propuesta de solución

18. La Defensora del Pueblo considera que Europol ha seguido su propuesta de solución adoptando las medidas descritas anteriormente y estableciendo las medidas adicionales que adoptará para establecer un registro completo de documentos.

19. La Defensora del Pueblo acoge con satisfacción la respuesta positiva de Europol a su solución y considera que la reclamación ha sido resuelta.

Conclusión

Sobre la base de la investigación, la Defensora del Pueblo archiva este asunto con la siguiente conclusión:

La Agencia de la Unión Europea para la Cooperación Policial ha aceptado la propuesta del Defensor del Pueblo de una solución para actualizar su registro público de documentos.

Se informará de esta decisión al denunciante y a Europol.

Emily O'Reilly Defensora del Pueblo
Europeo

Estrasburgo, 4.2.2021

[1] Reglamento 1049/2001 relativo al acceso del público al Parlamento Europeo, al Consejo y a la Comisión

documentos: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32001R1049&from=EN,

aplicable a Europol de conformidad con el artículo 65 del Reglamento (UE) 2016/794 sobre Europol: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32016R0794&from=EN.

[2] De conformidad con el artículo 11 del Reglamento 1049/2001.

[3] Véase: https://www.europol.europa.eu/publications-documents.

[4] El texto completo de la propuesta de solución del Defensor del Pueblo puede consultarse en: https://www.ombudsman.europa.eu/es/solution/es/136602.

[5] El texto completo de la respuesta de Europol a la propuesta de solución del Defensor del Pueblo puede consultarse en: https://www.ombudsman.europa.eu/es/correspondence/es/136603.