Muy señor mío:

El 9 de febrero de 2000, usted presentó, en nombre de Particip GmbH, una reclamación ante el Defensor del Pueblo Europeo contra la Comisión Europea en relación con una licitación organizada por la Comisión para la prestación de servicios de apoyo técnico a la Comisión (DG Medio Ambiente) para la evaluación de las acciones financiadas en el marco del programa LIFE Medio Ambiente (lote 990016 - Alemania y Austria).

El 22 de febrero de 2000, transmití la denuncia a la Comisión para que ésta formulara sus observaciones.

La Comisión envió su dictamen sobre su denuncia el 13 de junio de 2000. Le transmití el dictamen de la Comisión el 19 de junio de 2000 con una invitación a formular observaciones antes del 31 de julio de 2000, si así lo deseaba. No se recibieron tales observaciones de su parte.

Me dirijo a usted para informarle de los resultados de las investigaciones que se han realizado.

LA DENUNCIA

Según el denunciante, los hechos subyacentes a la denuncia son los siguientes:

El denunciante es una empresa que presta servicios de consultoría. Junto con Prospect C&S (el denunciante en el asunto conexo 278/2000/GG), pertenece a una serie de empresas de consultoría que han presentado ofertas en respuesta a una licitación para el suministro de servicios de apoyo técnico a la Comisión (DG Medio Ambiente) para la evaluación de las acciones financiadas en el marco del programa LIFE Medio Ambiente. En total, había 8 lotes geográficos. El denunciante solicitó, junto con Prospect, el lote correspondiente a Alemania y Austria. Prospect también solicitó dos lotes adicionales individualmente y otros dos (incluido España/Portugal) como socio de otras empresas. Según ambas empresas, todas las ofertas especificaban la misma metodología. Las ofertas parecen haber sido presentadas en mayo de 1999.

Según el denunciante, entre septiembre y noviembre de 1999 Prospect envió a la Comisión varias cartas en las que pedía información o aclaraciones, a las que la Comisión no respondió por escrito.

El 1 de diciembre de 1999, el propio denunciante escribió a la Comisión solicitando información sobre el resultado del procedimiento de licitación. A falta de respuesta, Prospect envió un escrito al Director General de la DG Medio Ambiente el 15 de diciembre de 1999 en el que preguntaba por qué la evaluación de la oferta llevaba tanto tiempo. Al mismo tiempo, Prospect pidió a la Comisión que respondiera a una serie de preguntas relativas a esta licitación.

El 16 de diciembre de 1999, el denunciante llamó a la Comisión y se le comunicó que solo se habían atribuido los lotes España/Portugal, Escandinavia y Grecia, mientras que aún no se había tomado ninguna decisión con respecto a los cinco lotes restantes. TAU Consultora, una tercera empresa que había hecho una oferta en relación con el lote España/Portugal, fue informada por teléfono el mismo día de que su oferta había sido considerada buena, pero que el lote había sido atribuido a otra empresa que había cotizado un precio mejor.

El 21 de diciembre de 1999, el denunciante dirigió una carta al Director General de la DG Medio Ambiente cuyo contenido era muy similar al de la carta que Prospect había enviado al mismo destinatario el 15 de diciembre de 1999.

El 6 de enero de 2000, la Comisión envió al denunciante, mediante fax, una carta en la que afirmaba que no había sido posible atribuir el lote pertinente sobre la base de la oferta original, ya que la información facilitada no había sido suficiente. La Comisión señaló además que aplicaría ahora las disposiciones pertinentes de la Directiva 92/50/CEE, de 18 de junio de 1992, sobre coordinación de los procedimientos de adjudicación de los contratos públicos de servicios (1), en particular el apartado 3 del artículo 11 relativo al procedimiento negociado. Se invitó al demandante a presentar una nueva propuesta antes del 31 de enero de 2000. La Comisión sugirió que el denunciante tuviera especialmente en cuenta los criterios de adjudicación 6a, 2 y 3 que, según la Comisión, no se habían tratado en la oferta original.

También el 6 de enero de 2000, Prospect recibió un fax similar de la Comisión en el que se afirmaba que la metodología de la oferta de Prospect había sido insuficiente. Prospect llamó a la Comisión el mismo día para señalar que había utilizado la misma metodología que la Comisión había aceptado en el caso de TAU Consultora.

El 7 de enero de 2000, el denunciante y Prospect recibieron faxes de la Comisión en los que ésta explicaba que se había producido un error en la carta enviada el día anterior y que se adjuntaba la versión definitiva de la carta. Esta nueva versión explicaba que la oferta original había sido rechazada por no cumplir el criterio de adjudicación 3 (equipo de proyecto propuesto). La nueva carta no fue firmada. Explicó que podían obtenerse explicaciones adicionales escribiendo al jefe de unidad en funciones (cuyo nombre y dirección se indicaban) o enviando un fax a uno de los dos números que se indicaban en la carta.

Los días 11 y 12 de enero de 2000, el denunciante envió dos cartas (por fax, correo certificado y correo electrónico) al jefe de unidad en funciones de la Comisión en las que solicitaba respuestas a una serie de preguntas.

El 14 de enero de 2000, un servicio de mensajería envió una carta de fecha 12 de enero de 2000 al autor de la queja. Esta carta era prácticamente idéntica a la enviada por fax el 7 de enero, aparte del hecho de que llevaba la firma de otro jefe de unidad de la DG Medio Ambiente. Se adjuntó un nuevo modelo de contrato.

El demandante presentó una nueva oferta el 31 de enero de 2000, no sin quejarse de la falta de respuesta a sus preguntas.

El denunciante alega que la Comisión debería haber respondido a sus preguntas. Asimismo, considera que los diez días hábiles que dispuso para presentar una nueva oferta eran desproporcionadamente cortos, dado que la Comisión había tardado más de siete meses en examinar las ofertas originales.

En su reclamación al Defensor del Pueblo, el demandante formula las siguientes alegaciones:

1. La Comisión no respondió por escrito a varias preguntas contenidas en cartas que le fueron dirigidas entre el 1 de diciembre de 1999 y el 12 de enero de 2000.
2. Cabe preguntarse si, en el caso de autos, la Comisión puede basarse en el procedimiento previsto en el apartado 3 del artículo 11 de la Directiva 92/50/CEE.

LA INVESTIGACIÓN

En su dictamen, la Comisión formuló las siguientes observaciones:

La Comisión había recibido 42 ofertas relativas a uno o varios de los 8 lotes en mayo de 1999. Se abrieron el 4 de junio de 1999. La evaluación se retrasó debido a dificultades administrativas dentro de la unidad operativa.

La evaluación fue realizada por la DG Medio Ambiente sobre la base del mandato. La DG Medio Ambiente no disponía de un procedimiento escrito especial de evaluación de las ofertas, sino que seguía las directivas sobre contratación pública y el asesoramiento contenido en el «Vademécum de la ACPC» (Comité Consultivo de Contratación Pública y Contratos). Las ofertas para cada país o grupo de países fueron evaluadas por separado por un grupo ad hoc, que incluía al funcionario responsable de ese país o grupo en particular y otros dos funcionarios, incluido el jefe de unidad adjunto. Los resultados de la evaluación también se examinaron en reuniones ad hoc presididas por el jefe de unidad. Para tres lotes, la evaluación dio lugar a la adjudicación de un contrato que fue aprobado en la CCCC en diciembre de 1999. En el caso de los demás lotes, ninguna empresa cumplió los criterios de selección y adjudicación.

Tras consultar a la secretaría de la CCCC, se decidió pasar a un procedimiento negociado de conformidad con la letra a) del apartado 3 del artículo 11 de la Directiva 92/50/CEE. Con arreglo a esta disposición, «los poderes adjudicadores podrán adjudicar contratos públicos de servicios mediante procedimiento negociado sin publicación previa de un anuncio de licitación en ausencia de ofertas o de ofertas adecuadas en respuesta a un procedimiento abierto o restringido, siempre que las condiciones originales del contrato no se modifiquen sustancialmente». Todos los candidatos que habían enviado una oferta en respuesta a la convocatoria abierta fueron invitados a la fase del procedimiento negociado, lo que también significaba que no era necesario publicar un anuncio.

Todavía se están evaluando los resultados del procedimiento negociado, por lo que no es posible formular observaciones sobre el resultado final.

Las cartas recibidas del denunciante y de sus empresas asociadas durante el período en cuestión colocaban a la DG Medio Ambiente en una posición delicada, ya que se desalentó todo contacto entre los candidatos y la autoridad adjudicadora durante una licitación, ya que otorgaba una ventaja a algunos candidatos sobre otros. En ningún momento se modificaron los términos de referencia durante la licitación, y estos se explicaron en la reunión de información inicial celebrada antes de la fecha de cierre de la licitación original.

Las cartas del demandante de diciembre de 1999 fueron efectivamente respondidas por la invitación enviada por fax al procedimiento negociado. Las preguntas sin respuesta sobre las ofertas no pudieron responderse durante el procedimiento. Es cierto que los puntos más generales de las cartas podrían haber sido respondidos, pero se trataba de una nueva explicación del mandato. De hecho, se envió una respuesta a las mismas preguntas a la empresa asociada, Prospect.

En su carta de 12 de enero de 2000, el denunciante reiteró sus preguntas y pidió también más detalles sobre por qué sus ofertas y otras ofertas habían sido inadecuadas. En la invitación al procedimiento negociado se indicaban las esferas en que se había considerado insuficiente la oferta del autor. Otros detalles, especialmente sobre las ofertas de otras empresas asociadas, habrían sido injustos para otros candidatos.

Aunque no se habían recibido cartas que respondieran específicamente a los puntos planteados por el denunciante, la Comisión había recibido muchas llamadas telefónicas del denunciante, Particip y sus socios, en las que se había explicado el procedimiento actual y se habían dado las razones para no responder.

Se permitió a la autoridad adjudicadora pasar a un procedimiento negociado tras una licitación abierta infructuosa, en la que ninguna empresa cumplía los criterios de selección y adjudicación. No era necesaria ninguna publicación para cerrar la licitación si se invitaba a todas las empresas candidatas al procedimiento negociado. Así se había hecho en el presente asunto. Además, no había un plazo establecido para la presentación de ofertas a un procedimiento negociado. Se ha considerado justo un período de tres semanas.

No se recibieron observaciones del denunciante.

LA DECISIÓN

1.1 El denunciante, una empresa de consultoría, presentó una oferta en respuesta a una licitación abierta organizada por la Comisión. Alega que la Comisión no respondió a las preguntas formuladas en los escritos que le fueron dirigidos entre el 1 de diciembre de 1999 y el 12 de enero de 2000.

1.2 La Comisión alega que las preguntas del demandante la colocan en una posición delicada, ya que se desalienta todo contacto entre los candidatos y la autoridad adjudicadora durante una licitación, ya que otorga una ventaja a algunos candidatos sobre otros. Por lo tanto, algunas preguntas sobre las ofertas no pudieron responderse durante el procedimiento. Además, la Comisión considera que las preguntas formuladas en las cartas del denunciante de diciembre de 1999 fueron efectivamente respondidas por su carta de enero de 2000, en la que explicaba que ningún candidato había cumplido todos los criterios de selección y adjudicación y que, por lo tanto, la Comisión había decidido proceder a un procedimiento negociado al que se había invitado al denunciante. También señala que los puntos más generales de las cartas del denunciante podrían haber sido respondidos, pero que se trataba de una nueva explicación del mandato y que envió una respuesta a las mismas preguntas a la empresa asociada del denunciante, Particip. Por último, la Comisión alega que, aunque no hubo cartas que respondieran específicamente a los puntos planteados por el denunciante, los servicios de la Comisión habían recibido muchas llamadas telefónicas del denunciante, Particip y sus socios, en las que se había explicado el procedimiento actual y se habían dado las razones para no responder.

1.3 De las pruebas presentadas al Defensor del Pueblo se desprende que algunas de las preguntas formuladas por el demandante en sus cartas de diciembre de 1999 fueron efectivamente respondidas por la carta de la Comisión de enero de 2000, en la que explicaba que ningún candidato había cumplido todos los criterios de selección y adjudicación y que, por lo tanto, la Comisión había decidido proceder a un procedimiento negociado al que se había invitado al demandante. También parece que la Comisión facilitó información adicional al denunciante por teléfono. El Defensor del Pueblo también considera que el argumento de la Comisión según el cual responder a determinadas preguntas formuladas por un candidato durante un procedimiento de licitación podría dar a este candidato una ventaja injusta sobre otros no parece irrazonable. Además, la Comisión facilitó más información en sus cartas a la empresa asociada del denunciante, Prospect.

1.4 En su opinión, la Comisión proporcionó una relación detallada de lo que había sucedido y de las razones por las que no había respondido a algunas de las preguntas del denunciante. Esta cuenta parece contener las respuestas a algunas de las preguntas que aún no han sido respondidas. El Defensor del Pueblo señala además que, en su dictamen sobre la reclamación conexa presentada por la empresa asociada del demandante, Prospect, y en su respuesta a una solicitud de información adicional presentada por el Defensor del Pueblo en ese caso, la Comisión proporcionó respuestas detalladas a todas las preguntas que, según Prospect, no habían sido respondidas por la Comisión. Parece que la información así facilitada también abarca las preguntas que el denunciante había formulado a la Comisión. Por lo tanto, el Defensor del Pueblo considera que la Comisión parece haber facilitado la información solicitada por el demandante.

1.5 Sobre la base de lo anterior, no parece haber habido mala administración por parte de la Comisión en lo que respecta a la primera alegación.

2.1 El demandante se pregunta si la Comisión tenía derecho a recurrir al procedimiento negociado en el presente caso.

2.2 La Comisión señala que el poder adjudicador puede pasar a un procedimiento negociado tras una licitación abierta infructuosa, cuando ninguna empresa cumpla los criterios de selección y adjudicación. Alega que no era necesaria ninguna publicación, ya que todas las empresas candidatas fueron invitadas al procedimiento negociado y que se consideró justo un plazo de tres semanas para la presentación de ofertas.

2.3 El Defensor del Pueblo señala que el artículo 11, apartado 3, letra a), de la Directiva 92/50/CEE, de 18 de junio de 1992, sobre coordinación de los procedimientos de adjudicación de los contratos públicos de servicios (2), establece que «los poderes adjudicadores podrán adjudicar contratos públicos de servicios mediante procedimiento negociado sin publicación previa de un anuncio de licitación en ausencia de ofertas o de ofertas adecuadas en respuesta a un procedimiento abierto o restringido, siempre que no se modifiquen sustancialmente las condiciones originales del contrato». Así pues, parece que la Comisión estaba facultada para recurrir al procedimiento negociado en el presente asunto.

2.4 Sobre la base de lo anterior, no parece haber habido mala administración por parte de la Comisión en lo que respecta a la segunda alegación.

Sobre la base de las investigaciones del Defensor del Pueblo Europeo sobre esta reclamación, no parece haber habido mala administración por parte de la Comisión.

También se informará de esta decisión al Presidente de la Comisión Europea.

Le saluda con sinceridad,

Jacob SÖDERMAN

(1) DO 1992, L 209, p. 1.

(2) DO 1992, L 209, p. 1.